Speaker #0Si tu m'écoutes aujourd'hui, c'est peut-être que t'as lancé ta propre activité de crèche, ou bien que t'as envie d'ouvrir des crèches. Eh bien moi aussi, il y a quelques années maintenant, j'ai ouvert mes propres crèches. Alors que j'étais fiscaliste, que je gagnais très bien ma vie, et que ma carrière était toute tracée, c'est parce que j'avais envie de servir les autres, de faire un métier passion, d'avoir du sens dans ma vie. En réalité, ça a été plus compliqué que ce que je pensais. Il y a plusieurs éléments de complexité dans ce métier. Et aujourd'hui, ce que je veux aborder avec toi, c'est le côté financier. C'est un sujet qu'on aborde. Pas facilement dans la petite enfance, comme dans tous les secteurs sociaux, c'est la rentabilité. Or, pour faire du bon boulot, il faut être rentable, il faut avoir les moyens pour pouvoir tout le temps réinvestir dans la qualité d'accueil, réinvestir sur soi, réinvestir sur ses salariés. Donc, on a décidé avec Aurélie, chez Références Petite Enfance, de créer cette série de quatre épisodes et de lancer une action pour la rentabilité des crèches, surtout des micro-crèches, puisque c'est notre spécialité. On a créé cette série de quatre épisodes dans lesquels on va te présenter... Une méthode en quatre piliers. Le premier pilier, c'est l'épisode d'aujourd'hui, comprendre précisément ta situation financière. Le deuxième pilier, c'est maîtriser tes charges, mais sans mettre en danger ta qualité. Le troisième pilier, c'est soigner ton chiffre d'affaires. Et le quatrième pilier, c'est ta rémunération, parce qu'un dirigeant qui ne se paye pas, c'est la mort de l'entreprise. Allez, on commence tout de suite avec le premier pilier, sortir de la gestion à l'intuition pour rentrer dans un pilotage concret qui se base sur des chiffres. Je suis Amale Cosma et si tu ne me connais pas encore, je suis gestionnaire depuis 17 ans et j'ai créé le podcast numéro 1 de La Petite Enfance, référence Petite Enfance. Avec Aurélie, on accompagne des gestionnaires qui veulent allier qualité d'accueil et rentabilité. Cette année par exemple, on a accompagné 15 gestionnaires de crèche et c'est plus de 30 micro-crèches et plus de 150 salariés qui ont pu être impactés par ce travail. Alors si toi aussi tu sais que la qualité ça a un coût et que tu dois travailler sur ta rentabilité pour y arriver, suis cette série de 4 épisodes Et tu peux aussi prendre rendez-vous avec nous en cliquant sur le lien dans les notes de l'épisode. Je m'adresse à toi qui m'écoute, qui fait peut-être partie des 90% de gestionnaires de crèche, comme ceux avec qui je travaille tous les jours, qui ne suivent pas vraiment leurs chiffres, qui n'ont pas de budget prévisionnel mis à jour régulièrement, qui n'ont pas de tableau de bord de gestion, et qui, c'est peut-être pire encore, pensent souvent le faire et me disent « mais oui, bien sûr, je suis mes chiffres » . puisque j'ai un expert comptable. Donc, c'est le comptable qui présente les chiffres. Non, ce n'est pas comme ça que ça marche. Et tu t'en es peut-être rendu compte parce qu'en général, les mêmes personnes qui me disent « oui, oui, je suis ça avec mon expert comptable » me disent aussi « je ne sais pas de quoi demain sera fait, j'ai du mal à dormir la nuit » . Bien sûr, ce moment, presque tous les gestionnaires le rencontrent en ce moment. C'est un moment difficile où un salarié te demande une augmentation. Tu dois réinvestir dans un nouveau projet pédagogique que tu as envie de faire. En plus, peut-être que des parents se sont désistés récemment. Et toi, tu croises les doigts, tu ajustes un petit peu ton budget en te disant « je vais baisser telle charge » . Tu te demandes si ça va passer, tu espères recevoir de nouvelles préinscriptions. Et parfois, c'est ton salaire qui en prend un coup. Ta crèche fonctionne, mais tu sens que c'est fragile, tu sens qu'il y a des risques, tu te sens peut-être frustré, stressé. Alors, commençons par identifier le problème. Le problème que je vais aborder aujourd'hui, c'est le pilotage à l'intuition. C'est un mode de fonctionnement qui, pour moi, est vraiment le mode de fonctionnement le plus courant et surtout le plus risqué. Ce que je vois chez la majorité des gestionnaires, c'est des décisions qui sont basées sur des intuitions, des impressions. Et tu ne t'en rends pas compte, mais sans chiffres réels, tes décisions deviennent un petit peu un pari émotionnel. Tu vas peut-être te reconnaître dans ce mode de pensée. Oui, oui, on est plein. Je crois qu'on n'a plus un seul jour vide, il me semble. Je pense que je devrais pouvoir me payer dans quelques mois. J'espère que cette année, je vais pouvoir payer des primes à mes salariés. Sauf que penser, croire, espérer, ce n'est pas piloté. Si tu n'as pas vraiment anticipé et décidé, en fait, tu subis. À ce moment-là, quand tu décides sans chiffre précis, tu ne sais pas vraiment si tu as sécurisé ta boîte ou si au contraire, tu as tout déstabilisé. Résultat, à chaque fois qu'il y a un changement à faire sur le terrain, tu stresses. À chaque fois qu'un salarié te demande quelque chose, c'est la panique. Et parfois, certaines décisions sont repoussées jusqu'au calende grec parce que tu as trop peur de faire une erreur. Ne te trompe pas, ce n'est pas forcément un problème de rentabilité, mais plutôt un problème de flou. Un problème de manque de précision qui va apporter ce stress permanent. En fait, tu manques de visibilité. Tu as l'impression d'avancer dans le brouillard et de ne pas être certain d'avancer dans la bonne direction. Et ce que je veux t'apporter aujourd'hui dans cet épisode, c'est surtout de te convaincre d'une chose dont moi je suis tout à fait convaincue. C'est qu'il n'y a pas besoin d'avoir un diplôme de comptabilité, d'avoir un super logiciel ou un directeur financier dans ta boîte pour réussir à suivre tes chiffres et à piloter ton entreprise en conscience. Alors maintenant qu'on a vu le problème, passons à la solution. Et la solution, elle est simple, enfin pas si simple que ça, c'est de changer de posture. Il y a deux façons de diriger une crèche. La première, c'est de subir. Je réagis aux événements, j'espère que tout va bien se passer, je ne me paye pas ou très peu en fonction de ce qui reste. La deuxième, c'est de piloter. J'ai besoin d'un GPS pour m'orienter dans la bonne direction, donc je vais utiliser mon budget comme GPS. Ça va me permettre d'anticiper et de prendre mes décisions en connaissance de cause. grâce à mon budget je peux connaître l'impact de mes décisions et savoir ce que ça va donner financièrement. Donc, on va piloter, c'est-à-dire qu'on va savoir à l'avance ce qui va se passer si je ne change rien et aussi ce que je peux faire pour que ça change, mais que ça aille dans la bonne direction. Quand tu connais tes chiffres, tu peux passer de « je pense que je vais pouvoir payer des primes à mes salariés cette année » à « j'ai bloqué un budget de 6 000 euros pour les primes cette année » . Au lieu de dire « j'espère pouvoir me payer dans quelques mois » , tu peux dire « mon premier salaire, ce sera dans trois mois » . Donc, en fait, tu n'es plus en train de deviner, tu pilotes. Alors tu vas me dire, changer de posture, c'est bien joli, mais comment on fait ? Eh bien, je vais te donner une méthode en quatre étapes. Ça y est, c'est parti. Étape numéro 1, on va identifier les données dont on a besoin pour faire ce prévisionnel. Ce sont nos chiffres clés. Ça paraît évident, mais en fait, il s'agit des charges et des produits, c'est-à-dire ce que je dépense et ce que j'encaisse comme chiffre d'affaires. C'est ça, les données dont on a besoin. Et ces données-là, on a trois sources d'informations pour travailler dessus. Source numéro 1. 1, c'est le grand livre comptable. C'est fait par ton comptable et on peut s'en faire une montagne, mais en fait, ça se lit assez facilement. Il suffit de le faire une fois, de comprendre comment ça marche. Après, ça roule. Source numéro 2, c'est le logiciel de crèche. C'est dans ce logiciel qu'on va pouvoir répertorier toutes nos factures, donc tout ce qui va rentrer comme argent dans la crèche. Source numéro 3, c'est les fiches de paye des salariés. C'est la plus grosse charge. de l'entreprise la plus conséquente. Donc là, ces trois sources de chiffres, ce sont des données qu'on appelle réelles. C'est le réalisé, et c'est sur cette base, le réalisé, que je vais pouvoir extrapoler et projeter la suite. Par exemple, si je sais que l'année dernière, j'ai eu une masse salariale de 110 000 euros, je vais pouvoir extrapoler en me disant comment ça va évoluer, cette masse salariale l'année prochaine. Peut-être que je vais prévoir une augmentation du SMIC, peut-être que je vais prévoir un nouveau poste ou autre chose. En tout cas, je vais pouvoir réfléchir sur la base d'une donnée réelle pour l'extrapoler. C'est génial parce que quand je veux faire quelque chose, ça me fait comme une boule de cristal, ça me permet de prédire l'avenir. Oui, je sais, je suis un petit peu la seule fille au monde qui a des paillettes dans les yeux en parlant de budget prévisionnel. Et ça, ça commence très vite. Tu peux le faire dès trois mois d'activité, dès que tu as des chiffres réels en fait. Il faut y aller. Étape numéro 2, tu vas créer ton tableau de bord. Si tu ne l'as pas créé dès le début, il faut le faire assez vite, le plus tôt possible. Le pilotage, ça ne peut pas dépendre d'une autre personne, ça ne peut pas dépendre de ton comptable. ou d'un salarié. Il faut que ce soit toi qui maîtrise tes chiffres. C'est comme ça qu'on est un vrai dirigeant. C'est la première abrique de ta posture de dirigeant. Tu vas pouvoir répondre très vite à tes questions par toi-même de façon efficace et autonome et surtout très rapidement. Tu vas maîtriser ton activité. Tu dois avoir un outil très simple, un tableau Excel, ça suffit amplement. Et l'idée, c'est qu'en un seul coup d'œil, tu puisses savoir si tes produits Il n'y a pas d'outil universel, il n'y a pas de tableau qui fonctionne pour tout le monde. D'ailleurs, tu peux trouver des tableaux sur Internet, mais attention, vraiment, warning sur l'usine à gaz, ne prends pas des tableaux trop complexes. Un tableau de bord comme ça, d'activité, il doit refléter le niveau de complexité de ton activité. Or, l'activité de crèche, c'est une activité simple, prévisible, récurrente. Donc, on va avoir quelque chose de très simple et très lisible comme tableau Excel. D'ailleurs, nous, chez Références Petite Enfance, on a bien sûr notre outil favori, notre tableau. tableaux de bord financiers qu'on propose à nos clients et qui permet de suivre une activité de crèche de façon simple et efficace. Il ne comprend que les données qui sont utiles. On ne s'embarrasse pas de superflu avec ce tableau-là. Donc, n'hésite pas à faire appel à nous si tu en as besoin. Étape numéro 3, je vais commencer à créer des scénarios, à me poser des questions et à réaliser des projections. Qu'est-ce qui se passe si, par exemple, je décide d'embaucher une assistante administrative à 80% ? Si je décide d'investir dans ma communication, pour apporter de nouvelles préinscriptions ? Combien je peux investir et combien ça peut m'apporter de ressources ? Si je remplis une place supplémentaire, qu'est-ce qui se passe ? J'appelle ça faire des scénarios. Donc là, je ne décide plus en fonction de mon émotion et de ce que je pense qui va arriver, mais en fonction de ce que j'ai prévu, en fonction des chiffres. C'est exactement ce qui s'est passé pour Julie, qui est une gestionnaire que j'accompagne en ce moment. Julie, elle avait fait son budget en début d'année, ça fait plusieurs années qu'elle fait ça. Elle fait son budget et ensuite, elle fait en fonction de ce qu'elle a prévu au début de l'année. sauf qu'en fait, elle ne le met pas à jour. Et donc, à la fin, quand elle regarde à l'arrivée ce qui se passe dans le réel, eh bien, ça ne correspond pas. Son budget, il est resté figé. Comme ça, le budget, il perd 90% de son utilité. C'est vraiment ça la différence entre faire un budget et piloter avec un budget. Le budget, il faut le suivre, il faut le mettre à jour. Sinon, c'est juste une photo que tu as faite au début de l'année, mettons au 1er janvier et qui n'a plus de sens le 31 mars. Piloter, c'est une posture active. On va confronter ses prévisions avec le réel et on va tout le temps... se réajuster, réajuster sa trajectoire pour arriver là où on veut, au bon endroit. Étape 4, instaurer une routine de pilotage. Une crèche, ça ne se pilote pas une fois par an avec son comptable, et pas non plus deux fois par an tous les six mois. Ce que je recommande, c'est de faire ce travail une fois par mois, voire une fois tous les trois mois. Ça consiste en quatre actions, c'est mettre à jour ton tableau, ensuite analyser l'évolution des chiffres, troisièmement, tu anticipes les prochaines semaines, et quatrièmement, tu décides si une action corrective est nécessaire. Là, tout de suite, ça te fait peut-être un peu peur, et tu te dis que tu n'aimes pas ça et que tu n'en es pas capable. En réalité, c'est... une voire deux demi-journées par trimestre. Ça va t'économiser des mois de stress. Prenons un exemple concret, l'exemple de Laurence, qui est une gestionnaire que nous accompagnons. Elle a sa micro-crèche et elle a envie d'en ouvrir une deuxième. C'est dans un coin de sa tête, mais en fait, elle a une crainte constante. Est-ce qu'elle a assez de marge pour pouvoir payer cette surcharge de travail ? Et est-ce que si elle se développe, elle va réussir à stabiliser son entreprise ou est-ce qu'elle va tout mettre en danger ? Donc pour elle, c'est une impression globale. Elle se dit qu'il faut attendre et que peut-être dans deux ou trois ans, elle arrivera à se projeter vers une nouvelle crèche. Mais en travaillant sur ces chiffres réels et en faisant des scénarios, Laurence s'est rendue compte de plusieurs choses essentielles. D'abord, qu'elle pouvait sortir de l'encadrement direct auprès des enfants pour prendre une vraie place de dirigeante. C'est ce qu'elle avait envie au début, mais qu'elle n'arrivait plus à envisager. Donc elle peut dédier son travail à la gestion de son entreprise. elle peut aussi se rémunérer pour cette fonction de dirigeante et elle va pouvoir... créer ou reprendre une deuxième micro-crèche en septembre 2026 plutôt que d'attendre trois ans. Ça, c'est un changement qui n'aurait jamais été possible si elle était restée dans une posture d'intuition. Mais maintenant qu'elle a une vision concrète de ses chiffres, elle connaît ses forces, elle connaît ses faiblesses et elle sait ce qui est possible de faire. Elle va avoir des décisions beaucoup plus maîtrisées. Pour finir cet épisode et pour finir de te convaincre qu'il faut absolument que tu adoptes cette posture de dirigeant pilote de ton entreprise et cette vision chiffrée claire. je vais te donner les trois erreurs les plus fréquentes quand on ne pilote pas ces chiffres. Tu vas peut-être te reconnaître dedans. Erreur numéro 1, compter sur ton comptable. Attendre que ton comptable t'alerte pour réagir, c'est une erreur. C'est une erreur parce que le comptable ne suit pas les chiffres. Il y a même des comptables qui saisissent toute ta comptabilité à la fin de ton année, lors de ta clôture, après la bataille. J'ai un exemple très récent d'une gestionnaire qui se trouvait en situation de déclarer la cessation de déplément. Et quand je lui ai signalé ce problème, le comptable n'avait rien vu. et c'est normal. Erreur numéro 2, pensez que ce n'est pas pour toi, qu'il faut des compétences comptables pour suivre ces chiffres et que tu n'es pas fait pour ça. Alors qu'en fait, c'est très simple et c'est beaucoup de bon sens. Ça, ça prend très peu de temps. Si je prends l'exemple de Laurence, on a passé à peu près deux fois une demi-heure sur ce sujet et aujourd'hui, elle est totalement autonome là-dessus. Troisième erreur, c'est de travailler à l'économie. Au lieu d'investir sur sa boîte, on va avoir tendance à être frileux sur les dépenses. alors qu'en prenant les bonnes décisions, on peut faire des bonnes dépenses avec un très bon retour sur investissement. Par exemple, si j'ai remarqué que j'avais de moins en moins d'inscriptions, peut-être que j'ai identifié qu'il manquait des actions de communication. Peut-être alors que je vais décider d'allouer un budget de 7000 euros. Et ça, ça va me permettre de décupler le nombre de préinscriptions que je vais avoir et d'enfin retrouver une stabilité financière. Voilà, on arrive à la fin de cet épisode. Alors n'oublie pas les bénéfices concrets auxquels tu peux avoir accès. en suivant ton budget, en pilotant ton entreprise. Tu vas pouvoir piloter sans dépendre d'un ressenti, en te basant sur tes propres chiffres. Et voilà ce qui va se passer. Dans ton quotidien, tu ne subis plus les événements. Tu vas analyser leurs conséquences. Tu ne repousses plus tes décisions. Tu peux les prendre tout de suite, efficacement, et en sachant où elles vont te mener. Tu te fixes des objectifs et tu te donnes les moyens de les atteindre. Et tout ça... en te basant sur des données fiables. Mais au-delà de tout ça, il y a quelque chose de plus profond qui va se produire, quelque chose dont beaucoup de gestionnaires me parlent. C'est un peu le Graal, c'est la posture de dirigeant. Il y a beaucoup de gestionnaires qui, quand ils nous appellent, Aurélie et moi, ils nous disent qu'ils ont du mal à trouver leur posture de dirigeant. Ils se sentent un peu bouffés par le travail, par l'équipe, par la crèche, par les problèmes. Eh bien, c'est un basculement émotionnel qui va se produire en devenant le pilote de ton entreprise et en te basant sur ces chiffres concrets. tu vas retrouver le plaisir de devenir ou de redevenir gestionnaire, dirigeant. Ces chiffres ne seront plus une source de stress, maintenant ce sera ta boussole, donc ce sera une source de bonheur, de plaisir et de satisfaction. Tu vas passer de l'appréhension à la maîtrise, tu vas passer de la procrastination à l'action, tu vas passer du doute à la décision. Maintenant qu'on a compris comment faire pour avoir cette vision claire et piloter son entreprise, non plus sur l'intuition mais sur la base des chiffres concrets, clairs, une vision financière de ce qui va se passer, eh bien on va pouvoir passer à notre deuxième pilier, c'est comment maîtriser nos charges. Et tout le monde se pose notamment la question des charges RH. Mais est-ce qu'on a tant de marge de manœuvre que ça ? Eh bien vous le saurez en écoutant l'épisode 2 de cette série. Et à la fin de cette série de 4 épisodes, on va mettre en place un webinaire complet pour mettre ta rentabilité au service de ta qualité d'accueil. On va t'aider à faire de ta crèche une crèche solide que tu vas pouvoir piloter avec plaisir et sérénité. Tu pourras poser toutes tes questions en live. Alors, si ça t'intéresse, surtout abonne-toi au podcast pour ne pas rater la suite. On se retrouve la semaine prochaine pour le deuxième épisode de cette série. Ciao !
