Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans cet épisode très spécial de Shido Podcast. Aujourd'hui, je suis ravi de participer à une initiative pleine de sens et de solidarité, le podcaston. Alors, qu'est-ce que c'est que ce podcaston ? Eh bien, c'est un marathon de podcasts... qui réunit des créateurs et des créatrices pour soutenir des associations qui œuvrent chaque jour pour des causes importantes. Pour cette édition, c'est la première fois pour moi que je participe à ce podcaston, j'ai choisi de mettre en lumière et de soutenir une association qui me tient particulièrement à cœur. vaincre les maladies lysosomales ou VML. Cette organisation accompagne les familles touchées par des maladies génétiques rares et investit dans la recherche pour trouver des traitements. Leur travail est essentiel et mérite toute notre attention. Ma fille est touchée par une de ces maladies et c'est pour cela que j'ai à cœur de faire cette émission aujourd'hui. Alors, que vous soyez un acteur associatif, un bénévole ou simplement quelqu'un de curieux, eh bien cet épisode est pour vous. Et parce qu'aider ne se limite pas aux dons, je vais partager avec vous des outils... numériques, des bonnes pratiques et des astuces digitales qui peuvent transformer la façon dont votre association fonctionne, communique et s'organise. Vous le savez, une association comme VML ou comme la vôtre a souvent des moyens limités, mais un impact immense. C'est pourquoi aujourd'hui, on va se concentrer sur des solutions simples, accessibles et surtout économiques pour vous aider à maximiser votre efficacité et votre rayonnement. Et bien sûr, si vous souhaitez soutenir VML, vaincre les maladies lysosomales, je vous invite à faire un don ou en prendre un petit coup de main. parler autour de vous. Chaque geste compte. Les informations pour contribuer seront dans la description de cet épisode et sur mes réseaux sociaux. Alors, ne perdons pas de temps, plongeons directement dans le vif du sujet avec la première partie, les outils numériques essentiels pour les associations. Allez, on va commencer avec un premier outil qui s'appelle Canva. C-A-N-V-A. Si vous ne connaissez pas encore Canva, eh bien c'est une vraie pépite pour créer des visuels pro sans être un designer. Par exemple, vous avez besoin d'une affiche, ou d'un flyer, ou même d'une bannière pour vos réseaux sociaux. Eh bien Canva est là pour vous. En quelques clics, vous choisissez un modèle, vous le personnalisez et voilà, c'est prêt. L'outil est gratuit pour la plupart des fonctionnalités et franchement on peut déjà faire beaucoup de choses. Il y a une version payante appelée Canva Pro avec des options supplémentaires mais Et franchement, pour une association, la version gratuite suffit largement. Pour vous donner un exemple, vous pourrez créer une superbe affiche pour votre prochaine collecte de fonds ou vos événements associatifs en quelques minutes seulement. Deuxième outil que je voulais vous proposer, c'est Mailchimp. Mailchimp, c'est un outil génial pour gérer vos newsletters et vos campagnes d'emailing. Vous avez par exemple une grande liste de contacts, Mailchimp vous permet de leur envoyer des emails très bien présentés, de suivre les taux d'ouverture, ça c'est important, et même de planifier les envois automatiques. C'est gratuit. jusqu'à 500 contacts, mais attention, si vous dépassez cette limite, il faudra passer à un abonnement payant. Mais honnêtement, pour commencer, c'est vraiment top. Par exemple, envoyez une newsletter chaque mois pour tenir vos adhérents informés des événements ou partager des actualités de l'association. Vous pouvez aussi utiliser WhatsApp. Alors, WhatsApp, vous connaissez déjà, bien évidemment, mais est-ce que vous avez entendu parler de WhatsApp Business ? Cette version vous permet de mieux structurer votre communication avec vos membres. Vous pouvez créer des groupes thématiques ou utiliser des réponses automatiques ou même partager des... d'événements. Et le meilleur dans tout ça, c'est que c'est totalement gratuit. Donc si vous imaginez organiser une journée citoyenne pour nettoyer une plage par exemple, et bien vous créez un groupe WhatsApp pour coordonner les bénévoles en temps réel. C'est rapide, simple et efficace. Le quatrième outil c'est Trello. Alors Trello, j'en ai déjà parlé mais vraiment c'est je trouve un outil qui est top. C'est un vrai couteau suisse au niveau de l'organisation. Donc si vous aimez les outils visuels, vraiment Trello est fait pour vous. Vous avez... des tableaux, donc vous allez gérer jusqu'à 10 tableaux en mode gratuit, des listes, des cartes pour organiser toutes vos tâches. Donc vous pouvez par exemple créer un tableau pour votre prochain événement avec liste à faire, en cours et terminé. Je l'ai dit, c'est gratuit et honnêtement, dans sa version de base, ça suffit amplement pour gérer des projets simples. Un classique, mais un incontournable dans l'organisation également et le stockage, c'est Google Workspace. Avec des outils comme Google Drive, Google Docs ou Google Sheets, vous allez pouvoir stocker vos fichiers, vous allez pouvoir collaborer en temps réel, c'est-à-dire éviter d'envoyer à chaque fois dix versions différentes par email. Chacun va pouvoir travailler sur le même document, soit en temps réel, soit en asynchrone, bien évidemment. Mais si, par exemple, vous faites une réunion, vous allez pouvoir créer un Google Doc partagé avec tout le monde, et tout le monde va pouvoir noter ses idées sans l'ordre du jour, et puis éventuellement faire un compte-rendu en live. Il y a jusqu'à 15 Go de stockage gratuit, donc franchement, il y a de quoi faire. Après, si vous avez beaucoup de fichiers volumineux, il faudra peut-être penser à augmenter l'espace de stockage, mais pour une petite association, c'est souvent vraiment suffisant. Slack est le sixième outil que je voulais vous présenter. Alors... Slack, ça s'écrit S-L-A-C-K. Ça permet de vraiment structurer la communication interne. Vous allez pouvoir créer des canaux par projet ou par thématique pour éviter que tout se mélange. Par exemple, un canal événement, un autre canal pour la recherche de financement, un autre canal pour la communication auprès des membres. Bref, la version gratuite est déjà très bien. Vous allez pouvoir faire pas mal de choses. L'historique des messages est limité à 90 jours. Donc, si vous êtes fatigué des longs échanges par email, best luck. peut vraiment vous changer la vie en termes de communication. Le septième outil, c'est AssoConnect. AssoConnect, ça s'écrit A-2-S-O-C-O-2-N-E-C-T, tout attaché. Là, on passe à un outil spécifiquement conçu pour les associations. C'est un tout-en-un qui permet de gérer vos adhérents, vos finances, votre site web, et même vos campagnes de communication. Bref, un véritable couteau suisse pour les associations. Par contre, c'est payant après une période d'essai. Mais si vous avez besoin de centraliser toutes vos activités, Franchement, ça peut valoir le coup. Par exemple, vous pouvez suivre les paiements des cotisations en un clic ou envoyer des rappels automatiques. Donc, ça vous fait gagner un temps fou et vous n'êtes pas dans des tableaux Excel à infini, sans rappel, sans rien. Enfin bref, c'est une grosse, grosse organisation et AssoConnect va vraiment vous permettre de gagner du temps. Pareil, dans les solutions dédiées aux associations, il y a aussi HelloAsso. Ça s'écrit H-E-L-O-A-S-S-O, tout attaché. Ce que j'aime bien avec cet outil, c'est qu'il est totalement gratuit. Vous ne payez rien, car le modèle repose sur les pourboires des utilisateurs. C'est parfait pour collecter des dons, gérer des adhésions ou vendre des billets pour vos événements. Si vous organisez une campagne de crowdfunding pour financer un nouveau projet, LOSO est vraiment l'outil idéal. Un autre outil qui peut être utile pour la comptabilité, c'est WaveApps. Ça s'écrit W... A-V-E, plus loin A-2-P-S. C'est un logiciel gratuit qui vous permet de suivre vos finances, de créer des factures et de gérer vos dépenses. Petit bémol, c'est un outil qui n'est pas spécifiquement adapté au système fiscal français, donc à utiliser surtout pour des comptes très simplifiés. Mais en général, quand on a une situation où on débute, on a besoin effectivement de faire une comptabilité relativement simple. Donc, ça marche très très bien. Et le dernier, c'est Evenbright. Evenbright, ça s'écrit E-V-E-N-B-R-I-T. C'est parfait pour gérer vos événements. Donc toutes les associations qui ont besoin de gérer des événements, utilisez cet outil. Vous allez pouvoir créer une page dédiée, vendre des billets et même organiser des événements hybrides ou en ligne. L'outil est gratuit si vos billets sont gratuits, mais des frais s'appliquent si vous les facturez. Donc imaginez que vous organisiez une conférence pour sensibiliser une cause bien précise. Eh bien Eventbrite va vous permettre de gérer les inscriptions et de donner une visibilité à votre événement. Voilà, on vient de parcourir ensemble une sélection des meilleurs outils numériques pour aider votre association à communiquer, s'organiser, gérer vos activités. Le tout vraiment à moindre coût. Mais vous savez, avoir de bons outils c'est bien, mais savoir comment les utiliser efficacement, c'est encore mieux. Alors, dans cette deuxième partie, on va se pencher sur les bonnes pratiques qui vous permettront de tirer le maximum de ces outils. D'abord, un conseil basique mais crucial, ne multipliez pas les plateformes inutiles. Si vous utilisez trop d'outils différents, vous allez risquer de vous perdre et de perdre vos données. Par exemple, si vous travaillez déjà avec Google Workspace, restez dans cet écosystème pour tous vos documents, vos calendriers et même vos formulaires. L'idée, c'est de tout avoir au même endroit pour éviter des allers-retours inutiles. Ensuite, prenez le temps de former vos équipes. Vous avez choisi des outils, formez vos équipes aux outils que vous avez choisis. Alors oui, ça demande un petit peu de temps au début, mais croyez-moi... Croyez-moi, c'est un investissement qui en vaut vraiment la peine. Pourquoi ? Parce qu'un outil aussi puissant soit-il devient inutile si personne ne sait s'en servir. Par exemple, si vous utilisez Trello pour organiser vos projets, faites une petite démonstration lors de votre prochaine réunion d'équipe. Simple mais efficace. Vous le savez, dans une association, tout est souvent fait dans l'urgence. Alors pour éviter de courir partout, je vous conseille de planifier vos projets avec des outils encore une fois comme Trello. ou Asana par exemple. Si vous préparez une collecte de fonds, fixez des étapes claires. La communication, la logistique, le suivi des dons, etc. Et vous verrez, avoir une vue d'ensemble de vos projets fait toute la différence pour rester organisé et puis surtout, toute l'équipe va avoir le même niveau d'information en temps réel. Une question qu'on peut se poser aussi, c'est pourquoi perdre du temps sur des tâches que la technologie peut faire à votre place ? Avec des outils comme Mailchimp, on l'a vu tout à l'heure, vous pouvez configurer des envois automatiques. d'email comme un message de bien de vue par exemple pour les nouveaux adhérents et si vous êtes un peu plus à l'aise avec les outils numériques vous pouvez essayer Zapier c'est un outil qui connecte vos différentes plateformes pour automatiser des workflows c'est à dire des des flux de travail et ça ça va vraiment vous permettre de gagner du temps parce que dans une situation le temps c'est vraiment précieux vous pouvez aussi choisir un canal de communication principal je ne le dirai jamais assez simplifier vos échanges. Entre WhatsApp, Messenger, les emails et j'en passe, les informations peuvent vite se disperser. Donc, choisissez un seul outil principal pour communiquer. Par exemple, si cela que vous convient, utilisez-le pour tout. Les discussions de groupe, le partage de documents et même les notifications de projets. Pour une communication claire et centralisée, c'est la base d'une équipe efficace. Je sais aussi que les associations ont souvent un budget serré. Alors, autant maximiser les outils gratuits. Des solutions comme Hello Helloasso, Wave Apps ou Google Workspace, dont j'ai parlé tout à l'heure, offrent déjà des fonctionnalités ultra complètes. Et si vous envisagez un outil payant, prenez bien le temps de tester et d'évaluer son utilité avant d'investir. Chaque euro compte, alors utilisez-le là où ce sera vraiment nécessaire. Un conseil aussi tout simple, mais qu'on oublie souvent, mettez vos outils à jour. Pourquoi ? Parce que les mises à jour permettent de corriger les bugs, de renforcer la sécurité, ça c'est important, et d'ajouter des fonctionnalités. Que ce soit WhatsApp, Slack, Google Drive... Bref, assurez-vous toujours d'avoir la dernière version. C'est rapide, mais ça évite beaucoup de tracas. Si votre équipe est dispersée, alors ça peut être dans un département, ou même en France, ou même dans le monde, ou bien si certains membres travaillent à distance, pensez aux outils collaboratifs en ligne. On a parlé tout à l'heure de Google Drive, mais il y a aussi Notion, qui peut être aussi un outil gratuit qui peut être très avantageux pour vous. L'important, c'est que tout le monde peut travailler en temps réel sur les mêmes fichiers. Par exemple, pour préparer un événement... Vous pouvez créer un document partagé où chacun ajoute ses idées ou ses tâches. Résultat, plus de productivité, moins d'aller-retour inutile. Utiliser des outils numériques, c'est bien, mais mesurer leur impact, c'est encore mieux. Donc si vous envoyez des newsletters via Mailchimp, prenez toujours l'habitude de consulter les statistiques. Combien de personnes ont ouvert votre email ? Combien ont cliqué sur le lien ? Toutes ces données vont vous permettre de comprendre ce qui fonctionne et surtout de vous améliorer au fil du temps. Et enfin, dernière bonne pratique, dernier conseil. conseil, faites régulièrement du tri dans vos outils numériques. Supprimez les fichiers obsolètes. Voilà, vous avez peut-être un stockage un peu limité, donc supprimez certains fichiers qui ne servent plus à rien. Désactivez les comptes inutilisés. Ça aussi, les membres entrent et sortent dans une situation. Donc c'est bien de faire un petit point là-dessus. Et puis surtout, archivez les projets terminés. Voilà, on a fini tel événement, eh bien, on va l'archiver. Ça permet à la fois d'être clair, mais aussi de réduire les risques d'erreur ou de conflit. En clair, gardez votre espace de travail numérique propre et organisé. On arrive maintenant à la troisième partie de cet épisode, et c'est une partie que j'adore, mes astuces digitales. Parce que parfois, ce sont les petites idées simples qui font la plus grande différence. L'objectif ici, c'est de vous partager 10 astuces concrètes et actionnables qui vont vous permettre de gagner du temps, de mieux gérer vos projets et de communiquer plus efficacement dans votre association. C'est parti ! On le sait, avoir un site web est devenu indispensable, même pour les associations. Mais là, pas besoin d'être un expert en codage pour créer un site. Maintenant, avec des plateformes comme Wix, Wix ou WordPress, un petit peu plus compliqué quand même. Wix est vraiment top là-dessus, vous pouvez créer un site basique mais efficace en quelques heures seulement. Vous allez ajouter une page pour vos projets, une section adhérée, un espace pour les dons. Bref, vous allez avoir un site qui sera prêt à informer et convertir vos visiteurs. Ensuite, utilisez Canva, on en a parlé tout à l'heure, pour créer des visuels professionnels en un temps record. L'astuce ici, c'est de créer des modèles réutilisables pour vos publications sur les réseaux sociaux ou vos newsletters. Une astuce est de créer un template pour annoncer vos événements ou bien pour partager vos campagnes de dons. Une fois que votre modal est prêt, il ne vous reste plus qu'à l'adapter pour chaque nouvelle communication et hop, vous gagnez un temps fou. Vous pouvez aussi intégrer un bouton de don sur vos plateformes. Par exemple, si vous utilisez HelloAsso, il est possible d'ajouter un bouton de don directement sur votre site web ou sur vos réseaux sociaux. C'est une astuce simple mais super efficace pour encourager les contributions. Petit bonus, HelloAsso vous permet aussi de... personnaliser la page de collecte pour mieux expliquer votre projet et motiver vos donateurs. Pour garder une présence constante sur les réseaux sociaux, utilisez un outil aussi comme Buffer ou Publer. Publer, P-U-B-L-E-R, Buffer, B-U-2-F-E-R, ou bien encore OutSuite. Franchement, je préfère Publer carrément pour planifier mes publications. C'est celui que j'utilise tous les jours. Vous allez pouvoir programmer à l'avance vos posts pour annoncer un événement ou remercier vos donateurs. Vous restez actif en ligne sans avoir à y passer des heures chaque jour et à des moments bien précis. Gérer les adhésions et les renouvellements peut vite devenir aussi un casse-tête. Mon astuce, c'est d'utiliser HelloASO ou ASSO Connect pour simplifier tout ça. Pourquoi ? Parce que ces outils permettent à vos membres de s'inscrire ou de renouveler leur adhésion en ligne avec des rappels automatiques pour les échéances. Un vrai gain de temps pour tout le monde. Si vous avez un site web, travaillez aussi votre référencement naturel, ce qu'on appelle le SEO. en français. Pour apparaître en haut des recherches de Google, l'astuce c'est de travailler vos mots-clés. Donc, si votre association organise des événements culturels à Epinal, assurez-vous que des termes comme événements culturels Epinal ou activités associatives Epinal apparaissent bien dans vos titres et vos descriptions. Vous pouvez aussi implémenter un chatbot pour engager vos membres. Les chatbots ne sont pas réservés aux grandes entreprises. Ausha, tout attaché, vous pouvez créer un chatbot simple pour Messenger. Par exemple, vous le configurez pour répondre automatiquement aux questions fréquentes comme comment adhérer ou quelle est la date du prochain événement. Vous allez voir, c'est une manière très rapide et moderne d'améliorer l'expérience de vos membres. Avec des outils comme Zoom, comme Google Meet ou comme Microsoft Teams, vous pouvez élargir la portée de vos événements en proposant des formats hybrides, c'est-à-dire une partie en présentiel, une autre partie en ligne. C'est idéal pour inclure des participants qui ne peuvent pas se déplacer, tout en gardant une interaction avec ceux qui sont sur place. Attention, attention, petite astuce sur la cybersécurité. Les associations manipulent souvent des données sensibles, les coordonnées des membres par exemple. L'astuce ici, c'est d'installer un antivirus fiable et d'activer la double authentification sur tous vos comptes. Ça ne prend que quelques minutes, mais ça vous protégera contre les piratages ou les pertes de données, et ça, c'est vraiment... important. Et enfin, dernière astuce, de nombreuses plateformes comme Simplifia, ça s'écrit comme ça se prononce, S-I-M-P-L-I-F-I-A, ou alors des sites régionaux, proposent des appels à projets ou des subventions pour les associations. Donc prenez l'habitude de surveiller ces opportunités et de candidater régulièrement. Une astuce simple, mais qui vous permettra de financer vos projets sans mettre à péril vos finances. On arrive doucement à la fin de cet épisode spécial podcaston. J'espère que cette boîte à outils complète entre les outils numériques, les bonnes pratiques et mes astuces digitales vous a inspiré pour faire avancer votre association et ses projets. Et je vous rappelle, cet épisode soutient l'association Vaincre les maladies lysosomales, VML. Donc si vous souhaitez contribuer à leur cause, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans la description de cet épisode. Et même un petit geste peut faire une grande différence. On se retrouve dans un prochain épisode et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
