Transcription

• Speaker #0

  Bonjour, bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuce, bonne pratique ou outils digitales en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêt à optimiser vos journées ? C'est parti ! Bonjour et bienvenue dans ce nouveau focus de Shido Podcast. Aujourd'hui, j'ai une question pour vous. Est-ce que vous vous dites régulièrement Oh, je ferai ça demain ou je ferai ça plus tard pour une tâche qui finalement ne sera jamais faite ? Allez, soyez honnêtes. Vous aussi, vous savez que ce fameux plus tard finira par devenir jamais Eh bien, dans ce focus, on va voir ensemble comment arrêter de repousser les tâches indéfiniment et surtout, comment passer à l'action. Allez, let's go ! Repousser une tâche, ça arrive à tout le monde. Mais pourquoi ? Eh bien souvent, c'est parce qu'on se sent dépassé, qu'on a peur de faire mal, ou qu'on n'a tout simplement pas envie. Heureusement, il existe des solutions pour changer la donne. Je vais vous donner une première astuce. C'est la règle des deux minutes. agir sans réfléchir. C'est simple, si une tâche prend moins de deux minutes à faire, faites-la tout de suite. Pas dans une heure, pas demain, mais maintenant. Pourquoi ? Parce que ça prend souvent moins de temps de faire la tâche que de penser à quand vous allez la faire. Je vous donne un petit exemple Vous venez de recevoir un mail demandant une réponse rapide. Au lieu de le marquer comme non lu et de le laisser traîner parce que vous ne savez pas quand est-ce que vous allez vous en occuper etc. Répondez tout de suite. Vous l'avez ouvert donc vous avez déjà passé du temps à lire son contenu, c'est-à-dire 30 secondes, une minute peut-être, et votre cerveau est déjà en action. Donc vous répondez de suite. Si au contraire la réponse à ce mail va vous prendre plus de deux minutes, alors là vous allez la planifier dans votre to-do list, et dans les deux cas c'est une tâche en moins et ça vous libère l'esprit. La deuxième astuce c'est le time blocking. Le time blocking, c'est le fait de bloquer des plages horaires spécifiques pour vos tâches importantes. Ça vous permet de donner une plage à chaque chose et d'éviter de vous éparpiller. Par exemple, vous avez un rapport à rédiger. Au lieu de vous dire je le ferai quand j'aurai le temps vous l'inscrivez dans votre agenda comme un rendez-vous. Par exemple, de 14h à 15h, écriture du rapport, rien d'autre. Et pour bien planifier, vous pouvez utiliser Google Calendar. C'est l'outil parfait pour pratiquer le time blocking. Voici comment. Vous allez créer des événements pour chaque tâche en attribuant une couleur spécifique. Vous pouvez utiliser, je ne sais pas, par exemple... Par exemple, le bleu pour le travail et puis le vert pour le personnel. Ou le rouge pour la visio. Enfin bref, tout ce que vous voulez comme couleur qui vous parle. Et vous gardez ces couleurs en permanence dans votre agenda. Et systématiquement, vous aurez une visibilité beaucoup plus claire de ce que vous allez avoir à faire. Et ensuite, activez les notifications pour vous rappeler de commencer la tâche. Et puis dernière chose bien sûr, essayez vraiment de respecter ce que vous avez mis. Parce que c'est bien beau de mettre des tâches bien spécifiques dans votre agenda. Mais si vous ne les faites jamais, à la fin de la journée, vous n'aurez pas la satisfaction d'avoir vraiment... réaliser ce que vous aviez à faire. Vous pouvez essayer également l'application Sunsama. Sunsama ça s'écrit S U N S A M A. C'est une application de gestion de temps qui intègre vos calendriers, vos tâches et vos projets. Vous pouvez glisser et déposer vos tâches directement dans des créneaux horaires, et le design est tellement clair que vous aurez envie de respecter votre planning. Allez voir, vous allez voir, c'est chouette. Ma troisième astuce, c'est de commencer par une petite action pour déjouer votre cerveau. Je m'explique. Une des raisons pour laquelle on va repousser une tâche, c'est qu'on voit cette tâche comme une montagne impossible à gravir. Donc la solution, c'est, n'essayez pas de gravir la montagne, mais concentrez-vous sur le premier pas. Vous devez écrire une présentation, dites-vous juste, je vais ouvrir mon ordinateur et écrire la première phrase. Une fois que c'est fait, vous allez voir que votre cerveau... cerveau sera déjà en action et vous aurez envie de continuer. C'est tout bête mais ça marche. Et puis si vous bloquez un moment ou si vous avez le syndrome de la page blanche, alors laissez de côté une ou deux journées et revenez dessus. Pendant tout ce temps, votre cerveau va travailler tout seul et comme par magie, les idées arriveront les unes après les autres. Essayez vraiment, c'est très puissant. Pour ne pas rebooster une tâche indéfiniment, vous pouvez aussi utiliser des outils numériques qui vont booster votre productivité. Vous avez par exemple Trello ou Asana, qui sont vraiment parfaits pour organiser vos tâches avec des tableaux visuels, sous forme de cambans, vous pouvez mettre des images, vous pouvez mettre des étiquettes de couleurs, enfin bref, c'est hyper puissant en termes de visualisation des tâches. Vous pouvez aussi utiliser Notion. j'en ai déjà parlé, c'est un outil super polyvalent qui permet de créer des listes de tâches, détaillées avec des deadlines, c'est très puissant comme outil. Je vous avoue effectivement qu'au départ, pour démarrer, il vaut mieux démarrer avec Trello qu'avec Notion, mais si vous voulez approfondir un petit peu et personnaliser vraiment votre environnement, Notion est vraiment un outil fait pour ça. Et puis dernière application qui est sympathique, c'est Forest, une application qui vous aide à rester concentré en plantant des arbres virtuels. Vous allez travailler et puis... tant que vous n'utilisez pas votre téléphone, l'arbre va pousser devant vous petit à petit. En plus, vous allez contribuer à la planète, donc c'est plutôt motivant et ça permet vraiment de se concentrer. Et puis dernière astuce, c'est de lever vos résistances avec la méthode Pomodoro. La méthode Pomodoro, c'est une méthode qui permet de travailler par session de 25 minutes, suivie de 5 minutes de pause, et puis ensuite une autre session de 25 minutes, puis une autre session de pause de 5 minutes, etc. Ça permet vraiment de... travailler efficacement, sans forcer, pendant au moins deux heures sans interruption, puisqu'après on fait une pause un peu plus longue. C'est une technique qui permet de démarrer sans pression et de rester vraiment concentré en permanence. Vous pouvez utiliser deux outils qui fonctionnent bien pour la méthode Pomodoro, c'est Focus Keeper et Tomato Timer. Et puis, si vous ne voulez pas utiliser ce genre d'application, vous pouvez aussi tout simplement mettre un minuteur de 25 minutes, puis de 5 minutes, puis de 25 minutes, etc. de façon à pouvoir vraiment respecter, parce que c'est important, les neurosciences ont beaucoup travaillé là-dessus, et c'est vraiment important de rester concentré pendant 25 minutes, et de laisser son esprit vagabonder pendant 5 minutes en pause. Si vous voulez plus de solutions ou d'astuces, n'hésitez pas à écouter ou réécouter mon podcast intitulé Gérer ses tâches pro et perso avec des outils et astuces digitales Je fais état de plein d'astuces, plein de bonnes pratiques, et plein d'outils qui sont vraiment géniaux à utiliser. Voilà, avec tous ces outils et astuces, vous êtes armés pour dire adieu à la procrastination. Le tout, c'est d'essayer, de mixer les méthodes et de voir ce qui fonctionne pour vous. Et rappelez-vous, chaque petite tâche faite aujourd'hui est encore une victoire sur le plus tard. Alors, qu'est-ce que vous allez faire maintenant, tout de suite, après ce podcast ? Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital.

• Speaker #1

  À très vite !