Transcription

• Speaker #0

  « Bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuces, bonnes pratiques ou outils digitales en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêts à optimiser vos journées ? C'est parti ! » Allez, allez, avouez, vous connaissez cette sensation, n'est-ce pas ? Celle un peu désagréable où vous arrivez à votre bureau à 9h, plein d'entrain, avec votre café à la main. Vous répondez à quelques emails, vous consultez vos notifications, vous clignez des yeux et paf, il est 18h. Votre café, c'est devenu un glaçon. Votre to-do list, elle vous regarde de travers quasiment intact. Si vous avez l'impression que vos journées sont des TGV sans frein, bienvenue dans ce nouveau numéro Focus de Chido Podcast. Moi c'est Raphaël et aujourd'hui, on arrête de subir, je vais vous partager non pas une, mais dix méthodes et outils pour reprendre le contrôle de votre temps. Allez, pas de blabla inutile, on attaque le marathon de la productivité. Le numéro 1, c'est la technique Pomodoro. La méthode de Francesco Cirilio est simple, on découpe le temps en sprint de 25 minutes. 25 minutes où on fait un focus intense et ensuite on fait 5 minutes de pause. Le but de cette méthode, c'est de garder une agilité mentale et surtout d'éviter la fatigue décisionnelle. Côté outils, lâchez le minuteur de cuisine. Il y a d'autres choses. Utilisez l'application Focus Todo, par exemple, qui synchronise vos tâches avec le chronomètre ou l'extension Chrome Marinara pour la voir dans votre navigateur. C'est radical pour ne pas voir le temps passer. Et si vous avez deux minutes, allez écouter l'épisode 37 dédié à cette technique Pomodoro. Le numéro 2, c'est la matrice d'Eisenhower. On arrête de tout traiter au même niveau. On divise ses tâches en quatre. Urgent, pas urgent, important, pas important. La clé de la réussite, c'est de passer 60% de son temps sur l'important non urgent. C'est tout ce qui fait la stratégie de votre travail. Un outil pour bien travailler cette matrice d'Eisenhower, ne le faites pas sur papier. Franchement, il y a beaucoup plus sain. Vous pouvez utiliser Notion avec un template matrice Eisenhower par exemple, ou créer des étiquettes, des labels dans Todoist pour filtrer vos tâches par cadran. Visuellement, vous verrez tout de suite si vous êtes dans le rouge ou pas. La méthode numéro 3, c'est la règle des deux minutes. Elle est issue du GTD, Getting Things Down. Si une action prend moins de 120 secondes, 2 minutes, on ne la note pas, on la fait. Pourquoi ? Parce que le coût cognitif de la noter et d'y revenir est supérieur, bien supérieur, au temps d'exécution. L'astuce digitale, ça se joue dans votre boîte mail. Si vous utilisez Gmail ou Outlook, vous activez les raccourcis clavier pour archiver ou répondre instantanément. Et pour les audios rapides, utilisez les mémos vocaux de Slack ou de WhatsApp pour répondre du tout. du tac au tac, au lieu de taper du texte. Donc, cette règle de deux minutes, elle est très simple. Si vous avez une tâche qui doit prendre plus de deux minutes, eh bien, vous la planifiez, sinon, vous la traitez de suite. La méthode numéro 4, c'est la méthode dite du time blocking. En fait, une to-do list sans calendrier n'est qu'une liste de souhaits. Le time blocking consiste donc à donner une adresse physique dans le temps à chaque tâche. Donc, rédiger le rapport devient rédiger le rapport mai-mardi de 14h à 15h. Les outils Roi, bien sûr, vous pouvez utiliser Google Calendar, mais je vous conseille aussi Crown, ça s'écrit C-R-O-N, c'est une application qui a été rachetée par Notion, son interface est vraiment ultra rapide et vraiment top. Ou alors Clockwise, ça s'écrit C-L-O-C-K-W-I-S-E, qui optimise automatiquement votre agenda pour regrouper vos réunions et libérer des blocs de temps. Si vous voulez des astuces simples et des outils qui marchent pour gérer vos listes de tâches, allez écouter l'épisode 34. Il y a vraiment tout ce qu'il faut pour vous. La numéro 5, je l'aime bien, c'est « Eat that frog » , en français « Avaler le crapaud » . En fait, derrière ce côté un peu humoristique, c'est le fait de commencer la journée par la tâche la plus anxiogène, celle qui vous fait peur. Vous savez, quand vous arrivez le matin et que vous avez un gros dossier à faire, ou un mail assez important à répondre, ou bien vous avez à recadrer. un de vos collaborateurs, c'est quelque chose qui vous prend un petit peu, qui vous met une petite boule dans le ventre. Une fois que cette tâche sera faite, votre cerveau libérera de la dopamine pour le reste de la journée. L'outil que vous pouvez utiliser, c'est le gestionnaire de tâches comme Things3, T-H-I-N-G-S-3, ou alors Microsoft To Do, par exemple. C'est simple, la veille au soir ou le matin en arrivant, vous mettez votre fameux crapaud, votre tâche qui est un petit peu anxiogène, vous la mettez en premier dans votre To Do list. Ou bien dans votre planning de votre journée, de façon à ce que, quand vous arriviez, il n'y a qu'une seule chose qui s'affiche dès le départ de votre journée, c'est votre crapaud, et vous l'attaquez directement. En plus, vous serez en forme, puisque, voilà, quand on se réveille le matin, on a bien déjeuné, tout ça, on est en pleine forme, et bien vous attaquez votre crapaud à ce moment-là. Vous le savez peut-être, le multitâche est un mythe qui tue votre cerveau. Je vais donc vous parler de la méthode numéro 6, qui s'appelle le batching. Alors, batching, c'est quoi ? C'est le fait de regrouper les tâches similaires pour réduire le coût de commutation mentale. C'est-à-dire que le fait de passer de l'une à l'autre en permanence, c'est extrêmement fatigant pour le cerveau. Donc, on ne va pas faire des factures tous les jours, on va les faire le vendredi à 14h, par exemple. On va regrouper toutes les factures de la semaine. Côté digital, pour vos emails, vous pouvez utiliser Boomerang ou bien la fonction Pause Inbox. Ça empêche les nouveaux mails d'arrivée, sauf aux heures que vous avez décidées. La numéro 7, c'est le monotasking digital. Qu'est-ce que c'est que ce nom encore un petit peu barbare ? Eh bien, le fait de protéger son attention est devenu une compétence professionnelle. On ne peut pas travailler en profondeur avec des notifications en permanence. L'arme absolue, c'est l'application Forest. Vous allez planter un arbre virtuel qui grandit tant que vous ne touchez pas à votre téléphone. Si vous craquez pour aller sur Insta, eh bien l'arbre meurt. C'est gamifié et redoutable. Sur Mac ou PC, ça marche très bien aussi avec l'application ColdTurkey, ça s'écrit C-O-L-D plus loin T-U-R-K-E-Y, qui peut carrément bloquer l'accès à Internet pour des applications spécifiques. Mais pareil, si vous voulez en savoir un petit peu plus sur les notifications et comment bien gérer ces notifications, alors allez écouter l'épisode numéro 5. La numéro 8, je l'adore, on ne l'utilise pas suffisamment, c'est celle que j'ai appelée la Dawn List. En fait, pour garder la motivation, il faut mesurer le chemin parcouru. Vous savez, célébrer les petites victoires. Eh bien, en notant ce que l'on a fait dans la journée, ça nous permet de lutter contre le stress de l'inachevé. L'outil idéal pour ça, c'est l'application I Don't This. Elle est vraiment géniale pour ça, surtout quand on l'utilise en équipe. I Don't This, ça s'écrit I, plus loin D-O-N-E, plus loin T-H-I-S. Sinon, vous pouvez aussi utiliser une simple page dans votre outil de notes préférée, comme... Evernote, comme Appelnote ou Obsidian. Vous l'intitulez Victoire du jour, et puis, à chaque fois que vous avez réalisé quelque chose dans la journée qui était chouette, des tâches un peu conséquentes quand même, parce que c'est vrai que les petites tâches que vous faites, si vous en faites 25 par jour, ça va être peut-être un petit peu long, mais voilà, vos petites Victoires du jour, ça va vraiment vous permettre de booster votre morale le soir. La méthode numéro 9, elle s'appelle la loi de Parkinson. En fait, le travail s'étale pour occuper le temps disponible. Je m'explique. Si vous vous donnez deux heures pour faire un travail, alors vous mettrez deux heures. Si vous comprimez un peu vos délais pour forcer l'efficacité, vous allez voir que vous allez être beaucoup plus performant. L'outil de mesure pour savoir combien de temps vous mettez vraiment, utilisez un time tracker comme ToggleTrack, par exemple. T-O-G-G-L, plus loin, T-R-A-C-K. C'est impitoyable de vérifier, vous allez vraiment voir combien de temps vous allez mettre, mais ne vous fixez pas de temps en disant, il faut absolument que je fasse ça en temps de minute ou en temps d'heure. laissez faire les choses et puis vous laissez tourner le chrono vous arrêterez de rêvasser, vous allez travailler et puis vous verrez effectivement après le temps que vous avez passé. Et enfin j'en termine avec la numéro 10 la dernière méthode qui est la revue hebdomadaire. Le vendredi après-midi vous videz votre tête, vous nettoyez votre bureau, vous classez vos fichiers et vous préparez la semaine suivante un outil d'organisation qui marche très bien Trello par exemple ou Asana vous allez créer une checklist récurrente revue hebdomadaire Ce que je veux dans ma revue hebdomadaire, c'est une boîte mail zéro, c'est une revue de l'agenda de la semaine suivante, c'est la mise en place des priorités de toutes mes tâches pour la semaine suivante, vous cochez les cases au fur et à mesure que vous avancez, c'est ni plus ni moins qu'une checklist, et vraiment, c'est le meilleur moyen de partir en week-end l'esprit léger. Voilà, on a fait le tour de ces 10 méthodes que je vous ai conseillées aujourd'hui. Ça fait beaucoup d'infos, ça fait beaucoup d'applis. Donc mon conseil, ne téléchargez pas tout après avoir écouté cette émission. Choisissez une seule méthode et un seul outil parmi toute cette liste. Vous le testez sur 5 jours et vous voyez ce que ça donne. Si cet épisode vous a apporté de la valeur, des idées, une façon de faire un petit peu différente, peut-être, voilà, vous avez peut-être une petite étincelle qui va dire « Tiens, je vais gagner du temps grâce à ce podcast » , eh bien j'ai une petite faveur à vous demander. Pour soutenir le travail derrière ce micro et aider le podcast à remonter dans les classements, prenez deux secondes pour vous abonner et puis bien sûr, laissez 5 étoiles sur Spotify ou Apple Podcast. C'est le meilleur moyen de donner de la force à l'émission et je vous en remercie par avance. Je vous dis à très vite pour un nouvel épisode ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !