Transcription

• Speaker #0

  Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui j'ai envie de vous ouvrir ma boîte à outils digitale. Alors c'est pas une boîte à outils classique avec des tournevis, des marteaux, mais c'est la mienne, celle qui me permet d'être efficace au quotidien, d'organiser mes journées, de gérer mes clients, d'enregistrer mes podcasts et surtout de ne pas me perdre dans la jungle numérique. Alors vous allez voir, je n'utilise pas 50 applis, j'ai juste trouvé les bonnes pour moi. Et c'est ça le secret, avoir un kit digital qui colle à vos besoins. Aujourd'hui, je vais vous partager les applications que j'utilise tous les jours, pourquoi je les ai choisis et surtout, comment elles me font gagner un peu de temps. un temps précieux. Et pour que ce soit facile à comprendre, je les ai classés par catégories. Les applis pour organiser et structurer mes idées, les applis pour gérer mes projets et mes clients, les applis pour ma productivité quotidienne, les applis pour la création de contenu et enfin, les applis pour la créativité et l'inspiration. Vous êtes prêts ? Allez, c'est parti ! La première catégorie, c'est l'organisation, parce que si je ne structure pas mes idées, honnêtement, c'est un peu la pagaille. Avant, j'étais sur Trello. Alors Trello, c'était bien, pratique pour gérer les projets simples avec mes clients, mais je me sentais vraiment limité. J'avais ma vue qu'en banc, mais dès que je voulais aller un petit peu plus loin, relier une tâche à des notes par exemple, ou centraliser mes idées, ou créer des templates pour mes podcasts, c'était trop léger. Avec Notion, N-O-T-I-O-N, j'ai enfin trouvé l'outil qui me suit partout. Aujourd'hui, c'est mon QG digital. J'y prépare mes épisodes de podcast, mes contenus LinkedIn ou Facebook ou encore Instagram, mes formations, mes projets avec mes clients. J'y ai tout au même endroit et c'est super organisé comme j'aime. Et ce que j'adore, c'est que je peux passer de la vue qu'en banc à une base de données ou encore à une page détaillée, le tout en un seul clic. Bref, Notion, c'est devenu mon outil de gestion de mes activités et de mes projets. Pour ce qui est de mes tâches, elles passent toutes, sans exception, dans Todoist. Todoist, ça s'écrit T-O-D-O-I. ST. Que ce soit pour relancer un client, préparer un épisode, ou même encore sortir les poubelles. Oui, oui, ça m'arrive. N'empêche, mine de rien, ça m'enlève une charge mentale parce que chez moi, le jour de sortie des poubelles est une fois tous les 15 jours. Et avoir un rappel une semaine sur deux, franchement, c'est un gain de temps. Pareil pour les tâches récurrentes, mensuelles ou annuelles. Je les programme une fois pour toutes, comme par exemple, faire la facture mensuelle du client X chaque dernier jour ouvrable de chaque mois. On peut vraiment personnaliser comme on veut. Du coup, la date est toujours la bonne et le rappel arrive au bon moment. Et le gros plus, c'est que tout est synchronisé. Je commence une tâche sur mon iPhone, je la complète sur mon iPad et je la retrouve sur mon Mac. Résultat, je n'ai jamais ce stress de me dire « Je l'ai noté où déjà ? Sur quel post-it ? Où est-ce que j'ai mis le post-it ? Bon sang, je ne me rappelle plus. » Non, non, non. Tout est au même endroit, partout, tout le temps, avec Todoist. Pour mes notes, j'ai un carnet de poche numérique. Il s'appelle Apple Notes. Quand j'ai une idée rapide, un mémo vocal à poser, une idée de post pour les réseaux sociaux ou encore une petite liste à cocher, comme par exemple ma checklist de départ en vacances, eh bien je dégaine Apple Notes. Pas besoin de chercher, ça se synchronise aussi et ça fait parfaitement le job. Vous avez plein d'autres outils. Moi, j'essaye de rester dans l'univers dans lequel je suis, c'est-à-dire Apple. Je l'utilise vraiment au quotidien et depuis de nombreuses années et c'est vraiment... Et enfin, je termine cette première catégorie avec remarquable. Remarquable, c'est quoi ? C'est mon petit plaisir coupable. J'aime écrire à la main, mais honnêtement, scanner mes carnets pour les retrouver ensuite, ça me fatiguait vraiment. Avec la tablette Remarkable, alors Remarkable ça s'écrit R-E-M-A-R-K-A-B-L-E, j'ai le meilleur des deux mondes. Le plaisir du stylo, la sensation du papier, parce que franchement quand on écrit sur cette tablette, on a vraiment l'impression d'écrire sur du papier. Et puis surtout, mes notes sont dans le cloud, prêtes à être retrouvées depuis n'importe quel appareil. je peux les partager, je peux... les sauvegarder sur mon drive. Bref, vraiment, c'est la meilleure appli que j'ai utilisée ces derniers mois. Et je m'éclate à écrire, faire des petits dessins, faire des petits schémas avec mes clients. C'est vraiment topissime. La deuxième catégorie, c'est les applications pour gérer mes projets et mes clients. Parce qu'un consultant sans organisation client, c'est comme un cuisinier sans couteau. Il peut bricoler, mais ça ne marche pas, il ne fait pas du bon boulot. Alors, qu'est-ce que j'utilise ? J'utilise Klaxoon. Klaxoon, c'est mon terrain de jeu avec les clients. Je l'utilise pour mes process flash. L'idée, on part de leur process actuel, on le décortique ensemble, on met tout à plat. Ensuite, on imagine le process idéal. Plus simple, plus fluide, plus efficace. Et c'est là que Klaxoon fait la différence. Tout est visuel, je peux travailler directement avec mes clients en présentiel, mais aussi en visio, ça marche très bien, c'est collaboratif et participatif. Les clients voient leurs idées projetées en direct, on bouge des post-it virtuels, on trace des liens, et soudain leurs problèmes deviennent clairs. Et ce que j'adore, c'est qu'ils repartent avec un plan concret, pas juste une discussion sympa, une vraie feuille de route actionnable, validée par tout le monde, c'est un peu comme transformer un brouillard en carte routière claire. Je rappelle l'application que j'utilise, Klaxoon, K-L-A-X-O-O-N. Pour gérer mes clients, j'utilise aussi un CRM. Un CRM, c'est un outil qui permet de gérer ses clients. J'utilise moi HubSpot, ça s'écrit H-U-B-S-P-O-T. C'est simple, tout passe dedans. Mes contacts, mes rendez-vous, mes notes de suivi, mes relances, mes mails envoyés ou reçus, mes tâches commerciales, etc. Bref, toutes les actions qui sont importantes avec mes clients sont au même endroit dans la fiche contact. Avant, il m'arrivait de me dire, mince, on avait parlé de quoi déjà avec ce client ? Qu'est-ce qu'il m'a dit le jour où je l'ai eu au téléphone ? Ou bien, dans le couloir entre deux portes, il m'a dit un truc important. Et puis, trois mois plus tard, impossible de retrouver l'impro. Eh bien, avec HubSpot, j'ai tout l'historique. Je sais, quand on a parlé, de quoi, ce qui est prévu pour la suite. Résultat, je n'ai plus peur de perdre le fil, même quand je gère plusieurs clients en parallèle. Donc, je note toujours toutes les infos que je peux avoir en off de mon client. ou des choses que j'ai vues sur Internet. Bref, toutes les informations que j'ai de mon client, je vais les mettre dans sa fiche contact de HubSpot, et comme ça, je le retrouve vraiment partout. C'est un peu ma mémoire commerciale augmentée. Le CRM n'oublie jamais rien. Même moi, quand j'ai la tête ailleurs, il me rappelle mes tâches à faire, ou bien les choses importantes avec tel ou tel client. Pour la prise de rendez-vous, j'ai choisi un outil qui s'appelle Vite, V-I-T-E. Tout ça pour éviter la guerre des mails. Avant, fixer un rendez-vous, c'était... Un ping-pong interminable. Premier mail, est-ce que vous êtes dispo mardi ? Deuxième mail, non, mais jeudi à 15h, oui. Troisième mail, ah non, j'ai déjà quelque chose. Bref, une dizaine de mails pour arriver à trouver un créneau. Et là, je vous parle juste de deux ou trois personnes. Quand il y en a cinq, six, dix, comme ça m'arrive régulièrement d'animer des groupes de dix personnes, là, pour le coup, c'est extrêmement compliqué. Avec Vite, tout est réglé en un seul lien. J'envoie ma page, la personne choisit son créneau et basta. Ce qui est top ! c'est que ça s'intègre directement dans mon agenda. Ça veut dire qu'en un clic, le rendez-vous est calé sans effort, et surtout quand je fais moi des propositions de date pour un client ou pour un groupe de clients, les options sont mises directement dans mon agenda, ce qui fait que je ne peux pas prendre deux créneaux en même temps et donc faire une erreur éventuellement à ce moment-là. Depuis que j'ai Vite, vraiment, je n'ai plus aucun problème d'agenda. Vite est beaucoup moins connu que Calendly. Calendly, on l'entend beaucoup parler. Mais moi je... préfère vraiment Vite parce qu'il me permet de choisir le créneau que je préfère parmi ceux proposés par mon contact. Avec Calendly, il n'y a qu'un seul rendez-vous. C'est-à-dire que vous allez sur le Calendly de votre contact, vous choisissez un rendez-vous et paf, il est directement mis dans votre agenda. Il est imposé. Et quelquefois, on aimerait des fois, comme moi, avoir le choix entre deux ou trois. parce que vous avez peut-être un déplacement entre deux clients, peut-être que vous avez des choses qui ne sont pas notées dans votre agenda, ou bien vous en avez un peu trop cette journée-là, vous dites non, stop, j'ai déjà six rendez-vous dans la journée, je ne vais pas en faire un septième parce que je ne serai pas bon, et bien là au moins vous pouvez choisir puisque votre contact va vous proposer le nombre de créneaux que vous souhaitez. Par exemple, pour certains rendez-vous, je vais demander au minimum trois créneaux différents pour que je puisse vraiment choisir. et puis quelquefois j'en demande que deux ou un seul si... On a juste besoin très vite de faire un petit point de 15 minutes. J'arrive à le caler sans aucun problème dans mon agenda. Et enfin, je termine pour la communication avec Slack, WhatsApp, Google Space et Teams. Ça fait beaucoup, Bah oui, j'utilise en fait ce qui arrange mes clients. Parce que soyons honnêtes, les mails, c'est bien pour les comptes rendus ou les docs formels, mais pas pour tout. Quand il faut échanger de manière rapide ou partager un fichier ou poser une question, j'utilise Slack avec certains, souvent avec des partenaires avec qui je travaille, des experts avec qui je travaille, WhatsApp avec d'autres, certains clients ont travaillé sur WhatsApp, il y en a qui sont dans l'environnement Microsoft, donc je vais travailler avec Teams, ou alors Google Spaces pour d'autres aussi qui sont là pour le coup dans l'environnement Google. Le but, c'est la fluidité, et surtout c'est éviter que ma boîte mail se transforme en océan ingérable, avec des mails de partout, on n'arrive pas à les raccrocher à différents projets. Là au moins, tout est classé, les conversations sont au même endroit et rangées par sujet ou par projet. Le seul bémol, c'est qu'il faut jongler, pour ma part en tant que consultant, entre quatre types de messagerie, mais ça, bon, c'est mon métier et je m'y fais, je m'y fais petit à petit. La troisième catégorie, c'est la productivité. On va voir un petit peu les applis qui mettent vraiment à gagner des heures chaque semaine. Je travaille déjà dans un premier temps avec Google Workspace. Google Workspace, c'est mon environnement global pour gérer toute la partie digitale. Alors, j'ai quitté Microsoft il y a pas loin de 10 ans et je ne regrette pas une seconde. Avec Docs, Sheets, Drive et Meet, et tous les outils collaboratifs de la suite Google, vraiment tout est simple et fluide. Avant, je me retrouvais avec 10 versions d'un même document envoyé par mail, chacun faisait ses modifs, et au final, impossible de savoir quelle était la bonne. Maintenant, on bosse tous sur le même fichier, en direct, je vois les corrections des uns, les ajouts des autres, résultat, zéro doublon, zéro perte de temps. C'est un peu comme passer du courrier postal Ausha instantané. Une vraie révolution, ou un game changer pour les plus jeunes d'entre nous. Pour mes réunions, pour mes visios, j'utilise Ploud. Ploud, ça s'écrit P-L-A-U-D. Là, vraiment, c'est un bijou. C'est un petit boîtier de la taille d'une carte bleue qui me permet d'enregistrer des centaines d'heures audio. Imaginez, vous êtes en visio avec un client, d'habitude, on prend des notes en parallèle et puis forcément, on rate des choses. Avec Ploud, je suis 100% concentré sur mon interlocuteur et à la fin, Ploud me donne un résumé clair de tout ce qui s'est dit. C'est comme si j'avais un assistant invisible qui prenait mes notes à ma place. Résultat ? Eh bien, j'ai zéro info perdue, et puis moi, je peux vraiment être présent du début à la fin avec mon client. Croyez-moi, mes interlocuteurs sentent vraiment la différence quand vous les écoutez à 100%. Et si vous voulez approfondir le sujet, vous pouvez écouter l'épisode n°26, « Intelligence artificielle et réunion, la fin des prises de notes manuelles » . Le sujet des notes de frais, bah ouais, là avant, c'était ma bête noire. J'avais des tickets dans les poches, des factures froissées dans la boîte à gants, des heures... à tout trier à la fin du mois et surtout à remplir un fichier Excel qui n'en finissait pas. Non, alors je n'ai pas toujours été désorganisé comme ça, mais c'est vrai que quand on est beaucoup en déplacement et qu'on a pas mal de choses entre le train, entre l'hôtel, le restaurant, le ticket de métro, enfin bref, il y a pas mal de choses qui rentrent dans les fiches de frais, eh bien à un moment donné, vous avez du papier de partout et puis c'est compliqué à gérer. Maintenant, c'est terminé, j'utilise N2F, une société française qui a mis au point cette application, N2F tout simplement. Alors, comment N2F m'a permis de gagner du temps ? C'est très simple. Dès que je sors d'un resto, je scanne directement le ticket. L'appli va relever le nom du restaurant, le montant total réglé, les différents montants et les différents taux de TVA, et ça va créer directement ma fiche de frais. Je n'ai plus besoin de procrastiner, tout est fait en temps réel, et honnêtement, c'est un vrai soulagement, un vrai gain de temps précieux. À la fin du mois, je vérifie juste pour savoir si je ne me suis pas trompé ou si je n'ai pas oublié éventuellement une note. Une petite vérification rapide. Ça me prend, allez, 10 minutes grand max, puisque toutes les notes, en fait, sont enregistrées au fur et à mesure où elles arrivent. Donc, c'est vraiment, vraiment très efficace. Vous pouvez, d'ailleurs, écouter l'épisode numéro 10 sur les notes de frais. Vous y trouverez d'autres applications que N2F, et puis surtout des bonnes pratiques et des astuces digitales pour bien gérer vos notes de frais. J'utilise Chrome aussi sur la partie navigateur. Tout le monde utilise un navigateur, mais moi, j'ai vraiment transformé Chrome en un vrai tableau de bord. J'ai mes favoris organisés par dossier et ils sont ultra structurés pour que ce soit très rapide pour moi. J'ai un dossier client avec tous mes sous-dossiers projets, tous mes sous-dossiers clients. J'ai un dossier Shido avec mes outils et mes documents internes, donc ceux que j'utilise le plus souvent, donc ça me permet d'aller directement dessus très rapidement. Un dossier veille avec les sites d'actu digital que je vais régulièrement consulter. Un dossier animation avec tous mes outils en ligne accessibles, vraiment en deux secondes quand je suis dans une animation avec un client. « Tiens, j'ai besoin d'un outil, je vais aller le chercher directement dans ces favoris-là. » J'ai même un dossier voyage avec la SNCF, les compagnies aériennes, les hôtels, bref, tout ce qui me sert pour mes voyages. Donc résultat avec mes favoris, en deux clics, je trouve ce qu'il me faut, je n'ai pas de perte de temps à chercher, pas de distraction inutile. Et enfin, dernier outil qui est peut-être un petit peu particulier, parce que c'est souvent pour des métiers comme les miens dans le digital, j'utilise Speedtest. C'est un réflexe simple, mais qui m'a sauvé plus d'une fois. J'utilise quand je fais une formation, une animation ou une conférence, je vais tester le débit internet de la salle. Parce qu'une formation ou une animation sans wifi, c'est comme une voiture sans essence. Vous pouvez vous asseoir dedans, mettre la clé, mais vous n'irez pas très loin. Grâce à ce test que je peux faire directement en ligne, ou que je demande à mes clients quand je ne suis pas sur place, je sais immédiatement si je peux lancer une visio, partager des documents en ligne ou si je dois prévoir un plan B. Et croyez-moi, ça évite bien des sueurs froides. Les applications utilisées pour la création de contenu, en tant que podcaster et créateur, j'ai ma trousse créative. Et là, c'est vraiment mon terrain de jeu. J'utilise Audacity. Audacity, c'est mon outil pour enregistrer. C'est mon studio d'enregistrement, en fait. C'est un outil gratuit, simple et vraiment efficace. Tous mes épisodes passent par Audacity. Je suis d'ailleurs en train d'enregistrer avec cet outil-là. Ce que j'aime, c'est que je peux enregistrer, nettoyer un petit peu le son, couper les blancs, exporter en quelques minutes. Je n'ai pas besoin de passer trois heures dans un logiciel complexe. Parce que des fois, les logiciels de montage, que ce soit de la vidéo ou de l'audio, c'est hyper compliqué. Là, on a vraiment un truc simple, assez intuitif et surtout gratuit. Donc honnêtement, la qualité est largement suffisante pour du podcast. Et puis, je peux aussi avoir des petits réglages de base que j'ai enregistrés. Par exemple, la normalisation du son. La réduction légère du bruit de front, ce qui fait que je gagne un temps précieux à chaque enregistrement puisque j'ai directement des choses qui sont préenregistrées. C'est un peu comme si j'entrais dans un studio déjà prêt avec mes paramétrages, mes potentiomètres réglés à ma mesure. Pour la partie de mes visuels, mes couvertures de podcast, mes post-linked-in, là je veux vraiment être créatif, je veux être rapide et surtout autonome. Je ne veux pas passer par des graphistes pour chaque image. Ce que j'adore dans Canva, c'est ce que j'utilise. Canva, tout le monde connaît, c'est à NVA, c'est que j'ai mes templates enregistrés. Donc concrètement, pour une couverture d'épisode, je change juste le titre et le numéro de l'épisode, bien sûr je vais changer l'image, et en quelques minutes c'est prêt à être publié. Alors depuis peu, moi j'utilise Canva en mode payant, c'est pas très très cher par rapport à ce que ça peut me faire gagner comme temps. Par exemple, j'utilise beaucoup la fonction redimensionnement magique, et je peux redimensionner ou transformer un visuel LinkedIn en story Instagram ou en miniature YouTube sans repartir de zéro. Donc c'est vraiment l'outil qui me permet d'être cohérent visuellement sans y passer mes journées ou mes soirées. Pour gérer mes réseaux sociaux, j'ai deux applis. Une qui s'appelle Metricool, M-E-T-R-I-C-O-O-L, et l'autre qui s'appelle Publer, P-U-B-L-E-R. C'est ma régie pour les réseaux sociaux. Je programme mes publications à l'avance, je planifie mes semaines et je gagne surtout un temps fou. Publer, je l'utilise surtout pour la programmation avec la possibilité de recycler des posts qui ont bien marché. Mais Tricool, c'est plus ma vue d'ensemble. Je vois mon calendrier, mes créneaux de publication et surtout mes statistiques. Résultat, je ne passe pas mes journées à me dire qu'est-ce que je poste aujourd'hui. Il faut vite que je trouve quelque chose, aïe aïe aïe aïe, je crée. Non, je vais le faire vraiment quand j'ai l'idée qui arrive. Je vais pouvoir le programmer et surtout je me concentre sur l'essentiel, interagir avec mes clients et mes auditeurs. Et enfin, pour terminer, pour tout ce qui est vidéo, là je reste simple. J'utilise eMovie. qui fait partie de l'environnement Apple. E-Movie, ça me suffit largement. Je vais couper, je vais monter, je vais ajouter un titre, une transition, et hop, c'est prêt. Alors bien sûr, je ne produis pas des films pour la Paramount. Moi, mes vidéos, elles sont relativement simples. Ce qui est surtout important, c'est de voir ce que je peux apporter dans les astuces digitales pour mes clients. Donc je n'ai pas besoin d'un logiciel ultra compliqué ou alors de 50 options que je n'utiliserai absolument jamais. En plus, avec mes intros et mes outros qui sont enregistrés une bonne fois pour toutes, je peux produire du contenu vidéo en quelques minutes. Et ça, franchement, pour un podcasteur qui veut aussi être présent en vidéo, c'est une vraie économie de temps. Et enfin, je termine avec deux applications qui nourrissent ma créativité. Parce qu'au-delà de la productivité, il faut aussi de l'inspiration. J'utilise la première qui est ChatGPT, que là, vraiment tout le monde connaît, je pense. C'est vraiment devenu un compagnon de route. Tous les jours, je m'en sers pour organiser mes pensées, structurer mes idées, même parfois pour me challenger. Par exemple, si je prépare un épisode de podcast, je vais lui demander un plan. Je vais lui dire « Maintenant, critique ce plan comme si vous étiez un dirigeant sceptique. » Et là, il va me donner des objections auxquelles je n'avais pas pensé. Résultat, mon contenu est beaucoup, beaucoup plus solide. Je l'utilise aussi pour générer plusieurs variantes de titres. pour écrire des post-link-a-link plus percutant au même, pour clarifier une idée qui est un peu floue dans ma tête. Bref, ChatGPT, c'est comme un sparring partner intellectuel. Il ne fait pas le boulot à ma place, mais il me pousse à aller plus loin. Et enfin, j'utilise C'est l'équivalent de Spotify. Ça, c'est ma touche musicale. Pour ceux qui me connaissent un petit peu, je suis plutôt très axé musique, puisque je suis musicien, je suis batteur. Donc j'adore, la musique, ça fait partie de moi. J'ai différentes playlists, par exemple une playlist de travail pour être concentré, c'est souvent du piano ou de l'électro vraiment tout doux. J'ai mes playlists de détente, j'ai mes playlists de sport, bref, à chaque moment, j'ai une playlist bien particulière qui me permet d'être le mieux possible dans ma tête. La musique, c'est mon carburant créatif, elle m'aide à entrer dans une bulle de concentration quand j'écris, ou au contraire à relâcher la pression après une grosse journée de formation. Sans la musique, mes journées seraient vraiment, vraiment, vraiment beaucoup plus plates. C'est vrai. Avec elle, j'ai un vrai rythme, une énergie, une ambiance. Et franchement, ça se ressent même dans ma manière de travailler. Quand j'ai la bonne playlist, je produis deux fois plus vite et avec deux fois plus de plaisir. Voilà, maintenant vous connaissez ma boîte à outils digital. Alors vous avez vu, il n'y a pas d'outils gadget, pas 150 applis. Mais celles vraiment qui me font gagner du temps tous les jours. Elles me permettent de mieux m'organiser, de gérer mes clients efficacement, de créer du contenu plus efficacement et de rester inspiré. Alors, je vous pose la question, vous, quelles sont vos applications indispensables au quotidien ? N'hésitez pas à me les partager, je suis toujours curieux de découvrir de nouveaux outils. Merci en tous les cas d'avoir écouté Shido Podcast. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous, mettez 5 étoiles, partagez-le et surtout, testez certaines de ces applis pour voir comment elles peuvent, vous aussi, peut-être vous faire gagner un temps précieux. Merci pour votre fidélité et à très vite pour un nouvel épisode. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !