Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Shido Podcast. Aujourd'hui, je suis super content de vous retrouver. Pourquoi ? Eh bien parce que je démarre la quatrième saison de Shido Podcast. Eh oui, déjà trois ans et 71 épisodes diffusés sur toutes les plateformes.. Et ce qui est génial, c'est que vous m'écoutez de partout dans le monde, que ce soit aux Etats-Unis, au Québec, à Madagascar ou encore au Japon. Ça me fait vraiment plaisir de pouvoir vous aider à gagner du temps dans votre quotidien, où que vous soyez. Alors, pour ouvrir cette nouvelle saison, je vais vous... vous décevoir un petit peu. Parce qu'on va passer de tous ces outils, ces astuces, ces automatisations qu'on nous vend comme des gains de temps et qui en fait vous en font perdre. Vous voyez cette appli que vous avez installée en pensant ça va changer ma vie. Ce template Notion téléchargé un dimanche soir. Plein d'enthousiasme que vous n'avez jamais rempli deux fois. Cette automatisation bricolée un jeudi après-midi qui vous demande depuis plus de maintenance qu'elle nous fait gagner de minutes. On va parler de ça, des faux gains de temps. Ceux qui vous donnent l'impression d'être productif sans l'être vraiment. Et je vous rassure tout de suite, je suis moi-même tombé dans plusieurs de ces pièges. Donc pas de leçon aujourd'hui, juste du retour d'expérience et des vrais repères pour faire un tri efficace. Allez, on va commencer par les outils, ceux qu'on adore, qu'on recommande parfois, et qui, mal utilisés, vous coûtent plus cher qu'ils ne vous rapportent. Allez, c'est parti ! Alors, premier constat qui va peut-être piquer un peu. Certains des outils que vous adorez, que vous recommandez peut-être autour de vous, sont en fait de vrais mangeurs de temps. Pas parce qu'ils sont mauvais, mais parce qu'on les utilise mal, ou qu'on ne mesure pas toujours leur vrai coût. Je vous emmène faire le tour de 5 exemples. Alors la première, c'est les notifications instantanées, que ce soit sur Slack, Teams, WhatsApp, etc. Sur le papier, c'est génial, vous répondez en temps réel, vous avez l'impression de tout suivre. Sauf que chaque notification, c'est une interruption. Et revenir à ce que vous faisiez avant cette notification, ça prend du temps, de la concentration, ça fatigue. Alors multipliez ça par 30 ou 40 fois par jour, et vous ne travaillez plus vraiment. Vous réagissez tout le temps. Je pense à ce manager qui répond à chaque message dans la minute et qui le soir réalise qu'il n'a strictement rien avancé sur son propre travail de fond. Et c'est pareil dans votre vie perso, ces groupes WhatsApp familiaux qui vous font sortir le téléphone 50 fois par jour juste pour vérifier ou pour regarder quel est le dernier cancan de la famille. Bon, voilà, attention à ça. Deuxième piège, et celui-là, je l'avoue, je suis tombé dedans. C'est les systèmes Notion ultra sophistiqués. Vous savez, ces templates qu'on télécharge un dimanche soir, plein d'enthousiasme, avec des bases de données, des tags croisés, des formules. Oh là là, c'est beau, c'est satisfaisant à regarder. Mais le temps que vous passez à construire et à entretenir ce système dépasse largement le temps qu'il vous fait gagner. Résultat, vous finissez par gérer votre outil de gestion plutôt que de gérer votre activité. Alors, j'ai vu des consultants passer leur dimanche à peaufiner leur CRM Notion Maison 1 au lieu de prospecter, tout simplement. Autre outil, autre promesse non tenue, ce sont les automatisations mal calibrées faites avec Make, M-A-K-E ou Zapier, Z-A-P-I-E-R. La promesse, c'est vous configurer une fois et c'est réglé pour toujours. Sauf que dans la vraie vie, un scénario mal pensé, eh bien ça casse. Un champ qui change, une application qui met à jour son API, un cas particulier qui arrive, et là, le temps de débug dépasse largement ce que l'automatisation vous a fait gagner. J'ai vu un scénario un jour qui synchronisait HubSpot et Google Sheets plantés silencieusement pendant trois semaines sans que personne ne s'en aperçoive. Et forcément, on ne peut pas non plus parler d'outils en 2026 sans parler de celui-ci, l'intelligence artificielle générative utilisée sans méthode. Que ce soit ChatGPT, que ce soit Cloud, que ce soit Gemini, on veut tout leur faire faire tout de suite. Mais sans prompte claire, sans méthode, vous multipliez les allers-retours Vous vérifiez et vous corrigez plus que vous n'auriez mis de temps à le faire vous-même. Donc, rédiger un mail commercial en discutant 15 minutes avec une IA alors que 5 minutes de rédaction directe auraient suffi, ça arrive plus souvent qu'on ne le croit. Et enfin, le dernier piège, c'est peut-être le plus insidieux parce qu'il ne concerne pas un outil en particulier, mais leur accumulation. Oui, vous avez bien entendu la multiplication des outils. Notion, plus Trello, plus Todoist, ou trois CRM différents selon les projets, Chaque outil semble adapté à un contexte précis, d'accord. Mais le temps de synchronisation manuelle, la charge mentale de se demander « où est-ce que j'ai mis ça ? » et l'information qui se perd entre les outils, tout ça finit par coûter bien plus cher que ce que chaque outil pris isolément vous fait gagner. Donc réfléchissez toujours à ne pas compiler un maximum d'outils. Pensez simple, et puis les outils que vous utilisez rarement, supprimez-les tout simplement. Après tous ces pièges, passons aux solutions. Voici 10 bonnes pratiques pour reprendre la main sur votre temps, plutôt que de le perdre dans des outils mal maîtrisés. Vous allez voir, certaines vont vous sembler évidentes, mais c'est justement ce qu'on oublie le plus souvent. Première règle, la source unique de vérité. Et c'est sans doute la plus importante. Pour chaque type d'information, vos tâches, vos contacts, vos échéances, un seul outil doit faire autorité. Pas de doublons entre Trello, Todoist et votre carnet de notes. Parce qu'une tâche qui existe à deux endroits différents, en réalité, elle n'existe nulle part vraiment. Vous allez l'avoir dans un outil, l'oublier dans l'autre et perdre du temps à vérifier laquelle est à jour. Choisissez donc un outil par fonction et tenez-vous-y. Une fois cette base posée, il y a une deuxième règle qui vous évite bien des déconvenus. C'est la règle des 20 minutes pour tout nouvel outil. Cette règle est simple. Avant d'adopter un outil, donnez-vous 20 minutes maximum pour le configurer et le tester. 20 minutes, pas plus. Si au bout de ce temps-là, ce n'est toujours pas clair, pas fonctionnel, eh bien vous arrêtez. Un outil qui demande des heures de paramétrage avant d'être utile, ce n'est pas fait pour vous, ou en tout cas pas maintenant. C'est souvent là qu'on tombe dans le piège. On s'acharne parce qu'on a déjà investi du temps et puis on en perd encore, encore, encore plus. Le troisième point, et celui qui la touche directement votre concentration, c'est les plages sans notification. Bloquez des créneaux dans votre journée. Une heure le matin, une heure l'après-midi, à vous de voir. mais pendant lesquels Slack, Teams... Les mails, Whatsapp, etc. sont coupés. Pas en mode silencieux, discret, non non, fermés, hors de vue. C'est le seul moyen concret de retrouver un vrai temps de concentration. Et je vous garantis que le monde continue de tourner pendant ces deux heures-là, vraiment, sans problème et sans vous. Maintenant, parlons automatisation, parce qu'il y a deux règles qui vont ensemble. Automatiser seulement ce qui est fréquent et stable. Une tâche que vous faites moins d'une fois par semaine ou qui change souvent de forme ne mérite pas d'automatisation. Oui, oui, vraiment. Le calcul est simple, le temps de création plus le temps de maintenance doit être inférieur au temps que vous allez gagner sur plusieurs mois. Si ce n'est pas le cas, vous perdez du temps à vouloir en gagner. La cinquième bonne pratique, c'est de tester en conditions réelles avant de généraliser. Quand vous automatisez, ne branchez jamais un scénario make ou zapier directement sur l'ensemble de votre activité. Testez-le sur un petit périmètre pendant deux semaines avant de l'étendre. Ça vous évite les pannes silencieuses, celles qui tournent dans le vide pendant trois semaines sans que personne ne s'en aperceve. J'en parlais tout à l'heure. La sixième bonne pratique, elle concerne l'intelligence artificielle. C'est le fait de se constituer une bibliothèque de promptes. Moi, c'est ce que j'ai fait. Je me suis fait toute une grande bibliothèque de promptes, de façon à ce que je ne sois pas obligé de les réinventer à chaque fois. Alors, c'est vrai que c'est pas mal, chat GPT, etc. Claude, Gemini, ouais, ouais, on s'amuse pas mal avec ça. Mais vous perdez beaucoup de temps. Donc, on n'improvise pas avec ces intelligences artificielles. Vous préparez à l'avance des promptes réutilisables ou des skills, par exemple, quand vous travaillez avec Claude, pour toutes les tâches récurrentes. La rédaction de mail-type, les comptes-rendus, les relances commerciales, ça va vraiment transformer l'intelligence artificielle en véritable gain de temps au lieu d'un dialogue interminable où vous reformulez dix fois la même demande. Le septième réflexe, et celui-là on l'oublie souvent, c'est l'audit digital trimestriel. Ça j'aime bien ce petit truc-là, parce que tout le monde l'oublie tout simplement ou ne le fait pas. Voilà, donc tous les trois mois, vous listez les outils que vous utilisez réellement et vous vous posez une question simple. Est-ce que celui-ci me fait vraiment gagner du temps ? Ou est-ce que je le maintiens juste par habitude ? Les outils qui traînent sans usage réel, vous vous désabonnez. Vous verrez, c'est aussi un budget que vous allez récupérer, pas seulement du temps. Le huitième point, et il va parfois vous surprendre, c'est d'accepter que le papier soit parfois plus rapide. Un carnet et un stylo pour votre liste de tâches du jour, c'est parfois plus rapide et plus fiable qu'une application. Ne digitalisez pas par principe. Digitalisez quand ça vous apporte un vrai bénéfice. Pas parce que c'est tendance. Oui, oui, vous verrez, ça va vous faire gagner du temps aussi d'utiliser un petit peu le papier de temps en temps. Ma neuvième bonne pratique concerne vos canaux de communication. Il vous faut des règles claires de notification par canal. Chaque outil doit avoir une fonction précise. Ce canal pour l'urgent, un autre pour telle information, un autre pour tel client, ou celui-là pour le suivi de projet. Sans règles claires, tout devient urgent. Et au final, plus rien ne l'est vraiment. Vos équipes comme vous ont besoin de savoir où chercher et quoi. Et pour terminer, une règle qui résume un peu toutes les autres. Le test les deux semaines. Avant d'adopter durablement un nouvel outil, utilisez-le deux semaines en condition réelle. Puis évaluez objectivement le temps gagné ou perdu. Pas de décision sur un coup de cœur du premier jour, ou parce que quelqu'un vous a dit « ouais, essaye ça, c'est génial » . Non, non, c'est souvent après deux semaines qu'on voit si un outil tient vraiment ses promesses, ou pas. Pour terminer, je voudrais démonter avec vous dix astuces qu'on suit un peu relicheusement En pensant bien faire, en pensant gagner du temps, etc. Et qui, dans les faits, vont vous en faire perdre ? Accrochez-vous, certaines, vraiment, vont vous surprendre. La première, c'est de répondre à tous les e-mails dès qu'ils arrivent. Eh bien, on présente ça souvent comme de la réactivité, presque du professionnalisme. Sauf que dans les faits, ça transforme votre journée en une suite ininterrompue de micro-tâches. Vous répondez, vous répondez encore, et à la fin de la journée, vous n'avez rien terminé en profondeur. Vous avez été occupé, pas productif. Deuxième fausse bonne idée, et là, beaucoup s'y accrochent. C'est de trier sa boîte mail zéro tous les jours. Vous savez, le fameux... inbox zéro. L'idée d'avoir zéro mail non lu, zéro mail en attente. Sauf que le temps que vous passez à archiver, à taguer, à classer chaque email dépasse très souvent le bénéfice réel. Une boîte mail bien cherchée avec une bonne fonction de recherche, ça vaut largement mieux qu'une boîte mail parfaitement rangée mais qui vous coûte 20 minutes chaque soir. La troisième astuce, très à la mode dans les formations productivité, c'est d'utiliser des raccourcis clavier pour tout. Alors attention, je ne dis pas que les raccourcis sont inutiles. Pour des actions très fréquentes, c'est excellent. Mais apprendre 40 raccourcis pour des actions que vous faites deux fois par mois, c'est du temps d'apprentissage que vous ne rentabiliserez jamais. Concentrez-vous sur les 5 ou 6 raccourcis que vous utilisez vraiment tous les jours. Quatrième piège, et celui-ci touche à votre agenda, c'est de planifier chaque minute de sa journée. C'est ce qu'on appelle le surplanning. Un agenda découpé en tranches de 15 minutes du matin jusqu'au soir, ça donne une impression de contrôle total. Sauf que ça ne laisse aucune marche pour l'imprévu. Et un imprévu dans une journée de travail, il y en a toujours un. Résultat, la moindre interruption fait s'écrouler tout le planning et vous passez votre temps à replanifier plutôt qu'à travailler. Cinquième astuce, elle, elle concerne votre veille professionnelle. Suivre toutes les actus en temps réel. Vous savez, avec Google Alerts, avec les flux RSS, avec la veille LinkedIn permanente. La veille en soi, c'est utile, je ne dis pas, mais en continu, sans limite de temps dédié, elle devient une distraction déguisée en productivité. Vous avez l'impression de vous former, de rester à jour, alors que vous grignotez simplement votre temps de travail réel. Le sixième piège, et je pense que beaucoup d'entre vous vont se reconnaître, c'est multitâcher avec plusieurs écrans ouverts. Le multitâche, vous savez, la sensation de tout gérer en même temps, mail ouvert, slack ouvert, un document en cours, un anglais de veille. En réalité, votre cerveau ne fait jamais deux choses à la fois. Il bascule sans cesse de l'une à l'autre. Et chaque bascule à un coup. c'est le temps de vous reconcentrer sur ce que vous étiez en train de faire. La septième fausse bonne idée sur les réseaux professionnels, c'est de répondre immédiatement sur tous les réseaux sociaux pro. LinkedIn, les réseaux internes d'entreprise, etc. Vouloir être hyperactif partout, tout le temps, ça dilue votre attention et ça vous empêche au final d'approfondir vraiment les échanges qui comptent, ceux qui ont un vrai enjeu commercial ou relationnel. Le huitième piège, celui-là parle à tous les amateurs de reporting. C'est de créer un tableau de... bord ultra détaillé. Ah, un Power BI ou un Google Sheets avec 40 indicateurs différents. Ah, sur le papier, c'est rassurant, ça donne l'impression de tout maîtriser. Mais si dans la réalité, vous ne regardez que 5 de ces 40 indicateurs, eh bien tout le reste, c'est du temps de construction et de maintenance perdu pour rien. La neuvième astuce, très tendance avec les outils de prise de notes vocales, c'est prendre des notes vocales pour tout. Avec un upload, moi c'est ce que j'utilise, ou alors votre téléphone. C'est génial pour capter une idée à la volée, en voiture, entre deux rendez-vous. Mais si vous ne réécoutez jamais ces notes, si vous ne les retranscrivez pas, ça devient un vrai cimetière de mémos vocaux. Vous avez perdu votre temps. Vous avez l'impression d'avoir capturé l'information, alors qu'en réalité, elle est perdue, enterrée dans une liste de fichiers audio que vous ne rouvrirez jamais et que vous n'écouterez évidemment jamais. Et enfin, pour terminer, la dixième astuce qui résume peut-être un petit peu toutes les autres, c'est de copier le système d'organisation de quelqu'un d'autre. Adopter tel quel le système Notion, ou la méthode, ou les outils d'un expert que vous avez vu en ligne ou sur une vidéo YouTube, sans les adapter à votre propre fonctionnement, ça ne marche pas. Ce qui marche pour un tel ne marche pas forcément pour vous, et vous perdez du temps à forcer un système qui, fondamentalement, ne vous correspond pas. Voilà, on a fait le tour rapide de ces 10 fausses bonnes idées, peut-être que vous allez en reconnaître quelques-unes dans vos pratiques quotidiennes, il suffit tout simplement de les supprimer. C'est aussi simple que ça. Ça va vous faire gagner du temps. Il y a quand même un point commun entre toutes. Elles donnent une impression de productivité, en fait, sans en être une. Voilà, on arrive au bout de cet épisode d'ouverture de saison 4. Vous avez vu, il est un petit peu particulier, celui-là. Ce qu'il faut retenir, c'est assez simple, en fait. Un outil, une astuce, une automatisation, ce n'est jamais bon ou mauvais en soi. Ce qui compte, c'est l'usage que vous en faites. Un outil mal calibré, une astuce suivie sans réfléchir, ça peut vous coûter bien plus de temps que ça vous en fait gagner. Alors la prochaine fois que vous adoptez quelque chose de nouveau, posez-vous simplement la question, est-ce que ça me fait vraiment gagner du temps ou est-ce que ça me donne juste l'impression d'en gagner ? Si cet épisode vous a été utile, allez écouter d'autres épisodes de Chilo Podcast sur l'organisation, les outils digitaux, l'intelligence artificielle, le management, la prospection, bref, il y en a pour tout le monde et tous les sujets, on va en parler à votre quotidien, vous allez voir. Et puis, puisqu'on démarre cette nouvelle saison ensemble, si le cœur vous en dit, abonnez-vous pour ne rater aucun épisode et si vous avez 2 minutes, non, 30 secondes, un petit 5 étoiles sur votre plateforme d'écoute préférée, ça aide vraiment plus que vous ne l'imaginez. Ça permet à d'autres personnes aux quatre coins du monde de tomber sur le podcast. Merci d'être là, saison après saison. Allez, à très vite sur Shido Podcast. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !