Transcription

• Speaker #0

  « Bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuces, bonnes pratiques ou outils digitales en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêts à optimiser vos journées ? C'est parti ! » Alors, imaginez une boîte mail pleine à craquer. Vous avez 38 messages non lus. Il est 15h, vous avez une réunion dans 10 minutes, et là, vous devez répondre à une demande de devis, une invitation à un événement, une relance client et une newsletter que vous n'avez pas eu le courage encore d'écrire. Est-ce que ça vous parle ? Bon, soyons honnêtes entre nous, écrire des emails c'est rarement le moment le plus sexy de la journée. C'est plutôt le truc qu'on repousse, qu'on fait entre deux réunions en soupirant à bon coup. Bon, aujourd'hui, j'ai envie de vous partager mes astuces qui peuvent vraiment changer votre rapport à la boîte mail. en utilisant l'intelligence artificielle pour mieux rédiger vos emails. Et je ne parle pas d'un simple correcteur d'orthographe, on est d'accord. Je parle d'un assistant digital qui vous aide à aller plus vite, à être plus clair, plus efficace et même plus créatif. Bienvenue dans cet épisode Focus de Shido Podcast. Je suis Raphaël et ici, on ne vous donne pas des grandes théories digitales, juste des techniques concrètes à appliquer tout de suite. Allez, c'est parti ! Le fait d'utiliser l'intelligence artificielle pour rédiger vos emails, ça va vous faire gagner beaucoup de temps. C'est souvent le premier bénéfice qu'on va pouvoir ressentir. Prenons un exemple. Vous recevez un mail qui vous demande un rendez-vous. Vous savez à peu près ce que vous allez répondre, vous êtes intéressé, mais pas disponible avant deux semaines. Au lieu de passer cinq minutes, parce que ça va vite quand même à tourner la phrase correctement, vous demandez à l'IA. Fais-moi une réponse professionnelle et sympathique pour repousser un rendez-vous tout en restant intéressé. Et paf, en 10 secondes, vous avez une version polie, bien tournée, que vous pouvez adapter à votre sauce. Imaginez ça multiplié par 10 ou 20 mails par jour, ça fait des heures économisées chaque semaine. Parfois, quand on écrit un email, on écrit tout simplement ce qu'on pense, mais ce n'est pas toujours ce que le destinataire comprend. Et c'est là que l'intelligence artificielle est utile. Elle peut relire votre texte. le restructurer, le raccourcir, le reformuler, parfois parce que des phrases sont trop longues ou maladroites. Je vous donne un exemple concret. Vous pouvez lui demander, reformule ce mail pour qu'il soit plus clair et direct, mais toujours cordial. Et là, l'intelligence artificielle va détecter les tournures un peu lourdes, va supprimer peut-être les redondances, et va rendre votre message plus fluide et plus agréable à lire. La troisième astuce, c'est de créer des mails qui captent l'attention. un bon email de prospection par exemple, ou même un message interne à fort enjeu, vous êtes manager et vous avez besoin de faire passer un message fort à votre équipe, votre mail doit sortir du lot. Mais on n'a pas toujours l'inspiration pour une accroche percutante. L'IA, l'intelligence artificielle, elle peut vous donner plusieurs idées ou plusieurs façons de voir les choses avec des tons différents. Par exemple, donne-moi trois manières différentes de commencer ce message, une formelle, une intrigante, et puis une un peu plus humoristique. Résultat, vous aurez du choix. Vous testez, vous variez les approches et vos emails deviendront tout de suite beaucoup plus engageants. On oublie souvent, mais l'objet du mail est crucial. Il décide si le message est lu ou ignoré. L'IA peut générer plusieurs versions d'objets selon votre public cible. Donc ça va permettre de maximiser les taux d'ouverture avec des bons objets. Par exemple, vous pouvez lui dire « Propose-moi 5 objets de mail accrocheurs pour relancer un client dormant. » Eh bien, vous allez voir, certains seront orientés. Résultat ? d'autres peut-être avec curiosité, d'autres avec de l'émotion. Tout simplement, vous allez choisir celui qui colle le mieux à votre intention. L'IA peut aussi vous aider à vous assurer que tout le monde comprend. C'est simple, si on n'a pas compris, on perd du temps à réexpliquer les choses. Donc, demandez à l'IA, réécris ce mail pour qu'un lycéen de 15 ans le comprenne. Et là, vous allez voir que c'est un excellent test de lisibilité. C'est encore plus utile quand on écrit à des gens qui ne sont pas dans notre domaine ou notre jargon. La clarté c'est l'efficacité. Lorsque vous devez répondre à un mail en anglais ou envoyer une proposition à un client allemand, vous allez pouvoir traduire sans perdre l'intention. Parce que c'est ça qui est important. Souvent, on fait des traductions avec Google, et puis ce n'est pas terrible, parce que c'est du mot à mot. Bref, ce n'est pas vraiment pertinent. L'intelligence artificielle, elle, ne se contente pas de traduire mot à mot. Vous pouvez dire, par exemple, « Traduis ce message en anglais avec un ton professionnel fluide et chaleureux. » Et là, elle va vous sortir une version parfaitement naturelle qui garde votre intention intacte. Je vais vous donner une astuce qui est vraiment topissime, c'est de créer des réponses type pour les demandes fréquentes. Est-ce que vous recevez souvent les mêmes messages ? Oui, ça peut arriver par exemple pour des clients qui vous posent à peu près toujours les mêmes questions. Ou bien des demandes de brochures, des prises de contacts, ou bien encore des questions sur certains de vos services. Eh bien, demandez à l'IA, écris-moi une réponse type pour une demande d'information, ton courtois et engageant. Vous la gardez de côté, vous la personnalisez à chaque fois, et vous allez voir, c'est un gain de temps énorme et ça garde un bon niveau de qualité relationnelle. Vous pouvez aussi ajuster le ton et éviter les tensions involontaires. Je m'explique. Un mail, des fois, peut être un peu sec. et peut froisser votre interlocuteur. Tout simplement, c'est un mot mal placé qui peut être interprété de travers. Bon, là, ce que vous pouvez faire, c'est tester vos mails auprès de l'intelligence artificielle. Vous lui posez la question, est-ce que ce message semble trop agressif ? Rends-le plus diplomate. C'est comme si vous aviez un relecteur émotionnel à vos côtés. Et ça, c'est vraiment top pour les mails où les enjeux sont un peu tendus ou sensibles. L'intelligence artificielle peut aussi vous aider à structurer vos idées pour éviter le bazar. Bon, vous avez plein d'idées, mais votre mail part un petit peu dans tous les sens. Eh bien, l'IA vous aide à restructurer. Il suffit de lui demander, réorganise ce message en trois parties logiques. Elle va hiérarchiser, elle va aérer, elle va reformuler. Et résultat, vous aurez un message net, vraiment, qui respire. Et là, vos lecteurs vous remercieront, même s'ils ne le disent pas, mais vous verrez qu'effectivement, ça va être beaucoup plus clair. Ma dernière astuce, c'est d'identifier les zones floues. Moi, ce que j'aime bien poser à l'IA, c'est... est-ce qu'il y a des phrases dans ce mail qui pourraient être mal comprises ? Des fois, vous voulez, ça peut être, je ne sais pas moi, une explication avec un membre de votre équipe, vous avez besoin de recadrer cette personne, ou vous avez besoin d'expliquer quelque chose à un client et ce n'est pas toujours facile à expliquer les choses. Eh bien, avec cette demande, est-ce qu'il y a des phrases dans ce mail qui pourraient être mal comprises ? L'IA va détecter les formulations ambiguës, les phrases passives, les tournures un petit peu floues. Elle va vous proposer de les remplacer par des alternatives plus précises. Vous allez voir que cette utilisation de l'IA est vraiment, vraiment puissante. Voilà, on vient de faire un vrai tour d'horizon de tout ce que vous pouvez demander à l'IA pour pouvoir rédiger vos emails sans perdre votre style. Ce qu'il faut retenir, c'est que l'IA ne remplace pas votre intelligence ni votre style, mais elle vous soutient, elle vous accélère, elle vous sécurise. C'est vraiment un outil de plus dans votre boîte à outils numérique. Et franchement, Une fois qu'on y a goûté, c'est difficile de revenir en arrière. Alors je vous propose un petit défi. Testez une seule de ces astuces cette semaine dans un email important. Observez le temps que vous gagnez et l'impact que ça a. Et si ça vous a plu ou si vous avez appris quelque chose aujourd'hui, pensez à vous abonner à Shido Podcast, à en parler autour de vous, à laisser un petit avis, et surtout, surtout, s'il vous plaît, est-ce que vous pouvez me mettre 5 étoiles ? Comme ça, ça me donnera un petit peu plus de visibilité. Je suis Raphaël, et je vous retrouve très bientôt pour un nouveau Focus Digital, parce que ici... on ne subit pas le numérique, on l'apprivoise. A très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !