Speaker #0Bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuce, bonne pratique ou outils digital en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêt à optimiser vos journées ? C'est parti ! Vous aussi, vous avez déjà reçu un mail marqué « urgent » et auquel vous avez répondu dans la minute. Bah oui, c'était urgent, normal. Et trois jours après, toujours rien. Ou bien ce message WhatsApp qui arrive dans la soirée et qui demande un retour rapide. et puis finalement, c'était pas si presté que ça, et ça pouvait bien évidemment attendre le lendemain. On vit dans un monde où tout semble prioritaire. Résultat, on est stressé, on se sent débordé, on a une charge mentale qui s'accumule, et on finit par ne plus... plus savoir ce qui est vraiment urgent. Bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Chido Podcast, je suis Raphaël et aujourd'hui, dans ce nouveau focus, on va voir ensemble comment différencier priorité et urgence, et surtout, comment mieux gérer nos communications pour éviter la surcharge mentale. Avant de foncer tête baissée dans toutes les notifications qui s'empilent, il faut d'abord comprendre une chose essentielle. L'urgence, c'est quand une action doit être réalisée immédiatement. Il y a un risque à ne pas agir tout de suite. La priorité, c'est ce qui a un impact important sur le long terme, mais qui ne demande pas forcément une réaction immédiate. Exemple concret. Votre manager vous demande un rapport à rendre dans une heure. C'est clairement urgent. Maintenant, si ce rapport fait partie d'un projet stratégique qui va impacter l'entreprise sur... plusieurs mois, c'est aussi prioritaire. Mais attention, tout ce qui n'est pas urgent n'est pas prioritaire. Et tout ce qui est prioritaire n'est pas toujours urgent. Le problème, c'est que dans notre société hyper connectée, on nous pousse à tout traiter comme urgent. Résultat, on court après les notifications, on répond sans réfléchir et on s'épuise. Mais la bonne nouvelle, c'est qu'il existe des stratégies pour mieux gérer tout ça. Ma première astuce, c'est de clarifier dès le départ urgent ou prioritaire. Quand vous envoyez un message ou que vous recevez une demande, posez-vous simplement cette question. Est-ce que c'est réellement urgent ou est-ce que c'est juste important ? Si vous êtes l'émetteur du message, soyez précis dans l'attente. Par exemple, peux-tu me répondre avant demain 10h ? Ou bien, c'est important pour notre projet, mais ce n'est pas urgent. Ou bien encore, j'ai besoin d'un retour rapide, si possible avant 16h aujourd'hui. Il faut être le plus précis possible sur votre attente. Si vous êtes le destinataire, n'hésitez pas à demander. Tu en as besoin pour quelle heure précisément ? Tu dis que c'est urgent pour toi, mais ça peut attendre demain ou pas ? Si je te réponds ce soir, ça te va ? Voilà, c'est des petites habitudes, mais elles font toute la différence. La deuxième astuce, c'est de choisir le bon canal de communication. Un bon moyen de ne pas transformer chaque message en une fausse urgence, c'est d'utiliser le bon outil pour la bonne situation. J'ai pas mal travaillé là-dessus, c'est d'ailleurs... dernières années et voici mon classement des urgences et des canaux de communication. Donc du moins urgent au plus urgent. Le moins urgent, c'est l'email. Franchement, ça peut attendre. C'est idéal pour une demande qui n'a pas besoin d'une réponse immédiate. Donc si vous envoyez un email à... à 10h du matin, attendez-vous à une réponse éventuellement dans l'après-midi, voire le lendemain. Ce n'est pas choquant du tout, mais n'attendez pas une réponse à 10h30. C'est clair. Deuxième niveau, la messagerie instantanée. Je parle de messagerie, WhatsApp, Slack, Teams, etc. D'ailleurs, il y a un épisode consacré à ça. Vous pourrez aller l'écouter. La messagerie instantanée, c'est utile pour une discussion plus rapide, mais qui peut attendre quelques heures. C'est bien, par exemple, pour coordonner une tâche en cours, mais ne présumez pas que l'autre doit répondre immédiatement. immédiatement. Pour moi, le troisième niveau, c'est le SMS. Là, ça devient plus urgent. C'est le bon choix si vous avez besoin d'une réponse dans l'heure. Exemple, je suis devant chez le client, est-ce que tu peux me donner l'info là, maintenant ? Et puis, le dernier degré d'urgence, pour moi, l'outil qu'on va utiliser, c'est l'appel téléphonique. Là, pour le coup, c'est très urgent. C'est à réserver vraiment pour les vraies urgences qui nécessitent une réponse immédiate. Si vous appelez quelqu'un qui ne répond pas, laissez un message clair, parce que franchement, il y en a qui ne laissent pas de message. Bon sang, laissez un message clair sur le niveau d'urgence et sur votre attente, de quoi vous avez besoin et à quel niveau d'urgence. Si tout le monde savait quelle plateforme correspondait à quel niveau d'urgence, franchement, on gagnerait en clarté et en efficacité. Troisième astuce, évitez de tout traiter comme urgent. Ben oui, parce que si tout est urgent, alors plus rien ne l'est vraiment. Vous avez sûrement un collègue ou un client ou une connaissance qui envoie des messages marqués urgent tout le temps. Le problème, c'est que ça crée un effet alerte rouge permanente qui fatigue. tout le monde. Que faire ? Demandez systématiquement c'est urgent pour quand ? Proposez une alternative. Je peux m'en occuper cet après-midi. Est-ce que ça te va ? Ou bien encore, si quelqu'un a un bus du mot urgent, fixez des règles claires. On met urgent uniquement dans tel cas, Ma quatrième astuce pour gérer l'urgence et la priorité, c'est d'utiliser un outil comme par exemple la matrice d'Eisenhower. C'est un classique, mais c'est terriblement efficace. Il suffit de classer vos tâches en quatre catégories. Urgent, pas urgent, et prioritaire ou non prioritaire. Et après c'est très simple. Ce qui est urgent et prioritaire, vous le traitez immédiatement. Ce qui est urgent et non prioritaire, vous déléguez, si c'est possible. Ce qui est non urgent, mais par contre prioritaire, là vous planifiez dans votre agenda. Et ce qui est non urgent et non prioritaire, vous éliminez. Ou bien vraiment, vous le mettez de côté et vous le faites quand vous avez le temps. Voilà, j'en termine avec quelques petits outils digitaux utiles pour organiser et suivre vos tâches. Vous avez Notion, Trello ou Asana. Ça, c'est top. Aspect en banc. Donc, c'est vraiment une visualisation très claire et très facile de vos tâches. Vous pouvez utiliser Slack et Teams. Là, pour le coup, pour tout ce qui est centralisation des discussions, éviter les e-mails qui seraient trop nombreux. Et puis Google Agenda, bien sûr, pour planifier les tâches prioritaires et éviter d'être en mode réactif en permanence. Si vous n'avez qu'une chose à retenir aujourd'hui, c'est que priorité-urgence, ce n'est pas pareil. Donc prenez l'habitude de clarifier les attentes, de choisir le bon canal de communication et d'éviter la surcharge d'urgence inutile. Vous verrez, ça change tout. Et si vous voulez encore plus d'assises pour mieux gérer votre quotidien digital, Abonnez-vous à Shido Podcast, ça m'aidera vraiment beaucoup. Mettez-moi un commentaire et puis mettez 5 étoiles si vous aimez, bien sûr. Et retrouvez tous les autres épisodes de Focus sur Shido Podcast et sur toutes vos plateformes préférées. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps. et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
