Transcription

• Speaker #0

  J'y suis ! Bienvenue dans cette émission spéciale focus de Shido Podcast, le rendez-vous où chaque seconde compte. Astuces, bonnes pratiques ou outils digitales en moins de 5 minutes, c'est ce que je vous promets pour repartir avec une solution simple et efficace pour gagner du temps au quotidien. Alors, prêts à optimiser vos journées ? C'est parti ! Vous voyez le clavier ? Vous savez, ce petit truc plat rempli de petites touches sur lequel on tape parfois comme un percussionniste en plein sol endiablé. Vous savez l'image ? Eh bien aujourd'hui, on va lui offrir une petite pause. Parce qu'il y a un outil qu'on utilise encore peu, alors qu'il est déjà dans notre téléphone, dans notre ordinateur, dans nos applis de notes, dans Word, dans Google Docs. Bref, cet outil, c'est tout simplement l'addité vocale. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode. Je suis Raphaël, vous écoutez Ishido Podcast, et dans cet épisode Focus, on va voir comment gagner du temps en parlant à ces outils numériques au lieu de tout taper à la main. Et non, et non, l'addité vocale... ce n'est pas réservé aux médecins, aux avocats, aux gens très sérieux qui disent « point à la ligne » avec une voix totalement dramatique. C'est aussi pour vous, pour noter une idée, pour préparer un mail, pour faire un compte-rendu, pour écrire un premier brouillon, ou tout simplement pour vider votre cerveau avant que l'idée ne disparaisse dans le brouillard numérique. Dans cet épisode, je vous propose un déroulé simple. D'abord, pourquoi la dictée vocale fait gagner du temps ? Ensuite, dans quelle situation l'utiliser ? puis avec quels outils, et enfin, comment bien s'en servir sans perdre du temps à tout corriger. Allez, vous m'écoutez ? C'est parti ? Allez, première idée importante, on parle souvent plus vite qu'on écrit. Quand vous tapez un texte, vous réfléchissez, vous corrigez, vous effacez, vous reformulez, vous revenez en arrière, et parfois, une simple phrase devient un petit chantier. Avec la dictée vocale, la logique change. Vous ne cherchez pas tout de suite la phrase parfaite, vous parlez d'abord et vous corrigez ensuite. Et ça, c'est très puissant, parce qu'une phrase imparfaite affichée à l'écran, c'est toujours plus facile à améliorer qu'une idée floue coincée dans votre tête. La dictée vocale ne sert donc pas forcément à écrire un texte parfait du premier coup, elle sert surtout à passer plus vite de l'idée au brouillon. Et très souvent, c'est là qu'on perd le plus de temps. Le démarrage. La fameuse page blanche. C'est le moment où on sait un peu près ce qu'on veut dire, mais... on n'arrive pas tout à fait à le formuler proprement. Eh bien, avec la dictée vocale, vous allez contourner ce blocage. Vous parlez, vous posez la matière, puis vous améliorez. Maintenant, dans quelle situation la dictée vocale peut vraiment vous faire gagner du temps au travail ? Premier cas, juste après un rendez-vous client. Vous sortez d'un rendez-vous, d'un appel commercial ou d'un point projet, au lieu de vous dire « je ferai le compte-rendu plus tard » , vous prenez deux minutes pour dicter l'essentiel. Par exemple, Rendez-vous avec le client Martin, besoin principal, mieux suivre les demandes entrantes, point bloquant, manque de visibilité sur les délais, prochaine action, envoyer une proposition avant jeudi. Ce n'est pas encore un compte-rendu final, on est d'accord, mais c'est une base très utile, et puis vous pouvez l'agrémenter comme bon vous semble, en fonction de votre façon de faire également. Deuxième cas pour briefer, une intelligence artificielle. Une intelligence artificielle donne de meilleurs résultats quand elle reçoit un bon contexte. Et ce contexte, vous pouvez le dicter. Par exemple... Je veux rédiger un mail pour un client qui hésite à valider le devis, avec un ton professionnel, rassurant, pas trop commercial, rappeler les bénéfices et proposer un échange de 15 minutes. Ensuite, vous copiez cette matière dans ChatGPT, dans Gemini ou dans Cloud, et puis vous demandez une version propre. Vous allez voir, c'est vraiment puissant, parce que plutôt que de taper des choses et d'en oublier, là vous allez vraiment lui dicter comme si vous parliez à un assistant. Votre assistant, c'est une intelligence artificielle et elle fonctionne exactement de la même manière. Le troisième cas, pour préparer un mail de suivi. Après un échange client, vous pouvez dicter les points à reprendre dans votre mail. Par exemple, remercier Sophie pour l'échange, rappeler son besoin qui est de gagner du temps sur les demandes internes, envoyer deux options, proposer un point mardi prochain. Là, vous ne partez plus d'une page blanche, vous partez d'une intention claire. Quatrième cas, pour alimenter votre CRM ou votre outil de suivi. Après un rappel, Vous pouvez dicter les informations importantes avant de les oublier. Client intéressé, décision prévue, fin du mois, budget validé, relance vendredi matin. C'est simple, rapide et ça évite de perdre le fil trois jours plus tard. Cinquième cas pour préparer une proposition ou une recommandation. Avant de rédiger une offre, vous pouvez dicter votre raisonnement. Par exemple, recommander une solution simple pour commencer, insister sur le gain de temps, la réduction des erreurs et la visibilité pour le manager. Ensuite, vous transformez cette base en paragraphe. en mail ou en document plus structuré. Juste le fait de poser votre annonement, vous allez voir que ça va vraiment vous éclaircir sur votre proposition et ce sera beaucoup plus simple de la faire après parce que vous n'oublierez pas toutes les grandes phases qui sont importantes. Sixième cas pour créer du contenu à partir de votre expertise. Vous avez une idée de poste, vous avez une idée d'article ou de script, eh bien, dictez-la pendant deux minutes. Par exemple, poste sur les erreurs quand on choisit un outil numérique. Première erreur, choisir l'outil avant le besoin. Deuxième, trop automatisé trop tôt. Troisième, ne pas former les utilisateurs, etc. Après, vous pouvez retravailler le texte ou le faire structurer par une intelligence artificielle. Ça peut être la base de votre prompt. Donc, vous voyez, la dictée vocale devient vraiment intéressante quand elle s'intègre à votre journée de travail. Compte-rendu, intelligence artificielle, mail, CRM, proposition de contenu, bref. L'idée, ce n'est pas de tout dicter, bien sûr, mais l'idée, c'est de dicter les moments où vous perdez du temps à repartir de zéro. Maintenant, parlons des outils. Et bonne nouvelle, vous n'avez pas forcément besoin d'installer une application compliquée. Le premier outil, c'est tout simplement le micro de votre clavier. Sur iPhone et iPad, la dictée est intégrée au clavier. Vous appuyez sur le petit micro, vous parlez et le texte apparaît. Sur Android, c'est pareil avec des claviers comme Gboard, le clavier de Google, ça s'écrit G-B-O-A-R-D. Vous appuyez sur le micro, vous dictez et puis votre texte s'écrit directement. Sur Mac, la dictée vocale est disponible dans les réglages clavier et vous pouvez l'utiliser dans beaucoup d'applications où l'on peut normalement écrire. Moi, j'ai utilisé par exemple la touche commande. Je tape deux fois sur la touche commande pour pouvoir déclencher la dictée vocale. Sur Windows, vous avez aussi des fonctions de saisie vocale intégrées, notamment pour dicter du texte dans des champs de saisie ou dans des documents. Ensuite, il y a les outils de rédaction. Dans Google Docs, vous pouvez utiliser la saisie vocale depuis Menu, Outils, Saisie vocale. Dans Microsoft Word, vous avez le bouton Dicter, notamment avec Microsoft 365. Vous voyez que ce sont des outils qui sont pratiques, parce que si vous voulez directement produire un document ou un brouillon ou une note, ils sont intégrés directement dans l'outil concerné. Et puis, il y a une troisième famille. Les outils de transcription automatique. Là, on n'est plus seulement dans la dictée en direct. Vous pouvez enregistrer une réunion, une note vocale, une interview, un mémo, et puis transformer tout cet audio en texte. Vous avez des outils comme Whisper, ça s'écrit W-H-I-S-P-E-R, ou bien Otter, O-T-T-E-R, ou bien Nota, N-O-T-T-A, ou encore Descript, D-E-S-C-R-I-P-T. Alors je ne vais pas rentrer dans l'état de tous ces outils, vous irez voir et voir ceux qui peuvent vous convenir. Mais je peux aussi vous dire qu'il y a des fonctions intégrées aux outils de visioconférence qui peuvent faire aussi le travail. Donc ça, ça peut être des fois pas mal, notamment Google qui a changé Google Meet et qui permet maintenant de pouvoir enregistrer en temps réel quand vous êtes dans une réunion en présentiel par exemple. Donc c'est très utile quand vous avez déjà de l'audio et que vous voulez en faire un résumé, un compte-rendu ou une base de documents. Mais attention, le meilleur outil, ce n'est pas forcément le plus sophistiqué. Le meilleur outil, c'est celui que vous allez vraiment utiliser. Donc pour commencer... Je vous conseille de faire simple, votre téléphone, une application de notes et le micro du clavier, et essayez déjà de voir ce que ça donne. Maintenant, le point important, la méthode. Parce que dicter, ce n'est pas juste parler n'importe comment à son téléphone et espérer obtenir un texte parfait. Non, non, ça ne marche pas. Le piège, c'est justement de parler comme dans une conversation normale. Dans la vraie vie, quand on parle, on hésite. On dit « euh » , « en fait » , « du coup » , on commence une phrase, on change d'idée, on revient en arrière. Ça, la dictée vocale, elle prend tout, tout, tout ce que vous lui dites. Même les détours. Donc, pour que ce soit efficace, je vous propose 5 règles simples. La première, parlez par petits blocs. Ne dictez pas 10 minutes d'un coup. Faites 2 ou 3 phrases, puis une pause. Cela limite les erreurs et rend la relecture beaucoup plus simple. La deuxième règle, annoncez votre structure. Par exemple, premier point, deuxième point, en conclusion, etc. Ça vous aide à garder un fil clair. Et puis surtout, ça rend le texte beaucoup plus facile à transformer ensuite. Troisième règle, parlez à une personne précise. Pas à tout le monde, pas à Internet. Non, imaginez que vous expliquez votre idée à un collègue, un client ou un ami. Votre texte sera beaucoup plus naturel. Quatrième règle, ne corrigez pas pendant que vous dictez. C'est probablement le conseil le plus important. Et je vous avoue que j'ai du mal aussi, moi, à le faire. C'est-à-dire que quand je vois des fautes, j'ai tendance, parce que la dictée vocale a compris un mot à la place d'un autre, j'ai envie d'aller le changer. Oui, sauf que si vous vous arrêtez toutes les 10 secondes pour corriger un mot, déplacer une virgule ou reformuler une phrase, eh bien, vous perdez tout l'intérêt de la dictée. Dictez d'abord, corrigez après. Vous verrez, c'est beaucoup, beaucoup plus efficace. Et enfin, cinquième règle, vous allez me dire, bah oui, ça c'est évident, bah oui, mais est-ce que vous le faites toujours ? Parce que moi, ça m'arrive aussi d'envoyer des choses avec des erreurs. Relisez toujours. La dictée vocale, elle est pratique, mais elle n'est pas magique. Elle peut confondre deux mots, elle peut mal comprendre un nom propre. Elle peut oublier une ponctuation, elle peut parfois transformer une phrase très sérieuse en poésie expérimentale. Donc, avant d'envoyer un mail, un message professionnel ou un document important, relecture obligatoire. Et enfin, pour terminer, voici une petite routine très facile à essayer. Vous prenez un sujet précis, par exemple un mail à écrire ou une réunion à résumer. Vous ouvrez votre application de notes, vous lancez la dictée, vous parlez pendant deux minutes, pas plus. Ensuite, vous arrêtez, vous relisez votre texte, vous supprimez les répétitions, vous ajoutez des paragraphes, vous mettez les idées dans le bon ordre et vous transformez ce brouillon en version propre. Cette routine est très efficace parce qu'elle sépare deux moments qu'on mélange trop souvent. Le moment où l'on produit les idées est le moment où l'on corrige. Et bien avec la dictée vocale, vous produisez d'abord, vous améliorez ensuite, et ça, c'est souvent beaucoup, beaucoup, beaucoup plus rapide. Alors pour résumer, la dictée vocale peut vous faire gagner du temps parce qu'elle vous aide à capturer vos idées, à éviter la page blanche, à préparer des mails, etc. Commencez simplement. Le micro de votre clavier, c'est la base. une application de notes ou Google Docs, par exemple, ou Word. Pas besoin de tout compliquer. Le bon réflexe à garder en tête, c'est je dicte vite et je corrige ensuite. Merci en tous les cas d'avoir écouté cet épisode de Shido Podcast. Pour continuer à gagner du temps, à simplifier votre quotidien numérique et à découvrir d'autres bonnes pratiques tech, eh bien pensez à écouter les autres épisodes du podcast et surtout, surtout, est-ce que vous pouvez mettre 5 étoiles ? Ça me permettrait d'avoir un tout petit peu plus de visibilité. sur les plateformes d'écoute comme Spotify, Apple Podcasts, etc. Et puis, la prochaine fois que vous avez une idée, ne la tapez pas forcément, dictez-la ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !