Transcription

• Speaker #0

  Bonjour, bienvenue à Style et stratégie. J'espère que vous avez passé une belle semaine et j'espère aussi que l'épisode de la semaine dernière concernant les inventaires a commencé à faire bouger certaines idées, puis même peut-être mettre certains processus en place. Et donc, l'inventaire, c'est très bien. Par contre, si on n'a pas de stratégie pour faire des commandes qui soient efficaces, si on n'a pas un processus en place. Ça va être très difficile d'optimiser l'inventaire parce que les deux sont directement reliés. Donc on se rappelle que la deuxième plus grosse dépense dans un salon de coiffure, ce sont les produits. Donc, si on veut contrôler notre budget, si on veut créer de la richesse pour notre entreprise, c'est-à-dire qu'il reste de l'argent à la fin de l'année et qu'il reste de l'argent dans le compte de banque, on préfère que l'argent soit dans le compte de banque plutôt que sur nos tablettes. Et pour faire ça, il faut s'assurer qu'on a un processus de commande qui soit efficace. Alors, pour cet épisode-ci... un peu plus tard, on va faire quelques calculs. Donc, si c'est pertinent pour vous, je vous dirais d'aller peut-être chercher un papier puis un crayon pour être en mesure de prendre des notes. Puis après ça, vous pourrez refaire le calcul avec vos chiffres à vous pour vous assurer que vous êtes dedans. Et puis, par expérience, ça peut être assez frappant à quel point on dépense trop pour nos commandes parce que justement, on n'a pas un processus clair. Puis on y va un petit peu comme on fait notre épicerie. C'est-à-dire, on ouvre le frigo, on voit ce qui manque et ce dont on a envie. Puis, dépendamment si on a faim ou quoi que ce soit, ça va influencer pas mal le budget d'épicerie cette semaine-là. Puis, il n'y a pas trop, trop de, tu sais, on y va plutôt là au feeling. Donc, je vous rappelle que moi, je ne voulais pas être une gestionnaire qui gère au feeling. Et donc, c'est pour ça qu'il y a toutes sortes de processus que j'aimerais vous transmettre parce que je trouve ça tellement important. que si personne ne nous le dit, on ne le saura jamais, c'est tout à fait normal. On n'enseigne pas ça à l'école de coiffure, ce qui est correct aussi parce que ce n'est pas de la coiffure. Là, on parle de gestion. Puis, je vous rappelle que quand on décide d'ouvrir un salon de coiffure, oui, on est coiffeur, mais être un gestionnaire, être un propriétaire de salon, être une personne, une femme ou un homme d'affaires, c'est un autre travail, c'est un autre job. Alors, il faut avoir des qualifications différentes puis aller chercher des informations pour pouvoir appliquer ce deuxième titre-là qu'on a qui est d'être un gestionnaire. Donc, plus concrètement, le processus de commande. Donc, moi, je vous dirais qu'à chaque semaine, c'est important de faire des commandes. Pourquoi ne pas les faire au mois ou justement quand les produits commencent à manquer ? Parce que ça ne fait pas partie d'un processus. Encore là, quand vous faites ça, c'est plus au feeling. Donc, on veut ramener ça à un processus qui est clair. Par exemple, chaque… là, vous choisissez la journée que vous voulez. mais chaque mardi avant midi, la commande doit être passée pour pouvoir la recevoir le lendemain, puis la traiter rendue en salon. Donc, je vous explique un peu comment on fonctionne. La première étape, c'est d'établir le budget de commande basé sur les chiffres d'affaires de la semaine dernière. Donc, on prend ce qu'on a vendu, ce qu'on a effectué comme service, puis on fait des pourcentages pour dire, bien, voici ce qu'on estime avoir utilisé. Et donc, devoir recommander. Pour faire ça aussi, il faut avoir un inventaire de base qui est optimal et qui est réaliste. Donc, d'avoir fait nos devoirs de la semaine dernière et de s'assurer que les quantités de produits qu'on a sur nos tablettes sont ce qui est représenté au niveau de... de l'utilisation et de la consommation. Donc, on établit un budget de commande hebdomadaire. On crée ensuite de cela la commande en respectant à la lettre. Alors, je répète, il faut respecter à la lettre le budget de commande. Si jamais vous avez besoin de dépasser pour quoi que ce soit, pour quelques raisons que ce soit, vous devez le retirer de la semaine suivante. Il faut qu'à la fin de l'année, le pourcentage demeure le même. Donc, vous ne pouvez pas vous dire à chaque semaine, Ah, ce n'est pas grave, j'excède de 50 Ah, ce n'est pas grave, j'excède de 100 Mais au bout de l'année, à coup de 50, à coup de 100 piastres, on est rendu sur un 52 semaines, on peut facilement avoir un budget qui est dépassé de 10 000 Et ça, ça vient jouer directement dans la valeur de l'entreprise parce que les produits qui dorment sur vos tablettes ne valent plus rien. Donc, ils ne sont pas comptabilisés dans la valeur de votre entreprise. Ce qui va donner de la valeur à votre entreprise, c'est la création de richesses, donc d'avoir des sous dans le compte de banque. Donc, on crée la commande en respectant le budget. Ensuite, on envoie la commande au fournisseur, dans notre cas, c'est par Internet, donc par notre logiciel de gestion de salon de coiffure. Et ensuite de ça, 24 ans plus tard, plus ou moins, on va dire, on reçoit la commande. Encore là, ce n'est pas tout le monde qui ouvre la commande puis qui la traite n'importe comment. Il y a une personne qui est attitrée à l'ouverture de la commande. pourquoi ? Justement, pour ne pas que personne joue dedans en disant Ah, bien moi, j'ai besoin de ça, je l'attendais, j'ai besoin de ci. Et que là, vous ne sachiez plus ce qui était prévu de commander. Est-ce que, finalement, du 20 volumes, j'en avais trois dans ma boîte, j'en ai juste deux, est-ce que quelqu'un qui en a pris un ? Il faut que vous le sachiez d'avance. Donc, vous devez avoir une personne, ça peut être vous, ça peut être quelqu'un d'autre, peu importe, quelqu'un qui est moyennement méticuleux quand même, puis qui va vouloir bien faire ça, qui va... réceptionner la commande. Donc, on va vérifier la commande, l'ouvrir, s'assurer que ce qu'il y a sur le bon de commande, ça équivaut à ce que vous avez vraiment commandé parce que peut-être qu'il peut y avoir eu une erreur de transcription de la commande rendue chez le fournisseur. C'est possible. et vérifie que chaque quantité qui est commandée est bel et bien dans la boîte. Et là encore, il peut y avoir des erreurs. Et ensuite de ça, quand il y a des erreurs, c'est de les signaler au fournisseur pour voir selon l'erreur comment on peut fixer ça. Et la dernière étape, c'est de mettre les produits en étalage. S'il n'y a personne qui est disponible ou si la personne qui normalement défait la commande n'est pas disponible au moment où on la reçoit, on ne la défait pas tant que la personne responsable n'est pas là ou n'est pas en train de superviser cette action-là. C'est très important, justement, pour ne pas perdre des produits et pour avoir vraiment un suivi, s'assurer qu'ensuite de ça, elle est mise dans l'inventaire. Il faut réceptionner la commande aussi au niveau de notre logiciel de Soundcoiffeur, donc la mettre en inventaire pour que les quantités soient ajustées. Donc ça, c'est notre processus de commande. D'où l'importance d'avoir les min-max, minimum, maximum, qui soient vraiment... que les ratios soient vraiment précis. Et donc, ça va vous permettre de commander juste ce que vous avez. Et comme vous commandez à chaque semaine, c'est juste ce que vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Donc, on n'a plus de stock excédentaire. Et donc, on peut optimiser l'espace de stockage qu'on a. en ce moment, sans avoir besoin de se créer une autre pièce pour avoir du surplus, de hokazu, de quoi que ce soit. Il n'y a pas de hokazu à chaque semaine. Par exemple, à chaque mercredi, vous recevez votre commande, vous le savez. Donc, ça ne prendra pas trois semaines si vous avez, il vous manque un produit avant de recommander. Et ça va vous aider aussi à faire de meilleures prévisions, autant au niveau de votre budget qu'au niveau de vos besoins de produits. Parce que oui, on veut maintenir un budget, on veut le suivre, mais on veut aussi ne pas perdre de vente. Donc ça aussi, c'est un exercice à faire, d'être en prévision. Le temps des fêtes s'en vient, la fête des mères s'en vient, ça va être Pâques, ça va être les vacances d'été, ça va être la rentrée scolaire. Et vous savez aussi, selon les saisons. Quel type de produit ? Les produits pour cheveux bouclés vont fonctionner peut-être plus pendant la saison estivale, alors que ceux pour lisser les cheveux vont commencer à être encore plus vendus à l'automne. Donc, vous allez changer vos ratios selon l'utilisation, selon la consommation de vos clients. L'autre point aussi, c'est de voir avec vos fournisseurs, les fournisseurs que vous avez ou votre fournisseur principal, peu importe, comment ça va fonctionner en commandant chaque semaine. Donc, au niveau de la livraison, c'est quoi les délais de livraison, les politiques de retour quand il y a des erreurs, comment on fonctionne pour que vraiment vous ayez une marche à suivre très claire, puis une bonne communication avec votre fournisseur pour que ces transactions-là puissent se faire vraiment de façon naturelle. et je ne vous encouragerai jamais assez à avoir un logiciel de gestion de salon ça a facilité fois mille notre vie tout se fait par internet on n'a pas besoin de faire ça sur des papiers c'est beaucoup plus rapide et facile ça se fait en la main c'est possible par contre c'est plus simple quand on a un logiciel Maintenant, il faut établir le budget. Le premier point, c'est d'établir le budget. Comment on va faire pour faire ça ? Premièrement, si vous avez papier et crayon, c'est le temps. L'objectif de produit professionnel, c'est de 10 c'est-à-dire tout ce qui est coloration, back bar, papier d'aluminium, tout ce dont vous avez besoin pour effectuer vos services. doit représenter 10 de votre chiffre d'affaires en services. Et là, si on se base sur une commande à chaque semaine, concrètement, on prend les chiffres de la semaine dernière et on fait fois 10 les chiffres de services fois 10 et ça nous donne notre budget à ne pas dépasser, tant mieux si c'est plus bas, mais à ne pas dépasser pour commander nos produits professionnels. Ensuite, on va faire le budget pour la revente. Donc, c'est 55 Et ça n'inclut pas les ventes qui sont faites à l'équipe. Donc, les ventes aux employés ne doivent pas être incluses dans ça parce que ça va biaiser votre budget si vous vendez plusieurs produits à votre staff au prix coûtant. Bien là, c'est sûr que ça va débalancer un peu votre budget. Donc ça, c'est un autre budget à part. Mais on va se concentrer sur les ventes de produits qu'on fait aux clients normales. Donc on va prendre ce chiffre d'affaires-là de la semaine dernière et on va faire 55 de ce chiffre-là. Donc, je vais vous donner un exemple. On va prendre un salon, peu importe, là, j'ai sorti un chiffre au hasard, peut-être que vous êtes un coiffeur seul, qui travaillez seul, puis ça s'équivaut, ce sont des pourcentages. Donc, la règle, elle est bonne, peu importe la grosseur du salon. On va prendre, pour l'exemple, un salon qui a un chiffre d'affaires annuel de 500 000 Donc, si on regarde sa situation actuelle, il prend le pourcentage actuel d'utilisation de produits professionnels, c'est 18 Et je vous dirais que j'en ai vu beaucoup plus que ça, mais on va y aller avec 18 parce que ce propriétaire-là, pour le moment, ne regarde pas vraiment les achats, il va un peu au feeling, fait des commandes quand il en a besoin. Et donc, quand on regarde ça au bout de l'année, ça fait 18 Donc, ça équivaut à 90 000 en produits professionnels uniquement, pour avoir fait 500 000 de services. Et donc, si on le met à 10 comme ce qui est prévu, ce qui est proposé, ça veut dire que le 90 000 deviendrait 50 000 Donc, c'est une économie potentielle directe de 40 000 par année. simplement en suivant un budget. Je vous dirais qu'à 10 c'est très, très raisonnable. Vous avez amplement de produits pour opérer et ne pas manquer aucun service. Donc, c'est très, très réaliste. Je vous dirais que c'est tellement réaliste que même avec les années, nous en sommes venus à arriver à opérer avec 7 Maintenant, on est tellement rendu pointilleux et on gère tellement notre inventaire de façon efficace qu'on a réduit à 7 Donc, imaginez le même salon qui est passé de 18 donc 90 000 ensuite à 10 à 50 000 d'achat. et maintenant, réussit à le faire à 7 ça veut dire que si on prend le point de départ, c'est une économie de 55 000 Donc, c'est énorme pour avoir le même chiffre d'affaires. Donc, ça, c'est de l'argent directement dans les poches de l'entreprise ou du propriétaire. Ça, c'est une autre discussion, comment vous le gérez. Mais c'est de l'argent qui, plutôt que de dormir sur vos tablettes, et directement dans votre compte de banque et donc créer de la valeur pour votre entreprise. Donc, si on résume les bénéfices de faire une commande avec un budget et d'y aller de façon hebdomadaire, donc clairement, il y a une économie financière, on vient de le voir, on a passé d'une réduction des coûts professionnels de 18 à 10 puis ensuite jusqu'à 7 donc pour une économie totale de 55 000 par année. on va optimiser l'espace de stockage j'ai vu des salons avec tellement de produits que ça juste pas de bon sens on aurait pu faire une salle d'esthétique avec ça ou n'importe quoi ou un bureau au moins ou autre chose mais ça finit que on perd le fil aussi on perd le contrôle de tout ce stock là qui est embarré puis qui dort là oui on en utilise un peu mais ça roule pas assez faut que le stock roule sur les tablettes donc ça va optimiser votre espace de stockage Évidemment, en faisant une économie financière, ça va améliorer la trésorerie, donc vous allez avoir moins de ressources. financières qui vont être utilisées pour immobiliser des stocks excessifs. Comme ça, ça va améliorer la trésorerie directement, donc le cash flow, l'argent que vous avez. Donc, ça va vous donner plus de possibilités aussi pour faire autre chose, pour investir peut-être dans du nouvel équipement ou peu importe, mais vous allez avoir cet argent-là en surplus qui va vous être retourné. Réduction des pertes, donc moins de produits périmés. moins de produits endommagés ou volés aussi, parce que vous allez mieux calibrer vos commandes de produits. Et le dernier bénéfice que j'ai trouvé, c'est de l'efficacité opérationnelle, c'est-à-dire une meilleure gestion de l'inventaire qui permet d'optimiser le processus de réapprovisionnement en évitant comme ça les ruptures de stock et les achats de dernière minute trop coûteux. Donc, si on résume... Une gestion médiculeuse de l'inventaire peut vraiment vous aider à économiser considérablement, tout en améliorant les opérations du salon. Je sais que ça peut paraître gros. Quand on a commencé, c'est certain que ça nous prenait plus de temps. Aujourd'hui, tout le processus que je vous explique dans nos deux salons, ça va prendre quelque chose comme... Le temps de faire le budget et la commande, peut-être on va être à une heure et demie, deux heures de travail. Plus après ça, la réception de la commande, on va parler d'une autre heure peut-être à compter la commande et tout ça. On parle d'un trois heures par semaine environ. Puis, pour avoir des économies qui peuvent aller jusqu'à 55 000 par année, je pense que ça vaut la peine. Et puis, je vous invite vraiment à faire l'exercice le plus rapidement possible pour pouvoir vraiment vous rendre compte à quel point on est… On est conditionné à commander plus, à avoir peur d'en manquer, donc on commande beaucoup trop de stock. Puis finalement, on finit par soit le jeter, soit y est périmé, soit c'est ça, c'est plus bon, on le donne à nos mères, on fait d'autres choses avec, parce qu'il n'y a personne qui va acheter ça jamais. Donc, en faisant vos commandes de façon hebdomadaire, vous allez vraiment voir un impact direct, je vous le garantis, c'est direct. sur votre trésorerie et sur votre efficacité. Donc, j'espère que cet épisode vous a été très utile et que vous allez pouvoir vous mettre à vos calculs dès aujourd'hui. Sinon, je vous dis à la semaine prochaine et je vous invite à venir me donner un commentaire sur le Spotify ou à venir me poser des questions aussi sur Instagram si jamais vous avez des questions. Ça va me faire plaisir d'y répondre. et je vous dis à la semaine prochaine