Speaker #0Bonjour, bienvenue à Style et stratégie. Je suis très contente de vous retrouver cette semaine. Et en fait, j'aurais envie que vous réfléchissiez un petit peu à où va votre argent en tant que propriétaire de salon. On le sait, il n'y a pas beaucoup de marge en coiffeur. C'est très difficile de faire des sous. Et on a deux dépenses majeures en tant que propriétaire de salon qui sont, la première évidemment, c'est les salaires. Et la deuxième, c'est les produits. Donc, les produits coûtent cher et ça devient une source de dépense qui peut devenir incontrôlable si on n'a pas des techniques vraiment claires et des processus en place pour vraiment s'assurer qu'on est en contrôle de cette dépense-là. Parce que selon mon expérience des 17 dernières années en affaires, je vous dirais que d'avoir contrôlé l'inventaire et... arriver à maintenir mes commandes vraiment en respectant mes budgets, c'est vraiment ce qui aide à la profitabilité des salons. Donc aujourd'hui, on va parler de la tenue d'inventaire, pourquoi c'est important de faire un inventaire. Et la semaine prochaine, on va parler des commandes de produits. Comment on fait des commandes et comment planifier tout ça. Parce qu'il y a une façon, on ne peut pas faire une commande de produits comme on fait une épicerie. Mais aujourd'hui, ce qu'on va parler, c'est vraiment la tenue d'inventaire. Donc, l'idée, l'importance de garder un inventaire, c'est d'être capable de faire un suivi des produits, de contrôler les coûts, donc avoir vraiment une bonne gestion des dépenses dans votre entreprise. Et aussi, une des répercussions à laquelle on ne pense pas, c'est la satisfaction des clients pour avoir ce dont on a besoin en stock au moment où on va le vendre. Donc, les avantages d'une bonne tenue d'inventaire, c'est évidemment le contrôle des coûts. Comme ça, on va éviter de surstocker les approvisionnements, donc les produits, d'avoir beaucoup trop de produits inutilisés. Et aussi, ça va nous aider à s'assurer de la rupture de stock en salon, c'est-à-dire de pouvoir s'assurer qu'on a ce qu'il faut au moment où on en a besoin. Ensuite, un autre avantage d'une bonne tenue d'inventaire, c'est l'efficacité opérationnelle. Donc, ça va optimiser l'espace parce que si vous stockez trop de produits, vous allez avoir besoin d'un endroit pour mettre ces produits-là qui, en fait, ne devraient pas être nécessaires. Et aussi, ça va vous demander du temps de gérer cet espace-là. ou vous stockez plein de produits dont vous n'avez pas nécessairement besoin à ce moment-ci. L'autre avantage, c'est l'amélioration de la satisfaction des clients, donc toujours avoir les produits nécessaires disponibles au moment, et je précise toujours au moment, vous allez comprendre pourquoi. où on en a besoin, et la réduction des pertes. Donc, quand on a des produits qui sont là depuis des mois, voire des années sur les tablettes, bien sûr, on peut se retrouver avec des produits qui sont périmés. On va minimiser les vols de produits, parce que quand il y en a beaucoup, c'est facile d'en faire disparaître un ou deux ou trois. Et aussi, on va réduire les erreurs. Donc, on ne sait plus où est-ce qu'on est rendu. On ne sait pas la valeur de notre inventaire en salon. on a perdu un peu le contrôle. Donc, c'est tous des avantages d'une tenue d'inventaire qui est faite vraiment de façon systématique. Donc, tout ça provient d'une histoire, en fait, d'un principe qui s'appelle just in time Et le principe de just in time c'est de produire ou commander ce qui est nécessaire quand c'est nécessaire. Bon, dans notre cas, ça va être plus commandé parce que c'est plutôt rare qu'on va produire. Donc, l'origine de ça, ça vient de Toyota. Donc, ça vient de l'après-guerre au Japon qui était marqué par des ressources limitées puis une économie assez fragile. Donc, les entreprises ont dû innover pour rester compétitives et trouver des solutions. On a Taishi Ono qui a observé les marchés américains quand il a fait un voyage, puis il a remarqué qu'ils approvisionnaient les étagères au fur et à mesure que les produits étaient vendus. Ça, ça a vraiment inspiré M. Honneau du just in time Donc, quand il est retourné chez Toyota, il a développé cette façon-là, ce principe pour réduire les coûts en ne produisant que ce qui était nécessaire au moment où c'était nécessaire. Donc, l'idée était d'éviter des stocks inutiles puis de réduire les temps de production. Donc, les grands principes du just in time c'est la production tirée par la demande, donc d'avoir des produits qui sont fabriqués lorsque la demande est certaine. Dans notre cas, on va dire, peut-être pas qu'ils sont fabriqués, mais qui sont sur les tablettes lorsque la demande est certaine. Un flux continu de produits, donc chaque étape de production est synchronisée pour éviter les goulots d'étranglement. Ça, c'est plus sur une chaîne de production. Réduction des déchets, éliminer le gaspillage, qu'il s'agisse de surproduction ou de stock excessif ou de déplacement inutile aussi. Si on pense à... le fait de commander trop, trop de stocks, puis après ça, de revoir, de retourner, c'est une perte de temps. Évidemment, ce n'est pas bon pour l'environnement. C'est une perte d'argent aussi parce que, bon, la personne qui est attribuée dans votre salon à faire les commandes, à repacter le stock pour que ça reparte, puis faire l'échange, bien, il faut payer ce temps-là. Donc, c'est des dépenses qui sont inutiles. Puis... Il y avait aussi une approche proactive pour optimiser constamment le processus, donc de revoir toujours, tu sais, c'est pas, l'inventaire, c'est pas une formule, on la met en place, puis on la regarde plus jamais. Non, il faut toujours la vérifier. Puis, je vous mentirai pas en vous disant que j'ai trouvé un certain plaisir à vraiment analyser les consommations, les rentrées, les sorties de certains produits pour vraiment être sûr. sur la coche en bon français. Donc vraiment m'assurer que c'est toujours les bons montants, la bonne quantité de produits qui est sur les tablettes. Donc, les avantages de se baser sur le just in time c'est la réduction des stocks, la réduction des coûts. Et ça, c'est le gros morceau pour nous, comme je vous disais dès le début. Quand on a trop de stocks et qu'on perd le contrôle sur les dépenses, ça joue vraiment fort dans notre portefeuille et ça peut avoir un impact assez négatif. et ça a aussi la capacité à réagir rapidement au changement de la demande. Donc, on est plus flexible parce qu'on est capable de vraiment, à chaque semaine, voir ce qui va arriver selon la saison, selon la demande, l'achalandage. Donc, on peut vraiment réagir, donc être plus flexible. Alors, si on part de ce principe de just in time qui est bien sûr sur une ligne de production, et qu'on veut la transmettre en salon. Alors, comment ça va se passer ? C'est qu'on va faire une prévision de la demande. Donc, on va analyser les tendances et les données historiques. Pour ça, bien sûr, c'est beaucoup mieux d'avoir un logiciel de gestion de salon pour être capable de faire ça. Mais je vais vous parler un peu plus tard de comment faire si vous n'avez pas ça déjà. Le stockage est optimal, donc des petites quantités de stock et des réapprovisionnements fréquents. L'automatisation, donc en utilisant toujours le logiciel de gestion d'inventaire, d'être capable de suivre facilement pour ensuite de ça faire seulement des petites vérifications, des spot checks en bon français et pour s'assurer que tout tienne et que tout fasse du sens. Et puis, avoir une bonne relation avec l'aide ou votre fournisseur principal, avoir une communication régulière pour avoir des livraisons rapides. Donc, dans le salon, moi, je suis très bien placée pour vous en parler. Vous savez, ça bouge beaucoup. Il y a beaucoup de monde qui touche à l'inventaire, principalement celle qui est de produits professionnels. Et donc, ça peut être difficile, mais il y a des façons de le faire. Ça peut devenir, au semblée, très difficile d'avoir un contrôle là-dessus. Les défis qu'on a, qu'on retrouve, ça va être la gestion de nombreux produits différents et toutes les personnes qui touchent. C'est pour ça que ça va être important de communiquer avec votre équipe pour qu'ils comprennent bien l'importance de l'inventaire. Ils n'ont pas à savoir comment le faire, ce n'est pas nécessaire, mais ils doivent comprendre pourquoi c'est important. Puis vous pourrez leur faire écouter cet épisode ou bien leur expliquer vous-même comme vous le souhaitez. Donc développer un processus interne qui est clair, ça va être... C'est vraiment la façon numéro un de faire. Donc, pour développer un processus clair, il va falloir faire une révision régulière de l'inventaire, établir une fréquence d'inventaire. dépendamment de la grosseur de votre salon, dépendamment de où vous êtes rendu, dépendamment de votre temps, c'est mieux de commencer à en faire une aux trois mois pour ensuite se faciliter. On va faire un inventaire à chaque mois et finalement, on va en faire une par semaine pour s'assurer qu'on est vraiment dessus parce que plus vous allez le faire, évidemment, c'est comme n'importe quoi, plus ça va devenir simple. Là, ça semble gros. Mais si vous partez de zéro, je vous conseillerais de commencer à faire un inventaire aux trois mois. Peut-être selon vos trimestres au niveau de votre année fiscale. Ça pourrait vous aider de faire vraiment à chaque trimestre un inventaire. Une fois que vous avez bien intégré la façon de faire, tombez... de façon mensuelle, puis après ça, vous pouvez pousser en étant de façon hebdomadaire, parce qu'aussi, en faisant ça, votre inventaire va réduire, donc ça va devenir un petit peu moins long. La deuxième étape, c'est la formation du personnel. Donc, éduquer sur les bonnes pratiques de manipulation et de suivi de produits. Donc, il faut que vous communiquiez avec votre équipe, que vous leur expliquiez pourquoi c'est essentiel de faire attention, de ne pas gaspiller, de mettre les produits qui sont vides à un endroit précis, parce que vous allez faire le calcul et vous verrez la semaine prochaine que c'est là-dessus aussi que vous allez vous baser pour faire votre commande. et évaluer vos budgets aussi. Donc, ça va être important que votre personnel comprenne bien, parce que comme n'importe quoi, quand on ne comprend pas pourquoi on fait les choses, on a plus de difficultés à le faire. C'est important de vraiment bien former votre personnel pour ça. Ensuite de ça, on va vouloir standardiser le processus, donc établir des procédures pour le stockage et la distribution de produits selon le principe de min-max. Je vais vous expliquer dans quelques minutes comment on va faire ça, le min-max, mais ça va être important d'avoir une procédure claire pour mettre votre stock. Ensuite de ça, c'est la standardisation. Donc, ça va être important d'établir des procédures selon le principe de min-max que je vais vous expliquer dans quelques minutes. pour nous assurer qu'on a suffisamment de stock, mais pas trop, et qu'on est toujours dans la limite de la quantité nécessaire de produits. Et ensuite de ça, on va faire des petits suivis de façon ponctuelle. Donc, on va surveiller l'utilisation des produits qu'on a pour s'assurer que nos Minmax qu'on établit, que tout notre fonctionnement est bon, parce qu'on veut savoir quand même si... On manque toujours d'une nuance précise ou d'un produit précis à vendre. Donc, il faut faire des suivis réguliers pour identifier les pertes et les opportunités de s'améliorer dans nos processus de min-max. Donc, pour établir un processus de commande de produits qui est efficace, en particulier pour des produits de coloration, par exemple, le principe de Min-Max est vraiment utile pour gérer les niveaux de stock tout en assurant la disponibilité des produits nécessaires. Donc, voici comment on va mettre en place les étapes pour définir le Min-Max. Minimum, maximum, vous aurez compris. Donc, la première étape, ça va être l'analyse de données historiques. Si vous avez un logiciel de gestion de salon, vous êtes sans doute capable de sortir quelle a été votre consommation dans la dernière année pour chacun des produits que vous avez, autant en revente qu'en produits professionnels. Si vous n'êtes pas capable de faire ça, je vous conseillerais de voir avec votre fournisseur principal. Il doit être en mesure de vous fournir l'issue. historique d'achat de produits qui va sensiblement être le même. Donc, ça va vous donner une idée un peu de ce que vous commandez le plus. Puis après ça, vous pourrez comparer avec ce que vous avez vraiment en stock pour vous ajuster. Puis on va y aller un peu plus à la mitaine, en guillemets, mais ça se fait quand même. C'est sûr que quand on a un logiciel de gestion de salon, c'est beaucoup plus facile. Donc, on va sortir le rapport de consommation de l'année passée. Puis après ça, on va analyser et identifier les tendances pour chaque produit. On va prendre un produit, par exemple, le 10-23. Peu importe comment vous nommez vos produits, ce n'est pas ça qui est important. On va prendre le 10-23, puis on va analyser les variations, voir s'il y a des saisons où on l'utilise plus. Il y a peut-être des chances qu'au mois de mai, quand l'été s'en vient, on va utiliser plus de 10-23, alors que peut-être en octobre, on va en utiliser un peu moins. Mais de vraiment être capable d'analyser toute cette tendance-là, ça peut être quelque chose qu'on fait une fois qu'on a établi quand même un petit calcul de base. Donc, la façon de calculer pour vraiment se faire une moyenne hebdomadaire, par exemple, si on prend notre produit 10-23, si on se dit qu'on a utilisé 164 tubes l'année dernière, donc on va prendre 164, on va le diviser par 52 semaines, ça va nous donner 3 tubes en moyenne par semaine. Donc, pour définir le stock minimum. Puis pour éviter de manquer de produit, on va diviser la consommation hebdomadaire par deux pour déterminer le stock minimum. Donc si on divise trois par deux, ça donne 1.5, on va l'arrondir, ça va donner deux tubes. Donc ça, ça va être toujours le minimum qu'on veut avoir sur nos tablettes pour s'assurer qu'on manque de rien. Ensuite, on va définir le stock maximum, qui est généralement le double du stock minimum pour avoir une marge de sécurité. Donc, on va prendre notre minimum qui était 2 tubes et on va le multiplier par 2. Ça va nous donner 4 tubes. Donc, dans l'exemple du 10-23, notre min, c'est 2, notre max, c'est 4. Ce que ça veut dire, c'est qu'on veut toujours en avoir au moins 2 sur les tablettes. mais on préfère en avoir quatre. Ça veut dire que si on commande à chaque semaine, et que cette semaine, je vois qu'il m'en reste trois, je n'en commande pas. Je n'ai pas besoin d'en commander pour la semaine prochaine. La semaine prochaine, quand je refais ma commande, là, il m'en reste deux. Mon max est quatre. Je vais en commander trois. Je vous laisse réfléchir à ça un petit peu, mais c'est vraiment un principe assez simple, mais qui va nous permettre de bien, bien gérer notre inventaire. Ensuite de ça, on pourra pousser un peu plus, puis vraiment analyser les variantes selon les saisons. Mais déjà, si on commence à faire ça comme je vous explique, c'est déjà un très, très bon début. Donc, comment on va mettre ça en place ? On va faire un processus de commande automatique. Donc, on va établir les seuils, les min-max, pour passer automatiquement la commande lorsque le stock atteint le niveau minimum. Et c'est pour ça que je vous répète que c'est important de faire des commandes à chaque semaine. Quand on fait des commandes par mois, on a peur vu qu'on se dit je vais juste recommander dans 4 semaines et on fait des plus grosses commandes généralement. Donc, c'est important de faire des commandes à chaque semaine qui vont être plus petites et qui vont vous permettre d'avoir vraiment un meilleur contrôle sur votre inventaire. Et en même temps, ça va vous éviter de devoir stocker tout ça. l'autre bonne conséquence, c'est que ça va vous aider à gérer votre budget. Donc, on commence par les commandes automatiques. Ensuite de ça, on fait un suivi régulier pour vérifier régulièrement les niveaux de stock pour s'assurer qu'ils restent dans les limites du min-max. Puis, ça se peut qu'il y ait des ajustements. C'est une formule que je vous donne, qui est une formule mathématique. Moi, derrière mon micro, vous êtes les mieux placés pour savoir quelles sont vos utilisations de produits, comment ça fonctionne dans votre salon. Et ça se peut que ma formule... fonctionne pour la grande majorité des nuances ou des produits, mais que certains produits, malheureusement, ça ne fonctionne pas et vous allez devoir l'ajuster en fonction de votre demande ou peu importe, de votre réalité. Donc, les bénéfices de cette méthode-là, c'est l'optimisation des coûts, donc réduction des coûts en stockage parce qu'il faut que vous compreniez que l'argent qui est sur vos tablettes n'est pas dans votre compte de banque. Alors, ce qu'on veut, c'est que l'argent soit dans le compte de banque parce que c'est vraiment là qu'on va avoir la valeur de notre entreprise. Si votre argent dort sur vos tablettes, malheureusement, ça ne vaut rien. Ça ne vaut plus rien une fois que c'est sur vos tablettes. Et donc, il faut vraiment s'assurer de, bien sûr, trouver l'équilibre entre ne jamais manquer de stock, mais en même temps, ne pas avoir du stock qui dort là pendant plusieurs mois. L'autre bénéfice, c'est d'avoir une disponibilité constante parce qu'on fait des inventaires hebdomadaires puis des commandes hebdomadaires. Donc, ça nous assure qu'il y a un roulement de produits et que les produits essentiels sont toujours disponibles. et la simplification des commandes. Donc, ça facilite le processus de commandes en automatisant les réapprovisionnements. Donc, ça, c'est quand vous avez un logiciel. J'espère que vous en avez un, puis j'espère qu'il vous permet de faire ça, parce que moi, ça a vraiment changé ma vie au niveau de l'inventaire et des produits, parce que je trouve que c'est vraiment... une grosse lacune qu'on a dans le monde de la coiffure pour avoir parlé avec plusieurs propriétaires. Et souvent, je le sais, on n'aime pas ça, faire ça. Ce n'est pas quelque chose qui nous est enseigné à l'école de coiffure. Ce n'est certainement pas pour faire des inventaires qu'on est devenu coiffeur. Par contre, si on se parle aujourd'hui, si vous écoutez, peut-être qu'il y a de très fortes chances que vous soyez un propriétaire de salon ou que vous ayez envie d'ouvrir un salon. Et il y a des notions comme ça qui vont vous être essentielles. Et moi, mon but, c'est que tous les propriétaires de salon... On met ça en main parce que des trucs comme ça, parce que ce n'est pas des choses qu'on nous enseigne à l'école et ce n'est pas des choses qu'on sait de façon naturelle, c'est bien évident. Mais quand on ne le sait pas, on y va avec ce qu'on connaît et souvent, malheureusement, les mauvaises habitudes sont transmises de propriétaire en propriétaire. On a vu notre propriétaire, notre ancien patron faire ça comme ça, une commande dans un pad. à la main, puis on se dit, bien, c'est comme ça. Quand il manque de stock, il l'écrit, puis il envoie. On ne sait pas trop exactement, mais... Puis il n'y a pas de gestion, on ne sait pas. Il y avait de tels shampoings, là, il n'y en a plus. Il n'y a aucune gestion. Je suis certaine que si je vous pose la question en ce moment, il n'y a pas beaucoup de monde qui est capable de répondre à combien vous avez de valeur dans votre salon en produits actuellement. C'est une question qui est très difficile, puis c'est normal que vous ne le sachiez pas, parce que sans doute qu'on ne fait pas tout ce processus d'inventaire-là qui est essentiel. Puis je vous le dis, moi, j'ai trouvé un certain plaisir, puis même j'ai été surprise par moment par des nuances que je pensais qu'on utilisait vraiment beaucoup. Puis quand j'analyse, je suis comme, bien finalement, on n'en utilise pas tant que ça, mais pour X raisons avant, parce que mon émotion prenait le dessus, ou bien juste parce que justement, par peur d'en manquer, mais t'en commandes plein. Là, tu te retrouves avec des produits qui dorment, puis t'as l'impression que c'est un produit qui est populaire, mais dans les faits, quand on regarde les chiffres, ça ne l'est pas. Donc, ce n'est pas nécessaire. Après ça, vous jugerez, parce qu'il y a des produits peut-être que vous n'allez pas vendre. Quand vous allez faire la formule que je vous ai montrée, des produits de revente, il y a certains produits peut-être que vous allez vous rendre compte que vous en vendez deux par année. Je vous invite à vous poser la question, est-ce que ça vaut la peine de les tenir ? Si sur 12 mois, vous en avez vendu deux, Écoutez, peut-être que ça dépend des produits, mais je vous invite à réfléchir. Est-ce que ce produit-là, dans mon salon, il est nécessaire ? Ou ça peut être un produit qui est en commande spéciale uniquement, puisqu'on va vouloir prendre ce budget-là pour le mettre sur des gros vendeurs ? Je vous laisse réfléchir à ça. Et donc, j'espère que ça vous a aidé. La semaine prochaine, on va parler des commandes. Et donc, je vais vous inviter à écouter. C'est comme la suite de cet épisode-ci. On va parler des commandes, puis ça va être un épisode où vous aurez besoin de papier et crayon et d'être bien assis pour bien comprendre et saisir les calculs que je vais vous expliquer. Mais ça va être bien intéressant. Donc, je vous souhaite une belle semaine et j'espère vous retrouver la semaine prochaine. D'ici là, je vous invite à venir me parler sur les réseaux sociaux et peut-être me laisser un commentaire sur Instagram ou bien sur la plateforme de Spotify pour marquer que vous aimez dans mon podcast et donc que je puisse être plus facilement trouvable sur les plateformes. Et donc, je vous dis à la semaine prochaine.
