- Speaker #0
Tu rêves de te concentrer sur le pilotage de ton business, de te retirer de l'opérationnel et de retrouver du temps pour toi. Bienvenue dans The Board, le podcast qui t'accompagne dans ton métier de chef d'entreprise en étant 100% efficace, 100% concret et 100% inspirant. Ensemble, nous explorons des stratégies éprouvées, des conseils pratiques et des histoires de succès qui te permettront de mener ton entreprise vers de nouveaux sommets. Je suis Nicolas Lambert, entrepreneur depuis l'âge de 21 ans et fondateur de N-Coach. Chaque semaine, j'interview des entrepreneurs pour te partager des conseils, des stratégies, des techniques concrètes afin d'optimiser sereinement ton business et augmenter significativement le bénéfice net annuel. EnCoach, c'est aussi une communauté de plusieurs milliers de dirigeants d'entreprises qui suivent nos contenus sur les réseaux sociaux, la newsletter, le podcast, les formations en ligne et les conférences. Ma mission ? Inspirer, accompagner et faire briller les entrepreneurs grâce à mon histoire, mes compétences et mon humour. Alors, installe-toi confortablement et c'est parti pour l'épisode du jour. Bonjour Victoria, tu es dirigeante d'Orbiteo, tu aides les TPE-PME à centraliser les informations de prospection, de marketing, de suivi client et de facturation. Tu as fait des études en administration des entreprises et en finance. Tu vis à Bordeaux, tu es passionnée d'entrepreneuriat et de spritz au coucher du soleil. Et j'ai choisi de t'inviter dans le podcast pour ton expertise en digitalisation, en CRM, en outils de facturation. Merci de nous rejoindre aujourd'hui.
- Speaker #1
Bonjour Nicolas et ravi d'être ici.
- Speaker #0
Ravi également. Allez, on rentre tout de suite dans le vif du sujet. Quelle est la problématique majeure pour laquelle tes clients te contactent ?
- Speaker #1
En règle générale, mes clients vont me contacter parce qu'ils ont eu en fait une... monté on va dire du nombre de clients, ils avaient dix clients, une vingtaine de prospects et au fur et à mesure l'entreprise a évolué. Le nombre de clients aussi en général ils ont recruté une, deux, trois, potentiellement dix personnes en fonction après du moment auquel ils m'appellent et ce qu'ils géraient sur du papier, sur du excel ou sur des petits outils maison aujourd'hui en fait ça ne fonctionne plus, ils n'arrivent plus à le suivre, ils ont besoin de centraliser l'information. Ils ont besoin d'indicateurs de performance, ils ont besoin aussi de suivre ce que font leur équipe. Et donc souvent, ils vont me contacter parce qu'ils ont besoin de traiter leurs données, de centraliser leurs données, de suivre davantage leurs prospects, leurs clients tout au long du cycle client finalement.
- Speaker #0
Ok, donc il y a vraiment cette notion de j'ai créé ma boîte, j'ai bricolé au début avec mes outils et maintenant je veux grossir et je veux me structurer. Il y a vraiment cette notion de structuration.
- Speaker #1
Oui, tout à fait. Il y a vraiment cette notion de structuration, tout à fait.
- Speaker #0
Ok. Est-ce que tu peux donner trois conseils qui permettent à une entreprise de mettre en place un projet de digitalisation ou un projet de ce type-là de façon vraiment périn ? Qu'est-ce qu'on peut donner comme conseil à un entrepreneur quand il veut justement mettre en place ces outils ?
- Speaker #1
Oui. Alors déjà, la première question que je pense à se poser, c'est en termes fonctionnels, de quoi est-ce qu'on a besoin ? Est-ce qu'on a besoin de suivre ses prospects, ses clients ? Quel type d'outils est-ce qu'on souhaite donner à ses commerciaux ? Est-ce qu'on veut avoir un suivi des factures, des devis ? Est-ce qu'on veut aussi pouvoir centraliser un outil de mailing par exemple ? Et vraiment se poser la question d'aujourd'hui, quel est mon cycle client et quels sont les outils dont j'ai besoin tout au long de mon cycle client ? Et vraiment se poser une question fonctionnelle. Est-ce que j'ai besoin de suivi de mail ? Est-ce que j'ai besoin d'un outil qui fasse aussi des appels de suivi ? tâches d'automatisation, d'un suivi du calendrier, les tâches à faire, etc., au fur et à mesure de la journée. Donc, vraiment, poser le fonctionnel.
- Speaker #0
Donc, partir vraiment de ce qu'on a besoin, pas d'une idée technique de ce que pourrait faire le produit. Tout à fait. Se focaliser sur de quoi, moi, j'ai besoin dans mon quotidien.
- Speaker #1
Tout à fait.
- Speaker #0
Et ça, toi, tu peux, chez Orbitéo, vous accompagner les clients dans la définition du besoin.
- Speaker #1
Oui, oui, oui, tout à fait. On les accompagne dans la définition du besoin. La majorité des des TPE et des PME qu'on accompagne ont quand même des besoins de base assez similaires. On a besoin d'identifier les prospects, on a besoin de suivre les prospects, on a besoin de les relancer, parfois un petit peu plus manuellement et parfois de manière un petit peu plus automatisée. Quand le prospect est intéressé, on a besoin de lui envoyer un devis et une fois que le devis lui convient, on a besoin de faire une facture et après, on facture d'un compte, suivi des paiements, etc. On les accompagne tout ça en leur demandant vraiment quel est le... l'ensemble du process client en partant de la définition du besoin de la recherche de prospects jusqu'à vraiment le client et la fidélisation ensuite du client.
- Speaker #0
Ok, donc premier conseil, on se focalise sur le fonctionnel. De ce qu'on a besoin.
- Speaker #1
Exact. Deuxième conseil, c'est vraiment de se poser la question des indicateurs de performance. Qu'est-ce que je souhaite suivre au quotidien ? Je souhaite suivre mon taux de conversion. Pour connaître mon taux de conversion, j'aurai besoin du nombre de prospects, du nombre de clients. J'ai besoin de connaître mon potentiel de chiffre d'affaires sur quelle durée ? Par semaine, par mois, deux fois par an, mon prévisionnel sur l'année. J'ai besoin de mon chiffre d'affaires réel. Si j'ai un modèle économique dans lequel j'ai de l'abonnement, par exemple, j'ai aussi besoin d'avoir une visualisation du chiffre d'affaires du coût mois par mois et la manière dont ça va augmenter. C'est vraiment de se poser la question des KPIs. Si j'ai plusieurs commerciaux, je vais vouloir suivre le pipe de chacun de mes commerciaux. Du coup, je vais avoir besoin de tableaux de bord pour chacun de mes commerciaux. Là, c'est vraiment de se poser la question du... OK, moi, tous les jours, j'ouvre mon ordinateur, je veux… quels sont les indicateurs de performance que je veux mesurer, et de manière quotidienne, de manière hebdomadaire, de manière mensuelle, vraiment avec la fréquence. Parce que ça derrière, le fait de définir ces indicateurs de performance, ça va nous permettre de savoir quelles sont les données dont on a besoin dans nos outils, que ce soit un CRM, un ERP ou un outil de gestion, ça définit vraiment la donnée dont on a besoin.
- Speaker #0
Pour faire une stat et un calcul, forcément, il faut qu'il y ait la donnée dernière, sinon c'est un peu compliqué.
- Speaker #1
Exact.
- Speaker #0
Ok ?
- Speaker #1
Tout à fait.
- Speaker #0
Super clair. Troisième ?
- Speaker #1
Et troisième outil, c'est, troisième solution, ça va être vraiment de faire le, de sélectionner un outil.
- Speaker #0
Ok.
- Speaker #1
De faire un choix d'outil. Donc là, en fait, il y a plusieurs outils sur le marché et d'expérience, vraiment, l'ensemble quand même des TPE, PME, sur les fonctionnalités, on va dire, sur les parties commerciales, marketing. facturations ont relativement les mêmes besoins il ya beaucoup d'outils qui existe sur le marché moi je conseille vraiment d'aller vers des outils en ligne des outils sas qui soit évolutif qu'ils soient ouverts aussi donc qui s'intègrent à plein d'autres outils quels qu'ils soient et de pas être sur des outils sur des outils fermés sur des outils qui nous demandent aussi pas potentiellement du développement parfois du développement technique de techniciens et de développeurs spécifiques à l'outil qui sont et chers et pas forcément disponibles sur le marché. Et donc là, l'idée, c'est d'avoir un outil qui puisse évoluer avec l'entreprise dans lequel finalement, une fois que potentiellement, vous avez un intégrateur qui vous a aidé à l'intégrer, vous pouvez vous, par vous-même, le faire évoluer.
- Speaker #0
Parce que tout le monde pense, souvent on entend des boîtes qui disent « il n'y a que moi qui fonctionne comme ça » , mais en fait, à la fin... on fonctionne quand même tous un peu pareil avec des prospects qui se transforment en clients, qu'il faut facturer et qu'il faut satisfaire. Donc à la fin, on a quand même globalement tous besoin des mêmes outils. Peut-être que quand on s'appelle EDF ou GRDF, une très très grosse boîte,
- Speaker #1
peut-être qu'on peut avoir des cas particuliers,
- Speaker #0
mais en TPE, PME, on peut en effet beaucoup se retrouver sur les mêmes outils.
- Speaker #1
Oui, et puis après, il y a des outils aussi qui s'adaptent, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas, encore une fois, vous ne pouvez pas prendre des outils qui soient totalement rigides. Les outils, la plupart, la majorité des CRM et des ERP aujourd'hui, ils s'adaptent aussi en fonction de ce dont vous avez besoin.
- Speaker #0
Ok. Qu'est-ce qui fait que chez un client, un projet d'intégration de CRM, d'ERP, d'outils de facturation, qu'est-ce qui fait qu'un projet comme ça fonctionne ? Qu'est-ce qui fait que ça marche et qu'on en tire vraiment de la valeur ?
- Speaker #1
Alors déjà, c'est qu'il faut qu'ils soient utilisés au quotidien par l'ensemble des équipes. On est vraiment sur de l'amélioration continue. Et là, pour le coup, les outils, ils sont intégrés. Après, ils sont utilisés par l'ensemble des équipes et ils sont améliorés au fur et à mesure. Vraiment, il faut les utiliser et il faut qu'à la fois le dirigeant et les équipes qui les utilisent au quotidien
- Speaker #0
utilise l'outil. Ok. Voilà. Donc ça, c'est vraiment pour faire en sorte qu'un projet comme ça fonctionne, il faut qu'il soit utilisé. C'est vrai qu'on a des histoires où les clients vont intégrer un produit et ensuite, il n'est pas vraiment utilisé ou des clients qui ont l'espèce de croyance que c'est parce que je mets un outil que hop, comme par magie, tous mes problèmes sont résolus. Non, l'outil ne résout pas le problème.
- Speaker #1
Non, il faut intégrer l'équipe dès le début, dès la partie fonctionnelle dont on parlait tout à l'heure. Il y a ce dont le dirigeant sait ou pense avoir besoin, et après il y a vraiment le réel, on va dire, discuter avec les équipes pour savoir quelles sont les tâches au quotidien, quelles sont finalement les tâches potentiellement... qui sont un petit peu rébarbatives et qu'on voudrait intégrer dans un outil, celles qu'on voudrait automatiser, celles qu'on ne peut pas automatiser, on ne peut pas tout automatiser, et parfois ce n'est pas forcément nécessaire. Donc il faut vraiment travailler avec l'équipe et utiliser l'outil au quotidien.
- Speaker #0
C'est intéressant, tu as dit quelque chose sur l'adhésion de l'équipe, le fait d'embarquer l'équipe. Je pense qu'en effet, cette notion de mettre toute l'équipe de l'entreprise dans le projet est vraiment importante et pas que ce soit un projet qui vienne du dirigeant et qui dit demain, on met ça et point barre.
- Speaker #1
Exactement.
- Speaker #0
Il y a vraiment une notion d'adhésion là-dessus qui est importante.
- Speaker #1
Exactement.
- Speaker #0
Est-ce que tu aurais un exemple ? concret de ce que ça a pu changer dans une entreprise, de mettre en place ce type d'outils et qu'est-ce que ça apporte ?
- Speaker #1
Alors, typiquement, on a accompagné une agence web qui est passée d'une vingtaine, une trentaine de prospects par mois à aujourd'hui entre 120 et 150 prospects. Et du coup, autant de... clients derrière et de suivi client. Donc, de la même manière, là, on avait un suivi qui était un petit peu, on va dire, manuel, comme toute entreprise, on va dire.
- Speaker #0
Comme toute entreprise qui se lance,
- Speaker #1
c'est normal. Et à un moment donné, il y avait beaucoup de prospects, beaucoup de prospects à suivre, beaucoup de demandes d'entrante qui venaient de différents canaux. Donc, ça peut être de l'appel entrant, de la prise de rendez-vous, des formulaires sur le site. Et donc, là, on a... redessiné avec l'entreprise l'ensemble du parcours client. On a défini d'où venaient les prospects, les sources d'entrant ou de sortant, qu'on a intégrées ensuite dans un CRM. Sur ce CRM, on a l'ensemble de la base de données des prospects. On a pu derrière automatiser le suivi des prospects, qui était soit rappelé par les commerciaux, où on avait le suivi des commerciaux, soit potentiellement en fonction... soit s'ils n'avaient pas réussi à avoir le prospect ou la qualification en question. Derrière, on peut mettre en place du marketing automation avec des salles de mail. Et ensuite, on a fait également la bascule avec le suivi du pipe commercial, la génération de devis et la facturation, dont entre autres de la facturation mensuelle. Donc avec la mise en place aussi de prélèvements mensuels pour faciliter le suivi derrière du rapprochement bancaire. Donc vraiment,
- Speaker #0
on a fait l'ensemble de la génération du prospect jusqu'à la facturation totale des clients.
- Speaker #1
Oui, et le rapprochement d'encart. Ok,
- Speaker #0
hyper intéressant. Je suis dirigeant, j'ai mis en place un CRM, un ERP, un outil de facturation. Quelle question je dois me poser pour savoir si j'utilise correctement mon outil ou si je peux encore améliorer ? et est-ce que je m'en sers assez bien ? Est-ce que ça m'apporte tout ce que ça peut m'apporter ?
- Speaker #1
Alors déjà, en fait, tous les outils sont voués à évoluer en permanence. Il n'y a jamais vraiment de fin dans l'usage d'un CRM et d'un ERP parce que l'entreprise évolue, parce que les clients évoluent, parce que le monde évolue et qu'il y a toujours des choses à ajouter. Comme on disait un petit peu tout à l'heure, l'idée, c'est de l'utiliser au quotidien et vraiment d'être sur de l'amélioration continue. Après, en tant que chef d'entreprise, je pense que la question à se poser, ça va être, est-ce que, par exemple, tous les matins ou toutes les semaines, je regarde mes indicateurs de performance ? Est-ce qu'ils sont justes et est-ce qu'ils me servent à piloter mon entreprise pour aujourd'hui, pour demain, à savoir où j'en suis en termes ? encore une fois, de prospection, de clients, de suivi de facturation, etc. Il y a vraiment ce suivi des indicateurs de performance qui vont permettre déjà de se dire, OK, mon outil, oui, il est utile, oui, il a l'air quand même d'avoir les bonnes données, donc mes commerciaux mettent les bonnes données, je mets les bonnes données, j'ai défini les abondants indicateurs de performance et du coup, ça me permet de suivre au quotidien où en est mon entreprise et ce que je dois faire pour demain.
- Speaker #0
OK. Conseil ultime ? on reçoit tous des centaines de conseils de plein de monde avec des gens qui ont fait ce qui nous conseille d'autres qui l'ont pas fait enfin voilà on en reçoit tous des milliers si tu devais garder toi un conseil qu'on a pu te donner en tant qu'entrepreneur et
- Speaker #1
qui te sert au quotidien le meilleur conseil qu'on ait pu te donner je dirais que ce serait de recruter et de travailler qu'avec des personnes qui sont meilleures que soi donc qui sont et et de s'entourer, vraiment de s'entourer. Je pense que le chef d'entreprise, l'entrepreneur seul doit se sentir très seul. On a des problématiques en permanence, on doit tout gérer et être en permanence sur tous les fronts. Et on attend de nous qu'on soit bon partout, qu'on soit avocat, qu'on soit à la fois expert comptable, qu'on soit bon évidemment dans ce qu'on sait faire, qu'on soit bon avec nos équipes, qu'on soit un bon manager. Vraiment qu'on soit bon partout.
- Speaker #0
Et puis qu'on soit un bon conjoint, et puis un bon...
- Speaker #1
En rentrant pas trop tard,
- Speaker #0
un bon parent.
- Speaker #1
Exactement, ça marche aussi. Voilà, et donc c'est vraiment de s'entourer, et de s'entourer de personnes meilleures que nous, et aussi de personnes qui nous veulent du bien. Je pense qu'il faut écarter les personnes qui sont malveillantes ou en tout cas qui auraient un petit peu cette tendance-là. On a assez de choses à gérer au quotidien.
- Speaker #0
Sans s'entourer de personnes qui ne sont pas là pour nous vouloir du bien.
- Speaker #1
Exactement.
- Speaker #0
Super intéressant comme conseil. Merci beaucoup pour ça. Merci Victoria pour tous ces conseils. Où est-ce qu'on peut te contacter ? Où est-ce qu'on peut te suivre si on a envie d'avoir plus d'infos ?
- Speaker #1
Je suis sur LinkedIn. Donc, Victoria Bottorel, T-H-O-R-E-L.
- Speaker #0
T-H-O-R-E-L.
- Speaker #1
Ensuite, vous pouvez me contacter à victoria.orbiteo.com et sinon sur le formulaire de contact sur le site orbiteo.com.
- Speaker #0
Merci beaucoup à toi, Victoria, d'avoir partagé tous ces conseils avec nous aujourd'hui. Merci à tous d'avoir écouté ce podcast de The Board. Et si vous avez trouvé cet épisode utile, N'hésitez pas à le partager avec d'autres dirigeants et à laisser un like ou un commentaire. Et rendez-vous pour le prochain épisode !
