Transcription

• Speaker #0

  Aujourd'hui, j'ai envie qu'on fasse un truc très simple, toi et moi, un ménage de printemps. Pas dans tes placards, mais dans ton back-office. Parce que si t'es comme beaucoup d'entrepreneurs que j'accompagne, peut-être que toi aussi, tu as fini par te construire un business hyper bien équipé, mais pas forcément un business respirable. Et je sais à quel point ce truc, il est hyper sournois. Parce que tu te dis, je vais m'abonner à cet outil, ça va me libérer. Du temps, de l'espace mental, etc. Et deux mois plus tard, tu as un nouvel abonnement, un nouveau mot de passe, une nouvelle interface, une nouvelle courbe d'apprentissage, et surtout, un nouvel endroit où ton cerveau doit se rappeler que les bonnes infos existent. Perso, moi, je trouve ça hyper épuisant. Parce que le problème, c'est pas d'avoir trop d'outils. Le problème, c'est d'avoir trop d'endroits où ton attention va se disperser. Et aujourd'hui, j'avais envie que... toi et moi, on remette un petit peu d'air dans nos business. On va faire le tri sans tout casser, sans stress, t'inquiète pas. Ça va juste être un tri intelligent et hyper stratégique. Je te le dis souvent, c'est pas toi qui est nul en organisation. Si tu écoutes Work in Process d'habitude, tu le sais. En fait, souvent, quand t'as trop d'outils comme ça, trop d'endroits, trop de décisions, c'est parce que tu as pallié aux urgences du quotidien, et ça finit par s'accumuler avec les semaines, les mois, les années. Donc, si t'as envie d'arrêter de bricoler ça seul entre deux rendez-vous ou deux soirées, j'ai une offre qui est pensée pour ça, mon VIP Day. C'est une journée où je viens t'aider à mettre de la clarté. Dans ton back-office, on tranche, on simplifie, on remet une vraie logique d'utilisation d'outils, on te fait faire des économies parce qu'on va probablement virer des abonnements, et toi tu repars avec un back-office plus léger, plus solide et plus tenable. Si c'est un truc qui te parle, le lien pour booker un appel découverte avec moi est en description. Alors attends, il faut que je te raconte. Tu vois ce moment où tu démarres la journée, tu ouvres ton ordinateur et... tu sens déjà que ça commence à coincer. Comme si ton corps, il savait que ta journée allait être dense. Tu commences par ouvrir un onglet de ton navigateur, puis un deuxième, puis Notion, puis ton CRM, ton Drive, ta messagerie, peut-être Slack ou WhatsApp, ton outil de facturation, et là tu te rends compte en fait que tu sais plus forcément où sont les bonnes infos. Où est-ce que j'ai noté le truc ? Où est-ce que j'ai rangé telle info ? C'est dans quel doc ? C'est dans quel outil ? Dans quel dossier ? Et tu finis par commencer ta journée en cherchant une porte d'entrée. Alors que, bah toi, ce que tu voulais faire, c'était avancer sur tes objectifs. Ça, pour moi, c'est un signal. Et encore une fois, pas un signal que tu manques d'organisation, c'est un signal que, en fait, le système que tu as fini par te créer est devenu beaucoup trop bruyant pour toi. C'est ce qu'on appelle le bruit numérique. Et le bruit numérique, c'est pas juste une question de notification, c'est toutes les micro-décisions que tu dois prendre tout le temps. Les où, comment, à quel endroit, est-ce que c'est à jour ou pas ? Bref, toutes ces questions que tu finis par te poser au quotidien. Et derrière tout ce bruit qui nous envahit, qui nous prend beaucoup de bandes passantes, il y a un deuxième truc qui se cache, enfin qui se cache, pas vraiment en réalité. C'est la double saisie. C'est-à-dire que tu vas aller noter une info dans un endroit, puis au cas où, parce qu'on ne sait jamais ce qui peut se passer, tu remets cette info ailleurs. Du coup, ça te fait au moins deux versions. Sauf que ça ne s'arrête pas là. Puisque comme tu as oublié que tu l'avais fait déjà deux fois, tu l'en fais une troisième. Et ainsi de suite. Et tu finis par ne plus savoir quelle est la bonne version. C'est là où ton système, il arrête de te soutenir en fait. Et il t'oblige à garder en mémoire dans ton cerveau où sont les bonnes infos. Pour moi, ça, c'est un business qui est beaucoup trop lourd à porter. Et ça arrive beaucoup plus souvent que ce que tu peux imaginer. T'es pas seul, t'inquiète pas. Dis-toi que ton cerveau, c'est pas censé être le disque dur de ton business. Ton cerveau, il est fait pour créer, pour décider, pour... ressentir pour porter une vision, être stratégique. mais pas forcément pour jouer à l'inspecteur gadget entre 12 applications. Donc aujourd'hui, toi et moi, on va faire un ménage de printemps. Je vais te guider par étapes, t'inquiète pas. Je pense que tu peux le faire en une heure, mais si c'est plus confortable pour toi, tu peux aussi le faire en deux fois. L'idée, c'est pas que ce soit parfait comme d'habitude, mais c'est que tu commences à remettre de la clarté là où il y avait beaucoup de bruit et de dispersion. Ça te va ? Allez ! On est parti. Première étape, on pose tout sur la table. Enfin, façon de parler. Comme quand tu fais ton ménage de printemps dans ta maison, que tu vas vider un tiroir, tu poses tout à plat. Et généralement, à ce moment-là, tu vas dire « Oula, il y a beaucoup de choses. » « Il y avait même beaucoup de choses que j'ai oubliées. » Cette étape-là, elle est nécessaire. Tu ne peux pas faire sans parce que, en fait... tant que les choses sont cachées, bah en fait tu vas continuer à payer tes abonnements, tu vas continuer à avoir des infos qui se baladent à droite à gauche sur plein d'outils et qui vont en plus continuer à prendre de l'espace dans ton cerveau. Donc ce que je t'invite à faire là c'est, tu commences par faire un inventaire tu fais un inventaire de tous tes outils, gratuits et payants, tous tes abonnements même ceux à 9€, même ceux que tu t'es dit Celui-là, je le prends pour un mois, puis je vais arrêter l'abonnement. Tu vas probablement te rendre compte que tu as oublié d'annuler ton abonnement. Tu vas aussi lister ceux que tu te dis, non mais, lui je l'ai utilisé il y a 6 mois, mais bientôt je vais le réutiliser. Je suis sûre que là, tu as pensé à un outil. Donc, tu listes tout, vraiment tout. Pour l'instant, on pose tout à plat. Donc, tu vas noter, je ne sais pas moi par exemple, Notion, WhatsApp, Slack, ton CRM. ton outil qui te sert à envoyer des mails marketing, ton outil qui te sert à prendre des rendez-vous, ton outil de compta, de facturation. Si tu fais des automatisations, tes outils d'automatisation, ton outil de stockage, Google Drive par exemple, ou Dropbox, tes outils de design, tes outils d'IA, de montage, bref, tu listes tout. Rien que ça, ça peut te prendre un petit moment. Ce que je t'invite à faire pour que ça soit plus simple pour les prochaines étapes, c'est que tu le fais sous forme de tableau et tu listes du coup tous tes outils dans une seule colonne. Cherche pas à les ranger pour l'instant, c'est pas important. Une fois que t'as listé tous tes outils, en face, tu vas mettre le coût qu'ils représentent. Est-ce que c'est des outils que tu as de façon gratuite ? Est-ce que tu les payes de façon mensuelle, annuelle ? Mets bien le montant à chaque fois et je t'invite à faire le calcul ensuite plus tard sur l'année pour que tu vois. le coût que ça représente, mais surtout ce que tu vas pouvoir économiser si tu enlèves certains abonnements. Et puis, tu vas te rajouter trois colonnes après le prix. Donc, la première, c'est à quoi cet outil me sert en réalité. Là, je ne veux pas que tu me sortes un pavé, je veux une phrase. Ensuite, tu te dis à quelle fréquence j'utilise cet outil. Est-ce que c'est tous les jours ? Est-ce que c'est toutes les semaines ? Tous les mois, c'est rare, c'est jamais, tu notes. Et on n'est pas dans un jugement de valeur, là on fait un constat purement objectif. Et dernière colonne, tu vas te noter, tu peux te mettre un petit code avec des émojis par exemple. Est-ce que cet outil enlève de la charge ou est-ce que ça vient en ajouter ? Donc là tu peux te mettre un petit émoji triste, content ou neutre par exemple. Là, moi, ce que je veux que tu retiennes, quand tu auras fini ce tableau, c'est une phrase qui va peut-être changer ton rapport aux outils et qui t'aidera, j'espère en tout cas, à pas forcément sauter sur le prochain outil qui va sortir, mais plutôt avoir une réflexion stratégique de « est-ce que j'en ai vraiment besoin ou pas ? » . Cette phrase, c'est « un outil qui n'élimine pas une charge devient une charge » . Je la répète parce que c'est important. Un outil qui n'élimine pas une charge devient une charge. Parce qu'en fait, quand tu prends un abonnement sur un outil, même si c'est un abonnement à 5 euros par mois, c'est pas juste de l'argent que tu sors. J'imagine qu'on n'est pas forcément à 5 euros près. Mais par contre, ce que tu payes, en réalité, quand tu ajoutes un outil dans ton quotidien, c'est... de l'espace mental. C'est de l'attention, c'est de l'entretien, c'est des réglages. des mises à jour, des intégrations, du temps de formation. Tout ça, c'est à prendre en compte. Donc là, je t'ai fait lister le coût financier, parce que c'est ce qui est le plus palpable, le plus facile à identifier. Mais garde en tête quand même que la note est plus élevée que les 9 euros par mois que tu payes pour l'outil en question. Ok ? Donc ça, c'était la première étape. Je sais, ça fait déjà pas mal de choses, mais on n'a pas fini. Deuxième étape, on va venir faire du tri. Alors t'inquiète pas, encore une fois, pas de jugement de valeur. Si jamais t'as un outil que tu payes depuis 3 ans et que t'as pas utilisé, c'est pas grave. Moi ce que j'aime bien faire en termes de tri, c'est faire comme si je triais mon dressing. Façon Marie Kondo. Donc je prends chacun des outils qu'il y a dans mon tableau, et je me dis est-ce que cet outil-là, il vient me soutenir dans... ma vraie vie d'entrepreneur dans mon quotidien. Et pour ça, je fais trois piles. Si tu connais la méthode Marie Kondo, tu sais de quoi je parle. Les trois piles, c'est on garde, on fusionne ou on supprime. Dans la pile on garde, là tu vas mettre tout ce qui est essentiel. Vraiment ce qui est vital si tu l'enlèves de ton business, il y a un truc qui ne va plus. Donc c'est ce qui est utilisé, ce que tu comprends, ce qui est clair. Dis-toi que même si tu as des outils qui peuvent être très puissants, si à chaque fois que tu l'ouvres, tu te sens totalement largué, ce n'est pas un bon outil pour toi. Donc tu gardes ce qui te soutient. Ensuite, dans la pile fusionnée, là tu vas mettre les doublons. C'est pour ça que c'est important à la première étape que tu dises concrètement à quoi te sert l'outil. C'est là que tu vas récupérer le plus d'air en fait, parce que soyons honnêtes, toi et moi, on n'a pas besoin de trois endroits différents. pour centraliser nos notes. On n'a pas besoin de deux outils pour gérer nos tâches du quotidien. On n'a pas besoin d'un CRM, un tableur, des notes sur notre téléphone, et un carnet parce que j'aime bien écrire. Enfin, ça tu peux, mais après, il faut que tu sois au clair sur comment est-ce que tu gères l'information dans ton business. Fusionner, en fait, le principe de cette pile, c'est choisir un endroit où tu vas mettre... l'information et te dire, ok, la bonne information à jour, elle va être ici. Et puis, t'as la dernière pile, supprimer. Bon, celle-là, selon les cas, elle peut être délicate en fait, parce que parfois, on vient toucher un truc émotionnel. Et je sais que tu t'attendais pas à ça quand on fait un épisode sur des outils. Mais cette pile supprimer, elle touche un truc émotionnel qui est la culpabilité. Tu sais, c'est ces petites phrases qui tournent parfois en boucle dans ta tête où tu te dis... « Ouais, mais je l'ai payé, donc je devrais l'utiliser. » Ou alors « Tout le monde utilise cet outil, il a l'air hyper bien, je devrais m'y mettre. » Tu vois ? C'est ce genre de phrases un peu pourries, en fait, qui nous prennent du temps, de l'attention, de l'énergie, qui n'ont pas d'utilité particulière, hormis à nous faire nous sentir mal. Et dis-toi que oui, un outil peut être excellent, peut être utilisé par plein de gens. Mais en fait, il peut ne pas être excellent pour toi. Et c'est hyper important que tu intègres ça en fait. Si par exemple, en ce moment, tout le monde est sur l'intelligence artificielle cloud avec le mode co-work, le mode code design, etc. Mais que ce n'est pas pour toi, ne te force pas à aller dessus. C'est important que tu comprennes ce genre de choses. Donc quand tu supprimes un outil de ton stack technique, tu n'es pas en train d'échouer, tu es en train de prendre. Une décision alignée avec toi, tes besoins et ton business. Et si t'as besoin d'un test hyper simple pour t'aider à trier, il y a une seule question, en fait, à te poser. C'est là, si je devais expliquer à quelqu'un où se trouve une information en 5 secondes, par exemple sur la partie design ou sur la partie facturation, est-ce que je peux ? Si la réponse est non, Dans ce cas, ça veut dire que tu as sur cette partie-là de ton business de la friction. Et donc, tu as une fuite d'énergie. On a vu la première étape qui est de faire un état des lieux, concrètement, de tous les outils que tu as dans ton quotidien. Deuxième étape, on a sorti notre uniforme de Marie Kondo et on a fait du tri. Troisième étape, c'est qu'on vient créer de la structure, mais de la structure stable. Moi, je ne veux pas forcément des choses... parfaite, ça on s'en fout complètement. Mais je veux que tu te dises, dans mon business, la bonne information, à jour, dupliquée d'un endroit à un autre, elle est à un endroit précis. Moi, je vois ça comme une maison, en fait. Normalement, dans ta maison, t'as qu'une seule cuisine. Imagine que tu en aies six. Est-ce que ça va t'aider à manger mieux ? Je suis pas sûre. Ça va te créer beaucoup d'encombrements, beaucoup... d'espace qui semble occupé, et au final tu vas te perdre, parce que quand tu vas chercher un tire-bouchon, tu sauras plus où il est. Donc là, l'idée sur cette troisième étape, c'est que tu décides en fait, de façon très simple, et dis-toi que tu pourras toujours revenir en arrière plus tard si jamais tu t'es aperçu que c'était pas la bonne décision pour toi, mais je voudrais que tu décides d'un endroit où tu vas avoir tes contacts, un endroit où tu vas gérer tes tâches du quotidien, Un endroit où tu stockes tes documents. Un endroit où tu... va gérer ta communication. Et tout le reste, ça va venir servir ces endroits-là. On n'est pas là pour multiplier l'information, parce que je sais que les systèmes complexes, c'est impressionnant, tu te dis « Waouh, la personne a réussi à faire ça ! » Mais en fait, pour moi, ça, c'est pas des bons systèmes. Je vais pas forcément me faire des amis là-dessus, mais en fait, c'est un système qui est complexe, qui peut sembler visuellement impressionnant, Pour moi, c'est la pire idée du monde. Parce que si t'as envie d'être là sur la durée, en tout cas, il faut que ton système, il soit simple, il soit fiable, et surtout, il soit doux à vivre. Mais genre, vraiment. Un back-office, quand tu l'as bien construit, ça doit te donner la sensation de je sais où je vais, je sais où mettre les informations, je sais où les retrouver aussi, et je sais ce que j'ai à faire ensuite. Ça, ce type de sensation, ça change tout en fait. Parce qu'au lieu de te mettre le matin sur ton ordinateur et de te dire « Oh, aujourd'hui, il faut encore travailler. Qu'est-ce que j'ai à faire ? J'en sais rien. » Non, quand t'as un bon back-office, tu te mets sur ton ordi et ton cerveau, il se détend. Parce que t'es plus en mode compensation, suradaptation. C'est pas toi qui portes le système sur tes épaules. C'est ton système qui tourne et toi tu peux évoluer à l'intérieur. Donc cette troisième étape elle est hyper importante. Et la dernière, la quatrième étape, c'est celle qui va t'empêcher de recommencer dans trois mois. Parce que le piège au final c'est pas de faire le tri, le piège c'est la rechute. C'est quand tu vas être fatigué, c'est quand tu vas avoir une urgence, un lancement, et tu te dis oh tiens, un nouvel outil peut-être qui va me sauver. Alors que c'est probablement pas le cas. Donc, quatrième étape. et ça, quasiment personne va te le faire faire, mais heureusement, t'es en train d'écouter cet épisode, donc ça va changer. Tu vas te créer une charte d'outils. Un garde-fou. C'est pas compliqué, t'inquiète pas. Il y a trois questions, toujours les mêmes, avant d'ajouter un outil, quel que soit l'outil. Première question. Qu'est-ce que je supprime de mon quotidien grâce à cet outil ? Si déjà la réponse, c'est rien, tu t'arrêtes. Question numéro 2. Qui est-ce qui va utiliser cet outil exactement et quand ? Est-ce que ça va être toi ou une personne de ton équipe, si t'as une équipe ? Est-ce que c'est tous les jours, une fois par mois, une fois par an, ton équipe, ton prestataire, ton stagiaire, si t'en as un ? Là, pareil, si tu peux pas répondre clairement... On s'arrête, on n'ajoute pas l'outil. Troisième question, où est-ce que la bonne info va se retrouver après ça ? C'est-à-dire que si tu te rajoutes un outil, ça va être quoi au final l'endroit qui va faire foi quand tu cherches une info ? Est-ce que c'est l'endroit dans lequel elle était ou est-ce que c'est le nouvel outil ? Parce que si tu ajoutes un outil, mais que toi, tu n'es pas au clair sur... Où est-ce qu'est la bonne information ? C'est comme si dans ton dressing, tu allais t'ajouter un tiroir en plus. Je sais que c'est très satisfaisant de rajouter des tiroirs dans son dressing, mais là, pour le coup, ce n'est pas la solution. En fait, quand on entreprend, peu importe qu'on bosse dans le digital ou pas, il y a un truc qui est hyper contre-intuitif à comprendre, mais vraiment qui change la vie. C'est que tu n'as pas besoin d'avoir un business suréquipé. T'as besoin d'avoir un business clair. Et c'est pour ça qu'avoir une stack technique qui est minimaliste, c'est pas une tendance. Ça peut en être une. Mais là, dans le cadre de cet épisode, je ne te parle pas de la tendance. Je te parle de la posture. En fait, c'est que toi, tu sois en capacité de décider ce qui te sert ou pas. Ce qui va vraiment servir tes objectifs, ton business, etc. De ce qui peut servir ton ego de personne organisée. Parce que parfois, et ça je l'ai remarqué dans ma propre situation, on garde des outils. Parce que ça fait pro, et on aime sentir qu'on fait pro. Sauf qu'en réalité, on se surcharge. Donc moi, j'ai appliqué ma méthode de tri, et je t'avoue que ça fait du bien. Je le fais en moyenne une fois par an, au printemps généralement, en même temps que je fais le tri de la maison. Ça me permet de repartir sur quelque chose de clair pour les mois à suivre, et de me dire surtout, là, au moins, je sais que je suis à jour. et je sais que si je cherche quelque chose dans mon business, dans les 5 à 10 secondes qui suivent, je suis capable de te dire exactement où c'est. Et ça, ça change la vie. Parce que c'est même pas mon cerveau qui le retient, c'est mon cerveau qui sait que, dans mon drive par exemple, j'ai une certaine organisation et que si je cherche un contenu de mon podcast, je vais aller dans tel dossier à tel endroit. Et ça y sera. Donc pour finir cet épisode... Je te rajoute deux questions, je viens juste d'y penser, mais je pense que ça va vraiment t'aider dans ta réflexion en fait. Est-ce que t'as un outil que tu gardes, avec de la culpabilité du coup, alors qu'il t'alourdit ? Autre question, si tu devais aujourd'hui enlever 20% de ton stack d'outils ce mois-ci, ça va être ton challenge du mois de mai, tu commences par quoi ? Tu peux me partager ta réponse bien sûr sur Instagram ou sur LinkedIn, ou même sur la newsletter, sur Substack. En tout cas, c'est vraiment intéressant de se poser ces questions parce que si tu te dis j'enlève 20%, mettons que tu aies 10 outils, ça veut dire que tu verras 2 outils, donc 2 abonnements potentiellement payants, tu vas récupérer cet espace mental, et tu vas faire en plus quelques petites économies sur l'année. Donc, c'est plutôt sympa. Si cet épisode t'a parlé, bien sûr, je compte sur toi pour t'abonner à ta plateforme d'écoute préférée et sur YouTube, pourquoi pas, parce que j'ai quand même un setup qui est cool. Envoie-le surtout, surtout à un ou une amie entrepreneur qui pourrait faire ce challenge avec toi en fait, de ménage de printemps. Et surtout, si vous le faites, pensez à me taguer sur les réseaux sociaux, comme ça, je viendrai vous amener un max de soutien. Allez, nous, on se retrouve très vite. dans un prochain épisode de Work in Process. Merci d'avoir écouté Work in Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources pour construire un business durable sans t'oublier. Tous les liens sont en description. A très vite !