189 - Déléguer les décisions sans micro-manager avec Maddalena Martini | Work in process - Conseils en organisation et croissance d'entreprise

Description

Ressource offerte : Quel est ton vrai frein à la délégation dans ton business ?

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Elle gère aujourd’hui une agence de 45 assistantes virtuelles et fait plus d’1 million d’euros de chiffre d’affaires sans jamais avoir eu l’ambition de construire ça.

Dans cet épisode, je reçois Maddalena Martini qui partage sa méthode de délégation, pro et perso : ce qu’il faut déléguer en premier, comment recruter sans se tromper, et surtout le système très concret qui lui permet de ne (presque) jamais être dérangée, jusqu’aux seuils de dépense qui décident si son équipe agit seule ou attend son feu vert.

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Je suis Marine Aubaret, consultante en structuration de business, avec plus de dix ans à optimiser des business, dont 6 à mon compte auprès de freelances, de consultants et de dirigeants de petites entreprises.

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Transcription

Speaker #0
Est-ce que tu as créé ton entreprise pour être libre ou simplement pour devenir indispensable à un nouveau job que tu t'es toi-même créé ? Dans cet épisode, j'ai invité Madalena Martini, la fondatrice de VA World, pour parler de délégation, de lâcher prise et surtout de ce qu'il faut vraiment mettre en place pour créer un business qui fonctionne sans nous. Tu vas voir qu'on va aller beaucoup plus loin que la simple question de quelles sont les tâches que tu peux déléguer. Je te laisse avec notre conversation. Salut Madalena, je suis hyper contente de te retrouver dans cet épisode. Pour les personnes qui ne te connaissent pas, toi tu as créé VA World. Est-ce que tu peux nous dire en une ou deux phrases en quoi ça consiste ?
Speaker #1
Salut Marine, merci de l'invitation. VA World est une agence d'assistantes virtuelles. C'est une agence qui compte 45 assistantes indépendantes et on offre des services à distance et à l'heure à des entrepreneurs dans le but de leur libérer du temps ou de l'attention. En fait, ce sont des entrepreneurs débordés qui ont besoin d'un bras droit à très bon niveau qui vont les aider sur toutes sortes de tâches. Ça peut être de l'administratif, ça peut être du marketing digital, de l'organisation à... personnel aussi, c'est très, très vaste. Moi, ce que j'adore, c'est qu'effectivement, tu accompagnes les entrepreneurs, tes clients, pas uniquement sur un domaine très précis,
Speaker #0
mais au contraire, en fait, les compétences, les capacités de toutes tes assistantes qui sont chez VA World, elles sont très transversales et elles sont au final très complémentaires. La première question que je voulais te poser, Madalena, c'est quand tu as créé VA World, donc on remonte un petit peu en arrière, c'était quoi ton intuition de départ. Qu'est-ce que tu voulais créer ? Qu'est-ce que tu voulais apporter aux entrepreneurs ?
Speaker #1
Alors, ma réponse va peut-être surprendre, va peut-être surprendre, mais je n'ai suivi aucune intuition et je n'avais pas de projet de créer une agence. Je n'ai jamais eu la vision. Tout est arrivé de façon très spontanée et naturelle. Je me suis lancée il y a six ans en tant qu'assistante virtuelle en micro-entreprise, en tant que freelance. Ça a très bien marché pour moi et c'est vrai qu'au bout d'un an, je me suis déjà rendue compte que mon temps était très limité, que ce que je gagnais dépendait de mon temps et que, vu que mon temps est limité, je ne pouvais pas gagner grand-chose tant que j'étais restée dans cette équation d'échanger mon temps contre l'argent. Et je me suis même aperçue qu'il y avait des assistantes beaucoup plus fortes que moi. Donc moi, j'étais forte sur la partie acquisition des clients. Et donc, une fois que je me suis entourée d'autres assistantes, j'ai commencé tout naturellement à déléguer certaines missions à d'autres assistantes. D'abord à mon premier binôme, puis un deuxième, puis un troisième. Ce qui a fait que deux ans après, j'avais une équipe de 45 personnes, mais je ne l'avais pas prévue.
Speaker #0
C'est génial. Est-ce que tu aurais peut-être quelques chiffres à nous partager pour que les auditeurs, les auditrices du podcast, ils se figurent un petit peu dans quelle catégorie joue VA World ? Parce que moi, je te suis depuis le début. J'ai vu toutes tes évolutions, tout ce que tu as fait, toi en tant qu'entrepreneur, mais aussi avec VA World. Et aujourd'hui, tes résultats, ils sont quand même assez fous.
Speaker #1
J'ai de plus en plus de mal à... à expliquer ce que je fais parce que ça devient très vaste et comme tu dis, ça a pris de l'ampleur. VIA World existe depuis 5 ans. J'ai fait 30% de plus de CA chaque année. L'année dernière, j'ai fait 1 million. Cette année, c'est bien parti pour le refaire, voire en faire un peu plus. J'ai une équipe de 45 personnes. J'ai une marge brute moyenne de 35%. Nous avons accompagné des centaines de clients depuis cinq ans. Aujourd'hui, j'ai 80 clients réguliers. Et nous accompagnons en fait toutes sortes de clients. C'est vrai qu'au début, j'ai commencé en accompagnant des entrepreneurs dans le digital. Donc beaucoup de business digitaux, des formateurs, des créateurs de contenu. Je voulais créer une agence pour les entrepreneurs dans le digital et dans la tech, mais au final, aujourd'hui, plus que la moitié de mes clients sont dans des domaines beaucoup plus classiques. J'ai des médecins, des avocats, j'ai des PME dans le BTP. C'est très, très vaste.
Speaker #0
J'adore. Et en fait, ce que tu décris là, ça montre bien qu'il n'y a pas besoin d'être dans une case bien précise pour pouvoir déléguer et déléguer efficacement. Ça va être l'objet des prochaines questions que je vais te poser. À ton avis, par rapport à toute l'expérience que tu as, tous les entrepreneurs qui gravitent autour de toi, pourquoi beaucoup d'entrepreneurs, ils attendent peut-être un peu trop tard d'être au bord de la saturation avant de déléguer ?
Speaker #1
Alors, ça dépend de... quel entrepreneur on parle. Est-ce qu'on parle d'un solopreneur ou peut-être quelqu'un déjà qui a une équipe d'une certaine taille. Je dirais qu'en général, les entrepreneurs que j'accompagne attendent d'être débordés avant de faire appel à mon agence parce que soit ils ne sont pas convaincus de la valeur que ça pourrait leur apporter. Peut-être qu'ils ont essayé de déléguer peut-être à des stagiaires ou à des freelancers qui n'avaient pas le niveau et du coup, ils ont perdu confiance. Ils se disent que... Au final, il vaut mieux faire les choses de soi-même. Donc, ils ont un problème de confiance. Ils ne comprennent pas la valeur de la délégation. Et souvent, c'est aussi la peur de perdre le contrôle. C'est la peur de passer plus de temps à expliquer à quelqu'un ce qui est dans leur tête. Et ils ont peur que ça va leur prendre trop de temps, voire même que c'est impossible. J'ai souvent cette phrase des entrepreneurs qui me disent Merci. mais c'est impossible de déléguer ma boîte e-mail, mais c'est impossible de déléguer mes factures. Il y a qui me marquent, qui sait le faire. Il y a beaucoup de cas par cas. L'assistante ne va jamais savoir faire toute seule. Je l'ai eu beaucoup de fois, ce type de réflexion. Et parfois, c'est juste une question de but.
Speaker #0
OK. Donc, au final, il y a pas mal de croyances qui peuvent être erronées. Et en fait, moi, ce que j'ai remarqué, c'est que VA World, si je devais résumer... La mission, en tout cas, de ce que j'en comprends depuis quelques années, c'est tu aides les entrepreneurs, quels qu'ils soient, n'importe quelle typologie de métier en tout cas, à créer un business qui ne dépend pas entièrement d'eux. C'est-à-dire qu'ils n'ont pas à tout faire. Est-ce que tu pourrais nous dire, pour toi, qu'est-ce que ça veut dire concrètement créer un business qui ne dépend pas que de nous ?
Speaker #1
Alors, créer un business qui ne dépend pas de nous, ça veut dire... Ça part. Ça passe par plusieurs options. C'est soit un business qui ne dépend pas de nous, c'est un business où l'on peut partir en vacances un mois et on ne va pas payer le prix pour ces vacances qu'on a pris parce que le business arrive à tourner tout seul. C'est un business où on fait confiance à d'autres personnes, faire des choses à notre place. C'est un business où on a lâché... le contrôle sur certains types de tâches. Après, ça ne passe pas forcément par la délégation, ça passe obligatoirement par le fait de créer un système. Après, ça peut être des agents IA, ça peut être des freelances, ou ça peut même vouloir dire juste à changer de modèle business.
Speaker #0
Oui, c'est vrai. Et effectivement, moi, ce que j'ai pu remarquer, c'est que quand on délègue, en tout cas, c'est beaucoup plus facile quand on a des bases qui sont en place un peu On parlait de système, une structure, en tout cas un début de quelque chose. Selon toi, ça serait quoi les tâches, les missions, les responsabilités qu'un entrepreneur devrait envisager de sortir de son agenda en premier ?
Speaker #1
Alors là aussi, je fais des généralités. En général, on commence toujours par l'administratif. Donc déjà tout ce qui est administratif, facturation, débit, relance d'un payé. Préparation de documents, envoi des pièces justificatives, même les relations avec l'espoir comptable, en général, ce n'est jamais la zone de génie d'un entrepreneur. Et c'est une des premières choses qu'on délègue. Et vis-à-vis du CA, vis-à-vis des clients, ça n'a fait aucune différence de déléguer ce genre de tâches à une assistante et d'arrêter que ce soit les CEOs qui s'en occupent. Après l'administratif, il y a tout ce qui est opérationnel en règle générale. Là aussi, ça peut être la préparation de slides pour un webinaire. Ça peut être le site Internet, le service client, la gestion des emails, la gestion de rendez-vous. Et après, ça dépend du point faible de l'entrepreneur. Par exemple, moi, en général, je dirais que le recrutement reste une tâche de base très importante du CEO. Mais si jamais ça m'est déjà arrivé de travailler avec des entrepreneurs qui sont vraiment très mauvais en recrutement, ils peuvent déléguer le recrutement. Ils peuvent, je connais des entrepreneurs qui délèguent le sales, l'acquisition, la prospection, mais parce qu'ils ne sont vraiment pas bons. Mais là, c'est déjà assez plus rare. Ce n'est pas tous les entrepreneurs qui délèguent ça, alors que l'administratif, les e-mails, le service client. la logistique, il faut le déléguer le plus rapidement possible.
Speaker #0
Toi, tu les accompagnes justement quand tu as un nouveau client qui rentre chez toi, à savoir où est-ce qu'il est bon et où est-ce qu'il gagnerait à déléguer quand il ne le sait pas lui-même ?
Speaker #1
Alors, moi, j'accompagne uniquement des entrepreneurs qui sont déjà convaincus par la valeur de la délégation. Ils ont déjà eu ce switch mental, ils ont pris cette décision qu'ils en ont marre de tout faire. ou de recruter une mauvaise personne, s'ils viennent me voir, déjà pour avoir un call avec moi, il faut valider le budget minimum qui est de 800 euros par mois. Donc, ils sont déjà convaincus par mon offre. Ils ont le budget. Et tout ce que je dois faire, c'est de rassurer qu'en quoi je peux vraiment les aider. Donc, déjà, c'est beaucoup plus facile parce qu'ils ont déjà eu ce switch mental. Parce qu'en règle générale, j'ai remarqué que ça vaut... pas mon temps et c'est pas la peine de perdre autant en convaincre quelqu'un de prendre une assistante de mon agence alors qu'il y a toujours ces croyances que ça va être impossible, ça va être trop dur, je sens qu'il ne veut pas lâcher le contrôle, je sens qu'il va essayer des personnes pas chères à l'étranger, donc je laisse faire, je laisse faire son chemin je sais qu'il va revenir vers moi à un moment donné, mais d'habitude je n'ai pas vraiment à convaincre les clients Ils ont juste besoin de voir que je peux vraiment les aider, que je garantis que je trouve quelqu'un de confiance, que je les accompagne sur le long terme, que si jamais à un moment ça ne va pas, je vais remplacer l'assistante, que je m'occupe de tout et surtout qu'il n'y a pas d'engagement sur la durée. Donc moi, je les pousse vraiment à essayer en leur disant que si jamais ça ne le fait pas, ils peuvent arrêter à tout moment avec un préavis de deux semaines. La validation, en fait, elle est très petite. Je n'ai pas besoin de grand-chose pour faire démarrer la mission. Et moi, je suis tellement convaincue de mon service que je sais que la vaste majorité vont rester avec l'agence. Donc, c'est vrai que parfois, ils commencent à déléguer en se disant que c'est une période de test. Et au bout d'un mois, ils sont convaincus.
Speaker #0
Après, on commence tous par là en se disant, bon, on va tester, au pire, on pourra annuler facilement. Ça rassure, en fait, de se dire. on n'est pas engagé sur 12 mois, 2 ans, etc. On peut voir si ça colle avec une assistante et si ça ne colle pas avec celle-là, tu en as tout un stock en fait.
Speaker #1
Oui, et à tout moment, il peut même partir à trouver quelqu'un ailleurs, ce qui n'arrive jamais, mais ça pourrait arriver. Je suis ouverte à ça, je suis ok avec ça. Et après, il faut se dire que oui, effectivement, j'ai quelques clients qui signent avec mon agence, mais qui ne sont pas prêts à déléguer. Ils ont du mal à faire confiance, ils ont du mal à avoir les accès. Ils ont du mal même juste à... Ils ont peur de déranger l'assistante. Ils sont mal à l'aise avec ça. Il ne faut pas oublier que nos clients délégocient le perso. Donc, ils ont besoin d'aide avec la gestion familiale, mais ils n'osent pas. Et donc là, en fait, ça prend plus de temps à se mettre en place, mais ça finit par se mettre en place et ça finit par bien se passer. C'est juste que moi, je suis en coulisses avec l'assistante et on essaie de trouver plein de méthodes différentes pour le convaincre à nous donner les accès, nous donner le mot de passe et à nous faire confiance.
Speaker #0
Oui, je vois. Est-ce que tu aurais peut-être un ou deux exemples de missions originales, en tout cas les plus originales que tu as vues jusqu'à présent en matière de délégation ? C'est vrai que là, moi, spontanément, déléguer ma vie personnelle, je n'y aurais pas pensé.
Speaker #1
Il y a beaucoup de monde qui me disent la même chose que toi. Alors que selon moi, avoir une assistante personnelle 5-10 heures par mois, ça va se démocratiser et je pense que dans 10-20 ans, tout le monde en aura une. Ça va être comme les Uber pour les taxis, avant c'était quelque chose de réservé à une élite. C'est pareil pour la femme de ménage, à un moment il n'y avait que les riches qui avaient des femmes de ménage, maintenant tout le monde en a une. Pour moi ça va être pareil pour l'assistante perso. Surtout que maintenant, dans le couple, tout le monde travaille, les parents sont souvent débordés. Il n'y a rien de plus naturel que... de créer des professions qui vont aider des parents, peut-être entrepreneurs, à se libérer du temps dans leur vie perso, surtout quand les enfants ne voient pas la différence. Ça, c'est ma règle. Moi, je vais bien déléguer du perso tant que mes enfants ne voient pas la différence. Donc, par exemple, aller chercher mes enfants à l'école, ce n'est pas quelque chose que je veux déléguer, parce que mes enfants verraient que ce n'est pas moi et que je ne suis pas là. Par contre, commander les fournitures scolaires, ça ne fait aucune différence pour mes enfants. C'est sur Amazon, ils vont t'arriver à la maison et ils ne vont pas savoir que ce n'est pas maman qui a passé les commandes. Donc tout ce qui est ce genre de commandes sur Internet, ça peut être tout ce qui est livraison de repas à domicile. Ça peut être trouver des prestataires, donc une femme de ménage, un nounou, un jardinier, un prof de nage pour les enfants. Trouver des activités, tout ce qui est stage sportif pendant les vacances pour les enfants. les rendez-vous médicaux même là le Le suivi des vaccins quand on a des bébés, ça peut être aussi, par exemple, moi, j'avais délégué un moment, je voulais vendre des vêtements sur Vinted. Évidemment que je n'allais pas faire ça, mais j'ai dit à mon incident de me trouver une freelance qui allait faire ça. Donc, celle qui a booké le rendez-vous. Ça peut être prendre vous pour réparer la voiture. Ça peut devenir très vaste, en fait, et ça peut vite devenir addictif. la mutuelle, le déménagement, changer la free box, négocier avec l'assurance, des petits travaux à la maison, des paiements, payer des copros, gérer des biens immobiles, peut-être qu'on loue un studio à côté. Ça, l'assistante, elle peut s'en occuper. Et je voulais dire quelque chose, un exemple, une anecdote. Il n'y a pas longtemps que j'ai un client qui a délégué le rangement de sa galerie photo sur son iPhone.
Speaker #0
Génial. J'adore. Moi, déjà, tu m'as convaincue quand tu as parlé de négocier avec les assurances, la Freebox, etc.
Speaker #1
Moi, tout ce qui est appel téléphonique, par exemple, je délègue toujours parce que j'ai un rang de sein.
Speaker #0
Je compatis, je compatis. Et d'un point de vue pro, ça serait quoi là où les délégations les plus originales que tu as vues passer ?
Speaker #1
Sur le pro, je dirais la mission la plus intéressante que j'ai eue. personnellement, c'était quelqu'un qui me remunérait pour sentir des gens avant de les recruter. Donc, en fait, il voulait juste que je donne mon opinion au niveau énergétique, si j'ai senti des candidats ou pas.
Speaker #0
Oui, s'il y a le bon fit ou pas, il peut parler avec, sinon... Oui,
Speaker #1
mais je n'avais pas besoin de faire des entretiens, de poser des questions, de regarder les CV. Ok,
Speaker #0
plutôt original.
Speaker #1
Je trouvais beaucoup moins l'intuition, oui.
Speaker #0
Génial. Tu as parlé d'un sujet tout à l'heure, on pourrait en faire un épisode entier, mais moi qui m'intéresse particulièrement, c'est la délégation, en fait, ça vient transformer notre posture d'entrepreneur. Est-ce qu'on passe d'un mode « je fais tout tout seul » ou même si j'ai une petite équipe, en tout cas, je porte beaucoup de choses, à « je fais confiance à d'autres personnes pour faire ce que je faisais, souvent mieux que nous, si on recrute bien en tout cas » . Tu dirais qu'il y a... quoi qui se passe comme changement en termes de posture, justement, quand on évolue dans l'entreprenariat au niveau de la délégation ?
Speaker #1
Je dirais que ça parle toujours d'une prise de conscience, en fait. Par exemple, pour moi, je me suis rendue compte très tôt que je n'étais pas la meilleure pour faire pas mal de tâches dans mon business. Je savais que, comme on disait tout à l'heure, pour l'administratif, j'allais pouvoir trouver quelqu'un facilement qui allait le gérer beaucoup mieux que moi. Pareil pour les e-mails. Ou pour tout ce qui est les contrats, les relances d'un payé et tout. Donc là déjà, on doit, si on se rend compte qu'on n'est pas les meilleurs dans tout et qu'on arrête de penser que justement il n'y a que nous qui pouvons bien faire les choses, ça peut être qu'on se rend compte compte qu'entre ce qu'on fait au quotidien et notre objectif, l'écalage est beaucoup trop grand et en fait, on ne va pas y arriver seul. Donc, on s'est dit, non, en fait, je n'ai pas envie d'avoir un petit business et je vais créer quelque chose de grand. Donc, pour ça, il faut déléguer. En fait, c'est une étape obligatoire quand on a envie de grandir. Donc, c'est cette posture qui change aussi de, oui, je vais plus tout faire moi-même et rester dans mon petit business. J'ai envie de grandir et pour ça, en fait, je dois à... être OK avec le fait que je vais prendre plus de responsabilités parce que je vais être responsable d'autres personnes et je vais décider de m'entourer, de les former, de les suivre et que c'est OK parce que j'ai de l'ambition et je vais créer quelque chose de plus grand de tout ce que je pourrais créer tout seul.
Speaker #0
C'est important pour toi l'ambition dans ton parcours ?
Speaker #1
Alors, au début, j'avais zéro ambition. Je n'en ai jamais eu de ma vie. Personnellement, à la vingtaine, tout ce que je voulais, c'était être mère au foyer et vivre avec des animaux à la campagne pour le reste de ma vie. Donc, je n'ai jamais eu le rêve de devenir businesswoman et tout ça. Moi, je voulais me payer un salaire en étant libre. Et pour moi, c'est déjà un énorme objectif. Et je l'ai eu. très tôt. C'est vrai que je pensais que ça allait prendre plus de temps. C'est à moi, ça me paraissait... Surtout, ce que je voulais, c'est me payer un salaire en temps libre. C'est ce que j'ai eu quand j'étais freelance. Et après, j'ai pris l'eau, en fait, je dirais. Et j'ai vu que c'était pas si difficile que ça. Je me souhaitais que j'étais pas mauvaise, en fait, pour gérer des business. Je savais bien recruter. J'avais la vision. Je sais que les gens ont toujours eu envie de me suivre, même quand j'étais ado et tout. J'avais toujours... des fans qui voulaient me suivre dans mes voyages et tout. Et que j'étais OK avec le fait de prendre un peu une position de leader. En fait, j'étais à l'aise avec ça. Et j'ai aussi commencé à beaucoup lire des livres business. Pendant deux ans, j'ai fait ça, un livre business, suivre des entrepreneurs américains. Et j'ai aimé le monde du business et je me suis passionnée à ça. Je me suis aussi passionnée des gens que j'ai rencontrés. Et c'est ça qui m'a donné envie de continuer.
Speaker #0
J'adore. C'est quoi ta ressource du moment ? Ça peut être un podcast, ça peut être un livre, un documentaire, un TEDx, une personne, peu importe. C'est quoi la ressource en ce moment qui t'aide le plus dans ta vie d'entrepreneur ? Et pourquoi, si tu es capable de me le dire ?
Speaker #1
Alors, les livres qui m'aident le plus pour toute la partie délégation et sur le domaine... qui m'aide à aider les entrepreneurs que j'accompagne, c'est tous les livres de Patrick Lencioni. Ça s'appelle. Après, ce qui m'aide le plus au quotidien, ce n'est pas tant suivre des créateurs sur Internet que j'aime, comme Alex, Leila, Ormosi, par exemple, que j'adore. Tout le monde m'inspire. Et en fait, je dirais que ce qui m'aide le plus en business, c'est justement de ne pas faire que du business, de ne pas lire que des choses business. Mais essayer d'avoir aussi du vide dans mes journées, dans mes semaines, continuer à faire ce que j'aime qui est complètement décorrélé du business, me balader dans la nature, faire du vélo, aller à la mer, lire des livres de philosophie. Je suis fan de Jung, je l'ai beaucoup sur lui en ce moment. En fait, tout ça, ça m'aide à avoir de l'inspiration, à rester créative et peut-être à trouver des idées qui sortent de l'ordinaire qui vont m'aider en business.
Speaker #0
C'est hyper précieux ce que tu nous partages là. Déjà, je te remercie parce qu'on n'en parle pas assez souvent. Et en fait, si je résume ça en un seul mot, ce que tu nous dis, c'est en fait, tu vis. Tu ne travailles pas forcément pour remplir ta vie, mais en fait, tu remplis ta vie et le travail fait partie d'un des éléments qui remplit ta vie. Et je trouve que c'est vachement apaisant comme vision des choses.
Speaker #1
Mais l'erreur qu'ils font beaucoup, c'est qu'il y a quand même beaucoup d'entrepreneurs qui délèguent et ne vont pas vraiment se libérer du temps. Avec ce temps qu'ils se libèrent, ils vont juste le remplir avec plus de boulot. Moi, je ne fais pas ça, mais pour moi, c'est parce que c'est très clair à quoi je veux que mes journées ressemblent. Donc, j'ai commencé à déléguer, j'ai une équipe, j'ai un business stable, je veux qu'il continue comme ça, je n'ai pas de grands objectifs. J'aime beaucoup vivre. par phases. Donc, il y a des phases où on essaie de mettre en place des systèmes, de recruter des personnes, d'optimiser, d'intégrer l'IA là où on peut. On est très business, on a beaucoup d'idées et on fait beaucoup, on construit beaucoup. Et après, c'est OK d'avoir des phases aussi, on ne construit rien, peut-être même on se sépare de certaines personnes dans un période de calme où on va chercher l'inspiration, on sait qu'elle va arriver à un moment, on prend des vacances, on a un rythme plus lent. Et en fait, on alterne ce type de phase. En tout cas, c'est ce que j'ai fait depuis 4 ans et j'aime beaucoup.
Speaker #0
Je trouve que c'est bien aussi de se dire qu'il y a des saisons dans notre business, même dans notre année, et qu'on n'est pas obligé de courir tout le temps après le prochain chiffre le plus grand ou le prochain objectif visible. Tu as dit une phrase, alors je ne sais plus exactement comment tu l'as formulée, mais en gros, tu disais « je sais exactement » . à quoi j'ai envie que mes journées ressemblent. Est-ce que ça serait ça, ton conseil pour un entrepreneur ou une entrepreneure qui est en train de nous écouter, qui se sent complètement sous l'eau aujourd'hui ? et qu'il voudrait commencer à se créer de l'espace en fait dans sa vie, dans son quotidien, ça serait ça ton conseil que tu lui donnerais ou est-ce que tu en aurais un autre ?
Speaker #1
Oui, non absolument. Après, je sais que, je ne sais pas pourquoi, mais pour moi, ça a toujours été facile de le faire et je sais que pour beaucoup de personnes à mon entourage, ils n'arrivent pas. Et je ne sais pas malheureusement comment les aider. Mais moi, je sais exactement ce qui me rend heureuse et je sais exactement ce qui est important pour moi. Et j'entreprends pour être libre. Donc le cash, c'est ce qui est important. et indispensable, il arrive juste après, mais seulement pour être libre. Et ça, je ne l'ai jamais oublié, mais vraiment jamais, même pendant les semaines les plus intenses. Et donc, je sais que cette liberté, je veux la garder à tout prix. Et si je n'ai pas créé un job pour devenir esclave de mon business, pour me retrouver avec des horaires de salarié, travailler de 9h à midi, prendre une pause de 60 minutes, reprendre l'après-midi, bosser un peu le soir, toujours ne pas pouvoir partir en vacances. Je n'ai pas entrepris pour ça, j'ai vraiment entrepris pour être libre. Et ça, j'essaie de m'en rappeler tous les jours. Et c'est ce qui m'aide à dire non à tout ce qui vient empiéter sur cette liberté. Donc c'est pour ça aussi que je ne me fais aucun souci pour dire non à énormément de sollicitations, à beaucoup de voyages, de déplacements, parce que je n'aime pas ça. Et donc toujours se rappeler de ce qui compte pour nous. Ça fait que c'est beaucoup plus facile de savoir répondre oui ou non aux différentes sollicitations.
Speaker #0
C'est hyper précieux de savoir définir ce qu'est la liberté pour nous, c'est quoi notre vision du succès et de la réussite aussi, si c'est quelque chose qu'on vise. Et j'aime bien cette idée de poursuivre la sensation de liberté. Tu ne l'as pas exprimé exactement comme ça, mais moi je l'ai perçu comme ça, c'est de se dire, dans mon quotidien, quand je me lève le matin, Moi, je te visualise en train de te demander qu'est-ce que je peux faire aujourd'hui qui fait que je vais me sentir libre ? Je ne sais pas si c'est un truc que tu fais ou pas.
Speaker #1
Oui, après, pour chaque personne, la liberté a un aspect différent. Pour moi, il y a une citation de Naval Ravikant qui dit que le test final de l'intelligence, c'est d'avoir la vie dont on rêve. Pour moi, le bonheur, c'est ça, c'est avoir la vie qui te rassemble. Ça veut dire ne pas... imiter les autres, on n'est pas à se comparer aux autres formes de succès. Qu'est-ce que les succès pour toi, qu'est-ce qui te rend heureux au quotidien ? Parce que c'est facile d'avoir un business qui explose à un moment, faire des beaux voyages, mais au quotidien, qu'est-ce qui te rend heureux ? Par exemple, pour moi, c'est pouvoir passer du temps dehors et c'est faire du vélo. Pour moi, prendre une autre route tous les matins, ce n'est pas être libre. Et pour une autre personne, oui, pour être OK avec le fait qu'elle prend une autre route avec sa belle voiture pour aller dans un super bureau au centre de Manhattan pour travailler. Pour moi, ce n'est pas. C'est voir mes enfants très souvent et être dans un bon état mental, c'est-à-dire ne pas être épuisé, ne pas être stressé. Je m'étonne parfois de moi-même, mais c'est vrai que je ne monte jamais le ton avec mes enfants. C'est parce que je ne suis pas stressée par mon boulot, parce qu'aussi grâce à la délégation, je n'ai jamais d'urgence. Et c'est aussi pouvoir prendre du temps. pour moi aussi, ce n'est pas que pour les autres. Je sais que si un jour je suis fatiguée ou j'avais d'autres choses, je peux me l'accorder sans demander la permission à personne. Ça aussi, c'est une énorme liberté. C'est que je dois rendre compte uniquement à moi-même. Mais pour une autre personne, ça peut être changer de pays tous les six mois.
Speaker #0
Parfait. En fait, c'est à chacun d'identifier ce qui est important pour lui, ses valeurs, et de se dire comment, dans la matière, comment est-ce que je peux manifester ça. Moi, je te rejoins sur l'idée de l'autoroute. Personnellement, je n'aime pas trop conduire. Donc, si tu me dis que tu vas avoir un super bureau dans le centre de Bordeaux, puisque je suis sur Bordeaux, mais il faut que tu te tapes les bouchons, la rocade et tout, donc une heure de route par jour, aller une heure de route retour, ça ne me donne pas envie, tu vois, même si le bureau, tu me l'offres, qu'il a une piscine, qu'il a tout ce que tu veux. Donc, c'est important de se poser ces questions-là. Et je pense qu'il n'y a pas de stade de croissance dans l'entrepreneuriat où on... où on doit faire l'impasse sur ces questions, même quand on démarre. Et je pense surtout que quand on démarre, c'est important de se demander qu'est-ce qu'on a envie de construire au final.
Speaker #1
Oui, absolument. Après, moi, je n'oublie jamais ce qui est important dans ma vie perso, qui est ma vie tout court. Mais aussi, je n'oublie pas qu'elles sont les seules.
Speaker #0
rôle, les seules tâches que j'ai besoin de garder en tant que CEO. Je ne sais pas si toi, tu utilises le mot CEO pour des entrepreneurs comme moi qui n'ont pas de salariés. Moi, je me définis comme un CEO au partir du moment que tu as une équipe à gérer. Mais je sais quelles sont les tâches dont je dois m'occuper. Je peux les lister. Pour moi, il y en a trois. C'est bâtir une équipe. Donc, ça veut dire savoir recruter les bonnes personnes. Dans mon agence, c'était A-player. Et vraiment, je suis super stricte sur ça. Si quelqu'un, à un moment, pour X raisons, change de comportement, change de façon de travailler, et n'est plus aussi disponible qu'avant, peu importe, je me sépare de cette personne. Mon rôle principal, c'est de choisir les bonnes personnes, savoir les fidéliser, les garder, et toujours assurer les meilleurs profils, et donc de rester honnête et cohérente avec mon positionnement. Donc, bâtir l'équipe, c'est protéger le cash. Donc, ça, c'est prendre toutes les décisions financières liées à mon business. Ça peut être le modèle business. Ça peut être protéger la marge, être sûr qu'on est toujours rentable, prendre les bonnes décisions au niveau des dépenses, fixer des objectifs et pouvoir suivre tout le côté trésor, CA et rentabilité. Et pour moi, le troisième, c'est tout ce qui est… fixer le cap, en fait, et donner la vision à toutes les personnes qui travaillent avec moi et s'assurer que tout le monde sait vers quoi on va, quelles sont nos valeurs, qu'est-ce qui est important pour la boîte, leur donner aussi une sensation qu'on est là pour du long terme. Il est très important que toute mon équipe soit au courant de ça. je n'ai aucune envie de disparaître l'année prochaine. Donc, si quelqu'un travaille bien et elle a été intégrée à mon agence, elle sait peut-être qu'on travaille ensemble pendant 30 ans. Les fidéliser, être proche d'elle et être sûre que ces centres font partie du bateau et qu'elles me font confiance, qu'elles savent que je peux bien le mener et que je sais où je vais, c'est très important. En fait, tant que ces trois rôles sont remplis, Moi, c'est OK. Pour moi, j'ai fait mon taf.
Speaker #1
Et le reste, après, tu peux mettre des projets plaisir si tu le souhaites. Mais en tout cas, tu ne le ressens pas comme une obligation.
Speaker #0
Oui.
Speaker #1
OK. J'aime bien parce que tu as dit que les personnes qui collaborent avec toi, elles fassent partie du bateau. À aucun moment dans tes tâches à toi, dans ton périmètre à toi, en tout cas, tu as cité, il faut que je sois au gouvernail. Il faut en même temps que j'aille ramer. Il faut que je répare le bateau parce que parfois, il s'abîme en cours de route. Donc ça, j'imagine que c'est des choses qu'au fur et à mesure, tu as déléguées à des assistantes virtuelles de ton équipe.
Speaker #0
Oui, alors déjà, quand je place une assistante, ça dépend des missions. Mais en général, il y a beaucoup d'émissions où je ne suis plus au courant de rien parce que je fais 100% confiance à l'assistante. Je sais que j'ai recruté les bonnes personnes. Je sais qu'elle a compris comment elle doit bosser. Je sais qu'elle sait à quoi je m'attends. Parfois, elle est toute seule. À part avoir un petit feedback tous les trois mois pour savoir comment ça se passe, je n'ai aucune info. Et ce type de tranquillité, je l'ai obtenue en essayant de toujours recruter les meilleures personnes que j'ai rencontrées. C'est uniquement des A-players. Je ne recrute pas de B-. Et c'est les A-players qui m'ont ramené d'autres A-players. C'est une loi naturelle en business. Les premiers recrutements sont les plus importants. Les meilleures assistantes ramènent d'autres assistantes qu'elles ont dans leur entourage. Et tout le monde est très exigeant. C'est des personnes qui travaillent super bien, qui se forment en continu, qui sont transparentes, qui ont une très belle personnalité, qui sont reconnaissantes. La fête ? Et en fait, ça fait que je peux leur faire confiance. Je n'ai pas besoin d'être micro-manager. Donc ça aussi, c'est la délégation. Ça peut être bien, mais si tu choisis les mauvaises personnes et que tu dois continuer à être micro-manager, ça ne va pas changer grand-chose dans ton quotidien. Moi, ça, je l'ai appris sur le terrain. J'ai recruté des personnes qui étaient juste de bonnes assistantes. Elles faisaient ce qu'on leur disait de faire. Mais ça n'a pas transformé ma vie. Ça n'a pas transformé mon business. Ce n'est pas grâce à elles que je vais obtenir le résultat que j'ai obtenu. Donc déjà, c'est ça, recruter les bonnes personnes, les faire confiance, ce n'est pas les micromanager. Et pour moi, au niveau de la délégation, l'étape, une des étapes les plus dures, c'était celle où justement j'ai dû couper le lien direct avec les assistantes. Quand j'ai commencé à avoir 30 personnes, ça faisait beaucoup trop pour moi pour continuer à envoyer des petits messages sur WhatsApp. Ça va, et de me rappeler le prénom des enfants de tout le monde, de se rappeler des anniversaires, avoir cette relation très proche que j'avais au début. C'est une étape obligatoire. Si je veux faire un business à plusieurs millions, je ne peux pas continuer à avoir ce type de relation avec chaque personne de mon équipe. Donc, à un moment, j'ai dû mettre une personne entre moi et mon équipe. Donc ça, c'est mon assistante qui travaille dans l'agence, l'assistante administrative. C'est elle qui a une relation proche avec les assistantes et qui écrit souvent sur WhatsApp, qui leur envoie des petits messages et qui est sûre d'être disponible quand elles ont besoin de quoi que ce soit. Ça, c'est un type de réégation. Et ce qui me rend aussi tranquille dans mes journées, c'est le fait que je n'ai pas juste à expliquer à mon assistante qu'est-ce qu'elle doit faire, je lui ai donné un vrai rôle. Et une chose importante à déléguer, c'est la prise de décision, avoir un système de prise de décision. Quelle décision elle peut prendre en autonomie et dans quelle situation elle a besoin de demander mon avis. Et ça, je vais l'expliquer, on s'est amélioré au fur et à mesure, mais c'est vrai que aujourd'hui, c'est très clair. Et ça, je le recommande à tout le monde, tous les entrepreneurs qui prennent une assistante, déléguer la prise de décision, quelle décision elle peut prendre en autonomie. quand elle a besoin de demander votre avis ou d'attendre l'autorisation pour dépenser l'argent, par exemple.
Speaker #1
C'est hyper important. J'avais lu ça dans un livre, je crois que c'est un livre de Tim Ferriss probablement, qui disait qu'en dessous d'un certain montant, ses équipes ne le contactaient même pas parce que pour lui, à son échelle, ce montant était dérisoire et du coup, il n'y avait même pas un sujet. C'est vrai qu'il y a plusieurs niveaux de délégation, on n'en a pas trop parlé, mais il y a les niveaux basiques, quand tu ne fais pas trop confiance aux gens, tu te dis je veux que tu fasses ça de telle façon, très directif, très micro-management comme tu disais, et on peut aller jusqu'à, tu délègues un rôle, une responsabilité dans ton business et tu pars du principe que tu as bien recruté, que tu as bien accompagné la personne et que la personne a tout ce qu'il faut pour pouvoir faire. le job en fait que tu lui as confié.
Speaker #0
Et il peut y avoir une hiérarchie. Avant, j'avais que l'assistante. Après, j'ai pris aussi un COO. Par exemple, je vais faire un exemple très simple. Toutes les dépenses de moins de 30 euros, l'assistante peut les faire sans demander mon avis. Pour une dépense de 300 euros, elle doit demander l'avis de la COO. Et pour une dépense de 3 000 euros ou pour un souci qui pourrait m'écouter 3 000 euros, elle a besoin de me contacter.
Speaker #1
Ok. Donc, ça veut dire que tu t'es quand même, en termes de charge mentale, tu t'es libérée de beaucoup d'espace puisque j'imagine bien que dans ton quotidien, les problèmes à 3000 euros ou plus, ce n'est pas ce qui arrive tous les matins. Tandis que des dépenses à 30 euros, ça, c'est un truc qui peut arriver assez régulièrement. Ok, hyper intéressant. Ça serait quoi ton mot de la fin, la chose avec laquelle tu voudrais que l'entrepreneur qui est en train de nous écouter... qui est tout seul, qui galère dans son business à tout porter, tu aurais envie de lui dire quoi ?
Speaker #0
J'ai envie de lui dire que tous les entrepreneurs qui le font rêver sur les réseaux sociaux, tous les grands entrepreneurs américains qu'ils citent sur Instagram tous les jours, en fait, tous ces entrepreneurs ont commencé à déléguer très tôt et ils sont arrivés là où ils sont parce qu'ils ont fait confiance, ils ont lâché le contrôle, ils ont créé des systèmes, ils ont créé des équipes et que c'est donc une étape obligatoire pour réussir entre guillemets, en tout cas pour grandir et pour avoir un business qui ressemble à l'idée du business qu'on s'était fait dans notre tête quand on s'était lancé.
Speaker #1
Donc, ce n'est pas forcément se dire je continue à fonctionner en mode freelance, à tout faire de façon artisanale ou un peu systématisée parce qu'on est quand même sur un working process, les gens ici commencent à s'habituer au système. Mais c'est de se dire, en fait, Merci. Seule, on va peut-être plus vite, mais ensemble, on peut aller beaucoup, beaucoup plus loin.
Speaker #0
Il faut juste trouver les bonnes personnes. Par contre, ça, c'est indispensable. Sinon, effectivement, vous ne pourrez avoir que des soucis. Et j'ai envie de dire aussi qu'il ne faut pas avoir peur. Il ne faut pas céder à la peur parce que sinon, on ne fait plus rien dans l'entrepreneuriat. Et ça fait partie de la nature de l'entrepreneuriat, de savoir prendre des risques, se tromper et se relever. C'est OK, on recrute une personne, c'est la mauvaise. Tant que c'est une freelance, en fait, il n'y a pas beaucoup de risques. Donc, essayez, restez une deuxième fois, restez une troisième fois tant qu'on trouve la bonne personne qui nous aide à aller plus loin.
Speaker #1
C'est vrai, parce qu'en fait, on se stresse beaucoup sur la délégation parce qu'il y a un enjeu financier, un enjeu de responsabilité aussi. Alors que par exemple, pour de la création de contenu, ceux qui font des postes LinkedIn ou Instagram savent, généralement, on met moins de pression, c'est-à-dire qu'on va créer un poste, il marche, tant mieux, il ne marche pas, bon, c'est pas grave, le lendemain, il y en a un autre qui sort, et ainsi de suite. Et la délégation, j'appuie sur ton conseil, c'est effectivement, si vous déléguez une première fois que ça ne se passe pas comme vous l'avez imaginé, ne vous dites pas que c'est parce que la délégation n'est pas faite pour vous. Il y a peut-être une coquille quelque part dans le process, au niveau du cadrage du profil, des attentes.
Speaker #0
Oui, bien sûr. Et aussi, c'est dire qu'aujourd'hui, avec les métiers du digital, le fait de travailler à distance et les freelances, on peut vraiment commencer à déléguer à partir de quelques centaines d'euros par mois. Donc, ça vaut la peine. Ce n'est pas un gros risque. Et ça peut... commencer à nous faire réfléchir sur ce qu'on fait, quelle est notre zone de génie, ce qu'on peut déléguer en premier, commencer à faire confiance à des personnes, quitte à les changer après, ce n'est pas grave. En fait, ça nous met sur le bon chemin.
Speaker #1
C'est ça. On va voir ça comme un entraînement.
Speaker #0
Oui, et j'aime bien sortir cette anecdote, mais personnellement, j'ai recruté mon assistante avant de me payer un salaire. Parce que j'étais convaincue et je savais que je n'étais pas forte, par exemple, pour gérer tout l'administratif. même pour effectuer certaines tâches administratives pour mes clients. Donc, j'ai pris une assistante parce que j'étais convaincue. Je savais que si j'allais me libérer de tout ça, j'allais pouvoir contacter, prospecter, closer plus de clients et augmenter mon chiffre d'affaires. Ce qui a fait que, quelques mois après le recrutement, j'ai pu et me payer un salaire et continuer à travailler avec l'assistante.
Speaker #1
Et ensuite, on connaît l'histoire, c'est que… Il y a eu d'autres assistantes qui sont arrivées en cours de route et aujourd'hui, vous êtes 45. Merci beaucoup pour tout ce que tu as partagé, Madalena. Où est-ce qu'on peut suivre tes aventures, tes péripéties entrepreneuriales et celles, bien sûr, de VA World ?
Speaker #0
J'essaie d'écrire le plus possible sur LinkedIn, notamment Madalena Martini et sinon sur Instagram aussi.
Speaker #1
Génial. On mettra les liens dans les notes de l'épisode. Moi, je vous invite vraiment à aller suivre Madalena sur... sur Instagram, surtout si vous aimez le bord de mer, les recettes de cuisine et le vélo. Et je vous inviterai aussi à aller jeter un petit coup d'œil parce que je sais que parmi celles et ceux qui nous écoutent, il y en a qui se disent peut-être que le job d'assistant virtuel, ça peut être fait pour moi. Donc je vais vous inviter à jeter un œil à la VA Academy. On n'en a pas parlé dans cet épisode, mais c'est un super projet. en tout cas moi je le recommande à beaucoup de monde autour de moi qui permet en fait de te former à devenir un assistant virtuel mais attention, pas n'importe quel assistant virtuel un A-player. Donc si jamais t'es curieux, le lien est dans les notes de l'épisode. N'hésite pas à aller regarder même sur les réseaux sociaux. C'est franchement top ce que vous faites.
Speaker #0
Merci d'avoir rappelé parce qu'effectivement j'ai cette formation parce que depuis que je me suis lancée j'ai eu des messages quasiment tous les jours de femmes qui me disaient qu'elles rêvaient de la même liberté que moi, qu'elles rêvaient de travailler Merci. de pouvoir travailler depuis la maison avec les enfants à côté. Et c'est un bonheur de les accompagner.
Speaker #1
C'est génial. Donc, n'hésitez pas vraiment, même si c'est juste par curiosité, à aller regarder ce que Madalena et toute la team de la VA World, de la VA Academy font. C'est vraiment top. Nous, on se dit à très vite dans un prochain épisode de Work in Process. Et encore une fois, merci beaucoup, Madalena, pour ton temps.
Speaker #0
Merci à toi, Marine.

Chapters

Qui est Maddalena et VA World
0sec
Une équipe de 45 personnes bâtie sans le vouloir
1min
Les chiffres : CA, marge, clients
2min
Pourquoi les entrepreneurs attendent trop pour déléguer
4min
Créer un business qui ne dépend pas de vous
6min
Par quoi déléguer en premier
7min
Les délégations perso les plus originales
13min
L'anecdote la plus insolite : sentir les candidats avant de recruter
16min
Le vrai changement de posture face à la délégation
17min
« Je n'ai jamais eu d'ambition » : son parcours
19min
Sa ressource du moment : livres et vide dans l'agenda
21min
L'erreur qui annule tout l'intérêt de déléguer
23min
Entreprendre pour être libre, pas pour le cash
24min
Les 3 seules tâches qu'elle garde en tant que CEO
29min
La relation qui ne scale pas : pourquoi elle a dû prendre de la distance
31min
Déléguer les décisions, pas le contrôle : les seuils 30€, 300€, 3000€
35min
Elle a embauché son assistante avant de se payer un salaire
40min
Où suivre Maddalena et la VA Academy
41min

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Transcription

Speaker #0
Est-ce que tu as créé ton entreprise pour être libre ou simplement pour devenir indispensable à un nouveau job que tu t'es toi-même créé ? Dans cet épisode, j'ai invité Madalena Martini, la fondatrice de VA World, pour parler de délégation, de lâcher prise et surtout de ce qu'il faut vraiment mettre en place pour créer un business qui fonctionne sans nous. Tu vas voir qu'on va aller beaucoup plus loin que la simple question de quelles sont les tâches que tu peux déléguer. Je te laisse avec notre conversation. Salut Madalena, je suis hyper contente de te retrouver dans cet épisode. Pour les personnes qui ne te connaissent pas, toi tu as créé VA World. Est-ce que tu peux nous dire en une ou deux phrases en quoi ça consiste ?
Speaker #1
Salut Marine, merci de l'invitation. VA World est une agence d'assistantes virtuelles. C'est une agence qui compte 45 assistantes indépendantes et on offre des services à distance et à l'heure à des entrepreneurs dans le but de leur libérer du temps ou de l'attention. En fait, ce sont des entrepreneurs débordés qui ont besoin d'un bras droit à très bon niveau qui vont les aider sur toutes sortes de tâches. Ça peut être de l'administratif, ça peut être du marketing digital, de l'organisation à... personnel aussi, c'est très, très vaste. Moi, ce que j'adore, c'est qu'effectivement, tu accompagnes les entrepreneurs, tes clients, pas uniquement sur un domaine très précis,
Speaker #0
mais au contraire, en fait, les compétences, les capacités de toutes tes assistantes qui sont chez VA World, elles sont très transversales et elles sont au final très complémentaires. La première question que je voulais te poser, Madalena, c'est quand tu as créé VA World, donc on remonte un petit peu en arrière, c'était quoi ton intuition de départ. Qu'est-ce que tu voulais créer ? Qu'est-ce que tu voulais apporter aux entrepreneurs ?
Speaker #1
Alors, ma réponse va peut-être surprendre, va peut-être surprendre, mais je n'ai suivi aucune intuition et je n'avais pas de projet de créer une agence. Je n'ai jamais eu la vision. Tout est arrivé de façon très spontanée et naturelle. Je me suis lancée il y a six ans en tant qu'assistante virtuelle en micro-entreprise, en tant que freelance. Ça a très bien marché pour moi et c'est vrai qu'au bout d'un an, je me suis déjà rendue compte que mon temps était très limité, que ce que je gagnais dépendait de mon temps et que, vu que mon temps est limité, je ne pouvais pas gagner grand-chose tant que j'étais restée dans cette équation d'échanger mon temps contre l'argent. Et je me suis même aperçue qu'il y avait des assistantes beaucoup plus fortes que moi. Donc moi, j'étais forte sur la partie acquisition des clients. Et donc, une fois que je me suis entourée d'autres assistantes, j'ai commencé tout naturellement à déléguer certaines missions à d'autres assistantes. D'abord à mon premier binôme, puis un deuxième, puis un troisième. Ce qui a fait que deux ans après, j'avais une équipe de 45 personnes, mais je ne l'avais pas prévue.
Speaker #0
C'est génial. Est-ce que tu aurais peut-être quelques chiffres à nous partager pour que les auditeurs, les auditrices du podcast, ils se figurent un petit peu dans quelle catégorie joue VA World ? Parce que moi, je te suis depuis le début. J'ai vu toutes tes évolutions, tout ce que tu as fait, toi en tant qu'entrepreneur, mais aussi avec VA World. Et aujourd'hui, tes résultats, ils sont quand même assez fous.
Speaker #1
J'ai de plus en plus de mal à... à expliquer ce que je fais parce que ça devient très vaste et comme tu dis, ça a pris de l'ampleur. VIA World existe depuis 5 ans. J'ai fait 30% de plus de CA chaque année. L'année dernière, j'ai fait 1 million. Cette année, c'est bien parti pour le refaire, voire en faire un peu plus. J'ai une équipe de 45 personnes. J'ai une marge brute moyenne de 35%. Nous avons accompagné des centaines de clients depuis cinq ans. Aujourd'hui, j'ai 80 clients réguliers. Et nous accompagnons en fait toutes sortes de clients. C'est vrai qu'au début, j'ai commencé en accompagnant des entrepreneurs dans le digital. Donc beaucoup de business digitaux, des formateurs, des créateurs de contenu. Je voulais créer une agence pour les entrepreneurs dans le digital et dans la tech, mais au final, aujourd'hui, plus que la moitié de mes clients sont dans des domaines beaucoup plus classiques. J'ai des médecins, des avocats, j'ai des PME dans le BTP. C'est très, très vaste.
Speaker #0
J'adore. Et en fait, ce que tu décris là, ça montre bien qu'il n'y a pas besoin d'être dans une case bien précise pour pouvoir déléguer et déléguer efficacement. Ça va être l'objet des prochaines questions que je vais te poser. À ton avis, par rapport à toute l'expérience que tu as, tous les entrepreneurs qui gravitent autour de toi, pourquoi beaucoup d'entrepreneurs, ils attendent peut-être un peu trop tard d'être au bord de la saturation avant de déléguer ?
Speaker #1
Alors, ça dépend de... quel entrepreneur on parle. Est-ce qu'on parle d'un solopreneur ou peut-être quelqu'un déjà qui a une équipe d'une certaine taille. Je dirais qu'en général, les entrepreneurs que j'accompagne attendent d'être débordés avant de faire appel à mon agence parce que soit ils ne sont pas convaincus de la valeur que ça pourrait leur apporter. Peut-être qu'ils ont essayé de déléguer peut-être à des stagiaires ou à des freelancers qui n'avaient pas le niveau et du coup, ils ont perdu confiance. Ils se disent que... Au final, il vaut mieux faire les choses de soi-même. Donc, ils ont un problème de confiance. Ils ne comprennent pas la valeur de la délégation. Et souvent, c'est aussi la peur de perdre le contrôle. C'est la peur de passer plus de temps à expliquer à quelqu'un ce qui est dans leur tête. Et ils ont peur que ça va leur prendre trop de temps, voire même que c'est impossible. J'ai souvent cette phrase des entrepreneurs qui me disent Merci. mais c'est impossible de déléguer ma boîte e-mail, mais c'est impossible de déléguer mes factures. Il y a qui me marquent, qui sait le faire. Il y a beaucoup de cas par cas. L'assistante ne va jamais savoir faire toute seule. Je l'ai eu beaucoup de fois, ce type de réflexion. Et parfois, c'est juste une question de but.
Speaker #0
OK. Donc, au final, il y a pas mal de croyances qui peuvent être erronées. Et en fait, moi, ce que j'ai remarqué, c'est que VA World, si je devais résumer... La mission, en tout cas, de ce que j'en comprends depuis quelques années, c'est tu aides les entrepreneurs, quels qu'ils soient, n'importe quelle typologie de métier en tout cas, à créer un business qui ne dépend pas entièrement d'eux. C'est-à-dire qu'ils n'ont pas à tout faire. Est-ce que tu pourrais nous dire, pour toi, qu'est-ce que ça veut dire concrètement créer un business qui ne dépend pas que de nous ?
Speaker #1
Alors, créer un business qui ne dépend pas de nous, ça veut dire... Ça part. Ça passe par plusieurs options. C'est soit un business qui ne dépend pas de nous, c'est un business où l'on peut partir en vacances un mois et on ne va pas payer le prix pour ces vacances qu'on a pris parce que le business arrive à tourner tout seul. C'est un business où on fait confiance à d'autres personnes, faire des choses à notre place. C'est un business où on a lâché... le contrôle sur certains types de tâches. Après, ça ne passe pas forcément par la délégation, ça passe obligatoirement par le fait de créer un système. Après, ça peut être des agents IA, ça peut être des freelances, ou ça peut même vouloir dire juste à changer de modèle business.
Speaker #0
Oui, c'est vrai. Et effectivement, moi, ce que j'ai pu remarquer, c'est que quand on délègue, en tout cas, c'est beaucoup plus facile quand on a des bases qui sont en place un peu On parlait de système, une structure, en tout cas un début de quelque chose. Selon toi, ça serait quoi les tâches, les missions, les responsabilités qu'un entrepreneur devrait envisager de sortir de son agenda en premier ?
Speaker #1
Alors là aussi, je fais des généralités. En général, on commence toujours par l'administratif. Donc déjà tout ce qui est administratif, facturation, débit, relance d'un payé. Préparation de documents, envoi des pièces justificatives, même les relations avec l'espoir comptable, en général, ce n'est jamais la zone de génie d'un entrepreneur. Et c'est une des premières choses qu'on délègue. Et vis-à-vis du CA, vis-à-vis des clients, ça n'a fait aucune différence de déléguer ce genre de tâches à une assistante et d'arrêter que ce soit les CEOs qui s'en occupent. Après l'administratif, il y a tout ce qui est opérationnel en règle générale. Là aussi, ça peut être la préparation de slides pour un webinaire. Ça peut être le site Internet, le service client, la gestion des emails, la gestion de rendez-vous. Et après, ça dépend du point faible de l'entrepreneur. Par exemple, moi, en général, je dirais que le recrutement reste une tâche de base très importante du CEO. Mais si jamais ça m'est déjà arrivé de travailler avec des entrepreneurs qui sont vraiment très mauvais en recrutement, ils peuvent déléguer le recrutement. Ils peuvent, je connais des entrepreneurs qui délèguent le sales, l'acquisition, la prospection, mais parce qu'ils ne sont vraiment pas bons. Mais là, c'est déjà assez plus rare. Ce n'est pas tous les entrepreneurs qui délèguent ça, alors que l'administratif, les e-mails, le service client. la logistique, il faut le déléguer le plus rapidement possible.
Speaker #0
Toi, tu les accompagnes justement quand tu as un nouveau client qui rentre chez toi, à savoir où est-ce qu'il est bon et où est-ce qu'il gagnerait à déléguer quand il ne le sait pas lui-même ?
Speaker #1
Alors, moi, j'accompagne uniquement des entrepreneurs qui sont déjà convaincus par la valeur de la délégation. Ils ont déjà eu ce switch mental, ils ont pris cette décision qu'ils en ont marre de tout faire. ou de recruter une mauvaise personne, s'ils viennent me voir, déjà pour avoir un call avec moi, il faut valider le budget minimum qui est de 800 euros par mois. Donc, ils sont déjà convaincus par mon offre. Ils ont le budget. Et tout ce que je dois faire, c'est de rassurer qu'en quoi je peux vraiment les aider. Donc, déjà, c'est beaucoup plus facile parce qu'ils ont déjà eu ce switch mental. Parce qu'en règle générale, j'ai remarqué que ça vaut... pas mon temps et c'est pas la peine de perdre autant en convaincre quelqu'un de prendre une assistante de mon agence alors qu'il y a toujours ces croyances que ça va être impossible, ça va être trop dur, je sens qu'il ne veut pas lâcher le contrôle, je sens qu'il va essayer des personnes pas chères à l'étranger, donc je laisse faire, je laisse faire son chemin je sais qu'il va revenir vers moi à un moment donné, mais d'habitude je n'ai pas vraiment à convaincre les clients Ils ont juste besoin de voir que je peux vraiment les aider, que je garantis que je trouve quelqu'un de confiance, que je les accompagne sur le long terme, que si jamais à un moment ça ne va pas, je vais remplacer l'assistante, que je m'occupe de tout et surtout qu'il n'y a pas d'engagement sur la durée. Donc moi, je les pousse vraiment à essayer en leur disant que si jamais ça ne le fait pas, ils peuvent arrêter à tout moment avec un préavis de deux semaines. La validation, en fait, elle est très petite. Je n'ai pas besoin de grand-chose pour faire démarrer la mission. Et moi, je suis tellement convaincue de mon service que je sais que la vaste majorité vont rester avec l'agence. Donc, c'est vrai que parfois, ils commencent à déléguer en se disant que c'est une période de test. Et au bout d'un mois, ils sont convaincus.
Speaker #0
Après, on commence tous par là en se disant, bon, on va tester, au pire, on pourra annuler facilement. Ça rassure, en fait, de se dire. on n'est pas engagé sur 12 mois, 2 ans, etc. On peut voir si ça colle avec une assistante et si ça ne colle pas avec celle-là, tu en as tout un stock en fait.
Speaker #1
Oui, et à tout moment, il peut même partir à trouver quelqu'un ailleurs, ce qui n'arrive jamais, mais ça pourrait arriver. Je suis ouverte à ça, je suis ok avec ça. Et après, il faut se dire que oui, effectivement, j'ai quelques clients qui signent avec mon agence, mais qui ne sont pas prêts à déléguer. Ils ont du mal à faire confiance, ils ont du mal à avoir les accès. Ils ont du mal même juste à... Ils ont peur de déranger l'assistante. Ils sont mal à l'aise avec ça. Il ne faut pas oublier que nos clients délégocient le perso. Donc, ils ont besoin d'aide avec la gestion familiale, mais ils n'osent pas. Et donc là, en fait, ça prend plus de temps à se mettre en place, mais ça finit par se mettre en place et ça finit par bien se passer. C'est juste que moi, je suis en coulisses avec l'assistante et on essaie de trouver plein de méthodes différentes pour le convaincre à nous donner les accès, nous donner le mot de passe et à nous faire confiance.
Speaker #0
Oui, je vois. Est-ce que tu aurais peut-être un ou deux exemples de missions originales, en tout cas les plus originales que tu as vues jusqu'à présent en matière de délégation ? C'est vrai que là, moi, spontanément, déléguer ma vie personnelle, je n'y aurais pas pensé.
Speaker #1
Il y a beaucoup de monde qui me disent la même chose que toi. Alors que selon moi, avoir une assistante personnelle 5-10 heures par mois, ça va se démocratiser et je pense que dans 10-20 ans, tout le monde en aura une. Ça va être comme les Uber pour les taxis, avant c'était quelque chose de réservé à une élite. C'est pareil pour la femme de ménage, à un moment il n'y avait que les riches qui avaient des femmes de ménage, maintenant tout le monde en a une. Pour moi ça va être pareil pour l'assistante perso. Surtout que maintenant, dans le couple, tout le monde travaille, les parents sont souvent débordés. Il n'y a rien de plus naturel que... de créer des professions qui vont aider des parents, peut-être entrepreneurs, à se libérer du temps dans leur vie perso, surtout quand les enfants ne voient pas la différence. Ça, c'est ma règle. Moi, je vais bien déléguer du perso tant que mes enfants ne voient pas la différence. Donc, par exemple, aller chercher mes enfants à l'école, ce n'est pas quelque chose que je veux déléguer, parce que mes enfants verraient que ce n'est pas moi et que je ne suis pas là. Par contre, commander les fournitures scolaires, ça ne fait aucune différence pour mes enfants. C'est sur Amazon, ils vont t'arriver à la maison et ils ne vont pas savoir que ce n'est pas maman qui a passé les commandes. Donc tout ce qui est ce genre de commandes sur Internet, ça peut être tout ce qui est livraison de repas à domicile. Ça peut être trouver des prestataires, donc une femme de ménage, un nounou, un jardinier, un prof de nage pour les enfants. Trouver des activités, tout ce qui est stage sportif pendant les vacances pour les enfants. les rendez-vous médicaux même là le Le suivi des vaccins quand on a des bébés, ça peut être aussi, par exemple, moi, j'avais délégué un moment, je voulais vendre des vêtements sur Vinted. Évidemment que je n'allais pas faire ça, mais j'ai dit à mon incident de me trouver une freelance qui allait faire ça. Donc, celle qui a booké le rendez-vous. Ça peut être prendre vous pour réparer la voiture. Ça peut devenir très vaste, en fait, et ça peut vite devenir addictif. la mutuelle, le déménagement, changer la free box, négocier avec l'assurance, des petits travaux à la maison, des paiements, payer des copros, gérer des biens immobiles, peut-être qu'on loue un studio à côté. Ça, l'assistante, elle peut s'en occuper. Et je voulais dire quelque chose, un exemple, une anecdote. Il n'y a pas longtemps que j'ai un client qui a délégué le rangement de sa galerie photo sur son iPhone.
Speaker #0
Génial. J'adore. Moi, déjà, tu m'as convaincue quand tu as parlé de négocier avec les assurances, la Freebox, etc.
Speaker #1
Moi, tout ce qui est appel téléphonique, par exemple, je délègue toujours parce que j'ai un rang de sein.
Speaker #0
Je compatis, je compatis. Et d'un point de vue pro, ça serait quoi là où les délégations les plus originales que tu as vues passer ?
Speaker #1
Sur le pro, je dirais la mission la plus intéressante que j'ai eue. personnellement, c'était quelqu'un qui me remunérait pour sentir des gens avant de les recruter. Donc, en fait, il voulait juste que je donne mon opinion au niveau énergétique, si j'ai senti des candidats ou pas.
Speaker #0
Oui, s'il y a le bon fit ou pas, il peut parler avec, sinon... Oui,
Speaker #1
mais je n'avais pas besoin de faire des entretiens, de poser des questions, de regarder les CV. Ok,
Speaker #0
plutôt original.
Speaker #1
Je trouvais beaucoup moins l'intuition, oui.
Speaker #0
Génial. Tu as parlé d'un sujet tout à l'heure, on pourrait en faire un épisode entier, mais moi qui m'intéresse particulièrement, c'est la délégation, en fait, ça vient transformer notre posture d'entrepreneur. Est-ce qu'on passe d'un mode « je fais tout tout seul » ou même si j'ai une petite équipe, en tout cas, je porte beaucoup de choses, à « je fais confiance à d'autres personnes pour faire ce que je faisais, souvent mieux que nous, si on recrute bien en tout cas » . Tu dirais qu'il y a... quoi qui se passe comme changement en termes de posture, justement, quand on évolue dans l'entreprenariat au niveau de la délégation ?
Speaker #1
Je dirais que ça parle toujours d'une prise de conscience, en fait. Par exemple, pour moi, je me suis rendue compte très tôt que je n'étais pas la meilleure pour faire pas mal de tâches dans mon business. Je savais que, comme on disait tout à l'heure, pour l'administratif, j'allais pouvoir trouver quelqu'un facilement qui allait le gérer beaucoup mieux que moi. Pareil pour les e-mails. Ou pour tout ce qui est les contrats, les relances d'un payé et tout. Donc là déjà, on doit, si on se rend compte qu'on n'est pas les meilleurs dans tout et qu'on arrête de penser que justement il n'y a que nous qui pouvons bien faire les choses, ça peut être qu'on se rend compte compte qu'entre ce qu'on fait au quotidien et notre objectif, l'écalage est beaucoup trop grand et en fait, on ne va pas y arriver seul. Donc, on s'est dit, non, en fait, je n'ai pas envie d'avoir un petit business et je vais créer quelque chose de grand. Donc, pour ça, il faut déléguer. En fait, c'est une étape obligatoire quand on a envie de grandir. Donc, c'est cette posture qui change aussi de, oui, je vais plus tout faire moi-même et rester dans mon petit business. J'ai envie de grandir et pour ça, en fait, je dois à... être OK avec le fait que je vais prendre plus de responsabilités parce que je vais être responsable d'autres personnes et je vais décider de m'entourer, de les former, de les suivre et que c'est OK parce que j'ai de l'ambition et je vais créer quelque chose de plus grand de tout ce que je pourrais créer tout seul.
Speaker #0
C'est important pour toi l'ambition dans ton parcours ?
Speaker #1
Alors, au début, j'avais zéro ambition. Je n'en ai jamais eu de ma vie. Personnellement, à la vingtaine, tout ce que je voulais, c'était être mère au foyer et vivre avec des animaux à la campagne pour le reste de ma vie. Donc, je n'ai jamais eu le rêve de devenir businesswoman et tout ça. Moi, je voulais me payer un salaire en étant libre. Et pour moi, c'est déjà un énorme objectif. Et je l'ai eu. très tôt. C'est vrai que je pensais que ça allait prendre plus de temps. C'est à moi, ça me paraissait... Surtout, ce que je voulais, c'est me payer un salaire en temps libre. C'est ce que j'ai eu quand j'étais freelance. Et après, j'ai pris l'eau, en fait, je dirais. Et j'ai vu que c'était pas si difficile que ça. Je me souhaitais que j'étais pas mauvaise, en fait, pour gérer des business. Je savais bien recruter. J'avais la vision. Je sais que les gens ont toujours eu envie de me suivre, même quand j'étais ado et tout. J'avais toujours... des fans qui voulaient me suivre dans mes voyages et tout. Et que j'étais OK avec le fait de prendre un peu une position de leader. En fait, j'étais à l'aise avec ça. Et j'ai aussi commencé à beaucoup lire des livres business. Pendant deux ans, j'ai fait ça, un livre business, suivre des entrepreneurs américains. Et j'ai aimé le monde du business et je me suis passionnée à ça. Je me suis aussi passionnée des gens que j'ai rencontrés. Et c'est ça qui m'a donné envie de continuer.
Speaker #0
J'adore. C'est quoi ta ressource du moment ? Ça peut être un podcast, ça peut être un livre, un documentaire, un TEDx, une personne, peu importe. C'est quoi la ressource en ce moment qui t'aide le plus dans ta vie d'entrepreneur ? Et pourquoi, si tu es capable de me le dire ?
Speaker #1
Alors, les livres qui m'aident le plus pour toute la partie délégation et sur le domaine... qui m'aide à aider les entrepreneurs que j'accompagne, c'est tous les livres de Patrick Lencioni. Ça s'appelle. Après, ce qui m'aide le plus au quotidien, ce n'est pas tant suivre des créateurs sur Internet que j'aime, comme Alex, Leila, Ormosi, par exemple, que j'adore. Tout le monde m'inspire. Et en fait, je dirais que ce qui m'aide le plus en business, c'est justement de ne pas faire que du business, de ne pas lire que des choses business. Mais essayer d'avoir aussi du vide dans mes journées, dans mes semaines, continuer à faire ce que j'aime qui est complètement décorrélé du business, me balader dans la nature, faire du vélo, aller à la mer, lire des livres de philosophie. Je suis fan de Jung, je l'ai beaucoup sur lui en ce moment. En fait, tout ça, ça m'aide à avoir de l'inspiration, à rester créative et peut-être à trouver des idées qui sortent de l'ordinaire qui vont m'aider en business.
Speaker #0
C'est hyper précieux ce que tu nous partages là. Déjà, je te remercie parce qu'on n'en parle pas assez souvent. Et en fait, si je résume ça en un seul mot, ce que tu nous dis, c'est en fait, tu vis. Tu ne travailles pas forcément pour remplir ta vie, mais en fait, tu remplis ta vie et le travail fait partie d'un des éléments qui remplit ta vie. Et je trouve que c'est vachement apaisant comme vision des choses.
Speaker #1
Mais l'erreur qu'ils font beaucoup, c'est qu'il y a quand même beaucoup d'entrepreneurs qui délèguent et ne vont pas vraiment se libérer du temps. Avec ce temps qu'ils se libèrent, ils vont juste le remplir avec plus de boulot. Moi, je ne fais pas ça, mais pour moi, c'est parce que c'est très clair à quoi je veux que mes journées ressemblent. Donc, j'ai commencé à déléguer, j'ai une équipe, j'ai un business stable, je veux qu'il continue comme ça, je n'ai pas de grands objectifs. J'aime beaucoup vivre. par phases. Donc, il y a des phases où on essaie de mettre en place des systèmes, de recruter des personnes, d'optimiser, d'intégrer l'IA là où on peut. On est très business, on a beaucoup d'idées et on fait beaucoup, on construit beaucoup. Et après, c'est OK d'avoir des phases aussi, on ne construit rien, peut-être même on se sépare de certaines personnes dans un période de calme où on va chercher l'inspiration, on sait qu'elle va arriver à un moment, on prend des vacances, on a un rythme plus lent. Et en fait, on alterne ce type de phase. En tout cas, c'est ce que j'ai fait depuis 4 ans et j'aime beaucoup.
Speaker #0
Je trouve que c'est bien aussi de se dire qu'il y a des saisons dans notre business, même dans notre année, et qu'on n'est pas obligé de courir tout le temps après le prochain chiffre le plus grand ou le prochain objectif visible. Tu as dit une phrase, alors je ne sais plus exactement comment tu l'as formulée, mais en gros, tu disais « je sais exactement » . à quoi j'ai envie que mes journées ressemblent. Est-ce que ça serait ça, ton conseil pour un entrepreneur ou une entrepreneure qui est en train de nous écouter, qui se sent complètement sous l'eau aujourd'hui ? et qu'il voudrait commencer à se créer de l'espace en fait dans sa vie, dans son quotidien, ça serait ça ton conseil que tu lui donnerais ou est-ce que tu en aurais un autre ?
Speaker #1
Oui, non absolument. Après, je sais que, je ne sais pas pourquoi, mais pour moi, ça a toujours été facile de le faire et je sais que pour beaucoup de personnes à mon entourage, ils n'arrivent pas. Et je ne sais pas malheureusement comment les aider. Mais moi, je sais exactement ce qui me rend heureuse et je sais exactement ce qui est important pour moi. Et j'entreprends pour être libre. Donc le cash, c'est ce qui est important. et indispensable, il arrive juste après, mais seulement pour être libre. Et ça, je ne l'ai jamais oublié, mais vraiment jamais, même pendant les semaines les plus intenses. Et donc, je sais que cette liberté, je veux la garder à tout prix. Et si je n'ai pas créé un job pour devenir esclave de mon business, pour me retrouver avec des horaires de salarié, travailler de 9h à midi, prendre une pause de 60 minutes, reprendre l'après-midi, bosser un peu le soir, toujours ne pas pouvoir partir en vacances. Je n'ai pas entrepris pour ça, j'ai vraiment entrepris pour être libre. Et ça, j'essaie de m'en rappeler tous les jours. Et c'est ce qui m'aide à dire non à tout ce qui vient empiéter sur cette liberté. Donc c'est pour ça aussi que je ne me fais aucun souci pour dire non à énormément de sollicitations, à beaucoup de voyages, de déplacements, parce que je n'aime pas ça. Et donc toujours se rappeler de ce qui compte pour nous. Ça fait que c'est beaucoup plus facile de savoir répondre oui ou non aux différentes sollicitations.
Speaker #0
C'est hyper précieux de savoir définir ce qu'est la liberté pour nous, c'est quoi notre vision du succès et de la réussite aussi, si c'est quelque chose qu'on vise. Et j'aime bien cette idée de poursuivre la sensation de liberté. Tu ne l'as pas exprimé exactement comme ça, mais moi je l'ai perçu comme ça, c'est de se dire, dans mon quotidien, quand je me lève le matin, Moi, je te visualise en train de te demander qu'est-ce que je peux faire aujourd'hui qui fait que je vais me sentir libre ? Je ne sais pas si c'est un truc que tu fais ou pas.
Speaker #1
Oui, après, pour chaque personne, la liberté a un aspect différent. Pour moi, il y a une citation de Naval Ravikant qui dit que le test final de l'intelligence, c'est d'avoir la vie dont on rêve. Pour moi, le bonheur, c'est ça, c'est avoir la vie qui te rassemble. Ça veut dire ne pas... imiter les autres, on n'est pas à se comparer aux autres formes de succès. Qu'est-ce que les succès pour toi, qu'est-ce qui te rend heureux au quotidien ? Parce que c'est facile d'avoir un business qui explose à un moment, faire des beaux voyages, mais au quotidien, qu'est-ce qui te rend heureux ? Par exemple, pour moi, c'est pouvoir passer du temps dehors et c'est faire du vélo. Pour moi, prendre une autre route tous les matins, ce n'est pas être libre. Et pour une autre personne, oui, pour être OK avec le fait qu'elle prend une autre route avec sa belle voiture pour aller dans un super bureau au centre de Manhattan pour travailler. Pour moi, ce n'est pas. C'est voir mes enfants très souvent et être dans un bon état mental, c'est-à-dire ne pas être épuisé, ne pas être stressé. Je m'étonne parfois de moi-même, mais c'est vrai que je ne monte jamais le ton avec mes enfants. C'est parce que je ne suis pas stressée par mon boulot, parce qu'aussi grâce à la délégation, je n'ai jamais d'urgence. Et c'est aussi pouvoir prendre du temps. pour moi aussi, ce n'est pas que pour les autres. Je sais que si un jour je suis fatiguée ou j'avais d'autres choses, je peux me l'accorder sans demander la permission à personne. Ça aussi, c'est une énorme liberté. C'est que je dois rendre compte uniquement à moi-même. Mais pour une autre personne, ça peut être changer de pays tous les six mois.
Speaker #0
Parfait. En fait, c'est à chacun d'identifier ce qui est important pour lui, ses valeurs, et de se dire comment, dans la matière, comment est-ce que je peux manifester ça. Moi, je te rejoins sur l'idée de l'autoroute. Personnellement, je n'aime pas trop conduire. Donc, si tu me dis que tu vas avoir un super bureau dans le centre de Bordeaux, puisque je suis sur Bordeaux, mais il faut que tu te tapes les bouchons, la rocade et tout, donc une heure de route par jour, aller une heure de route retour, ça ne me donne pas envie, tu vois, même si le bureau, tu me l'offres, qu'il a une piscine, qu'il a tout ce que tu veux. Donc, c'est important de se poser ces questions-là. Et je pense qu'il n'y a pas de stade de croissance dans l'entrepreneuriat où on... où on doit faire l'impasse sur ces questions, même quand on démarre. Et je pense surtout que quand on démarre, c'est important de se demander qu'est-ce qu'on a envie de construire au final.
Speaker #1
Oui, absolument. Après, moi, je n'oublie jamais ce qui est important dans ma vie perso, qui est ma vie tout court. Mais aussi, je n'oublie pas qu'elles sont les seules.
Speaker #0
rôle, les seules tâches que j'ai besoin de garder en tant que CEO. Je ne sais pas si toi, tu utilises le mot CEO pour des entrepreneurs comme moi qui n'ont pas de salariés. Moi, je me définis comme un CEO au partir du moment que tu as une équipe à gérer. Mais je sais quelles sont les tâches dont je dois m'occuper. Je peux les lister. Pour moi, il y en a trois. C'est bâtir une équipe. Donc, ça veut dire savoir recruter les bonnes personnes. Dans mon agence, c'était A-player. Et vraiment, je suis super stricte sur ça. Si quelqu'un, à un moment, pour X raisons, change de comportement, change de façon de travailler, et n'est plus aussi disponible qu'avant, peu importe, je me sépare de cette personne. Mon rôle principal, c'est de choisir les bonnes personnes, savoir les fidéliser, les garder, et toujours assurer les meilleurs profils, et donc de rester honnête et cohérente avec mon positionnement. Donc, bâtir l'équipe, c'est protéger le cash. Donc, ça, c'est prendre toutes les décisions financières liées à mon business. Ça peut être le modèle business. Ça peut être protéger la marge, être sûr qu'on est toujours rentable, prendre les bonnes décisions au niveau des dépenses, fixer des objectifs et pouvoir suivre tout le côté trésor, CA et rentabilité. Et pour moi, le troisième, c'est tout ce qui est… fixer le cap, en fait, et donner la vision à toutes les personnes qui travaillent avec moi et s'assurer que tout le monde sait vers quoi on va, quelles sont nos valeurs, qu'est-ce qui est important pour la boîte, leur donner aussi une sensation qu'on est là pour du long terme. Il est très important que toute mon équipe soit au courant de ça. je n'ai aucune envie de disparaître l'année prochaine. Donc, si quelqu'un travaille bien et elle a été intégrée à mon agence, elle sait peut-être qu'on travaille ensemble pendant 30 ans. Les fidéliser, être proche d'elle et être sûre que ces centres font partie du bateau et qu'elles me font confiance, qu'elles savent que je peux bien le mener et que je sais où je vais, c'est très important. En fait, tant que ces trois rôles sont remplis, Moi, c'est OK. Pour moi, j'ai fait mon taf.
Speaker #1
Et le reste, après, tu peux mettre des projets plaisir si tu le souhaites. Mais en tout cas, tu ne le ressens pas comme une obligation.
Speaker #0
Oui.
Speaker #1
OK. J'aime bien parce que tu as dit que les personnes qui collaborent avec toi, elles fassent partie du bateau. À aucun moment dans tes tâches à toi, dans ton périmètre à toi, en tout cas, tu as cité, il faut que je sois au gouvernail. Il faut en même temps que j'aille ramer. Il faut que je répare le bateau parce que parfois, il s'abîme en cours de route. Donc ça, j'imagine que c'est des choses qu'au fur et à mesure, tu as déléguées à des assistantes virtuelles de ton équipe.
Speaker #0
Oui, alors déjà, quand je place une assistante, ça dépend des missions. Mais en général, il y a beaucoup d'émissions où je ne suis plus au courant de rien parce que je fais 100% confiance à l'assistante. Je sais que j'ai recruté les bonnes personnes. Je sais qu'elle a compris comment elle doit bosser. Je sais qu'elle sait à quoi je m'attends. Parfois, elle est toute seule. À part avoir un petit feedback tous les trois mois pour savoir comment ça se passe, je n'ai aucune info. Et ce type de tranquillité, je l'ai obtenue en essayant de toujours recruter les meilleures personnes que j'ai rencontrées. C'est uniquement des A-players. Je ne recrute pas de B-. Et c'est les A-players qui m'ont ramené d'autres A-players. C'est une loi naturelle en business. Les premiers recrutements sont les plus importants. Les meilleures assistantes ramènent d'autres assistantes qu'elles ont dans leur entourage. Et tout le monde est très exigeant. C'est des personnes qui travaillent super bien, qui se forment en continu, qui sont transparentes, qui ont une très belle personnalité, qui sont reconnaissantes. La fête ? Et en fait, ça fait que je peux leur faire confiance. Je n'ai pas besoin d'être micro-manager. Donc ça aussi, c'est la délégation. Ça peut être bien, mais si tu choisis les mauvaises personnes et que tu dois continuer à être micro-manager, ça ne va pas changer grand-chose dans ton quotidien. Moi, ça, je l'ai appris sur le terrain. J'ai recruté des personnes qui étaient juste de bonnes assistantes. Elles faisaient ce qu'on leur disait de faire. Mais ça n'a pas transformé ma vie. Ça n'a pas transformé mon business. Ce n'est pas grâce à elles que je vais obtenir le résultat que j'ai obtenu. Donc déjà, c'est ça, recruter les bonnes personnes, les faire confiance, ce n'est pas les micromanager. Et pour moi, au niveau de la délégation, l'étape, une des étapes les plus dures, c'était celle où justement j'ai dû couper le lien direct avec les assistantes. Quand j'ai commencé à avoir 30 personnes, ça faisait beaucoup trop pour moi pour continuer à envoyer des petits messages sur WhatsApp. Ça va, et de me rappeler le prénom des enfants de tout le monde, de se rappeler des anniversaires, avoir cette relation très proche que j'avais au début. C'est une étape obligatoire. Si je veux faire un business à plusieurs millions, je ne peux pas continuer à avoir ce type de relation avec chaque personne de mon équipe. Donc, à un moment, j'ai dû mettre une personne entre moi et mon équipe. Donc ça, c'est mon assistante qui travaille dans l'agence, l'assistante administrative. C'est elle qui a une relation proche avec les assistantes et qui écrit souvent sur WhatsApp, qui leur envoie des petits messages et qui est sûre d'être disponible quand elles ont besoin de quoi que ce soit. Ça, c'est un type de réégation. Et ce qui me rend aussi tranquille dans mes journées, c'est le fait que je n'ai pas juste à expliquer à mon assistante qu'est-ce qu'elle doit faire, je lui ai donné un vrai rôle. Et une chose importante à déléguer, c'est la prise de décision, avoir un système de prise de décision. Quelle décision elle peut prendre en autonomie et dans quelle situation elle a besoin de demander mon avis. Et ça, je vais l'expliquer, on s'est amélioré au fur et à mesure, mais c'est vrai que aujourd'hui, c'est très clair. Et ça, je le recommande à tout le monde, tous les entrepreneurs qui prennent une assistante, déléguer la prise de décision, quelle décision elle peut prendre en autonomie. quand elle a besoin de demander votre avis ou d'attendre l'autorisation pour dépenser l'argent, par exemple.
Speaker #1
C'est hyper important. J'avais lu ça dans un livre, je crois que c'est un livre de Tim Ferriss probablement, qui disait qu'en dessous d'un certain montant, ses équipes ne le contactaient même pas parce que pour lui, à son échelle, ce montant était dérisoire et du coup, il n'y avait même pas un sujet. C'est vrai qu'il y a plusieurs niveaux de délégation, on n'en a pas trop parlé, mais il y a les niveaux basiques, quand tu ne fais pas trop confiance aux gens, tu te dis je veux que tu fasses ça de telle façon, très directif, très micro-management comme tu disais, et on peut aller jusqu'à, tu délègues un rôle, une responsabilité dans ton business et tu pars du principe que tu as bien recruté, que tu as bien accompagné la personne et que la personne a tout ce qu'il faut pour pouvoir faire. le job en fait que tu lui as confié.
Speaker #0
Et il peut y avoir une hiérarchie. Avant, j'avais que l'assistante. Après, j'ai pris aussi un COO. Par exemple, je vais faire un exemple très simple. Toutes les dépenses de moins de 30 euros, l'assistante peut les faire sans demander mon avis. Pour une dépense de 300 euros, elle doit demander l'avis de la COO. Et pour une dépense de 3 000 euros ou pour un souci qui pourrait m'écouter 3 000 euros, elle a besoin de me contacter.
Speaker #1
Ok. Donc, ça veut dire que tu t'es quand même, en termes de charge mentale, tu t'es libérée de beaucoup d'espace puisque j'imagine bien que dans ton quotidien, les problèmes à 3000 euros ou plus, ce n'est pas ce qui arrive tous les matins. Tandis que des dépenses à 30 euros, ça, c'est un truc qui peut arriver assez régulièrement. Ok, hyper intéressant. Ça serait quoi ton mot de la fin, la chose avec laquelle tu voudrais que l'entrepreneur qui est en train de nous écouter... qui est tout seul, qui galère dans son business à tout porter, tu aurais envie de lui dire quoi ?
Speaker #0
J'ai envie de lui dire que tous les entrepreneurs qui le font rêver sur les réseaux sociaux, tous les grands entrepreneurs américains qu'ils citent sur Instagram tous les jours, en fait, tous ces entrepreneurs ont commencé à déléguer très tôt et ils sont arrivés là où ils sont parce qu'ils ont fait confiance, ils ont lâché le contrôle, ils ont créé des systèmes, ils ont créé des équipes et que c'est donc une étape obligatoire pour réussir entre guillemets, en tout cas pour grandir et pour avoir un business qui ressemble à l'idée du business qu'on s'était fait dans notre tête quand on s'était lancé.
Speaker #1
Donc, ce n'est pas forcément se dire je continue à fonctionner en mode freelance, à tout faire de façon artisanale ou un peu systématisée parce qu'on est quand même sur un working process, les gens ici commencent à s'habituer au système. Mais c'est de se dire, en fait, Merci. Seule, on va peut-être plus vite, mais ensemble, on peut aller beaucoup, beaucoup plus loin.
Speaker #0
Il faut juste trouver les bonnes personnes. Par contre, ça, c'est indispensable. Sinon, effectivement, vous ne pourrez avoir que des soucis. Et j'ai envie de dire aussi qu'il ne faut pas avoir peur. Il ne faut pas céder à la peur parce que sinon, on ne fait plus rien dans l'entrepreneuriat. Et ça fait partie de la nature de l'entrepreneuriat, de savoir prendre des risques, se tromper et se relever. C'est OK, on recrute une personne, c'est la mauvaise. Tant que c'est une freelance, en fait, il n'y a pas beaucoup de risques. Donc, essayez, restez une deuxième fois, restez une troisième fois tant qu'on trouve la bonne personne qui nous aide à aller plus loin.
Speaker #1
C'est vrai, parce qu'en fait, on se stresse beaucoup sur la délégation parce qu'il y a un enjeu financier, un enjeu de responsabilité aussi. Alors que par exemple, pour de la création de contenu, ceux qui font des postes LinkedIn ou Instagram savent, généralement, on met moins de pression, c'est-à-dire qu'on va créer un poste, il marche, tant mieux, il ne marche pas, bon, c'est pas grave, le lendemain, il y en a un autre qui sort, et ainsi de suite. Et la délégation, j'appuie sur ton conseil, c'est effectivement, si vous déléguez une première fois que ça ne se passe pas comme vous l'avez imaginé, ne vous dites pas que c'est parce que la délégation n'est pas faite pour vous. Il y a peut-être une coquille quelque part dans le process, au niveau du cadrage du profil, des attentes.
Speaker #0
Oui, bien sûr. Et aussi, c'est dire qu'aujourd'hui, avec les métiers du digital, le fait de travailler à distance et les freelances, on peut vraiment commencer à déléguer à partir de quelques centaines d'euros par mois. Donc, ça vaut la peine. Ce n'est pas un gros risque. Et ça peut... commencer à nous faire réfléchir sur ce qu'on fait, quelle est notre zone de génie, ce qu'on peut déléguer en premier, commencer à faire confiance à des personnes, quitte à les changer après, ce n'est pas grave. En fait, ça nous met sur le bon chemin.
Speaker #1
C'est ça. On va voir ça comme un entraînement.
Speaker #0
Oui, et j'aime bien sortir cette anecdote, mais personnellement, j'ai recruté mon assistante avant de me payer un salaire. Parce que j'étais convaincue et je savais que je n'étais pas forte, par exemple, pour gérer tout l'administratif. même pour effectuer certaines tâches administratives pour mes clients. Donc, j'ai pris une assistante parce que j'étais convaincue. Je savais que si j'allais me libérer de tout ça, j'allais pouvoir contacter, prospecter, closer plus de clients et augmenter mon chiffre d'affaires. Ce qui a fait que, quelques mois après le recrutement, j'ai pu et me payer un salaire et continuer à travailler avec l'assistante.
Speaker #1
Et ensuite, on connaît l'histoire, c'est que… Il y a eu d'autres assistantes qui sont arrivées en cours de route et aujourd'hui, vous êtes 45. Merci beaucoup pour tout ce que tu as partagé, Madalena. Où est-ce qu'on peut suivre tes aventures, tes péripéties entrepreneuriales et celles, bien sûr, de VA World ?
Speaker #0
J'essaie d'écrire le plus possible sur LinkedIn, notamment Madalena Martini et sinon sur Instagram aussi.
Speaker #1
Génial. On mettra les liens dans les notes de l'épisode. Moi, je vous invite vraiment à aller suivre Madalena sur... sur Instagram, surtout si vous aimez le bord de mer, les recettes de cuisine et le vélo. Et je vous inviterai aussi à aller jeter un petit coup d'œil parce que je sais que parmi celles et ceux qui nous écoutent, il y en a qui se disent peut-être que le job d'assistant virtuel, ça peut être fait pour moi. Donc je vais vous inviter à jeter un œil à la VA Academy. On n'en a pas parlé dans cet épisode, mais c'est un super projet. en tout cas moi je le recommande à beaucoup de monde autour de moi qui permet en fait de te former à devenir un assistant virtuel mais attention, pas n'importe quel assistant virtuel un A-player. Donc si jamais t'es curieux, le lien est dans les notes de l'épisode. N'hésite pas à aller regarder même sur les réseaux sociaux. C'est franchement top ce que vous faites.
Speaker #0
Merci d'avoir rappelé parce qu'effectivement j'ai cette formation parce que depuis que je me suis lancée j'ai eu des messages quasiment tous les jours de femmes qui me disaient qu'elles rêvaient de la même liberté que moi, qu'elles rêvaient de travailler Merci. de pouvoir travailler depuis la maison avec les enfants à côté. Et c'est un bonheur de les accompagner.
Speaker #1
C'est génial. Donc, n'hésitez pas vraiment, même si c'est juste par curiosité, à aller regarder ce que Madalena et toute la team de la VA World, de la VA Academy font. C'est vraiment top. Nous, on se dit à très vite dans un prochain épisode de Work in Process. Et encore une fois, merci beaucoup, Madalena, pour ton temps.
Speaker #0
Merci à toi, Marine.

Chapters

Qui est Maddalena et VA World
0sec
Une équipe de 45 personnes bâtie sans le vouloir
1min
Les chiffres : CA, marge, clients
2min
Pourquoi les entrepreneurs attendent trop pour déléguer
4min
Créer un business qui ne dépend pas de vous
6min
Par quoi déléguer en premier
7min
Les délégations perso les plus originales
13min
L'anecdote la plus insolite : sentir les candidats avant de recruter
16min
Le vrai changement de posture face à la délégation
17min
« Je n'ai jamais eu d'ambition » : son parcours
19min
Sa ressource du moment : livres et vide dans l'agenda
21min
L'erreur qui annule tout l'intérêt de déléguer
23min
Entreprendre pour être libre, pas pour le cash
24min
Les 3 seules tâches qu'elle garde en tant que CEO
29min
La relation qui ne scale pas : pourquoi elle a dû prendre de la distance
31min
Déléguer les décisions, pas le contrôle : les seuils 30€, 300€, 3000€
35min
Elle a embauché son assistante avant de se payer un salaire
40min
Où suivre Maddalena et la VA Academy
41min

About Work in process - Conseils en organisation et croissance d'entreprise

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Créé et animé par Marine Aubaret

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Déléguer les décisions, pas le contrôle : les seuils 30€, 300€, 3000€

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Elle a embauché son assistante avant de se payer un salaire

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