Transcription

• Christine Corbeil

  Dans cet épisode, on va réaliser un bilan de fin d'année, soit pour l'ensemble de ton entreprise, pour ton département ou pour ton équipe. Je vais te présenter ma méthode super efficace pour réaliser un bilan en cinq étapes faciles. Bonne écoute ! Bienvenue sur le podcast EXEK. Mon nom est Christine et ici, nous allons discuter de planification stratégique et de développement organisationnel. Bonne écoute ! Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast EXEK. Mon nom est Christine Corbeil et aujourd'hui, on va faire un bilan de fin d'année. J'adore faire des bilans. Je trouve ça tellement puissant de faire une rétrospective. Ça nous donne de la clarté à faire une lecture du passé pour savoir où est-ce qu'on veut aller. C'est un accélérateur d'intelligence collective. C'est un morceau hyper stratégique. D'ailleurs, le fait de faire des bilans périodiques, ça fait partie d'une routine stratégique. C'est une excellente pratique. Et aujourd'hui, on va focusser sur le bilan de fin d'année. En même temps, la méthode super efficace que je vais t'enseigner aujourd'hui en 5 étapes faciles peut servir dans n'importe quelle sorte de bilan. Pas juste en bilan de fin d'année, toute situation qui peut nécessiter de s'asseoir, de faire le point, c'est une méthode transversale qui va servir dans plusieurs contextes, alors je t'invite à la garder précieusement dans ta petite poche en arrière. Qui dit fin d'année, dit fin de période. Au moment où j'enregistre, la plupart des organisations en ce moment sont vers la fin de l'année, soit en T3 ou en T4, du moins dans les derniers trimestres de l'année. Et c'est un moment très opportun pour séduler, planifier un atelier de bilan avec notre équipe pour faire le point sur l'année qui vient de se terminer. Donc, je prends l'opportunité d'être en fin d'année pour parler du bilan. Et sache que peu importe dans quel moment tu vas écouter l'épisode en ce moment, ce sera toujours bon de faire un bilan. ce sera toujours bon d'apprendre les cinq étapes puisqu'on peut faire un bilan d'à peu près n'importe quoi. Parce que dans le fond, un bilan, on fait ça à la fin d'une période, une période X qu'on va identifier. Ça peut être une fin d'année, une fin de trimestre, une fin de projet. Il y a vraiment plein de contextes dans lesquels on peut faire un bilan. La façon dont j'ai réfléchi l'épisode d'aujourd'hui, ça se veut être un exercice pratique que tu peux réaliser soit seul, avec toi-même ou encore... plus puissant avec ton équipe. Ça peut être ton équipe naturelle, tes collègues, ça peut être toutes sortes de parties prenantes. En fait, on peut faire un bilan avec à peu près n'importe quel groupe à qui on veut questionner sur la dernière période qui vient de se passer, faire une mise au point, ce qui a bien été, moins bien été. Alors, pour l'exercice, si toi, tu te retrouves en fin de période en ce moment, je t'invite à planifier dans ton agenda une date où tu vas pouvoir faire le bilan. de la période qui vient de se terminer ou qui va se terminer sous peu. Aussi, pour te faciliter la vie, je t'ai créé un document PDF que tu peux télécharger qui résume l'ensemble des étapes qu'on va voir aujourd'hui et qui va te permettre d'animer ton atelier de bilan avec ton équipe. C'est facile, c'est gratuit. Tu vas retrouver le lien dans les notes de l'épisode ou encore en te rendant au www.kalibre.com/bilan Cet outil fait partie du coffre à outils de la Collection EXEK. Commençons par se poser la question, qui devrait ou pourrait animer un atelier de bilan avec ses collègues ou avec une équipe ? Il n'y a pas de réponse toute faite. Ça peut être le gestionnaire de l'équipe, ça peut aussi être un membre de l'équipe et ça peut tellement être le rôle aussi de quelqu'un qui nous accompagne dans l'organisation. Je pense entre autres à mes collègues en ressources humaines, les équipes, talent et culture, expérience employée. C'est une belle occasion de collaborer sur des sujets de nature stratégique, d'animer, faciliter les conversations autour du bilan, d'extraire des constats qui vont nous permettre d'avancer, de prendre des décisions éclairées, de mieux planifier le futur. Donc oui, faire des bilans périodiques, ça fait partie d'une excellente routine stratégique. Bref, l'important, c'est de ne pas trop se casser la tête. Tu vas voir, c'est assez facile comme exercice. Allez-y avec la façon dont vous êtes le plus confortable. Tout d'abord, pourquoi on veut faire un bilan ? C'est quoi l'objectif derrière ? L'objectif du bilan, c'est d'évaluer les performances passées, et ce, à la fin d'une période donnée, une période que nous, on va identifier. Ça peut être la fin de l'année financière, ça peut être la fin d'un trimestre, ça peut être la fin d'un projet. Donc, l'idée du bilan, c'est de venir évaluer les performances passées de cette période qu'on a identifiée. Ce qu'on va faire, c'est qu'on va prendre un temps d'arrêt à l'agenda. On va s'asseoir, on va prendre un temps de qualité pour se mettre au balcon de notre business, au deuxième niveau, et on va observer à haut niveau la période qui vient de se passer. Dans notre cas aujourd'hui, on va évaluer les 12 derniers mois, donc la dernière année. Et ce temps d'arrêt nous permet de prendre du recul. d'effectuer une lecture globale, ce qui va nous permettre de faire des constats. Les constats vont nous permettre de faire une mise au point. Ça va aussi nous permettre de célébrer des succès et d'extraire des apprentissages, ce qu'on a retenu, ce qu'on a appris, pour éventuellement prendre des meilleures décisions, des décisions plus éclairées, parce qu'on ne restera pas là après le bilan. L'idée, ça va être de planifier le futur en fonction des lectures qu'on vient de faire. Le bilan nous permet de faire des constats, de faire une lecture de la situation, du contexte, pour nous aider à s'aligner ou à se réaligner et donc à mieux planifier le futur. Le bilan prend quelle forme ? Généralement, ce que je vois le plus souvent, c'est une rencontre sous une forme d'atelier, donc une équipe ou des gens qui se rencontrent pour se poser des questions, créer une pensée collective, extraire ce que les gens pensent, ressentent, ont vécu. parce qu'on fait une lecture du passé. Et durant cette rencontre-là, souvent, il y a une personne qui anime, facilite la rencontre, pour s'assurer qu'on se pose les bonnes questions, par exemple, ou encore que les notes ont été bien prises, que le temps est bien géré, qu'on atteint l'objectif de la rencontre qui est à la fin de sortir avec un bilan. Et moi, ce que j'aime de ces rencontres-là, c'est de les faire dans la joie. Tant qu'à prendre un temps d'arrêt en équipe, je trouve ça important qu'on s'assure d'avoir du plaisir de saupoudrer de la joie. Donc oui, c'est un exercice qui est à la fois sérieux, utile, stratégique. En même temps, on n'est pas obligé de se prendre au sérieux. On peut y aller de façon très simple, très conviviale, avec les collègues, parce que pour se dire les vraies affaires, l'idée, c'est de créer un safe space, un climat sécuritaire pour que chacun, chacune, se sente à l'aise de partager son ressenti, autant dans ce qui va bien que ce qui va moins bien. Parce que collectivement... un bon bilan authentique, intègre, ce sera très aidant pour la suite dans l'organisation ou dans le département ou dans l'équipe. Il y a même des organisations qui demandent à chacune des équipes, peu importe leur taille, de faire un bilan à la fin de l'année. Parce que le bilan nous aide à se situer où est-ce qu'on est rendu aujourd'hui. Et pour mieux planifier le futur, il faut savoir d'où est-ce qu'on part. Je l'ai toujours dit, la planification stratégique, c'est l'écart entre la situation actuelle et la situation désirée. C'est le gap analysis entre les deux. C'est l'écart entre les deux. Et c'est là qu'on va être en mesure de venir identifier nos prochaines priorités, notre plan d'action avec des étapes claires. Dans le fond, le bilan, c'est un générateur de clarté. C'est un excellent outil de gouvernance que je recommande de faire périodiquement parce que ça nous aide à prendre une photo à différentes périodes et au fil du temps, on accumule les photos. Ça crée un peu comme un album, un album photo. et ce qui crée une historique pertinente, à la fois aussi des beaux souvenirs, parce que, disons-le, la mémoire est une faculté qui oublie. On oublie vite ce qu'on a fait. Alors, de faire des bilans périodiques, ça nous permet de prendre des notes, de rien échapper et de s'en servir de fois en fois pour construire le futur. Je te partage un bon truc. Ici, je vais faire un lien avec le bilan de fin d'année en équipe qu'on va faire tantôt. Et le programme de gestion de la performance individuelle, si vous en avez un dans votre organisation. Il y a aussi d'autres appellations, ça peut être une évaluation annuelle des personnes, ça peut être un programme d'appréciation de la contribution. Bref, on parle d'un programme de gestion de la performance individuelle. Si dans le programme, il y a une rencontre, par exemple, de fin d'année avec les personnes individuelles, one-on-one, ce qu'on appelle souvent un bilan de performance de fin d'année individuelle, Eh bien, voici l'astuce. C'est très pertinent de faire un bilan de fin d'année d'équipe avant de faire des bilans de performance individuelle des personnes. On fait un bilan d'équipe, ensuite des bilans individuels, parce que ça nous permet de faire une lecture globale, commune, en mode intelligence collective, de la dernière année qui vient de se passer, par exemple. Ce qui vient faciliter par la suite les rencontres avec chacune des personnes de notre équipe. Si on a fait un bilan d'équipe avant les rencontres individuelles, logiquement, nos rencontres individuelles devraient quand même un peu refléter les discussions qu'on a eues en équipe. Ça fait du sens, ça crée de la cohérence. Alors voilà pour le petit truc en déo de faire un bilan d'équipe avant les bilans individuels. Et maintenant, avant de tenir l'atelier, il va toujours bien falloir le planifier, le préparer. C'est ce qu'on va aller voir maintenant. À ce stade-ci, on est à l'étape où on sait qu'on veut faire un bilan, qu'on veut réaliser un bilan, donc on a une intention claire. Mais pour passer de l'intention à l'action, ce qu'on veut, c'est préparer l'atelier du bilan, l'atelier qu'on va tenir avec notre équipe. Dans un premier temps, on va se poser la question, quand est-ce qu'on va tenir notre atelier ? On va déterminer le bon moment. Ça veut dire qu'on va mettre une date ou des dates, selon le nombre de personnes qu'on rencontre, et on va fixer une durée pour cet atelier-là. Évidemment, qui dit bilan, dit fin d'une période. Alors, on va placer l'atelier de bilan à la fin d'une période, par exemple, la fin de l'année. Généralement, je dirais qu'en moyenne, un atelier de bilan avec une équipe, disons, autour de 6 à 8 personnes, Ça peut prendre, disons, deux heures ou une demi-journée. Évidemment, ça dépend du nombre de sujets qu'on veut rentrer dans notre bilan et du nombre de personnes qu'il y a autour de la table, mais disons qu'en plus ou moins deux heures, avec la méthode que je vais te présenter en cinq étapes, vous devriez être en mesure de réaliser le bilan. Toujours dans la préparation de l'atelier, on va aussi déterminer sur quoi le bilan va porter. Ça va être quoi la portée du bilan ? Est-ce que c'est un bilan qui va porter sur l'ensemble de l'organisation ? un département spécifique, une unité, un territoire, un projet. Donc ça, c'est pour la portée, le scope. Et toujours dans le quoi, on va aussi déterminer quelle période on veut évaluer, de telle date à telle date. Par exemple, aujourd'hui, on est dans une discussion de fin d'année, donc on pourrait dire que c'est la période de janvier à décembre. Toujours dans la préparation, on va déterminer qui va participer à l'atelier de bilan. Par exemple, est-ce que c'est un atelier de bilan... avec le comité de direction, avec le conseil d'administration, avec le comité de gestion, avec notre équipe naturelle, notre département, nos employés, par exemple, ou avec toute autre partie prenante. Ça peut être aussi à la fin d'un projet, donc les membres du comité de projet. C'est à vous de déterminer avec qui ça fait plus de sens de tenir la rencontre de bilan. Un coup que tu vas avoir identifié qui va faire partie de l'atelier, évidemment, on va envoyer des invitations pour réserver l'agenda des personnes à un save de date Et je te donne une petite astuce. Pourquoi ne pas inclure dans l'invitation quelques questions préparatoires, de sorte que les personnes, quand elles vont se présenter à l'atelier, elles vont avoir déjà une pré-réflexion qui va être faite sur les questions qui vont être posées. Et je peux te dire que puisque j'anime des tonnes d'ateliers, c'est un grand accélérateur quand les gens ont eu une première passe de réflexion avant de se présenter à l'atelier. Toujours dans la préparation, on va déterminer le bon endroit pour... tenir l'atelier de bilan. Est-ce que ça va être en présentiel, en mode virtuel ou en mode hybride ? Comme je disais en intro, on peut s'organiser que ce soit vraiment agréable, que ce soit un moment de joie, tout en gardant ça super simple. Donc, on peut combiner un endroit inusité si ça nous tente. On peut décider de sortir de nos bureaux usuels. On peut faire ça n'importe où, dans un parc, parce que l'idée, c'est d'avoir une conversation stratégique. L'endroit n'est pas tellement important. à part que ça doit être un endroit propice à réfléchir puis à discuter, mais pour le reste, on peut être super créatif. Toujours dans la préparation, on va se questionner quel matériel on va avoir besoin. Si c'est en présentiel, comme à l'habitude, souvent, on va utiliser des flip charts, le pagivolte, les grandes feuilles blanches. Aussi, on va utiliser, par exemple, des collants de type post-it pour pouvoir capturer les idées, évidemment des crayons. Et si on est en mode virtuel, On peut utiliser une plateforme collaborative, on commence à être habitué, il en existe des tonnes. Moi, j'aime beaucoup quand on peut utiliser quelque chose qui nous permet de prendre des notes collectivement, que ce soit un tableau blanc en ligne, un whiteboard, ou encore on peut tout simplement utiliser un document partagé, centralisé dans un drive où est-ce que tout le monde peut écrire en temps réel dans le même document. Bref, l'idée, encore une fois, c'est de garder ça hyper simple. Alors voilà, on a préparé notre atelier. On est prêt à réaliser l'atelier. Alors c'est parti, je te présente la méthode EXEC pour réaliser un bilan. Alors je te présente les cinq étapes faciles pour réaliser un bilan avec la Méthode EXEK. Tu vas voir, c'est léger, c'est simple à exécuter. Je te rappelle que tu peux télécharger le document qui est dans les liens, dans les notes de l'épisode en ce moment. On se remet en contexte, on est présentement dans notre atelier de bilan avec l'équipe. Il y a quelqu'un qui est nommé pour faciliter, animer l'atelier. On a une personne qui est en charge d'être gardienne du temps. On est préparé, on a nos cinq grandes étapes devant nous, qui ont des questions associées à ces étapes-là. On est prêt à prendre des notes et à se challenger positivement en tant qu'équipe. Donc, on est prêt à partir. On va commencer par venir positionner ces quelles périodes qu'on va analyser collectivement en groupe. Donc dans l'exemple ici, ce serait un bilan de fin d'année, alors la période analysée, c'est les 12 derniers mois. La première étape, c'est de mener un remue-ménage, un brainstorm avec l'équipe. Et on le sait, dans un remue-ménage, on sort toutes les idées sans challenger. On est à l'étape de laisser sortir tout ce qui nous passe par la tête, dans notre cœur. on n'est pas à l'étape de les trier. C'est juste un petit rappel sur la notion de brainstorm. On pose des questions aux gens et on prend toutes les réponses sans s'objecter à quoi que ce soit. On est à l'étape de récolter des idées. Donc, à l'étape 1, dans le remue-ménage, il y a deux questions importantes. La première question, c'est qu'est-ce qui a bien été durant la période ? Et sans surprise, la deuxième question va être qu'est-ce qui a moins bien été durant la période ? Donc, si je reviens à la première, Qu'est-ce qui a bien été durant les 12 derniers mois, durant l'année qu'on vient de passer ? Ça peut être des réalisations, quel impact positif on a eu, des fiertés, des victoires. En quoi on pense qu'on a eu du succès cette année ? Ça, c'est le fun. On sort tout ce qui va bien, ce sur quoi on est le plus fier, ce qui a été positif durant la dernière année qu'on vient de passer ensemble. Puis ça fait du bien en équipe de se rappeler les bons souvenirs, ce qui a bien été de l'année, parce que souvent, comme humain, Les gens ont tendance à retenir ce qui a moins bien été. Je trouve que c'est important de faire ressortir ce qui a bien été, de le souligner. Donc, on demande aux gens les réponses, puis il y a plusieurs façons de les récolter. Ça peut être, par exemple, chacun écrit des idées sur des post-it, qu'on va faire un tour de table, puis qu'on va colliger, mettre ensemble de façon visuelle. Moi, j'écris un gros plus là. Ce qui a bien été, le plus on va venir collecter toutes les idées, puis on va les mettre ensemble. Ensuite, à la question suivante, sur ce qui a moins bien été au cours des 12 derniers mois, on cherche ici à récolter ce qui a été plus difficile. Ça peut être des embûches qu'on a rencontrées, des déceptions, des défis qu'on n'a peut-être pas réussi à surmonter, des pièges dans lesquels on est tombé, des patterns, des choses répétitives, on dit tabarnouche, on est encore tombé dans ce piège-là. Donc, on va ici faire ressortir ce qui a moins bien été durant l'année. Ça aussi, c'est le fun. Premièrement, ça fait du bien de nommer les choses. Ça fait du bien de ne pas juste les garder dans notre tête, dans notre cœur. Ça nous permet de partager. On se sent dans un safe space, comme j'avais dit tantôt, dans un climat sécuritaire. Ici, l'idée, ce n'est pas de nommer des gens ou de faire sentir mal qui que ce soit. L'idée, c'est de faire ressortir des faits, des observations dans ce qui a moins bien été. Donc, encore une fois, même principe, on fait le tour de table, on récolte ce qui a moins bien été selon les gens. On les collige, on les met ensemble pour que ce soit notre brochette de réponses. Alors, à ce moment-là, on a terminé l'étape 1 qui était de faire un remue-ménage. On a sorti toutes les idées qui nous passaient par la tête sur ce qui a bien été et sur ce qui a moins bien été. Parfait ! L'idée dans la prochaine étape, ça va être de trier les réponses. Donc, à l'étape 2, on va faire des grands constats. Ce qu'on va faire, c'est qu'on va venir filtrer, prioriser les réponses qu'on a obtenues à l'étape 1. Donc concrètement, on va retourner à notre liste de ce qui a bien été, à les plus, et on va se poser la question, parmi ce qui a bien été, quels ont été nos plus grands succès ? Et l'idée, ce n'est pas juste de nommer les grands succès, c'est aussi de se poser la question, pourquoi ça a été un grand succès ? Quels ont été les facteurs de succès ? Pourquoi on en est arrivé à ce succès-là ? Ce qu'on veut, c'est identifier nos trucs de réussite, parce qu'on va vouloir les reproduire dans l'année qui s'en vient. Donc, on va rassembler notre top 5 les plus grands succès et on va se poser la question pourquoi ce sont des succès. Tu me vas venir s'en mettre la leurre ? L'autre étape, c'est de faire la même chose avec les moins. Donc, on va reprendre notre liste de ce qui a moins bien été et on va se poser la question, parmi ce qui a moins bien été, quelles ont été nos plus grandes difficultés ? On va venir trier, prioriser, qu'est-ce qui a été le plus difficile au cours de la dernière année ? On cherche encore une fois un top 5. Qu'est-ce qui a été le plus douloureux ? Et encore une fois, on ne s'arrêtera pas là. On va se poser la question, pourquoi ça a été difficile ? Pourquoi on a rencontré ces difficultés-là ? Ce qui nous permet à l'étape 2 de faire des grands constats. Donc, on finit l'étape 2, les grands constats, avec deux listes. On a notre top 5 de nos plus grands succès de l'année et on a notre top 5 des plus grandes difficultés qu'on a rencontrées au cours de l'année. On se retrouve avec deux top 5, ce qui fait qu'on a 10 items. Et on a identifié pour chacun des items pourquoi ça a été un succès ou encore pourquoi ça a été une difficulté. Et là, on ne restera pas là avec des succès et des difficultés. À la troisième étape, on va venir identifier nos principaux apprentissages. Apprenti, sage. Parce que dans le mot apprentissage, il y a le mot sage. Plus on apprend, plus on devient sage. Ce qu'on va faire, c'est qu'on va venir extraire les enseignements à retenir et à partager avec nos équipes. Donc, on va regarder notre liste des 10 items. Top 5 qui a bien été, top 5 qui a moins bien été. Et on va se poser la question. Qu'est-ce que la période qu'on vient de vivre, nos douze derniers mois, nous a enseigné ? Qu'est-ce qu'on doit retenir qui est important pour le futur ? C'est quoi nos lessons learned Et là, on ne veut pas juste tirer des apprentissages seulement de nos succès. On veut aussi tirer le maximum de nos difficultés, parce que les difficultés qu'on rencontre nous enseignent tellement de choses. On peut tous trébucher. On peut tous, à un moment donné, avoir les deux genoux à terre. Personne n'est à l'abri. de vivre des difficultés ou d'avoir un sentiment d'échec. Je peux te dire une chose, c'est que n'importe quelle difficulté ou sentiment d'échec qu'on rencontre, oui, ça fait mal. Mais l'important, c'est de ne pas rester là. L'important, c'est de se poser la question, qu'est-ce que j'ai appris de ça ? Qu'est-ce qui me rend plus fort, qui me rend meilleur ? Tout le monde peut un jour ou l'autre trébucher. L'important, c'est de se relever, de se retrousser les manches, de transformer le sentiment d'échec en apprentissage qui va nous... permettre d'aller plus loin et justement d'aller chercher des nouvelles réussites. Et c'est pour cette raison que je trouve hyper important d'aller extraire nos apprentissages de la dernière période, même si ça fait mal. À chaque fois que j'ai mis un genou à terre, que j'ai rencontré des difficultés, c'est correct de, un, de se le dire, d'avoir des gens avec qui en parler dans un climat sécuritaire, et de, deux, de se dire qu'est-ce que je vais faire avec cet apprentissage-là ? Comment je vais me servir de ce que je viens d'apprendre pour le futur ? Et ça, c'est une qualité, la résilience. Donc, comme équipe, et même comme individu, comme personne, les difficultés et les échecs sont riches d'apprentissage. C'est un vrai joyau, c'est des vrais pépites, des diamants. À chaque fois que ça fait mal, il y a quelque chose à tirer de positif. Et à chaque fois, ça nous rend plus forts. C'est encore mieux si on peut développer un réflexe. À chaque fois qu'il nous arrive une difficulté, live, en temps réel, de se demander, Ok, qu'est-ce qui m'arrive ? Pourquoi ça m'arrive ? Qu'est-ce que j'apprends de ça ? Et qu'est-ce que je peux faire dès maintenant de mieux avec ça ? Comment je vais m'en servir pour créer quelque chose de positif ? Toujours dans les apprentissages, je te partage un petit bout de moi. Un des apprentissages que j'ai fait durant la dernière année, c'est de me faire davantage confiance. Wouche, wouche, le syndrome de l'imposteur. Quand on a des rêves, quand on a une mission de vie qu'on veut mettre en place, il faut se donner les moyens de nos ambitions. Pour moi, l'apprentissage ici, c'est de me faire davantage confiance parce qu'à chaque fois que j'ai utilisé mon courage, ça a été gagnant. Donc, je veux répéter ça l'année prochaine. Je veux continuer de me faire confiance, continuer d'être courageuse. Ça, c'est juste un exemple. J'ai plein d'apprentissages que j'ai faits lors de la dernière année. Donc, dans votre cas, dans votre équipe, qu'est-ce que la dernière année ? vous a enseigné. On se crée une petite liste de nos principaux apprentissages qu'on ne veut pas perdre de vue. Ensuite, l'étape 4 est au sujet des célébrations. Ici, on va venir extraire les éléments de reconnaissance qu'on voudrait partager. Qu'avons-nous envie de célébrer ? Qu'est-ce qu'on veut souligner, reconnaître, valoriser ? Qu'est-ce qu'on a envie de fêter avec les équipes ? Ça va nous permettre d'organiser des prochaines étapes. Ça peut être un plan de communication. Ça peut être des reconnaissances un peu publiques à l'échelle de l'entreprise, ça peut être des reconnaissances d'équipe, des reconnaissances individuelles, donc des reconnaissances à l'interne. Ça peut être aussi des succès, des célébrations qu'on voudrait faire rayonner à l'externe. Ça peut être auprès de nos clients, sur les réseaux sociaux, sur notre site web. L'idée ici, c'est de venir souligner, récolter les fruits de notre dernière année. Qu'est-ce qu'on a envie de célébrer collectivement ? Donc, à la fin de l'étape 4, on a entre les mains une liste de choses positives qu'on veut célébrer. Et à l'étape 5, la dernière et non la moindre, on va effectuer une évaluation globale de l'équipe. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'on va se poser la question concernant la période qu'on vient de vivre. Donc, dans l'exemple ici, c'est la fin de l'année, les 12 derniers mois. On va se donner une note sur une échelle de 1 à 10, 1 étant faible, 10 étant élevé. On va se poser la question, quel est notre niveau d'appréciation globale de la qualité de notre gestion ou de notre contribution durant la période, donc en équipe, et pourquoi ? Donc concrètement, on peut faire un petit vote secret, écrivez chacun de votre côté sur 10 en tant qu'équipe. Comment est-ce qu'on a géré la dernière année, à votre avis ? Autrement dit, on se donne quelle note comme équipe ? Il y en a qui vont me dire 5, 7, 4, 9. Et pourquoi ? Et là, on fait un tour de table. Ça permet à chacun de faire une lecture globale à haut niveau. Si on regarde l'ensemble de l'année qu'on vient de passer, notre gestion en tant qu'équipe, que ce soit l'équipe naturelle, l'équipe de gestion, peu importe, comment est-ce qu'on a piloté cette année-là ? Comment est-ce qu'on évalue notre gestion de l'année qui vient de passer ? de passer notre contribution dans l'organisation en tant qu'équipe. Et là, ce n'est pas les individus individuellement qui s'évaluent. Ce qu'on évalue, c'est notre force en tant qu'équipe. On donne combien sur 10 à notre équipe ? Pas en tant que chacun comme individu. L'idée, c'est de venir donner une note sur 10 et d'expliquer pourquoi. On fait un tour de table, on va prendre chacune des notes, on en fait une moyenne et on est en mesure de se dire, pour cette année, on se donne... par exemple, 7 sur 10, pour les raisons suivantes. Ça peut être pour le dernier trimestre ou ça peut être pour un projet. C'est toujours par rapport à la période qu'on a choisi d'évaluer. Et là, ce qui est intéressant, c'est que de fois en fois, si on le fait dans une routine stratégique, à chaque année, on fait un bilan, ou encore même plus souvent, on peut très bien faire des bilans mi-annuels. C'est une très bonne pratique. Ça nous permet de fois en fois de se reposer les mêmes questions et d'évaluer la progression de notre équipe. Ça nous permet aussi de s'aligner ou de se réaligner, parce que l'idée d'un bilan, oui, c'est de faire une lecture, mais c'est surtout utile pour planifier nos prochaines étapes. On va essayer de maximiser ce qui va bien, puis on va essayer de minimiser ce qui va moins bien. On va essayer de réduire les écarts, puis on va vouloir atteindre notre destination. Donc, comme je disais en intro, le bilan, c'est un peu comme une photo. Plus souvent on prend la photo, plus on a une idée claire de ce qui se passe et du fil conducteur. Alors voilà ! C'était les cinq étapes faciles pour mener un bilan. Appelons ça un bilan express. Vous pouvez très bien ajouter d'autres questions. On peut creuser plus loin. On peut se poser des tonnes de questions. Pour moi, l'idée aujourd'hui, c'était de vous donner une structure simple, facile, avec des bonnes questions clés qui nous amènent à faire un bon bilan. Alors, en résumé de l'épisode, on a vu deux grandes phases. On a vu la phase de préparation pour préparer en amont la... tenu notre atelier de bilan et on a vu les cinq étapes pour animer, faciliter notre atelier de bilan. Pour ce qui est de la préparation en amont de l'atelier, on s'est posé des questions comme quand est-ce qu'on va tenir notre atelier le bon moment ? On s'est aussi posé des questions sur le quoi, sur quoi le bilan va porter. Est-ce que c'est l'ensemble de l'organisation, un département, une équipe, un projet ? Et toujours dans le quoi, on s'est posé la question sur la période qu'on va évaluer. Est-ce que c'est par exemple la dernière année ? les 12 derniers mois. Toujours dans la préparation, on a déterminé le qui va participer à l'atelier et dans le où, on a déterminé le bon endroit pour tenir notre atelier présentiel, virtuel, hybride. Et dans le comment, on a déterminé le matériel dont on va avoir besoin pour mener notre atelier. Un coup qu'on a bien préparé en amont notre atelier, go, on est prêt à l'exécuter. Comment ? On a vu les cinq étapes faciles pour mener notre atelier de bilan. Donc, l'étape 1, qui est de tenir un remue-ménage sans filtre, sans retenue, sur ce qui a bien été durant la période et ce qui a moins bien été. À l'étape 2, on tire des grands constats par rapport à ce qui a bien été et moins bien été. On va venir identifier le top 5 de nos plus grands succès et le top 5 des plus grandes difficultés qu'on a rencontrées. Et dans les deux cas, on va se poser pourquoi on en est arrivé à ces résultats. Quels ont été les facteurs de succès ou les facteurs d'insuccès ? À l'étape 3, on va venir en extraire des apprentissages pour le futur, des enseignements. Qu'est-ce que ça nous a appris ? Quels sont les lessons learned ? À l'étape 4, on va venir extraire les célébrations, ce qu'on veut souligner, fêter, reconnaître, valoriser, autant à l'interne qu'à l'externe. Et à l'étape 5, en toute maturité, on va venir se donner une note de 1 à 10 en tant qu'équipe. Comment est-ce qu'on a piloté la dernière période, la dernière année, et pourquoi est-ce qu'on se donne cette note ? Et enfin, on va consigner quelque part tous ces beaux résultats. On va vouloir garder précieusement les résultats de notre atelier, parce que l'idée, ça va être de faire parler ces résultats-là, de les rendre utiles pour prendre des décisions plus éclairées et pour mieux planifier le futur. Ce qui va aussi permettre de garnir notre album photo, de tous les bilans de fois en fois, et de nous améliorer, de voir d'où est-ce qu'on part pour mieux aligner où est-ce qu'on veut aller. Alors, en termes de conclue-action, parce que le but, c'est de se mettre en action. Si ce n'est pas déjà fait, je t'invite à organiser dès maintenant ton prochain bilan avec ton équipe. Tu vas voir, ton équipe et toi, ça va vous apporter beaucoup de clarté. En terminant, si tu penses à quelqu'un qui aurait besoin d'entendre l'épisode d'aujourd'hui, qui a besoin de faire un bilan, je t'invite à lui envoyer le lien de l'épisode maintenant. Et pour te faciliter la vie, pour t'aider à préparer ton bilan, je t'invite à télécharger le Guide PDF des cinq étapes clés qu'on vient tout juste de voir aujourd'hui. Tu vas pouvoir t'en servir comme référence pour mener ton atelier. Alors voilà, c'est ce qui termine la tenue d'un atelier de bilan à l'aide de... des cinq étapes faciles de la Méthode EXEK. J'espère que ça t'a apporté de la clarté. C'est déjà tout pour aujourd'hui. Merci d'avoir passé ton précieux temps avec moi. Je t'invite à t'abonner au podcast, à l'infolettre et aux réseaux sociaux de Kalibre. Je t'invite aussi à partager l'épisode autour de toi et à consulter les liens dans les notes de l'épisode. On se revoit prochainement pour discuter de planification stratégique et de développement organisationnel. S