Tanguy El MouahidineBienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Dans le déroulement d'un projet, on est vite tenté de rajouter des choses ou d'améliorer ce qui est prévu. Que ce soit soi-même, en tant que chef de projet, de la part de son équipe, ou du client ou de l'utilisateur final, on veut tous en faire plus ou mieux. Parce que tant qu'on y est, on pourrait aussi faire ceci ou cela en plus. Pour ceux qui ne le savent pas déjà, c'est une des causes qui ont tendance à faire dérailler les projets. Le périmètre qui augmente. Ou en anglais, le fameux scope creep. Alors, pourquoi c'est un problème et comment faire pour le limiter au maximum ? C'est ce que l'on voit dans cet épisode. On est tous un peu comme cela et c'est pire encore pour les perfectionnistes. On en veut toujours plus et on veut toujours quelque chose de mieux. Mais pour arriver à mener à bien un projet, il faut arriver à un moment à se satisfaire de ce qui est nécessaire et surtout de ce qui est prévu. Pourquoi ? D'une manière générale, si on veut espérer pouvoir tenir un planning et un budget, il faut maîtriser ce qu'il y a à faire. On pourra faire tout ce que l'on veut, mettre toutes les méthodes et les outils en place pour maîtriser le planning et le budget, mais si on n'est pas super clair sur ce qu'il y a à faire, ça ne marchera pas. Si l'on travaille dans l'ordre, on lance un projet avec un contenu défini et on décide d'un planning et d'un budget basé sur ce contenu. Le contenu qui est validé doit répondre de manière suffisante aux objectifs qui sont fixés pour le projet. Éventuellement, on peut passer par un ajustement souvent lié au budget, mais qui va aussi impacter le contenu et le planning. Si maintenant, entre le lancement et la fin du projet, on ajoute du contenu, même pour mieux répondre aux objectifs, il devient nettement plus difficile de tenir le budget et les délais. Si le contenu augmente de 20% par exemple, il est normal que le budget et le délai augmentent aussi. Cette dérive par contre n'est pas forcément proportionnelle à l'évolution du contenu. Et on se retrouve souvent avec bien plus de 20% si on suit notre exemple. Comme conclusion, ce qu'il faut retenir c'est que vouloir faire mieux et plus peut faire dérailler le projet. Et d'une manière générale, il faut arriver à se satisfaire de ce qui est nécessaire et surtout prévu. Pour cela, il faut éviter de rajouter toutes les bonnes idées qui arrivent au cours du projet. Évitez le scope creep. Maintenant qu'on a dit ça, comment arriver à le limiter ? Tout d'abord, bien définir le contenu au début du projet. Pour arriver à ne pas se mettre à rajouter des choses constamment dans le projet, une chose importante à faire, c'est de se mettre d'accord au début du projet sur le contenu de celui-ci. Pourquoi est-il nécessaire de le faire au début ? Au-delà de ce qu'on vient de dire précédemment, le planning et le budget sont en lien avec le contenu. Il faut en revenir au cycle de vie d'un projet. On n'a que de l'audio ici, donc je ne vais pas pouvoir vous montrer des courbes comme je le fais habituellement. Mais je mettrai un lien vers celle-ci dans la description. D'une manière générale, au début du projet, le champ des possibles est immense. Au plus on va avancer et prendre des décisions, au plus on va le restreindre. A ce moment là, il est facile d'ajouter des choses dans le projet car, d'une certaine manière, on n'a rien fait, ou en tout cas pas grand chose. Au plus on va avancer dans le déroulement du projet, au plus on va avoir pris des décisions et fait des choses. Le corollaire de cela, c'est que les modifications que l'on va apporter au projet vont être plus difficiles et avoir plus d'impact. Et du coup, elles vont coûter plus cher. Le Il est donc nécessaire de bien définir le contenu du projet au début de celui-ci, car c'est à ce moment-là que l'on a le plus de marge de manœuvre et que les changements ont le moins d'impact. Une question que l'on peut se poser, que fait-on quand il n'est pas possible de bien définir ou de totalement définir le projet dès le début ? Dans ce cas, il y a plusieurs possibilités. Tout d'abord, on peut travailler par phase. Une des premières manières, ça va être de se servir des phases pour arriver à détailler et à mieux définir le projet. Un des outils pour cela, c'est le front-end loading. Mais il est aussi possible de mettre en place des phases pour être en mesure de définir le contenu par étape. On va dans ce cas réaliser une première phase dont on connaît le contenu et enchaîner avec d'autres phases que l'on n'aura pas totalement définies initialement. On peut aussi décider de réaliser un projet avec des objectifs réduits et un contenu réduit à ce que l'on maîtrise. On enchaînera dans ce cas avec d'autres projets pour réaliser l'ensemble des objectifs que l'on souhaite atteindre à travers le projet initial. D'une certaine manière, on va mettre en place un programme. A l'extrême, si le contenu est très peu connu et que les objectifs en eux-mêmes peuvent varier, on peut se diriger vers une méthode de développement avec des méthodes agiles où d'une certaine manière on va enchaîner des micro-projets en définissant un contenu et des objectifs à très court terme. Et on va réaliser des livraisons ou des mises en production �� chaque étape. Cela va nous permettre de pouvoir faire évoluer les objectifs et le contenu au cours du développement nettement plus facilement. Une fois qu'on a défini le contenu, il est indispensable de le formaliser. Il faut laisser des traces écrites pour pouvoir y revenir par la suite. Sans cela, premièrement, on risque d'oublier les décisions qu'on en a prises. Deuxièmement, cela permet d'être sûr que tout le monde a la même compréhension de ce qu'est le contenu du projet et, dans l'idéal, que tout le monde est d'accord sur celui-ci. Si on s'en tient aux discussions et que l'on ne met pas cela par écrit, il y a des risques que cela ne soit pas le cas. Troisièmement, Cela permet de l'opposer par la suite. On pourra ressortir cette définition du contenu par la suite pour s'y référer et ne pas se mettre à rajouter des choses. Cette formalisation du périmètre peut se faire de différentes manières. Un énoncé du périmètre, une charte projet, un brief. L'idée en tout cas, c'est de dire clairement ce qui fait partie du projet, mais également ce qui est exclu et où se trouve précisément la limite. Le second point pour arriver à limiter cela, c'est d'arriver à se raisonner et d'être ferme sur les modifications. Il faut arriver à se raisonner car on est souvent aussi tenté par cette dynamique. Il faut savoir ranger son côté perfectionniste et se satisfaire de ce qui est juste requis. Ce n'est pas toujours évident et quand on développe le projet, on voit plein de choses auxquelles on n'avait pas pensé au départ sur lesquelles on pourrait facilement faire mieux et où on se dit tant qu'à y être on peut aussi faire ceci ou cela en plus. On se dit toujours que c'est pas grand chose et que l'impact est mineur sur ce qu'il y a à faire mais la plupart du temps c'est un biais d'optimisme. Il faut arriver à faire le deuil de toutes ces choses et se raisonner. C'est quelque chose qui est souvent très difficile surtout quand on commence en tant que chef de projet. On l'acquiert généralement après quelques déconvenues. Il ne faut pas chercher à améliorer toujours les choses et retenir que le mieux est l'ennemi du bien. Malheureusement, se raisonner, même si c'est une première étape indispensable, ne va pas suffire. Vous n'êtes pas tout seul à mener le projet. Votre équipe et vos clients, vos utilisateurs finaux, sont pareils que vous. Il vous faut donc, en plus, être ferme vis-à-vis des demandes qui vous sont remontées et faire attention aux initiatives perfectionnistes de votre équipe. On a beau bien définir le projet en amont et faire attention à ne pas rajouter des choses qui ne sont pas indispensables, dans certains cas, il peut quand même être judicieux de faire certaines modifications. Dans ce cas-là, avant de les implémenter, il est nécessaire de bien évaluer leur impact sur le projet. Attention dans ce cas au biais d'optimisme que l'on a tous. On pense toujours que les choses vont bien se passer. Dans la pratique, il y a quand même des chances qu'il n'y ait pas un aliment de planète ce jour-là et que tout ne se passe pas à la perfection. Essayez donc d'être honnête, anticipez les points de friction, évaluez les risques et prévoyez des marges. Si vous ne savez pas réellement les implications, prenez le temps de vous renseigner. Une anecdote personnelle qui est restée gravée dans mon esprit à ce sujet. Lorsque j'étais encore chef de projet dans l'industrie, un client m'a demandé sur un projet de changer le type de commande des vannes, plus précisément la forme d'une manivelle. Celle-ci n'était pas encore achetée et en discutant rapidement avec les personnes qui faisaient les études, cela ne paraissait pas particulièrement problématique. J'ai donc accepté cette modification pour faire plaisir au client. Malheureusement, une fois que cela a été lancé, je me suis rendu compte qu'il y allait avoir plusieurs jours de reprise sur les études de tuyauterie pour plusieurs personnes et que cela perturberait le processus d'achat des vannes qui était en cours. Au vu de l'ampleur des implications, j'ai fini par revenir en arrière et j'ai fait charger la sauvegarde de la veille pour éviter les conséquences non anticipées de cette modification. Au final, j'ai perdu une journée de travail de l'équipe et j'ai dû expliquer au client que finalement, il n'allait pas avoir ce qu'il désirait. Mais cette solution était finalement préférable à l'autre option. Donc, si vous ne savez pas bien quelles sont les implications, prenez le temps d'en discuter avec les personnes qui le savent. D'une manière générale, toutes les modifications ont un impact. A minima, elles vont désorganiser l'équipe pour prendre en compte cette modification. Sans une bonne évaluation des impacts, il n'est pas possible de prendre de décisions éclairées sur le fait qu'une modification soit judicieuse ou pas. Que cela soit par vous, le client qui vous paye ou un éventuel sponsor qui va devoir arbitrer entre les intérêts des différentes parties prenantes. La dernière chose, si vous décidez de finalement intégrer des modifications, tracez celle-ci de manière correcte. Si vous avez suivi le point précédent, vous devez connaître leur impact sur le projet. Tracez donc ces modifications, leur impact et leur justification. De cette manière, vous pourrez avoir une vision plus juste des performances de votre projet. Et si vous avez à rendre des comptes un jour sur une augmentation du budget, du planning ou éventuellement même du contenu, vous serez en mesure de l'expliquer de manière circonstanciée. Ce qu'il faut retenir, c'est pas qu'il ne faut jamais faire de modification, mais qu'il faut éviter d'augmenter le contenu du projet sans s'en rendre compte ou sans en prendre conscience parce qu'on a de bonnes idées et que, pendant qu'on est là, on peut toujours aussi faire quelque chose en plus. Pour conclure, résumons tout cela. Si l'on veut espérer tenir les objectifs du projet, notamment le planning et le budget, il est nécessaire de maîtriser le périmètre du projet, le scope. Il faut donc faire attention à ne pas charger la mule tout au long du projet. Pour cela, la première étape est de bien définir le contenu du projet au début et de le formaliser. Quand ce n'est pas possible, on peut travailler par phase, découper le projet en projets plus petits dont on va mieux connaître le périmètre ou adopter un mode de développement agile. Ensuite, il faut arriver d'abord à se discipliner et ranger son côté perfectionniste et ensuite à discipliner son équipe et être ferme vis-à-vis des modifications. Enfin, lorsque les modifications paraissent judicieuses, bien évaluer leur impact pour réaliser une évaluation correcte de celle-ci et, si on décide de modifier le contenu, tracer cette modification. J'espère que cet épisode vous aura permis de prendre conscience de cette problématique liée à l'augmentation du périmètre d'un projet et que les conseils que je vous donne vous permettront de mieux le maîtriser. Vous avez d'autres interrogations ? Venez en discuter sur LinkedIn. Cet épisode vous a plu ? 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