Description

🎯 Comment réussir un projet quand on n'est pas chef de projet ?

Vous êtes expert dans votre domaine, mais un jour, on vous confie un projet à piloter… sans formation spécifique en gestion de projet. Comment éviter les erreurs classiques, structurer votre approche et gagner en efficacité sans vous épuiser ?

C’est ce que l’on voit dans cet épisode !

🚀 Vous allez découvrir :

✅ Les pièges classiques des experts métiers devenus chefs de projet.

✅ Des stratégies concrètes pour structurer, prioriser et avancer sereinement.

✅ Les clés pour mobiliser les bonnes personnes et gérer les imprévus avec agilité.

🔍 Les grands défis que vous allez avoir à relever :

🛑 Gérer la complexité ➝ Manque de repères, surcharge de travail et pression des résultats.

📌 S’organiser intelligemment ➝ Prioriser, déléguer efficacement et adopter des outils simples.

🤝 Fédérer autour du projet ➝ Clarifier les rôles, fluidifier la communication et engager les parties prenantes.

⚠ Anticiper les risques ➝ Identifier les obstacles et ajuster sa stratégie en temps réel.

La clé du succès ? 
Acquérir les bases essentielles de la gestion de projet pour gagner en clarté, en sérénité et en efficacité.

Des questions ? Des interrogations sur comment mettre cela en place ? J'y réponds sur LinkedIn !

🎧 Écoutez l’épisode et apprenez à piloter vos projets sans stress ni perte de contrôle ! 🚀

🔗 Les liens de l’épisode :

• Notre formation au management de projet dédié aux experts métiers

• Le site internet d'Exécution Projet

• La newsletter de Focus Projet

🖥️ Les épisodes utiles :

• #42-Gestion de projet : clarifier les rôles et responsabilités avec la matrice RACI

• #38-L'outil incontournable pour réussir vos projets : Le Plan de Management de Projet

• #30 - Qu'est-ce que le sponsor d'un projet et quel est son rôle ?

• #22 - Comment bien identifier les risques projets ?

• #18 - Pourquoi planifier la communication de son projet ?

• #01 - Quel niveau de détail mettre dans son planning

Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

• Speaker #0

  Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. On vous confie un projet à mener. Mais voilà, à la base, ce n'est pas votre métier. Vous êtes expert dans votre domaine, les RH, la médecine, l'électronique, la compta, je ne sais pas. Et un jour, on vous demande. On doit faire évoluer telle chose et implémenter un super outil. Tu peux t'en occuper ? Vous êtes expert dans votre domaine, mais gérer un projet, c'est autre chose. Et pourtant, on attend de vous que tout se passe bien, que les délais soient respectés, que l'équipe avance, bref, que le projet soit une réussite. Sur le papier, ça peut sembler logique. Après tout, vous connaissez le sujet sur le bout des doigts. Mais très vite, la réalité vous rattrape. Gérer un projet, c'est pas juste faire avancer des tâches. C'est coordonner une équipe, mettre en place une stratégie, anticiper les risques, trouver des solutions aux problèmes. Une discipline à part entière, quoi. Avec ses méthodes, ses outils et ses défis. Comment faire dans ce cas quand on n'a jamais été formé à la gestion de projet ? Quelles solutions mettre en place pour mener à bien votre projet sans y laisser trop d'énergie ? Et surtout, comment éviter les erreurs classiques et gagner en efficacité et en sérénité ? C'est ce que nous allons voir ensemble dans cet épisode de Focus Projet. Avant de répondre à toutes ces questions, voyons d'abord quels sont les défis spécifiques des experts métiers qui se retrouvent à gérer un projet. Ce ne sont pas forcément des obstacles insurmontables, mais ils peuvent vite devenir des sources de stress, d'inefficacité, si on ne les anticipe pas. Tout d'abord, c'est tout simplement le manque de formation en gestion de projet. Ce n'est pas votre cœur de métier, vous n'avez pas été formé à ça, et pourtant, on attend de vous que vous sachiez structurer, organiser, et piloter un projet comme si c'était le cas. On entend régulièrement que la gestion de projet, c'est une question de bon sens. Mais sans méthode, on risque vite de s'éparpiller, de perdre du temps sur des détails et de s'épuiser. Le management de projet, ce n'est pas que du bon sens. Ce sont des compétences particulières qu'il faut maîtriser pour être performant. Le second point, c'est qu'on vous confie un projet, mais votre travail est butuel lui, il ne disparaît pas. Vous devez jongler entre vos responsabilités quotidiennes et celles de chef de projet. Et là, c'est le piège. Si vous continuez à traiter toutes vos missions comme avant, le projet avancera au ralenti. Mais si vous vous consacrez trop au projet, votre travail principal en pâtira. Trouver le bon équilibre devient alors un véritable casse-tête. Troisième défi, mobiliser les parties prenantes. Quand on est un chef de projet de métier, on a souvent une légitimité reconnue. et parfois une autorité hiérarchique pour faire avancer les choses. Mais quand on est expert métier, c'est plus compliqué. Vous devez convaincre, expliquer, relancer, sans forcément avoir d'influence directe sur ce dont vous avez besoin. Et là, vous risquez d'être confronté à un phénomène frustrant. Certaines personnes ne vous priorisent pas ou ne prennent pas votre projet au sérieux. Un autre défi majeur, jongler entre les délais du projet, ses propres priorités, et celle des autres membres de l'équipe. Un projet, ce n'est pas une suite d'actions linéaires que l'on exécute tranquillement dans son coin. C'est une mécanique où tout est imbriqué. Votre propre charge de travail, celle des autres contributeurs, les échéances imposées et les imprévus qui viennent perturber la machine. Quand on est expert, on sait ce que l'on a à faire et les autres viennent vous voir quand ils ont besoin de conseils. Mais en tant que chef de projet, vous devez assurer un rôle d'interface entre les différentes parties prenantes. Votre équipe, les clients internes ou externes, le sponsor du projet, la direction. La communication est donc centrale. Et là, la difficulté, c'est que tout le monde ne parle pas le même langage. Les attentes peuvent être floues, les priorités mal comprises, et vous devez sans cesse ajuster, expliquer et arbitrer. Enfin, un dernier point, et dont des moindres, la pression. Piloter un projet, ce n'est pas juste avancer des tâches. C'est aussi prendre des décisions, rendre des comptes, gérer des imprévus. Il peut être normal de ressentir une forme de solitude dans ce rôle. On vous demande des résultats, mais on ne vous donne pas toujours les moyens de réussir. Ajoutez à cela la peur de l'échec, vous avez un cocktail explosif qui peut rapidement mener à la frustration, voire un burn-out dans un dégât. Je pense avoir fait le tour des principaux défis que j'ai identifiés. Mais si vous en avez d'autres, n'hésitez pas à m'en faire part dans les commentaires ou sur LinkedIn pour que je puisse y répondre. Maintenant qu'on a identifié les principaux défis, voyons comment y faire face. avec des solutions concrètes et actionnables. L'objectif ici, ce n'est pas de vous transformer en chef de projet du jour au lendemain, mais de vous donner des méthodes simples et efficaces pour piloter votre projet sans vous épuyer. Tout d'abord, adoptez une approche pragmatique de la gestion de projet. Vous n'allez pas devenir un expert en management de projet du jour au lendemain. Le rôle de jeu ici, ce n'est pas de devenir expert, mais d'adopter une approche pragmatique et efficace pour réussir votre projet sans paniquer. Tout d'abord, allez à l'essentiel. Un projet, ce sont avant tout des objectifs clairs et réalistes. Posez-vous la question, que veut-on atteindre ? Quel est le besoin derrière ce projet ? Une fois les objectifs bien identifiés, déclinez-les en choses concrètes à réaliser, en livrables. Validez ceci avec la direction et les parties prenantes. Si les objectifs et le périmètre du projet sont bien établis, C'est déjà un grand pas vers la réussite et des problèmes futurs à éviter. Ensuite, mettez en place une stratégie de réalisation. L'idée, c'est d'avoir une vision globale de comment vous allez vous y prendre pour réaliser le projet. Quels sont les principaux défis que vous allez rencontrer ? Comment pensez-vous pouvoir les surmonter ? Quelles sont les actions prioritaires à mener ? Ne vous perdez pas dans les détails, mais identifiez le chemin que vous allez emprunter. Un conseil, n'hésitez pas à prendre du temps pour cette réflexion et à poser les choses à l'écrit. Ce n'est jamais du temps perdu, c'est un investissement pour la suite. Partagez cette stratégie à votre équipe, à vos supérieurs, ça les rassurera et ils vous apporteront un autre point de vue. N'hésitez pas à adapter votre stratégie si cela vous paraît judicieux. Enfin, pour mettre en œuvre cette stratégie, utilisez des outils et des méthodes adaptés à votre projet et ses besoins. Vous n'avez pas besoin de logiciels compliqués ou de méthodes ultra sophistiquées, mais d'outils qui vous permettront de surmonter les défis que vous avez identifiés. Quelques exemples, un plan de communication pour réfléchir à la manière de diffuser l'information et de promouvoir votre projet, une lettre de mission pour préciser ce qu'on attend de vous, les moyens qui sont mis à votre disposition et vos prérogatives, une matrice racie pour clarifier qui fait quoi, éviter les doublons ou les autres nombres. J'ai déjà réalisé des épisodes dédiés à certains de ces outils. N'hésitez pas à les écouter pour mieux cerner leurs usages et leurs utilités. Je mettrai les liens dans la description. Apprenez à bien vous organiser. L'une des plus grandes difficultés des experts métiers qui prennent en charge un projet, c'est la gestion du temps. Entre les tâches habituelles et le projet à piloter, il est facile de se sentir débordé. Alors comment mieux s'organiser sans sacrifier la qualité du travail ? Première étape, négociez et dédiez du temps spécifique au projet. Trop souvent, les projets sont relégués au second plan et traités en temps masqué, ou ils sont réalisés en plus de votre travail parce que vous acceptez de travailler plus. Piloter un projet prend du temps. Il est donc normal que vous ayez du temps dédié pour cela. Négociez avec vos supérieurs un allègement de vos charges habituelles pour pouvoir avoir du temps à consacrer au projet. En complément, réservez des créneaux dédiés dans votre agenda. Même cours, mais régulier. Deuxième étape, identifiez les tâches critiques et les dépendances. Tous les livrables ne sont pas égaux. Certaines tâches ont un impact direct sur l'avancée du projet, tandis que d'autres peuvent plus facilement attendre. Classez-les par priorité et repérez les dépendances. Quelles tâches bloquent l'avancée des autres ? Cela vous permettra de mieux anticiper et de ne pas vous retrouver en difficulté à la dernière minute. Troisième étape, appuyez-vous sur des outils de gestion de projet. Inutile d'investir dans des logiciels complexes. Un planning sur Excel et une liste de tâches ou un tableau cambant avec Excel, Trello ou Notion par exemple peuvent suffire pour visualiser l'avancement de celle-ci. L'important, c'est d'avoir un suivi clair et lisible en un coup d'œil. En appliquant ces principes, vous gagnerez en efficacité et en sérénité, tout en conservant du temps pour vos autres missions. Mobiliser et impliquer les bonnes personnes. Un projet ne se mêle jamais seul. Pourtant, lorsque vous vous retrouvez en charge d'un projet, vous pouvez avoir du mal à mobiliser les bonnes personnes. Le problème... Vous n'avez pas d'autorité hiérarchique. Mais il existe des leviers pour s'en sortir. Tout d'abord, clarifier les rôles dès le départ. Qui fait quoi ? Qui décide ? Qui valide ? Un projet fonctionne mieux quand chacun sait ce qu'il doit faire. C'est là que des outils comme la matrice RACI peuvent être utiles. Communiquer régulièrement. Un projet qui avance sans communication, c'est un projet qui prend du retard. Des points irréguliers, même courts, permettent de garder l'engagement des parties prenantes et d'éviter des mauvaises surprises. Le plus simple, c'est de formaliser un rythme de suivi dès le début, avec des réunions courtes, des mises à jour par email et des outils de reporting. Trouvez vos alliés dans l'organisation. Tout le monde n'a pas le même poids dans une entreprise. Identifiez les personnes influentes qui peuvent vous aider à faire avancer les choses, que ce soit des managers, des experts reconnus ou des collègues bien connectés. Enfin, impliquez votre sponsor. Trop souvent, le sponsor est vu comme une figure distante qui ne s'implique qu'en cas de problème. Au contraire, il doit être un soutien actif, capable de débloquer des ressources ou d'arbitrer en cas de conflit. Si ce n'est pas déjà fait, prenez le temps de clarifier avec lui son rôle et ses attentes. Mobiliser et engager les bonnes personnes est l'un des facteurs clés de la réussite d'un projet. Si vous y consacrez du temps au départ, vous en gagnerez énormément par la suite. Anticiper les risques et ajuster le cap. Tous les projets rencontrent des imprévus. Pourtant, beaucoup d'experts métiers plongent dans la gestion de projet sans dégrès d'une démarche de gestion des risques. Résultat, des problèmes qui explosent au dernier moment et une pression accrue. Comment éviter ce piège ? Tout d'abord, identifier les risques majeurs dès le départ. La première étape, c'est de lister les principaux risques du projet. Posez-vous la question, qu'est-ce qui pourrait mal tourner ? Quelles sont les contraintes qui pourraient freiner le projet ? Quelques exemples classiques. Une surcharge de travail qui empêche d'avancer. Un manque d'engagement des parties prenantes. Une dépendance à des prestataires externes ou à d'autres services de l'entreprise. Un manque de clarté sur le périmètre. Ensuite, adoptez une approche agile dans votre gestion. L'important, ce n'est pas d'avoir tout prévu, mais d'être capable d'ajuster rapidement le cap. Un projet, c'est vivant. il évolue en fonction du contexte, des contraintes et des opportunités. Si vous attendez que tout soit parfait, vous serez paralysé. Acceptez que tout ne repose pas sur vous. L'une des erreurs fréquentes des experts métiers devenus chefs de projet, c'est de vouloir tout contrôler. Or, un projet se pilote, il ne doit pas se micro-manager. Acceptez que tout ne soit pas sous votre contrôle et misez sur la collaboration pour avancer. L'anticipation et l'adaptabilité sont des compétences clés pour réussir un projet. Ce n'est pas une question de talent, mais de bonne pratique à intégrer progressivement. Changer de posture Quand on est expert métier, on a l'habitude d'être celui qui sait et qui fait. On maîtrise son domaine, on a des réponses précises, on avance en réalisant soi-même. Mais lorsqu'on devient responsable d'un projet, il faut accepter un changement de posture majeur. On ne fait plus, on coordonne. Vous devez passer d'exécutant à chef d'orchestre. Le projet ne repose pas uniquement sur vos épaules. Votre rôle n'est plus de tout faire vous-même, mais de piloter et d'organiser le travail des autres. Imaginez un chef d'orchestre. Il ne joue pas de chaque instrument, mais il s'assure que l'ensemble de son de l'orchestre joue la même partition, au bon rythme. Vous devez accepter de ne pas tout maîtriser. Cela peut être inconfortable au début, mais c'est une évolution essentielle. Vous allez travailler avec des experts d'autres domaines. et vous devez leur faire confiance. Votre rôle est d'assurer la coordination et la vision d'ensemble, pas de devenir un expert en tout. Ne vous laissez pas submerger. Gérer un projet en plus de son travail habituel peut être éprouvant. Pour éviter l'épuisement, apprenez à délayer intelligemment et à poser des limites. Ce n'est pas un signe de faiblesse, mais une nécessité pour tenir dans la durée. Enfin, adoptez une posture de leader. Un bon chef de projet ne se contente pas d'attribuer des tâches et de suivre des échéances. Il doit aussi donner du sens, motiver son équipe et s'assurer que chacun sait pourquoi il fait ce qu'il fait. Soyez le moteur du projet, celui qui embarque les autres et maintient la dynamique. Ce changement de posture est souvent le plus grand défi pour un expert métier devenu chef de projet. Mais une fois ce cap franchi, il ouvre la porte d'une gestion plus fluide, plus sereine et plus efficace. Mais aussi d'une reconnaissance au sein de l'organisation. Se former pour gagner en efficacité et en sérénité. On l'a évoqué, gérer un projet sans formation spécifique peut être une source de stress et d'erreur. Alors, pourquoi ne pas investir un peu de temps pour acquérir les bases du management de projet ? Cela vous permettra non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de mener vos projets avec plus de sérénité. Pourquoi se former ? Beaucoup de gens apprennent la gestion de projet sur le tas. Ce n'est pas impossible, mais cette approche a des limites. Sans un minimum de base, on risque de répéter les mêmes erreurs et de s'épuiser. Se former permet d'acquérir des réflexes, de mieux structurer son approche et surtout de gagner du temps en évitant les pièges classiques. Vers quelle formation s'orienter ? Votre objectif n'est pas de devenir un expert en management de projet, mais d'acquérir des méthodes simples et adaptées à votre réalité. Voici ce qui, de mon point de vue, peut vous être utile. Une formation généraliste et complète sur la gestion de projet qui couvre l'ensemble des problématiques que vous pouvez rencontrer. Des mises en pratique rapides sur un projet réel ou des études de cas, pour se confronter aux difficultés et les surmonter en étant accompagné. Un accompagnement sur mesure. comme du coaching ou du mentorat, pour répondre à vos problématiques concrètes et individuelles. A l'inverse, certaines formations sont à mon sens moins adaptées. Les formations agiles, qui se concentrent sur le développement du projet avec une méthodologie spécifique et qui sont à la base pensée pour les projets informatiques. Les formations trop théoriques, comme celles par exemple qui préparent à des certifications internationales. Elles vont plus être adaptées à des chefs de projet expérimentés qui veulent asseoir leur connaissance. Celles-ci sont beaucoup moins opérationnelles. Enfin, les formations centraient sur un seul outil, comme Microsoft Project par exemple ou Jira. L'enjeu, c'est d'abord d'acquérir une méthode avant d'avoir à maîtriser un outil. Si vous voulez aller plus loin, voici quelques pistes. Des livres, privilégier les ouvrages généralistes. Je suis de mon côté en train d'en écrire un, mais chut, j'en ai pas encore parlé. Des podcasts spécialisés. n'hésitez pas à écouter les autres épisodes de Focus Projet et je vous conseille aussi Project It de l'excellent Johan Panu qui aborde des sujets un peu différents. Des articles en ligne et des newsletters, n'hésitez pas à consulter ce que je propose sur le site d'exécution projet ou à travers la newsletter de Focus Projet. Enfin, pour ceux qui veulent vraiment structurer leur approche et éviter les erreurs classiques, je propose aussi avec l'exécution projet une formation dédiée aux experts métiers qui doivent gérer des projets. Elle est conçue pour être pratique, concrète. et adapté aux réalités du terrain. Se former n'est pas une perte de temps, c'est un investissement qui vous permettra de gérer vos projets plus sereinement et plus efficacement. Concluons. Piloter un projet quand on est expert métier, c'est un défi. Vous n'avez pas été formé à ça, vous devez jongler entre vos tâches habituelles et cette nouvelle responsabilité et on attend de vous que tout avance sans accroc. Pas simple non ? Mais bonne nouvelle ! Vous n'avez pas besoin d'être un chef de projet chevronné pour y arriver. Avec les bons réflexes et quelques ajustements, vous pouvez structurer votre approche, éviter les erreurs classiques et surtout éviter de vous épuiser. Alors que retenir de cet épisode ? Tout d'abord, vous n'êtes pas seul à rencontrer sa difficulté. Beaucoup d'experts métiers passent par là. Et oui, c'est normal de parfois se sentir dépassé. Ensuite, vous avez les cartes en main pour structurer votre projet efficacement. En définissant des objectifs clairs, en vous organisant intelligemment, en mobilisant les bonnes personnes et en anticipant les risques. Vous mettez toutes les chances de votre côté. Enfin, se former, c'est un vrai levier pour gagner en efficacité et en sérénité. Prendre quelques heures pour apprendre à structurer sa démarche projet, c'est un investissement qui vous fera économiser énormément de temps et d'énergie à l'avenir. J'espère que cet épisode vous aura permis d'identifier des pistes pour progresser. Je l'ai destiné aux experts métiers, mais une grande partie de tout cela est aussi valable pour ceux qui débutent dans le management de projet. Vous avez des questions ? Vous rencontrez un défi que j'ai oublié de mentionner ? Venez en discuter sur LinkedIn, je serai ravi de vous aider. L'épisode vous a été utile ? Abonnez-vous ! Vous pensez qu'il ne peut aider qu'un qu'un que vous connaissez ? Soyez généreux, partagez-lui ! Bonne semaine et à très bientôt sur Focus Projet !