Description

🎯 Comment une définition claire du contenu d'un projet peut garantir sa réussite ?

La satisfaction des parties prenantes est un élément crucial pour la réussite d'un projet.
Une définition claire du contenu permet de s'assurer que les attentes et les exigences de chacun sont bien comprises et intégrées.

Comment définir le contenu d'un projet pour assurer sa réussite ?
📍 Commencer par analyser les éléments que l’on vous a fournis.
🗣️ Discuter avec les parties prenantes pour cerner leurs attentes et exigences.
🔍 Analyser le besoin en profondeur et identifier les problématiques de fond.
⚖️ Réaliser les arbitrages nécessaires pour fixer le périmètre du projet.
📄 Formaliser le périmètre et communiquer clairement sur ce qui sera réalisé et ce qui est exclu.

Pour savoir en détail comment définir le contenu de votre projet,

Mais aussi :
■ Comprendre son intérêt ;
■ Savoir comment le formaliser ;
■ Comment faire si on n'a pas suffisamment d’informations.
👉 Écoutez l’épisode ! 🎧

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Transcription

• Tanguy El Mouahidine

  focus projet bienvenue sur focus projet le podcast du management de projet le management de projet qu'est ce que c'est ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets planning coût risque gestion d'équipe changement communication définition du besoin au fil des épisodes on va voir tout cela ensemble Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Lorsque je parle du facteur de réussite d'un projet, j'insiste souvent sur le fait de bien définir le contenu de celui-ci au départ. Pour beaucoup de gens, cela paraît superflu. On leur confie un projet et on leur indique ce qu'ils doivent faire. Il est vrai que dans beaucoup de situations, un cahier des charges est fourni, ou à minima, des attentes sont formalisées. Mais il y a aussi beaucoup d'autres cas où le contenu n'est pas détaillé, voire pas défini du tout. Dans cette situation, cela va être en partie à vous de choisir ce que vous allez mettre en place avec votre projet pour répondre aux besoins. Quelle que soit votre situation de départ, il est pour moi indispensable de passer du temps sur la définition du périmètre de votre projet. Pourquoi c'est important ? En quoi cela va consister ? Comment faire pour bien définir le contenu ? C'est ce que l'on voit ensemble aujourd'hui. Pourquoi est-il important de bien définir le contenu du projet ? Le contenu du projet, son périmètre, représente ce que vous allez avoir à réaliser avec votre projet. Si vous ne savez pas ce que vous avez à faire, le projet va vite devenir très compliqué. Il va vous être difficile de vous organiser, d'évaluer le temps et les ressources nécessaires, ou d'anticiper les problèmes que vous pourriez rencontrer. Mais au-delà de cet aspect, ne pas savoir ce qu'il faut faire, c'est aussi une étape importante pour s'assurer que ce que vous allez réaliser va répondre aux objectifs du projet. D'une certaine manière, c'est la clé de la réussite du projet. Il faut que ce qui va être produit par le projet réponde le mieux possible aux besoins qui ont donné lieu à la création du projet. Il ne faut pas oublier que ce que l'on attend réellement du projet, ce ne sont pas les livrables qui vont être produits. C'est le changement que le projet va créer. et la manière dont ce changement va répondre aux besoins. Vous pouvez réaliser votre projet dans les temps et le budget, mais si les livrables ne répondent pas aux besoins, ça sera un flop. Donc, au-delà de savoir ce que vous allez réaliser avec votre projet, il est important de passer du temps sur la définition du contenu pour bien comprendre le besoin et vous assurer que ce que vous allez faire va permettre d'y répondre. En quoi la définition du contenu consiste-t-elle ? Comme je viens de le sous-entendre, une bonne définition du contenu passe par une compréhension approfondie du besoin et une analyse fine de celui-ci. Il s'agit d'aller plus loin que ce qui peut être écrit ou dit en surface. Il faut trouver et comprendre les problématiques de fond auxquelles le projet doit répondre. A partir de celles-ci, on va sélectionner les moyens les plus adéquats pour y répondre en respectant les contraintes du projet. Ces moyens sont généralement les différents livrables que l'on va produire avec le projet. L'idée, c'est de passer du besoin à ce que l'on met en place. Ceci est aussi valable lorsqu'un cahier des charges est fourni. Malheureusement, tous les cahiers des charges ne sont pas bien construits, explicites et exhaustifs. Le besoin réel n'est pas forcément exprimé. Faire cet exercice de compréhension du besoin et sa transposition en éléments tangibles est aussi nécessaire de mon point de vue dans ce cas. Il vous permettra une connaissance approfondie de la problématique de fond de votre projet. Vous vérifierez. par la même occasion l'adéquation entre ce que vous allez réaliser et le besoin. Comment faire ? Tout d'abord, lisez et analysez les documents et les informations qui vous sont fournis. Cela vous permettra de vous faire une première idée. Par contre, comme je l'ai dit, ne vous arrêtez pas là. Allez discuter avec votre client, le sponsor, les utilisateurs futurs, avec toutes les parties prenantes du projet. Écoutez-les. Qu'est-ce qu'elles en pensent ? Qu'est-ce qu'elles souhaitent ? Qu'est-ce qu'elles craignent ? Posez des questions, soyez curieux et à l'écoute. À travers ces discussions, identifiez leurs besoins, leurs exigences, leurs craintes et leurs priorités. Ces discussions vont vous amener plein d'informations qu'il va falloir traiter et analyser. Votre but est d'identifier ce qui va compter pour votre projet, ce qui va permettre de répondre aux besoins, ce qui va faire que votre projet va être une réussite à la fin. Une fois l'ensemble de ces informations, de ses besoins, de ses exigences collectées et centralisées. il va vous falloir les arbitrer. Il y a de fortes chances pour qu'une partie d'entre elles soit incompatible ou contradictoire, que d'autres ne rentrent pas forcément dans le cadre du projet ou qu'elles ne permettent pas de respecter certaines contraintes. Il est donc nécessaire de faire le tri, de réaliser des arbitrages en acteur avec votre commanditaire pour fixer le périmètre du projet. Une fois que c'est fait, ne vous arrêtez pas là. Formalisez ce périmètre et communiquez dessus. Explicitez ce que vous prévoyez. Dites aussi clairement ce qui ne pourra pas être réalisé ou pris en compte. Cela ne sert à rien de mettre les choses sous le tapis. Cela ne vous apportera que des problèmes par la suite. Expliquez vos choix et justifiez vos arbitrages. N'hésitez pas à retourner voir les gens de manière individuelle pour expliquer de manière plus précise les décisions qui ont été prises. Comment formalise-t-on le périmètre du projet ? Il est important de formaliser le périmètre. Il est nécessaire de laisser une trace. Il serait bête d'oublier ce qu'on a décidé. Cela peut prendre différentes formes en fonction de ce en quoi le projet consiste. Un document textuel, des listes, des plans, des livrables dans un outil informatique, que sache, toutes les solutions peuvent être bonnes. Par contre, il est nécessaire qu'on puisse facilement et clairement identifier ce qui est prévu d'être réalisé avec le projet. En plus de cela, il est judicieux de préciser ce qui ne sera pas fait, ce qui est exclu, pour ne pas laisser de doute. Lorsque des interfaces ne sont pas forcément nettes, que la limite entre ce qui est prévu et ce qui est exclu n'est pas évidente, je conseille aussi de bien préciser cette limite entre ce qui est inclus et ce qui est exclu. Le but, c'est d'être le plus clair possible, de laisser le moins de place possible à l'interprétation par la suite. Vous gagnerez en sérénité de cette manière. Vous allez me dire, c'est gentil tout ça, mais comment je fais si je suis incapable de déterminer dès le début, en détail, tout ce qui doit être fait ? Ne vous en faites pas, ça arrive très souvent. Il est normal de ne pas pouvoir définir en détail tout ce qu'on va faire quand on commence le projet. Il y a différentes solutions pour cela. En fonction des situations, on va en prévulger une ou une autre. La première, ça va être de travailler par étapes. On commence par une définition un peu grossière de ce qu'on a à faire, de manière à pouvoir avancer. On réalise des premiers choix assez généraux qui vont nous permettre d'obtenir de nouvelles informations. Nous approfondissons nos connaissances du besoin et des contraintes de cette manière. Avec ces premiers résultats, ces premières orientations et ces recherches, on peut réitérer cet exercice et définir de manière plus précise le contenu du projet. Cela se fait souvent lorsqu'on part du besoin et qu'on met le projet en place. On peut dans ce cas-là réaliser plusieurs phases de découverte pour bien définir ce que l'on va mettre en place et s'assurer que le projet va correspondre aux besoins. Une autre manière de faire est de travailler de manière incrémentale. L'idée ici, c'est de commencer par réaliser ce qu'on est en mesure de définir, ce que l'on sait. Une fois que c'est fait, on continue de répondre aux besoins, puis en définissant et réalisant d'autres éléments. On fait ici les choses morceau par morceau, là où avec la méthode précédente, on va plutôt réaliser les choses tout d'un coup, mais en ajoutant des détails petit à petit, en avançant dans le projet. Avec cette méthode incrémentale, cela peut se faire au sein d'un même projet, mais aussi en découpant cela en plusieurs projets, dans un programme par exemple. Une autre solution, c'est d'adopter une méthode de réalisation agile. Dans ce cas-là, on travaille de manière itérative. Le but, ça va être de livrer rapidement et régulièrement des éléments. Cela nous permet de nous assurer que ce que l'on produit correspond aux besoins tout au long de la réalisation du projet. Dans ce cas, la définition du contenu se fait sur la prochaine itération. On va réaliser des petits morceaux les uns après les autres. et s'assurer que chaque morceau corresponde bien aux besoins. Cela permet d'adapter le contenu du projet aux retours qui sont réalisés. Le besoin dans ce cas peut plus facilement être changeant sans que cela n'affecte l'adéquation entre ce que l'on réalise et le besoin. Pour résumer, la définition du contenu du projet est un élément clé pour la réussite de celui-ci. Au-delà de définir ce que l'on va réaliser avec le projet, elle permet de s'assurer que les livrables prévus sont en adéquation avec les besoins. La définition du contenu passe par une compréhension approfondie de la problématique à laquelle le projet doit répondre et à la sélection des moyens les plus adéquats pour cela. Pour y arriver, il est nécessaire de discuter et de questionner l'ensemble des parties prenantes pour cerner leurs attentes et leurs exigences. Une fois ces éléments collectés et centralisés, il est nécessaire de faire des arbitrages pour décider du contenu du projet. Quand il est établi, communiquez dessus et formalisez-le. La manière dont on le formalise n'a pas vraiment d'importance. Cela peut varier en fonction des projets. Ce qui est important, c'est que ce que l'on va réaliser soit clair. Il est aussi bon de préciser ce qui ne sera pas fait pour pas qu'il n'y ait de doute. J'espère que vous avez maintenant une meilleure idée de la manière dont on définit le contenu d'un projet et de l'intérêt d'y consacrer du temps. Vous avez une astuce pour faire cela ? Une mésaventure à ce sujet ? Venez nous en faire part soi-même. Cet épisode vous a plu ? Abonnez-vous ! Vous avez pensé à quelqu'un à qui cet épisode peut être utile ? Partagez-le ! Bonne semaine et à lundi prochain.