Speaker #0Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ăa va ĂȘtre les diffĂ©rentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener Ă bien nos projets. Planning, coĂ»t, risque, gestion d'Ă©quipe, changement, communication, dĂ©finition du besoin. Au fil des Ă©pisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves Ă t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la rĂ©ussite de tes projets. Quand on parle de gestion de projet, on pense souvent aux outils comme les plannings, les budgets ou encore des outils collaboratifs. Mais il y a un Ă©lĂ©ment essentiel, souvent sous-estimĂ©, qui peut faire toute la diffĂ©rence. Le plan de management de projet. Certains l'appellent aussi plan d'exĂ©cution projet ou encore plan projet. DiffĂ©rents noms, mais pour une fois, ils dĂ©signent bien la mĂȘme chose. Ce document, ou cet ensemble de documents, est souvent vu comme une perte de temps, ou une formalitĂ© sans rĂ©elle utilitĂ©. Certains chefs de projet n'en font jamais, d'autres considĂšrent qu'ils peuvent s'en passer et gardent tout dans leur tĂȘte. Pourtant, c'est un outil qui permet de structurer, de clarifier, de communiquer, et surtout d'anticiper. Cette semaine, on va dĂ©mystifier le plan de management d'un projet. Je vais vous expliquer ce qu'il est, pourquoi il est essentiel, ce qu'on y trouve et comment rĂ©diger un plan de management de projet efficace sans y passer trop de temps. Commençons par le dĂ©but. Qu'est-ce que le plan de management de projet exactement ? D'une certaine maniĂšre, le plan de management de projet rĂ©pond Ă la question comment ? Comment on va rĂ©aliser le projet ? Au-delĂ de ce que l'on veut rĂ©aliser, ça c'est l'objet du projet, le plan d'exĂ©cution projet explique comment vous comptez y arriver. C'est un cadre, une structure, un ensemble de mĂ©thodes pour organiser et rĂ©aliser le projet. C'est un document qui regroupe les informations nĂ©cessaires pour dĂ©finir et organiser la maniĂšre dont le projet va ĂȘtre menĂ© Ă bien. En rĂ©sumĂ©, c'est le plan. Le plan dans sa signification la plus large. Maintenant que l'on a vu ce que c'Ă©tait, Ă quoi cela va-t-il servir ? Comme vous pouvez le supposer avec la dĂ©finition que je viens d'en faire, c'est un bon outil de communication. Mais, de mon point de vue, le plan de management de projet doit avant tout ĂȘtre un outil de rĂ©flexion et d'anticipation. Tout d'abord, il va permettre de se poser les bonnes questions. Le simple fait de rĂ©diger ce plan de management de projet vous oblige Ă rĂ©flĂ©chir Ă la maniĂšre dont vous allez mener le projet. Cela vous pousse Ă anticiper les problĂšmes, Ă clarifier les rĂŽles, les responsabilitĂ©s, Ă dĂ©finir les prioritĂ©s et d'une maniĂšre gĂ©nĂ©rale ce que vous allez mettre en place pour rĂ©aliser votre projet. Ensuite, cela centralise l'information. C'est un excellent moyen de regrouper toutes les informations essentielles sur la gestion du projet en un seul endroit. Cela va Ă©viter les pertes d'informations et faciliter la communication entre les parties prenantes. Enfin, et comme je l'ai dit dĂšs le dĂ©part, c'est un bon outil de communication. Que ce soit vis-Ă -vis de vos sponsors, clients ou commanditaires, ou dans ce cas il va permettre d'expliciter la maniĂšre dont vous comptez rĂ©aliser le projet et les rassurer, pour votre Ă©quipe, oĂč cela va ĂȘtre la source d'informations sur la maniĂšre dont le projet doit fonctionner, ou d'autres parties prenantes. C'est un bon moyen de communication. Certes, il peut prendre du temps Ă mettre en place, mais ce temps passĂ© en amont vous Ă©vitera bien des problĂšmes plus tard. Croyez-moi, si c'est bien fait, ce sera un investissement qui sera rentable. Pourquoi il est nĂ©cessaire de formaliser le plan de management de projet ? C'est une autre question rĂ©currente. Tout ça, je l'ai dans la tĂȘte. Pourquoi je devrais-je le formaliser ? La rĂ©ponse est simple, personne ne lit dans vos pensĂ©es. Un projet, ce n'est jamais un travail solitaire. Il y a une Ă©quipe Ă moduliser, des parties prenantes Ă aligner, des sponsors Ă convaincre. Mettre tout cela par Ă©crit permet de clarifier votre vision, de partager vos idĂ©es et de vous assurer que tout le monde est sur la mĂȘme longueur d'onde. Et mĂȘme pour vous-mĂȘme, Ă©crire les choses noir sur blanc vous force Ă organiser vos idĂ©es, Ă dĂ©tecter des incohĂ©rences ou des zones d'ombre que vous n'auriez pas forcĂ©ment remarquĂ©es autrement. Un plan de management de projet, c'est donc autant un outil de communication qu'un outil de structuration. Que trouve-t-on dans le plan de management de projet ? Le but est d'y aborder l'ensemble des points auxquels vous allez ĂȘtre confrontĂ©s durant la rĂ©alisation du projet. Les sujets couvrent donc l'ensemble des aspects du management de projet. En voici quelques-uns. Le pĂ©rimĂštre du projet, le scope. Quels vont ĂȘtre les objectifs ? OĂč est-ce qu'on va pouvoir les trouver ? Comment est dĂ©fini le pĂ©rimĂštre ? L'Ă©quipe projet. Quelle est l'Ă©quipe qui est mise en place ? Quels sont les rĂŽles et les responsabilitĂ©s des diffĂ©rentes personnes ? Quel est l'organigramme ? Comment les ressources vont ĂȘtre mobilisĂ©es par exemple ? Le budget ensuite, comment il est constituĂ©, comment il est dĂ©fini, comment il est suivi, quels outils on met en place pour le suivre. Le planning, quelles vont ĂȘtre les grandes Ă©tapes du projet, comment il est constituĂ©, qu'est-ce qu'on met en place pour coordonner le planning, pour le suivre. Si on a diffĂ©rentes entreprises, comment on va consolider les diffĂ©rents plannings des entreprises, etc. La qualitĂ©, quels contrĂŽles on va mettre en place, comment on va la suivre, comment on va la gĂ©rer d'une maniĂšre gĂ©nĂ©rale. On peut retrouver la documentation, comment les documents du projet sont gĂ©rĂ©s, stockĂ©s, partagĂ©s. La communication, comment on communique avec les diffĂ©rentes parties prenantes, quels canaux de communication on va mettre en place, quels outils on utilise. Les approvisionnements, quelle est la stratĂ©gie pour les achats, pour la mise en place des contrats. La gestion des risques, comment les risques sont Ă©valuĂ©s et attĂ©nuĂ©s, Ă©ventuellement quels sont les principaux risques identifiĂ©s. La gestion des changements, comment les modifications sont-elles prises en compte. valider, intĂ©grer au projet. Et on peut aussi avoir des aspects qui vont ĂȘtre plus spĂ©cifiques et qui vont ĂȘtre liĂ©s aux produits. Je ne sais pas si on a un chantier Ă la sĂ©curitĂ©, si on est sur un projet de recherche, des choses liĂ©es Ă l'innovation, des choses comme ça. L'essentiel c'est d'adapter le contenu de ce plan de management de projet au projet. Chaque projet est unique et les besoins sont diffĂ©rents. La maniĂšre dont on va mener le projet va dĂ©pendre de celui-ci et de son environnement. Il est donc indispensable d'adapter le contenu du plan de management de projet aux spĂ©cificitĂ©s du projet. C'est pour moi l'Ă©lĂ©ment clĂ© pour un bon plan de management de projet. Si on a quelque chose de trop gĂ©nĂ©rique ou qui correspond Ă ce qu'on a l'habitude de faire, l'intĂ©rĂȘt est trĂšs limitĂ©. On va retomber dans ce cas, dans une critique qu'on retrouve gĂ©nĂ©ralement, c'est qu'au final, on se retrouve Ă Ă©crire ce qu'on a l'habitude de faire ou ce qui est dĂ©jĂ existant dans les procĂ©dures de l'entreprise. L'idĂ©e du plan de management de projet, elle n'est pas du tout lĂ . L'idĂ©e, c'est d'arriver Ă trouver les Ă©lĂ©ments. qui vont ĂȘtre particuliers Ă ce projet et d'adapter la stratĂ©gie de rĂ©alisation aux besoins de votre projet en particulier et de ne pas rester sur des choses plus gĂ©nĂ©rales. Il est inutile par exemple de rĂ©Ă©crire ce qui est dĂ©jĂ prĂ©sent dans les procĂ©dures de l'entreprise, ça n'a aucun intĂ©rĂȘt. Le but est ici d'ĂȘtre sur des Ă©lĂ©ments qui vont ĂȘtre spĂ©cifiques Ă votre projet et pas des Ă©lĂ©ments gĂ©nĂ©raux. Quelle forme va prendre le plan de management de projet ? Dans sa forme la plus classique, le plan d'exĂ©cution projet est un document, souvent structurĂ© comme une procĂ©dure, avec Ă©ventuellement des annexes. Mais il est tout Ă fait possible de faire les choses diffĂ©remment. La forme de votre plan de management de projet doit avant tout ĂȘtre adaptĂ©e Ă vos besoins et Ă ceux des parties prenantes. Voici quelques options courantes. La forme la plus utilisĂ©e reste le document Ă©crit, structurĂ© en sections, correspondant aux diffĂ©rents aspects du projet. On peut aussi avoir une collection de procĂ©dures annexes qui viennent prĂ©ciser chaque aspect. C'est assez pratique pour des projets complexes ou lorsqu'il est nĂ©cessaire d'utiliser les diffĂ©rentes procĂ©dures annexes sĂ©parĂ©ment. Pour des projets plus simples, un PowerPoint bien conçu peut suffire. Vous exposez les grandes lignes de l'organisation et les points importants tout en restant synthĂ©tique. On peut aussi mettre en place un espace collaboratif. Avec des outils modernes comme Notion, Microsoft Loop ou les sites SharePoint, vous pouvez crĂ©er un espace centralisĂ© qui regroupe toutes ces informations. On peut aussi mettre en place des visuels ou des infographies. Pour certains projets, des visuels clairs et attractifs peuvent faire gagner en comprĂ©hension. L'essentiel, quelle que soit la forme choisie, c'est de formaliser l'information et de s'assurer qu'elle est accessible et comprĂ©hensible par tous les acteurs du projet. Un conseil, ne vous perdez pas dans des formats qui ne seront pas utilisĂ©s. Un document de 100 pages inutilisĂ© est bien moins efficace qu'un visuel de 2 pages que tout le monde consulte. Le plan de management de projet n'est pas gravĂ© dans le marbre. C'est un document Ă©volutif. Ce n'est pas un document figĂ©, il doit Ă©voluer au fil du projet. Au dĂ©part, le plan de management de projet peut ĂȘtre assez succinct. Se concentrer sur les mĂ©thodes principales pour dĂ©lancer le projet. Au fur et Ă mesure que le projet avance, de nouveaux besoins, risques ou des contraintes apparaissent. Votre organisation et votre stratĂ©gie s'adaptent, et le plan de management de projet doit reflĂ©ter ces Ă©volutions. Il ne faut donc pas hĂ©siter Ă mettre Ă jour le plan de management de projet. Comment rĂ©diger un plan de management de projet efficace sans y passer trop de temps ? La rĂ©daction d'un plan de management de projet peut ĂȘtre chronopage et ne pas amener les bĂ©nĂ©fices attendus. Pour Ă©viter cela, voici mes conseils. Tout d'abord, concentrez-vous sur les spĂ©cificitĂ©s du projet. Inutile de recopier des informations gĂ©nĂ©rales ou des procĂ©dures d'entreprise dĂ©jĂ disponibles ailleurs. Allez Ă l'essentiel. Soyez synthĂ©tique. Vous n'allez pas lire de longues procĂ©dures pompeuses ? Vos interlocuteurs non plus. Soyez concis et allez Ă l'essentiel. Une version synthĂ©tique est souvent plus utile qu'un document long et indigeste. Adaptez la forme Ă vos besoins. Vous n'ĂȘtes pas obligĂ© de faire comme tout le monde. Adaptez le format Ă vos besoins et Ă la culture de votre Ă©quipe. Choisissez le format qui sera le plus pratique pour vos collaborateurs et les parties prenantes. Utilisez des modĂšles. Si votre organisation dispose de trames ou de modĂšles de plan de management de projet, servez-vous-en. Cela vous fera gagner du temps. Et derniĂšrement, privilĂ©giez l'utilitĂ©. Le plan de management de projet est un outil de travail. S'il est trop complexe ou trop thĂ©orique, il ne sera pas utilisĂ©. Pensez praticitĂ© avant tout. Pour vous aider dans la rĂ©daction de votre plan d'exĂ©cution de projet, j'ai crĂ©Ă© une liste de questions Ă se poser quand on prĂ©pare son plan. Je ne vais pas vous les citer car cela serait un peu long et pas forcĂ©ment trĂšs intĂ©ressant, mais je vous mets un lien dans la description de l'Ă©pisode pour y avoir accĂšs. Pour conclure cet Ă©pisode, j'insisterai sur un point. Le plan de management de projet n'est pas une contrainte, ce doit ĂȘtre un levier. Oui, cela demande un investissement initial en temps et en rĂ©flexion. Mais les bĂ©nĂ©fices que vous en tirerez pour la rĂ©ussite de votre projet sont largement supĂ©rieurs. Vous serez mieux organisĂ©. plus clair dans votre communication et mieux prĂ©parĂ© pour affronter les dĂ©fis qui se prĂ©senteront. Alors que vous soyez chef de projet dĂ©butant ou expĂ©rimentĂ©, je vous encourage Ă ne pas nĂ©gliger cet outil. Et souvenez-vous, il n'y a pas une seule bonne maniĂšre de faire un plan de management de projet. L'important est de l'adapter Ă votre projet et Ă vos besoins. J'espĂšre que j'aurai rĂ©ussi Ă vous convaincre de l'utilitĂ© du plan d'exĂ©cution de projet au travers de cet Ă©pisode et que vous connaissez maintenant les points essentiels pour utiliser cet outil efficacement. Vous avez des questions ? Souhaitez des prĂ©cisions concernant le plan d'exĂ©cution de projet ? On se retrouve sur LinkedIn pour en discuter. Vous pensez que cet Ă©pisode peut aider une personne que vous connaissez ? TransfĂ©rez-lui. Vous avez aimĂ© l'Ă©pisode ? Laissez-nous un commentaire sur votre plateforme prĂ©fĂ©rĂ©e pour nous donner de la force. A lundi prochain pour un nouvel Ă©pisode.