Speaker #0Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Quand on parle de gestion de projet, on pense souvent aux outils comme les plannings, les budgets ou encore des outils collaboratifs. Mais il y a un élément essentiel, souvent sous-estimé, qui peut faire toute la différence. Le plan de management de projet. Certains l'appellent aussi plan d'exécution projet ou encore plan projet. Différents noms, mais pour une fois, ils désignent bien la même chose. Ce document, ou cet ensemble de documents, est souvent vu comme une perte de temps, ou une formalité sans réelle utilité. Certains chefs de projet n'en font jamais, d'autres considèrent qu'ils peuvent s'en passer et gardent tout dans leur tête. Pourtant, c'est un outil qui permet de structurer, de clarifier, de communiquer, et surtout d'anticiper. Cette semaine, on va démystifier le plan de management d'un projet. Je vais vous expliquer ce qu'il est, pourquoi il est essentiel, ce qu'on y trouve et comment rédiger un plan de management de projet efficace sans y passer trop de temps. Commençons par le début. Qu'est-ce que le plan de management de projet exactement ? D'une certaine manière, le plan de management de projet répond à la question comment ? Comment on va réaliser le projet ? Au-delà de ce que l'on veut réaliser, ça c'est l'objet du projet, le plan d'exécution projet explique comment vous comptez y arriver. C'est un cadre, une structure, un ensemble de méthodes pour organiser et réaliser le projet. C'est un document qui regroupe les informations nécessaires pour définir et organiser la manière dont le projet va être mené à bien. En résumé, c'est le plan. Le plan dans sa signification la plus large. Maintenant que l'on a vu ce que c'était, à quoi cela va-t-il servir ? Comme vous pouvez le supposer avec la définition que je viens d'en faire, c'est un bon outil de communication. Mais, de mon point de vue, le plan de management de projet doit avant tout être un outil de réflexion et d'anticipation. Tout d'abord, il va permettre de se poser les bonnes questions. Le simple fait de rédiger ce plan de management de projet vous oblige à réfléchir à la manière dont vous allez mener le projet. Cela vous pousse à anticiper les problèmes, à clarifier les rôles, les responsabilités, à définir les priorités et d'une manière générale ce que vous allez mettre en place pour réaliser votre projet. Ensuite, cela centralise l'information. C'est un excellent moyen de regrouper toutes les informations essentielles sur la gestion du projet en un seul endroit. Cela va éviter les pertes d'informations et faciliter la communication entre les parties prenantes. Enfin, et comme je l'ai dit dès le départ, c'est un bon outil de communication. Que ce soit vis-à-vis de vos sponsors, clients ou commanditaires, ou dans ce cas il va permettre d'expliciter la manière dont vous comptez réaliser le projet et les rassurer, pour votre équipe, où cela va être la source d'informations sur la manière dont le projet doit fonctionner, ou d'autres parties prenantes. C'est un bon moyen de communication. Certes, il peut prendre du temps à mettre en place, mais ce temps passé en amont vous évitera bien des problèmes plus tard. Croyez-moi, si c'est bien fait, ce sera un investissement qui sera rentable. Pourquoi il est nécessaire de formaliser le plan de management de projet ? C'est une autre question récurrente. Tout ça, je l'ai dans la tête. Pourquoi je devrais-je le formaliser ? La réponse est simple, personne ne lit dans vos pensées. Un projet, ce n'est jamais un travail solitaire. Il y a une équipe à moduliser, des parties prenantes à aligner, des sponsors à convaincre. Mettre tout cela par écrit permet de clarifier votre vision, de partager vos idées et de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Et même pour vous-même, écrire les choses noir sur blanc vous force à organiser vos idées, à détecter des incohérences ou des zones d'ombre que vous n'auriez pas forcément remarquées autrement. Un plan de management de projet, c'est donc autant un outil de communication qu'un outil de structuration. Que trouve-t-on dans le plan de management de projet ? Le but est d'y aborder l'ensemble des points auxquels vous allez être confrontés durant la réalisation du projet. Les sujets couvrent donc l'ensemble des aspects du management de projet. En voici quelques-uns. Le périmètre du projet, le scope. Quels vont être les objectifs ? Où est-ce qu'on va pouvoir les trouver ? Comment est défini le périmètre ? L'équipe projet. Quelle est l'équipe qui est mise en place ? Quels sont les rôles et les responsabilités des différentes personnes ? Quel est l'organigramme ? Comment les ressources vont être mobilisées par exemple ? Le budget ensuite, comment il est constitué, comment il est défini, comment il est suivi, quels outils on met en place pour le suivre. Le planning, quelles vont être les grandes étapes du projet, comment il est constitué, qu'est-ce qu'on met en place pour coordonner le planning, pour le suivre. Si on a différentes entreprises, comment on va consolider les différents plannings des entreprises, etc. La qualité, quels contrôles on va mettre en place, comment on va la suivre, comment on va la gérer d'une manière générale. On peut retrouver la documentation, comment les documents du projet sont gérés, stockés, partagés. La communication, comment on communique avec les différentes parties prenantes, quels canaux de communication on va mettre en place, quels outils on utilise. Les approvisionnements, quelle est la stratégie pour les achats, pour la mise en place des contrats. La gestion des risques, comment les risques sont évalués et atténués, éventuellement quels sont les principaux risques identifiés. La gestion des changements, comment les modifications sont-elles prises en compte. valider, intégrer au projet. Et on peut aussi avoir des aspects qui vont être plus spécifiques et qui vont être liés aux produits. Je ne sais pas si on a un chantier à la sécurité, si on est sur un projet de recherche, des choses liées à l'innovation, des choses comme ça. L'essentiel c'est d'adapter le contenu de ce plan de management de projet au projet. Chaque projet est unique et les besoins sont différents. La manière dont on va mener le projet va dépendre de celui-ci et de son environnement. Il est donc indispensable d'adapter le contenu du plan de management de projet aux spécificités du projet. C'est pour moi l'élément clé pour un bon plan de management de projet. Si on a quelque chose de trop générique ou qui correspond à ce qu'on a l'habitude de faire, l'intérêt est très limité. On va retomber dans ce cas, dans une critique qu'on retrouve généralement, c'est qu'au final, on se retrouve à écrire ce qu'on a l'habitude de faire ou ce qui est déjà existant dans les procédures de l'entreprise. L'idée du plan de management de projet, elle n'est pas du tout là. L'idée, c'est d'arriver à trouver les éléments. qui vont être particuliers à ce projet et d'adapter la stratégie de réalisation aux besoins de votre projet en particulier et de ne pas rester sur des choses plus générales. Il est inutile par exemple de réécrire ce qui est déjà présent dans les procédures de l'entreprise, ça n'a aucun intérêt. Le but est ici d'être sur des éléments qui vont être spécifiques à votre projet et pas des éléments généraux. Quelle forme va prendre le plan de management de projet ? Dans sa forme la plus classique, le plan d'exécution projet est un document, souvent structuré comme une procédure, avec éventuellement des annexes. Mais il est tout à fait possible de faire les choses différemment. La forme de votre plan de management de projet doit avant tout être adaptée à vos besoins et à ceux des parties prenantes. Voici quelques options courantes. La forme la plus utilisée reste le document écrit, structuré en sections, correspondant aux différents aspects du projet. On peut aussi avoir une collection de procédures annexes qui viennent préciser chaque aspect. C'est assez pratique pour des projets complexes ou lorsqu'il est nécessaire d'utiliser les différentes procédures annexes séparément. Pour des projets plus simples, un PowerPoint bien conçu peut suffire. Vous exposez les grandes lignes de l'organisation et les points importants tout en restant synthétique. On peut aussi mettre en place un espace collaboratif. Avec des outils modernes comme Notion, Microsoft Loop ou les sites SharePoint, vous pouvez créer un espace centralisé qui regroupe toutes ces informations. On peut aussi mettre en place des visuels ou des infographies. Pour certains projets, des visuels clairs et attractifs peuvent faire gagner en compréhension. L'essentiel, quelle que soit la forme choisie, c'est de formaliser l'information et de s'assurer qu'elle est accessible et compréhensible par tous les acteurs du projet. Un conseil, ne vous perdez pas dans des formats qui ne seront pas utilisés. Un document de 100 pages inutilisé est bien moins efficace qu'un visuel de 2 pages que tout le monde consulte. Le plan de management de projet n'est pas gravé dans le marbre. C'est un document évolutif. Ce n'est pas un document figé, il doit évoluer au fil du projet. Au départ, le plan de management de projet peut être assez succinct. Se concentrer sur les méthodes principales pour délancer le projet. Au fur et à mesure que le projet avance, de nouveaux besoins, risques ou des contraintes apparaissent. Votre organisation et votre stratégie s'adaptent, et le plan de management de projet doit refléter ces évolutions. Il ne faut donc pas hésiter à mettre à jour le plan de management de projet. Comment rédiger un plan de management de projet efficace sans y passer trop de temps ? La rédaction d'un plan de management de projet peut être chronopage et ne pas amener les bénéfices attendus. Pour éviter cela, voici mes conseils. Tout d'abord, concentrez-vous sur les spécificités du projet. Inutile de recopier des informations générales ou des procédures d'entreprise déjà disponibles ailleurs. Allez à l'essentiel. Soyez synthétique. Vous n'allez pas lire de longues procédures pompeuses ? Vos interlocuteurs non plus. Soyez concis et allez à l'essentiel. Une version synthétique est souvent plus utile qu'un document long et indigeste. Adaptez la forme à vos besoins. Vous n'êtes pas obligé de faire comme tout le monde. Adaptez le format à vos besoins et à la culture de votre équipe. Choisissez le format qui sera le plus pratique pour vos collaborateurs et les parties prenantes. Utilisez des modèles. Si votre organisation dispose de trames ou de modèles de plan de management de projet, servez-vous-en. Cela vous fera gagner du temps. Et dernièrement, privilégiez l'utilité. Le plan de management de projet est un outil de travail. S'il est trop complexe ou trop théorique, il ne sera pas utilisé. Pensez praticité avant tout. Pour vous aider dans la rédaction de votre plan d'exécution de projet, j'ai créé une liste de questions à se poser quand on prépare son plan. Je ne vais pas vous les citer car cela serait un peu long et pas forcément très intéressant, mais je vous mets un lien dans la description de l'épisode pour y avoir accès. Pour conclure cet épisode, j'insisterai sur un point. Le plan de management de projet n'est pas une contrainte, ce doit être un levier. Oui, cela demande un investissement initial en temps et en réflexion. Mais les bénéfices que vous en tirerez pour la réussite de votre projet sont largement supérieurs. Vous serez mieux organisé. plus clair dans votre communication et mieux préparé pour affronter les défis qui se présenteront. Alors que vous soyez chef de projet débutant ou expérimenté, je vous encourage à ne pas négliger cet outil. Et souvenez-vous, il n'y a pas une seule bonne manière de faire un plan de management de projet. L'important est de l'adapter à votre projet et à vos besoins. J'espère que j'aurai réussi à vous convaincre de l'utilité du plan d'exécution de projet au travers de cet épisode et que vous connaissez maintenant les points essentiels pour utiliser cet outil efficacement. Vous avez des questions ? Souhaitez des précisions concernant le plan d'exécution de projet ? On se retrouve sur LinkedIn pour en discuter. Vous pensez que cet épisode peut aider une personne que vous connaissez ? Transférez-lui. Vous avez aimé l'épisode ? Laissez-nous un commentaire sur votre plateforme préférée pour nous donner de la force. A lundi prochain pour un nouvel épisode.
