Description

Gagnez en productivité en confiant la prise de notes à des outils intelligents.

L’IA s’invite désormais dans les réunions pour automatiser une tâche chronophage : la rédaction de comptes rendus. Entre outils intégrés, solutions dédiées et automatisations personnalisées, de nombreuses options s’offrent à vous.

Découvrez les approches les plus efficaces pour gagner du temps sans sacrifier la qualité des informations.

🛠️ Solutions intégrées dans vos outils de visio : Google Meet ou Microsoft Teams permettent déjà de générer automatiquement des comptes rendus grâce à l’IA embarquée.

📑 Outils IA spécialisés : Fireflies, Dictée.ai ou Tactic.io offrent des fonctions avancées comme le résumé thématique, la détection des actions et l’analyse de participation.

⚙️ Automatisations sur mesure : Grâce à des plateformes comme n8n ou Make, il est possible de créer des workflows personnalisés pour générer des documents Word formatés automatiquement.

Tous ces outils ne se valent pas en termes de lisibilité, de configurabilité ou de confidentialité. Et certains peuvent vite devenir coûteux à grande échelle.

C'est ce que l’on vois ensemble dans cet épisode de Focus Projet dédié l’automatisation de la rédaction des comptes rendus de réunion projet avec l’IA.

💡 On y aborde aussi...

📂 Intégration aux outils métiers : Comment connecter vos outils IA à Notion, Teams ou SharePoint.

💬 Prompting efficace : Construire des consignes précises pour améliorer la qualité des résumés générés.

Et vous, comment gérez-vous vos comptes rendus aujourd’hui ?

📲 Des questions, des remarques ? Venez partager vos retours et échanger sur LinkedIn !

Vous souhaitez mettre en place une solution de prise de note sur mesure pour votre projet ou votre entreprise ? Contactez-moi pour en discuter.

🔗 Les liens à ne pas rater :

• Google Workspace : https://workspace.google.com

• Fireflies.ai : https://fireflies.ai

• Meeting decisions : https://www.meetingdecisions.com

• Dicte.ai 🇫🇷 : https://www.dicte.ai/fr-fr

• Tactiq.io : https://tactiq.io/

• Claap.io : https://www.claap.io/fr-fr

• n8n.io : https://n8n.io

🔍 Focus Projet est le podcast dédié au Management de Projet d'Exécution Projet, l'organisme de formation spécialisé en Gestion de Projet.

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Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

• Speaker #0

  Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des deux épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Pour ce cinquantième épisode de Focus Projet, je vous propose d'inaugurer un format un peu différent. On parle beaucoup d'intelligence artificielle, et je sais que ce sujet intéresse beaucoup d'entre vous. Comment en tirer parti quand on est chef de projet ? Comment déployer les outils pour son équipe avec les contraintes liées à son entreprise ? Pour quels usages est-il judicieux d'utiliser l'IA ? Je vous propose dans cet épisode de prendre un usage où l'intelligence artificielle peut facilement être déployée et permettre de gagner du temps et de l'efficacité, et de voir ensemble de quelle manière il est possible de le mettre en place dans sa structure. On fait tous des réunions pour nos projets, et soit on passe beaucoup de temps pour faire de bons comptes rendus, soit on en réalise de plus léger, voire pas du tout. Mais dans ce cas, il nous arrive de regretter cela par la suite. Pour lancer ce nouveau format, nous allons voir ensemble comment faciliter la réalisation de compte-rendus de Réunion. Je vous propose donc de voir les différents moyens de réaliser des compte-rendus avec l'intelligence artificielle, les contraintes liées à ces méthodes de déploiement et les coûts associés. La première solution, qui est une des plus simples à mettre en œuvre, c'est d'utiliser les outils de transcription et de compte-rendu intégrés aux outils de visio, tels que Microsoft Teams ou Google Meet, par exemple. La plupart de vos outils de visioconférence intègrent maintenant, de manière native, un outil de transcription et de compte-rendu. Je ne vais pas les parcourir tous, on va voir celui que j'utilise le plus et auquel j'ai le plus facilement accès, Google Meet. Pour l'activer, il faut au préalable que ce soit validé par l'administrateur du compte et inclus aussi dans votre abonnement. C'est valable pour Google Meet, mais c'est aussi valable pour les autres outils dont on parle. Une fois qu'on a lancé la vidéo, et vous pourrez le voir sur la version vidéo sur YouTube de l'épisode, on peut retrouver sur Google Meet un bouton en Ausha droite qui permet d'activer la prise de notes avec l'IA et les fonctionnalités intelligentes de Google Workspace. On va cliquer sur Générer. Il permet d'activer les fonctionnalités intelligentes. Et par exemple, là, je vais le lancer. Et on voit qu'il indique que la prise de notes avec l'IA est disponible. Donc maintenant, il est en train de prendre des notes. Et à l'issue de la visio, il vous fournira un compte rendu. D'un côté, le compte rendu. Et moi, je l'ai paramétré pour aussi avoir la transcription des visios. C'est un fichier DOCS qui est intégré directement dans un répertoire spécifique qui est créé pour ça, un peu comme quand on enregistre la vidéo ou l'audio avec Google. Je ne sais pas exactement comment ça se passe dans Microsoft Teams, mais c'est à peu près la même chose. Une fois la vidéo enregistrée et transcrite, les fichiers arrivent dans le dossier Meet Recording avec les enregistrements que vous avez faits, comme je vous l'ai dit, et on va ouvrir. un compte-rendu, par exemple celui-ci, que j'ai fait précédemment. Pour ce qui est du compte-rendu, ça c'est un exemple, on a un bref résumé des détails de la réunion, et dans un autre onglet, on va avoir la transcription complète de la réunion qui a pu avoir lieu. Le compte-rendu, à ma connaissance, n'est pas configurable. On retrouve un résumé qui fait en général entre 5 à 10 lignes et les détails des sujets qui ont été abordés. Sur le Réunion, il est aussi possible d'avoir un récapitulatif des actions à la fin du compte rendu. Pour ce qui est de Microsoft Teams, il me semble que ça fonctionne à peu près de la même manière et donne des résultats assez similaires. L'avantage de cette solution, d'utiliser les fonctionnalités natives des outils de visioconférence, c'est que c'est très simple à mettre en œuvre. C'est déjà intégré à votre logiciel de visio et il n'y a qu'à cliquer pour lancer la transcription et le compte rendu. On clique sur un bouton et c'est parti. Il faut se rendre compte par contre que ça a été validé en amont par des administrateurs. pour que vous puissiez y avoir accès. Les inconvénients, c'est que ce n'est pas configurable, on ne peut pas changer la manière dont le contenu est fait. Et personnellement, je trouve que la transcription proposée n'est pas très lisible. Il y a beaucoup d'advertenances entre les locuteurs, alors que ce n'est pas forcément justifié. Dès qu'il y a plusieurs personnes qui parlent simultanément, ça donne des textes difficiles à lire et à comprendre. Je transcris aussi tous les bruits, les hésitations qui vont avoir lieu, les répétitions. Par rapport à d'autres outils, c'est très brut. Ça peut être utile pour certaines utilisations, mais à lire, c'est très compliqué. Pour ce qui est de la qualité des transcriptions, on peut faire mieux. Par contre, pour la pertinence des comptes rendus, je n'ai pas assez de recul pour voir si c'est assez performant. D'un premier abord, c'est un peu moins bien que d'autres outils que je vais présenter, mais c'est déjà une bonne base pour commencer à créer un compte rendu, le reprendre et utiliser ce qui est proposé. En plus des fonctionnalités intégrées aux outils de visio du marché, il existe des applicatifs d'IA spécialisés dans la prise de notes, qui sont dédiés à cela. Il y en a un certain nombre sur le marché. Personnellement, j'utilise régulièrement Fireflies.ia, mais il y en a plein d'autres. Pour vous donner quelques exemples, Meeting Decisions, qui s'intègre très bien à Microsoft 360, qui est assez poussé, vous pouvez parler des horaires du jour à suivre. Gérer des comptes rendus dans un Word en suivant vos templates, envoyer des actions associées, enfin voilà, qui va un peu plus loin que de la simple prise de note. Dicté.ia qui est français et qui compose aussi un fonctionnement hors ligne dans ses offres entreprises. Tactique.io, Clap.io, plutôt orienté vers les commerciaux, les appels associés, enfin il y en a encore plein d'autres. Ils vont souvent avoir des fonctionnalités assez similaires. Ils s'invitent. aux réunions que vous avez et enregistre l'audio pour le transcrire et générer un compte rendu. Pour rentrer un peu plus dans le détail, je vais parler de celui que je connais le mieux, Fireflies. Quand on se log sur Fireflies, on tombe sur cette interface. Vous avez un menu sur la gauche, sur la partie principale, les différentes réunions qui ont été enregistrées avec un cours résumé, et dans la colonne de droite de Deux paramètres principaux sur le fait de joindre automatiquement les réunions et d'envoyer directement à l'issue des réunions un email de récap à l'ensemble des participants. Et dessous, les prochaines réunions sur lesquelles il va s'inviter. Firefly s'invite automatiquement, on peut le configurer, dire qu'il s'invite à toutes les réunions ou qu'à certaines, mettre des exceptions, je ne vais pas forcément rentrer dans le détail. Par défaut, il va envoyer un email à l'ensemble des participants pour dire que la réunion va être enregistrée et les prévenir. Quand on se met sur une réunion, par exemple, on va avoir quelque chose de plus détaillé avec la transcription d'un côté sur la droite, l'audio qu'on peut réécouter. Il propose un compte-rendu plus détaillé avec un résumé un peu différent de ce qu'on a précédemment, des tags et des mots-clés, des notes. avec les différents points abordés et ce qui s'est dit tout au long de la réunion et pour finir, les actions à mener à l'issue de la réunion. Pour continuer sur l'interface, on va trouver aussi sur la gauche les différents participants avec, pour chacun, la vitesse à laquelle ils parlent ainsi que le pourcentage de temps de parole. Pour les réunions en anglais, on peut aussi avoir une analyse des sentiments ainsi que les questions qui ont été posées, qui sont identifiées. Mais ce n'est pour le moment pas disponible. pour les réunions en français. Pour ce qui est du compte-rendu, en plus de ce qui est proposé par défaut, il est possible de modifier les différentes sections et d'en ajouter. Voyons ce qu'on a de disponible et que l'on peut facilement ajouter. Ah, voilà, un bloc pour les réunions techniques que j'avais précédemment préparé. On va le lancer. Et là, il va générer automatiquement le compte-rendu suivant les consignes que je lui ai données. On voit que le compte-rendu qui est généré a une forme différente de précédemment. On a les participants, les sujets globaux abordés, les décisions, les points clarifiés, les actions à entreprendre et un résumé pour finir. J'ai activé ce qu'ils appellent une app que j'avais paramétrée à l'avance. Si on va dans Discover, on voit qu'il y en a déjà plein qui sont déjà configurés pour divers types de réunions. Et il est aussi possible d'en créer comme je l'ai fait pour son usage particulier. On clique pour cela sur Create et après il faut saisir un prompt qui va donner les consignes pour la création du compte rendu. Il est possible de tester le prompt dans cette interface à partir d'une réunion existante. Cela permet d'ajuster les consignes pour se rapprocher de ce que l'on cherche. Il est aussi possible d'interfacer Firefly avec différents outils. Vous pouvez par exemple envoyer vos comptes rendus dans Notion ou envoyer un message sur un canal Teams avec un récap de la réunion ou les actions à mettre en œuvre après celle-ci. Pour ce qui est du prix, il y a une version gratuite qui marche très bien et qui permet déjà d'avoir pas mal de choses. Les transcriptions et les résumés principalement. Pour enregistrer, transcrire les réunions et faire des comptes rendus, ça marche très bien. Et dans beaucoup de cas, la version gratuite peut être suffisante. Si on veut aller plus loin, c'est 10$ par mois pour la version pro et 18$ par mois quand on paye mensuellement. Avec cela... vous pouvez télécharger les transcriptions et les audios, vous avez accès aux résumés personnalisés comme je l'ai montré, ainsi qu'au temps de parole et la vitesse de parole des différents intervenants. Vous pouvez aussi utiliser les intégrations avec les autres logiciels. Il y a encore d'autres fonctionnalités pour lesquelles je ne suis pas rentré dans les détails. Il y a aussi d'autres versions, plutôt destinées aux entreprises, avec un prix qui augmente et qui permet de répondre à d'autres problématiques. Si on veut enregistrer la vidéo, faire des analyses sur des équipes complètes, ou quand on a des contraintes de stockage, de sécurité informatique, ou qu'on veut mettre en place une connexion unifiée. Voilà pour ces outils. J'ai montré Fireflies, mais comme je l'ai dit au début, il y en a beaucoup d'autres. N'hésitez pas à regarder ce qui se fait aussi chez les concurrents et à choisir celui qui vous paraît le plus adapté par rapport à votre besoin. Je mettrai dans tous les cas les liens vers les différents outils que j'ai cités dans la description. De toute manière, ce qui est envisageable pour réaliser des comptes rendus de réunion avec l'IA, c'est de mettre en place un outil sur mesure. Ça va permettre d'être au plus proche de vos besoins et de s'adapter aux outils que vous utilisez et à vos processus. Pour faire ce genre de choses, j'utilise un outil d'automatisation qui est Analyten. Il y a d'autres outils qui peuvent faire des choses équivalentes. Je pense chez Microsoft que ça va être... pour Air Automate, mais ça doit aussi être faisable avec Make. Je ne pense par contre pas que Zapier soit adapté, vu qu'il est plus limité. L'idée, ça va être de récupérer des enregistrements de réunion, ou éventuellement des transcriptions, et de les transformer en compte rendu. Pour cet exemple, le but va être de partir d'un fichier audio ou vidéo, et de réaliser un compte rendu suivant le modèle classique de l'entreprise, au format Word. avec une mise en forme particulière, des logos, et ainsi de suite. Commençons par voir ce que ça fait. On va lui donner en entrée un fichier audio, et on va récupérer un compte rendu en sortie. Pour cet exemple, le fichier audio que j'ai mis, c'est une conclusion d'un des épisodes du podcast. Ce ne sera pas forcément le plus adapté, mais je n'ai pas forcément beaucoup mieux sous la main que je peux diffuser. Je lance le workflow, on le voit fonctionner. Et j'ai accéléré tout ça pour ne pas que ça prenne trop de temps. Voilà, là il n'est pas encore arrivé dans le dossier. Et hop, le voilà. Il a généré un fichier Word avec le compte rendu dans la forme que j'ai l'habitude d'utiliser et avec les différents points que je souhaite obtenir. En l'occurrence, la date, les destinataires que je compléterai moi-même, mais qu'on pourrait aussi lui fournir. L'objet de la réunion qu'il a déterminé à partir de l'enregistrement, les participants, un bref résumé de la réunion, les différents points discutés, les décisions qui sont prises et les actions à entreprendre à l'issue de la réunion. Pour cet audio, le compte-rendu n'est pas très pertinent. Le fichier en entrée ne correspond pas à une vraie réunion de projet. Mais on voit qu'on a quand même les éléments demandés qui sont identifiés. Voyons maintenant plus en détail l'automatisation pour vous montrer un peu comment cela fonctionne. Encore une fois, si vous écoutez la version audio, je vous encourage à aller voir la version vidéo de l'épisode sur YouTube. Je ne vais pas rentrer complètement dans le détail, ce serait long et un peu compliqué. L'idée, c'est plutôt de vous montrer les grandes lignes pour comprendre comment cela fonctionne. Ce qui va déclencher le processus, c'est l'apparition d'un nouveau fichier dans un dossier que l'on surveille. C'est dans ce dossier que l'on va mettre nos enregistrements de réunion en audio. ou en vidéo. Pour les obtenir, on peut utiliser les fonctionnalités natives des outils de visio, un dictaphone pour des réunions en présentiel ou éventuellement un bot qui va se connecter au visio et qui enregistre l'audio. Cette automatisation est faite pour traiter à la fois des audios et des vidéos. Quand c'est une vidéo, ce qu'on va faire, c'est qu'on va la convertir et on va récupérer uniquement l'audio, parce qu'on n'a pas besoin de la vidéo en elle-même. On fait cela pour ne pas avoir des fichiers trop gros à traiter. On récupère donc les fichiers sur le disque dans les deux cas. Quand c'est une vidéo, on enlève la piste vidéo et garde seulement l'audio. Quand c'est fait, on va transcrire cet audio. Dans ce workflow, j'ai deux outils de transcription différents. De base, on va utiliser OpenAI via l'API. Le problème, c'est qu'il n'aime pas les fichiers un peu gros, il y a un maximum de 25 Mb. Si on veut utiliser l'API d'OpenAI dans tous les cas, il faudrait tronçonner les fichiers pour lui envoyer, puis recompiler le tout derrière. Pour contourner ce problème, du coup, j'utilise l'API d'Eleven Labs pour les fichiers qui sont plus gros. J'aurais pu aussi choisir d'utiliser Eleven Labs dans tous les cas. Une fois que la transcription est faite, On la fournit à un agent d'IA pour la traiter. Ce que l'on va demander à cet agent, c'est d'identifier les différents éléments que je vais mettre dans mon compte rendu. On ne voit pas très bien là, je vais le mettre en grand pour qu'on voit mieux le prompt. Dans le prompt, je lui demande des éléments pour faire un compte rendu à partir de la transcription qu'il va avoir en entrée. Je veux qu'il me fournisse pour cela des éléments précis. Un résumé rapide entre 70 et 100 mots qui est rédigé à la manière d'un exécutif summary. L'objet de la réunion entre 3 et 7 mots qui donne le sujet principal. La liste des participants séparée par des virgules. Les principaux sujets discutés pendant la réunion et les arguments qui ont été donnés. Les décisions clés qui ont été prises sous forme de liste. Et enfin les actions qui doivent être menées à l'issue de la réunion, triées par participants sous forme de liste aussi. Pour pouvoir utiliser et compléter le format de compte rendu que j'ai par la suite, ce que je veux, c'est qu'il me donne les éléments et sa réponse au format JSON avec un schéma particulier, une manière de les donner précise et qu'il écrive tout cela en français. En plus, je vais donc lui fournir la manière dont je veux qu'il réponde avec un exemple. On y retrouve l'ensemble de ce que je lui ai demandé avant avec le format dans lequel je veux ma réponse. Et on voit ici qu'il nous fait bien sa réponse de la même manière. Il est possible d'utiliser différents modèles d'IA. Ici, j'ai choisi d'utiliser Mistral, en l'occurrence Mistral large. J'ai essayé avec Mistral small, mais il avait du mal à générer les réponses au format demandé. Si je devais utiliser l'automatisation à une échelle plus importante, je ferais plus de tests. pour utiliser le modèle le plus petit possible. Ça permet d'avoir un coût maîtrisé et limite les impacts de l'IA d'une manière générale. J'ai ici choisi Mistral, mais on pourrait très bien le remplacer par OpenAI, Gore ou d'autres LLM. Une fois que l'agent a répondu, je vais récupérer un template, une forme de compte rendu qui est préparée. Ici, c'est un fichier Word avec la forme de compte rendu et les différents points que je souhaite avoir qui sont indiqués avec des placeholders. Comme vous pouvez le voir, on retrouve quelque chose de similaire au contenu généré que je vous ai montré précédemment. On a donc dans ce workflow un noeud qui va se charger de compléter le template de contenu avec les différents éléments que l'agent d'IA a généré. Il va remplacer les placeholders avec le contenu que l'agent lui a fourni. En plus de ces éléments, je récupère aussi la date de création du fichier et je la mets en forme pour pouvoir compléter la date dans le compte-rendu. Une fois le compte-rendu généré, il ne reste plus qu'à l'enregistrer. Dans le cas présent, je l'enregistre au même endroit que le fichier d'origine. Mais on pourrait aussi très bien avoir des règles pour enregistrer le fichier à différents endroits en fonction du sujet par exemple. Voilà pour la manière générale dont cela fonctionne. C'est un exemple assez simple et il est possible de faire plein d'autres choses. on pourrait avoir en entrée des transcriptions sous format texte. Dans ce cas, plus besoin de faire de transcription. Il serait aussi possible de détecter le type de réunion et en fonction de cela, de l'envoyer vers des agents différents pour avoir différents formats de compte-rendu de réunion. J'utilise des API publics des différents services, mais on pourrait aussi envisager de faire la transcription en local et ou d'avoir un modèle LLM qui tourne en local ou sur un serveur privé. pour faire la génération des morceaux de compte rendu. Ça peut permettre d'être totalement indépendant et d'avoir une maîtrise totale sur ces données. Ce type d'automatisation permet d'aller plus loin et de faire quelque chose de plus poussé que ce qu'on a vu avec les outils précédents. Cela va avoir un coût qui est peut-être plus important au début, mais qui permet de s'affranchir d'un abonnement mensuel à l'utilisateur qui peut rapidement être onéreux pour des équipes importantes. Cela permet d'être aussi plus pertinent, je pense, que les outils génériques et de pouvoir vous faire gagner plus de temps avec un modèle de compte rendu qui sera déjà dans le bon format, avec la bonne structure et vous aurez juste... à relire, à compléter et modifier un peu, puis à renvoyer. On n'a ici pas prévu l'envoi par email, mais on pourrait très bien rajouter dans cette automatisation un envoi d'email avec un morceau du compte rendu ou demander l'avidisation par email du compte rendu en question. Et une fois que ceci est validé, avoir un envoi automatique aux différents participants ou à une liste de personnes qu'on aura fourni. Voilà. pour ce qui est de faire de manière automatisée des comptes-rendus de réunion avec l'IA et avec différentes solutions. Des choses très simples comme les fonctionnalités intégrées de vos outils de visio, les outils dédiés que l'on peut très facilement mettre en place avec un abonnement à l'utilisateur ou des choses plus complexes mais plus customisées que l'on peut mettre en place pour générer des comptes-rendus au sein d'une entreprise et qui va être adapté au projet que vous menez et à la manière que vous avez de travailler. J'espère que cet épisode vous a donné des idées sur la manière d'utiliser l'intelligence artificielle pour générer des contrats nus de réunion. Si vous avez des questions, d'autres sujets que vous souhaitez approfondir, n'hésitez pas à me contacter. On se retrouve sur LinkedIn. Pour ceux qui écoutent cet épisode au format audio, je vous encourage une fois de plus à aller voir la vidéo sur YouTube. Vous aurez à l'écran les différents outils que je montre ainsi que les détails de l'automotivation. Vous pensez que cet épisode peut être utile à l'une de vos connaissances ? 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