Transcription

• Speaker #0

  Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce moment d'information proposé par IG Conseils. Aujourd'hui, on plonge dans un sujet important pour les services PAIE et RH, la DSN de substitution. C'est un nouveau mécanisme et il entrera pleinement en vidéo à partir de 2026. Alors la DSN, on s'en souvient, la Déclaration sociale nominative, ça a quand même simplifié pas mal de choses depuis 2017.

• Speaker #1

  C'est vrai, mais les chiffres, ils montrent une réalité un peu tenace. 82% des entreprises de plus de 250 salariés ont encore au moins une anomalie. C'est pas rien ?

• Speaker #0

  Non, c'est loin d'être rien et c'est justement pour ça, pour répondre à cette persistance des erreurs, que la DSN de substitution arrive. L'objectif premier, il faut bien le comprendre, c'est de sécuriser les droits sociaux des salariés. Je pense notamment aux droits à la retraite, qui dépendent vraiment de l'exactitude des données qu'on transmet. D'accord. Alors, très concrètement... cette DSN de substitution, si on devait la définir simplement, si une anomalie est signalée et que l'entreprise ne corrige pas ou ne conteste pas, c'est l'URSSAF ou la MSA qui prend la main, c'est ça ?

• Speaker #1

  C'est l'idée générale, oui. Mais attention, la philosophie derrière, c'est important. Il ne s'agit pas d'abord de sanctionner. L'idée, c'est de garantir que les droits des salariés soient justes. En fait, c'est une vraie évolution du rôle de l'URSSAF et de la MSA. Elle passe d'un contrôle après-coup Merci. a posteriori, à une intervention plus directe sur la donnée, pour protéger le salarié en fin de compte.

• Speaker #0

  Ah oui, c'est un changement de perspective assez notable. Et du coup, comment ça va se passer, le processus, étape par étape ?

• Speaker #1

  Alors, le point de départ, ça reste les signalements mensuels qu'on connaît déjà, via les CRM, les comptes rendus métiers. Ils indiquent les anomalies potentielles. Ensuite, et c'est là la nouveauté clé, il y aura un CRM de rappel annuel. Par exemple, en mars 2026, On recevra un rappel pour les anomalies de toute l'année 2025. Et ce rappel, il sera précis. Il indiquera la correction que l'URSSAF ou la MSA envisagent de faire.

• Speaker #0

  Et l'entreprise, à ce moment-là, elle a un délai pour réagir, j'imagine ?

• Speaker #1

  Oui, tout à fait. Elle dispose de deux échéances DSN qui se suivent. Ça fait environ deux mois.

• Speaker #0

  Deux mois,

• Speaker #1

  d'accord. Deux mois pour apporter elle-même la correction, ou alors pour contester formellement. Contester l'anomalie et la correction proposée, bien sûr.

• Speaker #0

  Et si elle ne fait rien ?

• Speaker #1

  Si l'entreprise reste inactive pendant ce délai, c'est là que l'URSSAF ou la MSA émettra la DSN de substitution. Et l'entreprise sera informée via un dernier CRM, un CRM spécifique qui dira « voilà, la substitution a été faite » .

• Speaker #0

  Ce calendrier, il est donc absolument crucial à avoir en tête.

• Speaker #1

  Essentiel. Et attention, il y a une subtilité pour les années à venir. 2025, c'est une année charnière. Une sorte de phase de préparation, si vous voulez. Les CRM de rappel annuel pour les anomalies de 2024, ils arriveront bien au printemps 2025, mais, et c'est le point important, sans déclencher de substitution automatique.

• Speaker #0

  Ah, d'accord.

• Speaker #1

  C'est vraiment le moment pour apprendre, pour tester ces procédures internes, pour s'habituer au système. La seule exception, ce serait une substitution des idées suite à un contrôle externe, sur pièce ou sur place. Mais c'est un cas particulier.

• Speaker #0

  Donc 2025, on s'entraîne en quelque sorte.

• Speaker #1

  C'est ça. Et c'est en 2026 que ça se généralise vraiment. Les anomalies de 2025, qui seront signalées dans le CRM de rappel de mars 2026, si elles ne sont ni corrigées ni contestées dans les deux mois, eh bien là, elles pourront faire l'objet d'une substitution automatique. Ça interviendra vers mai-juin 2026. Petite note, pour la MSA, il y a un léger décalage. Leur CRM de rappel commenceront en 2026 pour les données 2025.

• Speaker #0

  Compris. 2025 pour SOROD, 2026 pour la vraie mise en œuvre. Et quelles sont les erreurs qui sont visées ? spécifiquement. J'imagine que toutes les anomalies ne déclenchent pas ça.

• Speaker #1

  Non, effectivement. Le système se concentre sur les anomalies qui ont un impact direct, un impact avéré sur les droits des salariés. On parle ici principalement des erreurs sur les rémunérations déclarées, des bases pour les indemnités journalières de sécurité sociale, les IGSS si elles sont fausses, ou encore des erreurs sur les statuts professionnels, qui peuvent affecter directement l'acquisition des trimestres de retraite, par exemple.

• Speaker #0

  Ce qui veut dire que les petites coquilles administratives ou les erreurs sans conséquences directes sur les droits, celles-là n'en déclencheront pas la substitution.

• Speaker #1

  C'est bien ça. L'idée, c'est vraiment de cibler ce qui peut léser le salarié, dans ses prestations sociales immédiates ou pour sa retraite future.

• Speaker #0

  D'accord. Alors, quels sont les enjeux pour les entreprises ? Parce qu'on voit bien les risques, on peut perdre un peu la maîtrise de des données déclarées au final. Il peut y avoir des régularisations financières qu'on n'avait pas prévues. Ça peut aussi créer une surcharge de travail pour traiter ces alertes et puis potentiellement un impact sur la relation avec les salariés si des corrections arrivent sans qu'on ait pu les expliquer en interne. Oui,

• Speaker #1

  ces risques sont bien réels. Ça demande une vigilance, c'est clair. Mais il faut peut-être aussi y voir l'autre côté. Une incitation assez forte, finalement, à améliorer la qualité, la fiabilité des process pay en amont. Et indirectement, ça renforce la sécurité juridique des droits des salariés. Ce qui peut aussi, à terme, limiter les litiges futurs. C'est une contrainte, oui, mais qui pousse objectivement vers l'amélioration. Oui,

• Speaker #0

  vu comme ça, face à ça, alors comment les entreprises peuvent se préparer efficacement ? Surtout que 2025, ça arrive vite, finalement.

• Speaker #1

  L'anticipation, c'est vraiment le maître mot. Il faut dés maintenant désigner un référent clair, quelqu'un qui sera chargé du suivi des CRM. Deuxièmement, mettre en place une procédure systématique pour analyser et traiter chaque CRM, que ce soit les mensuels ou le fameux rappel annuel. C'est aussi très judicieux d'utiliser à fond les outils de contrôle qui sont souvent intégrés dans les logiciels d'EP pour détecter les erreurs avant même d'envoyer la DSN.

• Speaker #0

  Anticiper l'erreur en somme.

• Speaker #1

  Exactement. Et puis bien sûr, former les équipes. P et RH. Il faut qu'elles sachent lire ces CRM, comprendre ce qu'ils veulent dire et connaître la procédure pour contester si c'est justifié. Avec des arguments solides.

• Speaker #0

  La proactivité semble donc essentielle.

• Speaker #1

  Absolument. Et j'ajouterais deux points. La communication interne. Il faut prévoir comment on explique aux salariés si jamais une substitution arrive sur leur bulletin ou leur carrière. Et surtout, établir un calendrier de suivi très rigoureux dès 2025 pour ne laisser passer... aucune anomalie signalée dans ces CRM de rappel. Faut être prêt.

• Speaker #0

  Bon, pour résumer tout ça, la DSN de substitution, ça devient donc une réalité en 2026. L'objectif, c'est de garantir les droits des salariés face aux erreurs qui persistent. 2025, c'est l'année décisive pour s'ajuster, pour mettre en place les bonnes pratiques sans subir tout de suite les conséquences automatiques des rappels. Réactivité et anticipation, ce sont vraiment les clés.

• Speaker #1

  Tout à fait. Et peut-être pour ouvrir un peu la réflexion, cette automatisation qui est plutôt bienvenue pour la protection sociale, elle pose quand même une question intéressante. C'est celle de l'équilibre entre la responsabilité première de l'entreprise qui déclare et cette intervention accrue et les organismes. Comment est-ce que les entreprises peuvent garder la maîtrise de leurs données tout en bénéficiant de cette sécurisation qui vient de l'extérieur ? C'est une réflexion stratégique à avoir en interne, je pense.

• Speaker #0

  Une question pertinente pour conclure. Vous pouvez retrouver notre article complet sur ce sujet directement sur notre blog à l'adresse blog.ig-conseils.com slash dsn de substitution. Cette analyse vous a été proposée par IG Conseils. Notre mission, vous former aux meilleures pratiques en gestion d'entreprise, paix, digitalisation et intelligence artificielle.