Description

Tu galères à organiser ton solo-business ? 🌪️

Tu passes des heures à chercher des infos éparpillées et tu te demandes comment gagner du temps et rester zen en tant que freelance ou solopreneur ?

Aujourd'hui, j'accueille Solène Verhaeghe, consultante experte en gestion de projets et outils no-code, notamment Notion.

Solène aide les freelances et entrepreneurs à optimiser leur organisation pour être plus efficaces et productifs :

👉 Pourquoi Notion est-il le BFF des solopreneurs ?

👉 Comment structurer tes projets et clients sans te prendre la tête ?

👉 Quelles sont les astuces pour centraliser toutes tes ressources et tes idées sans perdre le Nord ?

👉 Comment suivre tes prospects et clients avec un CRM de pro sur Notion ?

👉 Comment automatiser des tâches pour gagner du temps ?

👉 Quels sont les templates Notion indispensables pour booster ton solobusiness ?

Un épisode plein d’astuces et de conseils pratiques (incluant 5 cas d’usage concrets) pour transformer ta gestion de solopreneur avec Notion.

🤳 Tu peux retrouver Solène sur :

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Crédits musicaux :
Ep. 1 - Checklist / Max
Ep. 2 - Private life / Grace Jones

Ep. 3 - Lost on you / LP
Ep. 4 - Masterpiece / Jessie J
Ep. 5 - Basique / Orelsan

Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

• Speaker #0

  Entreprendre en solo, en toute liberté, sans employés, et développer un business rentable, scalable et durable, c'est possible. Je suis Flavie Prévost, ex-dirigeante devenue solopreneur et créatrice du premier incubateur de solopreneurs en France. Avec ce podcast, j'ai voulu créer le board que j'aurais aimé avoir à mes côtés quand je me suis lancée en solo. Un board composé des meilleurs experts, disponible chaque semaine gratuitement à mon micro pour te donner des super conseils et te mettre au défi. L'épisode va commencer, je te préviens, ça va vite. Alors n'oublie pas de t'abonner à la newsletter. pour recevoir les bonus. Alors, gros sujet, autre que la prospection, je dirais peut-être le sujet numéro 2, c'est comment gérer sa charge mentale quand on est multiclients. On a plein de missions en cours parce que je vous connais les freelances, vous dites oui à tout, donc forcément, des fois ça dépasse un petit peu votre bande passante. Comment tu gères tes missions clients sur Notion ? pour pas que ce soit l'usine à gaz, mais qu'on ait quand même l'essentiel des tâches à faire et des projets à suivre.

• Speaker #1

  Ouais, alors pour être tout à fait transparente, moi je suis consultante sur trois outils, et pendant longtemps je suivais mes missions clients sur Asana, qui est un super outil, sauf qu'à côté je développais chez des clients des notions au top pour suivre leurs projets, et je me suis dit bon, je crois qu'il va falloir que j'y passe aussi parce que... Pour donner les meilleurs conseils possibles, il faut que moi je le teste, que je vois les limites, que je vois les problèmes. Donc ça fait que un an que je fais mes missions clients sur Notion, en essayant aussi de garder l'œil sur Asana et sur Monday, c'est pas toujours évident. Et donc, une fois qu'on est sorti de la partie prospect, on a les besoins. Je vais créer une base projet et une base client, parce qu'évidemment je peux avoir plusieurs projets avec un seul client.

• Speaker #0

  par exemple on va travailler avec le service marketing ça va être un premier projet puis ensuite on va travailler avec le service compta ça va être un deuxième projet attends ça c'est intéressant déjà parce que tu vois tout le monde n'a pas cette logique en fait souvent la logique qu'on a c'est mettre le client et ça c'est la merde parce que je suis d'accord il y a plusieurs parties prenantes il y a plusieurs projets ils n'ont pas tous la même temporalité tu ne passes pas forcément avec les mêmes personnes dans les différents projets donc là très bien déjà on dissocie les projets et les clients et j'imagine qu'après on les relie quand même mais c'est deux bases de données c'est pareil merci

• Speaker #1

  Et ensuite dans ma fiche projet, de quoi j'ai besoin ? J'ai besoin d'identifier les objectifs du projet, toujours pour savoir ce qu'on peut se perdre facilement. En fait c'est le sujet dont on parle en ce moment, le déploiement d'un outil, on peut aller dans tous les sens. Donc il faut toujours définir ses objectifs et comprendre ce qu'on a envie d'atteindre. Donc moi je mets toujours les objectifs du projet, j'arrive dans ma fiche projet et j'ai mes objectifs de projet. Ensuite, ma première étape ça va être un audit, ça c'est toujours la même chose. Donc j'ai déjà dans ma fiche projet mon template d'audit avec toutes mes questions. Un peu comme ce que je disais sur la partie prospect. Là, je l'intègre directement sur la partie projet. Et puis ensuite, puisqu'on est vraiment dans l'opérationnel et moi j'ai plein de trucs à faire, j'intègre une base de données de tâches. J'ai de ce fait une base de données de tâches qui est dans plein de projets différents. Et ensuite, j'ai ma base de données de tâches qui la retrouve de façon centrale avec toutes les tâches que j'ai à faire pour tous les clients que j'ai à faire.

• Speaker #0

  Oui, et là, c'est la subtilité entre la base de données et la vue. Et ça, je pense que les gens n'utilisent pas assez dans Notion, c'est-à-dire faire varier les vues d'une même base de données. Et j'imagine que le client, lui, il a la vue sur ses projets, alors que toi, en tant que freelance, tu as ta vue à toi sur toute ta to-do liste et que finalement, les projets et les clients peuvent être mélangés.

• Speaker #1

  Alors, ça, c'est un super sujet qui est un gros problème sur Notion. C'est... Oui, et c'est un besoin de beaucoup de mes clients. Donc, ce dont tu parles, c'est en effet, sur nos chaînes, on peut avoir une base de données qu'on va venir afficher ailleurs. Ça s'appelle une julier de base de données. Mon conseil, c'est d'avoir le moins de bases de données possible. Ce n'est pas la peine d'en créer plein. En revanche, il faut toujours qu'elles répondent à des besoins. Donc, c'est pour ça que moi, par exemple, j'ai une base de données projet, une base de données client. C'est important pour moi de dissocier les deux. Donc, j'en ai deux. En revanche, j'ai une base de données tâche. Et celle-là, je vais l'afficher avec la vue liée dans tous mes projets, avec un filtre en disant... On affiche que les... Exactement. On affiche que les tâches qui sont liées au projet. Le problème sur Motion, très important avant que tout le monde s'emballe, c'est que si tu partages une vue liée client, et qu'il est un peu malin ou malicieux, il va réussir à accéder à toutes tes tâches.

• Speaker #0

  Ah ouais, mais ça, c'est fou. C'est un énorme problème. Je ne comprends même pas qu'ils n'aient pas réglé ce truc-là. Donc, par exemple, ne faites pas un truc où, genre, le client, c'est une vue que de ce client et derrière, il y a toute votre base de données client. Parce qu'en gros, ça veut dire que votre client, il pourra accéder à tous les autres clients et toutes les notes que vous avez prises sur vos autres clients. Exact.

• Speaker #1

  Les axes. Ouais, ouais, c'est ça. Parce qu'en fait, si vous étiez à Notion, vous verrez que quand vous partagez une vue, donc vous arrivez sur une base de données, vous rentrez dedans et vous pouvez voir au-dessus, tout en haut à gauche, d'où est-ce que cette information vient. Et là, on accède très facilement à la base de données. Donc, moi, la seule façon que j'ai de partager mes pages Notion à mes clients, c'est avec le texte, pas mes tâches. Mes tâches, elles restent perso.

• Speaker #0

  D'accord. Écoute, moi, je fais ça aussi. Alors moi, je fais une version simplifiée parce que souvent, je suis seule à bosser sur la mission, sur un petit truc et avec beaucoup d'autonomie. Donc, le client n'a pas besoin d'attendre après moi que je remplisse des tâches et tout. Donc, moi, ce que je fais, c'est que je mets une partie to-do list et je le mets à l'écrit et je mets toutes les choses que j'ai faites pour lui. D'accord ? Ça aussi, c'est pour le reporting parce que je trouve qu'il y a un côté, il faut faire attention, il faut donner plus de reporting que ce que vous donnez aujourd'hui à vos clients en tant que freelance parce que parfois… Vous dites, ok, je fais tout tout seul, comme ça mon client sera content, mais si le client ne voit pas le travail que vous avez fait, il peut être un peu insatisfait. Donc moi, j'aime bien rendre visibles toutes les mini-actions, même que je fais, donc je les mets, tu sais, genre à faire et fait, et puis hop, quand c'est fait, je bascule dans fait. Comme ça, à la fin de la mission, le mec, quand il a payé, il voit toutes les tâches qui ont été faites, en fait, il ne se rendait pas compte que ça nécessitait autant de micro-tâches, voilà. Donc je le mets en forme de bullet point de texte, c'est un peu la version minimaliste de Tattoo Do. Mais je trouve ça pratique aussi pour donner du reporting.

• Speaker #1

  Mais ta tout doux à toi, elle est où ?

• Speaker #0

  Ma tout doux à moi, sur cette mission, elle est dessus aussi. Il faudra que je fasse ça, ça, ça, ça, ça. Puis quand c'est fait, après, je le fais glisser.

• Speaker #1

  Mais de ce fait, tu dois basculer d'une mission à une autre pour voir tes tâches.

• Speaker #0

  Mais parce qu'aussi, moi, je n'ai pas non plus beaucoup de missions clients. Je m'étais réservée un jour par client pour la mission. Et le lundi, j'ouvrais la fiche du client et boum, j'envoyais du bois sur... Sur la mission client. D'ailleurs, c'est ce que tu as mis comme petit logo. J'aime bien. Comme petite émoji, tu as mis une bûche, du bois. Parce que celui des projets, c'est aller, on découpe les tâches et on y va à la bataille.

• Speaker #1

  Oui, c'est ça. Mais moi, je peux avoir 15 projets en même temps. Donc, s'il fallait que je rentre dans chaque projet pour regarder les tâches à faire, ce serait super chiant. C'est pour ça que je crée une base de données tâches à défendre.

• Speaker #0

  Alors qu'à l'inverse, tu vois, quand... Quand tu as plusieurs clients, surtout sur des trucs un peu créatifs et tout, ce n'est pas possible de switcher entre trois clients, un dans la pharma, l'autre dans la banque, et le troisième dans l'industrie pétrolière. Tu vois, c'est trop compliqué. Donc, voilà. Donc, à vous de choisir votre philosophie et ce qui est bon pour vous. Et grâce au template, vous allez pouvoir faire votre petit template de suivi de projet avec ce que vous faites dans une mission client et pour le suivre. Est-ce que tu as un défi à nous lancer sur cette partie projet avant qu'on passe à la suite ?

• Speaker #1

  Oui, alors... Pour moi, le défi, ce serait de réfléchir à tout ce que vous faites dans une mission client. Je sais que c'est un gros défi, parce que ça veut dire réfléchir à ses process. Et c'est ça que vous allez mettre dans votre modèle de base de données projet. Je vous le disais, j'ai besoin d'avoir les objectifs, c'est ce que je défie en début. J'ai besoin de suivre toute la partie audit qui est tout le temps la même, donc j'ai déjà mise. Hier, je viens de rajouter aussi mon email au downboarding, parce que je me suis dit que c'était vraiment dommage de ne pas l'avoir dans ma fiche projet, je l'avais ailleurs. Je l'ai remis dedans. Donc, tout ce qui est lié à... Voilà, tout ce que vous faites, tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien une mission client et qui est à chaque fois la même chose, réfléchissez à ça et mettez-le dans votre modèle de base de projet.

• Speaker #0

  Oui, tu as raison. Ne modifiez pas la page du client en cours, mais modifiez bien le modèle. Alors, j'ai fait ça récemment pour le suivi de mes partenariats de marques parce qu'en fait, c'est pareil. Je fais toujours la même chose. Donc, les liens qu'on doit partager, les opérations, le reporting des opérations, les photos des postes, etc. Donc, voilà. Merci beaucoup pour ton conseil et grâce à ça, nos missions clients seront bien suivies. Et puis, ce que je te propose, c'est qu'on passe à la troisième ressource justement. Comment gérer tous nos outils, toutes nos ressources, tous les trucs qu'on voit passer tous les jours et dont on a besoin pour nos missions clients ou pour notre propre formation. On est dans un monde un peu foisonnant. Notion, ça sert à organiser aussi la knowledge, la connaissance. Dans l'économie de la connaissance, le savoir, c'est le pouvoir et c'est aussi le pouvoir d'achat pour vous en tant que freelance. Donc, on va regarder comment organiser toute cette... cette base de données de compétences et de connaissances.