Transcription

• Speaker #0

  Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité. Moi, c'est Perrine Thiebaut, passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digetik J'en ai marre de voir des processus qui patinent, des pertes de temps récurrentes, des empilements d'outils irréfléchis. On met des pansements partout, alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire. Dans ce podcast, je partage avec vous mes outils, méthodes et analyses pour simplifier, améliorer et booster vos performances. Seul ou avec mes invités, on explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins. Et quand la base est bien saine, on parle aussi d'outils numériques. Alors, prêt à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence ? C'est parti ! Comment choisir un bon outil ? Vous savez, moi je ne crois pas qu'il y ait de bons ou de mauvais outils. Merci Otis, on va se passer de toi. Blague à part, aujourd'hui, c'est le sujet qu'on aborde dans Oser l'efficacité. Je pense que j'aurais même dû commencer par ce sujet tant il me tient à cœur et tant en fait c'est la base de mon métier. Je pense que ça nous est tous déjà arrivé de découvrir un outil qui nous semble magique sur le papier et qui une fois implémenté est un peu décevant. Qui ne répond pas à ce qu'on attendait et pire des fois devient même une contrainte supplémentaire et nous oblige à repenser complètement des process qui marchaient plutôt bien avant l'outil et qui sont rendus bien plus complexes avec l'implémentation de l'outil. Parce qu'en fait choisir un outil... Un bon outil, le bon outil pour ton besoin, c'est un process qui doit suivre des étapes claires, pour ne pas se tromper et pour ne pas provoquer de défiance envers le numérique pour tes équipes. Parce qu'une fois que la défiance s'installe, c'est très compliqué de rattraper la chose. En fait, profondément, je ne pense pas qu'il y ait de mauvais ou de bons outils, comme dirait Otis. C'est souvent une question de bon usage et de bon moment. Dans cet épisode, on va parler de comment choisir le bon outil pour un besoin précis. On va voir qu'un outil, avant de parler de son prix, on doit parler de la valeur qu'il dégage. Parce que finalement, le ressenti du prix ne sera pas le même en fonction de ce qu'il t'apporte. On verra aussi qu'un bon outil, il est aussi lié au moment auquel tu vas faire l'achat. Il n'est pas forcément figé dans le temps. Une décision, elle peut changer. Et c'est même normal que tes outils numériques évoluent avec les dernières technologies du marché. Sans parler de changer tout le temps. Ta maturité numérique, elle évolue. Et c'est normal que tes outils évoluent avec elle. Et pour finir, on verra les points clés à vérifier et à suivre pour être sûr de choisir toujours le bon outil. C'est parti ! D'abord, le bon outil répond à un besoin précis. Ce qui est important pour se lancer, c'est d'identifier ton besoin concret, le point de douleur, ce sur quoi tu veux travailler. Est-ce que c'est plutôt des pertes de temps, des tâches que tu refais régulièrement, toi ou tes équipes d'ailleurs, que tu refais trop souvent, qui sont redondantes ? Est-ce que c'est un manque d'efficacité ? Est-ce que c'est des pertes de qualité ? Est-ce que tu as besoin de structurer ton information pour pouvoir l'exploiter plus facilement ? L'idée, c'est de mettre le doigt sur ce qui pêche vraiment. Parce que plus ton outil répondra à une douleur importante, plus la perception de son utilité sera grande. Et quand on se lance dans un chemin numérique, percevoir rapidement la valeur des outils qu'on met en place est assez primordial. Cette douleur, elle varie dans le temps et c'est normal. Parce que si demain... tu choisis un outil, tu vas potentiellement atténuer une douleur. Ce qui va en mettre d'autres en exergue. Encore une fois, c'est normal. Donc, quand on se lance, il est important de comprendre la douleur du moment. Régulièrement, j'ai des entreprises qui me contactent parce qu'elles ont du mal à avoir un calcul dynamique du taux de rendement synthétique, le TRS. Et dans ce cas-là, vu qu'on est sur un problème de visibilité de la performance de la ligne de production, on peut aller prendre à un outil très spécialisé qui va permettre de recueillir les données, de mettre en forme les indicateurs pour que la performance de ligne soit visible le plus rapidement possible. On n'est pas obligé d'aller sur une solution MES complète si, dans un premier temps, on a surtout besoin d'avoir de la visibilité sur l'efficacité de sa ligne. De même, si tu as déjà identifié que ce qui pêche chez toi, c'est ta planification, tu as tout intérêt à prendre un outil qui va t'aider à mieux organiser tes ateliers pour que tes ordres de fabrication soient toujours finis à temps par rapport à tes demandes clients. Là, j'ai donné des exemples de production, mais ça va être pareil pour les fonctions support. En RH, si tu trouves que il y a un temps énorme qui est perdu sur la création de notes de frais, tu as peut-être intérêt à mettre en place un logiciel qui va te permettre de stocker tous tes documents au même endroit, qui permet de simplifier la discussion entre les personnes qui voyagent et qui ont des notes de frais à faire et celles qui vont les valider. J'ai fait tout un épisode, d'ailleurs, dédié à l'implémentation d'un logiciel de notes de frais. Si tu veux en savoir plus, je t'invite à l'écouter et je te mettrai le lien dans la description. Une fois qu'on a identifié sa douleur précise, il faut aussi prendre en compte que le bon outil, il n'est pas figé dans le temps. On se dit souvent quand on se lance dans un projet numérique qu'il faut surtout avoir une vision la plus complète possible de ses besoins pour ne pas se tromper, pour avoir un outil qui nous accompagnera tout au long de la vie de l'entreprise finalement et qu'on n'ait plus à changer d'outil après. C'est vrai que si on peut le faire, c'est bien, c'est toujours des économies d'avoir quelque chose qui permet de couvrir un maximum de besoins. Mais le problème ? c'est qu'à vouloir faire quelque chose de trop large, on peut retarder énormément le lancement de l'outil et donc tirer les bénéfices de l'implémentation de l'outil bien plus tard. Et dans ce cas-là, la question de ça nous a fait faire des économies de prendre un outil très très complet elle n'est plus si évidente que ça, parce que finalement, commencer petit avec un outil dédié à notre problématique du moment et des bénéfices immédiats, ça peut permettre d'avoir quelque chose de bien plus intéressant sur le long terme. d'avoir des résultats rapides, une montée en expérience avec le numérique immédiate et qui permet de se projeter à long terme dans un environnement numérique, même si un jour, on doit être amené à changer d'outil. Et puis, au-delà de ça, les besoins de ton entreprise, ils changent. En admettant que demain, tu mettes en place un premier outil qui va te permettre de gagner en efficacité, en performance, tu vas pouvoir développer ton entreprise, de nouvelles problématiques vont apparaître et du coup... tu pourras avoir un autre outil, un outil peut-être plus complet, avec une couverture fonctionnelle plus importante, que tu n'aurais même pas imaginé mettre en place avant. Et ça, c'est normal. Donc, finalement, à trop attendre d'être sûr d'avoir le bon outil qui t'accompagnera tout au long de ta vie, tu risques de te priver de ce premier levier qui te permet justement de passer à cette étape suivante, que peut-être sans outil et sans accompagnement dédié, tu n'aurais pas réussi à franchir ce cap. Je vois parfois des cas d'entreprises qui veulent absolument implémenter un ERP complet, qui peut être parfois assez complexe, parce qu'il y a des logiciels qui sont quand même assez lourds, très complets, mais assez lourds à mettre en place, alors que finalement, un petit outil de gestion de projet, comme un Trello ou un Monday, pouvait déjà leur permettre de résoudre les problèmes de communication entre les départements et de collaboration sur des projets, en montrant facilement l'avancement des différentes tâches. Et puis, il ne faut aussi pas oublier qu'un outil qui va être simple d'utilisation, il va être aussi très convaincant pour les équipes qui l'utilisent. Quand tu as des équipes qui ne sont pas forcément habituées à utiliser des outils numériques, la simplicité, un logiciel qui va être agréable et intuitif, des fois, ça va primer par rapport à la complétude fonctionnelle qui va être derrière. Donc, ça peut être un critère à bien prendre en compte pour être sûr que le choix de ton outil... va correspondre aux attentes, aux tiennes déjà, à tes attentes, à celles de ton entreprise et à celles de tes équipes. Troisième point que je voulais aborder, c'est la perception de la valeur de l'outil. Souvent, quand tu veux implémenter un outil, si on prend tous les frais que cela va impliquer, donc à savoir l'achat du logiciel ou son abonnement, si c'est une formule en mode SaaS, on va en reparler tout à l'heure, les équipes de consultants ou de formateurs qui vont t'apprendre à l'utiliser ou parfois même à le configurer pour toi. Le matériel qui peut être à acheter, puisque à partir du moment où tu utilises un outil numérique, tu peux avoir besoin d'écrans pour afficher les différentes informations transmises par ton outil sur ton atelier de production ou dans ton entrepôt logistique, en fonction de là où tu vas avoir besoin de tes informations. Ou aussi des terminaux mobiles pour justement aller faire des actions dans ton nouveau logiciel partout sur le terrain. Parce qu'au final, l'intérêt du numérique, c'est aussi de pouvoir... le transporter partout. Donc effectivement, si le matériel ne suit pas, on risque de ne pas non plus bénéficier au maximum des possibilités du numérique. Donc effectivement, le coût, quand on somme tout ça, ça peut paraître un gros investissement, mais derrière, il faut toujours le comparer à qu'est-ce qui va te faire gagner. On va le calculer en libération de temps, en amélioration de qualité, en amélioration de performance, et il va y avoir à la fois des gains tangibles et des choses un peu moins évidentes. Je vais reprendre mon exemple de saisie de notes de frais. Il y a des tâches liées à la saisie des notes de frais qui sont extrêmement pénibles, qui ne sont pas drôles à faire, que personne n'a envie de faire. Et là, on a une courbe de traitement de ces tâches-là qui est qu'au départ, quand on va commencer à les faire, quand on ne sait pas les faire, elles prennent du temps. C'est normal, on ne sait pas les faire. Quand on monte en compétences, on va les faire de plus en plus vite. Et donc il y a un moment où on se dit, ces tâches elles se font vite, j'ai pas forcément besoin de gagner du temps dessus. Mais arrive un moment où si ces tâches sont quand même assez longues et pénibles et qu'on fait tout le temps la même chose, il devient facile d'être distrait pendant ces tâches. Et elles vont prendre de plus en plus de temps parce que finalement elles ne sont pas intéressantes, qu'on préférerait faire autre chose. Et c'est là où on a de la perte de temps qu'on n'identifie pas forcément tout de suite parce que, en théorie, la tâche est courte, mais si elle est trop pénible et que personne n'a envie de la faire, Elle va s'étaler dans le temps. Donc c'est intéressant d'aller donner un soutien numérique sur ces tâches-là. Même si, au départ, le temps théorique pour faire cette tâche n'était pas si long que ça. Mais si c'est vraiment trop pénible, ça risque de s'étaler. Finalement, le bon outil, c'est celui qui te permet de réellement voir une amélioration dans ton quotidien, dans celui de tes équipes. Et si tu vois les résultats, si tu arrives à accepter les résultats avant de te lancer, l'investissement devient logique. Mais c'est vraiment ce raisonnement qu'il faut avoir. Souvent, quand on implémente son premier outil numérique, on n'a pas vraiment d'éléments de comparaison pour savoir ce qui est cher, ce qui n'est pas cher, parce qu'on n'a aussi pas de comparaison avec ce que ça va pouvoir nous faire gagner. Donc, c'est cette analyse qui peut être intéressante pour savoir est-ce que je dois me lancer ? Est-ce que c'est le bon outil pour moi ? Est-ce que ça va vraiment me permettre de changer mon quotidien et de gagner du temps, de l'argent, de l'éperformance, de l'efficacité ? En plus... Il y a différentes stratégies pour choisir ces outils numériques, parce qu'en fait, il existe à peu près toutes les formes, toutes les couleurs, toutes les possibilités. Et en fait, chacun peut y trouver son bonheur. Tu as une stratégie qui consiste, ce qu'on appelle best of breed, à sélectionner le meilleur logiciel du marché pour chacun de tes besoins. Alors, quand on a des besoins très précis et qu'on veut justement que notre logiciel réponde au mieux à chaque besoin, ça peut être une stratégie qui est intéressante. Mais souvent, c'est des logiciels qui sont... plus cher par rapport à la complétude fonctionnelle qu'ils ont. Donc, ils ne sont pas forcément plus chers qu'un logiciel tout intégré, mais par contre, mis bout à bout, vu que tu vas acheter plein de petits logiciels spécialisés sur différentes niches, mis bout à bout, ça va te coûter plus cher. Et en plus, tu vas avoir quelque chose de non négligeable et qui est à prendre en compte, ça va être l'intégration entre ces logiciels. Parce que passer au numérique avec des données qui sont isolées dans un coin, chacune dans leur logiciel, c'est un peu dommage. Mettre de la dynamisation dans tout ça, c'est quand même assez important. Tu as aussi une stratégie qui est de prendre un logiciel qui fait tout. Alors souvent, un logiciel qui fait tout, il ne fait pas tout parfaitement, mais il a le mérite de tout couvrir. Ça, c'est une stratégie qui est intéressante en disant, bon ben voilà, j'ai trouvé un logiciel qui couvre 70-80% de mes besoins. Je sais qu'il ne fera pas tout, mais pour le prix qu'il a, il va me permettre de m'alléger sur 80% des tâches que je fais au quotidien. Et finalement, je vais pouvoir me concentrer sur les 20% qui me prennent le plus de temps et qui sont les plus pénibles. Et ça me va. Donc c'est une stratégie qui s'entend également, ça dépend vraiment de ce que tu veux faire. C'est pour ça que de bien connaître ces process de savoir où est-ce qu'on a du temps perdu et ce sur quoi on peut se faire aider, ça va permettre de choisir la bonne stratégie. Et ensuite, tu as aussi la possibilité entre choisir entre des logiciels SaaS, donc des logiciels qui sont hébergés ailleurs, qui sont sur le serveur de l'éditeur du logiciel ou d'un hébergeur en tout cas. Donc SaaS pour Software as a Service. Le logiciel n'est pas chez toi, tu y as accès par une connexion Internet. Ou alors... tu as aussi tes logiciels qui vont être installés sur tes serveurs à toi. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Un logiciel qui est installé chez toi, tu n'as pas forcément besoin d'avoir Internet pour y accéder. Ça peut être sur un réseau interne de l'entreprise et tu es assuré d'être indépendant en cas de coupure réseau. Mais tu as une maintenance serveur à faire, tu as de l'hébergement à prendre en charge. Alors que quand tu as un logiciel qui est hébergé ailleurs, c'est ton hébergeur qui va le prendre en charge pour toi. Là encore... ça va être des choses qui sont liées à ton besoin à toi et à ta stratégie à toi. Il peut y avoir aussi, dans ce cas-là, des contraintes de sécurité qui vont être liées au groupe à laquelle ton entreprise peut appartenir, qui fait que tu vas être orienté de base plutôt vers un logiciel en SaaS ou un logiciel en interne. Mais dans tous les cas, la sécurité, il faut la prendre en compte. Même si tu as ton logiciel chez toi, ça ne te garantit pas la sécurité. La sécurité, elle est garantie par les actions que tu mets en place ou que l'hébergeur met en place. Donc il n'y en a pas un de base qui va être plus sûr que l'autre. Ça va vraiment dépendre des stratégies de sécurité que tu vas adopter dans ton entreprise. Donc pour finir, comment choisir un bon outil ? En premier lieu, on va identifier son problème, sa douleur, son besoin. Ça va vraiment partir de ce qui se passe dans ton entreprise à ce moment-là. Il y a des tas de façons de faire pour identifier le problème. Des audits, des VSM, Value Stream Mapping, pour en savoir plus sur tes process, savoir comment tu es organisé. Mais en soi, on n'a pas forcément besoin de mettre un mot sur ce qu'on va faire à ce moment-là. C'est vraiment l'idée, c'est de savoir comment tu travailles, qu'est-ce qui est douloureux aujourd'hui, quel est ton besoin ? Et c'est ça dont va partir ton cahier des charges. Ensuite, l'outil que tu choisis, il doit être aligné avec ce besoin immédiat, même s'il ne résout pas les problèmes futurs que tu aurais éventuellement pu anticiper. Parce qu'en fait, on n'est jamais sûr de ce quoi demain il fait. Donc en anticipant, on risque finalement de perdre plus de temps qu'autre chose. Ensuite, pour se rassurer sur le coût, sur la valeur du choix de l'outil, on va aller évaluer le retour sur investissement aussi bien en termes de temps, d'efficacité et pas juste en termes de coût. Ça peut aussi être indexé sur le bien-être des équipes. Un travail qui est plus agréable à faire va t'entraîner de la fidélité chez tes équipes. Donc quelque chose que tu n'as pas du tout envie de négliger à une époque où le recrutement est tellement difficile dans l'industrie. C'est quelque chose dont on parlait avec Claire dans les épisodes de la semaine dernière et d'il y a deux semaines. Faciliter le travail de tes équipes, c'est ce qui va être aussi un gros différenciant pour les garder. Et bien sûr, dans la suite... il ne faut pas hésiter à changer d'outil si les besoins évoluent. Alors c'est quelque chose sur lequel tu peux te renseigner en amont, effectivement, quelles sont les facilités pour un outil que tu vas choisir à un instant T, d'extraction des données pour aller alimenter un nouvel outil dans le futur. Ça peut faire partie de tes critères de choix. Mais quand tu commences à sentir les limites d'un outil, il ne faut pas non plus dire que parce que tu as choisi à un instant T un outil, tu es forcément marié avec. S'il y a un nouveau besoin avec une nouvelle douleur, qui n'est pas couverte par un choix que tu as fait à un instant T, et bien c'est peut-être le moment de changer. Et ça ne remettra pas en cause tous les gains que tu as déjà pu avoir avec l'outil précédent que tu as implémenté. Bien sûr, là je parle de choisir des outils graduels. C'est sûr que si tu prends un ERP très complet que derrière deux ans après tu changes pour un concurrent, ça peut peser beaucoup plus lourd sur le budget. Mais là, il faut vraiment se poser la question, est-ce que j'ai été suffisamment bien accompagnée ? au moment de l'implémentation du premier logiciel pour savoir exactement comment m'en servir ? Ou est-ce que j'ai des soucis d'utilisation de mon outil actuel et que ce n'est peut-être pas la meilleure solution de changer ? C'est peut-être juste de refaire une formation, de reprendre quelques jours avec l'intégrateur qui m'a accompagnée pour l'utiliser au mieux. C'est vraiment une réflexion à prendre en compte au moment du changement. Si tu es censé avoir un outil très complet et qu'il ne te satisfait pas, avant de changer, ça vaut le coup de recreuser sur ces possibilités. Et d'ailleurs ça, ça fait partie des critères de comment bien choisir un outil Ce sont tes contraintes et ce que peut t'apporter le logiciel que tu vas choisir Tes contraintes, ça va être ton contexte actuel Est-ce que tu as déjà des outils en place ? Est-ce que tu vas avoir des besoins d'intégration ? Un outil qui te paraît super mais qui est absolument incapable de communiquer avec les logiciels que tu as déjà en place C'est peut-être pas la meilleure solution pour toi Est-ce que pendant la mise en place de ton logiciel, de la formation est prévue ? Est-ce qu'un accompagnement est prévu ? Est-ce que tu dois tout faire tout seul ? Aussi bien la découverte de l'outil que la configuration, où est-ce qu'un intégrateur sera dédié pour le faire pour toi et t'accompagner dans la transposition de tes process actuels vers la façon de faire du logiciel. Ça aussi, ça va dépendre du temps que tu peux consacrer au projet. Et forcément, c'est des coûts qui vont rentrer en ligne de compte aussi. Il y a des logiciels qui vont te proposer de prendre tout en main tout seul. Donc là, il va te falloir un peu de temps et des équipes dédiées pour en tirer le maximum. D'autres, où il est prévu de base... une formation complète et un accompagnement avec un intégrateur où tu seras très guidé pour transposer tes processus dans le logiciel. On en a déjà parlé, mais les contraintes de sécurité auxquelles tu es soumis vont aussi parfois aiguiller ton choix vers un logiciel ou un autre. Par exemple, si tu traites des données personnelles, et il y a de grandes chances que ce soit le cas si tu as un logiciel de suivi de ta production, tu es soumis au RGPD, Règlement Général à la Protection des Données, et donc... Il est mieux que tes données soient hébergées en France. Là aussi, tu peux te couper de certains choix logiciels de par cette contrainte-là. Ensuite, ne pas hésiter à solliciter les utilisateurs actuels des logiciels pour savoir s'ils en sont contents. Je trouve toujours ça amusant quand je discute avec certains de mes prospects. Ils veulent toujours pouvoir visiter une usine où le logiciel ou la solution qu'ils veulent mettre en place est visible et est visible en train de fonctionner. Sauf que la plupart du temps, eux-mêmes ne seraient pas d'accord pour ouvrir leur porte à un concurrent pour montrer ce qu'ils ont mis en place. Donc, c'est assez amusant de se dire qu'on exige des autres ce qu'on n'est pas capable de donner soi-même. Mais dans tous les cas, même s'il n'est pas possible d'aller forcément voir la solution en live, il est quand même souvent possible de voir des retours utilisateurs du logiciel pour savoir un petit peu ce sur quoi il est performant et les choses sur lesquelles c'est un peu plus compliqué pour être sûr que tu vas dans la bonne direction. Donc voilà, c'est les différents points que je voulais aborder pour aujourd'hui. Donc pour résumer, finalement, choisir un bon outil, ça va être avant tout de bien définir le besoin, de bien évaluer ce pour quoi il est fait, pour qu'on ait une coïncidence entre le moment où on va se lancer et la douleur ressentie, et finalement qu'on soit capable d'évaluer la valeur que le logiciel va nous apporter pour que le coût soit beaucoup plus facile à accepter, puisque le coût comparé à ce que là. À la valeur apportée, ce sera effectivement beaucoup plus facile à encaisser. Si on sait qu'on va rentrer dans ses frais à 4, 6, 12 mois, ce n'est pas du tout pareil que de se lancer à l'aveugle. Donc, ce sont des choses qui sont intéressantes à revoir. Bien sûr, pour le choix d'un bon outil, on prend son contexte actuel en compte et on ne se lance pas effectivement dans le choix d'un logiciel qui va complètement à l'encontre des politiques du groupe, de l'entreprise. et qui pourrait du coup être très décevant au moment de l'implémentation, qu'on ne soit pas autorisé à l'utiliser parce qu'il ne respecte pas les politiques de sécurité par exemple. Le petit conseil actionnable du jour, c'est de réfléchir aujourd'hui à un outil que tu aimerais mettre en place. Quel est ton besoin le plus fort aujourd'hui ? Quelle est la douleur la plus présente, la tâche qui te prend le plus de temps et dans quel process est-elle intégrée ? C'est comme ça qu'on commence la réflexion sur un outil. Il est tout à fait normal que tu ne saches pas encore comment pallier à cette douleur, mais ça peut. pose les briques de la réflexion et une fois que la douleur est identifiée, on va pouvoir commencer à chercher différentes façons de la maîtriser. Ça peut être de la réorganisation, ça peut être un outil numérique. Le numérique n'est pas forcément la seule solution, loin de là. Mais en tout cas, poser les briques de la douleur, identifier le process qui est concerné par cette douleur, va être la première brique pour la combattre finalement. N'hésite pas à venir m'en parler via LinkedIn, je suis toujours disponible et je serai ravie d'échanger avec toi sur le sujet. Et sinon, je te dis à la semaine prochaine pour un nouvel épisode d'Osez l'Efficacité. Et voilà, c'est la fin de cet épisode d'Oser l'Efficacité. Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé. En tout cas, si cet épisode t'a plu, n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles. Ça m'aide énormément. Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion. Je serai ravie d'échanger avec toi. Rendez-vous la semaine prochaine. pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité. À très vite !