Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Suite de notre série sur les erreurs communes qui font que les projets numériques en PMI échouent. Dans l'épisode précédent, on a vu que le manque d'informations était un facteur clé et décisif dans les projets qui n'atteignent pas leurs objectifs. L'erreur que je voudrais mettre en avant aujourd'hui, c'est le manque de temps. D'après un sondage mené par le Project Management Institute, Pulse of Profession de 2018, il y a dans la liste des causes attribuées à l'échec d'un projet numérique au moins quatre entrées qui se réfèrent au manque de temps. On a 26% qui déclarent que le soutien insuffisant du sponsor a joué un rôle clé dans l'échec du projet. Soutien insuffisant du sponsor, c'est très souvent une désolidarisation du dirigeant ou de la personne porteuse du projet, très souvent liée au manque de temps. C'est rarement un manque d'intérêt, c'est un manque de temps, un manque de priorisation du projet. Également 26% déclarent que la dépendance à l'égard des ressources a été déterminante. Encore une fois, dépendance à l'égard des ressources, c'est qu'il n'y avait pas assez de monde, ou en tout cas, il fallait s'attendre pour que le projet avance. 21% se prononcent en faveur des ressources limitées ou imposées. Pas forcément d'utiliser la bonne personne au bon endroit, mais plutôt la personne qui a de la disponibilité. Donc encore une fois, le temps global disponible sur les équipes n'est pas forcément disponible au bon endroit. Et donc, on va effectivement mettre les ressources qu'on peut et pas les ressources dont on aurait besoin sur les différents endroits. Et le dernier point en faveur de cette Ausha, ça va être la prévision inadéquate des ressources. Effectivement, on lance le projet, on estime qu'il faut tant de personnes et on se retrouve en sous-effectif. Et très souvent, encore une fois, ce n'est pas qu'on n'aurait pas voulu mettre plus de monde, mais c'est qu'on ne pouvait pas au départ parce que le projet n'a pas été priorisé suffisamment pour que des personnes aient du temps à y consacrer. En fait, le problème de manque de temps, c'est surtout une excuse qui cache un problème de priorisation. Parce qu'on le répète assez souvent, mais le temps ce n'est pas quelque chose qu'on a, c'est quelque chose qu'on prend. Alors je sais, quand je dis ça, je suis à peu près sûre que tu t'imagines devant une maison en flammes, et que je suis en train de te dire, là maintenant ce serait plutôt le moment de réfléchir à pourquoi elle est en train de brûler, alors que ton réflexe ce serait d'aller déteindre l'incendie. Et je le comprends tout à fait, t'as raison, là t'as la maison qui brûle, clairement... On n'a pas le temps là tout de suite d'aller savoir pourquoi elle a brûlé et comment on veut que ça ne se reproduise pas parce que si on ne le fait pas, il n'y a plus de maison. Donc il n'y aura plus rien de toute façon pour éviter qu'elle ne brûle derrière. L'exemple est un peu extrême et je sais que c'est le ressenti de beaucoup de dirigeants comme c'est le cas de beaucoup d'entrepreneurs. Je n'ai pas le temps, je suis pris dans l'opérationnel, je passe mon temps à éteindre les incendies. Comment est-ce que je peux consacrer du temps au numérique ? Même s'il me fait gagner du temps demain, je n'ai vraiment pas le temps de le mettre en place aujourd'hui. On a vraiment l'impression que ça va nous mettre en difficulté, c'est cette sensation de se dire ok on met tout entre parenthèses mais ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'on produit plus, qu'on produit moins pendant qu'on met en place le numérique et ça c'est pas possible. Néanmoins, il y a des solutions pour ça. Il y a des solutions pour prioriser son temps et pour faire en sorte que le projet fonctionne. Déjà, on peut traiter le projet numérique comme un projet industriel avec du temps et des équipes allouées. On n'est pas obligé de sortir complètement une ressource d'un projet, mais on peut se débrouiller pour que chacun ait un temps alloué pour faire avancer les choses. Par contre, si on fait ça, ça veut dire que les personnes doivent être tout autant objectivées sur la réussite du projet numérique que sur la réussite de leurs autres tâches. Il faut être cohérent, parce que sinon, personne ne priorisera jamais ce projet si aucun de leurs objectifs n'y sont liés. Il faut vraiment qu'ils aient été bien sensibilisés et qu'ils sachent que c'est dans leur intérêt que le projet avance. Mais globalement, il y a très peu de chances que si une personne ne voit pas son intérêt dans le projet, qu'elle n'est pas objectivée dessus, ça avance réellement. Ensuite, l'autre possibilité, c'est de s'appuyer sur des outils rapides à implémenter pour prouver l'intérêt du numérique. On n'est pas obligé de partir sur des projets énormes. On peut faire des implémentations qui vont se faire pas à pas. Je l'ai déjà souvent répété dans ce podcast, mais il y a quand même plein de solutions qui vont prouver la valeur d'un projet sur un besoin très précis et qui vont faire qu'on va croire au projet, on va en tirer des bénéfices tout de suite et on va avoir envie d'aller sur la suite sans pour autant remettre en cause tout ce qu'on fait dans l'entreprise. Donc ça, ça va être extrêmement important de bien connaître les besoins qu'on a et ce sur quoi on va pouvoir agir pour qu'on puisse rapidement avoir des résultats qui vont déjà nous faire gagner du temps, soit pour mieux gérer notre production, soit pour justement continuer l'implémentation. Mais le but, c'est finalement de se servir du numérique comme levier rapide pour dégager du temps aux équipes. Ensuite, quand on a un rôle de... décisionnaire stratégique dans l'entreprise, que ce soit au niveau de son atelier, d'un service ou de l'entreprise au global, il faut toujours dans la semaine investir une partie de son temps sur des tâches stratégiques, même si ce n'est pas du numérique. Il y a toujours une partie du temps qui doit être sur construire demain et pas que sur survivre aujourd'hui. Et ce temps-là, il faut le placer à un moment et il faut qu'il soit incompressible. à partir du moment où on ne le planifie pas, c'est sûr qu'on va trouver autre chose à faire à ce moment-là. Parce que des urgences, il y en aura toujours. Mais c'est extrêmement important que, par exemple, une heure par semaine, on se concentre sur comment je résous mes problèmes, comment je fais pour que demain, ces problèmes n'arrivent plus. On a tout le reste du temps de la semaine pour aller traiter ces problèmes, pour justement survivre aujourd'hui. Mais pendant un temps défini, on va dire une heure pour commencer, et... je réfléchis à ce que je vais pouvoir faire demain. De quels outils numériques j'ai besoin ? Ce n'est qu'un exemple. Là, pour le coup, c'est un conseil qui va s'appliquer à toutes les stratégies, enfin, tout ce dont on va avoir besoin dans l'entreprise finalement, mais entre autres au numérique. Mais sans cette démarche de j'investis une partie de mon temps de manière hebdomadaire à un meilleur demain, en fait, on n'arrivera jamais à se dégager ce temps pour faire la partie stratégique du travail. L'opérationnel gagnera toujours. Voilà ce que je voulais partager sur la problématique du temps lorsqu'on se lance dans un projet numérique. Dans l'épisode suivant, on verra qu'un autre souci, c'est de ne pas savoir exactement le besoin qui se cache derrière les ambitions de numérisation.