Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  On est en plein cœur de notre série sur les erreurs communes qui font que les projets numériques échouent. Dans l'épisode précédent, on a vu que le temps, le manque de temps, était un facteur assez déterminant sur le fait qu'un projet n'atteigne pas ses objectifs ou simplement échoue. Je parle ici de projet numérique, mais en fait il en va de même pour beaucoup de projets stratégiques de l'entreprise. Aujourd'hui, l'erreur que je voudrais mettre en avant, c'est le fait de ne pas savoir exactement ce dont on a besoin. D'après un sondage du Project Management Institute Pulse of the Profession de 2018, il y a quatre facteurs qui sont liés au manque de connaissances de ces besoins réels. On a la collecte imprécise des exigences. Donc ça, ça va être souvent des audits de l'existant qui sont faits un peu vite. On n'y accorde pas assez de temps ou on ne va pas demander à toutes les personnes impliquées de se positionner sur le besoin du projet. 35% des personnes interrogées estiment que tout ou partie de l'échec du projet est dû à ce problème-là. Ensuite vient la vision ou l'objectif inadéquat pour le projet. Donc on part dans une direction qui en fait n'est pas la meilleure pour l'entreprise. Ça rejoint un petit peu ce qu'on a vu dans le premier épisode sur le manque d'informations, mais là on va plutôt s'intéresser effectivement au manque de collecte d'informations au niveau de l'entreprise. 29% des personnes interrogées disent aussi que l'échec du projet est dû à une communication inadéquate ou mauvaise entre les services. Donc là, c'est tout service confondu. Ça peut être un fonctionnement en silo qui fait qu'on a la logistique, la production, la maintenance qui travaillent chacun dans leur coin, qui font peut-être les mêmes choses en parallèle, qui travaillent sur les mêmes données, sans forcément s'en rendre compte, sans coopération, ou en tout cas pas sur toute la chaîne de valeur, et qui vont faire que... finalement, si on ne met pas les besoins en commun, suite à une mauvaise communication, une mauvaise coopération entre les équipes, on ne cadre pas correctement le projet. Et également, 29% des personnes interrogées estiment que les opportunités et les risques n'ont pas été définis. Là encore, c'est très important quand on va lancer un projet numérique de savoir si on le lance par opportunité. Par exemple, une nouvelle technologie fait que je vais pouvoir travailler plus vite. Par exemple... un fournisseur de robots qui va sortir exactement le robot soudeur qui correspond à votre métier. Ça va vous faire gagner un temps fou. L'intégrer dans votre flux va faire que vous allez gagner 90% du temps sur certaines tâches vraiment très chronophages, vraiment très répétitives, et que vos employés vont pouvoir se concentrer sur les tâches qui sont plus précises, qui ne peuvent pas être automatisées, qui nécessitent un peu plus de doigté, de réflexion humaine. Et à côté de ça, il y a aussi les risques qui font que, quel est le risque que je prends à ne pas mener ce projet, à ne pas digitaliser ? Par exemple, je collecte mes données à la main sur la machine, j'ai régulièrement des erreurs de ressaisie parce que la lecture est difficile, parce qu'à partir du moment où on a de la ressaisie humaine, l'erreur étant humaine, on peut avoir des chiffres qui ne sont pas les mêmes, à partir du moment où on le saisit deux fois, ça d'une part, le fait qu'il y ait de la ressaisie peut aussi faire que... il y ait des délais dans la mise à disposition des données et donc entraîner un retard dans la prise de décision. Ça aussi, c'est un risque à partir du moment où on n'est pas capable de prendre la décision en temps et en heure. Ça peut entraîner des délais aussi sur la gestion de l'entreprise et de ne pas prendre la bonne direction au quotidien pour pallier certains problèmes qui pourraient survenir. Donc, opportunités et risques sont des facteurs décisifs pour savoir si on va dans la bonne direction avec son projet numérique. S'ils ne sont pas bien identifiés, on peut aller dans une direction qui n'est pas adéquate et fixer un problème qui n'en était pas un ou alors qui n'était pas le plus urgent à ce moment-là et entraîner des déceptions par rapport aux objectifs qu'on avait pu se fixer, aux objectifs qu'on attendait d'un tel projet. Globalement, le fonctionnement en silo va empêcher d'avoir une vision globale de ses besoins numériques parce que chaque service va avoir ses propres outils. ses propres méthodes, sans qu'il y ait vraiment de concertation. Et de maintenir ce fonctionnement en silo va faire qu'on ne pourra pas avoir une vision du besoin unifié et on risque de refaire plusieurs fois les mêmes choses et donc de ne pas aller gagner du temps là où c'est réellement possible parce qu'on va maintenir des tâches redondantes qui vont être effectuées sans optimisation. Donc réellement, ce qu'il faut bien éviter, c'est le fonctionnement en silo, d'aller interviewer, d'aller interroger les... les différents services un à un et de ne pas les faire se confronter et également d'avoir ce regard extérieur sur les opportunités et les risques qui peuvent être vecteurs décisifs sur quels sont les moteurs finalement de notre projet qui vont faire que ce projet fonctionne. Plusieurs solutions pour ça et éviter cette problématique de savoir ce dont on a réellement besoin en termes de digitalisation. Déjà, il y a l'organisation d'ateliers interdépartements pour identifier les doublons dans les tâches, ce dont je parlais tout à l'heure. Il y a quand même fort à parier, si vous n'avez jamais entrepris ce travail au préalable, que plusieurs personnes dans des départements différents manipulent les mêmes données, peuvent parfois même faire la même chose sur les données, parce qu'il n'y a pas de collaboration, et que ce n'est pas de la mauvaise volonté, ils ne se rendent parfois même pas compte que le problème existe, parce qu'ils n'ont jamais travaillé ensemble, ils ne savent pas. que le département d'à côté a aussi besoin de ces informations-là. De la même manière, on peut inviter des personnes d'autres services aux réunions clés, aux animations à intervalles courts, les AIC. Si vous ne savez pas ce que c'est, je vous invite à aller écouter l'épisode de la semaine dernière avec Mathieu Pothès de chez Pulsa, qui nous a tout expliqué sur la mise en place des AIC et de pourquoi c'était important pour la performance de l'atelier de production. Mais globalement, les animations à intervalles courts, de savoir... Ce qui se passe au quotidien sur son atelier, c'est déjà très bien pour l'atelier, pour le service qui est impacté, parce que les AIC ne sont absolument pas réservés à la production, même si traditionnellement, c'est vrai que c'est né dans l'atelier de production. Aujourd'hui, on en voit se développer dans d'autres services. Mais ça peut être intéressant d'aller faire intervenir ou d'aller mettre en observateur des personnes d'autres services qui sont connexes aux services qui mènent leurs AIC. pour aller voir ce qu'il s'y passe, aller détecter les problèmes et voir si ces problèmes sont communs ou si le département peut avoir un impact sur la résolution de ce problème. Enfin, en dernier lieu, évidemment, si vous n'avez pas encore mis en place ces AIC, ça peut déjà être une très bonne chose pour aller détecter les problèmes au moment où ils surviennent et de pouvoir les régler. Donc je vous invite encore une fois à aller écouter l'épisode de la semaine dernière qui vous donnera toutes les clés. pour aller mettre en place ces AIC. La dernière petite chose que je pouvais encore dire, c'est qu'on a organisé nos ateliers interdépartement, on a en place des AIC, on fait finalement bouger les personnes d'un service à l'autre pour savoir ce qu'il s'y passe et pouvoir interagir entre eux. Une bonne chose à mettre en place aussi à ce moment-là, c'est une cartographie des différents processus avant toute digitalisation. Savoir ce qu'il se passe, savoir qui le fait, pour qui on le fait, Quelle fréquence ? Comment ? Vous reconnaîtrez très probablement les questions qu'on se pose en résolution de problèmes, d'ailleurs, du Lean Management, ou quand on fait un Value Stream Mapping en Lean Management. En fait, tous ces éléments-là vont servir nos processus de digitalisation parce que c'est en sachant ce qu'il se passe qu'on va pouvoir correctement implémenter des solutions numériques. Donc en fait, rien de neuf sous le soleil. Il s'agit effectivement de bien savoir ce qui se passe dans notre usine et d'être au clair là-dessus pour que le projet se passe pour le mieux. J'ai terminé pour aujourd'hui. Dans l'épisode suivant, on verra une quatrième erreur que malheureusement, trop souvent, on entend. Priorité à la prod et que ça se fait au détriment de la structuration.