Speaker #0« Bienvenue dans un nouvel épisode de podcast créé pour les dirigeantes et dirigeants d'associations débordées qui veulent souffler un peu sans rien lâcher de leur engagement. Si vous dirigez une association et que vous avez souvent la tête sous l'eau, si vous passez votre temps à gérer le quotidien sans pouvoir développer les projets pour lesquels vous souhaitiez vous engager, alors ce podcast est fait pour vous. Je suis Lou, accompagnatrice et surtout dirigeante de plusieurs associations. Bienvenue sur le podcast Petit Asso de Viendra Grande. Ici, on parle... » De la vie associative, de ses joies, de ses difficultés, je te partage des idées, des conseils pour structurer ton association et ainsi la gérer avec plus de sérénité, parce que personne ne devrait avoir à subir son engagement associatif. Au programme, conseils pratiques, retours d'expérience, outils concrets et une bonne dose de bienveillance. Allez, c'est parti ! Bénévole et salarié, comment travailler ensemble sans se marcher dessus ? Lundi matin, le salarié de l'association ouvre ses messages. Le président lui demande de préparer un dossier pour mercredi, la trésorière lui demande de vérifier les inscriptions avant ce soir, et un responsable bénévole lui écrit pour modifier l'organisation du week-end. Chaque demande semble raisonnable, chaque personne pense être dans son rôle, mais personne n'a vérifié ce qui était déjà prévu dans son agenda. A la fin de la semaine, le ou la salariée n'a pas terminé son travail initial, Les bénévoles ont l'impression que leurs demandes n'avancent pas, et chacun commence à se dire que le salarié n'est pas très efficace. Est-ce un problème de motivation ? De reconnaissance ? Parfois. Mais peut-être qu'il s'agit également d'un problème d'organisation. Parce que travailler ensemble, ce n'est pas seulement réunir des personnes de bonne volonté autour du même projet. C'est aussi savoir qui décide, qui organise, qui réalise, et à qui parler quand tout ne peut pas être fait. Aujourd'hui. On va voir comment faire cohabiter bénévoles et salariés sans les opposer et sans laisser une personne recevoir toutes les consignes contradictoires. Avec une idée de départ, des statuts différents ne créent pas une hiérarchie de valeurs entre les personnes, mais ils impliquent des cadres d'engagement différents qu'il faut respecter. Dans une association, on peut partager une cause, une activité, l'envie de faire quelque chose d'utile, mais on n'y participe pas tous dans les mêmes conditions. Le bénévole donne librement de son temps, sans rémunération. On peut convenir avec lui d'une mission, d'un créneau et de consignes, notamment de sécurité. Cela ne signifie pas qu'on peut le traiter comme un salarié sans salaire. Le salarié, lui, travaille dans le cadre d'un contrat de travail. Sa rémunération ne rend pas son engagement moins sincère. Elle correspond à un travail avec des droits et des obligations. Cela peut paraître évident, pourtant. certaines phrases entretiennent la confusion. « Nous, on fait bien ça gratuitement » ou « Lui, il est payé, donc il peut s'en occuper » . Dans les deux cas, on évite la vraie question. Est-ce que cette tâche entre dans son rôle ? Avec quel temps disponible ? Et quelle priorité ? Un salarié n'a pas à démontrer son attachement au projet en acceptant une disponibilité illimitée. Un bénévole n'a pas à justifier sa valeur par le nombre d'heures qu'il donne. Et il ne faut pas oublier une troisième distinction. Tous les bénévoles ne sont pas dirigeants. Aider à un événement ne donne pas automatiquement le pouvoir d'encadrer les salariés. Être membre du conseil d'administration ne signifie pas non plus que l'on peut modifier seul leurs priorités. Les pouvoirs se vérifient dans les statuts, les décisions prises et les délégations éventuelles. Le premier travail collectif peut donc être très simple. Dire ce que chacun apporte et dans quel cadre, sans comparer les mérites. Deuxième point. Distinguer les orientations, l'organisation et la réalisation. Prenons un exemple. L'association organise une journée porte ouverte. Il y a d'abord des choix de projets. Pourquoi cet événement ? Pour quel public ? Avec quel budget ? Ces choix relèvent des organes compétents selon votre fonctionnement. Le bureau, le conseil d'administration, le directeur de la structure. Il y a ensuite la coordination qui prépare le planning, vérifie les besoins. réalise les éventuels achats et fait circuler les informations. Et il y a enfin la réalisation, préparer une affiche, accueillir, installer, répondre aux demandes. Ces trois niveaux peuvent faire intervenir des bénévoles et des salariés. Il n'existe pas une règle universelle où les bénévoles décideraient de tout et les salariés exécuteraient tout. Un salarié peut disposer de responsabilités importantes dans le cadre de ses fonctions et des délégations établies. Un bénévole peut être référent d'une mission précise. Ce qui compte, c'est de rendre ses rôles lisibles. Pour une activité récurrente, précisez simplement qui propose, qui valide, qui coordonne, qui réalise et qui doit être informé. Un document partagé peut suffire pour commencer. Mais si vous avez déjà réalisé une fiche procédure pour l'organisation de votre événement, ce sont des informations que vous pouvez rajouter dans votre procédure. Et attention, ce document facilite la coordination, mais il doit respecter Merci. Un certain cadre juridique. N'importe qui au sein de l'association ne peut signer certains documents. C'est le ou la représentante de l'association dans de nombreuses situations, donc le ou la présidente. N'oubliez pas de formaliser une délégation à un pouvoir de signature si nécessaire. Clarifier les rôles, ce n'est pas rigidifier les relations, c'est éviter que chacun soit obligé de deviner les attentes des autres. Troisième point, organiser les demandes et... arbitrer les priorités. Revenons aux trois messages du lundi matin. Le problème n'est pas forcément que les demandes sont mauvaises, c'est qu'elles arrivent sans arbitrage commun. Une équipe peut avoir besoin de plusieurs interlocuteurs techniques, mais une personne salariée doit savoir qui est habilité à fixer ses priorités et à trancher lorsqu'elles se contredisent. Concrètement, vous pouvez convenir de quelques règles. Première, Les nouvelles demandes passent par un canal identifié. Elles précisent ce qui est attendu et pour quand. Et lorsqu'une demande urgente arrive, on regarde ce qu'elle remplace dans le planning. Une phrase pour vous aider, si on traite cela aujourd'hui, quelles autres tâches reporte-t-on ? Parce qu'ajouter une priorité ne crée pas du temps supplémentaire. Deuxième point, pour le suivi courant, un point court et régulier est bien souvent plus efficace. On regarde ce qui avance, ce qui bloque. et les décisions attendues. Enfin, troisième point, convenez des usages de la messagerie. Un bénévole peut envoyer un message tard, parce que c'est son moment disponible. Cela ne signifie pas qu'il faut une réponse immédiate du salarié. On peut indiquer clairement « je t'envoie cette information maintenant pour ne pas l'oublier, elle est à traiter sur ton prochain temps de travail » . Pour ma part, j'ai ajouté dans ma signature de mail « ne considérez pas l'heure d'envoi de mon courriel comme une injonction à répondre immédiatement » . Ce message ne requiert aucune attention de votre part en dehors de vos heures de travail habituelles. Premièrement, cette phrase désamorce instantanément cette urgence perçue pour votre salarié qui peut être très désagréable à vivre et elle vous protège en tant qu'employeur en cas de difficulté avec votre salarié. Quatrième point, transmettre les informations et laisser une vraie autonomie. Un autre malentendu arrive. quand les informations restent entre les mêmes personnes. Les bénévoles historiques connaissent les habitudes. Le salarié connaît les dossiers professionnels. Chacun détient une partie de la mémoire, sans forcément réaliser ce que l'autre ignore. Et ce qui est évident après 10 ans, ne l'est pas pour une personne arrivée la semaine dernière. Pour chaque mission, préparez quelques éléments. L'objectif, les documents utiles, les contacts, les délais et les limites de décision. Une personne ne peut pas être autonome si elle doit demander un accès à chaque étape ou découvrir les règles après avoir agi. Et je vous renvoie une nouvelle fois à ce qui me semble indispensable dans une association, la rédaction de fiches procédures. Mais attention, transmettre ne signifie pas imposer toutes ses habitudes. Vous demandez une affiche et que le résultat respecte les informations, la charte graphique, l'identité de l'association, Faut-il vraiment la refaire parce que vous auriez choisi une autre mise en page ? Distinguez les règles nécessaires des préférences personnelles. Et l'effort va dans les deux sens. Les salariés peuvent aussi aider à rendre l'information compréhensible pour des bénévoles qui ne sont pas présents tous les jours. Cette transmission potège aussi la continuité lors des départs ou des changements de bureau ou de salarié. La mémoire de l'association ne devrait appartenir. ni à une personne bénévole indispensable, ni à un ou une salariée que l'on ne remplace jamais pendant ses congés. Enfin, dernier point, même avec un cadre clair, il y aura parfois des désaccords sur les horaires, la qualité d'un travail, une décision prise trop vite ou une remarque mal vécue. Le réflexe à éviter, c'est de transformer un problème précis en jugement sur une catégorie entière. Les bénévoles ne comprennent rien, Les salariés ne sont pas motivés. Ces phrases ferment la discussion avant même qu'elles ne commencent. Partez plutôt des faits. Trois modifications de planning ont été envoyées ce week-end par des personnes différentes et finalement deux créneaux de permanence n'ont pas pu être assurés. On a donc besoin dans ce cadre précis de définir qui valide le planning et comment on communique ces changements. Écoutez aussi les contraintes. Une disponibilité bénévole limitée, une charge salariée sous-estimée ne se règle pas sur un simple rappel à la motivation. Ensuite, choisissez un fonctionnement concret, un interlocuteur. Une règle de validation ? Une échéance ? Et un moment pour vérifier si cela fonctionne ? Pour autant, tout n'est pas un simple malentendu à résoudre autour d'un café. Des faits plus importants ou plus graves demandent une prise en charge adaptée. On ne les traite pas comme un désaccord ordinaire entre personnes de bonne volonté. Et les décisions relatives au contrat de travail ou à une éventuelle sanction relèvent des groupes habilités et des procédures applicables au sein de votre association. de faire accompagner quand la situation l'exige. Ce n'est pas échouer, c'est exercer sa responsabilité. Enfin, pour conclure, pour bien travailler ensemble, bénévoles et salariés ont besoin de comprendre leurs rôles respectifs, de disposer des bonnes informations et de pouvoir parler des difficultés avant qu'elles ne s'installent. Retenez cinq repères. Distinguer les cadres d'engagement, clarifier les rôles, organiser les demandes, transmettre et laisser de l'autonomie et traiter les tensions à partir de faits. Cette semaine, je vous propose un défi. Choisissez une activité, un projet, qui fait travailler au sein de votre association, bénévoles et salariés, ensemble. Sur une seule page, répondez à ces questions. Qui décide de l'objectif ? Qui coordonne ? Qui réalise ? Qui arbitre quand les demandes se contredisent ? Et où trouve-t-on les informations ? Faites-le avec les personnes concernées, pas uniquement entre dirigeants. Si deux personnes donnent des réponses différentes, vous avez trouvé un point à clarifier. Pas nécessairement un coupable. Le but n'est pas d'organiser une association où la spontanéité n'existe plus, c'est d'éviter que le flou repose toujours sur la capacité de quelqu'un à compenser l'absence de cadre. Si tu as aimé cet épisode, n'hésite pas à le partager à d'autres dirigeants et dirigeantes qui pourraient être intéressés par ce sujet. Et si tu as vraiment apprécié cet épisode, alors tu peux mettre 5 étoiles sur ta plateforme d'écoute, ça aide le podcast à se faire connaître. Petit Asseau deviendra grande, un podcast à écouter, dans les transports, entre deux réunions ou au calme, pour recharger les batteries. Parce que oui, une Petit Asseau peut devenir grande, à condition de prendre soin de celles et ceux qui la font vivre. A très vite !
