Speaker #0Bonjour à tous et à toutes et bienvenue sur Profitez-vous. Je suis Merva Tintimet et aujourd'hui, je vais vous accompagner sur un sujet de la gestion de projet pour les chefs de projet, managers et directeurs qui est crucial. Le rôle du sponsor et comment travailler votre dynamique, votre binôme, votre partenariat avec votre sponsor. En effet, dans les projets, il y a un rôle crucial qui est le rôle de sponsor. Et c'est ce qu'on va débriefer aujourd'hui, ce dont on va parler. Et puis, je vais vous apporter des solutions pratiques pour que ce rôle soit le plus efficace possible et qu'il permette plus rapidement la réussite de vos projets et qu'il la garantisse. J'ai déjà parlé de sponsor dans plusieurs épisodes. que je vais vous mettre en lien en description et notamment aussi lors de l'interview que j'ai fait en début de saison pour le lancement de cette saison. C'était l'interview d'Armand Faka. Donc aujourd'hui, nous allons aborder ce sujet qui est primordial pour la relation. En effet, il faut absolument que sur chacun de vos projets, vous ayez un sponsor, que vous l'identifiez et que vous travaillez au quotidien avec ce sponsor pour avoir les meilleurs résultats pour votre projet. Donc, on va d'abord définir le rôle réel qui est souvent méconnu. On va ensuite discuter de comment structurer justement les comités de pilotage, les comités décisionnels de votre projet. Et finalement, on va parler d'arbitrage rapide et efficace pour vos dossiers, pour votre projet qui seront bien sûr menés par le sponsor. Je ne vous en dis pas plus parce que je vous ai déjà donné quelques petits... Quelques petites miettes de ce que je vais vous raconter par la suite. Et bien sûr, dans cet épisode, je vous fournirai une fiche, comme tous mes épisodes où je suis face à la caméra, une petite fiche pour vos accompagnements, justement, si vous n'avez pas de réelle relation avec votre sponsor dans la création de cette relation, ce partenariat avec le sponsor. Donc un sponsor, quand je pose la question à mes formés PMP, Ils pensent que c'est juste celui qui donne l'argent parce qu'on a l'idée du sponsor des événements, des sponsors d'athlètes, des sponsors de musiciens. Mais dans la gestion de projet, il y a une définition bien particulière. Et les standards tels que ceux du Project Management Institute ou Prince2, pour ne citer que bien sûr, il y a d'autres standards de gestion de projet, la définition est très claire. C'est la personne ou le groupe de personnes qui fournit les ressources financières et l'autorité pour le projet. C'est le garant du business case, en clair, c'est celui pour qui le projet existe et celui qui en récoltera les bénéfices stratégiques et financiers. Voilà, c'est vraiment ça un sponsor, c'est souvent quelqu'un du comité directionnel, un directeur de BU, un manager, qui a besoin de ce projet pour atteindre certains objectifs que la direction, que l'entreprise, le CEO a mis en place. Et donc, c'est avant même de former l'équipe, avant de désigner un chef de projet, c'est lui qui va porter ce projet et il doit le porter jusqu'à la fin du projet avec le chef de projet. Donc il a des rôles qui sont catastrophiques des fois puisqu'on ne comprend pas très bien ce rôle là et c'est des fois à nous, chef de projet, PMO, manager qui connaît la gestion de projet, de lui aider un petit peu à démystifier ce rôle et à en prendre la réelle ampleur. Parce que sinon ce qui se passe, plusieurs scénarios. Le premier c'est le sponsor est un fantôme. Il apparaît lors de la réunion de lancement, disparaît pendant tout le projet et arrive à la fin en vous demandant des comptes. Pourquoi est-ce qu'on a dépassé les budgets ? Pourquoi on était en retard sur le planning ? Pourquoi on a pris cette option ? Il est complètement déconnecté de votre projet et ça se voit. Et c'est vous qui en serez porté responsable et qui serez peut-être moins apprécié. Donc, évitez ce scénario-là. Le sponsor et le projet s'en porteront mieux si vous avez régulièrement des contacts. et un niveau d'information qui est transmis important. Il y a aussi le rôle complètement inverse, c'est le sponsor micro-manager. Il veut tout valider, de la couleur des diapositives, Ausha techniques de l'équipe, aux plannings, et ça crée un goulot d'étranglement, c'est-à-dire que si... Il n'est pas là, on ne peut rien faire, donc on va ralentir les planiques. Je me suis souvent trouvée dans cette situation-là où le chef de projet avait les mains liées et il devait à chaque fois, pour chaque petite décision, pour chaque petit impact, il faut que chacun puisse trouver sa place. Je vous rappelle que j'ai un épisode sur le rôle du chef de projet qui est le garant de la réussite, qui va faire en sorte que les équipes mènent à bien le travail. pour réussir le projet et là le sponsor vient en appui pour prendre des décisions stratégiques, débloquer du budget, venir vraiment en appui du chef de projet face à la direction, face au comité exécutif. Ces dérives existent parce que personne n'a jamais expliqué au sponsor quel était son rôle exact dans la gouvernance de projet. On attend souvent du chef de projet qui sache tout faire, qui porte tout sur ses épaules. Mais un chef de projet sans sponsor est comme un capitaine de navire sans boussole et sans autorité pour changer de cap quand la tempête approche. Donc, c'est vraiment le cas à éviter. Identifiez-le, même s'il n'est pas désigné en tant que chef de projet. Vous savez, celui qui a entre les mains le budget de votre projet, celui qui peut prendre les décisions d'autorité, celui qui va défendre le projet lors du comité exécutif. Donc, n'hésitez pas. à l'identifier et à travailler avec lui son rôle et vos interactions. Donc, un bon sponsor a trois autorresponsabilités fondamentales. Tout d'abord, il est protecteur et ambassadeur. Il défend le projet au niveau exécutif. C'est lui qui protège le budget face au cube budgétaire et qui aligne la vision stratégique avec le comité de direction. Il a aussi un deuxième rôle qui est celui du déminard d'obstacles. Quand le chef de projet se heurte à des guerres d'investissement, des conflits de ressources inter-services ou de la politique interne, c'est le sponsor qui intervient pour débloquer tout ça. Et grâce à son autorité, comme je vous ai dit, un sponsor a souvent une autorité budgétaire et aussi décisionnelle. Donc, ce n'est pas le chef de projet qui peut le faire. Il faut escalader. C'est le sponsor qui le fait dans ce cas-là. Et puis, c'est un décideur en dernier ressort. C'est celui qui valide les arbitrages majeurs sur... le périmètre, le budget, les risques critiques. Il est vraiment accountable de la valeur délivrée. Gardez cette phrase en tête. Le chef de projet gère l'exécution du projet, le sponsor garantit sa valeur stratégique. Voici un peu la différence et voici comment cette dynamique va faire en sorte que votre projet puisse atteindre tous les objets objectifs que vous avez fixés au début dans le business case qui a été porté par ce sponsor. Maintenant qu'on a clarifié ce rôle, la vraie question est comment est-ce qu'on construit cette relation de confiance ? Comment transformer un sponsor distant en un véritable allié au quotidien ? Et ça, c'est la réalité auquel plusieurs chefs de projet font face, sauf quand les sponsors ont eux-mêmes eu des formations de gestion de projet, qui sont aguerris sur la gestion de projet. Et bien souvent, on se retrouve dans cette situation où on a soit le sponsor fantôme, soit le sponsor micromanager. Ça ne se fera pas spontanément. Comme d'habitude, en tant que chef de projet PMO, on a ce petit rôle, puisqu'on a un peu été formé, certifié, de sensibiliser au rôle, de vulgariser, de bien clarifier les contours avec un sponsor qui est souvent un responsable hiérarchique, donc il faut prendre avec des pincettes, mais en lui montrant quels sont les avantages à construire cette relation et euh Être là au bon rendez-vous, au bon moment, ne pas rater de coche, cela va permettre au projet d'aller plus vite, mais aussi de bien contrôler les budgets, les délais, les risques. Trois étapes pour créer un bilan solide avec votre sponsor dès le départ. Dès le kick-off, vous allez cadrer la relation. Vous avez besoin d'un rendez-vous en tête-à-tête pour justement aussi orienter votre kick-off. Et vous allez... Poser trois questions simples mais puissantes. Quelle est la priorité absolue entre la date de livraison, le coût et le périmètre ? C'est le fameux triangle d'or de la gestion de projet. Quand j'ai mes formes en PMP ou bien mes étudiants en M1, M2, je leur dis on ne peut pas avoir les trois. Un projet qui va vite, qui est rapide et qui est de très bonne qualité avec un périmètre énorme. Donc il va falloir trouver des priorités. Des fois ça peut être. Des priorités de date, une date de mise en service. Donc on va y mettre les moyens pour arriver à la date de mise en service ou bien on va diminuer le périmètre pour que l'on puisse livrer le projet en temps et en heure. Ça peut être le coup, j'ai un budget vraiment serré, je ne peux rien faire et donc on va devoir prendre des... décisions tout au long du projet qui vont s'accorder avec cette priorité du budget ou bien le périmètre il faut absolument avoir tout ce périmètre qui te rapprend plus longtemps ou à côté plus cher mais ça c'est pas vous en tant que chef de projet qui avait cette vision là c'est bien sûr votre sponsor qui doit l'avoir et qui doivent répondre comme ça vous orienter dès la réunion de kick off cette option là vous mettez bien en gros dans vos slides voilà la priorité c'est une mise en service telle date là. Et puis, on va aussi, tout au long du projet, avoir ceci en visite. Ensuite, comment souhaitez-vous être alerté en cas de problème ? En effet, est-ce qu'il préfère un appel, un Teams, un email pour tracer ? Ou bien, est-ce qu'il y a une réunion hebdomadaire ou bimensuelle que vous allez faire avec votre sponsor dans laquelle vous pouvez l'alerter, vous pouvez le mettre au courant ? Et quels seraient... Les risques qui vous feraient perdre votre sommeil. En effet, comme dans tout projet, il y a des risques et il peut y arriver à n'importe quel moment. Donc il y a peut-être des choses qu'on peut dès maintenant parer, sur lesquelles on peut déjà mettre des mesures préventives ou bien pour éviter que cela n'arrive. Donc ça commence déjà à montrer votre professionnalisme et on va pouvoir aligner les attentes du chef de projet avec celles du sponsor. Merci. Ça c'était la première étape au kick-off pour bien mettre les choses au clair, pour avoir la même vision. On va établir un pack de 100 surprises. Souvent les chefs de projet se disent que si je cache mes erreurs, si je masque certains aspects de la réalité, et bien ce sera meilleur pour mon professionnalisme, pour ma posture et le sponsor sera content de moi parce que je vais réussir derrière son dos à rattraper le coche et à pouvoir n'y venir que du comme ça. Traverser le projet alors qu'il voudrait mieux avoir la démarche inverse. Être transparent au maximum, lui dire quels sont les impacts. Si un projet dérive et ça arrive sur tous les projets complexes, le sponsor doit être le premier à informer en privé avant une réunion officielle comme un comité de pilotage. Et ensuite, vous décidez à deux votre stratégie, comment vous allez en informer les autres parties prenantes. Donc vraiment... dès le début établir cette relation de confiance avec le sponsor. Ensuite, un deuxième point important, c'est ajuster le rythme de communication, la criticité de projet. En discutant lors d'une interview avec Armand Fakam, on a remarqué que pour lui, il avait besoin de faire un copil hebdomadaire parce qu'il avait... décider de faire un projet en cinq mois. Ce n'est pas lui qui l'avait décidé, mais il y avait eu une décision où au lieu de 18 mois, le projet se ferait en cinq mois. Donc ils avaient besoin de faire un copil hebdomadaire. En temps normal, il est plutôt mensuel, bimensuel, mais en période de crise, ça permet d'ajuster la cadence. Le sponsor doit comprendre que la vitesse de décision conditionne directement la vitesse d'exécution sur le terrain. Alors, à quelle fréquence avez-vous besoin de votre comité de pilotage et comme ça vous allez pouvoir le déterminer dès le début. Donc voilà ce que vous devez préparer dès le début avec votre sponsor et puis maintenir cela tout au long de votre projet. Maintenant nous allons aborder un dernier sujet puisque c'est là où votre sponsor va vraiment accompagner le projet, le défoncer au niveau du comité de pilotage. Comment le préparer et or... et obtenir les arbitrages. C'est vraiment le cœur névralgique de cet épisode. C'est aussi là où beaucoup se plantent parce qu'on a des comités de pilotage de deux heures où le chef de projet déroule 45 diapositives de détails techniques pour finir par se faire couper la parole à la fin sans avoir obtenu la moindre décision. C'est le piège classique. Les personnes qui ont réuni en comité de pilotage n'ont pas le temps donc ils vont justement s'impatienter. et demander à la fin d'aller plus vite parce qu'ils ont d'autres réunions, d'autres décisions. Donc dès le début vous devez le préparer. Pour qu'un copule dure 45 minutes et débute sur des arbitrages clairs, voici la structure idéale en 4 étapes que je vous conseille d'appliquer. 1. Vous devez présenter un Dashboard exécutif, c'est-à-dire un état des lieux synthétique grâce à un code couleur simple, universel, vert, orange, rouge. Quelle est la santé globale de votre projet ? Alors, ça va être, est-ce qu'on est dans les bons délais ? Est-ce qu'on est en retard ? On avance ? Est-ce qu'on est dans le budget ? Hors budget ? Le périmètre est-il respecté ? La qualité est-elle respectée ? Et les risques, où sommes-nous ? Est-ce qu'on a eu des risques qui sont apparus, qui ont disparu ? Comment on a traité les risques ? Pas de long discours. Pour aujourd'hui, le projet est en statut orange en raison par exemple d'un retard d'approvisionnement. Ou bien, en trois minutes, on peut vraiment trouver des phrases très synthétiques qui permettent au comité de pilotage d'avoir le bon niveau d'information stratégique qui va leur permettre de prendre les bonnes décisions. On revient ensuite brièvement sur les décisions prises lors du dernier copule, quels en ont été l'impact réel sur le projet et si on a eu raison justement de prendre ces décisions ou si on doit les modifier. Puis, on arrive au cœur du sujet, le dossier d'aide à la décision qui peut prendre du temps parce que c'est là où on veut que le comité de pilotage tranche, où on veut qu'il prenne les décisions. C'est ici que joue toute la valeur à ajouter du chef de projet. Ne venez jamais poser un problème à un sponsor sans lui apporter de solution ou d'option de solution. Et vraiment aiguiller les options de solution pour laquelle, parce que c'est là que vous allez montrer aussi votre valeur ajoutée, que vous avez bien compris la vision stratégique, les priorités. Vous allez dire voici les quatre options. Je pense que celle-ci a le moins d'inconvénients, le plus d'avantages et qu'elle correspond le mieux à vos priorités. Mais je vous donne aussi les autres options au cas où. Une, vous plairiez davantage pour des raisons qui ne sont pas à ma portée puisque je suis chef de projet, pas au niveau stratégique. C'est un peu l'état d'esprit dans lequel vous devez arriver pour votre projet. Donc, vous allez avoir une option A qui est conservatrice. On ne change pas le budget, mais on réduit le périmètre, on décale la date de livraison. Une option B, on injecte des ressources financières et humaines. Pour maintenir la date de livraison initiale, l'option statu quo, on ne fait rien et voici l'impact négatif chiffré sur l'entreprise. Pour chaque option, vous affichez quatre éléments. Impact sur le délai, impact sur le budget, les nouveaux risques générés et votre recommandation d'expert. Vous venez, comme je l'ai dit, avec une solution et avec un aiguillage vers lequel on devrait se tourner, mais la décision ne vous revient pas, elle revient aux sponsors et au comité de pilotage. En présentant les choses ainsi, vous transformez une discussion confuse et émotionnelle. en un choix logique et stratégique. Le rôle du sponsor devient évident. Voilà ce qu'il faut faire. Et à la fin de ce copil, valider les prochaines étapes et relever les décisions. Terminer toujours en reformulant oralement ce qui a été décidé. Le copil valide l'option 2, une rallonge budgétaire de 50 000 euros pour compresser le planning de deux mois et prise. Envoyer le compte-rendu dans les 24 heures. C'est votre protection légale, trace écrite. Voilà. Un petit peu pour le cockpit. Je viens de vous parler de l'idéal, de ce qu'il faudrait faire, de ce qui, quand tout se déroule bien, mais bien sûr, on le sait très bien sur la réalité du terrain, tout ne se déroule pas bien, aussi bien que ça en tout cas, parce que des fois le sponsor peut refuser de trancher, il vous dit non, je ne veux ni dépenser plus, ni dégager, quelle est la date ? C'est là que le chef de projet doit faire preuve de leadership affirmé et d'intelligence émotionnelle. pouvoir apporter les arguments que le sponsor comprendra et ça va être souvent des arguments budgétaires voilà si on a du retard sur les tests de logiciels sinon valons dit validant pas une option aujourd'hui le lancement du produit aura deux mois de retard et cela se verra avec une perte estimée à 100000 euros de chiffre d'affaires dès que vous chiffrez les conséquences le sponsor va écouter différemment donc c'est aussi Ça aussi, le rôle du chef de projet, c'est d'avoir cette vision stratégique qui va lui permettre d'avoir des arguments qui vont convaincre le sponsor. Vous allez aussi rappeler la responsabilité partagée, la comptabilité. L'équipe a épuisé toutes les manœuvres techniques. La décision qui reste revient au niveau stratégique. C'est vraiment important. Et puis, il faut aussi pouvoir faire du réseautage. avoir des mentors, avoir des gens de la communauté qui puissent vous aider, vous trouver des axes pour pouvoir résoudre cette situation compliquée. Moi, souvent, c'est ce que je fais en mentoring, en coaching, c'est que j'accompagne mes coachés à justement résoudre ce genre de situation, à changer de posture pour pouvoir convaincre des sponsors, des managers qui peuvent avoir une image très, très mauvaise d'eux, mais juste en mettant en place les bonnes petites étapes. Cela change complètement la dynamique et la relation. Et le sponsor, l'autre personne, n'est plus à l'écoute. C'est vraiment important. Si vous pensez que votre relation avec votre sponsor est négative, il faut changer de perspective et la rendre positive, bien sûr. Voilà ce que je peux dire de cette partie-là. Ça fait partie de l'intelligence émotionnelle, du leadership. C'est vous qui avez besoin en tant que chef de projet du sponsor. Comment vous allez mettre dans votre poche, c'est un peu la question que vous devez vous poser et à laquelle vous devez répondre. Et je viens de vous donner quelques tips différents. Et le dernier, bien sûr, c'est de vous appuyer sur votre réseau, votre communauté de pairs de chefs de projet, ou venir aborder cela avec moi, par exemple, ou avec un autre coach ou mentor qui pourra vous accompagner là-dessus. Nous touchons la fin de cet épisode. Le temps passe tellement vite, j'adore. Ce sujet de sponsor, parce que c'est celui qui va débloquer n'importe quelle situation dans votre projet. Sachez en tout cas que le sponsor n'est pas un spectateur. Et s'il l'est, il va falloir que vous fassiez en sorte qu'il devienne votre partenaire stratégique. Et dès le premier jour du projet. Transformez aussi vos copiles en des instances de pilotage. On n'est pas là pour dire « Waouh, notre projet est le meilleur, j'ai fait le meilleur travail. » avec mon équipe, merci de me récompenser. Non, non, il faut l'utiliser comme un levier décisionnel et apporter des solutions, des options pour qu'il soit le plus efficace possible. Et les gens apprécieront d'autant plus votre professionnalisme si vous le tournez comme ceci. Incarner la transparence. Un vrai leader doit être transparent. Il apporte la clarté nécessaire pour permettre la décision. il explique Les dérives plutôt qu'ils ne les masquent, ils me les cachent. Si cet épisode vous a plu et qu'il vous donne des billes pour votre prochain comité de pilotage, n'hésitez pas à revenir vers moi à me le dire. En tout cas, je vous mets en lien de l'épisode la fiche que vous pouvez télécharger, que vous pouvez utiliser pour justement avoir la meilleure relation possible avec votre sponsor et garantir le succès de votre projet. Je vous remercie de votre écoute. Je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel épisode de... Projetez-vous !
