Speaker #1Je vous souhaite une bonne écoute. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Projetez-vous, abordant la gestion de projet sans complexe. Je suis Myrveth Intimette, votre hôte, et aujourd'hui nous allons aborder un sujet essentiel pour tout chef de projet ou leader. Il s'agit de la gestion du temps et des priorités. Sachez que c'est l'une des premières compétences que j'ai acquises en tant que chef de projet et que je trouve très utile pour développer mes projets personnels, ma vie de famille, mais aussi ma carrière et mes ambitions. Aujourd'hui, nous sommes à la veille de la rentrée, c'est la semaine prochaine. Il est encore temps de pouvoir être productif en cette fin d'année. Moi-même, il y a quelques années, en ce dernier trimestre, j'ai pu passer 21 entretiens professionnels, poser ma démission, passer ma certification PMP et faire prendre à ma carrière un nouveau tournant pour pouvoir être plus alignée avec mon salaire, mes compétences et ce que je voulais faire de ma vie professionnelle. Je vous encourage vivement à écouter cet épisode pour réfléchir à comment organiser votre fin d'année pour être sûr d'entamer l'année 2025 sur les chapeaux de roue. Une gestion efficace du temps et des priorités est cruciale pour prendre des décisions rapides et informées. Elle assure la réussite de vos projets et de vos carrières. Alors dans cet épisode, nous allons explorer en premier l'importance de la gestion du temps et des priorités. Ensuite, nous regarderons ensemble les différentes techniques pour gérer efficacement votre temps, puis les outils pour prioriser les tâches et des conseils pratiques pour prendre des décisions rapides et efficaces. Alors, vous me direz pourquoi la gestion du temps et des priorités est importante. En tant que chef de projet, vous êtes souvent confronté à de multiples tâches et responsabilités. Savoir gérer votre temps et prioriser efficacement est essentiel. De plus, cela ne se limite pas seulement à votre vie de chef de projet. Vous êtes un être humain qui a plusieurs hobbies, qui a plusieurs responsabilités. Et comment faites-vous pour gérer votre temps dans votre vie professionnelle, mais aussi dans votre vie à côté ? Quand je parle de la vie à côté, ça peut être vos hobbies, ça peut être aussi votre décision de monter en compétence sur un sujet lié au travail ou pas. pas votre vie avec vos enfants par exemple les enfants qui ont des activités qui ont des matchs des compétitions comment faire pour gérer cela dans 24 heures dans une semaine dans un mois alors une bonne gestion du temps pour moi est vraiment essentiel pour travailler de la manière la plus efficace et en concentrant vos efforts sur les tâches les plus importantes Pour ma part, je travaille beaucoup en jalon, c'est-à-dire que la priorité vient au projet ou à celui que je dois rendre de manière urgente. Mais j'aime aussi beaucoup prendre de l'avance et me donner des créneaux dans la semaine pour des projets qui sont à plus long terme avec des jalons beaucoup plus éloignés. Et c'est vrai que j'aime beaucoup jongler entre des projets qui sont urgents et d'autres qui sont un peu plus sur le long terme. Si vous avez une vision claire de vos priorités, que vous gérez bien votre temps, vous pouvez réduire le stress. En effet, travailler sur un projet qui doit être terminé la semaine suivante ou dans un mois, Ce n'est pas le même stress, ce n'est pas la même adrénaline, mais moi j'aime beaucoup alterner les deux. Et en gérant bien votre temps et vos priorités, vous pouvez prendre des décisions rapides et informées. En effet, vous avez un socle solide qui vous permet de prendre des décisions en regardant, par exemple, l'état d'avancement de vos projets ou les tâches à accomplir. Si vous êtes, par exemple, confronté à un problème imprévu, vous pouvez rapidement évaluer son impact sur les autres tâches et prendre une décision éclairée. Cela améliore en outre la qualité de votre travail. En effet, je vous parlais de travailler sur des projets un peu plus lointains et d'autres plus proches. En consacrant le temps nécessaire aux tâches les plus importantes, vous pouvez améliorer la qualité de votre travail. Par exemple, si vous commencez un projet complexe, allouer suffisamment de temps à la planification et à l'exécution va vous garantir que le résultat final répond aux attentes aux normes de qualité. Je vais maintenant vous parler de quelques techniques efficaces pour gérer votre temps au quotidien. Vous ne les trouverez pas uniquement dans la communauté des chefs de projet. Vous vous trouverez aussi dans la communauté de toute personne qui veut accomplir de grandes choses dans sa vie professionnelle ou personnelle. Il peut s'agir de leaders, de managers, d'influenceurs ou d'auto-entrepreneurs. C'est vraiment des techniques que les chefs d'entreprise, successfoules comme on dit, ont pu maîtriser.
Speaker #1Il y a d'abord la méthode pomodoro. Elle consiste à travailler pendant des périodes de 25 minutes appelées pomodoros. Ces périodes sont suivies de courtes pauses. Après 4 pomodoros, vous prenez une pause plus longue. Eh bien, cela ressemble un peu à du fractionné. Vous ne trouvez pas dans le sport ? Eh bien, cela vous permet d'améliorer la concentration, de réduire la procrastination et de favoriser la gestion des distractions. Je ne suis pas personnellement très fan de cette méthode parce que moi, rien que pour rentrer... Dans une tâche bien avancée, il me faut à peu près 20-25 minutes. Mais pour des personnes qui, par exemple, arrivent à entrer directement dans le vif du sujet, c'est une technique qui vous permettra de décupler votre efficacité et votre productivité. Vous pouvez utiliser un minuteur pour travailler sur une tâche pendant 25 minutes sans interruption. Répétez ce cycle et prenez une pause plus longue après 4 pomodos. Il y a aussi la technique du time blocking. Celle-ci, je l'apprécie un peu plus. C'est celle qui consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Cela permet de structurer votre journée et de vous concentrer sur une tâche à la fin. Pour ma part, je vais même plus loin que la journée. Je vais dans la semaine, c'est-à-dire le dimanche soir. Je structure ma semaine car mes rendez-vous sont différents d'une semaine à l'autre. Et j'aime mettre des blocs pour certaines activités comme l'écriture d'articles. préparation de cours ou le travail sur un projet client. Cette technique permet de clarifier les priorités, de faciliter la planification et aide à éviter les multitâches. En effet, en réservant ces blocs de temps dans votre calendrier, les réunions d'équipe et le travail individuel ainsi que la vie personnelle sont vraiment bien segmentées. Il y a aussi une règle qui fonctionne et que j'essaye vraiment d'appliquer au jour le jour, c'est la règle des 2 minutes. Si une tâche peut être réalisée en 2 minutes ou moins, faites-la immédiatement. Cela permet d'éviter l'accumulation des petites tâches. J'aime beaucoup celle-ci parce que lorsque l'on a des tâches de 2 minutes, au lieu de les procrastiner, posez-vous cette question. Combien de temps ça va me prendre ? Si ça vous prend moins de 2 minutes, faites-le immédiatement et non plus. parle non plus. Elle permet de réduire le nombre de petites tâches, elle facilite la gestion des interruptions et améliore l'efficacité globale. Il y a une autre technique que j'apprécie particulièrement qui est vraiment reconnue et connue, elle s'appelle la matrice d'Eisenhower. Elle vous aide à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. J'en ai déjà parlé dans un épisode de Projetez-vous que je vous mettrai en lien. En effet, vous pouvez diviser vos tâches en quatre catégories, urgentes et importantes, importantes mais non urgentes, urgentes mais non importantes et ni urgentes ni importantes. Utilisez cette méthode lorsque vous vous sentez submergé, qu'il y a énormément de tâches à accomplir. Cela vous permettra d'éviter et d'éliminer le superflu. Elle aide à prioriser efficacement, à clarifier les tâches importantes et réduit le stress lié aux tâches urgentes. Moi, pour ma part, je trouve toutes ces méthodes très bien, mais des fois, il faut savoir que nous ne sommes pas des machines. ne culpabilisons pas si nous n'arrivons pas un jour ou deux jours ou même une semaine à utiliser l'une de ces techniques. Pour ma part, par exemple, comme je vous l'ai dit pour la première technique de Pomodoro, il me faut des fois 20-25 minutes pour rentrer et me concentrer, être focus sur mes tâches. Et bien ceci, je le prends en compte par exemple dans mes blocs. Donc c'est une gestion du temps que j'apprécie plus. Et sachez que vous êtes un être humain avec des émotions. avec des événements particuliers. C'est-à-dire que si vous ratez un jour votre emploi du temps, eh bien ce n'est pas grave. Décupabilisez et puis reportez à d'autres moments où vous vous sentirez beaucoup plus efficace. Car travailler sans en avoir l'esprit, par exemple, il peut arriver des événements dans votre vie personnelle ou dans votre vie professionnelle qui vont vous chambouler. Et ce n'est pas parce que Pendant un après-midi, vous êtes posé, vous avez soufflé, que cela va remettre en cause toute votre efficacité et votre performance. Sachez être flexible et agile, j'aime beaucoup ce mot, dans l'utilisation de l'une de ces méthodes. Maintenant, nous pouvons parler des outils qui peuvent vous aider justement à mieux prioriser vos tâches. Moi, j'en utilise un, je vous l'ai déjà présenté dans un de mes épisodes de Projetévo. Il s'agissait de Jira, que j'utilise avec mes équipes. Mais il y en a d'autres, par exemple Notion ou par exemple Treo Asana. Mais il en existe d'autres, comme Treo Asana, dont je vous ai parlé dans plusieurs épisodes. Ce sont des applications de gestion de tâches qui vous permettent de créer des listes de tâches, de définir les priorités et de suivre l'avancement de vos projets. Alors pour moi, tous ces logiciels sont des logiciels qui vous... permettre justement de mieux organiser votre temps et votre priorité et de savoir à l'instant t quelles sont les tâches qui sont les plus importantes à prioriser et les plus urgentes n'hésitez pas à y faire appel car votre cerveau ou un papier ne seront pas suffisants dans nos vies mouvementées d'aujourd'hui et dans le projet complexe j'aime beaucoup les utiliser aussi dans ma vie personnelle ou utiliser des planificataires des calendriers d'ailleurs profitez-en c'est la rentrée donc organisez bien votre temps personnel privé et votre temps professionnel pour être le plus efficace j'aime beaucoup aussi ajouter à ces applications de priorisation de tâches et de planification des applications de prise de notes comme one note or notion qui vont permettre d'avoir un accès facile aux informations pour ma part Comme il y a des moments où je peux avoir des idées pour un article, pour un cours ou pour un poste, j'utilise aussi WhatsApp que je répertorie ensuite dans un ocean pour être sûre de pouvoir prendre en compte toutes les idées que j'ai. Un autre outil que j'utilise beaucoup, c'est le e-calendar de Apple. Sur mon téléphone, j'ai tous les rendez-vous de ma vie. Je ne peux pas me permettre d'oublier un rendez-vous. Je me suis aperçu que ma mémoire me jouait des tours et j'oubliais souvent la date ou l'heure d'un rendez-vous ou que j'avais pris un rendez-vous. Et bien grâce à eCalendar, je suis sûre d'avoir tous mes rendez-vous et puis ça me permet en début de semaine, le dimanche, de pouvoir planifier mes blocs de temps par rapport à ces rendez-vous que j'ai. D'ailleurs, tous mes calendriers sont interconnectés et je vous invite à prendre rendez-vous avec moi si vous voulez sur eCalendar. calendrier je vous mets le lien dans cet épisode et puis nous pouvons parler de votre carrière pendant 30 minutes de chef de projet ou bien de technique que vous voulez approfondir alors n'hésitez pas à prendre rendez vous avec moi le lien est dans la description de l'épisode Je vais maintenant, pour terminer l'épisode, vous parler de quelques conseils pratiques pour prendre des décisions rapides et efficaces. Pour les décisions rapides et efficaces, il faut établir des critères clairs, que ce soit pour un projet professionnel, un projet dans le cadre de votre travail de chef de projet, ou bien même dans le cadre de votre carrière ou de votre vie personnelle. Établissez des critères clairs pour évaluer les options et prendre les décisions. Profitez de cette veille de rentrée justement pour revoir vos objectifs de l'année et en découler les critères. Vous pouvez utiliser pour cela la méthode des OKR et ensuite mettre en place une série de critères ou de KPI qui vous permettront de prendre des décisions plus efficacement. Par exemple, lors d'un projet, quand vous avez des fournisseurs, et bien vous pouvez définir des critères tels que la qualité, le prix, la fiabilité ou les délais de livraison. Par exemple aussi, si en cette fin d'année vous avez décidé de monter en compétence en gestion de projet et que s'offrent à vous différents types de certifications, vous pouvez établir une liste de critères comme le type de projet que vous gérez ou que vous souhaitez gérer, le domaine dans lequel vous souhaitez travailler, ou bien encore la facilité de passage de la certification. Je vous parle de toutes les certifications et de tous les critères qui peuvent vous amener à vous certifier dans l'une d'entre elles dans un épisode de Projetez-vous, je vous mets le lien en description. Il y a aussi une méthode pour prendre des décisions qui s'appelle la matrice de décision. Elle peut vous aider à évaluer les différentes approches possibles et résoudre un problème technique. Et puis, une autre méthode que je voudrais vraiment que vous appliquiez, celle-ci je l'étudie pendant plusieurs années et aujourd'hui, c'est celle qui me permet de prendre les meilleures décisions. Il s'agit de l'intuition. Faites confiance à votre intuition. Prenez vos décisions basées sur votre instinct et votre expérience. Faites confiance à votre intuition. surtout si vous avez déjà de l'expérience où vous avez fait face à des situations similaires. En effet, votre intuition est très forte et je pense qu'elle vous permet de prendre les bonnes décisions. Bien sûr, il ne faut pas confondre intuition et peur par exemple, ou bien envie de plaire à votre manager. Il faut vraiment écouter votre vous profond et prendre cette décision. On pense aujourd'hui que c'est du sentiment. mentalisme ou bien qu'il ne faut pas se fier à autre chose que les datas mais je pense que l'intuition est vraiment très puissant et appuyez vous sur vos datas mais fiez vous à votre intuition ça peut vous faire prendre de très bonnes décisions et c'est très efficace je pense que les plus grands leaders de ce monde font vraiment confiance à leur intuition et je pense que vous pouvez le faire vous aussi quel que soit votre expérience et votre expertise ou votre niveau ne pensez pas que vous êtes peu expérimenté pour faire confiance à votre intuition je pense que le plus tôt vous travaillez cette compétence et meilleures seront vos décisions tout au long de votre vie et de votre carrière il y a une dernière idée que je peux vous donner en tant que chef de projet vous avez une équipe et les membres de votre équipe tous une expertise différente, ont tous une intuition différente. Alors n'hésitez pas à utiliser des brainstorming, à impliquer votre équipe dans le processus de prise de décision. À plusieurs, vous prendrez de meilleures décisions. Bien sûr, c'est le rôle du chef de projet ou de leader de trancher, mais écouter les avis et les points de vue permettent de prendre de meilleures décisions. Et voilà, nous arrivons à la fin de cet épisode. J'espère que vous avez trouvé toutes ces informations sur la gestion du temps et des priorités utiles. Je pense qu'elles arrivent à point nommé avant ce dernier trimestre de l'année 2024, donc n'hésitez pas à revenir vers moi si vous avez besoin d'autres conseils concernant la gestion du temps ou de vos priorités. Nous avons vu dans cet épisode l'importance de gérer son temps et ses priorités. En effet, cela vous apporte une efficacité accrue, une réduction du stress, vous permet de préparer votre année 2025 sereinement et d'être sur les chapeaux de roue quand janvier arrivera et améliorera la qualité de votre travail ou de votre vie personnelle. Les techniques que je vous ai détaillées sont la méthode Pomodoro, la technique du time blocking, la règle des deux minutes ou encore la matrice d'Eisenhoff. Et puis en bonus, je vous ai rappelé que nous étions des humains et pas des machines et que nous avions le droit de souffler, de ne pas être réglé comme du papier à musique. C'est très important d'avoir cela en tête et de ne pas culpabiliser, pouvoir toujours être efficace. Nous avons ensuite vu les outils pour prioriser les tâches. Ça peut être des applications de gestion des tâches, des logiciels de gestion de projet ou encore des applications de prise de notes et des calendriers. Utilisez les outils qui vous permettent d'être le plus efficace et qui vous sont le plus facile à mettre en place. Pour ma part, je vous ai rappelé que j'utilisais Jira, Notion et iCalendar d'Apple et que ces trois outils, aujourd'hui, je ne pourrai pas m'en passer pour pouvoir gérer mon temps au mieux et... et faire les tâches dans le bon ordre. Et puis finalement, je vous ai donné quelques conseils pratiques pour prendre vos décisions de manière efficace et rapidement. Par exemple, définissez des critères clairs grâce à la méthode des OKR, utilisez des matrices de décision, ou encore, faites confiance à votre instinct. Je ne vous le rappellerai jamais assez. Et puis bien sûr, impliquez vos équipes. Plusieurs avis valent mieux qu'un. et d'autres perspectives peuvent apporter des éléments qui vous aideront à une meilleure prise de décision. Merci d'avoir écouté cet épisode. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les partager sur LinkedIn ou via mon site web. Votre feedback est précieux et m'aide à améliorer le contenu pour vous. Assurez-vous de vous abonner à Projetévo pour ne manquer aucun des prochains épisodes. Si cet épisode vous a plu, pensez à laisser une note et un avis sur votre page. plateforme d'écoute préférée. Je vous remercie d'avoir écouté Projetez-vous et à la semaine prochaine pour un nouvel épisode.
