Speaker #1Aujourd'hui je réponds à Andrea qui m'avait demandé quels sont les documents les plus importants à avoir en tant que directrice. Derrière cette question, il y a la question du cadre. Comment je peux outiller ma directrice pour qu'elle puisse accomplir sa mission ? Dans quel cadre ? Alors la semaine dernière, j'ai commencé à répondre à Andrea en détaillant d'abord le cadre juridique sur lequel je forme la directrice quand elle arrive. Le Code de la Santé Publique. Mais en réalité, avant son arrivée, j'ai déjà commencé à préparer le terrain pour la directrice, pour qu'elle soit outillée et qu'elle puisse travailler correctement. Alors pour préparer l'arrivée de la nouvelle directrice de la micro-crèche, je commence par ranger son bureau. Pour qu'elle puisse s'organiser, il faut qu'elle arrive dans un lieu propre et net. Et souvent, j'ai vu des bureaux de crèche hyper encombrés. On a des dizaines de classeurs, on ne sait plus trop ce qu'il y a dedans. Souvent, ça date d'une précédente équipe, ça s'entasse, ça prend la poussière. Tu trouves en général des tas de petits bazars aussi en tout genre, du petit matériel cassé, des pièces de puzzle perdues, ou des fournitures neuves mais que personne n'utilise, quelqu'un les a achetées mais en réalité elles ne servent pas. Nos placards de crèche en sont pleins, et je ne te parle même pas de la multiplication des affichages qui ne sont plus du tout à jour. Les murs débordent. Pourtant, c'est important d'y voir clair, sinon tout ce qu'on va mettre en place va se perdre sous un tas de paperasse. Alors avant que la directrice ne prenne le poste, Je prépare le bureau. N'oublie pas qu'un directeur de crèche, à la base, ce n'est pas un personnel administratif. C'est plutôt quelqu'un d'opérationnel qui veut travailler dans le social ou dans le soin. Donc ranger un bureau et organiser des classeurs, ce n'est pas forcément sa passion. Il faut l'aider. Dans le bureau, je vais préparer quatre types de matériel. D'abord, je commence par le plus simple, les fournitures. Donc le premier type de matériel, c'est les fournitures de bureau. Je prends un petit panier de fournitures diverses, agrafes, gommes, la recharge de la DIMO, des stylos, du scotch. Surtout que des choses basiques, c'est pas la peine de partir dans tous les sens, on n'a pas besoin de grand chose. Du papier pour l'imprimante ensuite, des enveloppes toutes simples, et puis la fameuse DIMO et la plastifieuse. Ça c'est le matériel de base du bureau de la direction de crèche. Ensuite la deuxième partie, c'est ce qu'il faut pour la maintenance. Dans le bureau, j'ai deux types de choses pour la maintenance. D'abord, une pochette avec les modes d'emploi et les garanties de tout ce qu'il y a dans la crèche. Bien sûr, il y en a qui ne vont pas servir très souvent. Par exemple, le mode d'emploi du micro-ondes. Bon, on n'en a pas besoin souvent. En général, on sait utiliser un micro-ondes. C'est tout bête, mais il y a par contre des matériels beaucoup plus compliqués. Par exemple, moi, j'ai souvent des VMC thermodynamiques dans une micro-crèche. Et ça, c'est un matériel qui n'est pas intuitif. Alors, parfois, on se retrouve devant la télécommande, on ne sait plus du tout ce qu'il faut faire. pour régler sa VMC. Tu pourrais d'ailleurs faire un petit résumé pour ce type de matériel sur une feuille à part que tu vas afficher dans le bureau de la direction. Comme ça, tu notes les boutons les plus fréquemment utilisés pour que la directrice sache tout de suite quoi faire avec sa VMC thermodynamique. Ça peut être super utile. Et le deuxième point pour la maintenance, c'est un petit panier avec des outils les plus simples pour pouvoir faire les petites choses du quotidien. Je ne te parle pas de réparer de la vaisselle, mais une petite visseuse Ikea. Et des petits accessoires pour revisser une chaise par exemple, qui est en train de bouger et sur laquelle l'équipe menace de se casser la figure. Ça c'est simple à faire et moi quand je passe sur mon établissement, je suis contente de trouver une petite visseuse ou un tournevis. Le troisième grand type de matériel, c'est tout ce qui est administratif et réglementaire. J'ai quatre catégories de matériel administratif et réglementaire. D'abord les classeurs, là c'est pareil, simple et efficace, j'ai pas besoin d'avoir 50 classeurs. J'ai un classeur famille. un classeur de protocoles, un classeur de procédures et un classeur pour les RH. Pour les familles, c'est essentiellement leurs contrats et les documents qui vont avec. Ensuite, le classeur des protocoles. Les protocoles, c'est réglementaire, beaucoup de médicales par exemple. Troisième classeur, c'est les procédures. Là, c'est la façon dont on travaille. C'est ce qu'on définit nous en interne comme process de travail. Par exemple, qu'est-ce que je fais quand j'ai une nouvelle famille qui arrive dans la crèche ? Dans ce classeur, il y a surtout les organisations de travail, toutes les décisions qu'on prend pour organiser l'accueil, le service, donc comment on traduit notre projet d'accueil, notre projet éducatif sur le terrain. Et enfin, le quatrième classeur, c'est le classeur RH, dans lequel j'ai les contrats de travail, les arrêts maladie, etc. Ensuite, dans l'administratif et réglementaire, j'ai un document très important, c'est le registre de sécurité. C'est un document obligatoire qui peut être soit sous forme de cahier ou soit de classeur et qui va être annoté par les intervenants. Par exemple, si j'ai un intervenant qui vient faire la vérification annuelle des extincteurs, il va annoter le registre de sécurité. Moi, ça me permet de suivre ce qui est fait dans la crèche et de pouvoir justifier que j'ai bien fait le nécessaire pour tout ce qui est sécurité dans ma crèche. Ensuite, troisième catégorie dans l'administratif et réglementaire, j'ai les boîtes d'archives. Les boîtes d'archives, là encore, parfois dans des crèches, je vois des dizaines de boîtes d'archives qui ne sont pas triées et qu'on entasse, alors qu'en réalité, il y a des délais de conservation. C'est-à-dire qu'il y a une périodicité pour chaque type de document. On n'est pas obligé de garder pendant des dizaines d'années les documents. Donc, il faut faire le tri. Tu choisis une date tous les ans pour trier chaque année tes boîtes d'archives et jeter ce qui n'est plus nécessaire de conserver, ce qui a dépassé la date de péremption. Moi, ce que je fais et ce que je te recommande, c'est que sur chaque boîte d'archives, tu notes quel type de document tu vas mettre dedans. Par exemple, je note ça, c'est la boîte d'archives pour les transmissions ou bien une boîte d'archives pour la traçabilité en cuisine. Et ensuite, je note le délai de conservation du document. Si tu veux avoir le détail, des délais pour chaque type de document, abonne-toi à la newsletter. Je mettrai tout ça dans la newsletter de cette semaine. Enfin, dans l'administratif et réglementaire, il y a aussi dans le bureau de la directrice le stock de médicaments, qui doit être sous clé. De toute façon, tu dois avoir un placard qui ferme sous clé, parce que tous ces documents, par exemple les contrats de travail ou les dossiers des familles, sont confidentiels et doivent être conservés sous clé. Le stock de médicaments, c'est dans le même placard, sous clé. Enfin, il y a un dernier type de matériel pour l'arrivée de la directrice, c'est que je prévois un ordinateur, un téléphone portable et une imprimante. Ça, ça va être des outils de travail quotidiens et pour qu'elle puisse vraiment avancer, ce serait bien qu'elle les ait dès qu'elle arrive. Pour conclure, je dirais que pour avoir les idées claires, c'est important de travailler dans un environnement simple et ordonné. Et je te parle d'expérience, ce n'est pas la personne qui arrive en poste qui va savoir ranger le bureau, quoi garder. Quoi jeter ? Elle n'osera jamais faire le tri et jeter des papiers qu'elle n'a pas elle-même mis dans les classeurs. Et elle ne saura pas vraiment ce qu'il y a dans son bureau. Donc moi, je prépare le terrain. C'est ça aussi bien accueillir un professionnel à la crèche. Voilà, c'est fini pour aujourd'hui. J'espère que cet épisode te sera utile. Je vais remettre tout ça avec plus de détails dans la newsletter de cette semaine. Je te glisse le lien dans les notes de l'épisode, n'hésite pas à t'abonner. A la semaine prochaine !
