Speaker #0Bonjour, c'est Amale Cosma. Vous voulez booster la qualité d'accueil dans votre micro-crèche en donnant des super pouvoirs à votre équipe ? Vous êtes au bon endroit. On va parler de la petite enfance comme vous n'en entendez jamais parler. Deuxième épisode sur les fonctions à la micro-crèche. Après le personnel de terrain, parlons des personnes qui interviennent autour de l'équipe d'accueil. Je fais intervenir quatre types de personnes. Premièrement la direction, deuxièmement le support pluridisciplinaire, c'est-à-dire le psychologue de crèche et le pédiatre. Troisièmement, l'agent d'entretien qui effectue une heure de ménage par jour en micro-crèche, le gros ménage, les sols et les sanitaires adultes principalement. Et quatrièmement, la maintenance. Je pourrais faire des épisodes entiers pour parler de chacun d'eux, mais aujourd'hui je vais me concentrer sur la fonction de direction. Qu'est-ce qu'elle inclut et qui l'occupe ? Qu'est-ce qui compose la fonction de direction ? C'est un ensemble de fonctions support qui gravitent autour de l'équipe d'accueil. Je les regroupe en deux grandes fonctions, le management et l'administration. Dans le management, on va d'abord... intégrer la personne, c'est-à-dire l'accueillir, la présenter, la former et effectuer son suivi jusqu'à la fin de sa période d'essai. On va aussi superviser. La supervision, pour rappel, c'est une relation dont le but est d'améliorer la compétence de la personne. Donc on apporte de la compétence, du savoir, on soutient et on fait des feedbacks, des retours pour que la personne puisse se réajuster. Troisièmement, on va contrôler les tâches, par exemple les pointages. Là, il s'agit de faire respecter le cadre. Quatrièmement, on va réunir, c'est-à-dire organiser des réunions ou des entretiens. Ça permet de donner des temps de parole. Cinquièmement, former, identifier les besoins de formation des personnes, les former en interne ou en externe. Et enfin, assurer des entretiens individuels. Le deuxième grand groupe de fonctions, c'est l'administration. Là, on met en place tout ce qui est nécessaire au travail de l'équipe. Il s'agit de planifier, donc faire des plannings et prévoir tout ce qui va se passer dans la journée. Préparer et imprimer les documents de section dont l'équipe a besoin. pendant son travail dans la journée, suivre des stocks, effectuer des commandes et réceptionner des commandes, prendre des rendez-vous avec les familles, les intervenants ou les prestataires. La direction doit aussi être présente lors des interventions extérieures, bien sûr. Il y a aussi la gestion des ressources humaines, c'est-à-dire recruter, réunir chaque mois les éléments de paye, émettre les payes, préparer un plan de formation et malheureusement parfois des procédures disciplinaires. Et enfin, dans l'administration, il y a la partie financière, c'est-à-dire la facturation, réunir les éléments de facturation. émettre les factures, effectuer le recouvrement des factures. Maintenant qu'on a vu ce qui compose la fonction de direction, la question c'est qui doit effectuer ces tâches et comment les répartir. Ça dépend un petit peu de la taille de la structure. Il peut y avoir différentes façons de s'organiser. Quand on est dans une très grosse crèche, souvent la directrice est totalement détachée du terrain et dédiée au management et à l'administration. C'est souvent parce que la crèche implique la présence de plusieurs cadres diplômés. Et la grande taille de la crèche permet aussi d'avoir des moyens financiers plus importants. Donc la personne peut être entièrement dédiée à la gestion. Et en plus, dans ces grandes crèches, historiquement, il peut y avoir une assistante administrative. Dans une petite crèche, notamment une micro-crèche, le responsable est un manager opérationnel. Il fait partie de l'équipe de terrain. Il a des fonctions complémentaires. Alors l'idée c'est quoi ? Généralement, le référent technique d'une micro-crèche peut se dégager une bonne heure par jour après son déjeuner. Et la question c'est comment mettre à profit cette heure de travail journalière ? La question que je me pose, c'est quelle est la valeur ajoutée ? que peut apporter ce professionnel. Moi, si je recrute un infirmier ou un éducateur de jeunes enfants, je considère que sa valeur ajoutée est clairement dans l'accueil, dans la qualité d'accueil, beaucoup plus que dans l'administratif. Alors, qu'est-ce que je mets en place ? Je sais qu'il y a toujours un gestionnaire qui travaille auprès de la direction, soit un entrepreneur solo, soit une équipe de siège. Ce gestionnaire est au service de son équipe de terrain. Ce qui est dommage, c'est que parfois on oublie cette réalité et on passe à côté d'une belle alliance. Alors, voilà ma recommandation. Comment bien utiliser le temps du référent technique ? Quelles sont mes attentes vis-à-vis de lui sur cette heure de travail journalière ? Du côté du management, en général, le référent technique de microcrèche a besoin d'un temps pour apprivoiser ses fonctions. Donc je vais lui demander d'effectuer le management, mais avec un support pendant plusieurs mois sur chaque point. Je vais effectuer par exemple les entretiens de recrutement avec lui, le temps qu'il se les approprie. Ensuite, pour les aspects administratifs, je vais lui demander de s'occuper de tout ce qui est en relation directe avec le terrain, parce que c'est lui qui a les informations et la maîtrise des données. J'éviterai par contre de lui demander tout ce qui peut être fait au siège par une personne plus qualifiée. Je me pose toujours la question de sa valeur ajoutée. Si je prends l'exemple de la facturation, c'est la directrice qui connaît les éléments de facturation, c'est-à-dire les présences des enfants, les absences, les dates d'adaptation qui ont été réellement effectuées. Donc elle les réunit et elle les transmet à la personne qui facture. En général, c'est soit en les notant dans un logiciel ou dans un tableau Excel. Par contre, facturer et relancer les familles, ce n'est pas une bonne idée. Ça va brouiller l'épice dans sa relation au public accueilli et ça va la déranger de son travail. On va perdre de sa valeur ajoutée. Dans le même esprit, si on prend l'exemple des payes, la directrice doit contrôler les éléments de paye, c'est-à-dire les pointages des salariés. Est-ce que leurs heures supplémentaires sont justifiées ? Mais en général, il vaut mieux faire une double vérification au siège par une personne qui peut analyser des données avec plus de distance. La personne qui s'occupe de ça va prendre en compte des données plus objectives, les présences des enfants, le taux d'encadrement qui sont notés sur les feuilles de pointage des familles. Cette personne au siège n'est pas mise en difficulté par sa relation opérationnelle avec les collègues. Donc dans cet exemple des payes, le directeur transmet les éléments à la personne au siège et la personne du siège émet les payes. Pour se projeter, sachez que quand le référent technique connaît bien son poste et le maîtrise quelques mois plus tard, il peut initier des projets plus spécifiques. Donc c'est très évolutif. Ce qui est important, c'est qu'il ait vraiment son heure de travail disponible et que ce soit régulier. Tout est dans la régularité. En conclusion, j'insiste sur le fait que la fonction de direction, à mon sens, mérite d'être occupée dans un esprit d'équipe, de partage et de soutien. Et ça dans les deux sens, c'est-à-dire le gestionnaire se met au service de son équipe, mais c'est aussi au directeur de savoir exprimer ses besoins, ses points forts et ses difficultés, et à quel moment il a besoin de soutien, sur quel dossier. Les personnes au siège ne peuvent pas deviner, alors exprimez-vous. Faites alliance, on a tous un intérêt commun. Et pour ceux qui n'ont pas écouté les épisodes dans l'ordre, c'est le sujet de l'épisode 2 du podcast. Écoutez-le ! Si vous avez aimé cet épisode, pensez à vous abonner à la newsletter et donnez-moi une note 5 étoiles pour soutenir ce projet. A bientôt !
