Speaker #0Bienvenue dans ce 39e épisode de Restate Your Mind. Aujourd'hui, parlons d'un moment incontournable dans notre vie professionnelle du XXIe siècle. L'entretien annuel. Ce fameux rendez-vous où on fait le point avec notre boss, où l'on parle d'objectifs, parfois d'axes d'amélioration, et qui, soyons honnêtes, finit souvent par être une formalité, ou pire, une corvée pour les deux parties. Parce que voilà, hormis peut-être une formation e-learning obligatoire de 30 minutes, Personne n'est vraiment accompagné pour en faire un rendez-vous puissant qui donne des ailes. Alors qu'à la base, c'est à cela que sert l'entretien annuel. Faire le point, établir une stratégie ensemble d'évolution à la fois pour le collaborateur, d'adaptation pour le manager et déployer ses ailes. Mais si vous êtes ici, c'est que vous êtes prêt ou prêtre à écouter ce podcast. C'est que justement vous voulez faire autrement. Alors ? Pour faire de ces entretiens annuels un véritable levier de progression, pour vous en tant que manager, pour vos équipes, pour qu'elles repartent au clair, reboostées, avec des objectifs clairs et une réelle envie d'avancer, je vous propose de partager avec vous comment justement préparer un entretien, qu'il soit efficace et impactant, comment aborder les sujets délicats sans tourner autour du pot, et surtout comment transformer ce moment privilégié en un moment d'échange et de progrès mutuel. Et comme toujours, je serais ravie d'avoir vos retours d'expérience et de bonnes pratiques pour continuer d'enrichir ensemble notre approche, nos pratiques managériques. Vous savez ce qu'on dit ? Une bonne préparation, c'est déjà 50% du travail fait. Et pour les entretiens annuels, c'est exactement pareil. C'est indispensable. Et mieux vaut décaler votre rendez-vous si vous n'avez pas le temps de le préparer que de le maintenir coûte que coûte. Pourquoi ? Parce que sans préparation, vous risquez de tomber dans deux écueils notables que je vois. Vous concentrez sur des détails anecdotiques ou à l'inverse, survolez l'échange sans importer de valeur. Ce qui fera de cet échange, de ce moment, un chat sans grand impact. Je sais, je vous vois venir. J'ai cette réponse souvent en session de coaching. Mais j'ai pas le temps de les préparer. C'est vrai, préparer ses entretiens annuels prend du temps, en moyenne entre 30 et 45 minutes par collaborateur, sans compter une bonne heure, voire parfois un peu plus, une bonne heure et demie avec chaque collaborateur pour le dérouler de l'entretien lui-même. Mais là encore, au lieu de vous dire que c'est en plus de ce que vous avez déjà à faire, faites-en une priorité, comme n'importe quel autre projet. et réservez-vous des créneaux de préparation et non le soir à la maison une fois les enfants couchés, si vous voyez ce que je veux dire. Parce que ces entretiens sont capitaux et c'est du temps investi, c'est de l'investissement dans vos équipes, dans votre management, dans vos pratiques managériales et faire en sorte que vos équipes grandissent, évoluent, soient de plus en plus autonomes, de plus en plus pertinentes et plus en plus créatrices de valeur. Je sais, c'est pas toujours évident, mais c'est comme ça que vous réussirez à créer du lien, mieux les connaître et donc mieux les comprendre, voir ce qui les motive, comment est-ce qu'ils fonctionnent, comment est-ce qu'ils ont vécu l'année. Parce que oui, vous l'avez vécu d'une certaine manière, mais peut-être que l'ont vécu différemment. Et à quoi sont-ils sensibles ou non ? Justement, au travers de cette rétrospective de l'année, c'est aussi le moment de cap... Adapter leur sensibilité pour vous adapter à ce qui les drive, ce qui leur donne envie de se dépasser ou au contraire, ce qui les draine de leur énergie. Et puis en plus, cela vous permettra de prendre le pouls général de vos équipes. Est-ce qu'elles sont toujours motivées ? Est-ce qu'elles sont toujours alignées ? Avec la stratégie d'entreprise, concrètement, factuellement, au day-to-day, ça peut aussi être l'occasion de récupérer tout un tas d'informations qui vont vous permettre d'arbitrer sur des nouveaux projets en disant bon, ça on continue, ça on arrête, ça, ça n'a plus de sens, ça par contre, on ne lâche pas Et ça, c'est un travail que vous pouvez faire ensemble, justement, à l'occasion de ces entretiens. Ces moments, vous l'aurez compris, pour moi, je trouve qu'ils sont bien plus précieux que... ce qu'on veut bien leur accorder comme importance aujourd'hui. Alors ne les sous-estimez pas, et puis faites-en un moment de simplicité et convivialité. Je vous donne un contre-exemple qui, je suis sûre, va vous parler et vous illustrer ou vous remémorer peut-être certaines choses que vous avez vécues. Imaginez un instant... Pierre, responsable d'une équipe d'une dizaine de personnes. Il a prévu ses entretiens, c'est prévu la semaine prochaine. Sauf qu'il n'a pas pu le tromper de se poser sur le bilan global de son année, de l'année de ses équipes et de ses collaborateurs ou collaboratrices. Résultat, il arrive à chaque entretien avec du flou. Des idées floues et des phrases bateau comme globalement ça va mais il faut que tu sois plus proactive ou plus proactif Continue comme ça mais fais attention à améliorer ta communication. Ok, super. Et voilà son équipe qui repart avec du vide et des banalités. Aucune personnalisation, aucune action concrète, aucun levier précis d'évolution. Car oui, vos collaborateurs vont profiter de ces moments d'entretien annuel pour vous partager certaines infos et parfois aussi un peu plus perso lorsqu'ils ou elles vont se rendre compte que ce sont les mêmes retours pour tout le monde. Mettez-vous à leur place un instant. Que penseriez-vous, vous, si vous vous rendiez compte que votre boss, en fait, dit la même chose à tous vos collègues autour de vous ? Pas certaine que ça crée beaucoup de liens, beaucoup de respect, beaucoup d'empathie, beaucoup d'envie de collaborer avec ce genre de personnes. Et autre point, s'il n'y a pas d'objectif clair, pas de piste d'amélioration, il n'y aura pas de changement. Ou alors, s'il y aura des changements, mais qui n'iront pas forcément dans la direction que vous vous attendez, en tout cas sur le point de vue professionnel. Ce que Pierre aurait pu faire différemment ici, par exemple, c'est loin d'être une liste exotique, mais il aurait pu réfléchir à juste deux ou trois contributions majeures de chaque personne. Trois choses notables qui se sont déroulées l'année qui vient de passer. Identifier un ou deux blocages aussi qu'il a observés lui-même. Et noter un. message principal à transmettre pour chacun de ses collaborateurs, pour chacune de ses collaboratrices. Encore une fois, l'entretien annuel est un moment privilégié avec chaque membre de votre équipe, de partage pour eux, mais aussi pour vous. Ça va dans les deux sens. C'est un moment qui vous permet d'évaluer les réussites, les défis, les progrès réalisés au cours d'année, mais aussi, vous, de décrypter tous ces signaux faibles que l'on n'a pas toujours le temps de décrypter lorsqu'on est dans le quotidien et dans les urgences. clientèle, perpétuelle. Cet entretien annuel, il offre un cadre pour définir ou redéfinir les objectifs, faire en sorte qu'ils soient bien clairs, s'assurer que tout le monde est bien aligné, tout en identifiant les ressources nécessaires pour les atteindre. Parce que c'est à cette occasion-là aussi qu'on peut très vite se rendre compte que les objectifs sont inatteignables. On n'a pas les ressources, on n'a pas le temps. On n'a pas les moyens pour en faire de vraies réussites. Et dans ce cas-là, ça vous permettra, vous aussi, d'arbitrer, encore une fois, dans l'ordre des priorités. Ce que l'on garde ou ce que l'on gère. Ce moment d'échange est aussi un moment vraiment très important, très précieux, pour renforcer la confiance mutuelle entre les deux parties. Partager des feedbacks constructifs et ajustés. ces attentes mutuelles pour améliorer votre collaboration, améliorer votre alignement. Quand bien même, alignement ne veut pas forcément dire être d'accord sur tout, tout le temps. Soyons francs, la hantise des entretiens annuels, au-delà du temps que cela prend concrètement, c'est aussi principalement lorsqu'il y a eu au cours de l'année, des achoppements, des frictions, des désalignements, voire des recadrages. Dans ce cas-là, les entretiens annuels prennent une autre tournure et peuvent surtout tourner au cauchemar, pour vous, manager, mais aussi pour le collaborateur ou la collaboratrice. Alors, pour éviter de venir à cet entretien avec le couteau entre les dents, éviter de ressortir les dossiers de l'année qui se sont plus ou moins ou moins bien passés, prenez vraiment le temps de les préparer. Les entretiens ne sont pas le lieu. pour signaler un comportement inadapté ou des résultats insuffisants qui n'auraient pas été signalés avant. Lorsqu'il y a décalage, comportement inapproprié ou non atteinte des objectifs ou recadrage à faire, ils doivent être faits en temps réel. Et donc, comment aborder ces désalignements lors de l'entretien, car bien évidemment, il n'est pas non plus question de les mettre sous le tapis, et rester surtout factuel et neutre. C'est vraiment mon meilleur conseil. Et c'est arrivé. dans cet entretien le plus neutre et le plus factuel possible. Ne pas tourner autour du pot, ne pas éviter ce sujet. Ça s'est passé. En revanche, vous ne pouvez pas revenir dessus. Normalement, vous avez déjà évoqué le sujet, cadré le sujet et il y a des actions qui ont dû être mises en place. Donc, restez sur cette lignée-là. Surtout, c'est très important. Je sais que pour certains et certaines d'entre vous, c'est compliqué de faire un feedback constructif. Je vous invite d'ailleurs à réécouter l'épisode numéro 10 qui est dédié au feedback, ce que personnellement j'aurais aimé savoir plus tôt sur les feedbacks et comment gérer ces feedbacks. Je sais que ce n'est pas toujours évident, parce que vous pouvez avoir pleurs de blessés. Il y a énormément de biais cognitifs qui se mettent en action lorsque vous avez des feedbacks. Comment est-ce que la personne va le prendre ? Que va-t-il penser de moi ? Que va-t-elle penser de moi ? Qu'est-ce qu'elle va dire aux autres collaborateurs ? Etc. Et ça peut venir activer certains comportements, certaines réactions en vous, dont la plupart du temps, vous n'êtes pas forcément ultra fiers en plus. Mais voilà, c'est pas... Toujours très confortable, c'est ok. Mais rappelez-vous que vous n'êtes pas à la place de votre collaborateur ou de votre collaboratrice et que vous ne pouvez pas contrôler ses pensées et encore moins ses émotions dans ces cas-là. Donc plus vous resterez neutre et factuel, et mieux cela se passera pour la personne en face de vous de réceptionner cette information pas forcément positive. Vous, vous êtes là pour remplir une mission avec toute votre humanité, respect et bienveillance. Tout comme la personne en face de vous aussi. Ce n'est d'ailleurs pas vous en tant que personne qui serez vidé si jamais il y a des retours de l'argumentation ou ce genre de choses, mais bien le rôle que vous incarnez dans cette entreprise pour la personne en face de vous. Et là, je pense que c'est important de vous remémorer ça. Lorsque vous arrivez en entretien et que vous avez un entretien drivé, vous incarnez un rôle, vous endossez un costume. Ce n'est pas vous en tant que personne, forcément. qui est visée si jamais il y a argumentation durant l'entretien. Donc, arrivez avec les aimants le plus factuel possible, vous un état d'esprit neutre, et responsabilisez votre collaborateur ou votre collaboratrice sans accuser. Avec des questions ouvertes comme comment vois-tu la contribution à cette situation ? Comment pourrais-tu ajuster pour la prochaine fois ? Comment tu vois les choses ? Des questions ouvertes qui vous amènent à réfléchir ensemble. Et pas à imposer. L'objectif dans ces entretiens, vraiment, ce n'est pas de savoir qui a eu raison ou a tort, qui a la meilleure idée ou le meilleur plan d'action. Évitez d'entrer dans ce genre de petits jeux, ça n'apportera rien de constructif. Mais restez à l'écoute plutôt. Et soyez dans la projection, pas dans les excuses, ni pour vous, ni pour votre collaborateur, mais vraiment dans la projection, dans le futur, dans comment est-ce qu'on peut faire en sorte que ça marche ensemble. mieux. Et enfin, passez rapidement à l'action. Dans l'entretien, prévoyez très vite de passer à l'action avec des phrases du type bon ok, quelles solutions proposes-tu pour éviter ce genre de blocage à l'avenir ? Comment toi tu vois les choses ? Je vous partage un exemple concret pour illustrer un petit peu tout ce que je viens de dire et surtout un exemple concret de communication assez inefficace. Imaginons que l'un de vos collaborateurs, Paul, a tendance à ne pas informer les autres membres de l'équipe des changements de planée. Cela crée de la tension entre les membres de l'équipe, forcément. Plutôt que de pointer du doigt ces manquements, je vous invite vraiment à orienter votre retour plutôt de cette manière-là. Paul, j'ai remarqué que certaines informations importantes ne passent pas bien sur le projet Antel. Ça a généré pas mal de stress sur l'équipe. Je vais avoir besoin de ton aide. pour que l'information circule mieux. J'ai vraiment besoin que ça soit beaucoup plus fluide pour l'équipe et d'enlever cette charge de stress. Comment est-ce que toi, tu vois les choses ? Comment est-ce que t'aimerais que ça se passe toi de ton côté ? Vous laissez ouvert. La personne va réfléchir et va venir vous proposer quelque chose. Préparez vos mots. Une phrase bien formulée peut désamorcer beaucoup de tensions. Les mots ont du poids, les mots ont des significations. Donc c'est en ça que je vous dis que les entretiens sont vraiment importants à préparer, aussi pour ça, pour choisir les bons mots. Ce que je vois malheureusement aussi très fréquemment, ou ce que j'ai pu avoir ma même comme entretien, c'est un long, très long monologue de mon N plus 1. L'entretien annuel n'est pas un monologue du boss. C'est un moment d'échange. Et qui dit moment d'échange, dit ouverture. Question ouverte. Écoute active, donc écoute active sans coup de pied la parole, et silence de votre côté. Tournez cette fois votre langue dans votre bouche avant de parler. Retenez-vous s'il le faut. L'objectif ici n'est pas d'avoir le dernier mot. L'objectif ici est d'ouvrir un espace, de laisser de la place et privilégier encore une fois la discussion, la construction. Je vous propose quatre questions à garder sous le coude qui peuvent servir. en quasiment toutes circonstances. Quels moments ont été les plus satisfaisants pour toi cette année ? Quelles difficultés as-tu rencontrées ? Comment vois-tu les choses pour l'année à venir ? Quels sont les objectifs que tu vois pour toi sur l'année à venir ? En fait, ici, c'est quatre questions. Elles vont à la fois vous donner beaucoup d'informations sur ce qui s'est passé, comment la personne l'a vécu, a vécu les moments de l'année, les difficultés qu'elle a vraiment dû traverser et que vous n'avez pas forcément perçues de votre côté, et comment est-ce qu'elle se projette dans l'année à venir. Et là, si vous êtes bien à l'écoute, entre comment est-ce qu'elle se projette dans l'année à venir, quels sont ses objectifs, vous allez pouvoir comprendre si elle est vraiment... alignée avec vos objectifs, si elle a bien compris les enjeux d'entreprise et si elle est suffisamment motivée dans l'énergie et dans un bon feeling pour rester alignée avec l'entreprise ou si elle est là juste parce que elle est là mais qu'elle est au bout du rouleau. Ce qui est intéressant aussi à faire durant les entretiens annuels, c'est de repositionner vos équipes en position d'action, de décisionnaire. Demandez un retour sur votre management, de quoi ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs, pour continuer de performer, pour continuer d'avancer et d'accepter les potentiels feedbacks avec neutralité aussi. Pour enclencher ce type d'échange, vous pouvez poser d'autres questions, du type, y a-t-il quelque chose que je pourrais ajuster de mon côté pour mieux se soutenir ? Ou alors, est-ce que tu ressens un blocage dans la façon dont je communique ou je délègue ? Vous pouvez aussi rebondir sur le feedback, parce qu'il va vous falloir accueillir la réponse que vous allez avoir en face de vous, qui peut peut-être vous heurter, mais pareil, restez neutre. C'est un feedback, c'est une vision des choses, c'est un cadeau pour vous aussi, continuez de grandir. Et typiquement, en fonction des retours que vous allez avoir, vous pouvez les rendre... concret et actionnable. Si vous avez arrivé à arriver et à maintenir durant l'entretien cette neutralité, ce côté factuel, vous pouvez rebondir et typiquement poser des questions pour continuer de construire. Exemple, tu dis que tu manques d'autonomie. Peux-tu préciser dans quel aspect du travail tu souhaiterais plus de latitude que je puisse moi bien comprendre ce que tu attends ? Prenez des notes pendant l'entretien. 1. Cela montre que vous prenez le feedback au sérieux. Et deux, cela vous permettra de revenir dessus et d'agir avec, encore une fois, plus de détachement, plus de recul que de réagir à chaud. Enfin, un entretien annuel qui se termine sans plan d'action concret, c'est comme une réunion qui n'aboutit à rien. Frustrant et inefficace. La clé pour couturer cet échange, c'est de repartir avec des objectifs clairs et une vision alignée entre vous et votre équipe. Voici ce que j'avais pris l'habitude de mettre en place avec mes équipes. Avant de conclure, je prenais toujours un moment pour récapituler les réussites principales de l'année, écoulées mais avec des exemples concrets. Cette année, tu as vraiment assuré sur tel et tel projet ou avec tel et tel client. J'ai bien vu l'évolution sur telle chose qui t'angoissait et que tu as pris à bras le corps, donc qui t'a permis de développer telle compétence, telle connaissance, ce genre de choses. Je reprenais ensuite les actes d'amélioration. On a dit que... Tu souhaitais travailler sur ce point-là et que l'on allait y travailler ensemble. Ça permet de fixer quelques mots et quelques points vraiment très précis. Et enfin, je finissais par nos objectifs. Donc je rappelais les objectifs prioritaires de l'année avec deux, trois objectifs ultra précis. Donc trois points, vous voyez ? Les réussites, les axes de progression et la liste des objectifs prioritaires que l'on avait déviés. Ça peut sembler basique. mais ce résumé agit comme un miroir permettant à votre équipe, à vos collaborateurs et vos collaboratrices de se projeter et de valider la bonne compréhension de ces enjeux. C'est aussi une façon d'apporter de la structure à l'échange pour que l'on revienne à du concret toujours et encore et de l'actionnable. En revanche ici j'ai un petit point d'alerte et soyez vigilants. L'entretien n'a pas pour vocation de fixer des objectifs sur le principe de fixer des objectifs. Surtout si vous avez des seniors dans vos équipes, orientez-les plutôt. vers de la captation de nouvelles connaissances, qui apportent un éclairage nouveau dans votre stratégie et en interne dans l'entreprise, sur la connaissance du marché. Encouragez-les à faire des prises de parole, des conférences, des tables rondes ou autres, plutôt que juste de la production pour la production. Plus vous allez avoir des seniors et plus il faudra vous adapter. Un autre point qui me semble important de vous rappeler, c'est que les entretiens annuels, c'est une fois par an, mais qu'il est extrêmement important aussi d'assurer un suivi dans la durée. Un entretien annuel ne doit pas être un rendez-vous unique et isolé. Pour que les axes d'évolution ne se perdent pas dans le quotidien, planifiez des moments de suivi. Soit dans vos one-one récurrents, où vous rencontrez régulièrement vos collabs, soit dans un point dédié, vraiment, à ce sujet-là. L'idée est de montrer que c'est suivi, et que ce n'est pas seulement. de la responsabilité du collaborateur, mais un engagement mutuel. Oui, oui, vous aussi en tant que manager, car un entretien réussi implique aussi que vous, en tant que manager, vous vous engagez à apporter un soutien concret. Cela montre que vous êtes pleinement impliqué dans la progression de votre collaborateur ou de votre collaboratrice. Je vous partage un exemple d'objectif partagé. Nous avons défini ensemble que ton objectif est d'augmenter ta capacité à déléguer. efficacement ou rendre plus visible les réalisations de ton département, prévoyons un point dans un mois ou dans deux mois dédié pour voir ce que les actions mises en place donnent. De mon côté, je vais libérer 20% du temps de telle personne pour t'aider à gérer la communication en interne. Vous voyez ? Toi, je te demande ceci, et moi, en contrepartie, je vais aussi t'aider à y aller. Enfin, avant de clore l'entretien, prenez un instant pour appeler. tout ce que votre collaborateur ou collaboratrice a apporté à l'entreprise. Et pas seulement sur la réalisation de la production. Il y a parfois des membres des équipes que l'on voit moins, que l'on entend moins, mais qui ont un savoir-être, une espèce d'énergie rayonnante qui fluidifie énormément les interactions dans les équipes. Ces personnes qui ont l'art et la manière d'amener le sourire même dans les réunions les plus tendues. Donc, insistez sur ces points-là. Insistez aussi sur votre confiance dans sa capacité à progresser et à continuer au sein de l'équipe d'apporter cette valeur-là ou d'apporter les valeurs que votre collaborateur ou votre collaboratrice a apporté tout au long de l'année. L'entretien annuel n'est pas seulement un moment d'évaluation, mais c'est aussi une opportunité de construire ensemble. Et c'est ce que vous rappelez ici, en fait, dans cette phrase de clôture. Je sais que cela peut vous faire sourire, mais 1. Nous avons tous besoin de reconnaissance et de cette validation. Et de deux, cela ne coûte rien et donne beaucoup d'énergie à la personne en face de vous. Alors ne vous forcez pas non plus, ça ne sert à rien et cela se sent. Croyez-moi, j'avais un boss qui était tellement dans la culture du toujours plus que même les rares fois où il remerciait les équipes, cela sonnait faux. Et cela sonnait tellement faux que c'était contre-productif. Ne vous forcez pas, mais en tout cas, essayez, vraiment. En résumé, pitié, arrêtons de voir les entretiens annuels comme une corvée. Ils peuvent être un véritable moment privilégié de rétrospective, d'échange, de réalignement et de co-construction. À condition d'être bien préparé, d'être direct et constructif. Et surtout dans la neutralité. Il n'est pas question ici de chercher qui a refait l'histoire, qui a eu raison ou pas, ou qui aura raison ou pas demain. Alors prenez le temps, préparez avec intention vos entretiens pour vous et pour vos équipes. Soyez clair, sans détour ni détour inutile, finissez avec des engagements concrets. Et conseil de coach, avant chaque entretien, prenez quelques instants pour respirer, faire le vide, vous recentrer sur l'instant, sur la personne que vous allez rencontrer, et ne pas vous faire polluer par tous les derniers détails de l'opérationnel qui ne manqueront pas d'arriver, même à la dernière minute. J'espère que cet épisode vous aura un peu réconcilié avec les entretiens annuels, que vous soyez du côté leader, manager, à faire passer ces entretiens, ou du côté manager. j'espère qu'il vous permettra de créer un espace de discussion et moi je vous dis à la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Reset Your Mind n'hésitez pas d'ailleurs à partager cet épisode avec d'autres managers ou d'autres collègues qui pourraient en avoir besoin et si vous voulez aller encore plus loin dans votre leadership ou dans vos pratiques managériales vous pouvez me joindre à contact.resetyourmind.fr Peace J'ai besoin de vous. Si cet épisode a fait écho en vous, vous pouvez prendre 5 minutes pour le noter ou le commenter. Vos avis et votre soutien sont extrêmement importants et bien plus puissants qu'une publicité dans le métro. Vous m'aidez ainsi à faire connaître le travail de Reset Your Mind au plus grand nombre et à agir concrètement pour faire changer notre monde professionnel.
