Speaker #0Bonjour à toutes et à tous. Aujourd'hui, on parle de temps. On parle de ton temps. De celui que tu n'as jamais assez. De celui qui file entre les réunions, les imprévus et les urgences. On parle de ces fins de journée dans lesquelles tu te dis « mais qu'est-ce que j'ai fait aujourd'hui ? » De ces journées pour lesquelles tu as l'impression de ne pas avoir été à la hauteur et de ne pas avoir réalisé les tâches que tu t'étais fixées le matin même. Et surtout, on va voir comment reprendre le contrôle. Grâce à quelques outils puissants et simples d'utilisation. Bonjour à toutes et à tous, je m'appelle Camille et je vous partage toutes les quinzaines des apprentissages et pratiques pour devenir un ou une meilleure manager et créer le monde de l'entreprise de demain plus humain, plus libre et plus efficace. Accrochez-vous, c'est parti ! Clarifié ! Bon, soyons honnêtes, ce n'est pas qu'on n'a pas le temps. c'est qu'on ne sait pas quoi faire en priorité. C'est que tout nous semble urgent et en fait rien ne l'est vraiment. La conséquence de ça c'est qu'on réagit, on ne pilote pas, on s'éparpille, on finit sa journée en se demandant « mais j'ai fait quoi aujourd'hui ? » . La solution ça commence par une chose, clarifier. Pour ça il y a un outil génial qui a été inventé par un président américain qui s'appelle la matrice d'Eisenhower. L'idée est de faire le tri entre l'urgent et l'important. Pour ça, tu vas tracer une grille de 4 cases avec 2 axes, urgent et pas urgent, important et pas important. Tu obtiens 4 types de tâches, donc les tâches qui sont urgentes et importantes. Ces tâches sont à faire tout de suite. Gérer une crise, boucler une deadline qui est critique. Tu as aussi les tâches qui sont importantes mais pas urgentes. Pour cela, il faut les planifier. Former un collaborateur, préparer ta vision d'équipe à plusieurs mois. Ensuite, tu as les tâches urgentes mais pas importantes. Ce qui est intéressant avec ces tâches, c'est que si elles ne sont pas importantes pour toi, elles le sont probablement pour quelqu'un d'autre. Donc tu peux déléguer cette tâche, tu peux faire valider un document, tu peux répondre à un message non stratégique par exemple. Et enfin, vous avez les tâches ni urgentes ni importantes. Et pour ces tâches, le plus simple est de les supprimer. Par exemple, scroller LinkedIn sans but, répondre à tous les emails juste au cas où. L'idée, c'est vraiment de passer le plus de temps dans la case important mais pas urgent. Pourquoi ? Parce que c'est ici que tu construis l'avenir. C'est ici que tu prends de vraies décisions. Le petit exercice que je te propose là, c'est de prendre une feuille de papier et de prendre 10 minutes pour lister toutes les tâches qui te prennent la tête cette semaine. Toutes les tâches que tu te dis « Ah, ce serait bien que je le fasse cette semaine. » Et tu les places dans la matrice d'Azanova. Important, pas important, urgent, pas urgent. Ensuite, pour chacune de ces tâches, tu vas caler du temps. dans ton agenda. Ce qui nous amène au deuxième outil qui est le time blocking. Le time blocking. Bon, une fois que tu as identifié toutes ces tâches et ce qui est vraiment important pour toi, tu dois t'assurer de pouvoir le faire. Et pour pouvoir le faire, le plus simple est de bloquer du temps. c'est de protéger ton temps afin de réaliser les tâches qui sont les plus importantes. Concrètement, comment tu le fais ? Tu ouvres ton agenda et tu te bloques des créneaux. Tu réfléchis sur chacune de tes tâches, combien de temps tu aurais besoin pour qu'elles avancent, voire même comment est-ce que tu peux les découper afin déjà d'avoir au bout d'un créneau un résultat utile. Donc tu bloques dans ton agenda des créneaux focus pour un projet stratégique, des moments récurrents avec les one-one de ton équipe, et du temps pour ne rien faire, se reposer, penser, respirer. Car on sait aussi que c'est dans ces phases de repos que ton cerveau permet de connecter les idées, de trouver les solutions innovantes. Du coup, quand tu auras une nouvelle tâche, ce n'est plus « je verrai quand j'ai le temps » , c'est « je vais créer le temps pour ce qui est vraiment important » . Il est aussi important de prendre en compte ton énergie et ton habitude. Si tu es plus concentré les matins, prends les sujets complexes le matin, cale ton agenda comme cela. Si tu enchaînes les réunions, essaye de caler 15 minutes entre deux. Essaye de réduire une réunion d'une heure en une demi-heure et tu verras que souvent les outputs sont les mêmes. Ça te fera une demi-heure de gagné pour toi. Du coup, si on revient à notre exercice, tu as listé toutes tes tâches dans ton tableau. Maintenant, tu vas voir les catégoriser. Quelles sont les tâches qui sont de type stratégique, complexes, dans lesquelles tu vas avoir du temps dédié ? Donc cale des créneaux dans ton agenda pour cela. Si tu as tendance à avoir le faux mot « fear of missing out » ou tu as peur de rater des emails, des Teams, Commence par te caler un créneau dédié pour ça. Il vaut mieux que tu te cales 15 minutes deux fois par jour que de sans arrêt être interrompu par le pop-up de tes emails. D'ailleurs, tu n'as pas encore désactivé tes notifications ? Fais-le tout de suite. Tu t'inquiètes que les gens sauront te trouver si jamais il y a une urgence et s'ils ont besoin de tout. Si tu as peur quand même de rater une information, explique à tes collaborateurs que tu te mets en mode focus ou que tu n'as désactivé tes notifications afin de te concentrer sur le travail qui est important. et que s'ils ont besoin de te contacter, ils peuvent t'envoyer un email en urgent ou un message dans Teams avec un libellé particulier par exemple. Dans ton agenda, tu peux aussi catégoriser les topiques. Tu pourrais, sur chacune des réunions ou des points ou même des tâches que tu as mis dans ta liste, tu peux les catégoriser avec différentes couleurs, différentes couleurs de post-it. Tu peux les catégoriser selon trois axes, la stratégie, l'opérationnel et le relationnel. Il est important de prendre du temps pour les trois. Si tu es que dans l'opérationnel, tu auras du mal à définir ta vision, à emmener ton équipe avec toi. Si tu es que dans le relationnel, il est aussi important d'avoir de l'opérationnel, d'aider les équipes à avancer et de résoudre les problématiques. Le fait d'identifier tes tâches parmi ces trois catégories va t'aider à te rendre compte si tu agis bien sur les trois axes. Les pièges et astuces Excuse. Bon, les pièges sont un peu évidents, c'est de remplir ton agenda comme une to-do list. Le time blocking ne doit pas être une prison, c'est vraiment un espace que tu dédies pour les tâches les plus importantes. Tu dois garder du temps flexible, du temps disponible déjà pour tes équipes, et aussi pour gérer l'imprévu, pour gérer l'urgence, pour ne pas te laisser embarquer dans le « ce que j'ai planifié, est-ce que je dois faire ? » Tous les matins, tu peux te poser la question « qu'est-ce que j'ai planifié aujourd'hui ? Est-ce que ça fait sens ? Est-ce qu'il n'y a pas quelque chose de plus important ? » Est-ce qu'il n'y a pas une tâche qui aurait plus de valeur que je peux réaliser aujourd'hui ? Le deuxième point, c'est de confondre activité et efficacité. Donc, ce n'est pas parce que tu travailles sur une tâche, ce n'est pas parce que tu avances sur une tâche que tu produis de la valeur. Il y a des tâches pour lesquelles tu vas devoir travailler moins pour produire de la valeur et des tâches pour lesquelles il va falloir travailler très longtemps pour produire de la valeur. Ce n'est pas parce que tu travailles sur plein de choses en parallèle, du coup, que tu fais avancer les bonnes. C'est pour ça que tous les matins, moi, ce que je fais, c'est que je prends ma liste de tâches. et je les traite par ordre de valeur, de priorité, de ROI, de valeur sur le temps investi. Et j'essaye de terminer le plus de tâches possibles importantes dans ma journée. Un autre piège, c'est de sauter d'un sujet à l'autre. Tu commences à faire 20 minutes d'une tâche, puis 20 minutes d'une autre, on sait qu'à chaque fois que tu changes d'une tâche à une autre, tu as besoin d'à peu près 15-20 minutes pour te remettre vraiment dans le contexte et réatteindre ton état qu'on appelle de fluidité. Donc pour ça, il faut que tu essaies de faire du batching. Il faut que tu regroupes tes tâches similaires. Est-ce que tu as des mails à faire ? Mets-toi un créneau pour gérer tes mails. Mets-toi un créneau pour gérer tes Teams. Mets-toi un créneau pour gérer tes appels dans des blocs dédiés, dans lesquels tu les enchaînes, et ça te permettra d'être plus efficace sur une typologie de tâches. Dernier piège, c'est quand c'est ta to-do list qui te dirige et pas l'inverse. Les to-do list, c'est vraiment bien, ça te permet de lister toutes les tâches. qui sont à faire, mais elles se viennent souvent trop longues, et puis jamais terminées. Combien d'items tu as dans ta to-do list que tu ne feras jamais ? Il y a une solution pour ça, j'en ferai peut-être un épisode dédié sur le bullet journal, et notamment le bullet journal adapté au travail, qui te permet d'organiser la liste des tâches, et d'avoir un mécanisme qui te permet d'enlever les tâches quand elles ne sont plus importantes. La conclusion. Bon, il n'y a plus qu'à. C'est-à-dire que maintenant, tu as l'exercice, tu prends ta liste des tâches, tu crées ta matrice d'Eisenhower, ça va te permettre de décider quoi faire. Tu vas essayer de caler ton temps dans ton calendrier afin de te focus sur les tâches qui sont vraiment importantes. Tu vas les catégoriser pour être sûr que tu équilibres bien le stratégique opérationnel et le relationnel. Ta mission cette semaine, c'est d'essayer d'appliquer ces outils. Test et ajuste, ça va te prendre 10 minutes au début et puis 2-3 minutes par jour. Et tu verras que tu auras déjà le sentiment à la fin de cette semaine d'avoir accompli plus que la semaine dernière. Si cet épisode t'a été utile, pense à t'abonner, partage autour de toi et laisse-moi une note ou un petit mot sur rym.com ou directement sur LinkedIn. Et je te dis à très vite dans Rock Your Management pour un nouvel outil et une nouvelle pratique. D'ici là, prenez soin de vous et de votre équipe.
