Transcription

• Speaker #0

  Eh bien, bonjour à toutes et à tous. Aujourd'hui, j'ai le plaisir de partager cet espace de podcast Rock Your Management avec un ami avec qui j'ai beaucoup expérimenté dans le domaine du management et de la facilitation. Bonjour Stéphane, comment tu vas ?

• Speaker #1

  Salut Camille, ça va super bien.

• Speaker #0

  Peut-être qu'avant de commencer le sujet, je me dis que les auditeurs aimeraient en savoir un peu plus sur toi. Que peux-tu nous raconter sur ce qui te compose, ce qui t'anime dans ce domaine ?

• Speaker #1

  Vaste question. J'ai... adoré changer de posture vis-à-vis de mes clients tout d'abord, de découvrir plein de choses nouvelles. Et puis, une fois ce temps passé, j'ai eu envie de basculer et de me rapprocher des personnes avec lesquelles je travaillais. Et c'est dans ce contexte-là que je suis passé plutôt coach. Ce qui m'anime du coup, c'est de pouvoir discuter avec les gens, avec les managers, avec d'autres coachs, et d'arriver à construire quelque chose de mieux dans le domaine professionnel.

• Speaker #0

  J'adore. Merci beaucoup pour ce partage. Bon, attachons nos ceintures. Le sujet que je propose de traiter aujourd'hui, c'est l'animation de réunion. Il y a quelque temps, tu m'as présenté un outil qui s'appelle les rôles délégués que maintenant nous utilisons quasiment quotidiennement dans nos réunions. Est-ce que déjà tu peux nous expliquer ce que c'est et d'où ça vient ?

• Speaker #1

  Ça vient tout d'abord de mon manager de l'époque, quand je lui expliquais que je n'avais plus suffisamment d'énergie pour animer toutes les rétros que je devais faire. Et elle me dit, je viens de lire quelque chose de nouveau, ça s'appelle les rôles délégués et ça vient d'Alain Cardon. En cinq minutes, juste avant que je démarre ma rétro d'après, elle me donne cinq rôles. Et j'ai commencé comme ça. Ok,

• Speaker #0

  donc j'ai envie de te dire, mais quels sont ces différents rôles ?

• Speaker #1

  Le premier rôle qu'elle m'a donné, c'est l'intentionneur. Alors, c'est la personne qui va être là et qui va nous rappeler pourquoi est-ce qu'on est là. Quel est le but de la réunion ? Quand on va se retrouver tous ensemble dans une salle, on vient pour un objectif commun, souvent qui répond à une invitation. Généralement, cette personne-là est toute trouvée. C'est l'intentionneur, celui qui porte l'objectif de la réunion.

• Speaker #0

  Ça me rappelle que c'est quand même très souvent qu'on a des réunions et qu'on arrive à la fin avec un output qui n'était pas du tout celui-là qui était prévu. Quel autre rôle ?

• Speaker #1

  Le facilitateur, celui qui va garder l'énergie, celui qui va s'assurer que tout le monde parle, la parole de tous ici est attendue dans une réunion généralement et qui va aussi parfois temporiser ceux qui laissent moins la parole.

• Speaker #0

  Le bâton de parole humain, c'est ça ?

• Speaker #1

  Carrément.

• Speaker #0

  Ok, on en a encore trois à parcourir.

• Speaker #1

  Le pouce décision. Cette fois, ça va être la personne qui va guider le groupe à prendre une décision. Pas orienter le groupe à la décision qu'il veut, mais aider le groupe à dire « prends cette décision » .

• Speaker #0

  Et il en reste deux.

• Speaker #1

  Cadenceman, le cadenceur. On l'appelle l'horloger, parfois le timekeeper. Franchement, je préfère le cadenceur. C'est celui qui va rythmer. La réunion. L'objectif ici, c'est de se dire, on a un agenda, on a quelque chose à faire pendant cette réunion. Comment est-ce qu'on va tenir les délais ? Comment est-ce qu'on va tenir le temps ? Ça fait cinq minutes qu'on parle de ce sujet-là. Est-ce qu'on accorde encore cinq minutes ? Ça me semble important. Et qui va inviter tout le groupe à se positionner sur, est-ce qu'on continue sur le sujet ou est-ce qu'on arrive à le clore rapidement ?

• Speaker #0

  Il doit quand même avoir un recul sur où est-ce qu'on en est dans la discussion, ce qu'il reste dans l'agenda après et est-ce qu'on aura besoin de temps supplémentaire. Est-ce qu'il y a des sujets supplémentaires ?

• Speaker #1

  C'est ça qui va devoir porter à l'attention du groupe, effectivement.

• Speaker #0

  Donc c'est lui qui décide, on arrête le sujet, on démarre ? Il peut,

• Speaker #1

  mais le rôle suivant va nous aider.

• Speaker #0

  Ok, lequel ?

• Speaker #1

  Le méta-feedbacker, l'entraîneur aussi, parfois on l'appelle. Ce Ausha, c'est la personne qui va prendre un peu de recul sur comment les rôles se sont animés lors d'une réunion. Il va pouvoir faire du feedback, en disant, on a tous joué ensemble dans la même équipe. L'objectif, c'était cette réunion-là. Le cadenceur, parfois, a été très directif sur le temps. Au final, on a fini la réunion cinq minutes plus tôt. Donc, il va aussi proposer des changements, des adaptations pour qu'à la prochaine réunion, on prenne ça en compte. Est-ce que c'est clair ?

• Speaker #0

  Oui, je trouve ça super difficile comme rôle. C'est-à-dire qu'il faut un vrai recul sur ce que sont censés faire tous les autres rôles.

• Speaker #1

  Oui, c'est effectivement le rôle qui va observer comment se déroule la réunion et qui va avoir en tête... Qu'à un moment, la situation aurait attendu l'intentionneur de rappeler l'intention. Qu'à un moment, quelqu'un n'a pas été entendu, le facilitateur aurait pu aller chercher son avis. Qu'à un moment, on a été cool sur un point et qu'on ne l'a pas traité, le post-décision aurait pu intervenir. Ou alors qu'à un moment, on est parti sur des discussions de comptoir, l'intentionneur aussi pour venir.

• Speaker #0

  Donc son rôle, si je résume, c'est vraiment de prendre ce recul et de proposer une amélioration. D'accord. Quel genre d'amélioration il peut proposer ? Qu'est-ce que tu as déjà vu dans tes réunions ?

• Speaker #1

  J'ai pu voir, par exemple, la création d'un autre rôle, celui de l'écrivain, le scribe. À la fin de la réunion, généralement, on attend un compte-rendu. On s'était rendu compte que le pouce décision, parfois et notamment avec les réunions en hybride, n'arrive pas à la fois à prendre des notes et aussi à guider l'équipe.

• Speaker #0

  C'est marrant, tu parles d'hybride. C'est quoi les limitations que tu as vues dans l'utilisation des rôles délégués ou les avantages d'ailleurs dans les réunions hybrides ?

• Speaker #1

  Dans les réunions hybrides, par exemple, le facilitateur qui se trouve dans la salle a parfois la difficulté à donner la parole aux personnes qui sont à distance. Ou inversement, si le facilitateur est à distance, c'est moins facile pour lui de pouvoir distribuer la parole des personnes qui seraient dans une même salle.

• Speaker #0

  Oui, moi je me souviens, on a une réunion dans laquelle on utilise les rôles délégués où on demande au facilitateur d'avoir une place spécifique dans la pièce car il doit pouvoir à la fois voir les membres qui sont autour de la table et la télé dans laquelle on affiche les caméras des personnes qui sont donc en remote. Cela lui permet d'avoir mieux conscience de qui veut parler et de essayer de distribuer la parole.

• Speaker #1

  Exactement. Ou alors, ça peut être aussi un problème pour le cadenceur, qui, pour pouvoir rythmer sa réunion, a besoin de connaître tous les sujets. Et parfois, en affichage à distance, il n'a pas l'intégralité des sujets qui devront être traités.

• Speaker #0

  Donc, ça veut quand même dire qu'il faut être au moins cinq dans une réunion ?

• Speaker #1

  Pas nécessairement. On peut parfois, et assez facilement, regrouper des rôles. L'intentionneur, le facilitateur, porte l'intention d'un meeting. facilitateur, distribue l'énergie, sont des rôles qu'on peut avoir dans une seule et même personne. Ou alors le post-décision, il y a un rôle qui va bien avec, c'est la cadence. Son objectif au post-décision, c'est d'arriver à des résultats, faire en sorte que la réunion se termine avec l'output attendu. Le cadenceur, ça s'allie bien avec ce Ausha.

• Speaker #0

  Est-ce que tu as vu l'apparition, tu as parlé du scribe, est-ce que tu as vu l'apparition d'autres rôles dans ta pratique des rôles délégués ?

• Speaker #1

  Assez rarement en fait, ces rôles-là... intentionneurs, facilitateurs, pouces décision, cadenceurs, méta-feedbackers, écrivains, ce sont les principaux que j'ai pu voir. De temps en temps et dans des réunions spécifiques, on va avoir le logisticien, celui qui va s'occuper de faire fonctionner les choses dans une salle ou alors qui va pouvoir faire des liens à l'extérieur d'une salle.

• Speaker #0

  Celui qui arrive cinq minutes avant pour être sûr que quand on arrive dans le meeting, tout après, l'ordinateur soit connecté, le meeting soit lancé, le caméra... Et le micro marche.

• Speaker #1

  Exactement.

• Speaker #0

  Admettons que j'ai une réunion demain, je ne connaisse pas les rôles délégués, et j'ai envie d'essayer, tu me conseillerais quoi ?

• Speaker #1

  Ben, te lancer. Il y a une page, une page où tu vois ces cinq rôles-là qui sont écrits, et tu pars avec. C'est pas difficile d'avoir un pense-bête. Chez nous, on a fait une petite page où c'est décrit, donc tu peux imprimer ce document-là, et lire à la fois quel est le nom du rôle et à quoi il sert. Ça rappelle aussi... l'enjeu et tu peux facilement le distribuer aux membres de l'équipe. Ce que je te conseille, René, en moi, c'est de rappeler à tous qu'on vient pour un objectif commun. On vient au sens, pourquoi est-ce qu'on est dans une salle ? Et l'objectif des rôles délégués également, c'est la co-responsabilité. C'est de ne plus porter à une seule personne, généralement la personne qui a envoyé l'invitation, tout le poids du résultat du meeting.

• Speaker #0

  Ça, je suis parfaitement d'accord avec toi. Quand on a commencé à utiliser les rôles délégués dans une équipe dans laquelle... On avait du mal à engager tous les membres et une vraie différence de résultat de meeting. Chacun se sentait engagé, déjà par le jeu qui est le jeu du rôle, mais aussi parce qu'ils avaient envie que la réunion se passe bien. Ils avaient envie de sortir avec cette réunion avec le « hé, on a fait un bon taf » ou « hé, elle s'est bien passée, on a eu un bon résultat » .

• Speaker #1

  Oui, c'est ça. Et j'ai envie de t'ajouter une chose qui est super intéressante, de revenir sur ces rôles-là dans un même type de réunion, une réunion hebdomadaire, par exemple. où on va pouvoir pratiquer cet exercice-là. Ça s'expérimente et ça se recommence. Le rôle du métaphysique backer, l'entraîneur, c'est aussi ça. On recommence, on s'entraîne et on recommence et on fait des adaptations d'une fois sur l'autre. Ce qui est bien, et ce qui est même recommandé, c'est de faire tourner les rôles pour que tout le monde apprenne à pratiquer ça. Et également pour ne pas intégrer une personne à systématiquement le rôle de... l'intentionneur et l'autre lui pousse décision. On veut faire tourner ça, on veut co-responsabiliser l'ensemble du groupe.

• Speaker #0

  Moi je sais que j'ai l'habitude dans les nouveaux groupes de garder un rôle, le premier c'est le méta feedback parce que j'ai un peu plus l'habitude et ça permet en fin de meeting ou sur les cinq dernières minutes de meeting qui sont dédiées donc aux méta feedbackers de venir vraiment rappeler la mission des rôles, donner des exemples et ben là tu n'as pas donné la parole à un tel ou une telle qui allait s'exprimer, en tout cas qui avait un nom verbal et qui voulait s'exprimer, ou autre d'ailleurs. Donc généralement, c'est le premier rôle que moi je garde en tant que personne expérimentée. Très rapidement, je le donne, quitte à refaire un second méta-feedbacker derrière pour aussi faire progresser le rôle du méta-feedback. Est-ce que tu vois un autre cas ajouté ?

• Speaker #1

  Si je devais ajouter quelque chose, c'est principalement l'idée qui m'est venue initialement, c'est d'essayer ça avec des petits groupes, des réunions qui se répètent. Et en fait, on voit naturellement aussi des choses qui se passent de façon spontanée dans des plus grands groupes et à force de pratiquer, à force de l'expérimenter dans des petits groupes, on voit émerger dans des plus grandes réunions des gens qui naturellement vont dire « Et quelle décision on prend maintenant ? » Ils s'improvisent. un pouce décision et ça choquera personne oui s'improvise qu'à danseur et ça choquera personne c'est vraiment génial oui oui s'improvise scribe qui prend les notes là aujourd'hui qu'est ce qu'on a dit qu'on faisait la main en vrai c'est vraiment super intéressant ce

• Speaker #0

  que je vais faire c'est que dans la description je vais mettre quelques liens vers des pages qui décrivent les rôles délégués de alain cardan comme ça vous aurez un petit kit de départ pour pouvoir démarrer Si jamais vous ne pouvez pas imprimer les rôles sur un feuille de papier, un coin de tableau blanc dans votre salle, vous écrivez les cinq rôles avec juste trois mots pour expliquer ce que c'est. Et c'est parti. En tout cas, merci beaucoup pour ce partage Stéphane. Ça m'a fait extrêmement plaisir de partager ce moment avec toi. Si jamais vous avez des feedbacks ou autres sur ce type de format, n'hésitez pas à me contacter sur l'adresse mail ry... m.combier.pro ou directement sur LinkedIn. Je pense qu'on sera ravis de répondre à vos questions.

• Speaker #1

  Merci pour l'invitation.

• Speaker #0

  À bientôt et n'hésitez pas à vous abonner et partager ce podcast à tous vos amis ou collègues dans n'importe quel environnement dans lequel vous aimeriez avoir des réunions un peu plus efficaces. Et on se retrouve dans 15 jours pour le prochain épisode de Rocker Management.