Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion podcast. Bonjour à tous, je suis Raphaël et je suis ravi de faire cette première émission de Shido Podcast. Alors, dans ce podcast, nous allons aborder toutes les astuces digitales. les outils, les bonnes pratiques avec une thématique pour chaque émission. On abordera par exemple l'agenda et la prise de rendez-vous, on abordera la gestion de projets en équipe par exemple, on abordera comment faire une visio efficace, et puis on abordera les réunions, les comptes rendus, bref, de nombreux sujets qui nous préoccupent au quotidien et qui parfois vont plutôt nous desservir que de nous simplifier la vie. Aujourd'hui, nous allons plonger dans le monde passionnant de la gestion des tâches digitales. Alors que vous soyez un adepte de l'organisation ou que vous cherchiez simplement à améliorer votre productivité, cet épisode est fait pour vous. Restez avec nous pendant les prochaines minutes pour découvrir les outils, les bonnes pratiques et les astuces pour gérer votre quotidien de manière plus efficace. Commençons par la question fondamentale. Pourquoi utiliser une to-do liste digitale ? Eh bien, elles offrent une multitude d'avantages par rapport aux méthodes traditionnelles sur papier. Elles sont plus flexibles, elles vous permettent de mettre à jour rapidement vos tâches, et elles sont généralement plus accessibles tout simplement parce que vous les avez tout le temps à portée de main de votre smartphone ou de votre tablette. En plus, elles sont excellentes pour la collaboration et la synchronisation entre plusieurs appareils. Alors, quels sont les outils qui existent et qui ont fait leur preuve ? Eh bien Trello est un outil de gestion de projet qui permet de créer des tableaux, des cartes, des étiquettes. Franchement c'est un outil qui est idéal pour les projets complexes et qui nécessite une collaboration avec des équipes. Donc Trello, T-R-E-L-L-O. Une autre application qui elle aussi est très efficace c'est Microsoft To Do. C'est un outil de liste de tâches qui est simple, qui est intuitif et qui s'intègre à d'autres produits Microsoft tels que Outlook ou Teams. Donc ça, c'est pas mal. On a Google Tasks aussi. Google Tasks, comme son nom l'indique, ça fait partie de l'univers Google. Donc il est intégré avec tous les outils Gmail, Drive, Google Chat, etc. Et c'est pas mal aussi pour gérer les tâches. Un autre outil que j'aime bien aussi, qui est un petit peu plus complexe, parce que c'est un espace de travail tout en un, c'est un petit peu plus qu'une to-do list, c'est Notion. Notion, ça s'écrit N-O-T-I-O. N, notion en français. Voilà, c'est les quatre principaux. Moi, j'en utilise une autre, vraiment, que je trouve géniale, qui s'appelle Todoist, T-O-D-O-I-S-T. C'est un outil de liste de tâches qui est vraiment flexible, qui offre de nombreuses fonctionnalités. Il y a des rappels, on peut faire des rappels d'une manière très simple, juste à une date bien précise, ou bien un rappel tous les ans, à la même période, quand vous avez un inventaire à faire, par exemple. On peut y mettre des étiquettes, on peut mettre des filtres. Franchement, c'est une utilisation qui est très simple, qui est très efficace, à la fois pour les listes de tâches pro et perso. Ce qui est important, c'est d'aller voir ces différentes applications pour voir avec laquelle vous avez le plus de feeling. Le design, les fonctionnalités, vos attentes, est-ce que c'est facile d'utilisation, est-ce que c'est intuitif ? C'est vraiment ça qu'il faut déjà aller voir avant de choisir une bonne to-do list. Maintenant que vous avez choisi votre outil, on va passer aux bonnes pratiques pour une to-do list qui soit vraiment efficace. Il faut déjà dans un premier temps tout capturer, c'est-à-dire que toutes les tâches qui vous viennent à l'esprit, il faut les noter. Par exemple, si l'idée d'un nouveau service ou d'un nouveau produit vous arrive, vous le notez de suite pour ne pas oublier. Encore une fois, vous avez l'application sur votre smartphone, donc c'est extrêmement rapide, extrêmement simple de pouvoir l'utiliser. Deuxième pratique, bonne pratique, c'est prioriser avec soin. C'est-à-dire qu'il faut utiliser des icônes comme urgent, important, à faire plus tard, pour marquer vos tâches. Par exemple, si vous avez une présentation à préparer dans une semaine, et que c'est vraiment très important cette présentation, vous la classez comme urgent. Et puis vous pourrez prioriser avec des niveaux de 1 à 4 par exemple. Dans tous les cas, commencez par les tâches. urgentes ou priorité numéro 1. Quand vous arrivez le matin et que vous voyez toutes vos tâches, normalement, elles devraient arriver avec un degré de priorisation. Si toutes les tâches ont le même degré de priorité, vous ne saurez pas vraiment laquelle utiliser et démarrer en premier. Donc, il faut vraiment bien les prioriser pour que ce soit plus simple et que vous ayez une visibilité, même à la limite. Si elle est visuelle, c'est encore mieux. Sur Todoist, les tâches les plus importantes sont en rouge. Les tâches les moins importantes en blanc, et puis un dégradé de couleur du bleu et du orange pour les tâches intermédiaires. Donc c'est ça qui est intéressant visuellement. Ça permet aussi la priorisation d'écouter votre énergie en fonction de votre forme, en fonction de votre envie. Vous aurez peut-être envie de faire une tâche beaucoup plus simple parce que c'est en début d'après-midi et que vous êtes en pleine digestion. À ce moment-là, ce sera quand même plus simple de faire une tâche priorité 4. priorité vraiment à faire plus tard, des choses qui ne vous demandent pas trop d'énergie à ce moment-là. Le découpage, ça aussi c'est une notion importante, il faut impérativement découper vos tâches, c'est-à-dire que si on prend l'adage la seule façon de manger un éléphant c'est de le manger par morceaux, c'est pareil pour les tâches. Plus vous allez scinder en sous-tâches, plus ce sera facile de les réaliser, et surtout vous aurez la satisfaction de voir vos sous-tâches terminer les unes. après les autres. Donc on divise les tâches complexes en sous-tâches. Important aussi, les dates butoirs. On va fixer des dates limites et réalistes pour toutes vos tâches. On ne peut pas mettre des tâches sans date. Ça c'est une règle. Même si vous mettez une date dans un mois, c'est pas grave, au moins elle vous apparaîtra à un moment donné dans votre to-do list. Mais le fait de pouvoir fixer des dates va vous permettre tous les jours d'avoir des tâches qui sont qui arrivent tous les jours, et vous pourrez au moins les reporter si vous n'avez pas eu le temps de les faire, ou bien les faire le jour J, mais ça vous permettra d'avoir des rappels et ne pas oublier de faire telle ou telle tâche qui était importante pour tel ou tel jour. Une dernière chose, la routine, il faut mettre à jour votre liste de tâches quotidiennement pour rester sur la bonne voie. Si vous laissez tomber pendant plusieurs jours, ça ne marchera pas. Au bout d'un moment, vous aurez des tâches qui ne seront pas terminées, vous allez louper des tâches. Donc vraiment important de mettre à jour la liste de façon quotidienne. Moi, je vous invite vraiment à le faire le matin et le soir, éventuellement dans la journée, mais si vous n'avez pas eu le temps de regarder votre liste de tâches et que vous avez travaillé au moins une fois le matin pour voir quelles sont les tâches prioritaires à faire, et au moins le soir pour voir quelles sont les tâches qui n'ont pas été faites et que vous avez besoin de reporter. Dernière section de cette émission, on va parler astuces. Quelles sont les astuces pour tirer le meilleur parti de votre tout de liste ? Alors, je vais vous donner quelques astuces, notamment, par exemple, l'utilisation d'étiquettes ou de tags. On en a parlé tout à l'heure au niveau des priorisations. On peut aussi utiliser des étiquettes ou des tags pour catégoriser les tâches. Exemple, rappeler, rappeler quelqu'un, faire, classer, répondre. Ça vous permettra de classer les tâches et de les faire par thématique. Exemple, vous êtes en forme, vous avez envie de discuter et d'avoir des gens au téléphone, vous allez pouvoir ressortir toutes les tâches rappelées pour pouvoir les faire les unes derrière les autres. Ou bien classer, si vous êtes dans une énergie un peu plus faible, à ce moment-là, vous allez prendre classer et vous allez faire toutes les tâches classées, par exemple. Donc on n'est pas obligé de les faire jour par jour, on peut aussi les faire en fonction. de catégorisation bien précise et des thématiques bien précises. Une chose qui est intéressante aussi, c'est la pratique des règles des deux minutes. Si une tâche prend moins de deux minutes, exemple, vous allez répondre à un email très court, ce n'est pas la peine de le mettre dans votre to-do list, vous allez le faire tout de suite, et à ce moment-là, vous allez passer à une autre tâche. Si une autre tâche doit être faite à plus de deux minutes, à ce moment-là, vous allez la planifier pour plus tard. En parlant de planification, c'est aussi intéressant de planifier des temps dédiés à la gestion de votre liste. Ne vous laissez pas submerger. Par exemple, tous les matins, tous les soirs, c'est ce que je disais tout à l'heure, c'est important de planifier correctement et puis de bien réfléchir, de ne pas dire « tiens, je vais faire ça, ça, ça, ça aujourd'hui » si vous n'êtes pas capable ou si vous n'avez pas le temps nécessaire dans votre agenda pour le faire. Une chose aussi intéressante, c'est créer des différences entre vos tâches perso et vos tâches pro. On ne mélange pas les deux. C'est-à-dire que si on veut être productif et concentré, c'est important d'avoir une identification de vos tâches personnelles et une identification de vos tâches professionnelles. Pour libérer de l'espace dans votre boîte mail, vous pouvez aussi relier un mail à une tâche. C'est-à-dire que si vous êtes sur Gmail ou si vous êtes sur Outlook, vous avez la possibilité... en un seul clic, de rajouter l'email à votre to-do list, d'y rajouter par exemple une étiquette répondre ou faire, peu importe, pour que ce soit directement classé dans votre to-do list et que vous puissiez la faire plus tard. Dernière astuce, lorsque vous terminez une tâche, il faut vraiment la cocher comme accomplie, ça c'est évident, mais ce qui est important c'est de prendre un moment pour célébrer ce moment. C'est une gratification qui peut vous motiver à continuer. Par exemple, quand vous avez terminé une présentation, offrez-vous une pause ou une petite récompense personnelle. Allez boire un café, regardez dehors les oiseaux voler, je ne sais pas, regardez le ciel, mais célébrez vos réussites, même les plus petites. C'est très très bon pour le moral, et ça fait plaisir de voir qu'on avance. On n'a pas des tâches qui sont là en permanence, au fur et à mesure elles se finissent, et ça c'est quand même très satisfaisant. Voilà, nous arrivons à la fin de cette émission. J'espère que vous avez trouvé ces informations utiles pour améliorer votre productivité et que vous allez mettre en application au moins une astuce ou une bonne pratique dès aujourd'hui. N'hésitez pas à me suivre sur les réseaux sociaux, à me faire part de vos commentaires et de vos questions. Et puis, surtout, merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un nouvel épisode. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite !