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• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue sur Shido Podcast. Aujourd'hui, on va parler de quelque chose d'hyper important. Comment se préparer pour des vacances sans souci ? Que vous soyez dirigeant, manager, freelance ou tout simplement futur vacancier, ces conseils vont vous permettre de décrocher sereinement et de profiter pleinement de vos congés. Je vais vous donner 19 astuces pour bien se préparer dans les domaines de la communication, la gestion des relations, l'organisation ou encore la sécurité. Et ça commence maintenant ! Bon, on commence par le basique, le message d'absence email. Vous savez, celui qu'on oublie toujours de mettre en place. Imaginez, vous êtes sur la plage et paf, un mail urgent arrive. Que se passe-t-il ? Eh bien, vous allez avoir envie de le lire et pourquoi pas y répondre. Oui, sauf que si vous êtes en vacances, c'est mieux quand même de pouvoir se reposer un tout petit peu. Si vous aviez prévenu avec un message sympa et illustré avec un joli palmier ou un sympa de Noël... Noël par exemple, Ausha selon les circonstances, et bien du style je suis en vacances, je reviens telle date, pour les urgences, contactez un tel ou tout simplement je lirai vos messages et répondrai avec un délai un peu plus long que d'habitude, et bien vous éviterez un stress inutile. C'est simple mais super efficace. Pourquoi c'est important ? Tout simplement parce qu'un message d'absence bien rédigé informe vos contacts de votre indisponibilité, prévient l'accumulation de demandes non traitées et montre un sens de responsabilité de communication clair. Avec ça, vos contacts n'auront pas d'intérêt de vous harceler pour une réponse, ils sauront que vous êtes indisponible. Parlons maintenant des clients. Un petit mail pour leur dire « Hey, je ne serai pas là, mais ne vous inquiétez pas, mon ou ma collègue gère tout » . Ça montre que vous êtes pro et ça rassure tout le monde. Si vous travaillez sur des projets, assurez-vous qu'un collègue de confiance puisse prendre la relève. Le fait d'informer vos clients de votre absence montre votre professionnalisme et permet de gérer leurs attentes. Cela aide également à prévenir les malentendus et à maintenir une bonne relation client, même en votre absence. Ah, le statut des messageries instantanées, ne l'oubliez pas ! Sur Slack, WhatsApp... Teams, Telegram et j'en passe, mettez un petit « en vacances jusqu'au 2 janvier » ou jusqu'au 25 août, bref, la date de votre retour, vous verrez, c'est un super moyen pour couper les ponts avec le boulot et vraiment profiter de votre temps libre. Votre statut sur les messageries, c'est comme le petit panneau « ne pas déranger sur la porte d'un hôtel » , mais là, c'est pour dire à vos collègues que vous n'êtes pas disponible. Ensuite, votre agenda. Avant de partir, bloquez les premiers jours après votre retour pour vous remettre dans le bain. Utilisez des outils comme Google Calendar ou Outlook, par exemple, pour organiser tout ça. Et puis, pourquoi ne pas mettre en place un système de prise de rendez-vous en ligne ? Vous pouvez utiliser Calendly, vous pouvez utiliser Vite, V-I-T-E, pour que les gens puissent prendre rendez-vous avec vous après vos congés. Imaginez, vous revenez et tout est déjà organisé. Le rêve, non ? Comme ça, vos collègues et clients peuvent réserver un créneau sans vous déranger pendant vos vacances. L'intérêt de planifier à l'avance vos rendez-vous après les vacances, tout simplement, c'est une aide précieuse pour reprendre le travail. sans perdre de temps et vous permettre de reprendre vos activités professionnelles de manière organisée et sans stress. Pour mes mots, vous pouvez écouter l'émission numéro 2 consacrée aux agendas et prises de rendez-vous. Vos listes de tâches, vous y avez pensé ? C'est un peu comme la liste de course, ça peut vite devenir un vrai casse-tête. Avant de partir, déterminez ce qui est urgent. Et si une tâche traîne depuis des mois, posez-vous la question, est-elle vraiment nécessaire ? Vous verrez que faire le ménage dans vos tâches avant de partir en congé, ça allège l'esprit et vous partirez sans charge mentale. L'utilité, c'est vraiment trier et prioriser vos tâches avant de partir en vacances, pour réduire le stress et vous permettre de vous concentrer sur ce qui est vraiment important. ça évite aussi le sur- surmenage à votre retour car les tâches moins urgentes peuvent être planifiées pour plus tard. Si vous travaillez en équipe, il y a une chose qu'on ne pense jamais à faire. Prévoyez une petite réunion de débrief avec vos collègues ou vos collaborateurs dès votre retour. C'est le meilleur moyen de se remettre dans le bain rapidement. Vous saurez ce qui s'est passé pendant votre absence. et vous pourrez reprendre vos projets sans perdre de temps. Calez donc avant vos congés cette réunion de débrief au jour et heure qui vous convient, c'est-à-dire idéalement l'après-midi ou le lendemain de votre retour, plutôt que de subir vos collègues qui vont se faire un malin plaisir à venir vous accaparer dès que vous aurez mis un pied dans votre bureau. Un autre sujet à aborder avant de partir en congé, c'est la délégation des responsabilités. Je sais, ça peut paraître un peu barbare, ça peut apparaître un peu pénible, mais c'est vraiment important. Avant de partir, parlez à vos collègues. « Hé, tu peux t'occuper de ça pour moi ? » Une bonne délégation, c'est la clé pour des vacances sans souci professionnel. Et en plus, ça montre que vous faites confiance à votre équipe. À côté sécurité, on va l'aborder parce que c'est vraiment important. Les mises à jour de sécurité, on a tendance à les reporter. Mais avant les vacances, c'est crucial. Prenez au moins une heure pour mettre à jour votre ordinateur, votre téléphone et votre tablette. Ça évite les mauvaises surprises, genre un virus qui s'invite pendant que vous êtes en train de faire du jet-ski. N'oubliez pas que les pirates informatiques ne prennent pas de vacances, alors autant être préparé. Gardez vos appareils à jour avec les dernières mises à jour de sécurité. Pour protéger vos données contre la menace en ligne, c'est particulièrement important si vous laissez les appareils au bureau ou à domicile pendant vos congés. On a parlé sécurité, on va parler maintenant sauvegarde. Les sauvegardes, c'est la base. Imaginez, vous perdez votre téléphone, et avec tous vos contacts, vos projets, vos photos, ou encore votre travail de plusieurs mois, c'est inconcevable de tout perdre. Faites donc des sauvegardes sur le cloud, ou sur un disque dur externe, si vous préférez, comme ça, en cas de pépin, vous êtes couvert. Alors oui, bien sûr, vous allez me dire que vous faites des sauvegardes régulièrement, mais est-ce que vous pensez toujours en faire une avant de partir en congé ? Ah, les mots de passe, c'est aussi un sujet qu'il faut aborder. Est-ce que vous vous êtes posé la question de savoir si vos mots de passe sont suffisamment costauds ? On les choisit forts, uniques, et on active l'authentification à deux facteurs partout où c'est possible. Un gestionnaire de mots de passe peut vraiment être un allié pour vous. On verra ça dans une prochaine émission, on en parlera de tous les outils qui vous permettent de sauvegarder des mots de passe très forts. Donc revoir ses mots de passe avant de partir, c'est un peu comme quand vous verrouillez la porte avant de partir de chez vous en vacances. Mais c'est pareil pour vos données. On ne sait jamais mieux vous prévenir que guérir. Prenez aussi un moment pour mettre à jour vos applications et vos logiciels. Des applications ou des logiciels qui sont à jour, ça vous garantit une meilleure performance et une sécurité pour vos données. Et puis ça fait vraiment du bien de revenir à un système tout frais et à jour quand vous rentrez de congé. Ah, une chose qu'il faut voir aussi par rapport aux réseaux sociaux. Faites attention. Avant de poster une photo, vos pieds dans le sable, ou alors votre cocktail avec la piscine en arrière-plan, ou encore l'assiette de tartiflette sur la terrasse d'une station de ski, vérifiez qui peut voir vos publications. Les réglages de confidentialité sont là pour ça. Ajustez vos paramètres de confidentialité sur les réseaux sociaux, aide à protéger votre vie privée. Cela est particulièrement important quand vous partagez des informations sur vos vacances. Ça peut informer des gens que votre maison est vide par exemple, on ne sait jamais qui regarde. Bon, et le point sur vos finances ? Ça peut être barbant, mais c'est crucial. Payez vos factures fournisseurs, ça évitera d'avoir un rappel pendant vos congés. Relancez vos clients qui sont en retard de paiement pour avoir une trésorerie saine avant de partir. Comme ça, pas de mauvaise surprise à votre retour, un esprit libre pour profiter pleinement. Ah, parlons matériel aussi un petit peu. Les chargeurs, les adaptateurs, eh bien, c'est un peu le kit de survie du vacancier moderne. On les oublie tout le temps, hein ? Bon, faites une petite liste. Téléphone, tablette, liseuse, batterie de secours, câble en tout genre, USB, carte SD, bref, il y a plein, plein, plein de choses dont vous avez besoin quand vous partez en vacances. Et puis, en plus, si vous partez à l'étranger, pensez à un adaptateur. Rien de pire que d'avoir un appareil déchargé quand on en a besoin, vous devez être prêt pour toutes les urgences qui pourraient arriver. Côté assurance, il faut les vérifier aussi. C'est pas le plus fun, je vous l'accorde, mais ça peut vous éviter bien des ennuis. Surtout pour vos appareils high-tech. En cas de vol ou de casse, vous serez content d'être couvert. Un coup d'œil à votre contrat et vous partirez l'esprit tranquille. Côté réseau mobile, est-ce que vous regardez un petit peu quand vous partez à l'étranger ? Si vous avez une couverture mobile et internet, il suffit tout simplement d'aller regarder chez votre opérateur, savoir si vous avez bien le forfait qui va bien, parce qu'autrement, il n'y a rien de plus frustrant que de ne pas pouvoir passer un coup de fil ou checker un mail important en cas de besoin. Donc, un petit tour sur le site de votre opérateur et vous serez fixé. Côté organisation et nettoyage, le rangement du bureau. Ben ouais, c'est votre espace de travail, c'est sacré, non ? Alors, un petit coup de rangement avant de partir, ça fait des miracles. Imaginez revenir à un bureau, nickel, vos dossiers bien organisés, votre espace de travail tout clean. Votre espace de travail, que ce soit à la maison ou au bureau, mérite un peu d'amour avant de partir, non ? Rangez vos papiers, nettoyez un peu, organisez vos dossiers. Vous reviendrez de vos vacances et trouverez un espace accueillant et prêt à l'action, croyez-moi. Ça vous donne envie de se remettre au travail. Et vite ! Les instructions pour les situations d'urgence, si vous travaillez en équipe, un petit document avec des instructions pour les urgences, c'est toujours utile. Qui appeler, quoi faire, où se trouve tel ou tel dossier. Bref, un petit guide pour les urgences, ça peut être utile. En cas de pépin, vos collègues sauront comment réagir et vous pourrez partir plus serein. Et enfin, un petit nettoyage numérique s'impose. Triez vos mails, organisez vos dossiers, dossiers numériques bien sûr. Désabonnez-vous des newsletters inutiles. Vous pouvez faire le tri dans votre boîte mail, par exemple, ou encore trier votre drive Google ou votre SharePoint si vous êtes dans l'environnement Microsoft. Vous reviendrez à un espace de travail virtuel épuré et agréable. Et ça, c'est le top pour la productivité. Voilà, on est arrivé à la fin de cet épisode. Je pense que là, vous avez toutes les astuces pour pouvoir partir en congé sereinement et faire un bon break. N'hésitez pas à me partager vos propres astuces avant de partir en congé. Vous pouvez aussi laisser des commentaires sur les réseaux sociaux. Sur Instagram, c'est Shido Podcast. Ou alors sur LinkedIn, c'est Raphaël Hans. On se retrouve dans un nouvel épisode. Et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A bientôt ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !

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