Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue sur Shido Podcast, votre rendez-vous avec le digital. Je suis Raphaël et aujourd'hui, nous allons parler d'un outil qui a révolutionné notre manière de communiquer, la messagerie instantanée. Avec l'évolution constante des technologies, c'est... outils sont devenus essentiels pour rester connectés avec nos proches ou pour collaborer efficacement en entreprise. Alors, comment choisir le meilleur outil ? Quelles sont les bonnes pratiques et les astuces à mettre en place pour optimiser au mieux vos conversations ? C'est ce que nous allons découvrir maintenant. Avant de parler outils, on va juste déjà déterminer ce qu'est une messagerie instantanée. En fait, à la différence des SMS, la messagerie instantanée fonctionne avec Internet. C'est donc un moyen de communiquer en direct avec des groupes de personnes qui se connectent... sur des serveurs qui sont eux-mêmes reliés entre eux, et donc ça forme un réseau. Pour choisir le bon outil, il est donc important de savoir ce que vous allez en faire, quelles fonctions vous voulez avoir. Vous allez voir qu'il y a des fonctions qui peuvent peut-être être banales à prendre. a priori, mais qui à l'usage peuvent être plutôt contraignantes ou manquantes dans certaines messageries instantanées. Dans les fonctions primordiales, il y a bien sûr le fait que la messagerie instantanée soit à la fois disponible sur un smartphone et sur un ordinateur, bien sûr sur une tablette. Pourquoi ? Tout simplement parce que ça permet de pouvoir travailler avec différents matériels lorsque vous êtes en déplacement ou lorsque vous êtes dans un bureau. Et il faut que ce soit bien sûr synchronisé en temps réel pour que vous ne puissiez rien perdre en fonction du support sur lequel vous êtes. Il est important aussi qu'elle soit sécurisée, parce que vous allez échanger peut-être des données sensibles, surtout dans le monde professionnel, donc attention à la sécurité. Et puis que vous puissiez aussi utiliser la voix, la vidéo ou le texte pour communiquer, et que vous puissiez envoyer des pièces jointes, comme des PDF, des images, ou n'importe quel autre document qui peuvent être intéressants à partager. Alors maintenant qu'on a fait le tour sur ces fonctionnalités, on va regarder quelles sont les messageries instantanées les plus intéressantes, les plus en vogue en ce moment, et celles qui... qu'il faudra voir pour pouvoir bien communiquer, soit côté pro, soit côté perso. Pour moi, il y a une première catégorie que je qualifierais de grand public, c'est WhatsApp, Telegram et Discord. Alors, on va commencer par WhatsApp. C'est vraiment difficile de ne pas connaître WhatsApp. Cette application, vraiment, c'est démocratisé. en un éclair avec la crise du Covid. Tout le monde s'est mis à l'utiliser en une semaine pour garder le lien avec ses proches, mais aussi avec son entreprise. Avec sa facilité d'utilisation et son cryptage de bout en bout, cette messagerie est vraiment parfaite pour garder le lien avec ses proches. garder le contact avec la famille et les amis. Par contre, je trouve que pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées, il peut vraiment s'avérer limité. Mais pour organiser une sortie ou partager des nouvelles, franchement, c'est imbattable. Deuxième, Telegram. Si vous aimez l'idée de créer des groupes de discussion pour vos hobbies, vos intérêts et vos passions, vraiment, Telegram est fait pour vous. Vous avez la possibilité de créer des canaux de diffusion et des groupes de milliers de personnes. C'est vraiment l'outil idéal pour bâtir des communautés. Peut-être un petit défaut qui est sa popularité qui est moindre par rapport à WhatsApp, ce qui peut peut-être un peu limiter vos interactions à un cercle un peu plus restreint, c'est-à-dire que les gens n'aiment pas trop utiliser ou connaissent moins Telegram, donc ils vont plus aller se retourner vers WhatsApp que Telegram. Et enfin, pour terminer dans cette première catégorie grand public, on va dire, on a Discord. Alors Discord, au départ, c'était une plateforme pour les gamers, mais cette plateforme a vraiment évolué très vite. très vite pour devenir un espace de choix pour créer et gérer des communautés en ligne autour de divers sujets. Les avantages de Discord, c'est une excellente qualité de voix et de vidéos. C'est aussi la possibilité de créer des serveurs organisés par sujet avec différents canaux. Après, c'est une orientation qui est plutôt vers un public, on va dire jeune, avec une interface qui peut paraître pour certains moins professionnelle pour certains usages. Dans l'aspect un peu plus professionnel, on va trouver Teams. Alors Teams, c'est l'outil par excellence pour les entreprises qui utilisent déjà Office 365. Imaginez par exemple que vous travaillez sur un projet, que vous avez besoin de partager des documents, de planifier des réunions, de discuter des détails en temps réel avec une visio par exemple. Et bien Teams permet de faire tout cela dans une seule interface. Son inconvénient peut-être, c'est qu'il peut sembler un peu complexe au premier abord. Mais une fois que vous maîtrisez bien l'application, c'est plutôt un véritable couteau suisse pour la collaboration, et c'est très apprécié des équipes. En revanche, si vous êtes dans l'univers Google, alors là, on va plutôt aller se pencher vers Google Chat ou Google Spaces. Chat, vraiment, ou Spaces, c'est un complément naturel de tous les outils Google. Ça facilite la collaboration sur des documents, sur de la gestion de projets, sur des feuilles de calcul, sur des présentations. tout en permettant une communication instantanée. C'est-à-dire que vous allez vraiment pouvoir discuter par rapport aux documents qui sont travaillés. En revanche, je trouve que Google Spaces ou Google Chat manquent un peu de quelques fonctionnalités avancées qu'on va retrouver chez ses concurrentes, par exemple chez Teams. Donc pour moi, ce n'est pas le meilleur des outils pour la partie professionnelle. Autre application que je trouve vraiment très intéressante et que j'utilise beaucoup, c'est Slack. Slack, ça s'écrit S-L-A-C-K. Slack a vraiment été pensé pour les entreprises. C'est pour moi le roi de la productivité. Il y a pas mal d'intégrations tierces qui sont possibles. Donc ça permet de transformer la messagerie en un espace de travail collaboratif. Slack est excellent pour intégrer aussi d'autres applications, organiser des discussions par canaux, retrouver des informations avec une recherche vraiment puissante. Si je devais lui trouver un inconvénient, peut-être... c'est qu'il peut y avoir beaucoup d'informations à plusieurs endroits, il peut y avoir plusieurs chaînes, plusieurs canaux, et ça peut vraiment devenir difficile à suivre. Donc, il faut vraiment, et vous le verrez dans les astuces et les bonnes pratiques, il faut vraiment bien gérer les canaux par projet, par client ou par service, et puis archiver ou remodeler les canaux qui ne sont pas utilisés au fur et à mesure. Et j'en termine avec le dernier qui est Signal. Alors pour ceux d'entre vous qui mettent un point d'honneur à la confidentialité, Signal est vraiment l'application de messagerie à privilégier. Le gros avantage, c'est qu'il y a un vrai engagement pour la sécurité avec un cryptage de bout en bout qui est vraiment robuste. Donc tous vos messages sont cryptés. C'est l'outil idéal pour des discussions qui sont sensibles, que ce soit pour partager des informations confidentielles ou bien dans des conversations privées. Le seul bémol, c'est que Signal est peu connu, donc ce n'est pas évident de trouver des amis ou, dans le monde professionnel, des gens qui l'utilisent. Mais franchement, pour des échanges sécurisés, il reste inégalé. Alors, vous l'avez compris, avoir un bon outil, c'est essentiel. Mais il faut aussi des bonnes pratiques, et c'est ce qu'on va voir maintenant. Pour moi, la première bonne pratique à avoir, c'est d'avoir une messagerie instantanée pour la partie professionnelle, par exemple Slack, Teams ou Google Spaces. et une messagerie pour la sphère privée, comme WhatsApp, Signal ou Discord. L'intérêt, eh bien, comme pour vos mails, vous avez un mail perso et vous avez un mail pro. Ou du moins, si vous ne l'avez pas, faites-le, franchement, c'est top. Et vous faites bien la différence entre les deux, selon les... et selon les personnes que vous allez contacter ou qui vous contactent. C'est exactement pareil pour les messageries. Utilisez par exemple WhatsApp pour vos amis, votre famille, etc. Et puis Slack ou Teams pour la partie professionnelle. Comme ça, vous pourrez désactiver les notifications professionnelles quand vous êtes en vacances ou en week-end par exemple, et désactiver les notifications personnelles quand vous êtes au travail. Vous verrez, c'est beaucoup plus confortable de cette façon. Moi, c'est un petit peu particulier, j'utilise WhatsApp en... en privé. Et pour le côté pro, j'utilise Slack avec le collectif d'experts avec lequel je travaille. Mais je vais utiliser aussi d'autres messageries professionnelles, comme Teams ou comme Google Spaces. Là, c'est plutôt en fonction de mes clients. Étant consultant en digital, forcément, je vais m'adapter à l'univers à chaque fois de mon client. Mais il n'empêche que j'ai quand même bien d'une part la messagerie personnelle et d'autre part la messagerie professionnelle. Autre bonne pratique, différez vos messages. Merci. Comme pour les emails, vous avez la possibilité de différer un message et donc de ne pas l'envoyer de suite. Pourquoi ? Tout simplement parce que, comme les emails, si vous travaillez à 22h et que vous envoyez ce message à 22h, il y a de fortes chances que la personne ait une notification et le voit sur son smartphone. Vous allez donc la déranger à un moment qui ne sera pas opportun pour elle. Vous pouvez donc différer votre message au lendemain matin s'il n'y a ni urgence ni besoin de réponse instantanée. Vous pouvez le faire avec Telegram, vous pouvez le faire avec Slack, mais pas avec WhatsApp malheureusement. C'est une fonction qui n'est pas encore existante. Ce que j'aime bien parler aussi, c'est du mode synchrone et asynchrone. Alors, la différence entre les deux, synchrone, c'est lorsque vous échangez avec quelqu'un en temps réel, en visio ou téléphone, par écrit, et asynchrone, c'est lorsque vous échangez avec quelqu'un mais à des moments différents, c'est-à-dire des temps qui sont différés. La bonne pratique, c'est donc de bien comprendre quand est-ce que vous avez besoin de travailler sur la messagerie, comment vous avez besoin de travailler sur cette messagerie, et donc d'utiliser les temps synchrones ou asynchrones pour que ce soit le plus productif possible, avec votre équipe par exemple, ou bien même avec un groupe d'amis, lorsque vous préparez, je ne sais pas moi, un voyage quelque part dans le monde. Ah, les notifications, ça fait partie aussi des bonnes pratiques. J'ai fait un épisode complet là-dessus, sur les notifications, donc je vous invite vraiment à l'écouter si vous ne l'avez pas fait. Mais... Et pour ce qui est de la messagerie instantanée, utilisez le mode ne pas déranger quand vous êtes dans des moments de concentration par exemple, quand vous êtes dans des moments de repos, pour pouvoir vraiment maintenir un bon équilibre entre le travail et la vie perso. Autre bonne pratique qui s'applique aussi à la messagerie instantanée, c'est la sécurité. Je vous invite toujours à activer les options de sécurité disponibles dans les différentes messageries, différents outils que vous allez utiliser, comme par exemple la vérification en deux étapes. Ça a vraiment protégé vos comptes, c'est essentiel, et pour moi, personne ne devrait y déroger. L'archivage, c'est aussi une bonne pratique. N'oubliez pas d'archiver des conversations importantes pour pouvoir y revenir facilement, surtout dans des discussions professionnelles. Vous pouvez également mettre en place des règles de groupe claires dès le début pour éviter les malentendus et assurer une communication efficace au sein des groupes. C'est ce que j'appelle la gouvernance des données. On se met d'accord sur la façon de créer des canaux, des groupes. Comment on les nomme, comment on interagit, comment on les fait vivre, et à partir de quand on les archive, et à partir de quand on décide qu'un canal va être archivé, ou renommé par exemple, ou bien supprimé tout simplement. Dans l'organisation, vous pouvez aussi utiliser des tags, des étoiles, des mentions, pour organiser vos messages et retrouver facilement les informations importantes. Et puis enfin, c'est la base, mais je sais toujours bien de le répéter, mettez à jour vos applications. pour bénéficier des dernières améliorations de sécurité, ça c'est vraiment important, et puis les dernières fonctionnalités qui arrivent. Je vais maintenant vous donner mes meilleures astuces pour pouvoir utiliser vraiment de manière optimum les messageries instantanées. La première chose, c'est utiliser tous les moyens pour communiquer, que ce soit le texte, bien sûr, mais aussi des messages audios, des vidéos, des images. pour pouvoir illustrer vos propos. Ça permettra d'avoir une messagerie plus vivante et plus sympathique à utiliser. Pensez à mettre en non-lu les messages que vous n'avez pas traités. Ça va permettre de ne pas vous y perdre et puis d'oublier quelques fois de réponse. C'est-à-dire qu'on lit... le message et puis quand on repasse dessus il est marqué comme lu donc on a oublié de le traiter et il veut passer aux oubliettes. Donc c'est vrai que vous avez des tonnes de messages, on les lit très vite on n'a pas toujours le temps d'y répondre donc pensez systématiquement à mettre en non-lu la conversation pour que vous puissiez y revenir plus tard. Côté notifications on en a déjà parlé mais ne laissez pas les notifications constamment perturber votre concentration apprenez à les désactiver ou à les personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez par exemple mettre des notifications sur certains groupes, certains canaux de discussion et les enlever sur d'autres. Donc vraiment pensez à bien configurer votre application pour ne recevoir que les notifications qui sont vraiment prioritaires pour vous ou des messages prioritaires. Dans toutes les applications vous avez un outil de recherche pour retrouver un message ou une conversation. Ça peut vous faire vraiment gagner du temps. C'est vrai que souvent on passe beaucoup de temps à d'ailleurs vraiment inutile à scroller les messages. pour trouver la bonne discussion ou le bon groupe, c'est pourtant simple d'utiliser les recherches avec un seul mot-clé. Vous allez retrouver très vite la discussion ou le message que vous recherchiez. Pour éviter de rechercher, vous avez aussi la possibilité d'épingler. Dans la plupart des solutions de messagerie instantanées, vous avez la possibilité d'épingler une discussion ou un groupe de personnes. Franchement, servez-vous-en pour rendre la lecture à la recherche de vos discussions plus claire. C'est-à-dire que si vous utilisez toujours les mêmes discussions pour échanger avec des groupes projets professionnels, professionnels, par exemple, eh bien, mettez-les en épingle, c'est-à-dire en première position dans la liste de vos conversations. Et pendant tout le temps du projet, vous allez l'épingler en premier. Et ensuite, quand vous aurez fini, vous allez le désépingler et épingler à la place d'autres projets, par exemple. Vous pouvez aussi utiliser les bots. Les bots, c'est des petits robots intelligents qui peuvent automatiser des tâches qui sont répétitives. Par exemple, la planification de réunion ou la gestion des tâches. Ces bots peuvent aussi vous... rappeler un message dans un laps de temps que vous avez défini. Moi, je l'utilise beaucoup dans Slack. Je n'ai pas toujours le temps de répondre à un message, donc je le lis et je décide que j'y répondrai plus tard. Alors, je me sers du Bots pour qu'il me le rappelle, le message, dans quelques heures ou dans trois jours, peu importe, au moment où vraiment je pourrais le traiter plus facilement. Une autre astuce, c'est la fonctionnalité de groupe ou de canaux. Vous allez pouvoir utiliser et organiser vos discussions par thème ou par projet. Et là, il y a une règle qui est très simple. On crée un groupe ou un canal par projet ou par service. L'idée, c'est vraiment de cloisonner l'information pour qu'elle soit plus claire et organisée dans vos groupes de discussion. Et puis, pour ne pas polluer non plus, parce que, quelques fois, on va discuter de projet dans un service. ou dans un groupe projet avec des personnes qui, effectivement, sont attachées à ce projet-là. Et puis, vous allez commencer à évoquer d'autres sujets ou d'autres projets, toujours avec ce même groupe, et là, ça va devenir polluant pour ceux dont le projet n'est pas important pour eux. Donc, l'important, c'est de garder un fil de discussion clair et de s'assurer que l'information est pertinente avec les bonnes personnes. Côté intégration, allez voir aussi toutes les intégrations qui sont disponibles. pour transformer votre messagerie en un puissant outil de productivité. Une intégration, c'est quoi ? C'est la possibilité de relier entre elles deux applications. Par exemple, relier Slack et Todoist. Todoist, c'est une application de gestion de tâches. Pour ma part, par exemple, quand j'ai un message dans Slack auquel je dois répondre, ou un message qui comporte une vidéo que je choisis de visionner plus tard, je me sers de l'intégration de mon application de gestion des tâches, qui s'appelle donc Todoist. et dont je vous ai déjà présenté les fonctionnalités dans mon premier épisode de ce podcast. Et là, vous allez pouvoir créer une tâche directement depuis Slack. C'est-à-dire que depuis Slack, je vais créer une tâche, mais pas manuellement. Je vais le faire de façon automatique grâce à l'intégration. Et ensuite, lorsque je vais ouvrir ma tâche dans Todoist, ça va directement m'ouvrir le bon message ou la bonne conversation directement dans Slack. Donc un vrai gain de temps et puis surtout aucun message qui ne sont pas répondus. Et enfin, j'en termine avec le mode réponse. Pareil, pour que vos fils de discussion soient plus clairs, utilisez le mode réponse. C'est-à-dire que vous allez sélectionner le message auquel vous voulez répondre et vous allez rattacher votre réponse à ce dernier. Alors souvent, ça s'appelle fil de discussion, mais c'est vraiment quelque chose qu'il faut vous utiliser parce que bon sang, quand on est dans des conversations à rallonge, comme dans WhatsApp d'ailleurs, ce n'est pas évident de suivre quand il y a un sujet qui est abordé. on va avoir des conversations qui vont s'intercaler et on ne sait plus trop à quoi fait référence telle ou telle conversation et à quel sujet fait référence telle ou telle conversation. Donc l'idée c'est vraiment à chaque fois que vous voulez répondre, mettez un sujet clairement identifié et puis répondez dans le fil de discussion à chaque fois de façon à ce que toutes les discussions soient bien rattachées au bon sujet. Voilà, on a fait le tour des outils, des bonnes pratiques et des astuces concernant la messagerie instantanée. 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