Speaker #0Work in process, c'est une façon de se réinventer, de réinventer le monde du travail, de se dire qu'on peut bosser moins et mieux, qu'il n'y a pas de règles en la matière, qu'on peut développer son business en prenant soin de soi, et que souvent, si on veut faire grandir l'un, il faut travailler sur l'autre. Ici, je vous partage des étapes, des méthodes, des outils, des réflexions, en bref, des process pour... Créez la croissance que vous voulez en respectant qui vous êtes. Salut au fait, moi c'est Marino Barré. J'adore parler de santé mentale, psychologie, neurosciences, organisation pour les entrepreneurs. J'aime parler de croissance saine, de transformation des entreprises pour un monde pro meilleur, plus joyeux et plus chaleureux. En bref, parler d'entrepreneuriat respectueux de qui vous êtes. Ça vous parle ? Alors abonnez-vous ! à Work in Process et surtout écoutez bien l'épisode jusqu'au bout. Tu te demandes peut-être pourquoi certaines entreprises semblent grandir, évoluer sans trop de difficultés, tandis que d'autres sont en permanence en train d'éteindre des incendies. Et bien, une partie de la réponse vient souvent d'un back-office qui est bien construit. Dans cet épisode, je vais t'expliquer comment un back-office optimisé peut vraiment transformer ton business et t'aider à poser les bases d'une croissance saine et durable. Salut, c'est Marine et tu écoutes Work in Process, le podcast où ensemble on parle de gestion d'entreprise, d'optimisation des processus de délégation et surtout de bien-être entrepreneurial. Aujourd'hui, j'avais envie de démarrer cette saison 2, plus officiellement, avec un aspect essentiel, mais souvent négligé dans la gestion d'entreprise, le back-office. Alors, que tu aies déjà une équipe avec toi qui t'accompagne, ou que tu sois freelance ou solopreneur, un back-office bien construit, c'est vraiment LA clé pour grandir sereinement et durablement. Et surtout, pour ne plus avoir cette sensation d'être sous l'eau en permanence. Alors, si jamais... Tu trouves que ton organisation peut être améliorée ? Écoute bien cet épisode jusqu'au bout. Quand on pense à la croissance d'une entreprise, les mots ou les domaines qui nous viennent en tête, c'est marketing, service client, vente, chiffre d'affaires, bénéfice. C'est rarement le mot back-office ou système qui te vient en premier. Tu as remarqué ? Et pourtant... Je peux te garantir que si tu n'as pas une structure solide, des systèmes optimisés en coulisses, même les meilleures stratégies de croissance du monde peuvent échouer. Imagine que tu veuilles retaper une maison. Et je te parle d'expérience puisque je suis en train de faire la même chose de mon côté. Imagine que tu retapes une maison, mais que cette maison a des fondations instables. C'est risqué. C'est la même chose pour ton business. Un back-office mal organisé, ça devient très très rapidement un gouffre d'énergie, de temps et surtout ça prend tout ton espace mental. Il y a quelques symptômes que tu peux regarder déjà dans ton organisation pour savoir si ton back-office, ton organisation, la structure de ton business est bien structurée par rapport à tes besoins et à tes objectifs. Parce que oui, ce que je n'ai pas dit, c'est que ça s'adapte à chaque situation. Alors, voilà quelques symptômes. Des tâches qui se répètent en permanence et qui te fatiguent. Des erreurs, soit dans tes documents administratifs, soit auprès de tes clients, dans ta communication. Une surcharge mentale, voire un épuisement qui est lié souvent à des tâches très opérationnelles du quotidien. Et puis, il y a... ce fameux sentiment d'avoir la tête dans le guidon, d'être sous l'eau, d'être submergé. Ça te parle ? Alors si oui, c'est le bon moment pour prendre du recul et pour restructurer tout ça. Il faut que tu saches qu'un back-office efficace n'a pas besoin d'être... compliqué. Je vais le répéter parce que c'est vraiment très important. Un back-office efficace n'a pas besoin d'être compliqué. En fait, si je suis transparente avec toi, il y a trois piliers qu'il faut que tu regardes dans ton back-office, qu'il faut que tu optimises peut-être, pour qu'ils soient adaptés parfaitement à ta situation, ton fonctionnement, tes besoins et bien sûr ceux de ton équipe si tu en as une et de tes clients. Alors, Le premier pilier, c'est l'organisation. Mais pas n'importe laquelle. L'organisation des éléments clés de ton business. L'idée, c'est que tu identifies chacune des tâches récurrentes dans ton agenda, ou celui de ton équipe si tu en as une, et chacune de ces tâches doit être documentée. Elle doit avoir un process clair. Par exemple, ça peut être la gestion des factures, la relation avec tes clients, ou encore comment est-ce que tu suis tes projets. Le fait de commencer à créer des systèmes en place dès aujourd'hui pour toutes ces petites tâches, ça va diminuer énormément les imprévus et surtout ça va réduire ton stress. Ensuite, il y a les outils. Alors, mon conseil c'est surtout ne pas multiplier les outils à outrance. On n'est pas sur une session de shopping addictive. Ici, je ne te parle pas de dépenses, je te parle d'investissement. Quand tu investis dans des outils qui sont adaptés, encore une fois, à tes besoins, tes objectifs, ton business, la croissance que tu as envie de vivre avec ton entreprise, ces outils-là peuvent vraiment transformer ton quotidien. Par exemple, un CRM, un outil qui te permet de suivre tes clients, tes interactions avec tes prospects, ce genre de choses. Ça peut être aussi un outil de gestion de projet comme Notion ou ClickUp ou Asana. Ça peut aussi t'aider à organiser ton équipe ou tes équipes en fonction de ta situation. Et puis, des automatisations simples mais redoutablement efficaces que tu peux mettre en place par exemple avec Zapier pour décharger ton planning de toutes ces tâches répétitives. Et enfin, le troisième pilier que tu dois connaître, c'est qu'un back-office bien construit, bien structuré pour toi, repose sur la standardisation et la délégation. Alors, qu'est-ce que ça veut dire ? Une fois que tes process sont bien en place, que tu as choisi tes outils, déjà, c'est plus facile pour déléguer. Parce que tu peux concrètement expliquer à la personne ce que tu attends d'elle et comment tu aimerais que ça soit fait. Tu peux documenter chacune des étapes, former tes équipes pour qu'elles puissent gérer les tâches sans avoir besoin de te parler en permanence. Et la standardisation, c'est vraiment important. Alors, je ne te dis pas de ne plus faire de personnalisé, parce que je sais que quelque part, on aime bien tout ça. Ça stimule notre créativité. Par contre, il y a des choses que tu peux tout à fait standardiser dès aujourd'hui. Et encore une fois, je te donne les exemples de tout à l'heure, ça peut être la gestion de tes factures, le parcours que ton client ou que ton prospect a dans ton entreprise, comment est-ce que tu suis les projets, tu n'es pas obligé de réinventer la roue à chaque fois. Ce que je veux dans cet épisode, c'est que tu comprennes qu'il y a des choses très simples et très accessibles à mettre en place pour te libérer, aujourd'hui, du temps, pour que tu arrives petit à petit à basculer de la casquette d'exécutant ou d'exécutante à la casquette de stratège. Et d'ailleurs, j'ai envie de te partager un petit bout de mon expérience personnelle. Moi, je me rappelle parfaitement du jour où j'ai réalisé que mon back-office était un vrai chaos. Oui, même à moi, c'est arrivé. Entre les mails, les factures, la gestion des clients, les réseaux sociaux, et j'en passe, je passais ma journée à éteindre des incendies. Et pourtant, je n'étais pas pompier volontaire. C'est à ce moment-là que je me suis dit, ça ne peut pas continuer comme ça. ça m'empêche de dormir, ça me crée des douleurs dans le dos et je suis persuadée que ça ralentit la croissance de mon business. Donc j'ai commencé à structurer les bases, j'ai simplifié les choses au maximum, j'ai automatisé ce qui pouvait l'être, j'ai mis en place des process simples et... Bien évidemment, j'ai délégué certaines tâches. En quelques semaines, déjà j'ai retrouvé du temps, beaucoup d'espace mental, mais en plus, la croissance de mon entreprise se faisait de façon beaucoup plus organique, plus fluide et plus légère pour moi. Alors, si tu ne sais pas par où commencer, voilà ce que je te recommande. Pose-toi pendant... Une trentaine de minutes cette semaine. Commence par faire un audit des tâches récurrentes que tu as dans ton planning. Et pour savoir si c'est récurrent, c'est simple. Tu prends les dernières semaines que tu as vécues, tu regardes ce qui revient régulièrement, par exemple, poster sur les réseaux sociaux, créer des factures, suivre tes projets clients, et ainsi de suite. Tu regardes quelles sont les tâches qui sont chronophages. Une fois que tu as fait ça, en face, Tu identifies celles que tu peux peut-être automatiser ou déléguer. Ensuite, je t'invite à bien choisir tes outils. Et ça, c'est vraiment important. Notamment pour la partie gestion de projet et suivi des clients. Parce que finalement, c'est ça qui fait tourner la boutique. Donc pour finir cet épisode, je veux que tu retiennes une chose en particulier. C'est que ton back-office, si tu lui donnes l'opportunité d'être bien structuré, d'être optimisé pour toi et tes besoins, c'est un vrai atout majeur pour ta croissance. En tant qu'entrepreneur, mais aussi la croissance de ton business. En organisant ton entreprise, en créant des process, en choisissant les bons outils et en commençant à standardiser des choses, tu vas pouvoir te libérer énormément de temps, booster ton efficacité, celle de ton équipe si tu en as une, et surtout tu vas poser les bases d'une croissance saine et durable. Alors, si tu as envie de passer à l'action mais que tu veux pas passer à l'action tout seul, j'ai un petit cadeau pour toi. Dans la description de cet épisode, tu vas retrouver un plan d'action offert pour simplifier ton business en 7 jours. Je te guide pendant une semaine, je suis ta copilote pour que tu puisses faire ce travail pas à pas. N'attends pas pour optimiser ton business, parce que tu mérites vraiment de gagner en sérénité au quotidien. Alors, si cet épisode t'a plu, déjà abonne-toi au podcast si ce n'est pas déjà fait. Si c'est fait, tant mieux, tu peux le partager à d'autres entrepreneurs qui, comme toi, ont envie de vivre beaucoup plus sereinement leur aventure entrepreneuriale. N'oublie pas de télécharger ton cadeau dans la description de cet épisode. Et puis, si tu veux me laisser un mot doux, n'hésite pas. Que ce soit sur les réseaux sociaux, la newsletter, ou la plateforme de podcast sur laquelle tu es en train de m'écouter, ça me touchera beaucoup. Merci pour ton écoute, et à très vite. Voilà, comme tu as pu le voir, Work in Process reprend du service. Merci pour ton écoute. Si tu es curieux de savoir quels sont les prochains sujets que je vais aborder dans le podcast, surtout abonne-toi à la Newsletter, comme ça tu es sûr de n'en louper aucun. On se retrouve très vite, à bientôt !
