151 - Structurer ses process pour libérer du temps (même en solo) – avec Grégoire Baggio | Work in process - Conseils en organisation et croissance d'entreprise

Description

Tu veux déléguer, automatiser ou tout simplement souffler un peu… mais tout est dans ta tête ?

Dans cet épisode, Grégoire Baggio t’explique pourquoi la structuration des process est l’un des leviers les plus puissants (et sous-estimés) pour reprendre le contrôle de ton temps et de ton énergie.

On parle de :
– Pourquoi on repousse toujours les process (et comment l’éviter)
– Par où commencer quand on est solo ou avec une petite équipe
– Comment garder ses process vivants et humains
– Ce que l’IA peut déjà faire pour toi (sans t’effrayer)

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Son site : https://www.elemate.co/fr/

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Transcription

Speaker #0
Tu sais, depuis que t'écoutes Work in Process, on parle souvent de délégation, d'automatisation, on parle de process forcément, et j'ai l'impression qu'il y a un sujet que j'ai pas encore abordé sur le podcast, et pourtant c'est pas très logique vu le nom, c'est la documentation. Documenter ce qu'on fait de façon claire, de façon utile et surtout utilisable. Parce que si on fait pas ça, forcément le bazar commence à s'installer. Aujourd'hui, j'ai le plaisir de recevoir sur le fauteuil... des invités de Working Process, Grégoire, qui est cofondateur et directeur général d'Elemate. Sa mission, c'est d'aider les PME, les ETI, qui veulent ou qui doivent se transformer, à poser des bases solides en amont pour réussir leurs projets. Donc, tu l'as compris dans cet épisode, on va parler de process, on va parler de comment tu peux structurer tes process, comment ça peut vraiment te faire gagner. des heures, voire peut-être même des semaines dans ton quotidien, comment ça va libérer ton mental, et aussi comment ça peut devenir un levier de croissance durable, même si tu es solo ou que tu as une petite équipe. Salut Grégoire, comment vas-tu ?
Speaker #1
Bonjour Marine, ça va très bien. Merci de me recevoir dans ton podcast aujourd'hui.
Speaker #0
Écoute, avec grand plaisir. Aujourd'hui, on va parler d'un sujet qu'on adore, les process. La première question que j'ai pour toi Grégoire, c'est Avec ton expérience, les typologies différentes de clients que tu as pu accompagner, qu'est-ce qui fait qu'on sous-estime les process quand on est une petite, une moyenne structure ?
Speaker #1
Très bonne question. Ce qui revient le plus souvent dans les conversations, notamment avec des TPE, des PME, souvent familiales avec un savoir-faire un peu traditionnel, c'est les process sont dans les têtes. Les gens savent ce qu'ils font, ils le font relativement bien, et il n'y a pas de raison particulière de faire l'effort de documenter ces process, de les écrire et d'aller au fond des choses, parce que les choses se passent plutôt bien. Mais le contexte actuel fait que souvent cela évolue, et il y a des obligations qui viennent se rajouter et qui déclenchent un intérêt pour les process.
Speaker #0
Tu parles d'obligations, mais il y a aussi tous les imprévus de la vie. il suffit que... tu saches très bien comment ton entreprise tourne dans ta tête et que malheureusement, tu peux tomber malade, t'absenter ou même partir en vacances. Et du coup, comme tout est dans ta tête, si jamais tu te fais remplacer à un moment donné, la personne ne saura jamais, aussi bien que toi, comment est-ce qu'elle peut faire tourner ta boîte. Et donc là, on commence à toucher à un sujet sensible. En fait, il va falloir commencer à documenter des choses, ne serait-ce que pour s'alléger l'esprit.
Speaker #1
alléger sa charge mentale et puis pour envisager aussi la croissance puisque les process c'est un des outils de croissance qu'on utilise oui complètement et souvent la démarche process le fait de commencer à documenter à structurer un petit peu plus ces process ça vient de scénarios tels que celui que tu as décrit c'est des cas tout bête je pars en vacances et j'ai pas prévu de faire ma passation quelqu'un quitte l'entreprise précipitamment et tout d'un coup on est perdu on sait pas vraiment ce que faisait cette personne comment elle le faisait Et ça se manifeste parfois par des mises en danger de l'entreprise en termes de commercial, de notoriété ou des risques opérationnels. Et c'est à ce moment-là souvent qu'on commence à prendre des choses en main.
Speaker #0
C'est vrai. Est-ce que toi, tu as repéré peut-être des signaux concrets qu'on commence à être désorganisé sans s'en rendre compte et qu'avant que ça soit trop tard, il faudrait commencer à documenter les choses ?
Speaker #1
Oui, il y en a beaucoup. Il y a des petits signaux faibles. J'utilise souvent ça dans mes discussions avec des prospects, des signaux de type machine à café. C'est le bazar ici, on ne sait plus qui fait quoi, comment. On ne sait jamais où trouver ce document. Oui, d'accord, mais la procédure n'est pas à jour. Ce genre de phrases un peu clés qu'on entend qui traduisent quand même le fait que cette documentation, elle est plutôt dans les têtes que dans les drives ou dans les dossiers. et que ça commence à poser des problèmes. C'est des problèmes, on va dire, légers et gérables dans un premier temps, et puis plus ça va, plus ça grossit, et ça peut conduire à des situations plus compliquées. Ça, c'est un peu côté anecdote, mais il y a aussi des scénarios plus sérieux. C'est quand on arrive face à un audit ou un auditeur, quand il y a une norme, une certification qu'on souhaite passer ou renouveler, et qu'on se rend compte que... On est un petit peu en retard et qu'il va falloir arrêter les opérations pour faire de la documentation. Là, c'est des scénarios où on se dit qu'on aurait peut-être dû prévoir un petit peu les choses. Le dernier exemple auquel je pense, c'est des scénarios de croissance où on est en train d'embaucher, de se développer, et tout d'un coup, il faut apprendre à déléguer, il faut donner à son N-1 une partie de son périmètre, et là, il est bon de pouvoir expliquer rapidement, de façon structurée, organisée, la façon dont on travaille aujourd'hui, les outils qu'on utilise, les documents qu'on produit, et donner un paysage assez clair à son successeur pour que les choses se passent bien.
Speaker #0
Il y a une logique de transmission et de croissance, effectivement, derrière la notion de documentation, de processiser, de systématiser une entreprise. Moi, ce que je note dans les exemples que tu as cités, c'est qu'il y a des signes de chaos qui sont plus ou moins silencieux. Il y en a peut-être même qui existent, alors qu'on ne les voit pas. Tu parlais de l'exemple de la machine à café, selon les entants. On entend les gens qui vont râler, mais il y a des signes aussi de… de chaos entrepreneurial qui sont plus silencieux. Est-ce que tu en as un qui te vient en tête, peut-être une anecdote à nous partager à ce niveau-là ?
Speaker #1
Ça me fait penser à côté client aussi, parce qu'il y a en interne le ressenti qu'on a sur sa maturité process, mais un de nos clients remontait, et c'est ce qui a déclenché le fait qu'on a travaillé ensemble, que le client posait une question sur la façon dont on traitait, par exemple, un litige sur un contrat. Et ce client a posé la question à trois personnes différentes dans l'entreprise et il a eu trois réponses différentes. Ça, c'est inquiétant. C'est notamment un sujet sur lequel on a besoin d'être hyper clair, carré et aligné. Et là, ça traduit le fait que c'est un sujet qui n'a pas été abordé comme il le fallait dans l'entreprise. Les choses auraient dû être posées, validées, les équipes alignées là-dessus. Et ça, c'est un cas qui peut vraiment poser un problème à la crédibilité de l'entreprise. après je pense que en interne Je parle de chaos d'entrepreneurs, je pense que ça va être un scénario où on avance, on avance, et voilà, par exemple, plusieurs managers ou fondateurs vont avoir des visions un peu dans leur tête assez évidentes de la façon dont se passent les choses, par exemple la gestion d'un pipe commercial, et puis tout d'un coup, on perd un gros client, on perd un gros dossier sur lequel on s'est arraché, et on se demande qu'est-ce qui s'est passé, et il y en a un qui a suivi son fil de pensée, l'autre qui a suivi un différent, et tout d'un coup... Non, mais ce n'est pas comme ça qu'on avait dit qu'on devait faire, etc. Voilà, ça va créer des tensions, ça va juste mettre au jour le fait que régulièrement, on se penche, on met à l'écran peut-être le process qu'on a designé, sur lequel on s'est aligné, on se base là-dessus pour travailler, pour avancer, pour améliorer. Ça, je pense que c'est important.
Speaker #0
Oui, et je te rejoins pour accompagner aussi des clients à ce niveau-là. C'est vrai qu'on a tendance à imaginer que quand on documente les choses, c'est forcément quelque chose qui est lourd, c'est forcément quelque chose qui est complexe, qui ne va pas être utilisé. Ça, ça dépend de comment on documente les choses, mais on va en parler dans l'épisode. Moi, quand j'ai un client qui part de zéro, peu importe la taille de son entreprise au final, je sais que c'est souvent les mêmes premiers process qu'on va poser. Je me demandais si de ton côté, c'était les mêmes, si tu voyais des récurrences. au niveau des process à structurer, à documenter, ou si c'était vraiment au cas par cas chez toi ?
Speaker #1
Alors nous, on va vraiment voir deux scénarios. Les personnes qui partent d'un process très spécifique qui a un problème, une gestion de non-conformité qui ne marche pas bien, par exemple, et on va commencer là-dessus. Et puis tout de suite, ça va toucher des process connexes, etc. Et on va grossir. Et d'autres qui, notamment pour des petites entreprises, qui commencent vraiment à structurer sous l'impulsion d'un dirigeant, d'un consultant. ou autre, où on part presque de la feuille blanche finalement. Et là, effectivement, comme tu le dis, on retrouve souvent cette cartographie des process assez standard avec des process de management, des process de support et des process de production. Et puis, syndrome de la page blanche, puis en fait, très vite, on parle des process RH, là, tout de suite, on a cinq idées sur le process de paye, de recrutement, etc. On part sur le process de production, il va y avoir plein d'idées qui vont germer. Et donc tout le jeu, c'est à ce moment-là effectivement de donner un peu un cadre pour y aller progressivement, soit par la racine, soit plutôt par le haut de la pyramide, et puis descendre un peu en granularité après sur les process qu'on veut détailler. Et souvent, je dirais que personne ne va se mettre du jour au lendemain à documenter tous les process de son entreprise, c'est complètement illusoire, donc c'est créer plein de cases à remplir plus tard et se focaliser sur celles qui apportent aujourd'hui de la valeur ou sur lesquelles il y a des problèmes ou des risques. à gérer.
Speaker #0
Je te rejoins totalement. Moi, les premiers process que je bosse avec des clients, en première intention, c'est comment le ou la dirigeante gère son travail et comment l'expérience client et mener. Parce que je me rends compte que c'est les deux plus gros leviers où un business peut se casser la figure pour être poli. Si ton expérience client, comme tu le disais plus tôt, elle n'est pas bien documentée, en cas de réclamation, tu ne sais pas quoi faire. Pour recueillir le feedback de ton client, peut-être que tu vas l'avoir au téléphone, mais ça ne sera noté nulle part. Donc, si la personne est en congé ou qu'elle quitte l'entreprise, tu perds de la data. Et côté dirigeance, c'est quelque chose qu'on... qu'on sous-estime, les process personnels, mais c'est comment est-ce qu'on gère les priorités, comment est-ce qu'on prend des décisions. Moi, je travaille avec certains clients à la conception de matrice de prise de décision pour se simplifier la vie parce que dans certains cas, c'est des usines à gaz en fait. On a des décisions, tant qu'entrepreneur, à prendre presque toutes les cinq minutes et si on ne pose pas de système pour ça, on finit par exploser en plein vol.
Speaker #1
Oui, ça c'est... Ça, c'est très vrai. Donc, il va y avoir le côté process d'entreprise et puis après process un peu plus personnel. Et finalement, c'est la même démarche. Ça va être d'analyser la séquence de tâches ou d'états par lesquels on passe et de faire un petit état des lieux, des entrées-sorties. Donc, de quoi j'ai besoin pour avancer, pour prendre mes décisions ? Qu'est-ce que je produis comme document ou comme donnée qui va être utile au suivant ? Quels outils j'utilise ? Et juste le fait d'y réfléchir et de le poser, souvent ça fait déjà pas mal avancer le schmilblick.
Speaker #0
C'est ça, et puis ça crée de l'espace parce que quand on ne prend pas ce recul stratégique pour se dire comment est-ce que je fonctionne, qu'est-ce que j'ai besoin de transmettre aux personnes qui sont en dessous, qu'est-ce que j'ai besoin de récupérer des personnes qui sont en dessous, ça devient tout de suite beaucoup plus compliqué. Je me demandais si toi tu avais peut-être une ou deux astuces pour éviter justement de tomber dans cette surcharge de se dire ok, Et là, j'accepte de documenter des choses dans mon entreprise et j'y vais à fond les ballons. Comment est-ce qu'on fait pour ne pas se noyer dans tout ça ? Parce qu'on peut aller très loin au final.
Speaker #1
Oui, oui. Alors, ça peut être mon métier. Je travaille là-dessus toute la journée. Parfois, les cordonniers sont les plus mal chaussés. Je ne le fais pas systématiquement pour tout. Mais pour répondre à ta question, moi, j'ai deux, trois exemples en tête de scénarios dans lesquels je me suis lancé. Je l'ai fait. et je l'ai fait avec mon outil évidemment c'est des trucs qui vraiment me prenaient la tête par exemple le dépôt je pense au dépôt des comptes annuels de ma société je l'ai fait 2-3 fois et à chaque fois gros casse tête parce que déjà je procrastine et puis je me dis bon ok il va falloir que j'aille retrouver le mail du comptable, il faut que j'aille retrouver les trucs des impôts, il faut que je retrouve mes identifiants pour je sais plus quelle plateforme bref il y a une dizaine de trucs à faire pour bien le faire rapidement après l'avoir fait 2 fois à la mano je me suis dit bon allez je prends 10 minutes de plus c'est Après, une fois que j'ai fait l'exercice, je le pose. Je le pose sur le papier, en l'occurrence sur mon logiciel. Et l'année d'après, waouh, génial quoi. Je réouvre le truc. J'ai 80% de la charge mentale qui m'a été enlevée. Il manque toujours des petits bouts, mais l'avantage, c'est que justement, j'ai juste ces petits bouts à rajouter la seconde fois. Donc ça, c'est beaucoup plus efficace. Voilà, j'ai fait ça pour ça. J'ai fait ça pour le recrutement d'alternants, par exemple, et la gestion des opcos et des différents papiers à remplir. ça enlève une grosse charge mentale on est beaucoup plus efficace le jour J et évidemment le jour où je prie, j'ai quelqu'un pour le faire pour moi, j'ai plus qu'à lui passer le document et c'est bon et une des clés pour que ça se déclenche c'est de se dire, si je m'y mets ça va être facile, ça va pas me prendre longtemps ça va être confortable à faire et je sais que je le fais pas pour rien surtout je sais que je peux, un, le passer à quelqu'un d'autre je vais pouvoir le mettre à jour et je saurai en deux clics le retrouver donc je me connecte dans un outil, je fais une clé de recherche, je tombe sur ce process, je le consulte, je le remplis et je passe à autre chose. Si ça avait été un vieux document Word avec un dessin, un process dessiné avec des flèches et des carrés faits à la main et que je devais mettre à jour, je ne serais pas retourné. Je l'aurais refait probablement. La clé, évidemment, je prends ma paroisse, mais c'est un outil adapté. Pour certains, ça va être du Notion, pour d'autres, ça sera du Element. d'autres outils, mais il faut avoir un endroit et idéalement c'est un endroit qui est collaboratif et qui va être partagé avec les autres membres de l'équipe. Parce que si chacun fait ce que je viens de décrire mais à sa façon, ça n'a pas la même puissance qu'un travail partagé et collectif.
Speaker #0
C'est ça, c'est qu'en fait quand on documente et qu'on est plusieurs dans l'entreprise, il faut penser à harmoniser les pratiques, à définir les règles de jeu communes ensemble comme ça, mais sans une vincelle et surtout chacun sera d'accord. Donc, s'engager moralement à respecter ces règles du jeu, et ça, c'est très important. J'aime beaucoup les exemples que tu partages, parce que... pour ceux qui ne travaillent pas dans les process et qui n'ont pas l'habitude, ils n'auront peut-être pas remarqué, mais dans les exemples que tu as cités, donc de l'administratif, du recrutement, et encore de l'administratif, mais différent, c'est des process qui ne t'ont pas pris forcément beaucoup de temps à documenter et qui, en plus, sont des actifs pour ton entreprise pour la suite. Parce que, mettons, cette année, en 2025, tu as pris un alternant, peut-être que en 2026 ou 2027, tu vas reprendre un alternant. Du coup, tu n'auras pas à te redemander quelles sont les démarches, hors évolution de texte réglementaire, j'entends, mais tu n'auras pas à te demander quelles sont les démarches, comment est-ce que tu as fait pour que ton alternant ou ton alternante soit bien accueilli, bien onboardé. Et je trouve qu'investir en tant qu'entrepreneur, en tant que chef d'entreprise, sur ce type d'actif, c'est largement sous-estimé pour le futur de sa boîte.
Speaker #1
Oui, alors là, je suis complètement aligné avec toi. Et je pense que ce qui est important, c'est de, tu l'as souligné, c'est de démystifier l'effort qui est nécessaire. En fait, c'est après une réunion ou après, justement, vous avez passé une heure sur un sujet pénible, c'est de se dire, je prends cinq minutes de plus. Et en gros, c'est à peu près ça le ratio, je pense, pour le poser, pour l'écrire, pour le formaliser, pour en garder une trace. C'est tellement dommage de perdre cette heure de travail qui va être refaite le mois ou l'année d'après que je fais ça. Et puis, en fait, quand on commence à réfléchir comme ça, Il y a mille petites choses dans l'entreprise qui peuvent être éligibles. Alors, il ne s'agit pas de tout documenter, mais en fait, c'est au fil de l'eau. Je prends un peu cette habitude. Et encore une fois, il faut que ça soit fléché vers le bon endroit. C'est-à-dire qu'au début, toute petite entreprise, ça peut être, je mets des documents à peu près similaires dans un drive. Et puis, ça va, je sais où je vais retrouver mes choses. Et plus ça va, plus j'avance, plus il va falloir que ça soit structuré, qu'il y ait une nomenclature, qu'il y ait un rangement des dossiers, etc. et après on arrive sur des outils métiers qui sont faits pour ça soit de la gestion électronique de documents ou vraiment des outils de process. Mais ça avance finalement très vite quand on en mesure les bénéfices et nous, on a les retours des premiers clients qui sont vraiment intéressants dans le sens où ils ont fait ce petit effort et c'est eux qui nous disent « mais je n'y aurais jamais imaginé, j'ai écrit un process pour je ne sais pas quoi. » Quand la médecine du travail m'a posé une question sur la façon dont on utilisait ce produit dangereux, J'ai ouvert un écran, j'avais des choses à leur montrer. Ils ont vu qu'on gérait notre truc. Ce n'était peut-être pas parfait, mais au moins, on avait pris les devants. On savait de quoi on parlait. J'ai complété ce petit document de quelques lignes et on était bon. C'est vraiment un cercle vertueux une fois qu'on l'a engagé.
Speaker #0
Je suis d'accord avec toi. Il ne faut pas hésiter à commencer petit. Tu as évoqué tout à l'heure l'échelle de progression en termes d'outils, j'entends. On peut commencer bon. avec des Google Docs, moi je ne suis pas très fan, mais si vraiment on n'est pas à l'aise avec les outils, on peut commencer avec un Google Doc, on peut partir sur du notion. Moi, ce que j'aime dans la documentation de process, c'est qu'en fait, ça peut s'adapter à chacun, ça peut s'adapter à chaque fonctionnement cognitif. C'est-à-dire que quand je te parle de process, il y a des gens en tête qui se disent c'est un gros classeur avec plein de vieilles feuilles qui prend la poussière. et on ne s'en sert pas. Alors qu'en fait, aujourd'hui, on ne peut plus se contenter de dire mes process, c'est fait à l'ancienne sur un coin de table, sur une feuille de papier. On a plein d'outils digitaux qui nous permettent, en quelques minutes, de documenter nos process. Moi, je sais que pour la plupart de mes clients, on passe sur Notion parce qu'ils sont plus à l'aise avec cet outil-là. On utilise aussi des outils comme Tela. tango qui permettent de filmer notre écran pendant qu'on fait quelque chose et l'intelligence artificielle le retranscrit proprement en processus opérationnel donc en fait il n'y a plus d'excuses pour ne pas documenter son business la seule question c'est jusqu'où vous voulez amener votre entreprise question rhétorique je vous laisse y réfléchir à tête reposée et jusqu'où vous voulez amener votre entreprise et à quel point vous avez envie de vous décharger mentalement Je ne sais pas ce que tu en penses Grégoire ?
Speaker #1
Oui, au niveau de l'individu, ça va être le fait d'avoir posé les choses, ça me rassure, j'ai aligné mon équipe, mes équipes, etc. Je travaille mieux, je suis libéré. Et après au niveau de l'entreprise, ce qu'on observe, c'est souvent quelque chose de progressif. Il n'y a pas grand monde qui a cette vision d'ensemble de tous les bénéfices et tout ce que ça va apporter de documenter ces process, mais c'est une expérience progressive. Comme on le disait, on commence par un angle un peu prioritaire et puis on... On se rend compte qu'il y a de multiples usages. Et puis, pareil, je vais prendre un exemple concret, mais on commence à travailler sur la documentation qualité, sur quelques process administratifs. Et puis là, il y a le côté CSRD. Alors, c'est un peu passé de mode depuis quelques mois, mais le côté exigence CSRD qui arrive. Et donc là, il faut faire travailler en même temps la qualité, la data, l'IT et la direction financière pour trouver du reporting qui n'existait pas avant. Donc, chercher de la bonne data et tout. Et là, tout d'un coup, on a encore un nouvel usage de... pouvoir se baser sur des processus connus et explicités pour se dire tiens je vais juste regarder le processus et me dire à quel moment si c'est du RGPD j'ai potentiellement des données personnelles à protéger ou des fuites potentielles si c'est de la CSRD est-ce que je produis les bonnes datas ou les bons reports en fait voilà on a les process sous les yeux donc on gagne un temps fou, on parle le langage des métiers, on n'est pas en train d'essayer de recomprendre ce que fait chaque métier tout est posé et documenté et ça je trouve que c'est Merci. Ça co-construit, comme tu disais tout à l'heure, un véritable actif pour l'entreprise qui grossit à un moindre coût parce que ça se fait au fil de l'eau. On ne change pas les routines que vous aviez. Schématiquement, on rajoute quelques minutes à chaque réunion, peut-être, pour prendre ce temps et en gagner beaucoup plus derrière.
Speaker #0
J'adore. On va essayer de garder cette phrase comme citation de l'épisode parce que je trouve qu'elle est très bien formulée. Est-ce que toi, tu vois des tendances des évolutions à venir côté structuration, justement, des petites et des moyennes entreprises.
Speaker #1
Oui, je pense que c'est... En fait, ça va devenir quelque part une obligation pour performer. Pour certaines, c'est une question de survie. On est déjà dans une ère d'automatisation où l'IA va être omniprésente, où il y a une multitude d'outils, où il y a énormément de données à gérer. Donc, il y a un moment pour tenir le coup, surfer la vague, prendre l'avantage concurrentiel, il va falloir se poser la question et on voit pas mal ce scénario se reproduire, de dire, il faut que je mette de l'IA. Ok, mais en fait, quelles sont mes activités aujourd'hui ? Quelles sont celles qui sont chronophages, qui sont manuelles, qui ne sont pas intéressantes, qui n'apportent pas de valeur à mes employés ou je n'exploite pas leurs valeurs ? Et voilà, c'est sur celles-là qu'on va se focaliser pour trouver des zones d'amélioration. d'outils, de pratiques, de distribution des rôles. Donc je pense que vraiment pour tenir la cadence, il va falloir réfléchir et se structurer. Et puis après, il y a tout un tas d'exigences plutôt réglementaires du côté de la transparence, de la traçabilité. Il y a le côté de donner du sens au travail aussi, que chacun comprenne pourquoi il fait quelque chose. Alors de temps en temps, les gens se ferment un peu volontairement les yeux, mettent des œillères pour ne pas trop se poser de questions sur des choses qu'ils font depuis 20 ans d'une certaine façon. À un moment donné, sous l'impulsion de dirigeants, souvent, on revoit un peu les choses et c'est constructif. Se dire, attends, je produis ce document, mais finalement, personne ne l'utilise. Je peux peut-être gagner une heure dans ma semaine, arrêter de le produire, à faire quelque chose de plus intéressant. Donc, tout ça, je pense, ça converge vers un effort de structuration, d'optimisation de l'organisation. Ça ne veut pas dire, parce que souvent, on tombe dans le cliché inverse de la lourdeur des procès, être ultra... normés, contraints, etc. Non, ce n'est pas le cas. Et comme tu disais tout à l'heure, on peut rester simple. Un process, on suggère souvent de ne pas dépasser 10-15 étapes quand on décrit un process. S'il y en a plus, c'est du sous-détail qu'on va détailler ailleurs et qui ne sera pas, qui ne va pas être omniprésent. Le but, c'est d'y voir clair les grandes activités que j'ai dans le cadre d'un process, les 2-3 rôles clés qui sont joués, les outils que j'utilise. Et voilà. puis on avance à partir de là ce n'est pas forcément contraignant, ça fait juste une base de référence. On sait très bien que tout le monde ne va pas suivre le process à la lettre. On est en France quand même, donc on l'accepte. On l'accepte, mais on se met une ligne directrice et quand on est en réunion et qu'on analyse, on se dit qu'on sait qu'il faudrait faire comme ça. Pour tel client, on a fait différemment. C'est grave, ce n'est pas grave. On adapte le process et on avance. C'est plutôt une aide qu'une contrainte, je pense.
Speaker #0
C'est toujours la différence entre la théorie et la pratique.
Speaker #1
C'est évident, on ne changera pas ça du jour au lendemain.
Speaker #0
Oui. Moi, ce que je trouve hyper intéressant, et tu n'imagines pas à quel point ça me fait plaisir que tu en aies parlé spontanément dans cet épisode, c'est l'impact que quelque chose d'un peu chiant, documenté sans business, l'impact que ça peut avoir en termes de culture d'entreprise, de bien-être au travail. Je pense que ça, on n'en parle pas assez, en fait. On n'en parle pas assez parce que... Une entreprise qui vouait durer, en tout cas, à se stabiliser ou à croître, elle est amenée à recueillir de nouveaux talents. Donc ça veut dire qu'il va falloir les former. Ça veut dire que c'est potentiellement de nouvelles générations. Donc il va falloir s'adapter aussi à leur façon de fonctionner. Et je trouve que c'est là où c'est intéressant de poser des systèmes sur la table. C'est parce qu'un système, une fois qu'il est posé, il n'est pas juste posé comme ça à faire joli et à être utilisé. Le but derrière, c'est de faire de l'amélioration continue. On est bien d'accord ?
Speaker #1
Oui, complètement. Moi, je suis toujours dans... La performance, l'efficacité et l'amélioration des process, ce n'est pas les écrire pour se faire plaisir, c'est vraiment pour avancer.
Speaker #0
C'est ça. Et en matière d'amélioration continue, est-ce que peut-être tu as des anecdotes à nous partager ou la documentation, justement, ça a fait un gros effet de levier pour certains de tes clients, par exemple, ou même pour ton propre business ?
Speaker #1
Oui. Il y en a plusieurs, mais un qui m'a marqué, c'était au début de l'aventure Element, un des premiers ateliers qu'on a mené avec des clients, un atelier collaboratif pour écrire leur premier process. C'est que dès la deuxième étape, la deuxième case du process, on va dire, ça a lancé un débat. Et déjà, on a senti que juste le fait d'écrire deux cases sur un tableau, ça a lancé des discussions. Et c'était des discussions intéressantes, des discussions qui ont pu être houleuses. pour définir quel est le rôle, qui est responsable de telle tâche, qui atteste que le client va être satisfait à l'issue de cette étape. Et ça, je trouve que c'est hyper intéressant. Et quand tu parles d'amélioration continue, c'est provoquer des occasions, c'est fournir les bons visuels, les bons formats, pour qu'au moment où on a cette discussion, tout le monde soit déjà aligné, dans des bonnes dispositions, et que ce soit constructif, que ce ne soit pas un combat, que ce ne soit pas un cahier de doléances sur tout ce qui ne va pas, etc., mais qu'on soit plus en mode. On est déjà à peu près aligné sur l'ossature générale. Maintenant, on va aller travailler. On ne passe pas deux heures à écouter Jean-Pierre qui est à l'étape 7 et qui a tous les problèmes du monde. On va commencer par l'étape 1 ou 2, être sûr qu'il n'y a pas déjà des problèmes là. Ça va nous faire gagner du temps. Et ça, j'aime beaucoup. Et typiquement, dans la réflexion qu'on a eue sur la conception de notre outil, c'est des trucs tout bêtes. Mais je suis acteur d'un processus, je le vois à l'écran, j'ai un clic à faire pour laisser un commentaire. Je peux le faire n'importe quand. Et le jour où le propriétaire, le pilote de ce process, ou le jour où on mène cette réunion de revue de process, visuellement, j'ai une carte de chaleur Hitmap là où je vois directement à l'écran les moments, les étapes du process où j'ai des problèmes, des problèmes de type outils, des problèmes de type risque, etc. Et ça, pour moi, ça fait vraiment avancer le... Je réutilise le mot schmilblick, c'est d'une autre génération, mais ça fait vraiment avancer les discussions, en fait. Le fait que ça soit très contextualisé, que ça puisse venir du terrain, que ça vienne en temps réel et non pas juste le jour de la réunion, etc.
Speaker #0
Oui, ça permet en fait une vraie analyse collaborative. Et au-delà d'éventuellement réécrire la documentation, ça vient pousser chacun et chacune à se questionner sur pourquoi est-ce qu'on fait ça à l'heure actuelle dans l'entreprise ? Comment on le fait ? Pour qui ? Pourquoi ? Avec des espaces entre chaque mot. et est-ce qu'on a envie de continuer dans ce sens ou pas ? Et ça, c'est intéressant pour des toutes petites choses, mais aussi pour des versions un petit peu plus macro. Par exemple, tu parlais du pôle RH un petit peu plus tôt dans l'épisode. Le pôle RH, en soi, va recueillir plusieurs process, même un certain nombre puisqu'il y a beaucoup d'administratifs dedans. Mais du coup, c'est aller se questionner, est-ce que, par exemple, en termes d'expérience collaborateur, On a ces process là, ce fonctionnement là depuis un certain temps. Est-ce qu'on le garde ? Est-ce que notre vision, elle a changé ? Les personnes qui font partie de l'entreprise, est-ce qu'ils ont de nouvelles idées ? Et je trouve que c'est ça aussi qui participe à l'esprit de contribution dans une entreprise.
Speaker #1
Oui, complètement. Et je pense que vraiment, parfois ça se joue à pas grand-chose. Mais on parle de process RH, vous avez un process de recrutement en place qui n'est pas formalisé. Donc vous avez l'habitude de mener tout. Il y a un truc qui se passe pas bien lors d'un recrutement, je sais pas, vous avez pas envoyé le... Vous avez pas pris les références de quelqu'un parce qu'on a oublié. On râle, on le paye cher souvent, voilà, parce qu'on découvre ça plus tard. Ok, qu'est-ce qu'on fait en fait ? Si on n'a rien écrit, si on n'a rien documenté, si c'est juste dans les têtes, qu'est-ce qui vous dit que la fois d'après, le problème va être réglé ? À l'opposé, on peut avoir une documentation type Word, 25 pages de procédure, etc. Est-ce que vous allez avoir envie d'aller lire tout, chercher à quel endroit il faudrait modifier la procédure, la faire circuler aux uns et aux autres. Non, donc il faut quelque chose de dynamique, de digital, où, comme je disais tout à l'heure, en deux clics, vous pouvez, bam, aller juste signaler en quelques mots le problème qu'il y a eu, et vous savez que la fois d'après, Peut-être que vous ne l'aurez pas réglé ou redocumenté proprement
Speaker #0
La fois d'après, je retrouve une trace des problèmes que j'ai eus, des problèmes à régler. Et ça, c'est des petites choses toutes bêtes, mais qui font avancer. Il faut donner envie aux gens de faire avancer. On parle toujours, nous, pilotes de process avec des droits, des devoirs. C'est le devoir de maintenir les process à jour pour que tous les gens qui viennent chercher de l'information ne se trompent pas. Mais c'est aussi le droit de faire remonter. des besoins, de ressources, de temps, de changements, de données, de choses comme ça, parce que on a des preuves que nos process marchent pas assez bien pour telle et telle raison. Je pense que c'est important pour faire vivre le système.
Speaker #1
C'est important, il faut essayer de le maintenir le plus possible, ou en tout cas de le ritualiser, on n'est pas obligé de le faire tous les jours, mais de le ritualiser une fois par mois, une fois par trimestre, pour se dire, en fait, on avance ensemble et on prend un moment, on sacralise un moment pour faire ça. Et il y a une question qu'on n'a pas abordée, c'est les formats. Les formats de process, parce qu'on a beaucoup parlé du format écrit. Mais il y a plein d'autres formats qui existent. Du coup, est-ce que tu peux donner un petit aperçu pour les auditeurs et les auditrices du podcast ?
Speaker #0
Tu veux que je décrive un petit peu ce qu'on fait ou mon avis là-dessus ?
Speaker #1
Ce qui existe en termes de format. Moi, je sais que j'ai mes formats chouchous en termes de process, mais peut-être que toi, tu as les tiens.
Speaker #0
Oui, alors moi, je suis quelqu'un de très... C'est très visuel. Donc, j'aime beaucoup les diagrammes de flux, ce qu'on appelle diagramme swim lanes, donc avec des lignes horizontales. Chaque ligne représente un rôle joué par une personne ou une équipe. Et les tâches, les différentes activités d'un process sont réparties dans ces lignes qui n'ont pas du tout d'ambiguïté. Une case ne peut pas être à cheval entre deux lignes. Sinon, ça veut dire qu'il faut redéfinir des rôles et responsabilités. Et sur ces diagrammes, On peut venir rajouter des notions de documents qui sont nécessaires pour exécuter une tâche, qui sont produits, de la donnée qui est générée, des outils technologiques, des softwares ou des machines qui sont utilisées pour faire des activités. Tout ça, en fait, ça peut être sur un diagramme. Alors, j'aime bien qu'on ne pas retomber dans l'excès d'un diagramme qui représente toute l'entreprise avec mille flux, mille flèches partout. Il n'y a que celui qui l'a dessiné qui comprend. Donc, c'est quelque chose d'assez... simple et j'aime bien le côté tiroir. J'aime bien quelque chose d'interactif et de vivant où j'ai une vision d'ensemble. Moi, je suis quelqu'un qui a besoin de vraiment comprendre l'ensemble avant d'aller dans le détail. J'ai besoin du contexte donc j'aime un endroit où je peux voir le contexte global et ensuite zoomer progressivement sur le sujet qui m'intéresse. Je suis quelqu'un d'impatient et de pressé donc avec une petite recherche de mots clés, j'aime vite trouver le chapitre qui m'intéresse. Je déteste lire un document cheval légal ou une procédure très longue. juste pour trouver un petit élément qui finalement j'aurais dû trouver immédiatement. Donc voilà, moi c'est visuel et interactif. Après les formats qu'on rencontre très souvent dans nos discussions avec nos clients, nos prospects, ça va être des outils de dessin, alors pas forcément du diagramme de flux au sens normé du terme, mais on retrouve quand même la plupart du temps des rectangles pour les tâches, des losanges pour les différents choix, décisions qu'on doit prendre, chemin qu'on va suivre dans un processus. avec des formes plus ou moins libres, des codes couleurs pour illustrer où est-ce qu'il y a un outil, où est-ce qu'il y a une personne particulière qui intervient. Et après, je pense que ce qui est intéressant, c'est très vite autour de ces visuels, de rajouter des outils qui vont s'apparenter à des outils de travail, qui sont souvent apparentés aux consultants, mais des racines pour analyser. clairement les rôles et responsabilités et définir dans le cadre d'un process ou même d'un projet qui fait quoi de qui on attend quoi d'autres formats un peu plus techniques type SIPOC où on va travailler sur de quoi j'ai besoin en entrée, qui est-ce qui me le fournit qu'est-ce que je produis dans ce processus et qui l'utilise pour être sûr que c'est bien utilisé et pouvoir tracer la vie d'un document ou d'un champ de données par exemple et puis On parlait toujours d'amélioration, donc d'attacher à cette visualisation des analyses SWOT, par exemple, avec des forces faiblesses, des pistes d'amélioration et un plan d'action pour améliorer un process. Et le jour où je travaille dessus, j'ai une idée, j'ai un endroit où la mettre. Et encore une fois, on y reviendra peut-être plus tard, mais au moins, c'est là. J'aime beaucoup ça. Après, les formats classiques qu'on retrouve dans beaucoup d'entreprises, c'est des documents Word, plus ou moins bien une nomenclature claire, etc. rangé plus ou moins bien dans des gestions électroniques de documents, des drives, des sharepoints et autres. Des entreprises un peu plus digitales on va dire et souvent jeunes ça va être d'une notion justement parce qu'on arrive à mettre un peu tout type de données, de documents, d'informations dans un endroit centralisé. Après, il faut quand même une certaine gouvernance pour maintenir l'outil, pour que ça soit exploitable. Et puis, est-ce que j'en vois d'autres ? Non, c'est quand même souvent dans les têtes que ça se passe.
Speaker #1
Effectivement. Mais plus après avoir écouté cet épisode.
Speaker #0
Je pense qu'on devrait se poser des questions. On va aller regarder ce qui se fait, effectivement. Par contre, je complète ce que tu disais tout à l'heure, me fait penser à des choses qui arrivent en aval de ce qu'on propose nous, ça va être typiquement des modes opératoires, donc comment je dois mener telle tâche à bien, et d'illustrer ça par un pas à pas, une chronologie, des choses comme ça écrites, mais ça peut être aussi des petits guides vidéo, je ne sais pas, on avait échangé avec une startup qui pourrait être partenaire sur des modes opératoires en réalité augmentée, dans des lunettes, dans un entrepôt, dans une usine, en disant comment on fait ça, tac, j'ai le guide qui m'arrive et on me montre comment un gars qui vient de partir à la retraite a toujours fait et il s'est filmé, il m'a montré comment remplacer cette pièce par exemple donc là vraiment après ça dépend des métiers et des usages mais il y a tout un tas de possibilités qui s'offrent aux uns et aux autres et ça se réfléchit, ça s'analyse et c'est souvent bien de faire appel à des experts qui font de la veille sur toutes ces technos pour dire tiens mais là tu pourrais mettre cet outil ou ce logiciel, ça te sauverait la vie Yeah. Et voilà, là, il y a de la valeur à apporter.
Speaker #1
Ce n'est pas moi qui vais te dire le contraire. De toute façon, je suis obligée de prêcher pour ma paroisse. Moi, j'ai des formats chouchous quand même parce que j'accompagne souvent la même typologie d'entreprise. Moi, je sais qu'on commence tout bêtement avec une page notion blanche et une succession d'étapes. Puis ensuite, on ajoute de la vidéo parce que ce que j'ai remarqué, c'est que quand toi, tu as cité les exemples que tu aimais bien, tu as bien insisté sur le côté visuel. Je trouve que c'est bien, mais dans les process, souvent, on oublie les personnes qui, cognitivement, sont plutôt auditives ou kinesthésiques. Du coup, moi, quand j'écris des process ou quand je crée des systèmes pour les entreprises, j'essaie de penser aux différents fonctionnements cognitifs pour me dire que je n'oublie personne en cours de route. Comme ça, il y a peu de chances, il y a peu de risques plutôt de faire des erreurs. Le format vidéo, j'aime beaucoup, même si c'est... ce n'est pas forcément le plus évident à mettre à jour. Quand on a des choses très techniques à faire, c'est bien pratique, pour des modes opératoires aussi, notamment. Et bien évidemment, je suis fan des diagrammes. Je mettrai des diagrammes partout si je m'écoutais. Des Kaizen, des SWAT, ce genre de choses. Si vous êtes curieux, je vous écrirai les mots dans la description de l'épisode et puis vous pourrez faire une recherche sur Google Images. Vous verrez à quoi ça ressemble un petit peu. Mais l'idée, voilà, c'est... de dire que la documentation, on a l'impression que c'est complexe, que c'est chiant. Ce n'est pas si complexe que ça. Ce n'est pas si chronophage que ça. Si c'est chronophage, c'est parce que vous avez envie que ça le soit. Et puis surtout, il y a des formats pour tous les goûts. Donc, je le répète, normalement, vous n'avez plus d'excuses pour ne pas documenter votre entreprise. On est d'accord, Grégoire ?
Speaker #0
Complètement d'accord. Comme tu l'as dit, on peut partir. d'assez petit et de faire grossir ça progressivement il y a plein d'outils de traduction entre guillemets qui te permettent de partir d'un format et d'en produire plein d'autres justement et peut-être tu m'as inspiré sur la partie audio et tout mais se dire en fait j'ai la donnée j'ai de l'information donc c'est à restituer dans un autre format c'est pas aujourd'hui c'est plus très compliqué le but c'est que de définir en fait ce dont on a envie ou besoin pour bien travailler et voilà nous on est comme toi on est très à l'écoute de ce qui plaît aux uns et aux autres de le fournir pour que ça continue à avancer dans ce sens-là.
Speaker #1
C'est sûr. Mais de toute façon, quand on est concepteur de système comme toi et moi, on a forcément à cœur d'écouter l'autre parce que sans nos clients et sans tous les membres des équipes de nos clients, c'est compliqué de faire notre travail. Donc, c'est important d'entraîner les foules avec nous, si j'ose dire, pour documenter ça. Moi, ce que je retiens de cet épisode et ce que j'espère toi qui es encore en train de nous écouter, que tu vas retenir, c'est que documenter son business, systématiser son business, aujourd'hui, en 2025, ce n'est plus un luxe. Ce n'est plus un luxe, c'est une façon intentionnelle de reprendre du pouvoir sur son temps, sur son énergie, sur sa charge mentale et sur la croissance de son business.
Speaker #0
Je suis tout à fait aligné avec toi. Comme me disait un coach... C'est le premier petit pas qui est le plus dur quand tu veux aller faire du sport, c'est juste d'enfiler tes baskets ou ton survet et après ça déroule tout seul. Donc là, on revient sur les quelques minutes en plus à passer la première fois et après ça rentre dans une démarche assez naturelle.
Speaker #1
C'est ça. J'adore cette métaphore. En tout cas, merci beaucoup, Grégoire, de nous avoir partagé tout ça. C'est un épisode qu'on n'a pas trop l'habitude de voir sur Working Process, même si je parle beaucoup de process. Au final, là, on a creusé le sujet vraiment en profondeur. Je pense que ça va intéresser pas mal de monde. Où est-ce qu'on peut te suivre, retrouver tes aventures, tes péripéties ?
Speaker #0
Écoutez, la période de Noël arrive, vous allez pouvoir... Offrir les uns aux autres des outils pour documenter vos process. Moi je suis le cofondateur de Delimate, ça s'écrit E-L-E-M-A-T-E. Je suis Grégoire Baggio, vous me retrouverez assez facilement sur LinkedIn, c'est quand même là que je suis le plus présent. On a bien sûr un site web, une chaîne YouTube avec quelques démos, quelques tutos de notre outil pour voir un petit peu la façon dont nous on approche les... la documentation des processus métiers, principalement pour les PME et les ETI. Et voilà, moi, je serais ravi, si vous me contactez, de vous en dire un peu plus sur notre vision des choses et la façon dont on propose de l'approcher.
Speaker #1
Génial. Comme d'habitude, tous les liens seront disponibles dans la description de cet épisode. Surtout, n'hésitez pas à aller suivre Grégoire sur LinkedIn parce que vous allez monter en niveau en termes de structuration d'entreprise. Vraiment, n'hésitez pas. Dernière question avant de te laisser filer. Grégoire, qu'est-ce que tu as envie d'écouter sur le podcast en termes d'invité ?
Speaker #0
Je n'avais pas préparé cette question. Moi, j'aimerais bien des gens comme... Comme ça, je pense à... à Victor Dweck de chez CELSI, qui a été revendu. Des gens qui ont dirigé des entreprises qui ont subi des fortes croissances, des transformations. Et de savoir comment eux, on revient sur cet épisode, comment personnellement ils ont géré cette croissance, ils ont réussi à s'organiser, se réorganiser. Puis comment ils ont distribué efficacement les process et la façon de faire les choses dans leur...
Speaker #1
Génial. Écoute, Victor, si jamais par hasard tu passais par là, l'invitation est lancée. En tout cas, nous, on se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Work in Process. Restez connectés et prenez soin de vous et de votre business. Merci, Guigouard.
Speaker #0
Merci, Marine. Au revoir.
Speaker #1
Merci d'avoir écouté Work in Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources. pour construire un business durable sans oublier tous les liens sont en description. A très vite !

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Transcription

Speaker #0
Tu sais, depuis que t'écoutes Work in Process, on parle souvent de délégation, d'automatisation, on parle de process forcément, et j'ai l'impression qu'il y a un sujet que j'ai pas encore abordé sur le podcast, et pourtant c'est pas très logique vu le nom, c'est la documentation. Documenter ce qu'on fait de façon claire, de façon utile et surtout utilisable. Parce que si on fait pas ça, forcément le bazar commence à s'installer. Aujourd'hui, j'ai le plaisir de recevoir sur le fauteuil... des invités de Working Process, Grégoire, qui est cofondateur et directeur général d'Elemate. Sa mission, c'est d'aider les PME, les ETI, qui veulent ou qui doivent se transformer, à poser des bases solides en amont pour réussir leurs projets. Donc, tu l'as compris dans cet épisode, on va parler de process, on va parler de comment tu peux structurer tes process, comment ça peut vraiment te faire gagner. des heures, voire peut-être même des semaines dans ton quotidien, comment ça va libérer ton mental, et aussi comment ça peut devenir un levier de croissance durable, même si tu es solo ou que tu as une petite équipe. Salut Grégoire, comment vas-tu ?
Speaker #1
Bonjour Marine, ça va très bien. Merci de me recevoir dans ton podcast aujourd'hui.
Speaker #0
Écoute, avec grand plaisir. Aujourd'hui, on va parler d'un sujet qu'on adore, les process. La première question que j'ai pour toi Grégoire, c'est Avec ton expérience, les typologies différentes de clients que tu as pu accompagner, qu'est-ce qui fait qu'on sous-estime les process quand on est une petite, une moyenne structure ?
Speaker #1
Très bonne question. Ce qui revient le plus souvent dans les conversations, notamment avec des TPE, des PME, souvent familiales avec un savoir-faire un peu traditionnel, c'est les process sont dans les têtes. Les gens savent ce qu'ils font, ils le font relativement bien, et il n'y a pas de raison particulière de faire l'effort de documenter ces process, de les écrire et d'aller au fond des choses, parce que les choses se passent plutôt bien. Mais le contexte actuel fait que souvent cela évolue, et il y a des obligations qui viennent se rajouter et qui déclenchent un intérêt pour les process.
Speaker #0
Tu parles d'obligations, mais il y a aussi tous les imprévus de la vie. il suffit que... tu saches très bien comment ton entreprise tourne dans ta tête et que malheureusement, tu peux tomber malade, t'absenter ou même partir en vacances. Et du coup, comme tout est dans ta tête, si jamais tu te fais remplacer à un moment donné, la personne ne saura jamais, aussi bien que toi, comment est-ce qu'elle peut faire tourner ta boîte. Et donc là, on commence à toucher à un sujet sensible. En fait, il va falloir commencer à documenter des choses, ne serait-ce que pour s'alléger l'esprit.
Speaker #1
alléger sa charge mentale et puis pour envisager aussi la croissance puisque les process c'est un des outils de croissance qu'on utilise oui complètement et souvent la démarche process le fait de commencer à documenter à structurer un petit peu plus ces process ça vient de scénarios tels que celui que tu as décrit c'est des cas tout bête je pars en vacances et j'ai pas prévu de faire ma passation quelqu'un quitte l'entreprise précipitamment et tout d'un coup on est perdu on sait pas vraiment ce que faisait cette personne comment elle le faisait Et ça se manifeste parfois par des mises en danger de l'entreprise en termes de commercial, de notoriété ou des risques opérationnels. Et c'est à ce moment-là souvent qu'on commence à prendre des choses en main.
Speaker #0
C'est vrai. Est-ce que toi, tu as repéré peut-être des signaux concrets qu'on commence à être désorganisé sans s'en rendre compte et qu'avant que ça soit trop tard, il faudrait commencer à documenter les choses ?
Speaker #1
Oui, il y en a beaucoup. Il y a des petits signaux faibles. J'utilise souvent ça dans mes discussions avec des prospects, des signaux de type machine à café. C'est le bazar ici, on ne sait plus qui fait quoi, comment. On ne sait jamais où trouver ce document. Oui, d'accord, mais la procédure n'est pas à jour. Ce genre de phrases un peu clés qu'on entend qui traduisent quand même le fait que cette documentation, elle est plutôt dans les têtes que dans les drives ou dans les dossiers. et que ça commence à poser des problèmes. C'est des problèmes, on va dire, légers et gérables dans un premier temps, et puis plus ça va, plus ça grossit, et ça peut conduire à des situations plus compliquées. Ça, c'est un peu côté anecdote, mais il y a aussi des scénarios plus sérieux. C'est quand on arrive face à un audit ou un auditeur, quand il y a une norme, une certification qu'on souhaite passer ou renouveler, et qu'on se rend compte que... On est un petit peu en retard et qu'il va falloir arrêter les opérations pour faire de la documentation. Là, c'est des scénarios où on se dit qu'on aurait peut-être dû prévoir un petit peu les choses. Le dernier exemple auquel je pense, c'est des scénarios de croissance où on est en train d'embaucher, de se développer, et tout d'un coup, il faut apprendre à déléguer, il faut donner à son N-1 une partie de son périmètre, et là, il est bon de pouvoir expliquer rapidement, de façon structurée, organisée, la façon dont on travaille aujourd'hui, les outils qu'on utilise, les documents qu'on produit, et donner un paysage assez clair à son successeur pour que les choses se passent bien.
Speaker #0
Il y a une logique de transmission et de croissance, effectivement, derrière la notion de documentation, de processiser, de systématiser une entreprise. Moi, ce que je note dans les exemples que tu as cités, c'est qu'il y a des signes de chaos qui sont plus ou moins silencieux. Il y en a peut-être même qui existent, alors qu'on ne les voit pas. Tu parlais de l'exemple de la machine à café, selon les entants. On entend les gens qui vont râler, mais il y a des signes aussi de… de chaos entrepreneurial qui sont plus silencieux. Est-ce que tu en as un qui te vient en tête, peut-être une anecdote à nous partager à ce niveau-là ?
Speaker #1
Ça me fait penser à côté client aussi, parce qu'il y a en interne le ressenti qu'on a sur sa maturité process, mais un de nos clients remontait, et c'est ce qui a déclenché le fait qu'on a travaillé ensemble, que le client posait une question sur la façon dont on traitait, par exemple, un litige sur un contrat. Et ce client a posé la question à trois personnes différentes dans l'entreprise et il a eu trois réponses différentes. Ça, c'est inquiétant. C'est notamment un sujet sur lequel on a besoin d'être hyper clair, carré et aligné. Et là, ça traduit le fait que c'est un sujet qui n'a pas été abordé comme il le fallait dans l'entreprise. Les choses auraient dû être posées, validées, les équipes alignées là-dessus. Et ça, c'est un cas qui peut vraiment poser un problème à la crédibilité de l'entreprise. après je pense que en interne Je parle de chaos d'entrepreneurs, je pense que ça va être un scénario où on avance, on avance, et voilà, par exemple, plusieurs managers ou fondateurs vont avoir des visions un peu dans leur tête assez évidentes de la façon dont se passent les choses, par exemple la gestion d'un pipe commercial, et puis tout d'un coup, on perd un gros client, on perd un gros dossier sur lequel on s'est arraché, et on se demande qu'est-ce qui s'est passé, et il y en a un qui a suivi son fil de pensée, l'autre qui a suivi un différent, et tout d'un coup... Non, mais ce n'est pas comme ça qu'on avait dit qu'on devait faire, etc. Voilà, ça va créer des tensions, ça va juste mettre au jour le fait que régulièrement, on se penche, on met à l'écran peut-être le process qu'on a designé, sur lequel on s'est aligné, on se base là-dessus pour travailler, pour avancer, pour améliorer. Ça, je pense que c'est important.
Speaker #0
Oui, et je te rejoins pour accompagner aussi des clients à ce niveau-là. C'est vrai qu'on a tendance à imaginer que quand on documente les choses, c'est forcément quelque chose qui est lourd, c'est forcément quelque chose qui est complexe, qui ne va pas être utilisé. Ça, ça dépend de comment on documente les choses, mais on va en parler dans l'épisode. Moi, quand j'ai un client qui part de zéro, peu importe la taille de son entreprise au final, je sais que c'est souvent les mêmes premiers process qu'on va poser. Je me demandais si de ton côté, c'était les mêmes, si tu voyais des récurrences. au niveau des process à structurer, à documenter, ou si c'était vraiment au cas par cas chez toi ?
Speaker #1
Alors nous, on va vraiment voir deux scénarios. Les personnes qui partent d'un process très spécifique qui a un problème, une gestion de non-conformité qui ne marche pas bien, par exemple, et on va commencer là-dessus. Et puis tout de suite, ça va toucher des process connexes, etc. Et on va grossir. Et d'autres qui, notamment pour des petites entreprises, qui commencent vraiment à structurer sous l'impulsion d'un dirigeant, d'un consultant. ou autre, où on part presque de la feuille blanche finalement. Et là, effectivement, comme tu le dis, on retrouve souvent cette cartographie des process assez standard avec des process de management, des process de support et des process de production. Et puis, syndrome de la page blanche, puis en fait, très vite, on parle des process RH, là, tout de suite, on a cinq idées sur le process de paye, de recrutement, etc. On part sur le process de production, il va y avoir plein d'idées qui vont germer. Et donc tout le jeu, c'est à ce moment-là effectivement de donner un peu un cadre pour y aller progressivement, soit par la racine, soit plutôt par le haut de la pyramide, et puis descendre un peu en granularité après sur les process qu'on veut détailler. Et souvent, je dirais que personne ne va se mettre du jour au lendemain à documenter tous les process de son entreprise, c'est complètement illusoire, donc c'est créer plein de cases à remplir plus tard et se focaliser sur celles qui apportent aujourd'hui de la valeur ou sur lesquelles il y a des problèmes ou des risques. à gérer.
Speaker #0
Je te rejoins totalement. Moi, les premiers process que je bosse avec des clients, en première intention, c'est comment le ou la dirigeante gère son travail et comment l'expérience client et mener. Parce que je me rends compte que c'est les deux plus gros leviers où un business peut se casser la figure pour être poli. Si ton expérience client, comme tu le disais plus tôt, elle n'est pas bien documentée, en cas de réclamation, tu ne sais pas quoi faire. Pour recueillir le feedback de ton client, peut-être que tu vas l'avoir au téléphone, mais ça ne sera noté nulle part. Donc, si la personne est en congé ou qu'elle quitte l'entreprise, tu perds de la data. Et côté dirigeance, c'est quelque chose qu'on... qu'on sous-estime, les process personnels, mais c'est comment est-ce qu'on gère les priorités, comment est-ce qu'on prend des décisions. Moi, je travaille avec certains clients à la conception de matrice de prise de décision pour se simplifier la vie parce que dans certains cas, c'est des usines à gaz en fait. On a des décisions, tant qu'entrepreneur, à prendre presque toutes les cinq minutes et si on ne pose pas de système pour ça, on finit par exploser en plein vol.
Speaker #1
Oui, ça c'est... Ça, c'est très vrai. Donc, il va y avoir le côté process d'entreprise et puis après process un peu plus personnel. Et finalement, c'est la même démarche. Ça va être d'analyser la séquence de tâches ou d'états par lesquels on passe et de faire un petit état des lieux, des entrées-sorties. Donc, de quoi j'ai besoin pour avancer, pour prendre mes décisions ? Qu'est-ce que je produis comme document ou comme donnée qui va être utile au suivant ? Quels outils j'utilise ? Et juste le fait d'y réfléchir et de le poser, souvent ça fait déjà pas mal avancer le schmilblick.
Speaker #0
C'est ça, et puis ça crée de l'espace parce que quand on ne prend pas ce recul stratégique pour se dire comment est-ce que je fonctionne, qu'est-ce que j'ai besoin de transmettre aux personnes qui sont en dessous, qu'est-ce que j'ai besoin de récupérer des personnes qui sont en dessous, ça devient tout de suite beaucoup plus compliqué. Je me demandais si toi tu avais peut-être une ou deux astuces pour éviter justement de tomber dans cette surcharge de se dire ok, Et là, j'accepte de documenter des choses dans mon entreprise et j'y vais à fond les ballons. Comment est-ce qu'on fait pour ne pas se noyer dans tout ça ? Parce qu'on peut aller très loin au final.
Speaker #1
Oui, oui. Alors, ça peut être mon métier. Je travaille là-dessus toute la journée. Parfois, les cordonniers sont les plus mal chaussés. Je ne le fais pas systématiquement pour tout. Mais pour répondre à ta question, moi, j'ai deux, trois exemples en tête de scénarios dans lesquels je me suis lancé. Je l'ai fait. et je l'ai fait avec mon outil évidemment c'est des trucs qui vraiment me prenaient la tête par exemple le dépôt je pense au dépôt des comptes annuels de ma société je l'ai fait 2-3 fois et à chaque fois gros casse tête parce que déjà je procrastine et puis je me dis bon ok il va falloir que j'aille retrouver le mail du comptable, il faut que j'aille retrouver les trucs des impôts, il faut que je retrouve mes identifiants pour je sais plus quelle plateforme bref il y a une dizaine de trucs à faire pour bien le faire rapidement après l'avoir fait 2 fois à la mano je me suis dit bon allez je prends 10 minutes de plus c'est Après, une fois que j'ai fait l'exercice, je le pose. Je le pose sur le papier, en l'occurrence sur mon logiciel. Et l'année d'après, waouh, génial quoi. Je réouvre le truc. J'ai 80% de la charge mentale qui m'a été enlevée. Il manque toujours des petits bouts, mais l'avantage, c'est que justement, j'ai juste ces petits bouts à rajouter la seconde fois. Donc ça, c'est beaucoup plus efficace. Voilà, j'ai fait ça pour ça. J'ai fait ça pour le recrutement d'alternants, par exemple, et la gestion des opcos et des différents papiers à remplir. ça enlève une grosse charge mentale on est beaucoup plus efficace le jour J et évidemment le jour où je prie, j'ai quelqu'un pour le faire pour moi, j'ai plus qu'à lui passer le document et c'est bon et une des clés pour que ça se déclenche c'est de se dire, si je m'y mets ça va être facile, ça va pas me prendre longtemps ça va être confortable à faire et je sais que je le fais pas pour rien surtout je sais que je peux, un, le passer à quelqu'un d'autre je vais pouvoir le mettre à jour et je saurai en deux clics le retrouver donc je me connecte dans un outil, je fais une clé de recherche, je tombe sur ce process, je le consulte, je le remplis et je passe à autre chose. Si ça avait été un vieux document Word avec un dessin, un process dessiné avec des flèches et des carrés faits à la main et que je devais mettre à jour, je ne serais pas retourné. Je l'aurais refait probablement. La clé, évidemment, je prends ma paroisse, mais c'est un outil adapté. Pour certains, ça va être du Notion, pour d'autres, ça sera du Element. d'autres outils, mais il faut avoir un endroit et idéalement c'est un endroit qui est collaboratif et qui va être partagé avec les autres membres de l'équipe. Parce que si chacun fait ce que je viens de décrire mais à sa façon, ça n'a pas la même puissance qu'un travail partagé et collectif.
Speaker #0
C'est ça, c'est qu'en fait quand on documente et qu'on est plusieurs dans l'entreprise, il faut penser à harmoniser les pratiques, à définir les règles de jeu communes ensemble comme ça, mais sans une vincelle et surtout chacun sera d'accord. Donc, s'engager moralement à respecter ces règles du jeu, et ça, c'est très important. J'aime beaucoup les exemples que tu partages, parce que... pour ceux qui ne travaillent pas dans les process et qui n'ont pas l'habitude, ils n'auront peut-être pas remarqué, mais dans les exemples que tu as cités, donc de l'administratif, du recrutement, et encore de l'administratif, mais différent, c'est des process qui ne t'ont pas pris forcément beaucoup de temps à documenter et qui, en plus, sont des actifs pour ton entreprise pour la suite. Parce que, mettons, cette année, en 2025, tu as pris un alternant, peut-être que en 2026 ou 2027, tu vas reprendre un alternant. Du coup, tu n'auras pas à te redemander quelles sont les démarches, hors évolution de texte réglementaire, j'entends, mais tu n'auras pas à te demander quelles sont les démarches, comment est-ce que tu as fait pour que ton alternant ou ton alternante soit bien accueilli, bien onboardé. Et je trouve qu'investir en tant qu'entrepreneur, en tant que chef d'entreprise, sur ce type d'actif, c'est largement sous-estimé pour le futur de sa boîte.
Speaker #1
Oui, alors là, je suis complètement aligné avec toi. Et je pense que ce qui est important, c'est de, tu l'as souligné, c'est de démystifier l'effort qui est nécessaire. En fait, c'est après une réunion ou après, justement, vous avez passé une heure sur un sujet pénible, c'est de se dire, je prends cinq minutes de plus. Et en gros, c'est à peu près ça le ratio, je pense, pour le poser, pour l'écrire, pour le formaliser, pour en garder une trace. C'est tellement dommage de perdre cette heure de travail qui va être refaite le mois ou l'année d'après que je fais ça. Et puis, en fait, quand on commence à réfléchir comme ça, Il y a mille petites choses dans l'entreprise qui peuvent être éligibles. Alors, il ne s'agit pas de tout documenter, mais en fait, c'est au fil de l'eau. Je prends un peu cette habitude. Et encore une fois, il faut que ça soit fléché vers le bon endroit. C'est-à-dire qu'au début, toute petite entreprise, ça peut être, je mets des documents à peu près similaires dans un drive. Et puis, ça va, je sais où je vais retrouver mes choses. Et plus ça va, plus j'avance, plus il va falloir que ça soit structuré, qu'il y ait une nomenclature, qu'il y ait un rangement des dossiers, etc. et après on arrive sur des outils métiers qui sont faits pour ça soit de la gestion électronique de documents ou vraiment des outils de process. Mais ça avance finalement très vite quand on en mesure les bénéfices et nous, on a les retours des premiers clients qui sont vraiment intéressants dans le sens où ils ont fait ce petit effort et c'est eux qui nous disent « mais je n'y aurais jamais imaginé, j'ai écrit un process pour je ne sais pas quoi. » Quand la médecine du travail m'a posé une question sur la façon dont on utilisait ce produit dangereux, J'ai ouvert un écran, j'avais des choses à leur montrer. Ils ont vu qu'on gérait notre truc. Ce n'était peut-être pas parfait, mais au moins, on avait pris les devants. On savait de quoi on parlait. J'ai complété ce petit document de quelques lignes et on était bon. C'est vraiment un cercle vertueux une fois qu'on l'a engagé.
Speaker #0
Je suis d'accord avec toi. Il ne faut pas hésiter à commencer petit. Tu as évoqué tout à l'heure l'échelle de progression en termes d'outils, j'entends. On peut commencer bon. avec des Google Docs, moi je ne suis pas très fan, mais si vraiment on n'est pas à l'aise avec les outils, on peut commencer avec un Google Doc, on peut partir sur du notion. Moi, ce que j'aime dans la documentation de process, c'est qu'en fait, ça peut s'adapter à chacun, ça peut s'adapter à chaque fonctionnement cognitif. C'est-à-dire que quand je te parle de process, il y a des gens en tête qui se disent c'est un gros classeur avec plein de vieilles feuilles qui prend la poussière. et on ne s'en sert pas. Alors qu'en fait, aujourd'hui, on ne peut plus se contenter de dire mes process, c'est fait à l'ancienne sur un coin de table, sur une feuille de papier. On a plein d'outils digitaux qui nous permettent, en quelques minutes, de documenter nos process. Moi, je sais que pour la plupart de mes clients, on passe sur Notion parce qu'ils sont plus à l'aise avec cet outil-là. On utilise aussi des outils comme Tela. tango qui permettent de filmer notre écran pendant qu'on fait quelque chose et l'intelligence artificielle le retranscrit proprement en processus opérationnel donc en fait il n'y a plus d'excuses pour ne pas documenter son business la seule question c'est jusqu'où vous voulez amener votre entreprise question rhétorique je vous laisse y réfléchir à tête reposée et jusqu'où vous voulez amener votre entreprise et à quel point vous avez envie de vous décharger mentalement Je ne sais pas ce que tu en penses Grégoire ?
Speaker #1
Oui, au niveau de l'individu, ça va être le fait d'avoir posé les choses, ça me rassure, j'ai aligné mon équipe, mes équipes, etc. Je travaille mieux, je suis libéré. Et après au niveau de l'entreprise, ce qu'on observe, c'est souvent quelque chose de progressif. Il n'y a pas grand monde qui a cette vision d'ensemble de tous les bénéfices et tout ce que ça va apporter de documenter ces process, mais c'est une expérience progressive. Comme on le disait, on commence par un angle un peu prioritaire et puis on... On se rend compte qu'il y a de multiples usages. Et puis, pareil, je vais prendre un exemple concret, mais on commence à travailler sur la documentation qualité, sur quelques process administratifs. Et puis là, il y a le côté CSRD. Alors, c'est un peu passé de mode depuis quelques mois, mais le côté exigence CSRD qui arrive. Et donc là, il faut faire travailler en même temps la qualité, la data, l'IT et la direction financière pour trouver du reporting qui n'existait pas avant. Donc, chercher de la bonne data et tout. Et là, tout d'un coup, on a encore un nouvel usage de... pouvoir se baser sur des processus connus et explicités pour se dire tiens je vais juste regarder le processus et me dire à quel moment si c'est du RGPD j'ai potentiellement des données personnelles à protéger ou des fuites potentielles si c'est de la CSRD est-ce que je produis les bonnes datas ou les bons reports en fait voilà on a les process sous les yeux donc on gagne un temps fou, on parle le langage des métiers, on n'est pas en train d'essayer de recomprendre ce que fait chaque métier tout est posé et documenté et ça je trouve que c'est Merci. Ça co-construit, comme tu disais tout à l'heure, un véritable actif pour l'entreprise qui grossit à un moindre coût parce que ça se fait au fil de l'eau. On ne change pas les routines que vous aviez. Schématiquement, on rajoute quelques minutes à chaque réunion, peut-être, pour prendre ce temps et en gagner beaucoup plus derrière.
Speaker #0
J'adore. On va essayer de garder cette phrase comme citation de l'épisode parce que je trouve qu'elle est très bien formulée. Est-ce que toi, tu vois des tendances des évolutions à venir côté structuration, justement, des petites et des moyennes entreprises.
Speaker #1
Oui, je pense que c'est... En fait, ça va devenir quelque part une obligation pour performer. Pour certaines, c'est une question de survie. On est déjà dans une ère d'automatisation où l'IA va être omniprésente, où il y a une multitude d'outils, où il y a énormément de données à gérer. Donc, il y a un moment pour tenir le coup, surfer la vague, prendre l'avantage concurrentiel, il va falloir se poser la question et on voit pas mal ce scénario se reproduire, de dire, il faut que je mette de l'IA. Ok, mais en fait, quelles sont mes activités aujourd'hui ? Quelles sont celles qui sont chronophages, qui sont manuelles, qui ne sont pas intéressantes, qui n'apportent pas de valeur à mes employés ou je n'exploite pas leurs valeurs ? Et voilà, c'est sur celles-là qu'on va se focaliser pour trouver des zones d'amélioration. d'outils, de pratiques, de distribution des rôles. Donc je pense que vraiment pour tenir la cadence, il va falloir réfléchir et se structurer. Et puis après, il y a tout un tas d'exigences plutôt réglementaires du côté de la transparence, de la traçabilité. Il y a le côté de donner du sens au travail aussi, que chacun comprenne pourquoi il fait quelque chose. Alors de temps en temps, les gens se ferment un peu volontairement les yeux, mettent des œillères pour ne pas trop se poser de questions sur des choses qu'ils font depuis 20 ans d'une certaine façon. À un moment donné, sous l'impulsion de dirigeants, souvent, on revoit un peu les choses et c'est constructif. Se dire, attends, je produis ce document, mais finalement, personne ne l'utilise. Je peux peut-être gagner une heure dans ma semaine, arrêter de le produire, à faire quelque chose de plus intéressant. Donc, tout ça, je pense, ça converge vers un effort de structuration, d'optimisation de l'organisation. Ça ne veut pas dire, parce que souvent, on tombe dans le cliché inverse de la lourdeur des procès, être ultra... normés, contraints, etc. Non, ce n'est pas le cas. Et comme tu disais tout à l'heure, on peut rester simple. Un process, on suggère souvent de ne pas dépasser 10-15 étapes quand on décrit un process. S'il y en a plus, c'est du sous-détail qu'on va détailler ailleurs et qui ne sera pas, qui ne va pas être omniprésent. Le but, c'est d'y voir clair les grandes activités que j'ai dans le cadre d'un process, les 2-3 rôles clés qui sont joués, les outils que j'utilise. Et voilà. puis on avance à partir de là ce n'est pas forcément contraignant, ça fait juste une base de référence. On sait très bien que tout le monde ne va pas suivre le process à la lettre. On est en France quand même, donc on l'accepte. On l'accepte, mais on se met une ligne directrice et quand on est en réunion et qu'on analyse, on se dit qu'on sait qu'il faudrait faire comme ça. Pour tel client, on a fait différemment. C'est grave, ce n'est pas grave. On adapte le process et on avance. C'est plutôt une aide qu'une contrainte, je pense.
Speaker #0
C'est toujours la différence entre la théorie et la pratique.
Speaker #1
C'est évident, on ne changera pas ça du jour au lendemain.
Speaker #0
Oui. Moi, ce que je trouve hyper intéressant, et tu n'imagines pas à quel point ça me fait plaisir que tu en aies parlé spontanément dans cet épisode, c'est l'impact que quelque chose d'un peu chiant, documenté sans business, l'impact que ça peut avoir en termes de culture d'entreprise, de bien-être au travail. Je pense que ça, on n'en parle pas assez, en fait. On n'en parle pas assez parce que... Une entreprise qui vouait durer, en tout cas, à se stabiliser ou à croître, elle est amenée à recueillir de nouveaux talents. Donc ça veut dire qu'il va falloir les former. Ça veut dire que c'est potentiellement de nouvelles générations. Donc il va falloir s'adapter aussi à leur façon de fonctionner. Et je trouve que c'est là où c'est intéressant de poser des systèmes sur la table. C'est parce qu'un système, une fois qu'il est posé, il n'est pas juste posé comme ça à faire joli et à être utilisé. Le but derrière, c'est de faire de l'amélioration continue. On est bien d'accord ?
Speaker #1
Oui, complètement. Moi, je suis toujours dans... La performance, l'efficacité et l'amélioration des process, ce n'est pas les écrire pour se faire plaisir, c'est vraiment pour avancer.
Speaker #0
C'est ça. Et en matière d'amélioration continue, est-ce que peut-être tu as des anecdotes à nous partager ou la documentation, justement, ça a fait un gros effet de levier pour certains de tes clients, par exemple, ou même pour ton propre business ?
Speaker #1
Oui. Il y en a plusieurs, mais un qui m'a marqué, c'était au début de l'aventure Element, un des premiers ateliers qu'on a mené avec des clients, un atelier collaboratif pour écrire leur premier process. C'est que dès la deuxième étape, la deuxième case du process, on va dire, ça a lancé un débat. Et déjà, on a senti que juste le fait d'écrire deux cases sur un tableau, ça a lancé des discussions. Et c'était des discussions intéressantes, des discussions qui ont pu être houleuses. pour définir quel est le rôle, qui est responsable de telle tâche, qui atteste que le client va être satisfait à l'issue de cette étape. Et ça, je trouve que c'est hyper intéressant. Et quand tu parles d'amélioration continue, c'est provoquer des occasions, c'est fournir les bons visuels, les bons formats, pour qu'au moment où on a cette discussion, tout le monde soit déjà aligné, dans des bonnes dispositions, et que ce soit constructif, que ce ne soit pas un combat, que ce ne soit pas un cahier de doléances sur tout ce qui ne va pas, etc., mais qu'on soit plus en mode. On est déjà à peu près aligné sur l'ossature générale. Maintenant, on va aller travailler. On ne passe pas deux heures à écouter Jean-Pierre qui est à l'étape 7 et qui a tous les problèmes du monde. On va commencer par l'étape 1 ou 2, être sûr qu'il n'y a pas déjà des problèmes là. Ça va nous faire gagner du temps. Et ça, j'aime beaucoup. Et typiquement, dans la réflexion qu'on a eue sur la conception de notre outil, c'est des trucs tout bêtes. Mais je suis acteur d'un processus, je le vois à l'écran, j'ai un clic à faire pour laisser un commentaire. Je peux le faire n'importe quand. Et le jour où le propriétaire, le pilote de ce process, ou le jour où on mène cette réunion de revue de process, visuellement, j'ai une carte de chaleur Hitmap là où je vois directement à l'écran les moments, les étapes du process où j'ai des problèmes, des problèmes de type outils, des problèmes de type risque, etc. Et ça, pour moi, ça fait vraiment avancer le... Je réutilise le mot schmilblick, c'est d'une autre génération, mais ça fait vraiment avancer les discussions, en fait. Le fait que ça soit très contextualisé, que ça puisse venir du terrain, que ça vienne en temps réel et non pas juste le jour de la réunion, etc.
Speaker #0
Oui, ça permet en fait une vraie analyse collaborative. Et au-delà d'éventuellement réécrire la documentation, ça vient pousser chacun et chacune à se questionner sur pourquoi est-ce qu'on fait ça à l'heure actuelle dans l'entreprise ? Comment on le fait ? Pour qui ? Pourquoi ? Avec des espaces entre chaque mot. et est-ce qu'on a envie de continuer dans ce sens ou pas ? Et ça, c'est intéressant pour des toutes petites choses, mais aussi pour des versions un petit peu plus macro. Par exemple, tu parlais du pôle RH un petit peu plus tôt dans l'épisode. Le pôle RH, en soi, va recueillir plusieurs process, même un certain nombre puisqu'il y a beaucoup d'administratifs dedans. Mais du coup, c'est aller se questionner, est-ce que, par exemple, en termes d'expérience collaborateur, On a ces process là, ce fonctionnement là depuis un certain temps. Est-ce qu'on le garde ? Est-ce que notre vision, elle a changé ? Les personnes qui font partie de l'entreprise, est-ce qu'ils ont de nouvelles idées ? Et je trouve que c'est ça aussi qui participe à l'esprit de contribution dans une entreprise.
Speaker #1
Oui, complètement. Et je pense que vraiment, parfois ça se joue à pas grand-chose. Mais on parle de process RH, vous avez un process de recrutement en place qui n'est pas formalisé. Donc vous avez l'habitude de mener tout. Il y a un truc qui se passe pas bien lors d'un recrutement, je sais pas, vous avez pas envoyé le... Vous avez pas pris les références de quelqu'un parce qu'on a oublié. On râle, on le paye cher souvent, voilà, parce qu'on découvre ça plus tard. Ok, qu'est-ce qu'on fait en fait ? Si on n'a rien écrit, si on n'a rien documenté, si c'est juste dans les têtes, qu'est-ce qui vous dit que la fois d'après, le problème va être réglé ? À l'opposé, on peut avoir une documentation type Word, 25 pages de procédure, etc. Est-ce que vous allez avoir envie d'aller lire tout, chercher à quel endroit il faudrait modifier la procédure, la faire circuler aux uns et aux autres. Non, donc il faut quelque chose de dynamique, de digital, où, comme je disais tout à l'heure, en deux clics, vous pouvez, bam, aller juste signaler en quelques mots le problème qu'il y a eu, et vous savez que la fois d'après, Peut-être que vous ne l'aurez pas réglé ou redocumenté proprement
Speaker #0
La fois d'après, je retrouve une trace des problèmes que j'ai eus, des problèmes à régler. Et ça, c'est des petites choses toutes bêtes, mais qui font avancer. Il faut donner envie aux gens de faire avancer. On parle toujours, nous, pilotes de process avec des droits, des devoirs. C'est le devoir de maintenir les process à jour pour que tous les gens qui viennent chercher de l'information ne se trompent pas. Mais c'est aussi le droit de faire remonter. des besoins, de ressources, de temps, de changements, de données, de choses comme ça, parce que on a des preuves que nos process marchent pas assez bien pour telle et telle raison. Je pense que c'est important pour faire vivre le système.
Speaker #1
C'est important, il faut essayer de le maintenir le plus possible, ou en tout cas de le ritualiser, on n'est pas obligé de le faire tous les jours, mais de le ritualiser une fois par mois, une fois par trimestre, pour se dire, en fait, on avance ensemble et on prend un moment, on sacralise un moment pour faire ça. Et il y a une question qu'on n'a pas abordée, c'est les formats. Les formats de process, parce qu'on a beaucoup parlé du format écrit. Mais il y a plein d'autres formats qui existent. Du coup, est-ce que tu peux donner un petit aperçu pour les auditeurs et les auditrices du podcast ?
Speaker #0
Tu veux que je décrive un petit peu ce qu'on fait ou mon avis là-dessus ?
Speaker #1
Ce qui existe en termes de format. Moi, je sais que j'ai mes formats chouchous en termes de process, mais peut-être que toi, tu as les tiens.
Speaker #0
Oui, alors moi, je suis quelqu'un de très... C'est très visuel. Donc, j'aime beaucoup les diagrammes de flux, ce qu'on appelle diagramme swim lanes, donc avec des lignes horizontales. Chaque ligne représente un rôle joué par une personne ou une équipe. Et les tâches, les différentes activités d'un process sont réparties dans ces lignes qui n'ont pas du tout d'ambiguïté. Une case ne peut pas être à cheval entre deux lignes. Sinon, ça veut dire qu'il faut redéfinir des rôles et responsabilités. Et sur ces diagrammes, On peut venir rajouter des notions de documents qui sont nécessaires pour exécuter une tâche, qui sont produits, de la donnée qui est générée, des outils technologiques, des softwares ou des machines qui sont utilisées pour faire des activités. Tout ça, en fait, ça peut être sur un diagramme. Alors, j'aime bien qu'on ne pas retomber dans l'excès d'un diagramme qui représente toute l'entreprise avec mille flux, mille flèches partout. Il n'y a que celui qui l'a dessiné qui comprend. Donc, c'est quelque chose d'assez... simple et j'aime bien le côté tiroir. J'aime bien quelque chose d'interactif et de vivant où j'ai une vision d'ensemble. Moi, je suis quelqu'un qui a besoin de vraiment comprendre l'ensemble avant d'aller dans le détail. J'ai besoin du contexte donc j'aime un endroit où je peux voir le contexte global et ensuite zoomer progressivement sur le sujet qui m'intéresse. Je suis quelqu'un d'impatient et de pressé donc avec une petite recherche de mots clés, j'aime vite trouver le chapitre qui m'intéresse. Je déteste lire un document cheval légal ou une procédure très longue. juste pour trouver un petit élément qui finalement j'aurais dû trouver immédiatement. Donc voilà, moi c'est visuel et interactif. Après les formats qu'on rencontre très souvent dans nos discussions avec nos clients, nos prospects, ça va être des outils de dessin, alors pas forcément du diagramme de flux au sens normé du terme, mais on retrouve quand même la plupart du temps des rectangles pour les tâches, des losanges pour les différents choix, décisions qu'on doit prendre, chemin qu'on va suivre dans un processus. avec des formes plus ou moins libres, des codes couleurs pour illustrer où est-ce qu'il y a un outil, où est-ce qu'il y a une personne particulière qui intervient. Et après, je pense que ce qui est intéressant, c'est très vite autour de ces visuels, de rajouter des outils qui vont s'apparenter à des outils de travail, qui sont souvent apparentés aux consultants, mais des racines pour analyser. clairement les rôles et responsabilités et définir dans le cadre d'un process ou même d'un projet qui fait quoi de qui on attend quoi d'autres formats un peu plus techniques type SIPOC où on va travailler sur de quoi j'ai besoin en entrée, qui est-ce qui me le fournit qu'est-ce que je produis dans ce processus et qui l'utilise pour être sûr que c'est bien utilisé et pouvoir tracer la vie d'un document ou d'un champ de données par exemple et puis On parlait toujours d'amélioration, donc d'attacher à cette visualisation des analyses SWOT, par exemple, avec des forces faiblesses, des pistes d'amélioration et un plan d'action pour améliorer un process. Et le jour où je travaille dessus, j'ai une idée, j'ai un endroit où la mettre. Et encore une fois, on y reviendra peut-être plus tard, mais au moins, c'est là. J'aime beaucoup ça. Après, les formats classiques qu'on retrouve dans beaucoup d'entreprises, c'est des documents Word, plus ou moins bien une nomenclature claire, etc. rangé plus ou moins bien dans des gestions électroniques de documents, des drives, des sharepoints et autres. Des entreprises un peu plus digitales on va dire et souvent jeunes ça va être d'une notion justement parce qu'on arrive à mettre un peu tout type de données, de documents, d'informations dans un endroit centralisé. Après, il faut quand même une certaine gouvernance pour maintenir l'outil, pour que ça soit exploitable. Et puis, est-ce que j'en vois d'autres ? Non, c'est quand même souvent dans les têtes que ça se passe.
Speaker #1
Effectivement. Mais plus après avoir écouté cet épisode.
Speaker #0
Je pense qu'on devrait se poser des questions. On va aller regarder ce qui se fait, effectivement. Par contre, je complète ce que tu disais tout à l'heure, me fait penser à des choses qui arrivent en aval de ce qu'on propose nous, ça va être typiquement des modes opératoires, donc comment je dois mener telle tâche à bien, et d'illustrer ça par un pas à pas, une chronologie, des choses comme ça écrites, mais ça peut être aussi des petits guides vidéo, je ne sais pas, on avait échangé avec une startup qui pourrait être partenaire sur des modes opératoires en réalité augmentée, dans des lunettes, dans un entrepôt, dans une usine, en disant comment on fait ça, tac, j'ai le guide qui m'arrive et on me montre comment un gars qui vient de partir à la retraite a toujours fait et il s'est filmé, il m'a montré comment remplacer cette pièce par exemple donc là vraiment après ça dépend des métiers et des usages mais il y a tout un tas de possibilités qui s'offrent aux uns et aux autres et ça se réfléchit, ça s'analyse et c'est souvent bien de faire appel à des experts qui font de la veille sur toutes ces technos pour dire tiens mais là tu pourrais mettre cet outil ou ce logiciel, ça te sauverait la vie Yeah. Et voilà, là, il y a de la valeur à apporter.
Speaker #1
Ce n'est pas moi qui vais te dire le contraire. De toute façon, je suis obligée de prêcher pour ma paroisse. Moi, j'ai des formats chouchous quand même parce que j'accompagne souvent la même typologie d'entreprise. Moi, je sais qu'on commence tout bêtement avec une page notion blanche et une succession d'étapes. Puis ensuite, on ajoute de la vidéo parce que ce que j'ai remarqué, c'est que quand toi, tu as cité les exemples que tu aimais bien, tu as bien insisté sur le côté visuel. Je trouve que c'est bien, mais dans les process, souvent, on oublie les personnes qui, cognitivement, sont plutôt auditives ou kinesthésiques. Du coup, moi, quand j'écris des process ou quand je crée des systèmes pour les entreprises, j'essaie de penser aux différents fonctionnements cognitifs pour me dire que je n'oublie personne en cours de route. Comme ça, il y a peu de chances, il y a peu de risques plutôt de faire des erreurs. Le format vidéo, j'aime beaucoup, même si c'est... ce n'est pas forcément le plus évident à mettre à jour. Quand on a des choses très techniques à faire, c'est bien pratique, pour des modes opératoires aussi, notamment. Et bien évidemment, je suis fan des diagrammes. Je mettrai des diagrammes partout si je m'écoutais. Des Kaizen, des SWAT, ce genre de choses. Si vous êtes curieux, je vous écrirai les mots dans la description de l'épisode et puis vous pourrez faire une recherche sur Google Images. Vous verrez à quoi ça ressemble un petit peu. Mais l'idée, voilà, c'est... de dire que la documentation, on a l'impression que c'est complexe, que c'est chiant. Ce n'est pas si complexe que ça. Ce n'est pas si chronophage que ça. Si c'est chronophage, c'est parce que vous avez envie que ça le soit. Et puis surtout, il y a des formats pour tous les goûts. Donc, je le répète, normalement, vous n'avez plus d'excuses pour ne pas documenter votre entreprise. On est d'accord, Grégoire ?
Speaker #0
Complètement d'accord. Comme tu l'as dit, on peut partir. d'assez petit et de faire grossir ça progressivement il y a plein d'outils de traduction entre guillemets qui te permettent de partir d'un format et d'en produire plein d'autres justement et peut-être tu m'as inspiré sur la partie audio et tout mais se dire en fait j'ai la donnée j'ai de l'information donc c'est à restituer dans un autre format c'est pas aujourd'hui c'est plus très compliqué le but c'est que de définir en fait ce dont on a envie ou besoin pour bien travailler et voilà nous on est comme toi on est très à l'écoute de ce qui plaît aux uns et aux autres de le fournir pour que ça continue à avancer dans ce sens-là.
Speaker #1
C'est sûr. Mais de toute façon, quand on est concepteur de système comme toi et moi, on a forcément à cœur d'écouter l'autre parce que sans nos clients et sans tous les membres des équipes de nos clients, c'est compliqué de faire notre travail. Donc, c'est important d'entraîner les foules avec nous, si j'ose dire, pour documenter ça. Moi, ce que je retiens de cet épisode et ce que j'espère toi qui es encore en train de nous écouter, que tu vas retenir, c'est que documenter son business, systématiser son business, aujourd'hui, en 2025, ce n'est plus un luxe. Ce n'est plus un luxe, c'est une façon intentionnelle de reprendre du pouvoir sur son temps, sur son énergie, sur sa charge mentale et sur la croissance de son business.
Speaker #0
Je suis tout à fait aligné avec toi. Comme me disait un coach... C'est le premier petit pas qui est le plus dur quand tu veux aller faire du sport, c'est juste d'enfiler tes baskets ou ton survet et après ça déroule tout seul. Donc là, on revient sur les quelques minutes en plus à passer la première fois et après ça rentre dans une démarche assez naturelle.
Speaker #1
C'est ça. J'adore cette métaphore. En tout cas, merci beaucoup, Grégoire, de nous avoir partagé tout ça. C'est un épisode qu'on n'a pas trop l'habitude de voir sur Working Process, même si je parle beaucoup de process. Au final, là, on a creusé le sujet vraiment en profondeur. Je pense que ça va intéresser pas mal de monde. Où est-ce qu'on peut te suivre, retrouver tes aventures, tes péripéties ?
Speaker #0
Écoutez, la période de Noël arrive, vous allez pouvoir... Offrir les uns aux autres des outils pour documenter vos process. Moi je suis le cofondateur de Delimate, ça s'écrit E-L-E-M-A-T-E. Je suis Grégoire Baggio, vous me retrouverez assez facilement sur LinkedIn, c'est quand même là que je suis le plus présent. On a bien sûr un site web, une chaîne YouTube avec quelques démos, quelques tutos de notre outil pour voir un petit peu la façon dont nous on approche les... la documentation des processus métiers, principalement pour les PME et les ETI. Et voilà, moi, je serais ravi, si vous me contactez, de vous en dire un peu plus sur notre vision des choses et la façon dont on propose de l'approcher.
Speaker #1
Génial. Comme d'habitude, tous les liens seront disponibles dans la description de cet épisode. Surtout, n'hésitez pas à aller suivre Grégoire sur LinkedIn parce que vous allez monter en niveau en termes de structuration d'entreprise. Vraiment, n'hésitez pas. Dernière question avant de te laisser filer. Grégoire, qu'est-ce que tu as envie d'écouter sur le podcast en termes d'invité ?
Speaker #0
Je n'avais pas préparé cette question. Moi, j'aimerais bien des gens comme... Comme ça, je pense à... à Victor Dweck de chez CELSI, qui a été revendu. Des gens qui ont dirigé des entreprises qui ont subi des fortes croissances, des transformations. Et de savoir comment eux, on revient sur cet épisode, comment personnellement ils ont géré cette croissance, ils ont réussi à s'organiser, se réorganiser. Puis comment ils ont distribué efficacement les process et la façon de faire les choses dans leur...
Speaker #1
Génial. Écoute, Victor, si jamais par hasard tu passais par là, l'invitation est lancée. En tout cas, nous, on se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Work in Process. Restez connectés et prenez soin de vous et de votre business. Merci, Guigouard.
Speaker #0
Merci, Marine. Au revoir.
Speaker #1
Merci d'avoir écouté Work in Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources. pour construire un business durable sans oublier tous les liens sont en description. A très vite !

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Speaker #0
Tu sais, depuis que t'écoutes Work in Process, on parle souvent de délégation, d'automatisation, on parle de process forcément, et j'ai l'impression qu'il y a un sujet que j'ai pas encore abordé sur le podcast, et pourtant c'est pas très logique vu le nom, c'est la documentation. Documenter ce qu'on fait de façon claire, de façon utile et surtout utilisable. Parce que si on fait pas ça, forcément le bazar commence à s'installer. Aujourd'hui, j'ai le plaisir de recevoir sur le fauteuil... des invités de Working Process, Grégoire, qui est cofondateur et directeur général d'Elemate. Sa mission, c'est d'aider les PME, les ETI, qui veulent ou qui doivent se transformer, à poser des bases solides en amont pour réussir leurs projets. Donc, tu l'as compris dans cet épisode, on va parler de process, on va parler de comment tu peux structurer tes process, comment ça peut vraiment te faire gagner. des heures, voire peut-être même des semaines dans ton quotidien, comment ça va libérer ton mental, et aussi comment ça peut devenir un levier de croissance durable, même si tu es solo ou que tu as une petite équipe. Salut Grégoire, comment vas-tu ?
Speaker #1
Bonjour Marine, ça va très bien. Merci de me recevoir dans ton podcast aujourd'hui.
Speaker #0
Écoute, avec grand plaisir. Aujourd'hui, on va parler d'un sujet qu'on adore, les process. La première question que j'ai pour toi Grégoire, c'est Avec ton expérience, les typologies différentes de clients que tu as pu accompagner, qu'est-ce qui fait qu'on sous-estime les process quand on est une petite, une moyenne structure ?
Speaker #1
Très bonne question. Ce qui revient le plus souvent dans les conversations, notamment avec des TPE, des PME, souvent familiales avec un savoir-faire un peu traditionnel, c'est les process sont dans les têtes. Les gens savent ce qu'ils font, ils le font relativement bien, et il n'y a pas de raison particulière de faire l'effort de documenter ces process, de les écrire et d'aller au fond des choses, parce que les choses se passent plutôt bien. Mais le contexte actuel fait que souvent cela évolue, et il y a des obligations qui viennent se rajouter et qui déclenchent un intérêt pour les process.
Speaker #0
Tu parles d'obligations, mais il y a aussi tous les imprévus de la vie. il suffit que... tu saches très bien comment ton entreprise tourne dans ta tête et que malheureusement, tu peux tomber malade, t'absenter ou même partir en vacances. Et du coup, comme tout est dans ta tête, si jamais tu te fais remplacer à un moment donné, la personne ne saura jamais, aussi bien que toi, comment est-ce qu'elle peut faire tourner ta boîte. Et donc là, on commence à toucher à un sujet sensible. En fait, il va falloir commencer à documenter des choses, ne serait-ce que pour s'alléger l'esprit.
Speaker #1
alléger sa charge mentale et puis pour envisager aussi la croissance puisque les process c'est un des outils de croissance qu'on utilise oui complètement et souvent la démarche process le fait de commencer à documenter à structurer un petit peu plus ces process ça vient de scénarios tels que celui que tu as décrit c'est des cas tout bête je pars en vacances et j'ai pas prévu de faire ma passation quelqu'un quitte l'entreprise précipitamment et tout d'un coup on est perdu on sait pas vraiment ce que faisait cette personne comment elle le faisait Et ça se manifeste parfois par des mises en danger de l'entreprise en termes de commercial, de notoriété ou des risques opérationnels. Et c'est à ce moment-là souvent qu'on commence à prendre des choses en main.
Speaker #0
C'est vrai. Est-ce que toi, tu as repéré peut-être des signaux concrets qu'on commence à être désorganisé sans s'en rendre compte et qu'avant que ça soit trop tard, il faudrait commencer à documenter les choses ?
Speaker #1
Oui, il y en a beaucoup. Il y a des petits signaux faibles. J'utilise souvent ça dans mes discussions avec des prospects, des signaux de type machine à café. C'est le bazar ici, on ne sait plus qui fait quoi, comment. On ne sait jamais où trouver ce document. Oui, d'accord, mais la procédure n'est pas à jour. Ce genre de phrases un peu clés qu'on entend qui traduisent quand même le fait que cette documentation, elle est plutôt dans les têtes que dans les drives ou dans les dossiers. et que ça commence à poser des problèmes. C'est des problèmes, on va dire, légers et gérables dans un premier temps, et puis plus ça va, plus ça grossit, et ça peut conduire à des situations plus compliquées. Ça, c'est un peu côté anecdote, mais il y a aussi des scénarios plus sérieux. C'est quand on arrive face à un audit ou un auditeur, quand il y a une norme, une certification qu'on souhaite passer ou renouveler, et qu'on se rend compte que... On est un petit peu en retard et qu'il va falloir arrêter les opérations pour faire de la documentation. Là, c'est des scénarios où on se dit qu'on aurait peut-être dû prévoir un petit peu les choses. Le dernier exemple auquel je pense, c'est des scénarios de croissance où on est en train d'embaucher, de se développer, et tout d'un coup, il faut apprendre à déléguer, il faut donner à son N-1 une partie de son périmètre, et là, il est bon de pouvoir expliquer rapidement, de façon structurée, organisée, la façon dont on travaille aujourd'hui, les outils qu'on utilise, les documents qu'on produit, et donner un paysage assez clair à son successeur pour que les choses se passent bien.
Speaker #0
Il y a une logique de transmission et de croissance, effectivement, derrière la notion de documentation, de processiser, de systématiser une entreprise. Moi, ce que je note dans les exemples que tu as cités, c'est qu'il y a des signes de chaos qui sont plus ou moins silencieux. Il y en a peut-être même qui existent, alors qu'on ne les voit pas. Tu parlais de l'exemple de la machine à café, selon les entants. On entend les gens qui vont râler, mais il y a des signes aussi de… de chaos entrepreneurial qui sont plus silencieux. Est-ce que tu en as un qui te vient en tête, peut-être une anecdote à nous partager à ce niveau-là ?
Speaker #1
Ça me fait penser à côté client aussi, parce qu'il y a en interne le ressenti qu'on a sur sa maturité process, mais un de nos clients remontait, et c'est ce qui a déclenché le fait qu'on a travaillé ensemble, que le client posait une question sur la façon dont on traitait, par exemple, un litige sur un contrat. Et ce client a posé la question à trois personnes différentes dans l'entreprise et il a eu trois réponses différentes. Ça, c'est inquiétant. C'est notamment un sujet sur lequel on a besoin d'être hyper clair, carré et aligné. Et là, ça traduit le fait que c'est un sujet qui n'a pas été abordé comme il le fallait dans l'entreprise. Les choses auraient dû être posées, validées, les équipes alignées là-dessus. Et ça, c'est un cas qui peut vraiment poser un problème à la crédibilité de l'entreprise. après je pense que en interne Je parle de chaos d'entrepreneurs, je pense que ça va être un scénario où on avance, on avance, et voilà, par exemple, plusieurs managers ou fondateurs vont avoir des visions un peu dans leur tête assez évidentes de la façon dont se passent les choses, par exemple la gestion d'un pipe commercial, et puis tout d'un coup, on perd un gros client, on perd un gros dossier sur lequel on s'est arraché, et on se demande qu'est-ce qui s'est passé, et il y en a un qui a suivi son fil de pensée, l'autre qui a suivi un différent, et tout d'un coup... Non, mais ce n'est pas comme ça qu'on avait dit qu'on devait faire, etc. Voilà, ça va créer des tensions, ça va juste mettre au jour le fait que régulièrement, on se penche, on met à l'écran peut-être le process qu'on a designé, sur lequel on s'est aligné, on se base là-dessus pour travailler, pour avancer, pour améliorer. Ça, je pense que c'est important.
Speaker #0
Oui, et je te rejoins pour accompagner aussi des clients à ce niveau-là. C'est vrai qu'on a tendance à imaginer que quand on documente les choses, c'est forcément quelque chose qui est lourd, c'est forcément quelque chose qui est complexe, qui ne va pas être utilisé. Ça, ça dépend de comment on documente les choses, mais on va en parler dans l'épisode. Moi, quand j'ai un client qui part de zéro, peu importe la taille de son entreprise au final, je sais que c'est souvent les mêmes premiers process qu'on va poser. Je me demandais si de ton côté, c'était les mêmes, si tu voyais des récurrences. au niveau des process à structurer, à documenter, ou si c'était vraiment au cas par cas chez toi ?
Speaker #1
Alors nous, on va vraiment voir deux scénarios. Les personnes qui partent d'un process très spécifique qui a un problème, une gestion de non-conformité qui ne marche pas bien, par exemple, et on va commencer là-dessus. Et puis tout de suite, ça va toucher des process connexes, etc. Et on va grossir. Et d'autres qui, notamment pour des petites entreprises, qui commencent vraiment à structurer sous l'impulsion d'un dirigeant, d'un consultant. ou autre, où on part presque de la feuille blanche finalement. Et là, effectivement, comme tu le dis, on retrouve souvent cette cartographie des process assez standard avec des process de management, des process de support et des process de production. Et puis, syndrome de la page blanche, puis en fait, très vite, on parle des process RH, là, tout de suite, on a cinq idées sur le process de paye, de recrutement, etc. On part sur le process de production, il va y avoir plein d'idées qui vont germer. Et donc tout le jeu, c'est à ce moment-là effectivement de donner un peu un cadre pour y aller progressivement, soit par la racine, soit plutôt par le haut de la pyramide, et puis descendre un peu en granularité après sur les process qu'on veut détailler. Et souvent, je dirais que personne ne va se mettre du jour au lendemain à documenter tous les process de son entreprise, c'est complètement illusoire, donc c'est créer plein de cases à remplir plus tard et se focaliser sur celles qui apportent aujourd'hui de la valeur ou sur lesquelles il y a des problèmes ou des risques. à gérer.
Speaker #0
Je te rejoins totalement. Moi, les premiers process que je bosse avec des clients, en première intention, c'est comment le ou la dirigeante gère son travail et comment l'expérience client et mener. Parce que je me rends compte que c'est les deux plus gros leviers où un business peut se casser la figure pour être poli. Si ton expérience client, comme tu le disais plus tôt, elle n'est pas bien documentée, en cas de réclamation, tu ne sais pas quoi faire. Pour recueillir le feedback de ton client, peut-être que tu vas l'avoir au téléphone, mais ça ne sera noté nulle part. Donc, si la personne est en congé ou qu'elle quitte l'entreprise, tu perds de la data. Et côté dirigeance, c'est quelque chose qu'on... qu'on sous-estime, les process personnels, mais c'est comment est-ce qu'on gère les priorités, comment est-ce qu'on prend des décisions. Moi, je travaille avec certains clients à la conception de matrice de prise de décision pour se simplifier la vie parce que dans certains cas, c'est des usines à gaz en fait. On a des décisions, tant qu'entrepreneur, à prendre presque toutes les cinq minutes et si on ne pose pas de système pour ça, on finit par exploser en plein vol.
Speaker #1
Oui, ça c'est... Ça, c'est très vrai. Donc, il va y avoir le côté process d'entreprise et puis après process un peu plus personnel. Et finalement, c'est la même démarche. Ça va être d'analyser la séquence de tâches ou d'états par lesquels on passe et de faire un petit état des lieux, des entrées-sorties. Donc, de quoi j'ai besoin pour avancer, pour prendre mes décisions ? Qu'est-ce que je produis comme document ou comme donnée qui va être utile au suivant ? Quels outils j'utilise ? Et juste le fait d'y réfléchir et de le poser, souvent ça fait déjà pas mal avancer le schmilblick.
Speaker #0
C'est ça, et puis ça crée de l'espace parce que quand on ne prend pas ce recul stratégique pour se dire comment est-ce que je fonctionne, qu'est-ce que j'ai besoin de transmettre aux personnes qui sont en dessous, qu'est-ce que j'ai besoin de récupérer des personnes qui sont en dessous, ça devient tout de suite beaucoup plus compliqué. Je me demandais si toi tu avais peut-être une ou deux astuces pour éviter justement de tomber dans cette surcharge de se dire ok, Et là, j'accepte de documenter des choses dans mon entreprise et j'y vais à fond les ballons. Comment est-ce qu'on fait pour ne pas se noyer dans tout ça ? Parce qu'on peut aller très loin au final.
Speaker #1
Oui, oui. Alors, ça peut être mon métier. Je travaille là-dessus toute la journée. Parfois, les cordonniers sont les plus mal chaussés. Je ne le fais pas systématiquement pour tout. Mais pour répondre à ta question, moi, j'ai deux, trois exemples en tête de scénarios dans lesquels je me suis lancé. Je l'ai fait. et je l'ai fait avec mon outil évidemment c'est des trucs qui vraiment me prenaient la tête par exemple le dépôt je pense au dépôt des comptes annuels de ma société je l'ai fait 2-3 fois et à chaque fois gros casse tête parce que déjà je procrastine et puis je me dis bon ok il va falloir que j'aille retrouver le mail du comptable, il faut que j'aille retrouver les trucs des impôts, il faut que je retrouve mes identifiants pour je sais plus quelle plateforme bref il y a une dizaine de trucs à faire pour bien le faire rapidement après l'avoir fait 2 fois à la mano je me suis dit bon allez je prends 10 minutes de plus c'est Après, une fois que j'ai fait l'exercice, je le pose. Je le pose sur le papier, en l'occurrence sur mon logiciel. Et l'année d'après, waouh, génial quoi. Je réouvre le truc. J'ai 80% de la charge mentale qui m'a été enlevée. Il manque toujours des petits bouts, mais l'avantage, c'est que justement, j'ai juste ces petits bouts à rajouter la seconde fois. Donc ça, c'est beaucoup plus efficace. Voilà, j'ai fait ça pour ça. J'ai fait ça pour le recrutement d'alternants, par exemple, et la gestion des opcos et des différents papiers à remplir. ça enlève une grosse charge mentale on est beaucoup plus efficace le jour J et évidemment le jour où je prie, j'ai quelqu'un pour le faire pour moi, j'ai plus qu'à lui passer le document et c'est bon et une des clés pour que ça se déclenche c'est de se dire, si je m'y mets ça va être facile, ça va pas me prendre longtemps ça va être confortable à faire et je sais que je le fais pas pour rien surtout je sais que je peux, un, le passer à quelqu'un d'autre je vais pouvoir le mettre à jour et je saurai en deux clics le retrouver donc je me connecte dans un outil, je fais une clé de recherche, je tombe sur ce process, je le consulte, je le remplis et je passe à autre chose. Si ça avait été un vieux document Word avec un dessin, un process dessiné avec des flèches et des carrés faits à la main et que je devais mettre à jour, je ne serais pas retourné. Je l'aurais refait probablement. La clé, évidemment, je prends ma paroisse, mais c'est un outil adapté. Pour certains, ça va être du Notion, pour d'autres, ça sera du Element. d'autres outils, mais il faut avoir un endroit et idéalement c'est un endroit qui est collaboratif et qui va être partagé avec les autres membres de l'équipe. Parce que si chacun fait ce que je viens de décrire mais à sa façon, ça n'a pas la même puissance qu'un travail partagé et collectif.
Speaker #0
C'est ça, c'est qu'en fait quand on documente et qu'on est plusieurs dans l'entreprise, il faut penser à harmoniser les pratiques, à définir les règles de jeu communes ensemble comme ça, mais sans une vincelle et surtout chacun sera d'accord. Donc, s'engager moralement à respecter ces règles du jeu, et ça, c'est très important. J'aime beaucoup les exemples que tu partages, parce que... pour ceux qui ne travaillent pas dans les process et qui n'ont pas l'habitude, ils n'auront peut-être pas remarqué, mais dans les exemples que tu as cités, donc de l'administratif, du recrutement, et encore de l'administratif, mais différent, c'est des process qui ne t'ont pas pris forcément beaucoup de temps à documenter et qui, en plus, sont des actifs pour ton entreprise pour la suite. Parce que, mettons, cette année, en 2025, tu as pris un alternant, peut-être que en 2026 ou 2027, tu vas reprendre un alternant. Du coup, tu n'auras pas à te redemander quelles sont les démarches, hors évolution de texte réglementaire, j'entends, mais tu n'auras pas à te demander quelles sont les démarches, comment est-ce que tu as fait pour que ton alternant ou ton alternante soit bien accueilli, bien onboardé. Et je trouve qu'investir en tant qu'entrepreneur, en tant que chef d'entreprise, sur ce type d'actif, c'est largement sous-estimé pour le futur de sa boîte.
Speaker #1
Oui, alors là, je suis complètement aligné avec toi. Et je pense que ce qui est important, c'est de, tu l'as souligné, c'est de démystifier l'effort qui est nécessaire. En fait, c'est après une réunion ou après, justement, vous avez passé une heure sur un sujet pénible, c'est de se dire, je prends cinq minutes de plus. Et en gros, c'est à peu près ça le ratio, je pense, pour le poser, pour l'écrire, pour le formaliser, pour en garder une trace. C'est tellement dommage de perdre cette heure de travail qui va être refaite le mois ou l'année d'après que je fais ça. Et puis, en fait, quand on commence à réfléchir comme ça, Il y a mille petites choses dans l'entreprise qui peuvent être éligibles. Alors, il ne s'agit pas de tout documenter, mais en fait, c'est au fil de l'eau. Je prends un peu cette habitude. Et encore une fois, il faut que ça soit fléché vers le bon endroit. C'est-à-dire qu'au début, toute petite entreprise, ça peut être, je mets des documents à peu près similaires dans un drive. Et puis, ça va, je sais où je vais retrouver mes choses. Et plus ça va, plus j'avance, plus il va falloir que ça soit structuré, qu'il y ait une nomenclature, qu'il y ait un rangement des dossiers, etc. et après on arrive sur des outils métiers qui sont faits pour ça soit de la gestion électronique de documents ou vraiment des outils de process. Mais ça avance finalement très vite quand on en mesure les bénéfices et nous, on a les retours des premiers clients qui sont vraiment intéressants dans le sens où ils ont fait ce petit effort et c'est eux qui nous disent « mais je n'y aurais jamais imaginé, j'ai écrit un process pour je ne sais pas quoi. » Quand la médecine du travail m'a posé une question sur la façon dont on utilisait ce produit dangereux, J'ai ouvert un écran, j'avais des choses à leur montrer. Ils ont vu qu'on gérait notre truc. Ce n'était peut-être pas parfait, mais au moins, on avait pris les devants. On savait de quoi on parlait. J'ai complété ce petit document de quelques lignes et on était bon. C'est vraiment un cercle vertueux une fois qu'on l'a engagé.
Speaker #0
Je suis d'accord avec toi. Il ne faut pas hésiter à commencer petit. Tu as évoqué tout à l'heure l'échelle de progression en termes d'outils, j'entends. On peut commencer bon. avec des Google Docs, moi je ne suis pas très fan, mais si vraiment on n'est pas à l'aise avec les outils, on peut commencer avec un Google Doc, on peut partir sur du notion. Moi, ce que j'aime dans la documentation de process, c'est qu'en fait, ça peut s'adapter à chacun, ça peut s'adapter à chaque fonctionnement cognitif. C'est-à-dire que quand je te parle de process, il y a des gens en tête qui se disent c'est un gros classeur avec plein de vieilles feuilles qui prend la poussière. et on ne s'en sert pas. Alors qu'en fait, aujourd'hui, on ne peut plus se contenter de dire mes process, c'est fait à l'ancienne sur un coin de table, sur une feuille de papier. On a plein d'outils digitaux qui nous permettent, en quelques minutes, de documenter nos process. Moi, je sais que pour la plupart de mes clients, on passe sur Notion parce qu'ils sont plus à l'aise avec cet outil-là. On utilise aussi des outils comme Tela. tango qui permettent de filmer notre écran pendant qu'on fait quelque chose et l'intelligence artificielle le retranscrit proprement en processus opérationnel donc en fait il n'y a plus d'excuses pour ne pas documenter son business la seule question c'est jusqu'où vous voulez amener votre entreprise question rhétorique je vous laisse y réfléchir à tête reposée et jusqu'où vous voulez amener votre entreprise et à quel point vous avez envie de vous décharger mentalement Je ne sais pas ce que tu en penses Grégoire ?
Speaker #1
Oui, au niveau de l'individu, ça va être le fait d'avoir posé les choses, ça me rassure, j'ai aligné mon équipe, mes équipes, etc. Je travaille mieux, je suis libéré. Et après au niveau de l'entreprise, ce qu'on observe, c'est souvent quelque chose de progressif. Il n'y a pas grand monde qui a cette vision d'ensemble de tous les bénéfices et tout ce que ça va apporter de documenter ces process, mais c'est une expérience progressive. Comme on le disait, on commence par un angle un peu prioritaire et puis on... On se rend compte qu'il y a de multiples usages. Et puis, pareil, je vais prendre un exemple concret, mais on commence à travailler sur la documentation qualité, sur quelques process administratifs. Et puis là, il y a le côté CSRD. Alors, c'est un peu passé de mode depuis quelques mois, mais le côté exigence CSRD qui arrive. Et donc là, il faut faire travailler en même temps la qualité, la data, l'IT et la direction financière pour trouver du reporting qui n'existait pas avant. Donc, chercher de la bonne data et tout. Et là, tout d'un coup, on a encore un nouvel usage de... pouvoir se baser sur des processus connus et explicités pour se dire tiens je vais juste regarder le processus et me dire à quel moment si c'est du RGPD j'ai potentiellement des données personnelles à protéger ou des fuites potentielles si c'est de la CSRD est-ce que je produis les bonnes datas ou les bons reports en fait voilà on a les process sous les yeux donc on gagne un temps fou, on parle le langage des métiers, on n'est pas en train d'essayer de recomprendre ce que fait chaque métier tout est posé et documenté et ça je trouve que c'est Merci. Ça co-construit, comme tu disais tout à l'heure, un véritable actif pour l'entreprise qui grossit à un moindre coût parce que ça se fait au fil de l'eau. On ne change pas les routines que vous aviez. Schématiquement, on rajoute quelques minutes à chaque réunion, peut-être, pour prendre ce temps et en gagner beaucoup plus derrière.
Speaker #0
J'adore. On va essayer de garder cette phrase comme citation de l'épisode parce que je trouve qu'elle est très bien formulée. Est-ce que toi, tu vois des tendances des évolutions à venir côté structuration, justement, des petites et des moyennes entreprises.
Speaker #1
Oui, je pense que c'est... En fait, ça va devenir quelque part une obligation pour performer. Pour certaines, c'est une question de survie. On est déjà dans une ère d'automatisation où l'IA va être omniprésente, où il y a une multitude d'outils, où il y a énormément de données à gérer. Donc, il y a un moment pour tenir le coup, surfer la vague, prendre l'avantage concurrentiel, il va falloir se poser la question et on voit pas mal ce scénario se reproduire, de dire, il faut que je mette de l'IA. Ok, mais en fait, quelles sont mes activités aujourd'hui ? Quelles sont celles qui sont chronophages, qui sont manuelles, qui ne sont pas intéressantes, qui n'apportent pas de valeur à mes employés ou je n'exploite pas leurs valeurs ? Et voilà, c'est sur celles-là qu'on va se focaliser pour trouver des zones d'amélioration. d'outils, de pratiques, de distribution des rôles. Donc je pense que vraiment pour tenir la cadence, il va falloir réfléchir et se structurer. Et puis après, il y a tout un tas d'exigences plutôt réglementaires du côté de la transparence, de la traçabilité. Il y a le côté de donner du sens au travail aussi, que chacun comprenne pourquoi il fait quelque chose. Alors de temps en temps, les gens se ferment un peu volontairement les yeux, mettent des œillères pour ne pas trop se poser de questions sur des choses qu'ils font depuis 20 ans d'une certaine façon. À un moment donné, sous l'impulsion de dirigeants, souvent, on revoit un peu les choses et c'est constructif. Se dire, attends, je produis ce document, mais finalement, personne ne l'utilise. Je peux peut-être gagner une heure dans ma semaine, arrêter de le produire, à faire quelque chose de plus intéressant. Donc, tout ça, je pense, ça converge vers un effort de structuration, d'optimisation de l'organisation. Ça ne veut pas dire, parce que souvent, on tombe dans le cliché inverse de la lourdeur des procès, être ultra... normés, contraints, etc. Non, ce n'est pas le cas. Et comme tu disais tout à l'heure, on peut rester simple. Un process, on suggère souvent de ne pas dépasser 10-15 étapes quand on décrit un process. S'il y en a plus, c'est du sous-détail qu'on va détailler ailleurs et qui ne sera pas, qui ne va pas être omniprésent. Le but, c'est d'y voir clair les grandes activités que j'ai dans le cadre d'un process, les 2-3 rôles clés qui sont joués, les outils que j'utilise. Et voilà. puis on avance à partir de là ce n'est pas forcément contraignant, ça fait juste une base de référence. On sait très bien que tout le monde ne va pas suivre le process à la lettre. On est en France quand même, donc on l'accepte. On l'accepte, mais on se met une ligne directrice et quand on est en réunion et qu'on analyse, on se dit qu'on sait qu'il faudrait faire comme ça. Pour tel client, on a fait différemment. C'est grave, ce n'est pas grave. On adapte le process et on avance. C'est plutôt une aide qu'une contrainte, je pense.
Speaker #0
C'est toujours la différence entre la théorie et la pratique.
Speaker #1
C'est évident, on ne changera pas ça du jour au lendemain.
Speaker #0
Oui. Moi, ce que je trouve hyper intéressant, et tu n'imagines pas à quel point ça me fait plaisir que tu en aies parlé spontanément dans cet épisode, c'est l'impact que quelque chose d'un peu chiant, documenté sans business, l'impact que ça peut avoir en termes de culture d'entreprise, de bien-être au travail. Je pense que ça, on n'en parle pas assez, en fait. On n'en parle pas assez parce que... Une entreprise qui vouait durer, en tout cas, à se stabiliser ou à croître, elle est amenée à recueillir de nouveaux talents. Donc ça veut dire qu'il va falloir les former. Ça veut dire que c'est potentiellement de nouvelles générations. Donc il va falloir s'adapter aussi à leur façon de fonctionner. Et je trouve que c'est là où c'est intéressant de poser des systèmes sur la table. C'est parce qu'un système, une fois qu'il est posé, il n'est pas juste posé comme ça à faire joli et à être utilisé. Le but derrière, c'est de faire de l'amélioration continue. On est bien d'accord ?
Speaker #1
Oui, complètement. Moi, je suis toujours dans... La performance, l'efficacité et l'amélioration des process, ce n'est pas les écrire pour se faire plaisir, c'est vraiment pour avancer.
Speaker #0
C'est ça. Et en matière d'amélioration continue, est-ce que peut-être tu as des anecdotes à nous partager ou la documentation, justement, ça a fait un gros effet de levier pour certains de tes clients, par exemple, ou même pour ton propre business ?
Speaker #1
Oui. Il y en a plusieurs, mais un qui m'a marqué, c'était au début de l'aventure Element, un des premiers ateliers qu'on a mené avec des clients, un atelier collaboratif pour écrire leur premier process. C'est que dès la deuxième étape, la deuxième case du process, on va dire, ça a lancé un débat. Et déjà, on a senti que juste le fait d'écrire deux cases sur un tableau, ça a lancé des discussions. Et c'était des discussions intéressantes, des discussions qui ont pu être houleuses. pour définir quel est le rôle, qui est responsable de telle tâche, qui atteste que le client va être satisfait à l'issue de cette étape. Et ça, je trouve que c'est hyper intéressant. Et quand tu parles d'amélioration continue, c'est provoquer des occasions, c'est fournir les bons visuels, les bons formats, pour qu'au moment où on a cette discussion, tout le monde soit déjà aligné, dans des bonnes dispositions, et que ce soit constructif, que ce ne soit pas un combat, que ce ne soit pas un cahier de doléances sur tout ce qui ne va pas, etc., mais qu'on soit plus en mode. On est déjà à peu près aligné sur l'ossature générale. Maintenant, on va aller travailler. On ne passe pas deux heures à écouter Jean-Pierre qui est à l'étape 7 et qui a tous les problèmes du monde. On va commencer par l'étape 1 ou 2, être sûr qu'il n'y a pas déjà des problèmes là. Ça va nous faire gagner du temps. Et ça, j'aime beaucoup. Et typiquement, dans la réflexion qu'on a eue sur la conception de notre outil, c'est des trucs tout bêtes. Mais je suis acteur d'un processus, je le vois à l'écran, j'ai un clic à faire pour laisser un commentaire. Je peux le faire n'importe quand. Et le jour où le propriétaire, le pilote de ce process, ou le jour où on mène cette réunion de revue de process, visuellement, j'ai une carte de chaleur Hitmap là où je vois directement à l'écran les moments, les étapes du process où j'ai des problèmes, des problèmes de type outils, des problèmes de type risque, etc. Et ça, pour moi, ça fait vraiment avancer le... Je réutilise le mot schmilblick, c'est d'une autre génération, mais ça fait vraiment avancer les discussions, en fait. Le fait que ça soit très contextualisé, que ça puisse venir du terrain, que ça vienne en temps réel et non pas juste le jour de la réunion, etc.
Speaker #0
Oui, ça permet en fait une vraie analyse collaborative. Et au-delà d'éventuellement réécrire la documentation, ça vient pousser chacun et chacune à se questionner sur pourquoi est-ce qu'on fait ça à l'heure actuelle dans l'entreprise ? Comment on le fait ? Pour qui ? Pourquoi ? Avec des espaces entre chaque mot. et est-ce qu'on a envie de continuer dans ce sens ou pas ? Et ça, c'est intéressant pour des toutes petites choses, mais aussi pour des versions un petit peu plus macro. Par exemple, tu parlais du pôle RH un petit peu plus tôt dans l'épisode. Le pôle RH, en soi, va recueillir plusieurs process, même un certain nombre puisqu'il y a beaucoup d'administratifs dedans. Mais du coup, c'est aller se questionner, est-ce que, par exemple, en termes d'expérience collaborateur, On a ces process là, ce fonctionnement là depuis un certain temps. Est-ce qu'on le garde ? Est-ce que notre vision, elle a changé ? Les personnes qui font partie de l'entreprise, est-ce qu'ils ont de nouvelles idées ? Et je trouve que c'est ça aussi qui participe à l'esprit de contribution dans une entreprise.
Speaker #1
Oui, complètement. Et je pense que vraiment, parfois ça se joue à pas grand-chose. Mais on parle de process RH, vous avez un process de recrutement en place qui n'est pas formalisé. Donc vous avez l'habitude de mener tout. Il y a un truc qui se passe pas bien lors d'un recrutement, je sais pas, vous avez pas envoyé le... Vous avez pas pris les références de quelqu'un parce qu'on a oublié. On râle, on le paye cher souvent, voilà, parce qu'on découvre ça plus tard. Ok, qu'est-ce qu'on fait en fait ? Si on n'a rien écrit, si on n'a rien documenté, si c'est juste dans les têtes, qu'est-ce qui vous dit que la fois d'après, le problème va être réglé ? À l'opposé, on peut avoir une documentation type Word, 25 pages de procédure, etc. Est-ce que vous allez avoir envie d'aller lire tout, chercher à quel endroit il faudrait modifier la procédure, la faire circuler aux uns et aux autres. Non, donc il faut quelque chose de dynamique, de digital, où, comme je disais tout à l'heure, en deux clics, vous pouvez, bam, aller juste signaler en quelques mots le problème qu'il y a eu, et vous savez que la fois d'après, Peut-être que vous ne l'aurez pas réglé ou redocumenté proprement
Speaker #0
La fois d'après, je retrouve une trace des problèmes que j'ai eus, des problèmes à régler. Et ça, c'est des petites choses toutes bêtes, mais qui font avancer. Il faut donner envie aux gens de faire avancer. On parle toujours, nous, pilotes de process avec des droits, des devoirs. C'est le devoir de maintenir les process à jour pour que tous les gens qui viennent chercher de l'information ne se trompent pas. Mais c'est aussi le droit de faire remonter. des besoins, de ressources, de temps, de changements, de données, de choses comme ça, parce que on a des preuves que nos process marchent pas assez bien pour telle et telle raison. Je pense que c'est important pour faire vivre le système.
Speaker #1
C'est important, il faut essayer de le maintenir le plus possible, ou en tout cas de le ritualiser, on n'est pas obligé de le faire tous les jours, mais de le ritualiser une fois par mois, une fois par trimestre, pour se dire, en fait, on avance ensemble et on prend un moment, on sacralise un moment pour faire ça. Et il y a une question qu'on n'a pas abordée, c'est les formats. Les formats de process, parce qu'on a beaucoup parlé du format écrit. Mais il y a plein d'autres formats qui existent. Du coup, est-ce que tu peux donner un petit aperçu pour les auditeurs et les auditrices du podcast ?
Speaker #0
Tu veux que je décrive un petit peu ce qu'on fait ou mon avis là-dessus ?
Speaker #1
Ce qui existe en termes de format. Moi, je sais que j'ai mes formats chouchous en termes de process, mais peut-être que toi, tu as les tiens.
Speaker #0
Oui, alors moi, je suis quelqu'un de très... C'est très visuel. Donc, j'aime beaucoup les diagrammes de flux, ce qu'on appelle diagramme swim lanes, donc avec des lignes horizontales. Chaque ligne représente un rôle joué par une personne ou une équipe. Et les tâches, les différentes activités d'un process sont réparties dans ces lignes qui n'ont pas du tout d'ambiguïté. Une case ne peut pas être à cheval entre deux lignes. Sinon, ça veut dire qu'il faut redéfinir des rôles et responsabilités. Et sur ces diagrammes, On peut venir rajouter des notions de documents qui sont nécessaires pour exécuter une tâche, qui sont produits, de la donnée qui est générée, des outils technologiques, des softwares ou des machines qui sont utilisées pour faire des activités. Tout ça, en fait, ça peut être sur un diagramme. Alors, j'aime bien qu'on ne pas retomber dans l'excès d'un diagramme qui représente toute l'entreprise avec mille flux, mille flèches partout. Il n'y a que celui qui l'a dessiné qui comprend. Donc, c'est quelque chose d'assez... simple et j'aime bien le côté tiroir. J'aime bien quelque chose d'interactif et de vivant où j'ai une vision d'ensemble. Moi, je suis quelqu'un qui a besoin de vraiment comprendre l'ensemble avant d'aller dans le détail. J'ai besoin du contexte donc j'aime un endroit où je peux voir le contexte global et ensuite zoomer progressivement sur le sujet qui m'intéresse. Je suis quelqu'un d'impatient et de pressé donc avec une petite recherche de mots clés, j'aime vite trouver le chapitre qui m'intéresse. Je déteste lire un document cheval légal ou une procédure très longue. juste pour trouver un petit élément qui finalement j'aurais dû trouver immédiatement. Donc voilà, moi c'est visuel et interactif. Après les formats qu'on rencontre très souvent dans nos discussions avec nos clients, nos prospects, ça va être des outils de dessin, alors pas forcément du diagramme de flux au sens normé du terme, mais on retrouve quand même la plupart du temps des rectangles pour les tâches, des losanges pour les différents choix, décisions qu'on doit prendre, chemin qu'on va suivre dans un processus. avec des formes plus ou moins libres, des codes couleurs pour illustrer où est-ce qu'il y a un outil, où est-ce qu'il y a une personne particulière qui intervient. Et après, je pense que ce qui est intéressant, c'est très vite autour de ces visuels, de rajouter des outils qui vont s'apparenter à des outils de travail, qui sont souvent apparentés aux consultants, mais des racines pour analyser. clairement les rôles et responsabilités et définir dans le cadre d'un process ou même d'un projet qui fait quoi de qui on attend quoi d'autres formats un peu plus techniques type SIPOC où on va travailler sur de quoi j'ai besoin en entrée, qui est-ce qui me le fournit qu'est-ce que je produis dans ce processus et qui l'utilise pour être sûr que c'est bien utilisé et pouvoir tracer la vie d'un document ou d'un champ de données par exemple et puis On parlait toujours d'amélioration, donc d'attacher à cette visualisation des analyses SWOT, par exemple, avec des forces faiblesses, des pistes d'amélioration et un plan d'action pour améliorer un process. Et le jour où je travaille dessus, j'ai une idée, j'ai un endroit où la mettre. Et encore une fois, on y reviendra peut-être plus tard, mais au moins, c'est là. J'aime beaucoup ça. Après, les formats classiques qu'on retrouve dans beaucoup d'entreprises, c'est des documents Word, plus ou moins bien une nomenclature claire, etc. rangé plus ou moins bien dans des gestions électroniques de documents, des drives, des sharepoints et autres. Des entreprises un peu plus digitales on va dire et souvent jeunes ça va être d'une notion justement parce qu'on arrive à mettre un peu tout type de données, de documents, d'informations dans un endroit centralisé. Après, il faut quand même une certaine gouvernance pour maintenir l'outil, pour que ça soit exploitable. Et puis, est-ce que j'en vois d'autres ? Non, c'est quand même souvent dans les têtes que ça se passe.
Speaker #1
Effectivement. Mais plus après avoir écouté cet épisode.
Speaker #0
Je pense qu'on devrait se poser des questions. On va aller regarder ce qui se fait, effectivement. Par contre, je complète ce que tu disais tout à l'heure, me fait penser à des choses qui arrivent en aval de ce qu'on propose nous, ça va être typiquement des modes opératoires, donc comment je dois mener telle tâche à bien, et d'illustrer ça par un pas à pas, une chronologie, des choses comme ça écrites, mais ça peut être aussi des petits guides vidéo, je ne sais pas, on avait échangé avec une startup qui pourrait être partenaire sur des modes opératoires en réalité augmentée, dans des lunettes, dans un entrepôt, dans une usine, en disant comment on fait ça, tac, j'ai le guide qui m'arrive et on me montre comment un gars qui vient de partir à la retraite a toujours fait et il s'est filmé, il m'a montré comment remplacer cette pièce par exemple donc là vraiment après ça dépend des métiers et des usages mais il y a tout un tas de possibilités qui s'offrent aux uns et aux autres et ça se réfléchit, ça s'analyse et c'est souvent bien de faire appel à des experts qui font de la veille sur toutes ces technos pour dire tiens mais là tu pourrais mettre cet outil ou ce logiciel, ça te sauverait la vie Yeah. Et voilà, là, il y a de la valeur à apporter.
Speaker #1
Ce n'est pas moi qui vais te dire le contraire. De toute façon, je suis obligée de prêcher pour ma paroisse. Moi, j'ai des formats chouchous quand même parce que j'accompagne souvent la même typologie d'entreprise. Moi, je sais qu'on commence tout bêtement avec une page notion blanche et une succession d'étapes. Puis ensuite, on ajoute de la vidéo parce que ce que j'ai remarqué, c'est que quand toi, tu as cité les exemples que tu aimais bien, tu as bien insisté sur le côté visuel. Je trouve que c'est bien, mais dans les process, souvent, on oublie les personnes qui, cognitivement, sont plutôt auditives ou kinesthésiques. Du coup, moi, quand j'écris des process ou quand je crée des systèmes pour les entreprises, j'essaie de penser aux différents fonctionnements cognitifs pour me dire que je n'oublie personne en cours de route. Comme ça, il y a peu de chances, il y a peu de risques plutôt de faire des erreurs. Le format vidéo, j'aime beaucoup, même si c'est... ce n'est pas forcément le plus évident à mettre à jour. Quand on a des choses très techniques à faire, c'est bien pratique, pour des modes opératoires aussi, notamment. Et bien évidemment, je suis fan des diagrammes. Je mettrai des diagrammes partout si je m'écoutais. Des Kaizen, des SWAT, ce genre de choses. Si vous êtes curieux, je vous écrirai les mots dans la description de l'épisode et puis vous pourrez faire une recherche sur Google Images. Vous verrez à quoi ça ressemble un petit peu. Mais l'idée, voilà, c'est... de dire que la documentation, on a l'impression que c'est complexe, que c'est chiant. Ce n'est pas si complexe que ça. Ce n'est pas si chronophage que ça. Si c'est chronophage, c'est parce que vous avez envie que ça le soit. Et puis surtout, il y a des formats pour tous les goûts. Donc, je le répète, normalement, vous n'avez plus d'excuses pour ne pas documenter votre entreprise. On est d'accord, Grégoire ?
Speaker #0
Complètement d'accord. Comme tu l'as dit, on peut partir. d'assez petit et de faire grossir ça progressivement il y a plein d'outils de traduction entre guillemets qui te permettent de partir d'un format et d'en produire plein d'autres justement et peut-être tu m'as inspiré sur la partie audio et tout mais se dire en fait j'ai la donnée j'ai de l'information donc c'est à restituer dans un autre format c'est pas aujourd'hui c'est plus très compliqué le but c'est que de définir en fait ce dont on a envie ou besoin pour bien travailler et voilà nous on est comme toi on est très à l'écoute de ce qui plaît aux uns et aux autres de le fournir pour que ça continue à avancer dans ce sens-là.
Speaker #1
C'est sûr. Mais de toute façon, quand on est concepteur de système comme toi et moi, on a forcément à cœur d'écouter l'autre parce que sans nos clients et sans tous les membres des équipes de nos clients, c'est compliqué de faire notre travail. Donc, c'est important d'entraîner les foules avec nous, si j'ose dire, pour documenter ça. Moi, ce que je retiens de cet épisode et ce que j'espère toi qui es encore en train de nous écouter, que tu vas retenir, c'est que documenter son business, systématiser son business, aujourd'hui, en 2025, ce n'est plus un luxe. Ce n'est plus un luxe, c'est une façon intentionnelle de reprendre du pouvoir sur son temps, sur son énergie, sur sa charge mentale et sur la croissance de son business.
Speaker #0
Je suis tout à fait aligné avec toi. Comme me disait un coach... C'est le premier petit pas qui est le plus dur quand tu veux aller faire du sport, c'est juste d'enfiler tes baskets ou ton survet et après ça déroule tout seul. Donc là, on revient sur les quelques minutes en plus à passer la première fois et après ça rentre dans une démarche assez naturelle.
Speaker #1
C'est ça. J'adore cette métaphore. En tout cas, merci beaucoup, Grégoire, de nous avoir partagé tout ça. C'est un épisode qu'on n'a pas trop l'habitude de voir sur Working Process, même si je parle beaucoup de process. Au final, là, on a creusé le sujet vraiment en profondeur. Je pense que ça va intéresser pas mal de monde. Où est-ce qu'on peut te suivre, retrouver tes aventures, tes péripéties ?
Speaker #0
Écoutez, la période de Noël arrive, vous allez pouvoir... Offrir les uns aux autres des outils pour documenter vos process. Moi je suis le cofondateur de Delimate, ça s'écrit E-L-E-M-A-T-E. Je suis Grégoire Baggio, vous me retrouverez assez facilement sur LinkedIn, c'est quand même là que je suis le plus présent. On a bien sûr un site web, une chaîne YouTube avec quelques démos, quelques tutos de notre outil pour voir un petit peu la façon dont nous on approche les... la documentation des processus métiers, principalement pour les PME et les ETI. Et voilà, moi, je serais ravi, si vous me contactez, de vous en dire un peu plus sur notre vision des choses et la façon dont on propose de l'approcher.
Speaker #1
Génial. Comme d'habitude, tous les liens seront disponibles dans la description de cet épisode. Surtout, n'hésitez pas à aller suivre Grégoire sur LinkedIn parce que vous allez monter en niveau en termes de structuration d'entreprise. Vraiment, n'hésitez pas. Dernière question avant de te laisser filer. Grégoire, qu'est-ce que tu as envie d'écouter sur le podcast en termes d'invité ?
Speaker #0
Je n'avais pas préparé cette question. Moi, j'aimerais bien des gens comme... Comme ça, je pense à... à Victor Dweck de chez CELSI, qui a été revendu. Des gens qui ont dirigé des entreprises qui ont subi des fortes croissances, des transformations. Et de savoir comment eux, on revient sur cet épisode, comment personnellement ils ont géré cette croissance, ils ont réussi à s'organiser, se réorganiser. Puis comment ils ont distribué efficacement les process et la façon de faire les choses dans leur...
Speaker #1
Génial. Écoute, Victor, si jamais par hasard tu passais par là, l'invitation est lancée. En tout cas, nous, on se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Work in Process. Restez connectés et prenez soin de vous et de votre business. Merci, Guigouard.
Speaker #0
Merci, Marine. Au revoir.
Speaker #1
Merci d'avoir écouté Work in Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources. pour construire un business durable sans oublier tous les liens sont en description. A très vite !

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Transcription

Speaker #0
Tu sais, depuis que t'écoutes Work in Process, on parle souvent de délégation, d'automatisation, on parle de process forcément, et j'ai l'impression qu'il y a un sujet que j'ai pas encore abordé sur le podcast, et pourtant c'est pas très logique vu le nom, c'est la documentation. Documenter ce qu'on fait de façon claire, de façon utile et surtout utilisable. Parce que si on fait pas ça, forcément le bazar commence à s'installer. Aujourd'hui, j'ai le plaisir de recevoir sur le fauteuil... des invités de Working Process, Grégoire, qui est cofondateur et directeur général d'Elemate. Sa mission, c'est d'aider les PME, les ETI, qui veulent ou qui doivent se transformer, à poser des bases solides en amont pour réussir leurs projets. Donc, tu l'as compris dans cet épisode, on va parler de process, on va parler de comment tu peux structurer tes process, comment ça peut vraiment te faire gagner. des heures, voire peut-être même des semaines dans ton quotidien, comment ça va libérer ton mental, et aussi comment ça peut devenir un levier de croissance durable, même si tu es solo ou que tu as une petite équipe. Salut Grégoire, comment vas-tu ?
Speaker #1
Bonjour Marine, ça va très bien. Merci de me recevoir dans ton podcast aujourd'hui.
Speaker #0
Écoute, avec grand plaisir. Aujourd'hui, on va parler d'un sujet qu'on adore, les process. La première question que j'ai pour toi Grégoire, c'est Avec ton expérience, les typologies différentes de clients que tu as pu accompagner, qu'est-ce qui fait qu'on sous-estime les process quand on est une petite, une moyenne structure ?
Speaker #1
Très bonne question. Ce qui revient le plus souvent dans les conversations, notamment avec des TPE, des PME, souvent familiales avec un savoir-faire un peu traditionnel, c'est les process sont dans les têtes. Les gens savent ce qu'ils font, ils le font relativement bien, et il n'y a pas de raison particulière de faire l'effort de documenter ces process, de les écrire et d'aller au fond des choses, parce que les choses se passent plutôt bien. Mais le contexte actuel fait que souvent cela évolue, et il y a des obligations qui viennent se rajouter et qui déclenchent un intérêt pour les process.
Speaker #0
Tu parles d'obligations, mais il y a aussi tous les imprévus de la vie. il suffit que... tu saches très bien comment ton entreprise tourne dans ta tête et que malheureusement, tu peux tomber malade, t'absenter ou même partir en vacances. Et du coup, comme tout est dans ta tête, si jamais tu te fais remplacer à un moment donné, la personne ne saura jamais, aussi bien que toi, comment est-ce qu'elle peut faire tourner ta boîte. Et donc là, on commence à toucher à un sujet sensible. En fait, il va falloir commencer à documenter des choses, ne serait-ce que pour s'alléger l'esprit.
Speaker #1
alléger sa charge mentale et puis pour envisager aussi la croissance puisque les process c'est un des outils de croissance qu'on utilise oui complètement et souvent la démarche process le fait de commencer à documenter à structurer un petit peu plus ces process ça vient de scénarios tels que celui que tu as décrit c'est des cas tout bête je pars en vacances et j'ai pas prévu de faire ma passation quelqu'un quitte l'entreprise précipitamment et tout d'un coup on est perdu on sait pas vraiment ce que faisait cette personne comment elle le faisait Et ça se manifeste parfois par des mises en danger de l'entreprise en termes de commercial, de notoriété ou des risques opérationnels. Et c'est à ce moment-là souvent qu'on commence à prendre des choses en main.
Speaker #0
C'est vrai. Est-ce que toi, tu as repéré peut-être des signaux concrets qu'on commence à être désorganisé sans s'en rendre compte et qu'avant que ça soit trop tard, il faudrait commencer à documenter les choses ?
Speaker #1
Oui, il y en a beaucoup. Il y a des petits signaux faibles. J'utilise souvent ça dans mes discussions avec des prospects, des signaux de type machine à café. C'est le bazar ici, on ne sait plus qui fait quoi, comment. On ne sait jamais où trouver ce document. Oui, d'accord, mais la procédure n'est pas à jour. Ce genre de phrases un peu clés qu'on entend qui traduisent quand même le fait que cette documentation, elle est plutôt dans les têtes que dans les drives ou dans les dossiers. et que ça commence à poser des problèmes. C'est des problèmes, on va dire, légers et gérables dans un premier temps, et puis plus ça va, plus ça grossit, et ça peut conduire à des situations plus compliquées. Ça, c'est un peu côté anecdote, mais il y a aussi des scénarios plus sérieux. C'est quand on arrive face à un audit ou un auditeur, quand il y a une norme, une certification qu'on souhaite passer ou renouveler, et qu'on se rend compte que... On est un petit peu en retard et qu'il va falloir arrêter les opérations pour faire de la documentation. Là, c'est des scénarios où on se dit qu'on aurait peut-être dû prévoir un petit peu les choses. Le dernier exemple auquel je pense, c'est des scénarios de croissance où on est en train d'embaucher, de se développer, et tout d'un coup, il faut apprendre à déléguer, il faut donner à son N-1 une partie de son périmètre, et là, il est bon de pouvoir expliquer rapidement, de façon structurée, organisée, la façon dont on travaille aujourd'hui, les outils qu'on utilise, les documents qu'on produit, et donner un paysage assez clair à son successeur pour que les choses se passent bien.
Speaker #0
Il y a une logique de transmission et de croissance, effectivement, derrière la notion de documentation, de processiser, de systématiser une entreprise. Moi, ce que je note dans les exemples que tu as cités, c'est qu'il y a des signes de chaos qui sont plus ou moins silencieux. Il y en a peut-être même qui existent, alors qu'on ne les voit pas. Tu parlais de l'exemple de la machine à café, selon les entants. On entend les gens qui vont râler, mais il y a des signes aussi de… de chaos entrepreneurial qui sont plus silencieux. Est-ce que tu en as un qui te vient en tête, peut-être une anecdote à nous partager à ce niveau-là ?
Speaker #1
Ça me fait penser à côté client aussi, parce qu'il y a en interne le ressenti qu'on a sur sa maturité process, mais un de nos clients remontait, et c'est ce qui a déclenché le fait qu'on a travaillé ensemble, que le client posait une question sur la façon dont on traitait, par exemple, un litige sur un contrat. Et ce client a posé la question à trois personnes différentes dans l'entreprise et il a eu trois réponses différentes. Ça, c'est inquiétant. C'est notamment un sujet sur lequel on a besoin d'être hyper clair, carré et aligné. Et là, ça traduit le fait que c'est un sujet qui n'a pas été abordé comme il le fallait dans l'entreprise. Les choses auraient dû être posées, validées, les équipes alignées là-dessus. Et ça, c'est un cas qui peut vraiment poser un problème à la crédibilité de l'entreprise. après je pense que en interne Je parle de chaos d'entrepreneurs, je pense que ça va être un scénario où on avance, on avance, et voilà, par exemple, plusieurs managers ou fondateurs vont avoir des visions un peu dans leur tête assez évidentes de la façon dont se passent les choses, par exemple la gestion d'un pipe commercial, et puis tout d'un coup, on perd un gros client, on perd un gros dossier sur lequel on s'est arraché, et on se demande qu'est-ce qui s'est passé, et il y en a un qui a suivi son fil de pensée, l'autre qui a suivi un différent, et tout d'un coup... Non, mais ce n'est pas comme ça qu'on avait dit qu'on devait faire, etc. Voilà, ça va créer des tensions, ça va juste mettre au jour le fait que régulièrement, on se penche, on met à l'écran peut-être le process qu'on a designé, sur lequel on s'est aligné, on se base là-dessus pour travailler, pour avancer, pour améliorer. Ça, je pense que c'est important.
Speaker #0
Oui, et je te rejoins pour accompagner aussi des clients à ce niveau-là. C'est vrai qu'on a tendance à imaginer que quand on documente les choses, c'est forcément quelque chose qui est lourd, c'est forcément quelque chose qui est complexe, qui ne va pas être utilisé. Ça, ça dépend de comment on documente les choses, mais on va en parler dans l'épisode. Moi, quand j'ai un client qui part de zéro, peu importe la taille de son entreprise au final, je sais que c'est souvent les mêmes premiers process qu'on va poser. Je me demandais si de ton côté, c'était les mêmes, si tu voyais des récurrences. au niveau des process à structurer, à documenter, ou si c'était vraiment au cas par cas chez toi ?
Speaker #1
Alors nous, on va vraiment voir deux scénarios. Les personnes qui partent d'un process très spécifique qui a un problème, une gestion de non-conformité qui ne marche pas bien, par exemple, et on va commencer là-dessus. Et puis tout de suite, ça va toucher des process connexes, etc. Et on va grossir. Et d'autres qui, notamment pour des petites entreprises, qui commencent vraiment à structurer sous l'impulsion d'un dirigeant, d'un consultant. ou autre, où on part presque de la feuille blanche finalement. Et là, effectivement, comme tu le dis, on retrouve souvent cette cartographie des process assez standard avec des process de management, des process de support et des process de production. Et puis, syndrome de la page blanche, puis en fait, très vite, on parle des process RH, là, tout de suite, on a cinq idées sur le process de paye, de recrutement, etc. On part sur le process de production, il va y avoir plein d'idées qui vont germer. Et donc tout le jeu, c'est à ce moment-là effectivement de donner un peu un cadre pour y aller progressivement, soit par la racine, soit plutôt par le haut de la pyramide, et puis descendre un peu en granularité après sur les process qu'on veut détailler. Et souvent, je dirais que personne ne va se mettre du jour au lendemain à documenter tous les process de son entreprise, c'est complètement illusoire, donc c'est créer plein de cases à remplir plus tard et se focaliser sur celles qui apportent aujourd'hui de la valeur ou sur lesquelles il y a des problèmes ou des risques. à gérer.
Speaker #0
Je te rejoins totalement. Moi, les premiers process que je bosse avec des clients, en première intention, c'est comment le ou la dirigeante gère son travail et comment l'expérience client et mener. Parce que je me rends compte que c'est les deux plus gros leviers où un business peut se casser la figure pour être poli. Si ton expérience client, comme tu le disais plus tôt, elle n'est pas bien documentée, en cas de réclamation, tu ne sais pas quoi faire. Pour recueillir le feedback de ton client, peut-être que tu vas l'avoir au téléphone, mais ça ne sera noté nulle part. Donc, si la personne est en congé ou qu'elle quitte l'entreprise, tu perds de la data. Et côté dirigeance, c'est quelque chose qu'on... qu'on sous-estime, les process personnels, mais c'est comment est-ce qu'on gère les priorités, comment est-ce qu'on prend des décisions. Moi, je travaille avec certains clients à la conception de matrice de prise de décision pour se simplifier la vie parce que dans certains cas, c'est des usines à gaz en fait. On a des décisions, tant qu'entrepreneur, à prendre presque toutes les cinq minutes et si on ne pose pas de système pour ça, on finit par exploser en plein vol.
Speaker #1
Oui, ça c'est... Ça, c'est très vrai. Donc, il va y avoir le côté process d'entreprise et puis après process un peu plus personnel. Et finalement, c'est la même démarche. Ça va être d'analyser la séquence de tâches ou d'états par lesquels on passe et de faire un petit état des lieux, des entrées-sorties. Donc, de quoi j'ai besoin pour avancer, pour prendre mes décisions ? Qu'est-ce que je produis comme document ou comme donnée qui va être utile au suivant ? Quels outils j'utilise ? Et juste le fait d'y réfléchir et de le poser, souvent ça fait déjà pas mal avancer le schmilblick.
Speaker #0
C'est ça, et puis ça crée de l'espace parce que quand on ne prend pas ce recul stratégique pour se dire comment est-ce que je fonctionne, qu'est-ce que j'ai besoin de transmettre aux personnes qui sont en dessous, qu'est-ce que j'ai besoin de récupérer des personnes qui sont en dessous, ça devient tout de suite beaucoup plus compliqué. Je me demandais si toi tu avais peut-être une ou deux astuces pour éviter justement de tomber dans cette surcharge de se dire ok, Et là, j'accepte de documenter des choses dans mon entreprise et j'y vais à fond les ballons. Comment est-ce qu'on fait pour ne pas se noyer dans tout ça ? Parce qu'on peut aller très loin au final.
Speaker #1
Oui, oui. Alors, ça peut être mon métier. Je travaille là-dessus toute la journée. Parfois, les cordonniers sont les plus mal chaussés. Je ne le fais pas systématiquement pour tout. Mais pour répondre à ta question, moi, j'ai deux, trois exemples en tête de scénarios dans lesquels je me suis lancé. Je l'ai fait. et je l'ai fait avec mon outil évidemment c'est des trucs qui vraiment me prenaient la tête par exemple le dépôt je pense au dépôt des comptes annuels de ma société je l'ai fait 2-3 fois et à chaque fois gros casse tête parce que déjà je procrastine et puis je me dis bon ok il va falloir que j'aille retrouver le mail du comptable, il faut que j'aille retrouver les trucs des impôts, il faut que je retrouve mes identifiants pour je sais plus quelle plateforme bref il y a une dizaine de trucs à faire pour bien le faire rapidement après l'avoir fait 2 fois à la mano je me suis dit bon allez je prends 10 minutes de plus c'est Après, une fois que j'ai fait l'exercice, je le pose. Je le pose sur le papier, en l'occurrence sur mon logiciel. Et l'année d'après, waouh, génial quoi. Je réouvre le truc. J'ai 80% de la charge mentale qui m'a été enlevée. Il manque toujours des petits bouts, mais l'avantage, c'est que justement, j'ai juste ces petits bouts à rajouter la seconde fois. Donc ça, c'est beaucoup plus efficace. Voilà, j'ai fait ça pour ça. J'ai fait ça pour le recrutement d'alternants, par exemple, et la gestion des opcos et des différents papiers à remplir. ça enlève une grosse charge mentale on est beaucoup plus efficace le jour J et évidemment le jour où je prie, j'ai quelqu'un pour le faire pour moi, j'ai plus qu'à lui passer le document et c'est bon et une des clés pour que ça se déclenche c'est de se dire, si je m'y mets ça va être facile, ça va pas me prendre longtemps ça va être confortable à faire et je sais que je le fais pas pour rien surtout je sais que je peux, un, le passer à quelqu'un d'autre je vais pouvoir le mettre à jour et je saurai en deux clics le retrouver donc je me connecte dans un outil, je fais une clé de recherche, je tombe sur ce process, je le consulte, je le remplis et je passe à autre chose. Si ça avait été un vieux document Word avec un dessin, un process dessiné avec des flèches et des carrés faits à la main et que je devais mettre à jour, je ne serais pas retourné. Je l'aurais refait probablement. La clé, évidemment, je prends ma paroisse, mais c'est un outil adapté. Pour certains, ça va être du Notion, pour d'autres, ça sera du Element. d'autres outils, mais il faut avoir un endroit et idéalement c'est un endroit qui est collaboratif et qui va être partagé avec les autres membres de l'équipe. Parce que si chacun fait ce que je viens de décrire mais à sa façon, ça n'a pas la même puissance qu'un travail partagé et collectif.
Speaker #0
C'est ça, c'est qu'en fait quand on documente et qu'on est plusieurs dans l'entreprise, il faut penser à harmoniser les pratiques, à définir les règles de jeu communes ensemble comme ça, mais sans une vincelle et surtout chacun sera d'accord. Donc, s'engager moralement à respecter ces règles du jeu, et ça, c'est très important. J'aime beaucoup les exemples que tu partages, parce que... pour ceux qui ne travaillent pas dans les process et qui n'ont pas l'habitude, ils n'auront peut-être pas remarqué, mais dans les exemples que tu as cités, donc de l'administratif, du recrutement, et encore de l'administratif, mais différent, c'est des process qui ne t'ont pas pris forcément beaucoup de temps à documenter et qui, en plus, sont des actifs pour ton entreprise pour la suite. Parce que, mettons, cette année, en 2025, tu as pris un alternant, peut-être que en 2026 ou 2027, tu vas reprendre un alternant. Du coup, tu n'auras pas à te redemander quelles sont les démarches, hors évolution de texte réglementaire, j'entends, mais tu n'auras pas à te demander quelles sont les démarches, comment est-ce que tu as fait pour que ton alternant ou ton alternante soit bien accueilli, bien onboardé. Et je trouve qu'investir en tant qu'entrepreneur, en tant que chef d'entreprise, sur ce type d'actif, c'est largement sous-estimé pour le futur de sa boîte.
Speaker #1
Oui, alors là, je suis complètement aligné avec toi. Et je pense que ce qui est important, c'est de, tu l'as souligné, c'est de démystifier l'effort qui est nécessaire. En fait, c'est après une réunion ou après, justement, vous avez passé une heure sur un sujet pénible, c'est de se dire, je prends cinq minutes de plus. Et en gros, c'est à peu près ça le ratio, je pense, pour le poser, pour l'écrire, pour le formaliser, pour en garder une trace. C'est tellement dommage de perdre cette heure de travail qui va être refaite le mois ou l'année d'après que je fais ça. Et puis, en fait, quand on commence à réfléchir comme ça, Il y a mille petites choses dans l'entreprise qui peuvent être éligibles. Alors, il ne s'agit pas de tout documenter, mais en fait, c'est au fil de l'eau. Je prends un peu cette habitude. Et encore une fois, il faut que ça soit fléché vers le bon endroit. C'est-à-dire qu'au début, toute petite entreprise, ça peut être, je mets des documents à peu près similaires dans un drive. Et puis, ça va, je sais où je vais retrouver mes choses. Et plus ça va, plus j'avance, plus il va falloir que ça soit structuré, qu'il y ait une nomenclature, qu'il y ait un rangement des dossiers, etc. et après on arrive sur des outils métiers qui sont faits pour ça soit de la gestion électronique de documents ou vraiment des outils de process. Mais ça avance finalement très vite quand on en mesure les bénéfices et nous, on a les retours des premiers clients qui sont vraiment intéressants dans le sens où ils ont fait ce petit effort et c'est eux qui nous disent « mais je n'y aurais jamais imaginé, j'ai écrit un process pour je ne sais pas quoi. » Quand la médecine du travail m'a posé une question sur la façon dont on utilisait ce produit dangereux, J'ai ouvert un écran, j'avais des choses à leur montrer. Ils ont vu qu'on gérait notre truc. Ce n'était peut-être pas parfait, mais au moins, on avait pris les devants. On savait de quoi on parlait. J'ai complété ce petit document de quelques lignes et on était bon. C'est vraiment un cercle vertueux une fois qu'on l'a engagé.
Speaker #0
Je suis d'accord avec toi. Il ne faut pas hésiter à commencer petit. Tu as évoqué tout à l'heure l'échelle de progression en termes d'outils, j'entends. On peut commencer bon. avec des Google Docs, moi je ne suis pas très fan, mais si vraiment on n'est pas à l'aise avec les outils, on peut commencer avec un Google Doc, on peut partir sur du notion. Moi, ce que j'aime dans la documentation de process, c'est qu'en fait, ça peut s'adapter à chacun, ça peut s'adapter à chaque fonctionnement cognitif. C'est-à-dire que quand je te parle de process, il y a des gens en tête qui se disent c'est un gros classeur avec plein de vieilles feuilles qui prend la poussière. et on ne s'en sert pas. Alors qu'en fait, aujourd'hui, on ne peut plus se contenter de dire mes process, c'est fait à l'ancienne sur un coin de table, sur une feuille de papier. On a plein d'outils digitaux qui nous permettent, en quelques minutes, de documenter nos process. Moi, je sais que pour la plupart de mes clients, on passe sur Notion parce qu'ils sont plus à l'aise avec cet outil-là. On utilise aussi des outils comme Tela. tango qui permettent de filmer notre écran pendant qu'on fait quelque chose et l'intelligence artificielle le retranscrit proprement en processus opérationnel donc en fait il n'y a plus d'excuses pour ne pas documenter son business la seule question c'est jusqu'où vous voulez amener votre entreprise question rhétorique je vous laisse y réfléchir à tête reposée et jusqu'où vous voulez amener votre entreprise et à quel point vous avez envie de vous décharger mentalement Je ne sais pas ce que tu en penses Grégoire ?
Speaker #1
Oui, au niveau de l'individu, ça va être le fait d'avoir posé les choses, ça me rassure, j'ai aligné mon équipe, mes équipes, etc. Je travaille mieux, je suis libéré. Et après au niveau de l'entreprise, ce qu'on observe, c'est souvent quelque chose de progressif. Il n'y a pas grand monde qui a cette vision d'ensemble de tous les bénéfices et tout ce que ça va apporter de documenter ces process, mais c'est une expérience progressive. Comme on le disait, on commence par un angle un peu prioritaire et puis on... On se rend compte qu'il y a de multiples usages. Et puis, pareil, je vais prendre un exemple concret, mais on commence à travailler sur la documentation qualité, sur quelques process administratifs. Et puis là, il y a le côté CSRD. Alors, c'est un peu passé de mode depuis quelques mois, mais le côté exigence CSRD qui arrive. Et donc là, il faut faire travailler en même temps la qualité, la data, l'IT et la direction financière pour trouver du reporting qui n'existait pas avant. Donc, chercher de la bonne data et tout. Et là, tout d'un coup, on a encore un nouvel usage de... pouvoir se baser sur des processus connus et explicités pour se dire tiens je vais juste regarder le processus et me dire à quel moment si c'est du RGPD j'ai potentiellement des données personnelles à protéger ou des fuites potentielles si c'est de la CSRD est-ce que je produis les bonnes datas ou les bons reports en fait voilà on a les process sous les yeux donc on gagne un temps fou, on parle le langage des métiers, on n'est pas en train d'essayer de recomprendre ce que fait chaque métier tout est posé et documenté et ça je trouve que c'est Merci. Ça co-construit, comme tu disais tout à l'heure, un véritable actif pour l'entreprise qui grossit à un moindre coût parce que ça se fait au fil de l'eau. On ne change pas les routines que vous aviez. Schématiquement, on rajoute quelques minutes à chaque réunion, peut-être, pour prendre ce temps et en gagner beaucoup plus derrière.
Speaker #0
J'adore. On va essayer de garder cette phrase comme citation de l'épisode parce que je trouve qu'elle est très bien formulée. Est-ce que toi, tu vois des tendances des évolutions à venir côté structuration, justement, des petites et des moyennes entreprises.
Speaker #1
Oui, je pense que c'est... En fait, ça va devenir quelque part une obligation pour performer. Pour certaines, c'est une question de survie. On est déjà dans une ère d'automatisation où l'IA va être omniprésente, où il y a une multitude d'outils, où il y a énormément de données à gérer. Donc, il y a un moment pour tenir le coup, surfer la vague, prendre l'avantage concurrentiel, il va falloir se poser la question et on voit pas mal ce scénario se reproduire, de dire, il faut que je mette de l'IA. Ok, mais en fait, quelles sont mes activités aujourd'hui ? Quelles sont celles qui sont chronophages, qui sont manuelles, qui ne sont pas intéressantes, qui n'apportent pas de valeur à mes employés ou je n'exploite pas leurs valeurs ? Et voilà, c'est sur celles-là qu'on va se focaliser pour trouver des zones d'amélioration. d'outils, de pratiques, de distribution des rôles. Donc je pense que vraiment pour tenir la cadence, il va falloir réfléchir et se structurer. Et puis après, il y a tout un tas d'exigences plutôt réglementaires du côté de la transparence, de la traçabilité. Il y a le côté de donner du sens au travail aussi, que chacun comprenne pourquoi il fait quelque chose. Alors de temps en temps, les gens se ferment un peu volontairement les yeux, mettent des œillères pour ne pas trop se poser de questions sur des choses qu'ils font depuis 20 ans d'une certaine façon. À un moment donné, sous l'impulsion de dirigeants, souvent, on revoit un peu les choses et c'est constructif. Se dire, attends, je produis ce document, mais finalement, personne ne l'utilise. Je peux peut-être gagner une heure dans ma semaine, arrêter de le produire, à faire quelque chose de plus intéressant. Donc, tout ça, je pense, ça converge vers un effort de structuration, d'optimisation de l'organisation. Ça ne veut pas dire, parce que souvent, on tombe dans le cliché inverse de la lourdeur des procès, être ultra... normés, contraints, etc. Non, ce n'est pas le cas. Et comme tu disais tout à l'heure, on peut rester simple. Un process, on suggère souvent de ne pas dépasser 10-15 étapes quand on décrit un process. S'il y en a plus, c'est du sous-détail qu'on va détailler ailleurs et qui ne sera pas, qui ne va pas être omniprésent. Le but, c'est d'y voir clair les grandes activités que j'ai dans le cadre d'un process, les 2-3 rôles clés qui sont joués, les outils que j'utilise. Et voilà. puis on avance à partir de là ce n'est pas forcément contraignant, ça fait juste une base de référence. On sait très bien que tout le monde ne va pas suivre le process à la lettre. On est en France quand même, donc on l'accepte. On l'accepte, mais on se met une ligne directrice et quand on est en réunion et qu'on analyse, on se dit qu'on sait qu'il faudrait faire comme ça. Pour tel client, on a fait différemment. C'est grave, ce n'est pas grave. On adapte le process et on avance. C'est plutôt une aide qu'une contrainte, je pense.
Speaker #0
C'est toujours la différence entre la théorie et la pratique.
Speaker #1
C'est évident, on ne changera pas ça du jour au lendemain.
Speaker #0
Oui. Moi, ce que je trouve hyper intéressant, et tu n'imagines pas à quel point ça me fait plaisir que tu en aies parlé spontanément dans cet épisode, c'est l'impact que quelque chose d'un peu chiant, documenté sans business, l'impact que ça peut avoir en termes de culture d'entreprise, de bien-être au travail. Je pense que ça, on n'en parle pas assez, en fait. On n'en parle pas assez parce que... Une entreprise qui vouait durer, en tout cas, à se stabiliser ou à croître, elle est amenée à recueillir de nouveaux talents. Donc ça veut dire qu'il va falloir les former. Ça veut dire que c'est potentiellement de nouvelles générations. Donc il va falloir s'adapter aussi à leur façon de fonctionner. Et je trouve que c'est là où c'est intéressant de poser des systèmes sur la table. C'est parce qu'un système, une fois qu'il est posé, il n'est pas juste posé comme ça à faire joli et à être utilisé. Le but derrière, c'est de faire de l'amélioration continue. On est bien d'accord ?
Speaker #1
Oui, complètement. Moi, je suis toujours dans... La performance, l'efficacité et l'amélioration des process, ce n'est pas les écrire pour se faire plaisir, c'est vraiment pour avancer.
Speaker #0
C'est ça. Et en matière d'amélioration continue, est-ce que peut-être tu as des anecdotes à nous partager ou la documentation, justement, ça a fait un gros effet de levier pour certains de tes clients, par exemple, ou même pour ton propre business ?
Speaker #1
Oui. Il y en a plusieurs, mais un qui m'a marqué, c'était au début de l'aventure Element, un des premiers ateliers qu'on a mené avec des clients, un atelier collaboratif pour écrire leur premier process. C'est que dès la deuxième étape, la deuxième case du process, on va dire, ça a lancé un débat. Et déjà, on a senti que juste le fait d'écrire deux cases sur un tableau, ça a lancé des discussions. Et c'était des discussions intéressantes, des discussions qui ont pu être houleuses. pour définir quel est le rôle, qui est responsable de telle tâche, qui atteste que le client va être satisfait à l'issue de cette étape. Et ça, je trouve que c'est hyper intéressant. Et quand tu parles d'amélioration continue, c'est provoquer des occasions, c'est fournir les bons visuels, les bons formats, pour qu'au moment où on a cette discussion, tout le monde soit déjà aligné, dans des bonnes dispositions, et que ce soit constructif, que ce ne soit pas un combat, que ce ne soit pas un cahier de doléances sur tout ce qui ne va pas, etc., mais qu'on soit plus en mode. On est déjà à peu près aligné sur l'ossature générale. Maintenant, on va aller travailler. On ne passe pas deux heures à écouter Jean-Pierre qui est à l'étape 7 et qui a tous les problèmes du monde. On va commencer par l'étape 1 ou 2, être sûr qu'il n'y a pas déjà des problèmes là. Ça va nous faire gagner du temps. Et ça, j'aime beaucoup. Et typiquement, dans la réflexion qu'on a eue sur la conception de notre outil, c'est des trucs tout bêtes. Mais je suis acteur d'un processus, je le vois à l'écran, j'ai un clic à faire pour laisser un commentaire. Je peux le faire n'importe quand. Et le jour où le propriétaire, le pilote de ce process, ou le jour où on mène cette réunion de revue de process, visuellement, j'ai une carte de chaleur Hitmap là où je vois directement à l'écran les moments, les étapes du process où j'ai des problèmes, des problèmes de type outils, des problèmes de type risque, etc. Et ça, pour moi, ça fait vraiment avancer le... Je réutilise le mot schmilblick, c'est d'une autre génération, mais ça fait vraiment avancer les discussions, en fait. Le fait que ça soit très contextualisé, que ça puisse venir du terrain, que ça vienne en temps réel et non pas juste le jour de la réunion, etc.
Speaker #0
Oui, ça permet en fait une vraie analyse collaborative. Et au-delà d'éventuellement réécrire la documentation, ça vient pousser chacun et chacune à se questionner sur pourquoi est-ce qu'on fait ça à l'heure actuelle dans l'entreprise ? Comment on le fait ? Pour qui ? Pourquoi ? Avec des espaces entre chaque mot. et est-ce qu'on a envie de continuer dans ce sens ou pas ? Et ça, c'est intéressant pour des toutes petites choses, mais aussi pour des versions un petit peu plus macro. Par exemple, tu parlais du pôle RH un petit peu plus tôt dans l'épisode. Le pôle RH, en soi, va recueillir plusieurs process, même un certain nombre puisqu'il y a beaucoup d'administratifs dedans. Mais du coup, c'est aller se questionner, est-ce que, par exemple, en termes d'expérience collaborateur, On a ces process là, ce fonctionnement là depuis un certain temps. Est-ce qu'on le garde ? Est-ce que notre vision, elle a changé ? Les personnes qui font partie de l'entreprise, est-ce qu'ils ont de nouvelles idées ? Et je trouve que c'est ça aussi qui participe à l'esprit de contribution dans une entreprise.
Speaker #1
Oui, complètement. Et je pense que vraiment, parfois ça se joue à pas grand-chose. Mais on parle de process RH, vous avez un process de recrutement en place qui n'est pas formalisé. Donc vous avez l'habitude de mener tout. Il y a un truc qui se passe pas bien lors d'un recrutement, je sais pas, vous avez pas envoyé le... Vous avez pas pris les références de quelqu'un parce qu'on a oublié. On râle, on le paye cher souvent, voilà, parce qu'on découvre ça plus tard. Ok, qu'est-ce qu'on fait en fait ? Si on n'a rien écrit, si on n'a rien documenté, si c'est juste dans les têtes, qu'est-ce qui vous dit que la fois d'après, le problème va être réglé ? À l'opposé, on peut avoir une documentation type Word, 25 pages de procédure, etc. Est-ce que vous allez avoir envie d'aller lire tout, chercher à quel endroit il faudrait modifier la procédure, la faire circuler aux uns et aux autres. Non, donc il faut quelque chose de dynamique, de digital, où, comme je disais tout à l'heure, en deux clics, vous pouvez, bam, aller juste signaler en quelques mots le problème qu'il y a eu, et vous savez que la fois d'après, Peut-être que vous ne l'aurez pas réglé ou redocumenté proprement
Speaker #0
La fois d'après, je retrouve une trace des problèmes que j'ai eus, des problèmes à régler. Et ça, c'est des petites choses toutes bêtes, mais qui font avancer. Il faut donner envie aux gens de faire avancer. On parle toujours, nous, pilotes de process avec des droits, des devoirs. C'est le devoir de maintenir les process à jour pour que tous les gens qui viennent chercher de l'information ne se trompent pas. Mais c'est aussi le droit de faire remonter. des besoins, de ressources, de temps, de changements, de données, de choses comme ça, parce que on a des preuves que nos process marchent pas assez bien pour telle et telle raison. Je pense que c'est important pour faire vivre le système.
Speaker #1
C'est important, il faut essayer de le maintenir le plus possible, ou en tout cas de le ritualiser, on n'est pas obligé de le faire tous les jours, mais de le ritualiser une fois par mois, une fois par trimestre, pour se dire, en fait, on avance ensemble et on prend un moment, on sacralise un moment pour faire ça. Et il y a une question qu'on n'a pas abordée, c'est les formats. Les formats de process, parce qu'on a beaucoup parlé du format écrit. Mais il y a plein d'autres formats qui existent. Du coup, est-ce que tu peux donner un petit aperçu pour les auditeurs et les auditrices du podcast ?
Speaker #0
Tu veux que je décrive un petit peu ce qu'on fait ou mon avis là-dessus ?
Speaker #1
Ce qui existe en termes de format. Moi, je sais que j'ai mes formats chouchous en termes de process, mais peut-être que toi, tu as les tiens.
Speaker #0
Oui, alors moi, je suis quelqu'un de très... C'est très visuel. Donc, j'aime beaucoup les diagrammes de flux, ce qu'on appelle diagramme swim lanes, donc avec des lignes horizontales. Chaque ligne représente un rôle joué par une personne ou une équipe. Et les tâches, les différentes activités d'un process sont réparties dans ces lignes qui n'ont pas du tout d'ambiguïté. Une case ne peut pas être à cheval entre deux lignes. Sinon, ça veut dire qu'il faut redéfinir des rôles et responsabilités. Et sur ces diagrammes, On peut venir rajouter des notions de documents qui sont nécessaires pour exécuter une tâche, qui sont produits, de la donnée qui est générée, des outils technologiques, des softwares ou des machines qui sont utilisées pour faire des activités. Tout ça, en fait, ça peut être sur un diagramme. Alors, j'aime bien qu'on ne pas retomber dans l'excès d'un diagramme qui représente toute l'entreprise avec mille flux, mille flèches partout. Il n'y a que celui qui l'a dessiné qui comprend. Donc, c'est quelque chose d'assez... simple et j'aime bien le côté tiroir. J'aime bien quelque chose d'interactif et de vivant où j'ai une vision d'ensemble. Moi, je suis quelqu'un qui a besoin de vraiment comprendre l'ensemble avant d'aller dans le détail. J'ai besoin du contexte donc j'aime un endroit où je peux voir le contexte global et ensuite zoomer progressivement sur le sujet qui m'intéresse. Je suis quelqu'un d'impatient et de pressé donc avec une petite recherche de mots clés, j'aime vite trouver le chapitre qui m'intéresse. Je déteste lire un document cheval légal ou une procédure très longue. juste pour trouver un petit élément qui finalement j'aurais dû trouver immédiatement. Donc voilà, moi c'est visuel et interactif. Après les formats qu'on rencontre très souvent dans nos discussions avec nos clients, nos prospects, ça va être des outils de dessin, alors pas forcément du diagramme de flux au sens normé du terme, mais on retrouve quand même la plupart du temps des rectangles pour les tâches, des losanges pour les différents choix, décisions qu'on doit prendre, chemin qu'on va suivre dans un processus. avec des formes plus ou moins libres, des codes couleurs pour illustrer où est-ce qu'il y a un outil, où est-ce qu'il y a une personne particulière qui intervient. Et après, je pense que ce qui est intéressant, c'est très vite autour de ces visuels, de rajouter des outils qui vont s'apparenter à des outils de travail, qui sont souvent apparentés aux consultants, mais des racines pour analyser. clairement les rôles et responsabilités et définir dans le cadre d'un process ou même d'un projet qui fait quoi de qui on attend quoi d'autres formats un peu plus techniques type SIPOC où on va travailler sur de quoi j'ai besoin en entrée, qui est-ce qui me le fournit qu'est-ce que je produis dans ce processus et qui l'utilise pour être sûr que c'est bien utilisé et pouvoir tracer la vie d'un document ou d'un champ de données par exemple et puis On parlait toujours d'amélioration, donc d'attacher à cette visualisation des analyses SWOT, par exemple, avec des forces faiblesses, des pistes d'amélioration et un plan d'action pour améliorer un process. Et le jour où je travaille dessus, j'ai une idée, j'ai un endroit où la mettre. Et encore une fois, on y reviendra peut-être plus tard, mais au moins, c'est là. J'aime beaucoup ça. Après, les formats classiques qu'on retrouve dans beaucoup d'entreprises, c'est des documents Word, plus ou moins bien une nomenclature claire, etc. rangé plus ou moins bien dans des gestions électroniques de documents, des drives, des sharepoints et autres. Des entreprises un peu plus digitales on va dire et souvent jeunes ça va être d'une notion justement parce qu'on arrive à mettre un peu tout type de données, de documents, d'informations dans un endroit centralisé. Après, il faut quand même une certaine gouvernance pour maintenir l'outil, pour que ça soit exploitable. Et puis, est-ce que j'en vois d'autres ? Non, c'est quand même souvent dans les têtes que ça se passe.
Speaker #1
Effectivement. Mais plus après avoir écouté cet épisode.
Speaker #0
Je pense qu'on devrait se poser des questions. On va aller regarder ce qui se fait, effectivement. Par contre, je complète ce que tu disais tout à l'heure, me fait penser à des choses qui arrivent en aval de ce qu'on propose nous, ça va être typiquement des modes opératoires, donc comment je dois mener telle tâche à bien, et d'illustrer ça par un pas à pas, une chronologie, des choses comme ça écrites, mais ça peut être aussi des petits guides vidéo, je ne sais pas, on avait échangé avec une startup qui pourrait être partenaire sur des modes opératoires en réalité augmentée, dans des lunettes, dans un entrepôt, dans une usine, en disant comment on fait ça, tac, j'ai le guide qui m'arrive et on me montre comment un gars qui vient de partir à la retraite a toujours fait et il s'est filmé, il m'a montré comment remplacer cette pièce par exemple donc là vraiment après ça dépend des métiers et des usages mais il y a tout un tas de possibilités qui s'offrent aux uns et aux autres et ça se réfléchit, ça s'analyse et c'est souvent bien de faire appel à des experts qui font de la veille sur toutes ces technos pour dire tiens mais là tu pourrais mettre cet outil ou ce logiciel, ça te sauverait la vie Yeah. Et voilà, là, il y a de la valeur à apporter.
Speaker #1
Ce n'est pas moi qui vais te dire le contraire. De toute façon, je suis obligée de prêcher pour ma paroisse. Moi, j'ai des formats chouchous quand même parce que j'accompagne souvent la même typologie d'entreprise. Moi, je sais qu'on commence tout bêtement avec une page notion blanche et une succession d'étapes. Puis ensuite, on ajoute de la vidéo parce que ce que j'ai remarqué, c'est que quand toi, tu as cité les exemples que tu aimais bien, tu as bien insisté sur le côté visuel. Je trouve que c'est bien, mais dans les process, souvent, on oublie les personnes qui, cognitivement, sont plutôt auditives ou kinesthésiques. Du coup, moi, quand j'écris des process ou quand je crée des systèmes pour les entreprises, j'essaie de penser aux différents fonctionnements cognitifs pour me dire que je n'oublie personne en cours de route. Comme ça, il y a peu de chances, il y a peu de risques plutôt de faire des erreurs. Le format vidéo, j'aime beaucoup, même si c'est... ce n'est pas forcément le plus évident à mettre à jour. Quand on a des choses très techniques à faire, c'est bien pratique, pour des modes opératoires aussi, notamment. Et bien évidemment, je suis fan des diagrammes. Je mettrai des diagrammes partout si je m'écoutais. Des Kaizen, des SWAT, ce genre de choses. Si vous êtes curieux, je vous écrirai les mots dans la description de l'épisode et puis vous pourrez faire une recherche sur Google Images. Vous verrez à quoi ça ressemble un petit peu. Mais l'idée, voilà, c'est... de dire que la documentation, on a l'impression que c'est complexe, que c'est chiant. Ce n'est pas si complexe que ça. Ce n'est pas si chronophage que ça. Si c'est chronophage, c'est parce que vous avez envie que ça le soit. Et puis surtout, il y a des formats pour tous les goûts. Donc, je le répète, normalement, vous n'avez plus d'excuses pour ne pas documenter votre entreprise. On est d'accord, Grégoire ?
Speaker #0
Complètement d'accord. Comme tu l'as dit, on peut partir. d'assez petit et de faire grossir ça progressivement il y a plein d'outils de traduction entre guillemets qui te permettent de partir d'un format et d'en produire plein d'autres justement et peut-être tu m'as inspiré sur la partie audio et tout mais se dire en fait j'ai la donnée j'ai de l'information donc c'est à restituer dans un autre format c'est pas aujourd'hui c'est plus très compliqué le but c'est que de définir en fait ce dont on a envie ou besoin pour bien travailler et voilà nous on est comme toi on est très à l'écoute de ce qui plaît aux uns et aux autres de le fournir pour que ça continue à avancer dans ce sens-là.
Speaker #1
C'est sûr. Mais de toute façon, quand on est concepteur de système comme toi et moi, on a forcément à cœur d'écouter l'autre parce que sans nos clients et sans tous les membres des équipes de nos clients, c'est compliqué de faire notre travail. Donc, c'est important d'entraîner les foules avec nous, si j'ose dire, pour documenter ça. Moi, ce que je retiens de cet épisode et ce que j'espère toi qui es encore en train de nous écouter, que tu vas retenir, c'est que documenter son business, systématiser son business, aujourd'hui, en 2025, ce n'est plus un luxe. Ce n'est plus un luxe, c'est une façon intentionnelle de reprendre du pouvoir sur son temps, sur son énergie, sur sa charge mentale et sur la croissance de son business.
Speaker #0
Je suis tout à fait aligné avec toi. Comme me disait un coach... C'est le premier petit pas qui est le plus dur quand tu veux aller faire du sport, c'est juste d'enfiler tes baskets ou ton survet et après ça déroule tout seul. Donc là, on revient sur les quelques minutes en plus à passer la première fois et après ça rentre dans une démarche assez naturelle.
Speaker #1
C'est ça. J'adore cette métaphore. En tout cas, merci beaucoup, Grégoire, de nous avoir partagé tout ça. C'est un épisode qu'on n'a pas trop l'habitude de voir sur Working Process, même si je parle beaucoup de process. Au final, là, on a creusé le sujet vraiment en profondeur. Je pense que ça va intéresser pas mal de monde. Où est-ce qu'on peut te suivre, retrouver tes aventures, tes péripéties ?
Speaker #0
Écoutez, la période de Noël arrive, vous allez pouvoir... Offrir les uns aux autres des outils pour documenter vos process. Moi je suis le cofondateur de Delimate, ça s'écrit E-L-E-M-A-T-E. Je suis Grégoire Baggio, vous me retrouverez assez facilement sur LinkedIn, c'est quand même là que je suis le plus présent. On a bien sûr un site web, une chaîne YouTube avec quelques démos, quelques tutos de notre outil pour voir un petit peu la façon dont nous on approche les... la documentation des processus métiers, principalement pour les PME et les ETI. Et voilà, moi, je serais ravi, si vous me contactez, de vous en dire un peu plus sur notre vision des choses et la façon dont on propose de l'approcher.
Speaker #1
Génial. Comme d'habitude, tous les liens seront disponibles dans la description de cet épisode. Surtout, n'hésitez pas à aller suivre Grégoire sur LinkedIn parce que vous allez monter en niveau en termes de structuration d'entreprise. Vraiment, n'hésitez pas. Dernière question avant de te laisser filer. Grégoire, qu'est-ce que tu as envie d'écouter sur le podcast en termes d'invité ?
Speaker #0
Je n'avais pas préparé cette question. Moi, j'aimerais bien des gens comme... Comme ça, je pense à... à Victor Dweck de chez CELSI, qui a été revendu. Des gens qui ont dirigé des entreprises qui ont subi des fortes croissances, des transformations. Et de savoir comment eux, on revient sur cet épisode, comment personnellement ils ont géré cette croissance, ils ont réussi à s'organiser, se réorganiser. Puis comment ils ont distribué efficacement les process et la façon de faire les choses dans leur...
Speaker #1
Génial. Écoute, Victor, si jamais par hasard tu passais par là, l'invitation est lancée. En tout cas, nous, on se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel épisode de Work in Process. Restez connectés et prenez soin de vous et de votre business. Merci, Guigouard.
Speaker #0
Merci, Marine. Au revoir.
Speaker #1
Merci d'avoir écouté Work in Process. Si l'épisode t'a parlé, pense à t'abonner pour ne rien manquer. Et si tu veux aller plus loin, rejoins ma newsletter. Je t'y partage chaque semaine des ressources. pour construire un business durable sans oublier tous les liens sont en description. A très vite !

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Créé et animé par Marine Aubaret

Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

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