Transcription

• Gregory Mignon

  Bienvenue dans notre podcast, la matinale facturation électronique, Cyrille Sautereau décrypte l'actu. Découvrez tous les mois les nouvelles actualités liées à la réforme et obtenez des réponses claires et précises aux questions que vous vous posez.

• Cyrille Sautereau

  C'est un sujet dont l'objectif est qu'il soit simple pour les utilisateurs, mais là aujourd'hui on va ouvrir un tout petit peu la boîte pour que vous compreniez aussi comment les choses fonctionnent. Alors simple pour les utilisateurs parce que le système est construit pour faire en sorte que vous avez défini vos adresses, vous choisissez votre PA et puis un peu comme quand vous choisissez d'opérateur téléphonique, un jour vous avez envie de changer de PA et donc vous en prenez une nouvelle et les choses se passent correctement, c'est-à-dire à partir de la date à laquelle vous avez décidé que le changement se ferait, éventuellement avec les concertations avec la PA ou les deux PA, les factures arriveront sur votre nouvelle PA et en fait toujours dans la même adresse. Donc ça, c'est pour le dire d'assez loin. Après, on va juste un peu détailler la façon dont les choses vont se passer pour que ça fonctionne bien. Alors effectivement, la logique, c'est de dire, l'entreprise, à un moment donné, souhaite faire appel à une nouvelle PA et on va regarder, il y a deux aspects qui sont assez différents finalement, c'est je change de plateforme agréée en réception ou je change de plateforme agréée en émission. Bien sûr, je peux faire les deux en même temps, si j'ai la même des deux côtés, mais ce sont deux sujets qui peuvent se traiter de façon assez indifférente. Alors on va commencer par la réception. La problématique de la réception, c'est que j'ai une adresse électronique et que cette adresse électronique va perdurer. L'objectif, ce n'est pas d'en créer une deuxième, parce qu'effectivement, une autre façon de faire, c'est de dire je crée une deuxième adresse, je prends une nouvelle PA, puis je dis à tous mes fournisseurs que j'ai changé d'adresse. Mais ça, ce n'est pas l'objectif parce que c'est beaucoup de complexité. C'est toujours, on garde son numéro et là, on veut garder son adresse. Et donc, la première étape, c'est de dire à sa nouvelle PA je veux vous utiliser désormais avec mon adresse électronique ou mes adresses électroniques, si vous en avez plusieurs, à lui confier. Et donc, vous signez un accord formel avec une date qui n'est quand même pas le lendemain parce qu'il y a un petit peu de process pour faire la gestion du transfert, mais dans un certain nombre de jours. Une fois qu'effectivement on a signé cet accord formel, il va y avoir un processus qu'on va décliner un peu plus ici. qui consiste à ce que la nouvelle plateforme prenne contact avec l'ancienne. Vous avez le droit de prévenir votre ancienne aussi, mais l'objectif c'est que ça se fasse de façon transparente, pour qu'elle lui exprime que désormais c'est elle qui sera en charge de l'adresse, et puis que les choses s'organisent, une fois qu'éventuellement il peut y avoir conflit, on va voir comment les choses peuvent se passer, pour qu'effectivement le transfert se passe à une date qui sera maîtrisée par tout le monde. Et puis une fois que cette bascule est faite, il y a quand même un sujet qui est que... La transmission de la facture elle-même, c'est une chose, mais par contre, elle vit pendant un certain temps. Et donc, que se passe-t-il sur les factures qui ont été traitées par mon ancienne plateforme agréée ? Il n'est pas prévu de faire des transferts d'historique, par exemple, d'une plateforme à l'autre. On n'est pas allé jusque-là. C'est comme si, encore une fois, sur le téléphone, quand vous changez, on vous passait tous vos messages de messagerie de l'ancienne plateforme sur la nouvelle. Vous savez bien que ce n'est pas comme ça que ça peut fonctionner. Et donc là, c'est la même chose. Par contre, vous avez... Par la loi, une obligation des PAs à vous donner accès encore à vos factures qui ont été émises par l'ancienne plateforme pendant un an et surtout à les utiliser pour pouvoir répondre à ces factures, c'est-à-dire envoyer des statuts que vous pouvez donc renvoyer à partir de l'ancienne plateforme. Même si en pratique vous pourriez envoyer des statuts avec la nouvelle, mais c'est quand même un service un peu en plus parce qu'elle envoie des statuts sur des factures qu'elle n'a pas. Donc elle fait passe-plat globalement, ce qui est possible. Mais pour l'utilisateur, c'est parfois plus efficace de se dire « je finis le cycle de vie de mes factures sur mon ancienne plateforme et puis je fais les nouvelles sur la nouvelle plateforme » . Effectivement, c'est ce qu'on exprime ensuite. Une fois que vous avez indiqué à votre nouvelle plateforme le choix que vous avez, vous avez deux étapes. La première, c'est que cette ancienne plateforme va prendre l'angle avec l'ancienne pour lui exprimer... qu'elle est désormais titulaire quelque part ou qu'elle sera bientôt titulaire de l'adresse. Et d'ailleurs, elle va signifier dans ce cas-là qu'elle a bien un accord formel dans lequel il y a un numéro qui permet de démontrer qu'il y a bien quelque chose de signé, effectivement. L'ancienne plateforme, normalement, va prendre acte. Éventuellement, ça peut contester. Et donc, dans ce cas-là, on va demander au client de... Il y a un processus qui est défini pour que le client puisse s'exprimer. Et puis si vraiment il y avait un conflit, en arbitre ultime, il y a la DGFIP qui pourra dire, en réalité c'est celle-ci qui désormais a le client en main et doit disposer de l'adresse ou pas. Alors normalement, ça devrait se passer assez rarement, ce mécanisme d'arbitrage. Et donc une fois que cette chose-là est faite, alors normalement dans les textes, il sera écrit qu'il y a 5 jours... pour que leur chaîne plateforme réponde. Et si elle ne répond pas, c'est qu'elle est d'accord. Si elle ne s'oppose pas, c'est qu'elle est d'accord. Et puis sinon, si elle s'oppose, il y a un processus avec un certain nombre de jours pour que les choses soient un peu, évidemment, encadrées, pour que ça ne se passe pas dans des mois et des mois, mais sûrement sur quelques jours, pour arriver, finalement, à s'accorder sur le fait qu'effectivement, l'adresse va changer de PA. Et puis après, il y a l'application de cette chose-là. Alors, pourquoi l'application ? C'est important, parce que vous savez que... On utilise beaucoup, la plupart des PAs vont utiliser Paypal pour s'échanger. Et donc, il y a un moment donné où il faudra dire dans Paypal, à partir d'aujourd'hui, il faudra en gros envoyer des factures qui sont adressées à cette adresse vers la nouvelle PA et pas vers l'ancienne. Et on a aussi un annuaire PPF qui, lui, est un peu plus intelligent parce qu'il peut dire des choses dans l'avenir. Il peut dire aujourd'hui, c'est la PA1, mais dans X jours, ce sera la PA3 ou la PA12. Et donc, effectivement, le processus vise à dire, vous allez écrire que vous allez prendre en main l'adresse dans X jours, comme ça les choses sont claires pour tout le monde. Et le jour J, il y aura un changement d'adresse, ce qui nécessitera que l'ancienne plateforme transmette finalement un code, un peu comme les codes RIO, ça peut être comme ça dans la téléphonie. qui permet de prendre en main finalement l'annuaire Paypal pour pouvoir écrire par-dessus. Et donc voilà, les choses sont complètement organisées pour qu'en quelques jours, vous ayez un changement d'adresse qui soit transparent pour vous. Et donc en particulier, vous voyez qu'on n'a pas mis en œuvre un truc qui aurait pu être tenté, qui était de dire l'ancienne plateforme dit moi j'arrête et puis la nouvelle je prends. Parce que si on fait ça, il va se passer des jours où l'adresse sera en l'air et où vous ne recevrez plus vos factures, ce qui serait quand même un peu embêtant. Voilà, donc un système, j'ai un peu ouvert la boîte pour que vous compreniez, mais globalement, ce qu'il faut comprendre, c'est que vous demandez à changer d'adresse, vous le dites, je vais changer d'adresse, j'aimerais bien changer de PA, pardon, pas d'adresse, dans 15 jours, et normalement, les choses vont se passer comme vous l'avez demandé. En plus, changer d'adresse, peut-être au milieu du mois, ce n'est pas forcément la meilleure des choses à faire, donc en général, on se cale sur des mois civils. Alors, ensuite, juste pour que vous compreniez la suite, ce que je vous ai déjà un petit peu dit, effectivement, à la date T, ou laquelle l'adresse va changer, dans le fonctionnement à la fois de l'annuaire et de l'infonctionnement Paypal pour ceux qui l'utilisent, la plateforme qui sera en réception de cette adresse, ce sera la nouvelle plateforme. Et donc, les nouvelles factures arriveront sur cette nouvelle plateforme. Et vous pourrez continuer à émettre des statuts à partir de l'ancienne plateforme. Il y a aussi à recevoir les statuts. D'ailleurs, on verra comment ça se passera pour les statuts de réception de l'autre côté. A noter quand même, malgré tout, comme vous avez changé d'adresse, si jamais votre fournisseur vous envoie par exemple un statut encaissé, il va vous l'envoyer à votre adresse électronique et donc elle arrivera, le statut encaissé, c'est un peu une exception, il arrivera mécaniquement sur votre nouvelle plateforme qui vous dira telle facture a été encaissée et ça ne pourra matériellement pas arriver sur l'ancienne, sauf si les anciennes et la nouvelle plateforme font des choses en plus pour se parler et se passer les statuts qui correspondent finalement aux factures traitées par les uns et par les autres. C'est du service en plus qui n'est pas encore complètement normalisé, mais on y travaille aussi. Alors, avant de passer... Alors, on a mis le changement de payant en réception de titre, c'était plus un... Enfin, c'est un peu les deux. Je pense qu'il était important de bien comprendre, quand on va attaquer le changement en émission, comment ça va se passer. Parce que le sujet en émission, ce n'est pas tant de changer de plateforme pour émettre ses factures, c'est de bien comprendre comment on organise ses statuts retours. Parce qu'a priori, quand on émet ses factures, le vendeur, c'est plutôt celui qui reçoit des statuts. Il en émet finalement assez peu, en tant que tel, il émet le statut encaissé essentiellement, ou complété si jamais il y a des suspensions, mais l'essentiel des statuts proviennent plutôt de l'acheteur. Et donc pour que vous compreniez bien comment ça fonctionne, on a fait ces doubles slides ici pour la partie réception des statuts. Parce que du point de vue de l'émission des factures, finalement si on oublie la réception des statuts, c'est assez simple. J'ai une ancienne plateforme, j'en prends une nouvelle, là il n'y a pas d'accord formel. Et c'est moi qui ai la main sur le robinet. Donc il y a un jour, je décide d'envoyer mes factures à droite plutôt qu'à gauche. Et puis d'ailleurs, si à droite ça ne marche pas encore complètement, je reprends un peu un envoi à gauche, etc. Je choisis, comme si j'avais deux plateformes, je choisis l'endroit par lequel j'envoie mes factures. Et donc il n'y a pas de complexité particulière. C'est beaucoup plus libre de ce côté-là, c'est beaucoup plus facile. Par contre, encore une fois, c'est le retour des statuts. Et donc quand on a un fonctionnement sous People, qui va être le fonctionnement le plus courant, l'envoi de ces factures, là encore j'ouvre un tout petit peu la boîte, mais c'est important que vous compreniez, elle se fait au travers d'une enveloppe à chaque fois. On met la facture dans une enveloppe, puis l'enveloppe va circuler de la plateforme d'émission à la plateforme de récéder. Et dans cette enveloppe, on écrit, comme dans toute enveloppe finalement, un message recommandé, on écrit l'adresse de l'émetteur, qui va être l'adresse à laquelle on veut voir revenir les statuts, en réalité, et l'adresse du dessinateur, qui est celle à laquelle on envoie la facture. Et effectivement, là, il y a deux façons de faire. La première, c'est de dire, eh bien, moi, dans mon adresse de vendeur dans la facture, j'ai mis l'adresse à laquelle je veux recevoir mes statuts. C'est bien pour ça qu'elle est là. Et donc, c'est ça que vous allez faire. Et donc, quand je changerai de plateforme, Eh bien, si je ne change pas d'adresse, je recevrai mes statuts sur ma nouvelle plateforme. Et puis, il y a une deuxième façon de faire pour vous assurer que les statuts arrivent toujours sur votre ancienne plateforme, c'est de dire, je demande ou ma plateforme me propose de mettre une adresse à elle, finalement, dans cette enveloppe, pour dire, tous les statuts des factures que j'ai envoyés pour le compte de mon client, il faudra me renvoyer à moi les statuts, puis moi, je saurai les répartir. correctement aux différents clients, qui est une seconde façon de faire. Dans la première façon, effectivement, la problématique, c'est de dire, à partir du moment où je veux quand même maintenir l'adresse que la mienne pour recevoir mes statuts, si je change de plateforme et que je ne veux pas que mes statuts, mes anciennes factures arrivent sur ma nouvelle plateforme, il faut aussi que je change d'adresse de réception des statuts, ce qui est beaucoup moins grave que de l'autre côté, puisqu'en fait, l'adresse de réception, on la met dans les factures. en fait Dire à un moment donné, j'ai retour statut, par exemple, de base, puis après j'ai retour statut 2, que je mets dans mes factures le jour où ça change, ce n'est pas gravissime, puisqu'en fait, c'est mis dans les factures. Je n'ai pas besoin de prévenir tous mes clients. Ils sont prévenus mécaniquement, puisque c'est écrit dans la facture. Et donc, il n'y a pas forcément... C'est plutôt une bonne pratique à gérer quand on cherche. On change d'adresse de réception des statuts, quitte à y revenir quand on a vidé tous ces tuyaux, si vraiment on veut. On veut garder une adresse courante la plus stable possible. Et donc c'est effectivement ce qui est expliqué sur ce slide. On peut conserver la même adresse d'émission et dans ce cas-là, on aura à gérer le fait que les statuts vont arriver sur votre nouvelle plateforme pour les factures émises par votre ancienne. Là encore, les plateformes peuvent décider aussi de se parler pour se passer les statuts si c'est nécessaire. La deuxième, c'est de changer d'adresse et donc d'avoir une adresse de réception des statuts pour la nouvelle... plateforme d'émission et donc comme ça les choses sont très bien organisées et puis la troisième c'est que votre PA d'émission vous propose de dire moi je vais m'organiser pour recevoir toujours les statuts des factures que vous avez émises en mettant mon adresse, à la limite ils ne vous expliqueront pas comment ils font mais là je vous le dis pour faire en sorte que les statuts arrivent toujours chez eux pour les factures qu'ils ont mises. Donc voilà comment ça fonctionne et donc de la même façon Vous avez aussi accès pendant 12 mois à l'ancienne plateforme d'émission. C'est-à-dire que comme les statuts peuvent continuer à arriver sur votre ancienne plateforme et comme vous pourrez avoir aussi le temps de récupérer vos factures, etc., de vous organiser finalement dans ce changement, votre plateforme doit vous laisser un accès aux factures. Alors vous n'aurez plus le droit d'émettre des factures pour l'ancienne plateforme, mais vous avez encore le droit d'émettre des statuts parce qu'il en reste et surtout de les recevoir les statues si c'est bien elles qui hébergent. par l'adresse qu'elle héberge encore pour ses factures. Voilà, je crois que j'ai fait à peu près le tour de la question en 15 minutes. Donc, on va pouvoir passer à vous. Effectivement.

• Gregory Mignon

  Bravo Cyrille. Très efficace. On a effectivement pas mal de questions. Mais il y avait une question qui portait justement sur cette accessibilité de 12 mois où quelqu'un se posait la question de savoir si on conservait l'accès aux factures ou uniquement aux factures. aux statuts,

• Cyrille Sautereau

  donc tu viens de préciser que c'était à la fois les statuts et les factures on a l'historique en tous les cas on a accès à la plateforme dans les conditions parce que tout le monde n'offre pas de l'archivage long etc, mais bon on a accès à la plateforme en consultation on va le dire comme ça en consultation de ce qui existe dedans donc on ne retire pas des éléments liés au suivi des factures et aux statuts qui vont avec Merci. et on a la capacité à agir en ajoutant des statuts si c'est nécessaire.

• Gregory Mignon

  Parfait pour cette réponse. On avait d'autres questions sur la portabilité, qui étaient intéressantes, mais je pense que ça va dépendre de chacun. Je la pose quand même. Existe-t-il une durée maximum ? C'est marrant parce que c'est un maximum d'engagement contractuel. Je ne sais pas, j'en viens à 6.

• Cyrille Sautereau

  C'était minimum ou maximum. Mais non, il n'y a rien qui est donné, ni minimum. Alors minimum, quelque part, si la question était minimum, elle est fatalement de 12 mois, puisqu'il y a une obligation minimum de conservation en cas de départ. Mais en fait... Effectivement, les contrats doivent prévoir la durée, la durée peut être très très longue, après en général il y a des clauses de sortie, qui expliquent ce qui se passe quand on s'arrête plus tôt, on peut aussi avoir des contrats qui sont à durée indéterminée, avec encore une fois une clause qui permet de sortir dans un cadre précis, qui est aussi l'équivalent d'une tacite reconduction, et de toute façon, comme c'est prévu par la loi, normalement dans les contrats il faut quand même exprimer qu'à partir du moment où on a signifié... l'arrêt du contrat, il faut aussi exprimer comment se passe la fin. Le texte dit aussi que l'accès pendant un an, non seulement il est obligatoire à fournir par les PA, mais il est obligatoire à fournir gratuitement. Donc ça veut dire qu'il faut s'écrire dans les contrats à partir du moment où vous avez arrêté de travailler avec nous. On voit bien que dans le changement de PA, quand on se fait un changement de PA en réception, de toute façon, même si j'ai dit que c'est la nouvelle PA qui va dire à l'ancienne, maintenant je suis... Je prends en charge la facture. Le contrat, lui, il continue à vivre. Et donc, il y a quand même une nécessité pour l'utilisateur à exprimer à son ancienne plateforme à un moment donné qu'il souhaite arrêter le contrat parce qu'il peut très bien décider de changer de plateforme avant le terme de son contrat. Il y a un contrat pour dire, vous êtes engagé avec moi pendant deux ans et donc, bien sûr, vous avez le droit de changer quand vous voulez, mais vous avez le droit d'en prendre une autre et je ne suis pas maître de votre adresse. C'était ça l'important, c'est que l'entreprise reste maître. On pourrait imaginer que l'entreprise peut se fâcher avec sa PA et donc elle va assumer de payer six mois d'abonnement sans flux parce que c'est écrit dans son contrat. Donc son contrat se termine comme ça.

• Gregory Mignon

  C'est une organisation anticipée.

• Cyrille Sautereau

  Par contre, elle maîtrise son adresse et donc elle a déjà routé ses factures vers une nouvelle PA. Pareil en émission, si on change de PA et qu'on veut vraiment arrêter, il faut dire à l'ancienne PA... je ne vous enverrai plus de factures et donc je souhaite arrêter l'abonnement et donc la relation contractuelle dans les dispositions du contrat, parce que le contrat peut dire que vous n'êtes pas engagé, etc. Mais il peut aussi dire quand vous avez dit que vous voulez arrêter, vous arrêtez au bout de quelques jours et il n'y a plus de facturation. Par contre, il y a cette période d'un an qui persiste où je dois vous donner accès encore aux factures et au statut.

• Gregory Mignon

  Très bien. Question de Clément, je vais essayer d'être rapide. Question de Clément, à l'occasion de la résiliation du contrat de ma PA émettrice, quelles données dois-je extraire de cette PA résiliée, sachant que la PA transmet déjà la facture ? Est-ce qu'il faut aller récupérer quelque chose comme des statuts ?

• Cyrille Sautereau

  Je pense que vous en avez fait. C'est-à-dire, soit vous utilisez cette PA et tous les statuts et les factures, vous avez pris un service de conservation ou d'archivage, et donc tout est sur votre PA. Donc là, il y a effectivement une nécessité. Et dans votre contrat, j'espère qu'il y a un... Il y a une clause de réversibilité qui vous permet de dire « Maintenant, renvoyez-moi toutes mes archives, tout ce que vous avez traité pour moi. » En général, le service, c'est que suivant votre taille, on vous met à disposition un gros zip avec vos factures. Exactement,

• Gregory Mignon

  c'est ce qu'on fait chez nous. A la fois, on peut l'envoyer vers l'ERP pour rassurer les gens. Soit on peut envoyer la facture en temps réel à l'ERP, soit on peut envoyer un lien vers l'URL de l'image dont ils usent et auquel cas, on donne un lien de réversibilité. Tu as tout à fait raison avec le zip. et l'ensemble des factures qui ont été conservées sur la plateforme au moment où la personne souhaite résilier.

• Cyrille Sautereau

  Donc il y a une première façon de faire. La deuxième, c'est si on est plutôt dans un flux tendu, c'est-à-dire qu'on traite les factures et en fait on les intègre dans son système au fil de l'eau, y compris les statuts, etc. On a tout chez soi, donc dans ce cas-là, on n'a pas besoin. Après, par sécurité, on peut aussi demander d'avoir un archivage de tout ce qui a été traité, qu'on met dans un coin, si vraiment un jour on a des angoisses.

• Gregory Mignon

  Et globalement, normalement, on a déjà tout.