Transcription

• Gregory Mignon

  Bienvenue dans notre podcast, la matinale facturation électronique, Cyrille Sautereau décrypte l'actu. Découvrez tous les mois les nouvelles actualités liées à la réforme et obtenez des réponses claires et précises aux questions que vous vous posez. Il est 31.

• Cyrille Sautereau

  Ok, bonjour tout le monde. Donc effectivement aujourd'hui le sujet c'est la gestion du refus. Alors on va commencer par rappeler rapidement le cycle de vie tel qu'il est prévu dans la réforme. donc il y a une phase de développement qui est sur la gauche, qui est une phase de transmission, je ne vais pas revenir dessus, c'est que la facture arrive jusqu'à l'entreprise et à partir de la prise en charge, on rentre dans la phase de traitement qui effectivement permet d'approuver, de mettre en litige la facture et il y a une étape particulière dont on va parler qui est le refuser et qui signifie, et donc c'est important, que la facture, ce n'est pas qu'on n'a pas envie de la payer, c'est que la facture ne peut pas être comptabilisée ou on ne veut pas la comptabiliser pour diverses raisons. Donc c'est ça qu'il faut bien comprendre. dans la gestion du refus. C'est avant tout une fonctionnalité d'anti-spam on va dire et de finalement de rejet mais fonctionnel des factures parce qu'elle n'a pas à être comptabilisée. Donc il faut bien comprendre qu'à partir du moment où on pose un refus, le fonctionnement normal c'est cette facture n'est pas pour moi, j'ai rien acheté chez vous donc je ne vais pas la comptabiliser. d'abord la plupart du... cas, c'est « je ne vous connais pas, monsieur le fournisseur, et donc, vous avez dû vous tromper, donc débrouillez-vous chez vous pour l'annuler, faites ce que vous voulez, mais en tous les cas, moi, je ne la comptabiliserai pas » . C'est important parce qu'effectivement, quand c'est une facture sur laquelle on n'est pas d'accord sur le montant, sur les quantités, eh bien, on la comptabilise, et puis après, on discute pour éventuellement avoir un avoir, une facture rectificative, et on va en parler un tout petit peu aussi. Donc, effectivement, les autres cas, comme je viens de le dire, c'est qu'on l'a On la comptabilise et ensuite on discute. L'objectif de ce refus, c'est aussi d'être plutôt dans un timing qui est dans le flux, dans le flot, on va dire, plutôt de traitement de la facture, c'est-à-dire j'ai reçu une facture. Donc, si je repasse juste un tout petit peu sur le site précédent, en gros, le refus, c'est le contraire de prise en charge. C'est-à-dire, soit je la prends en charge et ça veut dire que je vais la comptabiliser et derrière, ça veut dire... pas forcément dire que je vais la payer, je peux l'approuver bien sûr, mais je peux aussi la mettre en litige, je peux même la suspendre parce que je vois qu'il manque un document ou une donnée qui m'intéresse, qui est nécessaire pour moi, ou bien alors je la refuse. C'est important dans le timing parce que globalement le concept c'est je refuse la facture, à savoir comme conséquence effectivement que la TVA, le pré-remplissage de la TVA va être annulé parce qu'effectivement quand on fait un refus Le refus est envoyé au portail public de facturation par votre plateforme agréée. Et à ce moment-là, effectivement, la DGFIB, dans son pré-remplissage, va annuler finalement la TVA qu'elle avait précomptée quand la facture a été transmise. Et donc, ça, ça va effectivement bien se passer quand on est dans la période de déclaration de TVA. C'est-à-dire, je reçois une facture aujourd'hui. Je la refuse aujourd'hui, demain ou après-demain. On est dans la période, enfin on est avant ma déclaration de TVA et celle de mon fournisseur. Et donc la TVA est annulée. Mon fournisseur refait une facture si c'est le cas, ou il facture la bonne personne s'il s'est trompé. Et les choses se passent bien. Si jamais je refuse au bout de trois mois, effectivement ça n'aura pas d'impact, parce que là il n'y aura plus rien à annuler, la TVA aura déjà été précomptée depuis un bon moment. il faudra gérer cette situation qui n'est pas censée se produire, mais qui évidemment pourrait se produire puisqu'on n'a pas de limite aujourd'hui dans la réglementation à poser un refus. Alors maintenant, quels sont les motifs de refus ? Justement pour encadrer les choses et faire en sorte que les entreprises ne refusent pas à tout va sans raison, et en particulier parce que par exemple elles n'ont pas envie de payer. ou pour n'importe quelle raison, puisque comme ça oblige à annuler la facture assez fortement, ça oblige à la refaire, et quand on refait la facture, les délais de paiement sont mécaniquement décalés, à moins qu'on apprenne à dire « je refais une facture qui a été refusée, mais je conserve la date de paiement » , parce que c'est une erreur de l'acheteur qui a appuyé sur le bouton un peu vite. Du coup, comme il y a des motifs, on voit que les motifs sont très ciblés, sur le fait que cette facture ne peut pas être traitée et qu'elle n'a pas à être traitée par l'acheteur. Donc il y a d'abord des motifs de non-conformité qui sont ceux qu'on voit en haut. Les taux de TVA ne sont pas bons, donc de toute façon ça ne va pas le faire, le calcul n'est pas bon. Les calculs eux-mêmes dans la facture sont erronés. Alors aujourd'hui il y a des contrôles quand on fait des factures, mais il n'y a pas de contrôle par exemple sur le calcul à la ligne, pour l'instant en tout cas. Et donc, ça veut dire qu'on pourrait avoir une erreur entre la multiplication... du prix fois la quantité qui conduit à un prix de ligne qui n'est pas le bon du tout. Ça ne devrait pas arriver souvent, mais ça peut arriver. Il peut manquer des mentions légales qui ne sont pas contrôlées, puisqu'on ne peut pas tout contrôler. Par exemple, la présence d'une mention obligatoire, comme elle est optionnelle, on ne peut pas l'obliger, mais parfois elle est obligatoire sous conditions. Si on l'a donnée avant que la facture soit lancée, normalement elle doit être dans la facture. Donc ça c'est aussi une raison possible de refus. Après, il y a évidemment la raison principale, c'est que je ne vous connais pas, vous avez facturé la mauvaise entité. parce qu'on est dans un groupe et donc ce n'est pas cette entité-là qu'il fallait facturer, donc je ne peux pas la comptabiliser. Éventuellement, elle est en doublon parce que vous avez utilisé deux plateformes agrées différentes pour me l'envoyer. Et donc moi, je constate que c'est un doublon alors que vous, vous ne le voyez pas forcément. Ou bien alors, vous l'avez envoyé sur une autre adresse électronique et donc ça me fait constater que c'est un doublon. Et puis après, vous avez bien sûr la double facture, c'est que vous avez déjà facturé la même chose. Et donc, je ne vais pas à nouveau comptabiliser une deuxième fois cette facture. Et la partie qui est la plus subtile, sur laquelle il y a eu pas mal de discussions, c'est un motif qui dit que vous n'avez pas respecté ce que je vous avais demandé de faire. Et de ce fait, je ne peux pas traiter la facture. Donc là, effectivement, c'est une porte un peu ouverte. Mais on espère que les gens resteront raisonnables. Typiquement, il peut y avoir des demandes de fournir... Un bon de commande, mais des fois d'autres références, un numéro de contrat ou autre chose, qui empêche, si on ne l'a pas, de comptabiliser la facture. Et donc, il était nécessaire de prévoir ce motif de refus. Alors, ensuite, la question, c'est qu'effectivement, il peut se passer des situations. D'abord, il peut se passer des situations où on a un client qui refuse systématiquement une facture, même si on la refait alors que le fournisseur considère qu'il est dans son bon droit et que ça peut durer indéfiniment. Donc, il faut en sortir. Globalement, ce qui est concevable, c'est qu'on puisse refuser un refus quelque part. C'est-à-dire, je suis le fournisseur, je vous ai envoyé une facture ou le client a appuyé sur le bouton un peu vite. Donc la conséquence de ça, c'est qu'effectivement, la TVA sera annulée en termes de pré-remplissage. Par contre, l'acheteur et le vendeur peuvent continuer à... En général, pour l'instant, on n'a pas prévu que ça se fasse automatiquement parce qu'on espère que ce sera exceptionnel. Mais le fournisseur peut très bien appeler son client en disant « cette facture, il y a de questions qu'elle soit refusée parce qu'elle n'est pas tout à fait valable ou en réalité vous avez appuyé par erreur. Et donc maintenant comptabilisez-la, payez-la moi. » Et nous savons que la conséquence, c'est que dans le pré-remplissage de TVA, il y aura un écart. Mais de toute façon, il y aura d'autres raisons d'écart. Ce qui compte, c'est la TVA qu'on déclare et ce n'est pas le pré-remplissage. Donc on peut toujours avoir une discussion. Sachant que le fonctionnement normal quand on a un refus c'est qu'on l'annule avec un avoir interne et on refait une facture. Mais si on ne veut pas faire ça, notamment en cas d'abus, on peut prendre son téléphone et s'arranger avec son fournisseur, avec son client pour faire en sorte que cette facture soit quand même payée et traitée. Alors maintenant quand on n'est pas d'accord avec une facture, l'objectif c'est de la mettre en litige. Quand on a un litige, finalement le fournisseur envoie un avoir. Et l'acheteur va valider, enfin approuver l'avoir et la facture, de façon à ce qu'effectivement, indiquer que ce sujet va être traité. Et on va finalement payer, alors soit l'énété si c'est un avoir total, soit payer la différence. L'autre façon de faire, c'est de faire une facture rectificative. Donc ça en fait, ça en fait à la fois l'avoir et la nouvelle facture quelque part. Donc ça commence pareil, on demande un litige, on peut d'ailleurs dire faites-moi une facture rectificative plutôt qu'un avoir, le fournisseur a le droit de faire ce qu'il veut, c'est juste une demande de l'acheteur. Et si on fait une facture rectificative, c'est une facture un peu particulière, c'est une facture qui dit voilà la nouvelle facture qui remplace la précédente. Donc en termes comptables, c'est à la fois une annulation de la facture précédente qui est référencée dans la facture rectificative et une nouvelle facture. Et dans ce cas-là, effectivement, ce qui a été prévu pour bien fermer le litige, c'est de permettre... Alors au fournisseur ou à l'acheteur, suivant les cas, de poser un statut annulé sur la facture d'origine, de façon à ce qu'elle ne se reste pas indéfiniment dans un statut litige, alors que finalement le litige il n'est plus là. Donc annulé, ça veut dire qu'on l'a annulé par une facture rectificative. Donc cette facture, elle a été comptablement annulée de part et d'autre, mais les choses se passent normalement. Donc voilà comment on doit traiter un litige versus un refus, qui ne sont donc encore une fois pas du tout de la même nature.

• Gregory Mignon

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