Transcription

• Speaker #0

  Bonjour et bienvenue dans ce nouveau épisode de La Direction, le podcast qui répond aux questions existentielles des directeurs. Dans ce second épisode, je vais parler des vacances du directeur. Ah, le soleil, la plage, les mojitos, vous y êtes presque ? Moi aussi, et je dois avouer que personnellement, je sens que j'en ai bien besoin. J'ai décidé de faire cet épisode en réponse à la question que m'a posée Romain sur LinkedIn. Directeur de structure depuis moins d'un an, j'ai vraiment besoin de vacances, mais j'appréhende de laisser l'établissement et je ne sais pas si je devrais couper complètement. Est-ce que tu peux me donner quelques conseils ? Alors, cette question est peut-être plus pratique qu'existentielle, mais je trouve qu'elle est intéressante néanmoins. En effet, le métier de directeur est énergivore, on donne beaucoup au quotidien, on est un peu sur tous les fronts et ce n'est pas facile de couper du jour au lendemain. Donc, Romain ? En réponse à ta question, voici quelques pistes pour partir en vacances sereinement. La première chose à faire, c'est d'anticiper ton départ et pour cela, d'organiser la garde de ton établissement. Dans la structure où je suis actuellement, j'ai la chance que l'on soit deux directrices et de ce fait, on s'arrange pour ne jamais être en vacances en même temps. Quand je pars, je sais que ma collègue gère l'établissement en mon absence et je suis tout à fait tranquille. sur les deux établissements où j'ai été précédemment, j'étais toute seule et je devais m'organiser à chaque fois. Pour ça, il y a plusieurs façons de faire. Soit, et c'est ce que j'avais auparavant, avoir une convention de garde mutualisée avec d'autres directeurs d'établissements proches. On organise un planning à l'année pour les week-ends et on s'arrange aussi pour les vacances de faire en sorte qu'il y ait toujours un directeur qui soit présent pour l'ensemble des structures qui sont dans la convention. Ça, c'est une première solution qui peut être intéressante. Mais si ça n'existe pas là où tu es, ça peut être simplement de demander à un collègue voisin que vous assuriez chacun la garde de l'établissement de l'autre pendant qu'il est en vacances, soit de faire appel à un collaborateur, un attaché qui soit habilité et d'accord pour assurer cette astreinte. Une fois que les choses sont organisées, évidemment, il te reste à diffuser l'information en interne auprès des équipes pour qu'elles sachent qui assure la garde. et évidemment aussi aux autorités. Une autre chose que je fais ensuite pour partir en vacances de manière sereine, c'est de préparer un message d'attente sur ma boîte mail. Ce n'est vraiment pas compliqué à préparer et ça permet que les personnes qui me contactent pendant que je ne suis pas là savent que je ne vais pas répondre tout de suite et d'une part ne s'impatientent pas en attendant la réponse et d'autre part n'inondent pas la boîte mail sachant que de toute manière je ne vais pas répondre tout de suite. La chose à faire ensuite, c'est d'organiser le fonctionnement pendant qu'on n'est pas là. Comme je le disais en débarrage, on gère énormément de choses au quotidien. Les équipes ont tendance à se reposer pas mal sur le directeur, a fortiori quand on est dans une petite structure. Et c'est bien de prévoir comment l'établissement va fonctionner pendant qu'on n'est pas là et de ne pas partir simplement en disant « débrouillez-vous » . Donc, peut-être faire un point avec les cadres, les différents responsables de service, le chef de cuisine, le responsable technique. C'est important de savoir qu'on peut s'absenter et que l'établissement tourne pendant ce temps-là. Et ça permet de responsabiliser les équipes, de se dire qu'elles sont capables de fonctionner sans nous et que ce n'est pas le directeur qui tient l'établissement à bout de bois. J'avais un formateur que j'aimais beaucoup et qui m'a beaucoup appris. durant pas mal d'années et qui disait qu'un bon directeur, c'est un directeur qui, quand il s'absente, son établissement fonctionne normalement. Et je pense qu'il y a beaucoup de vrai là-dedans, même si ce n'est pas toujours facile à mettre en œuvre. Et surtout, une des choses les plus importantes avant de partir en congé, c'est de garder de la place dans ton agenda pour les galères de dernière minute. Parce qu'en vrai, les veilles de vacances... C'est un peu comme les vendredis après-midi. Je ne sais pas pour vous, mais chez moi, ça attire les galères. Mes plus grosses galères professionnelles me sont arrivées une veille de départ en vacances ou huit jours avant mes congés. Pour en citer quelques-unes, il y a quelques années, j'ai découvert une problématique urgente de harcèlement au sein de mes équipes, le vendredi soir à 18h, alors que j'avais la main sur la poignée de la porte de mon bureau et que j'étais enceinte jusqu'aux yeux. Une année, on m'a annoncé une menace sur la solidité d'un bâtiment huit jours avant mon départ en congé d'été. Et cette année n'a pas échappé à la règle, puisque j'ai eu connaissance d'une situation épineuse en service la veille de mes vacances. C'est presque une fatalité pour moi et je compose avec. Et désormais, je m'arrange pour que les deux, trois derniers jours avant mon départ, mon agenda ne soit pas blindé. J'évite au maximum et je limite les réunions ou les rendez-vous préalables qui peuvent attendre. parce que je sais qu'il y a toujours des imprévus et que ce n'est pas les deux ou trois derniers jours qu'on va abattre un max de boulot qu'on n'a pas fait avant. Donc mon conseil ici, c'est de garder de la place pour pouvoir gérer ces imprévus parce qu'on a le droit aux vacances, c'est certain, mais on ne peut pas partir en claque à la porte et en laissant un gros problème au suspens. Une fois qu'on a réussi à gérer ces situations, on peut partir en vacances sereinement et pendant les vacances, on profite. on se ressource et on coupe. Pour moi, couper, ça veut dire d'abord couper le portable pro ou les appels pro si on n'a qu'un seul téléphone. Mes premières années, lorsque j'ai commencé, j'avais du mal à couper le téléphone et je me revois encore dans la voiture pour partir en vacances en train de gérer des arrêts de travail sur le trajet. C'est pénible pour toute la famille et ça n'aide pas les équipes à se responsabiliser. Donc, j'ai appris au fur et à mesure à poser les limites et à expliquer que quand je suis en vacances, quelqu'un d'autre assure la garde et qu'il faut solliciter cette personne-là pour les urgences et que pour ce qui n'est pas urgent, l'équipe devait se responsabiliser. Couper pendant les vacances, c'est aussi pour moi ne pas consulter ma boîte mail. Comme je le disais en début d'épisode, j'ai un message qui prévient que je suis absente. Et comme en interne mes collaborateurs savent également que je suis en vacances, je ne consulte pas ma boîte mail pendant les vacances. A vrai dire, je l'ai fait en été, pendant l'été 2020, c'était la période Covid. A l'époque, j'avais plusieurs établissements à gérer, dont un en intérim. C'était une période où on recevait énormément de mails et où il y avait énormément de choses urgentes à traiter. Et du coup, je n'ai pas réussi cet été-là à couper vraiment complètement. Donc je consultais ma boîte mail pendant mes vacances tous les jours et je dois avouer que je n'ai pas profité vraiment des vacances, comme beaucoup de directeurs cette année-là je pense. Et depuis, je me suis toujours organisée pour ne pas avoir à le refaire. Une fois qu'on est de retour au travail, les choses se font un peu plus naturellement. Moi je prévois toujours un temps de transmission avec les cadres de santé, les responsables de services. pour ma collègue directrice évidemment, pour prendre la température et savoir un peu ce qui s'est passé pendant mon absence. Le gros du boulot aussi au retour, c'est de gérer la valance de bail. Si les gens sont sympas et ont pris connaissance du message d'absence, ils auront différé un peu les échanges qu'ils voulaient avoir avec nous, mais malgré tout, il y en a souvent pas mal. Moi, j'ai pris le parti de ne plus les regarder la veille au soir. parce que pareil, pour l'avoir déjà fait auparavant, j'avais tendance à cogiter pas mal la nuit avant ma reprise sur toutes les choses que j'allais devoir traiter. Et du coup, je me suis rendue compte que ça ne me mettait pas dans les meilleures dispositions pour reprendre. Donc désormais, j'attends mon retour effectif au travail pour en prendre connaissance. De la même manière qu'avant les vacances, j'essaye les un ou deux premiers jours de reprise quand c'est possible parce que ce n'est pas toujours le cas, mais j'essaye de garder de la place dans l'agenda pour ça. Ceci dit, je n'y arrive pas toujours et cette année j'ai eu, après une semaine de vacances, pendant des petites vacances, un retour où j'avais une semaine sans aucun trou dans mon agenda, sans aucune pause, c'était vraiment blindé toute la semaine du lundi au vendredi. Je n'avais pas le choix, c'était comme ça, mais je dois avouer qu'au bout de quelques jours, j'avais déjà perdu le bénéfice de mes vacances. Donc quand c'est possible, j'essaye de faire en sorte que la reprise me permette d'absorber tout le retour à la normale. Et puis, on essaie aussi de capitaliser sur les bilans faits des vacances, notamment de continuer à développer la responsabilisation et l'autonomie des équipes. C'est précieux pour le directeur de savoir qu'il peut compter sur ses collaborateurs et que tout ne repose pas sur lui, mais je trouve que c'est aussi beaucoup plus motivant pour les équipes de savoir qu'ils ont une certaine autonomie. et qui sont en capacité de gérer des problèmes du quotidien. Et puis, l'autre chose que j'essaie de faire, c'est justement de ménager à un rythme correct et de ne pas repartir sur les chapeaux de route tout de suite. Mais ça, je dois avouer que c'est plus difficile. Parmi tous les petits conseils pratiques que j'ai pu donner, surtout Romain, eh bien on fait ce qu'on peut et ce qui nous semble mieux en fonction de notre situation. L'essentiel étant de réussir à se recharger et à refaire ses batteries pour la reprise. Sur ce, je vous souhaite à tous de belles vacances ressourçantes et agréables. Si vous avez aimé cet épisode, dites-le moi sur LinkedIn. Vous pouvez également noter le podcast en mettant des étoiles sur Spotify ou sur Deezer. Et puis, n'hésitez pas à m'envoyer vos questions comme la clé romain, la LinkedIn. J'essaierai d'y répondre dans un prochain épisode. Je vous souhaite un bel été et vous dis à bientôt pour un nouvel épisode d'allo Directeur!