Description

🎙️ #28 – La gestion du temps dans un rendez-vous client

Pascal Gouelo et Benjamin explorent l’un des défis les plus universels en avant-vente : comment présenter efficacement votre solution quand le temps est compté ? Trop court, mal réparti, figé par un cadre réglementaire… le timing d’un rendez-vous client peut vite devenir un casse-tête. Heureusement, il existe des leviers concrets pour mieux s’y préparer et en tirer le meilleur parti.

💡 Découvrez :

• Comment négocier du temps supplémentaire avant la démo… ou composer avec un timing serré

• La stratégie du tronc commun et des sessions thématiques (breakouts) pour gagner en impact

• L’art de prioriser et « saucissonner » la démonstration sans perdre en cohérence

• Des techniques inspirées des émissions de cuisine pour illustrer efficacement sans tout montrer

• Le rôle du client dans la co-construction d’un agenda réaliste et engageant

🔍 Un épisode indispensable pour tous les consultants avant-vente, commerciaux et chefs de projet confrontés à des contraintes de temps, avec des solutions concrètes pour rester percutant sans courir.

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🎙️ Bonne écoute… En Avant-Vente !

Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

• Speaker #0

  bonjour je vous souhaite la bienvenue en avant-vente alors aujourd'hui j'ai la chance de retrouver benjamin avec qui on va parler de certains défis que peuvent rencontrer les avant-ventes lors des rendez vous clients et vous faire bénéficier de nos presque 50 ans d'expérience à nous deux pour vous donner nos trucs et astuces pour y remédier bonjour benjamin Alors aujourd'hui, on va aborder un défi qui est récurrent dans les présentations clients, et c'est celui de la gestion du temps. Je m'appelle Pascal Gouelho, et je suis tombé dans l'avant-vente par hasard. Et j'y suis resté par passion. C'était il y a longtemps. Imaginez, j'ai commencé comme pre-sales consultant chez mon premier éditeur de logiciels au siècle dernier. Et dans ce podcast, je vous raconte mes aventures d'avant-vente, je vous partage mes expériences, mes trucs et astuces. Et comme je suis toujours avide d'apprendre des autres, je vais aussi aller à la rencontre des hommes et des femmes experts de l'écosystème avant-vente qui nous partagent leurs bonnes pratiques. N'oubliez pas de vous abonner à la newsletter pour recevoir directement dans votre boîte mail la synthèse des épisodes de podcast et bien plus encore. Allez, c'est parti ! en avant-garde. Alors aujourd'hui, on va aborder des solutions à un défi qui est récurrent dans les présentations clients, et c'est celui de la gestion du temps. On vous accorde 5 minutes pour cuire des pâtes. Alors qu'on le sait tous, il faut au moins 10 minutes ou 12 minutes.

• Speaker #1

  Oui, effectivement, c'est écrit sur le paquet de pâtes. Donc, les 12 minutes, c'est par expérience, on en a tellement fait qu'un sujet, on dit pour le traiter correctement, il me faut 10 minutes, un quart d'heure. Et je dirais qu'ici, on fait abstraction des dépassements impromptus. Donc, on a un agenda, il faut couvrir les différents points. temps alloué par exemple deux heures trois heures demi heure on sait d'avance que ça va pas le faire après dans comment on peut travailler on peut essayer de travailler en amont donc ça va être je travaille beaucoup avec les dans le les joaillois donc on va évaluer en combien de temps ce qu'on peut comprimer les compromis qu'on peut faire mais le point clé c'est ce que je peux négocier avec le prospect pour avoir le temps dont j'ai besoin et c'est là que le commun c'est là que Le commercial va venir m'aider. à envoyer souvent un courriel qui va faire la suivre et dire, pour présenter les différents sujets, ça nous prend tant de temps, vous accordez-nous s'il vous plaît 30 minutes de plus. Et on voit après la réponse, des fois ils ne savent pas. C'est la première fois qu'ils font une démonstration, c'est la première fois qu'ils vont acheter un produit ou une solution depuis 5-10 ans. Et donc ils ne savent pas combien de temps ça peut prendre. Donc proposez, ne pas hésiter à retourner vers votre prospect en disant, pour l'agenda, il nous faudrait plus de temps.

• Speaker #0

  Oui, c'est ouvrir la discussion et ne pas hésiter. Alors, dans certains cas, ce n'est pas possible. Je pense notamment dans le secteur public où les procès sont très, très réglementés. Et pour comparer des offres, ils allouent exactement les mêmes ressources, le même temps à chacun. Et il n'y a pas à dévier. mais souvent À l'intérieur également d'un agenda qui peut être de deux heures, vous avez quand même la possibilité d'aménager vous-même les points que vous voulez mettre en avant.

• Speaker #1

  Oui, et il y a des composants de la solution qui reviennent dans plusieurs points de démo. Ça peut être un workflow, un processus de gestion qu'il faut modifier ou des choses comme ça. Une configuration qui est refaite pour plusieurs choses. On essaye dans ce genre de scénario où on manque de temps. de faire un genre de tronc commun, où on ne va pas faire des démonstrations sur des cas précis, mais on va montrer quelques blocs de la solution qui reviennent tout au long de la démonstration plusieurs fois, pour éviter de perdre du temps pour, je prends un exemple, un processus de recrutement, en disant, est-ce que je peux ajouter une approbation ? Est-ce que je peux faire ceci ? Donc, comme on aura montré le cœur de la solution, qui serait un moteur de workflow ou autre, on va écourter les points suivants. Donc l'idée d'un train commun, en dire qu'est-ce que je peux traiter, qui revient souvent, dans une seule fois, pour gagner du temps.

• Speaker #0

  Et je fais une petite digression, mais c'est aussi de la gestion du temps. Quand vous avez à préparer une maquette, une démonstration, on essaye de raccourcir les cycles de vente et le temps est souvent limité. Et là aussi, il faut faire des choix et on adopte la même technique. Ça veut dire que si vous avez du reporting à montrer et il vous faut répliquer, exactement les mêmes cinq reports que le client a l'habitude de voir, peut-être en faire un qui a le plus, peut-être le plus standard ou le plus particulier et ensuite à l'aide de celui-là expliquer les différences avec les quatre autres.

• Speaker #1

  C'est ce que j'appelle et je rigole souvent avec c'est les démonstrations de cuisine. Ces émissions de cuisine qu'on a tous vu, où ils nous font un petit gâteau et après ils ouvrent le four, il y en a cinq qui sont prêts. Et je rigole souvent avec les prospects parce que j'utilise exactement cette technique où je montre à travers, par exemple, un rapport, la création du rapport, comment il a été fait, comment je fais le formatage, pour leur permettre de comprendre est-ce que la solution est pour eux, la facilité avec laquelle ils peuvent le faire. Mais ils nous ont demandé cinq, donc je les ai préparés d'avance. Et après, je les sors du four. Ça les fait rire parce que j'utilise cette analogie. Je fais bon, on n'a pas de temps, on a 10 minutes pour vous faire une convaincre. Donc, je vais vous sortir du four, les quatre autres. Et en notant qu'on a fait le concept pour un, ils sont généralement tout à fait d'accord. Ils ne veulent pas, eux non plus, perdre du temps et ils ne veulent pas s'ennuyer. Donc, si on peut faire plus efficacement quelque chose et qu'on montre le point, ça passe.

• Speaker #0

  Après, on peut également diviser par groupe de temps. Travail par breakout session, c'est-à-dire avoir un tronc commun pour l'ensemble de nos interlocuteurs et puis faire un atelier plus architecture avec des personnes de l'IT, un atelier plus fonctionnel avec des compétences métiers. Et puis dans le tronc commun, on mettra peut-être... l'accès à l'interface qui servira à tous les ateliers. Ce qui fait qu'on optimise le temps que l'on peut avoir et puis pour montrer tout ce que le prospect ou le client voulait voir.

• Speaker #1

  Si la solution et ce qu'on propose le permet, et qu'elle est assez large pour être en quelque sorte saucissonnée, c'est une très bonne idée. J'ai remarqué que les commerciaux n'y pensent pas souvent à faire ça. Eux, ils sont un peu « comment on va faire ? » Ils vont nous demander « fais en deux heures tout ce qu'ils nous demandent » . Donc, c'est une idée qu'on propose, pas que moi, évidemment, l'ensemble de l'équipe, où on a chacun son domaine. On sait que l'audience, de toute manière, ne va pas être intéressée par ce que je vais dire sur l'architecture, et une autre sera intéressée par le reporting. Donc, si on peut le faire, on va proposer, après le tronc commun. d'avoir des séances où on a un groupe peut-être de cinq, six personnes dans chaque groupe. C'est d'autant plus facile à faire aujourd'hui en téléprésentiel où je peux faire ce qu'on appelle des breakouts. Donc, je peux facilement allouer des sessions Zoom à des individus. C'est important, encore une fois, du tronc commun de revenir à une conclusion groupée. Donc, si vous faites ce branchement en plusieurs sujets, plusieurs domaines, se retrouver à la fin. Pour conclure, quelque chose qui est unifiant, qui revient à faire le sommaire et qui peut aussi dire à l'ensemble de l'équipe, on a couvert des points d'architecture, oui, non, et eux, ils sont rassurés de savoir que ça a été vu, juste pour une compréhension globale. Donc, on ouvre entre en commun, on a une conclusion commune et si possible, on va faire un divide and conquer sur les différents domaines.

• Speaker #0

  Après, il y a également la possibilité de préparer en amont un certain nombre de... de documents, de présentations, de vidéos qui seront envoyées ultérieurement et de ne pas aller dans le détail du détail. Donc de faire référence à un package de documents que vous pourriez mettre à disposition. Et comme ça, alors évidemment, pour tout ça et tout ce qu'on dit, je pense qu'il y a une règle de base qui est avoir l'accord du client pour le faire. Donc, on parlait de breakout session, ça peut être fait en amont ou ça peut être, si on n'a pas eu l'occasion, ça peut être en début de séance. Alors là, demander l'approbation quand tout est… c'est un petit peu tard, mais ce n'est pas l'approbation, c'est au moins de préciser comment va se dérouler. la séance, comment va se dérouler la session, pour qu'il n'y ait pas de surprise.

• Speaker #1

  Ce que j'ai déjà fait aussi, c'est dans l'engagement, il faut comprendre aussi que le prospect a d'autres choses à faire que de vous écouter. Il vous accorde un temps, il voudrait vous en donner plus, mais il n'a pas. Et par rapport à ce que tu dis, ou des fois des choses qui se passent en séance, je présente un sujet, on s'est mis d'accord, j'ai 20 minutes. Je le présente sans me presser. Donc une des choses à ne pas faire lorsqu'on manque de temps, c'est... essayer d'accélérer deux fois plus vite, c'est fatigant pour vous, c'est fatigant pour tout le monde. Donc, le même ton, poser, les pauses, il faut respecter ça, ça fait partie des bases de comment je présente. Mais, une fois l'engagement est vraiment là, ça veut dire qu'il voit des choses, ils sont engagés, c'est à mon bénéfice. Et c'est exactement là, Pascal, que ce que tu proposes, je fais. C'est que je prends les équipes, moi je suis plus sur la partie TI et IT. Donc, je dis, si vous souhaitez, Les sujets qui suivent, d'une manière, moi, je n'aurais rien à faire, je n'aurais rien écouté. Je propose à ces gens-là, si possible, d'approfondir, en autant qu'encore une fois, je peux approfondir ces sujets, je suis confortable de le faire. Et on prend une petite salle à côté où on se fait un petit zoom auxiliaire à la volée, sachant qu'on leur a accordé plus, donc ils apprécient ce geste. ils savaient que vous n'avez pas de temps, mais on a trouvé une manière innovante de régler ça pour les gens qui voulaient en savoir plus. C'est plutôt là que je vais faire un peu d'ad hoc. Si on m'a laissé mes 20 minutes, ils n'ont rien dit, tant pis, j'avance, je laisse tomber. Mais s'ils en demandent plus, dans la mesure du possible, je vais essayer d'en proposer.

• Speaker #0

  Et puis, il y a aussi une histoire, je trouve, de responsabilité. C'est-à-dire que... Trop souvent, je trouve que la responsabilité est sur nos épaules, enfin nos épaules avant-vente, commerciales, toute l'équipe qui va défendre cette solution, de trouver des solutions pour, on va dire, mettre des carrés dans des ronds, faire en sorte que tout ça, ça rentre. Mais après, moi je suis quand même pour partager, comme tu l'as dit, c'est pas qu'on reboucle avec l'amont, mais partager la responsabilité. avec le prospect ou le client, et de dire, voilà, oui, on peut faire ça, mais on ne va pas parler deux fois plus vite, personne n'y comprendra rien. Donc, qu'est-ce qu'on fait ? Et le qu'est-ce qu'on fait amène aussi, je trouve, à une relation qui peut commencer à changer, où on était parti sur des relations client-fournisseur, Et là, avec... la personne ou l'équipe qui vous a demandé ces présentations, commencez à travailler ensemble pour choisir ensemble un agenda qui puisse tenir dans les temps et satisfaire toutes les personnes qui seront dans l'auditoire.

• Speaker #1

  Ça revient un peu à de la négociation, mais je comprends ce que tu dis. Ça arrive aussi des fois en séance. Ils nous ont donné 30, ils n'ont pas voulu nous donner plus, ils ont pas pu nous donner plus. On a toute cette série. Quand j'ouvre ma présentation, je l'annonce. Je dis les 30 minutes allouées ne permettront pas de couvrir ce sujet suffisamment pour une pleine compréhension. Lorsque vous allez poser des questions, je vais répondre par oui, non, je ne vais pas approfondir, on n'aura pas le temps. Donc, je prépare tout ça pour le prospect de dire, on va travailler sur un compromis en termes de temps. Et je propose des fois. lorsqu'ils sont ils résistent il fait non c'est un sujet important pour nous il faut répondre à toutes nos questions ça va être un des axes de notre décision on a un check list faut pas oublier que des fois ils ont une liste de coches pour chaque chose qui vont cocher et vous êtes noté dessus donc enlever ça vous enlève de la note donc ce que ce qu'on va faire c'est de demander à ce que vous êtes prêt à sacrifier un autre sujet pour aborder par la suite. Et pour être sûr... qu'on n'est pas noté du tout. Ça veut dire qu'on s'est mis d'accord, qu'on ne traitera pas, donc ne donnez pas zéro. C'est à faire. Donc, il faut faire attention des fois, dans certains scénarios, pour les prospects qui ont une grille d'évaluation, d'être sûr qu'ils ne vont pas vous noter zéro, parce que j'ai remarqué dans certaines audiences, c'est tout un groupe d'évaluateurs. Les gens, des fois, sont très, pas timides, mais très tranquilles. Ils vous mettent zéro. À la fin, leur responsabilité, ce n'est pas de vous dire que vous avez couvert ou pas, c'est de faire leur grille d'évaluation. Et on ne comprend pas, on ne sait pas pourquoi on n'a pas une note. Et en fait, c'est parce qu'ils avaient la grille et qu'on a négocié, on l'a retirée ou on a souhaité gagner du temps. Et on va prendre des zéros sur ces points-là. Donc, faire attention à ces choses-là et de positionner qu'il y a une grille. Et s'il y a une grille, annoncer au client de ce qu'on fait. Est-ce que vous allez quand même noter ? Est-ce qu'on le retire ? Donc, faire attention à ces points-là.

• Speaker #0

  Très bien, Benjamin. C'était la gestion du temps. dans un rendez-vous client. Merci encore. J'ai été ravi de cet entretien. Et puis, merci pour ce partage d'expérience. Alors, si cet épisode vous a plu, n'hésitez pas à le partager. Et puis, si vous avez des remarques, des idées, n'hésitez pas à m'envoyer un message sur LinkedIn. J'ai une page dédiée qui s'appelle En avant-vente. Et puis, je taggerai également Benjamin. N'oubliez pas de vous abonner à la newsletter pour bénéficier des bonus. Et puis, je vous dis à très bientôt. Portez-vous bien. en avant-vente. Merci Benjamin.

• Speaker #1

  Merci Pascal.