Speaker #0Bienvenue sur Feedback, le podcast autour du management et du leadership. Je suis Élodie, manager depuis 14 ans, et ma mission, c'est d'aider les salariés et entrepreneurs à prendre confiance en elles pour manager sereinement leur équipe. Alors si toi aussi tu es convaincu qu'on peut avoir un management bienveillant et un leadership affirmé sans écraser les autres, abonne-toi ! Tu trouveras ici tous mes conseils et retours d'expérience pour t'aider à devenir une des leaders le demain. Je te souhaite une agréable écoute ! Hello à toi ! et bienvenue dans un nouvel épisode de Feedback. Et aujourd'hui, j'avais envie de te partager un petit peu comment j'organisais ma semaine en tant que manager. Je sais que c'est une demande que je reçois beaucoup en DM sur Insta ou sur LinkedIn. Je vais essayer de te le faire de la façon la plus simple possible. Mais bien évidemment, mon organisation n'est pas universelle. Le but, c'est que tu trouves la tienne. Mais je trouve ça intéressant aussi que je te la partage. Peut-être qu'il y a des choses qui vont t'inspirer, peut-être qu'il y a des idées que tu vas piocher dedans. Donc voilà, il me semblait important quand même de faire cet épisode de podcast avec toi pour que tu puisses avoir de l'inspiration pour ton organisation de manager. Alors je pense qu'on est tous passé par là. Le lundi matin, on arrive et en fait, juste en ouvrant ton agenda, tu as déjà la boule au ventre de tout ce qu'il y a à faire, puisque la plupart du temps, quand on ouvre son agenda en ligne ou papier, c'est en mode Tetris avec plein de réunions de partout. Tu sais que ta semaine va être chargée. Tu te demandes déjà comment tu vas faire pour tenir ton sprint de la semaine sans finir épuisé le vendredi soir. Soit c'est ça, soit c'est un agenda complètement vide. Il peut y avoir vraiment les deux cas. Donc on va voir aujourd'hui comment prioriser, comment organiser son agenda, comment organiser sa semaine pour vraiment avancer sur les tâches qui comptent, les tâches importantes. Moi, je vais te partager mon organisation que j'utilise chaque semaine depuis des années et qui me permet en fait d'avoir une vision claire d'avancer chaque jour sur l'essentiel et de finir ma semaine en fait en me disant « Waouh, mais c'est trop bien, j'ai avancé sur ça, ça, ça » et sans finir avec une charge mentale de fou le week-end en me disant « Oh là là, dès lundi, il va falloir que je reboce sur ça » ou « Oh là là, j'en ai marre de décaler toujours cette tâche de semaine en semaine » . J'ai pendant très longtemps galéré avec ça. Donc attention, l'organisation que je vais détailler aujourd'hui, j'ai mis des mois et des années pour y arriver. C'est pas sorti comme ça du jour au lendemain de mon cerveau. J'ai testé pas mal de choses et je me suis retrouvée dans la situation que tu vis peut-être aujourd'hui, c'est-à-dire de courir de partout, d'avoir mille tâches à faire et pourtant d'avoir l'impression en fin de semaine de ne pas avoir avancé dessus et à se retrouver à faire que le pompier, à gérer des urgences. Un jour, je me suis dit que ça suffisait. J'en avais marre. Et c'est là où j'ai commencé à m'intéresser à l'organisation. J'ai commencé à appliquer des méthodes, à me tromper, à essayer pas mal de choses. Et finalement, j'ai trouvé mon mode d'organisation ultra efficace. Donc maintenant, ma semaine, elle est structurée. Je prends le temps de l'organiser chaque lundi matin. Je prends à peu près une heure pour ça dessus. Ce n'est pas une perte de temps, cette heure-là, parce que je sais qu'elle m'en fait gagner énormément le reste de la semaine. Alors déjà, le premier point quand même que je tiens à souligner, c'est que j'utilise personnellement le logiciel Notion. Pour moi, c'est une vraie pépite. Si tu m'écoutes depuis longtemps, ce n'est pas la première fois que je t'en parle. Il a vraiment révolutionné mon organisation. toute ma vie professionnelle est désormais centralisée dedans. Mon agenda, mes KPI, mes comptes rendus d'entretien, ma to-do list, ils centralisent absolument tout. Je tiens quand même à le préciser, parce que j'ai essayé beaucoup de logiciels, j'ai essayé Trello, j'ai essayé Evernote, j'ai essayé aussi le système de notes qui est fourni par Microsoft, celui qui est fourni par Kip, qui est fourni par Google, mais c'est vraiment Notion, moi, qui m'a permis d'être beaucoup plus efficace, beaucoup plus productive dans mon quotidien de manager. Maintenant, j'utilise aussi en perso. Donc voilà, je tiens quand même à faire un aparté. J'utilise ce logiciel-là. Tu peux utiliser le logiciel que tu souhaites, mais en tout cas, sache qu'il y a de plus en plus de managers maintenant qui utilisent Notion parce qu'on se rend compte de la puissance de tout ce qui peut amener dans sa productivité. Donc, je te le conseille vraiment. D'ailleurs, si le sujet de l'organisation t'intéresse, Je t'invite à t'inscrire à la masterclass que je vais donner le jeudi 20 mars. Tu as le lien dans la description de cet épisode où je vais te dévoiler mon plan en trois étapes pour reprendre enfin le contrôle de ton organisation sans perdre des heures sur des outils inefficaces. Donc vraiment, si tu te sens débordé, que tu as l'impression de jamais sortir la tête de l'eau et que tu veux vraiment apprendre à prioriser et à avancer dans ton organisation, je t'invite à t'inscrire à cette masterclass inédite. C'est la première fois que je la donne. Tu as le lien directement dans la description de cet épisode. Maintenant que cet aparté est fait, je vais te donner en fait les quelques étapes que je mets en place pour organiser ma semaine. Déjà, plutôt que de lister 50 tâches par jour et espérer que tout rentre dans mon agenda, je vais organiser ma semaine avec des blocs de temps, du time blocking. Et je vais suivre un ordre précis pour ça. Déjà, la première chose que je mets dans mon agenda, c'est un petit peu tout ce qui concerne les clips. C'est-à-dire que je vais mettre d'abord tout ce qui va concerner les entretiens one-to-one ou les réunions. Pourquoi je les mets en premier ? Parce que c'est des rendez-vous que j'ai avec les autres, donc souvent ils sont fixés en avance et je vais avoir du mal à les décaler. Donc je mets d'abord ça dans mon agenda. Je commence à noter ça. Donc moi, j'utilise Notion. Je prends mon agenda Google et je récupère les rendez-vous et entretiens et je les mets dans mon Notion. Ensuite, la deuxième chose que je place, c'est mes blocs de temps. dédiées à mes priorités de la semaine. En effet, je prends le temps de définir chaque semaine mes trois priorités, celles qui me font vraiment avancer sur mes objectifs en tant que manager, soit tes objectifs qui ont été donnés par ta direction lors de ton entretien one-one ou dans ta fiche de poste, mais en tout cas, les vrais sujets sur lesquels tu dois bosser en tant que manager. Tes tâches stratégiques, moi j'appelle ça comme ça. Je te conseille d'en lister de une à trois. Et je vais me dédier des blocs de temps dans mon agenda pour travailler dessus. Et, astuce, je ne vais pas les mettre le vendredi en fin de semaine, pas question. Je vais commencer mes semaines par ça. Donc, je vais commencer à placer un bloc, par exemple, le lundi après-midi, le mardi matin. Et généralement, je fonctionne par des blocs de temps de une à deux heures. Donc, si mon sujet du moment, c'est de rendre l'appel d'offre pour le client Pépito, je vais me prévoir un bloc de temps sur l'appel d'offre Pépito, lundi après-midi, de 14h à 16h. Et je ne vais pas le mettre vendredi de 14h à 16h, parce que je sais que par contre, mon vendredi après-midi, généralement, il passe à la trappe, parce que j'aurais décalé certaines tâches ou j'ai des urgences qui m'ont tombé sur le coin de ma figure pendant ma semaine. Donc, définis tes priorités stratégiques, les une ou trois tâches, les un ou trois dossiers sur lesquels tu veux avancer, qui sont hyper importants, et tu commences par les placer dans ton agenda. Commence par ça et essaye de les mettre en début de semaine, c'est là où généralement on a le plus d'énergie. et pas à la fin de la semaine quand on est complètement éreinté. Et en troisième, ce que je vais placer, c'est un petit peu toutes les tâches de prod, toutes les tâches opérationnelles. Donc là, pareil, je vais les ajuster autour des tâches que j'ai déjà mises dans mon emploi du temps. La gestion des mails, par exemple. Donc moi, je ne traite pas mes mails au fur et à mesure qu'ils arrivent. Je me dédie un bloc de temps pour ça, chaque matin de 11h à midi à peu près. et chaque fin d'après-midi à 5h quand j'ai fini ma journée. Je ne commence pas par ça. Absolument pas, ça c'est un conseil que je peux te donner. Ne commence jamais par tes mails le matin, parce que ça veut dire que tu récupères les tâches des autres qui vont impacter ton agenda. Ce n'est pas le but. Tu commences par tes tâches. Le mieux, c'est tes tâches stratégiques. Et ensuite, tu organises tes tâches opérationnelles autour. Donc voilà en fait les trois étapes par lesquelles je passe. D'abord, je cale mes entretiens et réunions. En deux, je mets mes tâches stratégiques. Et en trois, je mets mes éléments opérationnels. Mais je ne m'arrête pas là. Dans les conseils que je peux te donner, je vais te donner aussi les principes à ne jamais oublier. Ceux que je garde en tête tout le temps quand j'organise, quand je planifie ma semaine. La première règle, le premier principe, c'est que ce qui n'est pas planifié n'existe pas. C'est pour ça que je te conseille de mettre en place tes tâches stratégiques en deuxième, du coup, dans ton agenda. Parce que si une tâche ou un projet n'a pas une... place claire dans ton emploi du temps, il va rester sur ta to-do list éternellement. Et c'est ça, en fait, qui te donne l'impression de ne jamais avancer dans tes journées. C'est parce que tu sais que t'as des gros dossiers qui t'attendent. En plus, tu procrastines dessus la plupart du temps. Mais en fait, tu les mets jamais dans ton agenda. Jamais de la vie. Ils sont dans ta to-do list, là, perdus au milieu du reste. Et tu prends jamais du temps pour travailler dessus. Donc si tu ne places pas des blocs de temps dans ton agenda pour avancer, eh bien, tu ne le feras jamais, tout simplement. Le deuxième principe aussi qui est important, c'est de laisser de la place aux imprévus et aux urgences. Ça ne sert à rien d'avoir un agenda sous forme de Tetris. Ça ne sert à rien de te surcharger la figure parce que les urgences, ça ne se planifie pas. Et tu sais très bien qu'il y en a toujours qui vont tomber. Et il faut te laisser du coup du mou, du temps, pour ces moments-là en fait. Donc chaque journée... Moi, j'ai mes blocs de temps stratégiques, mes blocs de temps opérationnels, mais en fait, dans mon agenda, dans mes journées de 7-8 heures, je ne vais en planifier que 5 ou 6. Ça va me laisser du temps pour gérer le reste. Voir même si tu n'en planifies que 4, c'est déjà génial. Et du coup, tu vas pouvoir régler Kevin qui vient frapper à ta porte et qui a un problème hyper urgent. Tu vas pouvoir gérer le cas client qui n'arrête pas de se plaindre et que là, vraiment, c'est le feu si jamais tu ne le prends pas au téléphone. Ça aussi, ça s'organise en fait, tes urgences, tes imprévus. Il faut te laisser du temps pour ça dans ton agenda. Le troisième principe qui est important, c'est que ton organisation, en fait, elle n'est pas figée. Elle n'est pas figée parce que des fois, tu vas avoir beaucoup plus d'énergie selon certaines périodes de l'année. Si tu es une femme qui m'écoute, et je sais qu'il y en a beaucoup qui m'écoutent, tu vas aussi avoir ton énergie qui va fluctuer en fonction de ton cycle menstruel, bien évidemment. Tu vas avoir des périodes de rush dans ton métier, des périodes plus calmes. Donc vraiment, ajuste ton planning en fonction de ces rythmes. Donc des fois, tu vas avoir des agendas, des emplois du temps beaucoup plus tendus que d'autres. Et essaye vraiment d'adapter ton emploi du temps à ton rythme. Et surtout de tester des choses. Quand je dis que ton organisation n'est pas figée, c'est aussi, essaye de mettre en place des choses. Et si tu vois que ça ne marche pas, change en fait. Si tu as la méthode, par exemple, il y a la méthode GTD qui est très conseillée, Get Things Done. qui est un système de gestion des tâches, si tu peux le tester un mois, mais si ça ne te correspond pas, tu abandonnes et tu passes à autre chose. Le tout, c'est de trouver la méthode et l'organisation qui te correspondent. C'est pour ça que j'ai dit que ce n'est pas figé et que ça peut évoluer dans le temps. Et enfin, le dernier conseil que je peux te donner, c'est le dernier principe, c'est d'avoir des journées ou des demi-journées à thème. Moi, j'essaie de regrouper des tâches par demi-journée. Ça m'a fait gagner un temps fou, donc je vais t'expliquer. Par exemple, au lieu d'avoir des réunions éparpillées dans la semaine ou des entretiens éparpillés dans la semaine, j'essaye de les regrouper. Mes entretiens one-to-one, je les fais le lundi après-midi, le jeudi matin. Là, je sais que j'ai des moments focus dans ma semaine dédiés à ça. Et c'est une routine en plus qui s'est installée. Le reste du temps, je vais avoir, par exemple, le mardi, généralement, je n'ai pas forcément beaucoup de réunions. Ça va être plus une journée dédiée à moi, à mes tâches, à mes tâches stratégiques et opérationnelles. pour faire mes créneaux de deep work, c'est-à-dire mes créneaux de concentration. Donc organise-toi avec des après-midi, des matinées ou des journées où là tu vas avoir des interactions avec d'autres personnes et des journées où tu es plutôt en mode focus. Et tes journées où tu es en mode focus, en plus, tu peux peut-être aussi les mettre en télétravail. Ça va te permettre d'avancer beaucoup plus vite sur les tâches qui comptent aussi. Donc voilà, je t'ai donné l'exemple de comment est-ce que je m'organisais. Je trouve que c'est toujours bien d'avoir un cas concret qu'on peut voir. Si cet épisode t'a plu, tu peux le retrouver en version YouTube de façon beaucoup plus détaillée, puisque là, j'y partage carrément mon espace Notion. Comment est-ce que je fais mon agenda, mon organisation de la semaine dans Notion ? Donc là, tu peux le voir carrément de tes propres yeux avec les images et le talbot de bord que je mets à disposition dans ma formation Objectif Notion. Et vraiment, moi, depuis que j'applique ces principes et cette méthode, je termine mes semaines en ayant avancé sur l'essentiel et sans finir épuisé chaque vendredi. J'ai beaucoup plus de clarté, j'ai moins de stress. Et en fait, je ne culpabilise plus du tout de ne pas avoir loupé certaines tâches ou de ne pas avoir tout fait. Donc, si tu veux appliquer cette méthode facilement, je t'invite à tester Notion. Et si Notion t'intéresse, mais que tu ne sais pas trop si ça peut correspondre à toi et à tes besoins, je t'invite à t'inscrire et à réserver ta place à la masterclass que je donne le jeudi 20 mars pour reprendre le lead sur ton organisation et arrêter de chercher le logiciel parfait. On va parler de tous ces sujets-là ensemble dans cette masterclass. Le lien est en description si tu veux réserver ta place et voir ce que Notion peut apporter dans ton quotidien. J'espère que cet épisode t'a plu et je te dis du coup à la semaine prochaine pour une interview qui, je pense aussi, va t'inspirer énormément dans ton quotidien de manager. Je te remercie d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. Si tu l'as apprécié, je t'invite à t'abonner sur ta plateforme préférée et à me laisser un commentaire 5 étoiles. On se retrouve au prochain épisode pour parler management et leadership.
