Description

Quand on réalise un planning, il y a forcément un moment où l'on se demande à quel point il faut le détailler. 

Pour ce premier épisode, je vous propose de ce la poser ensemble et je vous donne quelque conseil pour y répondre au mieux. 

Les points clés : 
👉 Si votre planning comporte de nombreuses taches d’un jour ou deux, c’est surement que vous êtes allé trop loin. 
👉 Le planning du projet n’est pas votre organisation de travail personnel.
👉 Commencer de manière macroscopique, détaillez quand vous en sentez le besoin. 
👉 Identifiez bien les dépendances, c'est ça qui est important dans votre planning ! 

Pour le reste, 🎧 écoutez l'épisode 🎧.

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Transcription

• Speaker #0

  Focus Projet

• Tanguy El Mouahidine

  Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Pour ce premier épisode de Focus Projet, je vous propose d'aborder ensemble une question qui revient régulièrement. Quel niveau de détail doit-on mettre dans le planning de son projet ? Pour commencer, revenons à la théorie. Si l'on se réfère au PMBOK, Il faut détailler son planning suffisamment pour être capable de planifier, gérer et maîtriser le travail à réaliser. Vous me direz, c'est bien gentil, mais ça ne nous aide pas beaucoup. On va donc voir ensemble quelques conseils supplémentaires pour savoir quel niveau de détail mettre dans son planning. Je commencerai par dire que d'une manière générale, je pense que l'on a tendance à vouloir trop détailler son planning projet, moi y compris d'ailleurs. La question qu'il faut essayer de se poser pour cela, c'est à quoi vont servir les détails que l'on ajoute ? Est-il utile de les faire apparaître ou non ? Si votre planning comporte de nombreuses tâches d'un jour ou deux, c'est sûrement que vous êtes allé trop loin dans le niveau de détail. De manière générale, il va falloir éviter les tâches trop courtes. Un point à retenir, c'est que le planning du projet, ce n'est pas là où vous allez organiser votre semaine de travail. Dans le planning du projet, L'idée n'est pas de vous dire, lundi je travaille sur la tâche A, mardi je passe sur la B et mercredi je reviens sur la A. Le but du planning du projet va être de voir les grandes lignes et comment le projet va se dérouler. Comment les tâches et les livrables vont s'enchaîner. On peut être tenté de tout prévoir à l'avance, de se dire que l'on va planifier tout ce que l'on a réalisé nous et notre équipe de manière précise et détaillée. Mais ce n'est pas forcément une bonne chose. Il va y avoir d'autres outils plus efficaces. qui vont permettre d'organiser ce travail. Il n'est pas forcément judicieux de mettre ces informations dans l'échéancier du projet, représenté généralement par un diagramme négant. Quel problème va-t-on rencontrer si notre planning est trop précis ? Tout d'abord, cela va nous prendre beaucoup de temps. Au plus on va mettre de détails, au plus cela va nous prendre du temps pour mettre en place le planning. Et par la suite, c'est encore pire. Cela va nous prendre encore plus de temps pour le suivre. Ensuite, un planning trop détaillé, ne va pas être forcément réaliste. Cela va être plus difficile de prendre en compte les aléas qui peuvent se produire. On risque soit de multiplier les marges, soit au contraire de les oublier. Pour finir, lorsqu'on suit un planning très précis, ce dernier ne va pas forcément faire remonter les bonnes informations. On peut se retrouver avec des décalages de planning qui ne vont pas forcément poser de problème. On n'a pas fini la tâche A le jour prévu, mais on avançait la tâche B et la tâche C. Dans la réalité, il peut s'avérer que ce ne soit pas un problème si on réalise la tâche A un peu plus tard. On peut donc facilement avoir des écarts qui vont apparaître. Ils peuvent donner l'impression qu'on prend du retard, alors qu'en réalité, ce n'est pas forcément le cas. A l'inverse, comme on va avoir beaucoup d'activités et de détails, lorsqu'un élément avec une contrainte de date précise ou des impacts importants se décale, il peut être noyé dans la masse d'informations. Il risque ainsi de passer à inaperçu. Par exemple, Considérons 10 tâches rapides à exécuter, une journée ou moins. Parmi celles-ci, 9 tâches peuvent être faites à peu près n'importe quand sur une plage de 3 semaines. Par contre, la dixième, du fait de contraintes extérieures, doit forcément être réalisée à une date précise. Si on insère 10 lignes pour les 10 tâches d'une journée et qu'on les répartit sur la période de 3 semaines, la tâche qui doit être réalisée précisément un jour va passer inaperçu au milieu des neuf autres. Si par contre, on ajoute une ligne pour la réalisation des neuf tâches sur une durée de trois semaines, puis la dixième tâche sur le jour précis où il est nécessaire de la réaliser, avec une seconde ligne, il y aura beaucoup moins de risque de rater cette échéance. Dans la pratique, comment arriver à avoir le bon niveau de détail dans son planning ? Tout d'abord, commencez de manière macroscopique. Il est souvent plus facile de commencer avec la trame principale du planning, démarrer avec les différentes séquences de travail nécessaires. Par la suite, et au fur et à mesure des besoins que l'on va rencontrer pour construire notre planning, on rentrera dans le détail. Par exemple, si on veut faire construire une maison, on va avoir une première phase pour l'acquisition du terrain, ensuite la construction de la maison en tant que telle, pour finir par le déménagement par exemple. A partir de là, on peut détailler pour la construction, les fondations, les murs, le toit, etc. Deuxièmement, bien identifier les dépendances. De quoi a-t-on besoin pour commencer la tâche ? Qu'est-ce qui va être bloqué tant que cette tâche n'est pas réalisée ? Ce sont les tâches avec les dépendances qui doivent en priorité apparaître dans votre planning. Si 10 tâches peuvent être réalisées de manière indépendante durant un mois, il n'est pas forcément nécessaire de rajouter 10 lignes, une pour chaque tâche. Par contre, si vous avez trois tâches qui ont un ordre chronologique, il est nécessaire de bien les identifier dans votre planning et d'identifier les interactions entre celles-ci. Pour reprendre l'exemple de la construction de notre maison, on va avoir besoin de réaliser les fondations pour pouvoir ensuite construire les murs. Sans les murs, on ne pourra pas réaliser le toit. On a bien une séquence claire avec des dépendances. On ne va pas pouvoir construire le toit tant qu'on n'a pas fait les murs ni les fondations. Vous devez faire apparaître cela. dans votre planning. Trouvez les éléments qui vont avoir des interactions entre eux, identifiez-les et faites-les apparaître. Troisième point, ne pas confondre le temps nécessaire pour réaliser le travail avec le temps disponible pour le réaliser. D'un côté, c'est la charge de travail. Pour écrire un article de journal, ça va me prendre une journée. De l'autre, la période pendant laquelle j'ai prévu de réaliser ce travail, deux semaines par exemple. Je n'ai pas d'apparat actif particulier et j'ai d'autres choses de prévu en parallèle. Et ça sera plus facile si je n'écris pas d'une traite. La durée des tâches dans votre planning doit correspondre à la période pendant laquelle vous avez prévu de réaliser le travail, pas à la charge de travail. Le niveau de détail va varier en fonction de l'avancée du projet. Au début du projet, on va rester plutôt macroscopique. On s'en tiendra aux grandes phases. Pour reprendre l'exemple de la maison, l'achat du terrain, la construction de la maison, le déménagement. Puis, au fur et à mesure de la réalisation et de l'avancée dans le projet, on va préciser en fonction des besoins que l'on rencontre. Au début, on ignore comment notre maison va être. Au fur et à mesure que l'on avance et qu'on en sait plus, on va pouvoir détailler notre planning. Trouver le terrain, faire les premiers plans avec un architecte, faire une offre pour le terrain, obtenir un prêt, trouver une autre reprise pour construire la maison. Par contre, si on n'a pas besoin d'informations sur la construction de la maison, que c'est une entreprise qui s'occupe de tout par exemple, il n'est pas forcément nécessaire de détailler cette partie-là. Les différentes parties du projet n'ont pas besoin d'avoir le même niveau de détail. Le niveau de détail doit correspondre à nos besoins et peut varier tout au long du projet. Pour conclure, un petit récapitulatif. Notre problématique, quel niveau de détail mettre dans son planning ? Tout d'abord, ne pas mettre trop de détails, c'est ce qu'on a tendance à faire. Deuxièmement, ne pas confondre le planning du projet et l'organisation de votre travail ou de celui de votre équipe. Il y a des méthodes plus efficaces pour organiser le travail que de tout mettre dans le planning du projet. Certaines choses peuvent être intégrées, mais il est généralement préférable d'utiliser d'autres outils. Ensuite, commencez de manière macroscopique. Puis, entrez dans le détail au fur et à mesure de l'avancement du projet. Quatrièmement, quand on entre dans le détail, bien identifier les dépendances et les interactions entre les différents livrables et tâches. C'est cela qui est important. Pour finir, ne confondez pas la durée nécessaire pour réaliser le travail et le temps que l'on a pour réellement le réaliser, la charge et la période de réalisation. Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. J'espère que ces quelques conseils vont vous aider. Si vous en avez d'autres, je serais ravi que vous ne me rassassiez pas sur LinkedIn. Je suis aussi curieux de connaître les autres problématiques que vous pouvez rencontrer lorsque vous réalisez un plan de ligne. Ce sera l'occasion de les aborder dans un prochain épisode peut-être. Si cet épisode vous a plu, vous souhaitez en apprendre plus sur le management de projet, abonnez-vous à Focus Projet et mettez le 5 étoiles sur Apple Podcasts.