Transcription

• Tanguy El Mouahidine

  Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Comment bien démarrer son projet ? Une question qui paraît simple, mais qui a souvent tendance à être négligée. Voilà le thème de l'épisode d'aujourd'hui. Avant de voir les 4 points pour bien démarrer un projet, pourquoi cela est-il important ? Tout d'abord, cela va nous permettre d'être mieux préparés. De cette manière, nous pourrons anticiper davantage, moins subir et ainsi avoir moins de surprises par la suite. Le second point important, c'est que l'on va s'assurer que le projet réponde bien à ses objectifs. On ne va pas faire un projet qui ne va servir à rien. L'objectif est donc de vérifier la pertinence du projet et de gagner en ses réunités lors de son déroulement. En faisant cela, il sera plus simple de réussir le projet. Voyons maintenant les 4 points pour bien démarrer le projet. Tout d'abord, il est nécessaire de bien savoir pourquoi on va réaliser le projet. A quelles problématiques le projet va répondre ? Cela se retrouve souvent dans ce que l'on appelle le business case C'est dans le business case que l'on va définir dans quelles conditions le projet est viable. Quelles sont les problématiques auxquelles le projet doit répondre ? et quelles sont les dépenses que l'on est prêt à faire pour y répondre. Le succès d'un projet dépend en très grande partie de l'adéquation entre les solutions que l'on va mettre en place et le besoin auquel le projet doit répondre. Le but est donc de bien comprendre et de bien intégrer la problématique pour pouvoir y apporter les meilleures solutions possibles. Il ne faut donc pas hésiter au début du projet à prendre le temps de bien définir à la fois Le besoin et ce que l'on va réaliser pour y répondre. Ce travail de définition du besoin peut dans certains cas être assez lourd. Pour se faciliter la tâche, on peut choisir d'utiliser un processus itératif. On va mettre en place des phases en amont du projet pour bien définir ce qu'on va réaliser ou dans certains cas, avoir des petits projets qu'on va réaliser en amont du projet principal afin de bien clarifier ce qu'il doit être fait. C'est ce que permet par exemple le front-end loading, mais aussi en partie l'esprit derrière les méthodes agiles. Le second point important à faire pour bien démarrer le projet est d'identifier et d'analyser les parties prenantes. Cela consiste à savoir à qui on va avoir affaire durant le projet. Quelles sont les différentes personnes ou les différentes entreprises qui vont contribuer au projet ou être touchées par celui-ci. L'idée est de les identifier tout d'abord et d'avoir une idée des contraintes qu'elles peuvent apporter sur le projet, mais aussi de leurs attentes ou de leurs exigences. Dans certains cas, ces parties prenantes peuvent avoir soit des infos clés, soit des contraintes bloquantes pour le projet. Il est donc nécessaire de les connaître au plus tôt. Cela peut être par exemple les contraintes du service de l'urbanisme pour l'obtention d'un permis de construire. Mais selon le projet que l'on mène, On pourrait avoir des réglementations qui vont nous amener des contraintes, mais aussi des problématiques et des exigences liées à l'aspect financier ou des contraintes amenées par les fournisseurs. L'objectif ici, c'est de ne pas avoir de surprise par la suite. Arriver à connaître l'ensemble des exigences imposées par les différentes parties prenantes dès le début du projet. Le troisième élément, pour arriver à bien lancer son projet, n'est pas des moindres. Il s'agit de préparer le projet. Ça peut paraître évident, mais il est impératif de mettre en place une stratégie de réalisation pour son projet. Qu'entend-on par préparer le projet L'idée, ça va être de réfléchir à tous les éléments qui vont faire qu'on va arriver à notre but. Comment on va faire pour mettre en œuvre notre projet ? Cela va se décliner en de multiples aspects. L'équipe qu'on va mettre en place, la manière dont on va communiquer, le planning de réalisation, les coûts qui vont être associés au projet, mais aussi les risques, leur identification et leur réduction, comment on va réaliser les approvisionnements. C'est tous ces aspects-là qu'il va falloir réfléchir et pour lesquels il faut adopter une stratégie. Cela se met en place généralement dans le plan de management de projet ou le plan d'exécution du projet. Celui-ci peut être plus ou moins formel. en fonction des besoins. Il peut prendre la forme d'une procédure au sein d'un document unique ou d'une multitude de procédures et de documents qui vont décliner les différents aspects et la manière dont on compte fonctionner pour mener à bien le projet. Mes conseils pour bien réussir la préparation de votre projet. Tout d'abord, mettez un minimum les choses sur papier. Il est tout à fait possible de ne rien formaliser et de garder une bonne partie de ces éléments dans votre tête ou les diffuser à l'oral. Cependant, passer à l'écrit permet souvent de pouvoir plus détailler et d'arriver à avoir les idées plus claires. Cela vous permettra aussi d'y revenir par la suite. Mon autre conseil, se concentrer sur ce qui est spécifique au projet. Le but n'est pas ici d'écrire des généralités sur la manière dont vous menuez habituellement les projets. C'est de mettre en œuvre une stratégie particulière pour ce projet-là. qui est unique. Dernier élément pour maximiser les chances de réussite de son projet, partager le démarrage. Cela va se faire en mettant en place une réunion de lancement. De cette manière, ça va nous permettre de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. On va donner les informations clés du projet. Cela va nous permettre de s'assurer que l'on n'a rien oublié et que tout le monde a le même niveau de compréhension. Le but est de regrouper les différentes parties prenantes afin de partager les informations clés du projet. Cela va permettre de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de s'assurer que tout le monde a le même niveau de compréhension de ce qui doit être réalisé dans le projet. Cela permet de s'assurer que tout le monde a les idées claires sur ce que l'on va faire et limiter les risques de dispersion. Résumons maintenant tout ça. Pourquoi mener à bien des actions pour bien démarrer le projet ? Cela va nous permettre de plus anticiper, en étant mieux préparé et en ayant moins de surprises. Comment faire ? Tout d'abord, bien définir le besoin. Ensuite, identifier les parties prenantes et leurs exigences. A partir de là, on peut se mettre à préparer le projet et les différents aspects que l'on va avoir besoin de mettre en œuvre pour le mener à bien. Enfin, on va partager le démarrage du projet avec les informations clés que l'on a réunis auprès de l'équipe et des parties prenantes. Vous avez maintenant toutes les clés pour bien démarrer votre projet. Vous souhaitez réagir ? On se retrouve sur LinkedIn pour en discuter. J'espère que cet épisode vous a plu. Si c'est le cas, abonnez-vous à Focus Projet. Merci et à bientôt.