Speaker #0Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Votre chef vous a demandé un rapport hebdomadaire pour votre projet et vous n'avez aucune idée de ce que vous allez lui donner ? Cet épisode est fait pour vous. Je vous donne quelques conseils et les bonnes questions à se poser pour pouvoir mettre en œuvre Un rapport pour votre projet sans y passer une éternité. On vous a demandé de faire un rapport d'avancement sur votre projet et vous êtes perdu ? Ça tombe bien, dans cet épisode, on va voir ensemble comment mettre en place un reporting efficace pour son projet. Tout d'abord, l'une des premières questions à se poser, c'est à qui va s'adresser le reporting et pourquoi il est nécessaire. En fonction de ces éléments... on ne va pas forcément mettre les mêmes choses dans ce reporting. Les destinataires connaissent-ils le projet en détail ? Si c'est pour vous, ou si c'est quelqu'un qui suit de près le projet, il serait nécessaire d'avoir plus de précision que si c'est adressé à une partie prenante qui est moins au courant du projet. Quel est le but du reporting ? Le but est-il de rassurer sur le fait que le projet se déroule bien ou de pouvoir anticiper les problèmes qui vont pouvoir arriver ? L'idée, c'est que l'on ne va pas faire le même rapport suivant les personnes qui vont le lire. Il faut connaître les besoins de celle-ci pour pouvoir adapter son rapport. Donc, si on vous demande un rapport d'avancement pour votre projet, n'hésitez pas à poser des questions à la personne qui vous l'a demandé pour savoir ce qu'elle attend de ce rapport. Cela vous aidera à le mettre en place, et ainsi, vous vous assurez que les informations qui l'attendent seront présentes. Un autre facteur important, c'est le temps disponible. Combien de temps ? pouvez-vous y consacrer ? Si vous avez peu de temps, faites simple. D'une manière générale, il vaut mieux réaliser un rapport simple qui va être essentiel et que l'on fait régulièrement, qu'un rapport de suivi aux petits oignons, avec énormément de détails, qui va vous prendre énormément de temps, mais qu'au final, vous allez finir par bâcler ou ne pas faire parce que vous n'avez juste pas le temps de le faire. On veut souvent être précis et exhaustif, mais il arrive... que ce soit contre-productif. Alors, essayez de penser à l'avance, au temps que ça va vous prendre, et est-ce que vous pouvez consacrer ce temps-là à votre rapport d'avancement. Le rapport d'avancement est quelque chose d'important, mais en général, quand on est responsable d'un projet, on a énormément de choses à faire, et notre temps est compté. Donc, il faut faire en sorte que ce rapport d'avancement soit bien adapté aux informations nécessaires à vos destinataires, et au temps que vous pouvez y consacrer. Arrivé là, vous devez donc savoir à qui s'adresse votre rapport d'avancement, quels sont ses besoins et combien de temps vous pouvez réellement passer pour le mettre en œuvre. Maintenant, quels sont les points clés de votre projet ? Qu'est-ce qui va nous permettre de savoir si le projet avance correctement ? Quels sont les problématiques principales que vous allez rencontrer ? En fonction des différents projets qu'on peut mener, celles-ci vont changer. Trouver les éléments clés qui vont nous permettre de savoir si le projet est sur les rails. Si dans votre projet, vous avez un certain nombre de tâches qui s'enchaînent dans un ordre donné sans pouvoir y couper, il va être nécessaire par exemple d'aller regarder le chemin critique et de s'assurer qu'on ne prend pas de retard sur celui-ci. Si ce n'est pas du tout le cas et qu'au contraire, vous avez plein de tâches qui peuvent être faites en parallèle, Le chemin critique ne va pas forcément être un point important pour votre rapport et pour votre suivi de projet. Un autre exemple, si l'aspect qualité est un point très important dans votre projet, qu'il faut absolument maintenir un niveau de qualité qui n'est pas forcément évident à avoir, il est important de suivre de près l'évolution de ce critère-là. et de le faire apparaître dans votre rapport. L'idée, vous l'aurez compris, c'est d'arriver à trouver les contraintes principales, les problématiques qui vont faire que le projet va marcher ou va moins bien marcher, et de les mettre en avant. Il m'arrive régulièrement de voir des rapports projet dont les éléments ne donnent pas forcément une idée valable sur le déroulement du projet. Souvent, on reprend des tableaux de bord type avec les informations qu'on trouve partout, mais qui ne sont pas forcément pertinentes pour le projet, des fois qui nécessitent beaucoup de temps pour être mises en œuvre. Et du coup, on a un rapport qui, à la fois, prend du temps à réaliser, mais qui donne une information qui n'est pas forcément en adéquation avec les besoins du projet. L'idée, c'est d'arriver à bien détecter quelles sont vos contraintes principales et comment on peut voir... si tout se passe bien par rapport à celle-ci. Maintenant que vous avez les sujets principaux qu'il faut aller regarder, le planning, les qualités comme on a pu citer là, il va falloir trouver les indicateurs disponibles pour évaluer l'avancement du projet par rapport à ces sujets. Quand on parle d'indicateurs, on pense très rapidement aux indicateurs quantitatifs, les fameux KPI. L'idée c'est à mon avis qu'il ne faut pas s'arrêter sur ces indicateurs quantitatifs, mais aussi aller chercher des choses qualitatives et éventuellement des choses subjectives. Vous avez aussi le droit de donner votre avis et de montrer votre opinion à partir de votre ressenti sur votre projet. Dans le qualitatif, ce qui marche très bien c'est la photo. Par exemple, si on a un chantier, mettre une photo du chantier où on voit de suite l'avancement, ça donne une idée... très rapidement et c'est simple à faire. Je parle là du cas d'un chantier, mais ça peut s'appliquer à d'autres choses aussi. Je ne vais pas forcément rentrer dans le détail de tous les indicateurs que l'on peut trouver pour les différents cas, ce serait un peu fastidieux. Mais vous avez compris, l'idée c'est d'arriver à trouver les bons indicateurs pour avoir une vision représentative de l'état du projet. Il y a quelques temps, j'ai fait une liste des différents indicateurs que l'on peut mettre en œuvre pour réaliser le suivi d'un projet. Je ne vois pas l'intérêt de toutes les citer ici, mais je vous mets le lien dans la description pour récupérer ce fichier. Un autre élément. Si vous avez une équipe, vous pouvez aussi déléguer une partie de ce reporting à celle-ci. N'hésitez pas à les mettre à contribution. Le reporting que vous allez faire ne doit pas être seulement votre reporting. C'est vous qui allez l'endosser et le diffuser. Mais les informations vont venir de votre équipe. et il est tout à fait normal que ce soit votre équipe qui contribue et qui mette en oeuvre une partie de ce rapport. Donc n'hésitez pas à vous tourner vers eux, à leur poser des questions et à les mettre à contribution de manière régulière pour constituer ce rapport d'avancement du projet. Ça y est, vous savez à qui s'adresse votre rapport d'avancement, quels sont ses besoins, le temps que vous pouvez y consacrer de manière raisonnable. les points clés qu'il faut surveiller sur votre projet et les indicateurs que vous pouvez trouver pour les examiner. Maintenant, il vous reste à construire votre reporting. Il vous faut maintenant donc choisir les différents indicateurs qui vont être à la fois adaptés aux besoins, aux destinataires et au temps que vous avez. Bien entendu, à votre projet aussi. L'idée de manière générale, c'est de prendre des indicateurs différents qui vont pouvoir couvrir les différents points clés du... du projet et donner des informations complémentaires. Un conseil, faites simple, évitez les rapports de 10 pages et illisibles. Jean-Charles Savornin donnait il y a quelque temps dans un post sur LinkedIn un exemple, une synthèse en A3 avec une précision lisible par les plus de 50 ans sans lunettes. Je le rejoins tout à fait sur le format et je pense qu'il vaut mieux avoir quelque chose d'assez synthétique avec quelques éléments facilement lisibles. plutôt que quelque chose de compliqué qu'on va avoir du mal à décrypter. Pour conclure cet épisode, je vous propose de revoir ensemble tout ce qu'on a vu. Tout d'abord, identifiez bien le destinataire de votre rapport d'avancement et ses besoins. Deux, pensez au temps que vous allez avoir disponible pour réaliser celui-ci. Trois, quels sont les points clés de votre projet ? Qu'est-ce qu'il va faire qu'on va savoir ? que le projet se déroule correctement. Quatrièmement, quels sont les indicateurs de suivi disponibles pour figurer les éléments que vous souhaitez montrer ? Cinquième et dernière étape, sélectionnez parmi les indicateurs que vous avez repérés ceux qui vont permettre de donner une vision globale et représentative du projet tout en respectant ce qu'on a vu précédemment, qui répond aux besoins des destinataires et qui est compatible avec le temps disponible. Deux conseils, faites simple, je pense que je l'ai assez répété pendant l'épisode. Deuxièmement, ne vous focalisez pas uniquement sur les indicateurs quantitatifs. On peut trouver un certain nombre d'autres indicateurs qui vont être tout aussi pertinents et qui vont demander moins de travail pour les mettre en œuvre. J'espère que cet épisode vous a plu et vous aidera. Une remarque, une question, un conseil à partager ? Je vous propose de continuer la discussion sur LinkedIn. Rendez-vous dans la description pour se retrouver de l'autre côté. Cet épisode vous a plu ? Vous souhaitez en apprendre plus sur le management de projet ? Abonnez-vous ! Merci et à bientôt.
