Description

✨ Il est toujours difficile d’arriver à estimer un projet !

C’est pourtant un passage indispensable pour s’assurer de sa viabilité.

Estimer un projet n’est pas un art divinatoire 🔮.
Cela se fait avec méthodes et souvent en se basant sur le retour d’expérience que l’on peut avoir sur les projets précédents.

Pour réaliser cet exercice, différentes méthodes :

🔝 La Méthode Ascendante  :
Elle implique de construire l'estimation à partir des éléments les plus basiques du projet, comme les heures de travail et les ressources matérielles.

🔄 L’Analogie  :
Basée sur des projets similaires déjà réalisés, cette approche est rapide et utile pour les estimations préliminaires.

📏 Le Facteur Dimensionnant :
Cette méthode utilise un paramètre clés pour évaluer le cout global du projet.
Cela passe par une formule de la forme Prix du projet = cout par unité x nombre d’unités dimensionnantes + prix fixe.

🧮 La Méthode Paramétrique :
Plus complexe, on va utiliser des formules plus complexes que dans le cas précédent avec éventuellement plus de paramètres du projet pris en compte.

📦 La Factorisation :
On évalue le cout global en fonction du cout de certains des éléments principaux.

Chaque méthode a ses avantages et inconvénients.
Combiner ces approches vous permettra d'affiner vos estimations, en prenant en compte les risques et les variables externes comme la localisation et l'inflation.

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Transcription

• Tanguy El Mouahidine

  Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Prévoir combien va coûter un projet est toujours difficile, mais cela est indispensable. Je vous propose dans cet épisode d'aborder le sujet souvent sensible de l'estimation et de vous présenter quelques grandes méthodes pour cela. Pour commencer, tout d'abord quelques petits rappels sur l'estimation. Premièrement, ce n'est pas une méthode divinatoire. On ne prépare pas ici donner le coût final du projet. Cela va être un travail qui permet de donner un ordre de grandeur de ce coût. Il y a forcément une marge d'erreur qui va être plus ou moins grande en fonction de la méthode que l'on va utiliser et des données qui sont disponibles. Deuxièmement, Il est indispensable que cette estimation prenne en compte les risques du projet. Si ce n'est pas le cas, on va forcément avoir un problème à la fin. Commençons par la méthode la plus connue, la méthode ascendante ou détaillée. C'est la plus connue et c'est celle à laquelle tout le monde pense en général. On va déterminer le prix de tout ce qu'on a à réaliser et tout ce qui constitue le projet. Les achats via des devis ou des prix qu'on aura eu précédemment. et le travail avec ici aussi des devis ou des estimations de temps à passer pour ce que l'on va réaliser en interne. L'idée est donc de trouver de manière individuelle l'ensemble des prix pour tous les éléments que l'on a à réaliser dans le projet. Une fois ceci fait, on en fait la somme pour avoir le coût total. Cela paraît assez simple, mais demande de savoir déjà en détail tout ce que l'on a à réaliser. Il est aussi nécessaire de pouvoir connaître le prix de chaque élément de manière unitaire ou d'arriver à l'estimer de manière correcte. Une des erreurs courantes lorsqu'on réalise ce type d'estimation, c'est qu'on pense qu'à la fin, on a le prix fixe, ferme et définitif du projet. Mais ce qu'il ne faut pas oublier, c'est que chaque élément va posséder sa marge d'erreur et qu'il y a aussi quasiment toujours des choses que l'on oublie. Il faut donc prendre en compte des réserves pour cela. Une autre chose, il ne faut pas oublier de prendre en compte les risques. Cela peut se faire notamment en prenant aussi à nouveau des provisions pour ces risques et ces aléas. Ce type d'estimation permet d'avoir une précision assez importante. Si les données d'entrée sont bonnes, on obtient un ordre de grandeur qui se trouve aux alentours de plus ou moins 10% de précision. Quels vont être les avantages de cette méthode ascendante ? Tout d'abord, cela va être la précision. Cette méthode permet d'avoir une précision assez importante de notre estimation. Le second avantage, c'est que cette méthode va demander peu de données historiques pour pouvoir être réalisée. On va voir par la suite que cela va être souvent nécessaire pour les autres méthodes que je vais présenter. Quels sont maintenant les inconvénients ? Tout d'abord, il est nécessaire d'obtenir l'ensemble des prix de tout ce que l'on va faire. Cela représente un travail important et ce n'est pas toujours évident. Le deuxième point, c'est que ça nécessite une connaissance poussée du projet. On peut donc difficilement réaliser ce type d'estimation en amont du projet lorsque l'on a très peu d'informations, que l'on n'est pas encore assez détaillé et qu'on ne sait pas forcément en détail tout ce qu'il va y avoir à réaliser. Seconde méthode que je vous propose aujourd'hui, l'analogie. On est ici un peu à l'autre extrême en termes de précision. C'est une méthode qui va permettre d'estimer les projets avec très peu d'informations. ça reste toutefois très imprécis aussi. De cette manière-là, on ne va pas prendre en compte les spécificités des différents projets. L'idée, ça va être de prendre des projets précédents qui vont être assez comparables et de l'estimer le coût du projet que l'on va réaliser à partir du coût de ces projets précédents. D'une manière générale, c'est un peu la méthode du doigt mouillé. On peut réaliser ça de manière individuelle si on est tout seul, mais aussi en confrontant l'estimation qu'on va faire à plusieurs pour limiter les biais et les a priori que la personne qui réalise l'estimation peut avoir. Venons-en aux avantages. Tout d'abord, c'est une méthode qui peut être assez rapide à mettre en œuvre. Quand on connaît un peu le domaine dans lequel on fait ses projets, on a rapidement une bonne idée du coût global de manière très imprécise de ceci. L'autre élément, c'est que cela va demander peu d'informations sur le projet. Vu que l'on fait une comparaison assez globale, on n'a pas besoin de connaître le projet en détail. Pour ce qui est des inconvénients, déjà, ce n'est pas précis, comme on l'a dit. dans une maille qui est assez importante. Et l'autre élément, c'est qu'on ne va pas prendre en compte les spécificités du projet. D'une manière générale, c'est un peu le style d'estimation que l'on va faire au tout début du projet pour voir si cela vaut le coup d'étudier ce projet ou pas. C'est bien dans ce cas-là pour avoir une première ordre de grandeur du coût que va avoir le projet. Une autre méthode, le facteur dimensionnant. D'une certaine manière, ça va être une évolution de l'analogie. L'idée ici est de chercher un facteur qui va être déterminant dans le prix du projet. Par exemple, pour la rénovation d'une maison, la surface en mètre carré à rénover. Pour la construction d'un hangar avec une structure métallique en acier, la masse d'acier qui sera mise en œuvre. Pour une brochure publicitaire, le nombre de pages d'un document. L'idée est d'avoir une estimation du prix. en fonction de ce critère qui va être dimensionnant. On va, avec cette méthode, appliquer une formule pour le prix, sous la forme du prix du projet total, qui va être égal au prix pour une unité, fois le nombre d'unités, plus éventuellement un prix fixe. Le nombre d'unités étant la surface qu'on a rénovée en mètre carré, la masse d'acier, ou le nombre de pages qu'on vient de voir juste avant. La question que vous devez avoir, c'est comment on arrive à trouver cette formule ? Celle-ci va pouvoir être trouvée à partir du prix de projet précédent qu'on va avoir réalisé ou éventuellement que d'autres vont avoir réalisé. A partir de ces données historiques de prix, on va pouvoir faire une analyse numérique de ces données et pouvoir trouver cette formule. Cela va notamment se faire en utilisant une régression linéaire pour trouver la formule en question. Cette méthode du facteur capacitaire ne marche pas forcément dans tous les cas. Il est bien entendu... indispensable d'avoir un facteur dimensionnant important pour que cette méthode soit adaptée. Quels en sont les avantages ? Tout d'abord c'est assez rapide. On a une formule à appliquer et on obtient un prix. Ça va être aussi plus précis que la méthode qu'on a vu précédemment de l'analogie. En effet même si on se base sur des projets dans leur ensemble qui ont été faits précédemment, dans ce cas là on applique une règle de proportionnalité qui va permettre d'avoir un résultat plus fiable. Dernier avantage non négligeable, cette méthode demande un niveau d'information assez faible. Il suffit d'avoir le paramètre dimensionnant. Qu'en est-il des inconvénients ? Au-delà de la précision, qui n'est pas très importante, cette méthode va demander un travail en amont pour mettre en place la formule. Pour cela, on va aussi avoir besoin d'un nombre de références suffisante pour que celle-ci soit fiable. Dernier inconvénient, cette méthode ne prend à nouveau pas en compte les spécificités du projet. Comme pour l'analogie, cette méthode va être très utile en début de projet quand on a l'élément dimensionnant de celui-ci. Ça va permettre très rapidement d'avoir une idée assez précise du prix sans avoir beaucoup de travail pour l'obtenir. Pour continuer dans la lignée des deux méthodes précédentes, la méthode paramétrique. Là où avec le facteur dimensionnant on avait un seul paramètre, on va avec cette méthode pouvoir prendre plusieurs éléments qui vont pouvoir influer sur le prix. Comme précédemment, on va réaliser une analyse numérique sur les données historiques de prix qu'ont à voir les différents projets associés aux différents paramètres qui vont pouvoir influer ce prix. On va obtenir une formule qui va être plus compliquée que celle que l'on a vue précédemment, qui est issue d'une régression linéaire. On arrive à obtenir de cette manière des estimations plus précises qui vont mieux prendre en compte les spécificités du projet que l'on va réaliser. Mais cela demande par contre un travail en amont plus complexe. et un plus grand nombre de références de projets sur lesquels s'appuyer pour réaliser l'analyse numérique. Sans cela, les formules que l'on va pouvoir mettre en place ne vont pas forcément être représentatives du type de projet que l'on mène. Une autre méthode un peu différente, aussi basée sur l'historique des prix que l'on va avoir précédemment et sur une analyse numérique, la factorisation. Contrairement aux deux méthodes précédentes qui peuvent s'appliquer à l'ensemble du projet, On va être ici à un niveau un peu plus détaillé. L'idée va être de prendre en compte l'ensemble des coûts annexes liés à la mise en place ou l'achat d'un élément principal. On va pour cela se baser sur le coût d'achat de cet élément et mettre en place un coefficient qui permet d'intégrer l'ensemble de ces annexes. Si l'on veut appliquer cela au coût de rénovation d'une maison, par exemple, c'est un peu comme si pour le coût de rénovation de la salle de bain, on prenait le prix d'achat de la douche, par exemple, et qu'on disait que pour changer la douche, il faut compter 5 fois le prix d'achat de la douche pour obtenir le prix de la douche installée et rénovée. L'idée est que ce coefficient inclut tout ce qui est nécessaire de mettre en place pour installer la douche. La plomberie, le carrelage, la robinetterie, la main d'oeuvre pour réaliser les travaux. Ce coefficient va englober tout ça. Pour avoir le coût total de rénovation de la salle de bain, on pourrait ajouter à ce coût factorisé de la douche, le coût factorisé du lavabo par exemple aussi. D'une manière générale, ce n'est pas forcément très pertinent pour une maison, mais dans deux... secteur, cela permet d'avoir une bonne idée du prix du projet avec uniquement les éléments principaux que l'on va mettre en oeuvre. Là aussi, ça demande un important travail en amont d'analyse numérique pour pouvoir établir ses différents coefficients à partir de données historiques de réalisation des projets assez importantes. Comme vous pouvez le voir, ça fait un bon nombre de méthodes qui sont basées sur l'historique des projets que l'on a réalisés et leurs coûts. C'est donc un facteur important. pour pouvoir réaliser des estimations correctes. Au-delà de ça, ces différentes méthodes d'estimation peuvent s'utiliser ensemble. Il est tout à fait possible d'utiliser certaines méthodes sur certaines parties du projet et d'autres pour d'autres, en utilisant la méthode ascendante pour consolider le tout. On peut par exemple utiliser l'analogie sur une partie où on a peu d'informations et sur d'autres parties des devis que l'on va avoir reçus et une troisième, passer sur une méthode paramétrique. parce que l'on a plus d'expérience sur cette partie-là et qu'on va pouvoir utiliser les données que l'on a acquises sur les projets précédents pour estimer cette partie. On va consolider le tout avec la méthode ascendante qui va permettre d'obtenir le coût global du projet. En plus de ces méthodes qui vont nous donner un coût de base, il ne faudra pas oublier de prendre en compte des facteurs correctifs. Il faut en mettre en œuvre dans certains cas pour corriger différents aspects. la localisation, si le lieu du projet varie et que certains lieux vont coûter plus cher que d'autres, l'inflation, qui n'était pas forcément pertinente il y a quelques temps, mais qui est devenue assez importante ces dernières années, et il faut aussi prendre en compte les risques qui ne sont pas forcément pris en compte sur les méthodes qui sont plus précises, telles que la méthode ascendante. Voilà quelques grandes méthodes d'estimation. que vous pouvez utiliser en fonction de vos besoins et des connaissances que vous avez du projet. Ces différentes méthodes vont avoir des niveaux de précision qui vont varier et vont nécessiter plus ou moins d'informations et de travail. Au-delà de ces méthodes, il ne faut pas oublier que toutes les estimations ont une marge d'erreur qui peut être plus ou moins importante. J'espère que cet épisode vous aura éclairé sur les différentes manières dont il est possible d'estimer un projet. Vous avez une autre méthode que vous voulez partager ? Des questions sur celles que j'ai présentées ? Retrouvez-moi sur LinkedIn pour en discuter. Cet épisode vous a plu ? Abonnez-vous à Focus Projet sur votre plateforme préférée.