Transcription

• Speaker #0

  Focus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. On parle souvent de la gestion de projet d'une manière assez uniforme. Mais d'un autre côté, tous les projets sont différents. Pour cet épisode, je reçois Sarah Moudric pour discuter des spécificités des projets au sein des petites structures. Bonjour Sarah.

• Speaker #1

  Et bien bonjour Tanguy.

• Speaker #0

  Enchanté de te recevoir. Tu peux peut-être commencer par te présenter.

• Speaker #1

  Merci Tanguy d'abord de m'avoir proposé justement d'échanger ensemble sur le sujet gestion de projet dans les petites structures. Donc je m'appelle Sarah Moudric-Orne, je suis cofondatrice de Lakiwi. Lakiwi.com c'est un logiciel de gestion projet, gestion d'organisation de tâches et de ressources. Et on est aussi organisé une formation, on accompagne les entreprises dans la formation de la gestion de projet. conseil en lien avec la gestion de projet.

• Speaker #0

  Pour commencer, peut-être, de ton point de vue, quelles sont les différences qu'on va avoir quand on mène un projet dans une petite structure par rapport à une grande entreprise ou une entreprise en tout cas avec plus de personnel et une organisation un peu plus structurée pour la gestion des projets ?

• Speaker #1

  Tu l'as dit. Toi-même, du coup, c'est une petite structure, en fait. Ce qui la différencie d'une grande entreprise, ce sont les ressources. La première contrainte, c'est que dans une toute petite structure, donc il y a un manque, on va dire, de ressources ou il y a très peu de ressources. Donc, les ressources qui sont limitées, donc ça peut justement rapidement avoir une contrainte sur la portée des projets, sur l'avancement du projet ou des projets. Le fait aussi qu'il y a les ressources, pas seulement humaines mais également financières, qui peuvent être un frein pour les petites structures dans la manière dont ils gèrent leurs projets.

• Speaker #0

  De ton point de vue, le point principal, ça reste les ressources qui sont plus limitées et sur lesquelles il faut faire plus attention et avoir une meilleure gestion dans des petites entreprises.

• Speaker #1

  Absolument. Déjà, la difficulté principale, c'est dans des petites structures. Même si la ressource fait de la gestion de projet, elle va devoir être un couteau suisse. Donc, il y a ce besoin d'être polyvalent et de faire plusieurs rôles. Et du coup, on ne va pas trouver dans des petites structures. quelqu'un qui va faire chef de projet à 100%, tandis que dans des grandes entreprises, on va avoir des ressources qui sont dédiées à 100% sur ce rôle-là. Et du coup, en fait, ils vont plus être focus, on va dire, sur la manière comment ils vont porter le sujet, sur la méthode O, sur le respect de la méthode O, sur la coordination et autres. Tandis que sur des petites structures, les ressources, donc il y a... Bien sûr, c'est ce côté limité. Donc, on est toujours plus regardant sur combien de tâches on a, sur le budget qu'on a pour avancer et faire avancer les sujets. Et en plus, ces compétences qui ne sont pas forcément spécialisées à 100% sur le projet parce qu'ils doivent être polyvalents pour mener à bien toutes les tâches qu'ils ont à faire.

• Speaker #0

  Donc si je comprends bien, une des problématiques en plus des ressources, c'est que ces personnes-là ne font pas forcément que de la gestion de projet, mais qu'elles doivent gérer leur projet en plus de leur travail habituel, c'est bien ça ?

• Speaker #1

  Absolument. Donc ils ne vont pas être à 100% chefs de projet et ils vont devoir, on va dire, savoir travailler à la fois sur les projets et à la fois sur leurs tâches à eux. Donc du coup, ils ne vont pas forcément être à 100% dans la gestion de projet.

• Speaker #0

  Ça fait déjà une bonne différence. À l'opposé, tu vois des similitudes, des choses qui vont dans tous les cas être identiques, quelle que soit la taille de l'entreprise ?

• Speaker #1

  Oui, alors ce que je vois, c'est le triangle d'or. Donc c'est dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille, les projets, celui qui va le mener ou celui qui va être le sponsor, en tout cas toutes les parties prenantes. ils vont regarder, être du coup très regardants sur l'aspect coût, délai et qualité. Donc, ils vont vouloir piloter ces trois KPI. Et maintenant, en fait, on est aussi sur plusieurs entreprises, ils essayent d'être agiles et c'est beaucoup plus dans les petites structures. Donc, l'agilité, ça devient… un point essentiel pour les entreprises pour pouvoir tester, pivoter, améliorer rapidement sans forcément avoir trop d'impact sur leurs coûts. Et du coup, ça fait quand même pas mal de similitudes. Donc, ce coût, délai et qualité et également l'agilité qui est appliqué par plusieurs grandes structures et également par des petites structures.

• Speaker #0

  Je suppose d'ailleurs aussi que pour mettre en place l'agilité, c'est plus simple dans une petite structure que dans une grande entreprise, vu qu'on est plus, je pense, de manière générale, on est déjà plus proche de l'esprit initial dans ces structures-là.

• Speaker #1

  Alors complètement. Dans une grande structure, en fait, on peut avoir des restrictions pour tester l'agilité. Déjà, en fait, le fait que... ils ont plus de budget, plus de ressources, donc ils peuvent se permettre de, on va dire, de faire un projet jusqu'au bout et de le mener jusqu'au bout. Mais malgré tout, les grandes entreprises aujourd'hui, ils sont aussi regardants et ils essayent de faire au mieux et de ne pas, en fait, finalement perdre du temps parce que même dans les grandes structures, donc les ressources, elles sont de plus en plus partagées. Il y a aussi cette contrainte de... polyvalence et dans les petites structures tu as complètement raison donc c'est l'agilité on est obligé quand on est une petite structure d'être agile si on veut du coup survivre et grandir il ya besoin justement d'être agile et de savoir tester apprendre et améliorer et pivoter quand ça marche pas et c'est tout le temps donc l'état d'esprit agile c'est oui c'est adapté pour les petites structures maintenant la manière qu'on mener un projet en agilité dans une petite structure. D'un point de vue, on va dire projet, ce n'est pas forcément, on va dire, appliqué dans toutes les petites structures. Mais je parle d'un point de vue méthodo, mais pas d'un point de vue principe. Parce que toutes les entreprises et toutes les petites structures, ils sont par principe agiles pour pouvoir, en fait, grandir et améliorer leur entreprise.

• Speaker #0

  Du coup, est-ce que tu as des conseils particuliers, justement, pour ces chefs de projet qui ne font pas ça à plein temps ou pour ces petites équipes pour arriver à plus facilement mener leurs projets ?

• Speaker #1

  Les conseils que je peux, du coup, donner et que je donne et que je vois souvent, en fait, la communication, déjà, c'est le premier, on va dire, ou la première clé de la réussite, que ce soit d'un projet, d'une entreprise, des tâches,

• Speaker #0

  bref. On est d'accord, quelle que soit la taille, je pense, d'ailleurs.

• Speaker #1

  Exactement, c'est tout à fait ça. Donc, c'est un des piliers importants sur lesquels les entreprises doivent justement se focusser. Les leaders et les managers doivent aussi porter, on va dire, être vigilants sur la manière comment ils communiquent, comment les équipes entre elles communiquent. Le fait, du coup, pour... Pareil, en fait, ce que je vois, les choses que, à mon avis, c'est important pour justement mener les projets, c'est important d'être polyvalent, mais de garder cette humilité et de pouvoir, en fait, quand on ne sait pas, chercher le sachant. Et quand on est dans une toute petite structure, forcément, peut-être, on ne va pas avoir les experts à côté de nous. Donc, on est aussi obligé de... d'être curieux et de vouloir apprendre et de vouloir comprendre quand on ne comprend pas la chose pour justement pouvoir mener à bien les projets.

• Speaker #0

  Du coup, dans ce cas-là, peut-être pas hésiter à aller chercher la connaissance à l'extérieur de l'entreprise quand on ne l'a pas forcément en interne, je suppose ?

• Speaker #1

  Absolument. Donc, il y a déjà ça. Il y a maintenant beaucoup de blogs, des communautés, déjà les réseaux sociaux. On peut apprendre pas mal par d'autres billets que par le billet interne. L'information, elle est... de partout, donc c'est une bonne chose et une mauvaise chose, donc il faut savoir aussi filtrer, savoir c'est quoi la bonne information à retenir. Après, parmi les conseils que je vois aussi, c'est de s'outiller, parce que c'est important, en fait, quand on a à travailler sur des projets, justement, et quand on est une petite structure, et même pour des grandes structures, donc c'est aussi vrai, c'est important en fait de mieux s'organiser, de mieux s'organiser, on va dire planifier, de mieux suivre. Et ça, en fait, on peut justement, le conseil que je donne souvent, c'est bien sûr de s'outiller. L'outil n'est pas la solution, mais l'outil, on va dire que c'est une aide. Ça aide la personne à se décharger mentalement, à mieux s'organiser, à mieux suivre, mais elle n'amène pas la solution. Ce n'est pas la solution. Il y a beaucoup de personnes qui pensent qu'un outil, c'est une solution. Mais du coup, ils ne font pas un effort et derrière, le résultat est le même. Tu vois ce que je veux dire ?

• Speaker #0

  Oui, on est d'accord. C'est pas parce que si je te donne une clé à la molette que tu sauras réparer une voiture.

• Speaker #1

  Exactement, c'est un très bon exemple. Et du coup, voilà. Donc ça, c'est les conseils que je vois. Donc en récapitulant, communication, être polyvalent, chercher l'information et puis soutenir.

• Speaker #0

  Très bien. Donc ça fait déjà pas mal de conseils pour... pour les chefs de projet et pour les gens qui ne sont pas forcément chefs de projet réellement mais qui ont ces tâches-là à faire pour pouvoir mener les projets de l'entreprise à bien parce qu'il n'y a pas forcément de personnes spécialisées. Peut-être des conseils par contre pour les dirigeants de ces petites structures parce que dans certains cas c'est eux qui vont mener les projets mais ce n'est pas toujours le cas sur je ne sais pas l'international. Leur comportement par rapport au chef de projet, l'organisation interne que tu conseilles à mettre en place dans l'entreprise ?

• Speaker #1

  Pour les dirigeants, je vais en fait partir sur, il faut être bienveillant vis-à-vis de leurs équipes, de garder une transparence dans la communication avec leurs équipes, d'amener en fait cette posture de responsabilité partagée. On ne cherche pas un victime quand ça ne marche pas et on ne cherche pas un gagnant quand ça marche. Donc, il y a cette responsabilité partagée. Tout le monde est dans le même bateau et le rôle du dirigeant, c'est d'aider avec ses moyens pour que l'équipe puisse réussir les projets sur lesquels il travaille. Donc voilà, moi, c'est plus posture, plus une... leadership qu'autre chose.

• Speaker #0

  Du coup, une posture de chef d'équipe et de partage à la fois des moments qui marchent et de ceux qui sont peut-être un peu plus difficiles.

• Speaker #1

  C'est ça. Il faut, à mon avis, il faut que le chef d'équipe ou en tout cas le dirigeant de l'entreprise pour des petites structures sache féliciter du coup c'est très important son équipe. quand ça marche. Et quand ça ne marche pas, comme je t'ai dit, il faut éviter de chercher le coupable parce que ce n'est pas, à mon avis, la posture à adopter. Il faut aussi, pour moi, un des rôles attendus d'un dirigeant, c'est également d'accompagner. Donc, OK, on est sur un projet, je vois une difficulté quelque part. eh bien, déjà, je peux trancher. Donc, je prends une décision. Et en fait, soit je le prends du coup et je sais que, OK, s'il y a un impact, c'est moi qui, du coup, je suis, voilà, on va dire responsable. Soit du coup, avec mon équipe, en fait, on va prendre une décision collégiale. Bien entendu, le temps avance tellement vite et des fois on est pris d'assaut, on doit prendre des décisions. On ne doit pas toujours faire appel à tout le monde pour prendre des décisions, sinon ça va rajouter un processus lent et ça va alourdir le processus plus que ça. Et en fait, il faut aussi qu'il sache, quand il voit une difficulté, accompagner, soit par la formation, soit par des accompagnements, par le temps. En tout cas, il doit donner de son temps aussi à son équipe et ne pas les laisser ramer de leur côté. Pour moi, ça, c'est aussi une des clés principales pour réussir dans un projet.

• Speaker #0

  Très bien. Je ne sais pas s'il y a une question que j'aurais oublié de te poser à ce sujet ou quelque chose que tu veux rajouter.

• Speaker #1

  Comme ça ? Non.

• Speaker #0

  Non, mais s'il n'y en a pas, il n'y a pas de problème. On a déjà vu pas mal de choses et on a des bons conseils de ta part pour arriver à mener à bien les projets.

• Speaker #1

  Bon, top. J'espère que ça peut aider. Si c'est le cas, c'est cool.

• Speaker #0

  Merci Sarah pour cette intervention et pour tes conseils. Je mettrai le lien de l'Ikiwi dans la description de l'épisode et bonne continuation.

• Speaker #1

  Je te remercie beaucoup de ton guide.

• Speaker #0

  Merci encore une fois Sarah pour tes conseils et ton point de vue sur la gestion de projet dans les petites structures. Si vous travaillez au sein d'une petite équipe ou que vous faites de la gestion de projet en plus de votre travail normal, j'espère que les conseils de Sarah vous feront progresser. Vous souhaitez approfondir le sujet ? Venez nous partager votre point de vue et vos questions sur LinkedIn. On en discutera ensemble. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous à Focus Projet sur votre plateforme préférée. Et parle-les-en en toi-même. A la semaine prochaine.