Tanguy El MouahidineFocus projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, o n va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Les projets sont faits par des humains. On l'a déjà répété plusieurs fois dans ce podcast. C'est un élément important qu'il ne faut pas oublier. Et pour que tous les humains qui gravitent autour du projet arrivent à faire quelque chose ensemble, ils ont besoin de communiquer. Que ce soit en face à face, au téléphone, via de l'affichage, un logiciel, par lettre recommandé avec acusée de réception ou éventuellement même par signaux de fumée, il est nécessaire de faire circuler l'information et pour cela, la communication est indispensable. Et pour que celle-ci fonctionne bien et soit efficace, cela demande du travail et cela se prépare. Un des principales rôles du chef de projet, c'est de communiquer. Pourquoi ? C'est lui qui va être le chef d'orchestre du projet. Il a donc besoin d'avoir un maximum d'informations pour pouvoir prendre ses décisions. C'est aussi la voix du projet d'une certaine manière à l'extérieur de celui-ci. C'est lui qui va informer les autres parties prenantes de ce qui s'y passe, ou en tout cas il va fortement y contribuer. Dernièrement, c'est son rôle de mener à bien le projet. Il faut donc qu'il s'assure que tout se passe bien au sein de celui-ci et que la communication entre les différentes personnes au sein de son projet se passe bien. Pour cela, il faut aussi qu'il communique et qu'il s'en assure. Du coup, quand on est chef de projet, on passe une bonne partie de son temps à communiquer. Que ce soit de vive voix, en face à face avec les personnes ou au téléphone ou via d'autres moyens tels que des rapports, des réunions ou des choses dans ce genre-là. Avec qui va communiquer ? De certaine manière, avec tout le monde. Avec les parties prenantes externes au projet. Tout d'abord pour les informer de l'avancement du projet, des choix qui ont été faits, répondre aux questions, toutes ces choses-là. Mais aussi récolter de l'information, bien comprendre les contraintes et les exigences des parties prenantes pour les prendre en compte et y répondre, ainsi que saisir leurs doutes ou leur enthousiasme vis-à-vis du projet pour être en mesure de réagir de manière adaptée. Mais aussi avec les parties prenantes internes, notamment l'équipe projet. Le but va être de se tenir au courant de tout ce qu'il se passe. Là aussi, saisir les attentes des différents membres, bien comprendre les problèmes qui apparaissent et s'assurer de la bonne coordination de l'équipe. D'une manière générale, le but au final est d'avoir les bonnes informations suffisamment tôt et de pouvoir agir rapidement et de manière informée. Par exemple, si on essaie de résoudre un problème mais que l'on a là que la moitié des informations ou que l'on a mal compris, la solution que l'on va mettre en place ne sera probablement pas la bonne. On pourra penser que le problème est résolu alors qu'il ne l'est pas. On va déployer de l'énergie à mauvais escient et en plus on se retrouve avec un problème qui est toujours présent voire qui peut empirer et dont on n'est pas conscient. J'ai pris ici le point de vue du chef de projet, mais cette communication est l'affaire de toute l'équipe. Tous les membres ont besoin de communiquer. Pas forcément autant que le chef de projet, mais ce n'est pas à lui seul de communiquer. C'est l'affaire de tous ! Sans communication efficace entre les membres de l'équipe, le projet n'est pas efficace, voire ce n'est pas une équipe. Maintenant qu'on a établi l'importance de la communication, pourquoi prévoir la communication au sein du projet ? On peut penser que c'est naturel et qu'il n'est pas nécessaire de réfléchir à ce genre de choses. Ça peut éventuellement être le cas pour les petits projets simples avec peu d'interface, et encore. Dans la pratique, mettre en place des canaux de communication efficaces et adaptés aux besoins du projet est plus compliqué qu'il n'y paraît. Cela demande de la réflexion. Celle-ci doit se faire en amont, mais aussi tout au long du projet, quand on s'aperçoit que des problèmes de communication apparaissent ou que la communication n'est pas efficace. Pourquoi ? Premièrement, tous les interlocuteurs ne demandent pas le même type de communication. On ne parle pas à ses fournisseurs comme au chef de projet qui peut se trouver sur le bureau d'en face. Il est donc nécessaire d'identifier les différents interlocuteurs et de trouver les moyens à déployer pour communiquer avec eux. L'idée est de mettre en place des canaux de communication efficaces. En fonction des interlocuteurs, cela peut être des réunions, des présentations, une base de données, un logiciel, ou se déplacer et aller parler du voie aux gens, ou même leur proposer un café pour aborder des choses de manière plus informelle. Deuxièmement, toutes les communications ne demandent pas le même niveau de formalisme. Il est indispensable que certaines communications soient formelles. Par contre, il est contre-productif que ce soit le cas pour toutes les communications. Par exemple, sur certains points contractuels avec un client ou un fournisseur, il peut être nécessaire de communiquer avec des lettres recommandées avec accusé de réception. Mais si vous faites toute votre communication comme cela, je ne suis pas sûr que le projet aille très bien. Il est donc nécessaire de définir dans quel cas on utilise ce canal très formel et comment on communique dans les autres cas. Une erreur régulièrement faite est de toujours communiquer de manière très formelle avec certains interlocuteurs. Il est nécessaire que certaines communications soient formelles, mais il est souvent judicieux d'avoir d'autres moyens de communication moins formels pour faire plus facilement avancer les choses. Troisièmement, toutes les équipes sont différentes. Si l'équipe est petite, c'est relativement simple de communiquer dans celle-ci. Lorsqu'elles deviennent plus importantes, il devient plus difficile de savoir qui doit être au courant de quoi. L'idée n'est pas de cacher des choses à certains membres. Mais si tout le monde reçoit toutes les informations, cela peut rapidement représenter un volume très important. Les informations importantes se retrouvent noyées dans la masse et risquent de passer à la trappe, ce qui peut poser des problèmes. Une autre problématique est d'avoir des informations divergentes qui arrivent à certaines personnes. Comment vont-elles faire dans ce cas-là pour distinguer quelle est la bonne information ? Quand cela arrive au sein de l'équipe projet, c'est d'une certaine manière plus simple, car les interlocuteurs sont bien identifiés, tout en pouvant créer des points d'incompréhension. Lorsque ça se produit avec des parties prenantes externes, c'est déjà plus problématique et il est plus compliqué pour elles de démêler la bonne information. Cela peut aussi amener dans certains cas à des complications et des problèmes. Pour éviter ces problématiques, une première solution est de formaliser les différents types de communication entre les différents interlocuteurs pour les communications formelles. Qui doit être au courant de quoi ? Cela peut passer par une matrice RACI, c'est le I dans le RACI, ou cela peut être fait avec une matrice similaire dédiée aux communications. Une autre astuce, c'est de mettre en place des listes de diffusion par email. Plutôt que d'ajouter les différentes personnes une à une, on crée une liste de diffusion email où en mettant un seul email, ça va directement envoyer à toutes les personnes qui doivent recevoir ce type de communication. Cela peut aussi être fait en créant différents canaux sur les outils de messagerie et collaboratifs tels que Slack, Teams ou Discord par exemple. Quatrièmement, pour finir, au-delà de tout ça, tout le monde est différent. J'ai commencé ce podcast en rappelant que les projets sont faits par des humains. On a tous des sensibilités différentes, des cultures différentes, des humeurs différentes, des expériences différentes. On est tous différents. Les communications doivent donc s'adapter aussi aux différentes personnalités de vos interlocuteurs. Ce qui marche avec une personne ne marche pas forcément avec une autre. Avec tout ça, comment planifier la communication au sein de son projet ? Cela passe généralement par le plan de communication, mais cela peut aussi être directement intégré au plan d'exécution de projet. L'idée est de définir les différents modes de communication avec les différentes parties prenantes. Dans une version assez simplifiée, on peut simplement y définir les différentes réunions que l'on met en place, l'éventuel reporting qui est produit avec ses destinataires et comment on prévoit de communiquer avec les principales parties prenantes dans les cas de figure principaux. Si c'est nécessaire et que l'on veut aller plus loin, on peut mettre en place des canaux de communication plus formels pour des cas de figure particuliers. Quelques exemples, la diffusion de documents via des bordereaux ou sur une plateforme de transfert, des emails numérotés avec un formalisme particulier, etc. L'idée est de réfléchir aux besoins de communication du projet dans les différents cas de figure et avec les différentes parties coprenantes. Une fois que cet inventaire est fait, il s'agit de trouver les canaux de communication adaptés pour chaque cas. Bien entendu, même s'il est nécessaire d'y penser au début du projet, rien n'empêche de faire évoluer ce qui est mis en place tout au long de celui-ci pour adapter les communications aux besoins réels. Que ce soit parce que ceux-ci ont évolué ou parce que ce qui a été initialement imprévu n'est finalement pas adapté. Comme toujours, faites simple tant que c'est possible, surtout au départ. Ne montez pas une usine à gaz alors que ce n'est pas nécessaire. Résumons tout cela. Dans un projet, la communication est clé. On peut penser que ça se fait tout seul, mais c'est comme tout, pour avoir une communication efficace, cela demande du travail et de la réflexion. Tous les projets sont différents, donc ce qui marche sur un projet n'est peut-être pas le plus adapté sur le suivant. Mettre un plan de communication en place en début de projet permet de se forcer à se poser ces questions et à réfléchir aux moyens de communication les plus adaptés au projet. Il ne faut par contre pas hésiter à l'adapter tout au long du projet si on s'aperçoit que certaines choses ne fonctionnent pas ou que les besoins changent. Dernièrement, si vous êtes le chef de projet, une grosse partie de votre travail consiste à communiquer. Ne l'oubliez pas. J'espère que cet épisode vous aura donné un autre point de vue sur la communication au sein des projets et que vous êtes conscient à présent de son importance. Si vous avez des questions ou des astuces pour faciliter la communication, venez en discuter avec moi sur LinkedIn. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous à Focus Projet sur votre plateforme préférée et parlez-en autour de vous. A bientôt sur Focus Projet.
