Tanguy El MouahidineFocus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Mener un projet, c'est d'une certaine manière naviguer au milieu de l'incertitude. Prendre en compte les risques qui passent sur le projet dans la stratégie que l'on met en place et le pilotage que l'on réalise est indispensable. Certaines personnes vont même jusqu'à dire que le management de projet peut se réduire à de la gestion des risques. Mais pour pouvoir bien anticiper ces risques et y réagir correctement, il est nécessaire de bien les identifier. Parce qu'un risque qui se résume à du retard, c'est difficile d'en faire quelque chose. Alors, comment faire pour bien identifier les risques ? Tout d'abord, qu'est-ce qu'un risque ? Tout d'abord, afin de pouvoir identifier correctement les risques, il faut se poser la question qu'est-ce qu'un risque ? Le Project Management Institute donne comme définition du risque un événement ou une condition possible dont la concrétisation aurait un impact positif ou négatif sur un ou plusieurs objectifs du projet. A travers cette définition, on peut noter trois points. Tout d'abord, la notion d'incertitude. On a affaire à un événement qui est susceptible d'arriver ou à une condition qu'il est possible de rencontrer. On a donc un niveau d'incertitude sur le fait que ça va se produire ou pas. Deuxième chose, ça peut être quelque chose de positif comme de négatif. On se concentre souvent sur les risques négatifs, mais il ne faut pas oublier les opportunités, les risques positifs. Quand on parle de risque, ce qui vient le plus souvent à l'esprit, c'est l'aspect négatif. Mais il ne faut pas non plus oublier les risques positifs, les opportunités. Dernière chose, il concerne le projet, vu qu'il doit avoir un impact sur celui-ci, sur ses objectifs plus précisément. L'idée n'est donc pas de voir tout ce qui peut se produire, mais plutôt ce qui peut se produire et qui va avoir des conséquences sur le projet. Les risques sont donc liés aux incertitudes que l'on a sur le projet. L'incertitude n'est pas dichotomique. Ce n'est pas soit quelque chose que l'on connaît totalement, soit quelque chose que l'on ne connaît pas du tout. C'est comme pour le noir et le blanc, il y a plein de nuances de gris. Pour l'incertitude, c'est pareil. On va retrouver tout un spectre d'incertitudes entre ce qui est totalement connu et ce qui est totalement inconnu. Balayons ensemble ce spectre. Tout d'abord, les choses totalement connues, les connus connus. Ce n'est pas des risques, il n'y a pas d'inconnus, c'est assez simple. Les éléments qui rentrent dans cette catégorie ne sont pas des risques, ce peuvent être des problèmes, des points à régler, des choses comme ça, mais on n'a pas à les avoir dans les risques du projet vu que c'est des choses dont on est sûr. On trouve après des inconnus spécifiques, des choses dont on connaît une partie mais pour lesquelles on a des points qu'on ne sait pas, sur lesquels on a encore des inconnus, des doutes. Des choses connues avec des inconnues. C'est généralement des incertitudes que l'on arrive bien à cerner, vu que l'on a déjà une partie de l'information. Même si notre degré de connaissance de ces incertitudes est assez élevé, elles sont quand même la source de risques. Ces risques vont dans ce cas être assez précis et spécifiques. On trouve ensuite des incertitudes générales, des choses dont on sait qu'elles peuvent arriver, sans avoir forcément plus de précision sur la manière dont ça peut être le cas, des choses dont on sait qu'elles sont possibles, dont on connaît l'existence et les éventualités qu'elles arrivent, mais sur lesquelles on n'a pas forcément plus d'informations que cela. C'est ce qu'on appelle dans ce cas-là des inconnus connus. On arrive enfin aux incertitudes totales. Ça va être les choses qui sont très improbables, auxquelles on ne pense pas forcément, qui ne se sont peut-être jamais produites et dont la probabilité est suffisamment faible pour qu'on les considère comme imprévisibles. On va être là dans les inconnus inconnus. Ce spectre d'incertitude est donc assez large et il est bien entendu continu. On n'a pas d'un côté des choses totalement connues, des inconnues spécifiques d'un autre, des inconnues connues et des choses totalement inconnues. C'est un spectre continu d'incertitude sur lequel on a plus ou moins d'informations. Maintenant qu'on a dit tout cela, comment bien identifier les risques ? Comment faire en sorte d'éviter de se retrouver avec, dans son registre des risques, des risques de retard ? Parce que d'une certaine manière, plein de choses peuvent avoir pour conséquence des retards. Un bateau qui bloque le canal de Suez et qui contraint le trafic maritime entre l'Asie et l'Europe à passer par le cap de bonne espérance. Une priorisation d'autres clients par un fournisseur. Une mauvaise évaluation du temps nécessaire pour réaliser certaines tâches. Ou une personne avec des compétences clés qui tombe malade. Tous ces éléments-là peuvent amener à du retard. Par contre, cela ne va pas forcément, pour autant, qualifier ce risque de retard. On ne doit pas savoir comment le gérer parce que, suivant la source, il va être différent. Pour bien identifier les risques, il est important d'identifier l'événement ou les conditions possibles, telles qu'on l'a décrit dans la définition, ainsi que ses causes et les conséquences que cela va avoir sur le projet. Pour revenir à notre exemple, on va passer de ce risque de retard à un allongement des durées de livraison des produits venant d'Asie, à cause d'un blocage du canal de Suez, qui va avoir pour conséquence un retard de livraison de certains produits nécessaires. Comment fait-on maintenant pour trouver l'événement ou la condition probable ? C'est pour moi le point sur lequel va porter notre incertitude. On pourrait utiliser pour cela des méthodes de recherche des causes comme l'arbre des causes, le diagramme d'Ishikawa ou les 5 Wai. C'est souvent un peu trop lourd à mon avis et on risque d'aller trop loin. Faisons cela sur notre exemple avec les 5 Wai. Pourquoi le matériel qui vient d'Asie va avoir du retard ? Parce que le transport maritime est perturbé et doit passer par le Cap de Bonne-Espérance au lieu du canal de Suez. Pourquoi ? Parce que le canal de Suez est bloqué. Pourquoi ? Parce qu'un bateau s'est échoué dans le canal. Pourquoi ? C'est le quatrième. Parce que le capitaine s'est endormi. Pourquoi ? Parce qu'il n'avait pas assez dormi. Bon, je ne suis pas forcément sûr des deux derniers et je ne pense pas que ce soit réellement ça. Mais on voit bien que dans notre cas, l'événement qui va nous intéresser, c'est plus que le trafic maritime est perturbé ou si on veut éventuellement être plus précis, que le canal de Suez est bloqué. On ne doit pas considérer comme risque qu'un capitaine de navire n'ait pas assez dormi. Les méthodes que j'ai citées servent surtout à trouver les causes racines. Ce n'est pas notre but ici. Par contre, il est bon de se poser une fois ou deux la question Pourquoi ? pour pouvoir trouver l'événement qui nous intéresse et ça ou ses causes. Parce que pour un même événement, il peut y avoir plusieurs causes. Toujours avec notre exemple, on peut avoir deux causes qui sont la source de notre perturbation du trafic maritime. Le blocage du canal de Suez, mais aussi des attaques en mer rouge liées au conflit israélo-palestinien. On peut aussi sûrement en trouver plein d'autres, mais ces deux-là se sont déjà produits il n'y a pas si longtemps. Les risques qui nous viennent en tête sont en général souvent, en réalité, les conséquences des événements incertains qui pèsent sur notre projet. Si on parle d'un risque de retard ou d'un risque de surcoût, on a bien ici les conséquences pour le projet des risques. Il faut donc remonter un peu pour trouver les événements ou les points d'incertitude et leurs causes. Une fois que vous les avez et que vous décrivez votre risque avec sa source, la cause et la conséquence, vous verrez qu'il sera nettement plus simple de s'occuper des risques et de les gérer plus facilement. Pour conclure, que faut-il retenir ? Tout d'abord, les risques sont liés à des points d'incertitude. Ils peuvent être positifs ou négatifs. Il ne faut donc pas oublier les opportunités. Deuxième élément, on a un spectre continu d'incertitude. On passe de choses totalement connues à des choses totalement inconnues dont on n'a même parfois pas idée. Dans notre identification des risques, il ne sert à rien d'inclure les choses connues, ce ne sont pas des risques. Et j'ai tendance à vous conseiller de vous concentrer sur des inconnus sur lesquels on a un minimum d'informations. Ce n'est pas forcément la peine d'aller chercher des choses très improbables dont on n'a pas forcément idée. Pour bien identifier les risques et les définir correctement, il est nécessaire de trouver la source du risque, c'est-à-dire l'événement ou la condition probable, sa cause et les conséquences qu'ils vont avoir sur le projet. Pour cela, une bonne méthode, c'est de se poser une fois ou deux la question Pourquoi ? afin de trouver la source et identifier où se situe notre incertitude. Avec cet épisode, j'espère que vos registres de risques gagneront en qualité avec des risques plus précis et mieux identifiés. Et qu'en faisant cela, vous améliorerez la maîtrise de vos risques. Vous avez d'autres méthodes pour bien identifier les risques ? Venez les partager avec nous sur LinkedIn. Cet épisode vous a plu ? N'hésitez pas à le partager avec les personnes auxquelles vous avez pensé en l'écoutant. Et n'oubliez pas de vous abonner ! A bientôt sur Fawkesprojet.
